applicatie-integratie bij leeuwenborgh opleidingen
DESCRIPTION
Presentatie van Ludo Cuijpers bij de 19e themaconferentie ROC-i-partnersTRANSCRIPT
1
Dienst ICTDienst ICT
ROC-i-partnersROC-i-partners
Versie 1.2Versie 1.2
2Mondriaan16-1-2009
Mondriaan16-1-2009
Onderzoek in een willekeurige klasOnderzoek in een willekeurige klas
Ludo Cuijpers, dienst ICT Leeuwenborgh Ludo Cuijpers, dienst ICT Leeuwenborgh
• 100% bezit een computer met internet
• 105% bezit een X-box, Playstation of WII
• 82% bezit een GSM
• 81% presenteert in powerpoint
• 64% bezit een eigen notebook of PC
Dienst ICTDienst ICT
3Mondriaan16-1-2009
Mondriaan16-1-2009
Voorwaarden notebook deelnemersVoorwaarden notebook deelnemers
Ludo Cuijpers, dienst ICT Leeuwenborgh Ludo Cuijpers, dienst ICT Leeuwenborgh
1. Communicatie
2. Juridisch (Job en OOK)
3. Functioneel (welke applicaties)
4. Economisch (€ 350.000)
5. Technisch (infra en applicatielandschap)
6. Beheer (centraal en scholing docenten)
Dienst ICTDienst ICT
4
Randvoorwaarden onderwijsvernieuwingRandvoorwaarden onderwijsvernieuwing
De opbouw van de begroting 2009 is ook de richting van de begrotingen in 2010 tot en met 2012.
De opbouw van de begroting 2009 is ook de richting van de begrotingen in 2010 tot en met 2012.
Loonkosten
Licentiekosten
Contracten
Afschrijvingen
2009 2008
Loonkosten € 933.200 23% (45%)
Licentiekosten € 953.900 23% (11%)
Contracten € 718.800 18% (8%)
Afschrijvingen € 1.440.200 36% (36%)
€ 4.046.100 100% (100%)
2009 2008
Mondriaan16-1-2009
Mondriaan16-1-2009
Dienst ICTDienst ICT
5Mondriaan16-1-2009
Mondriaan16-1-2009
Toekomstig landschap LeeuwenborghToekomstig landschap Leeuwenborgh
Aanbesteding en AO kunt u opvragen bij LO. Aanbesteding en AO kunt u opvragen bij LO.
SAP(DVS, HRM, Fin, CRM)
Portal
SAP(DVS, HRM, Fin, CRM)
Portal
UM
RA
/AD
UM
RA
/AD
FronterFronter
GoogleApps
GoogleApps
GronosGronos
GP untisGP untis
Educatievewebbased applicaties
Educatievewebbased applicaties
Surffederatie
Surffederatie
Dienst ICTDienst ICT
6
Applicatie integratie LeeuwenborghApplicatie integratie Leeuwenborgh
Dit document is vastgesteld tijdens de 4e Stuurgroepver-gadering Herinrichting Leeuwenborgh (21-4-2008)
Dit document is vastgesteld tijdens de 4e Stuurgroepver-gadering Herinrichting Leeuwenborgh (21-4-2008)
CGO geïmplementeerdCGO geïmplementeerd
SAP HRM en CRMSAP HRM en CRM
Inkoopproces digitaalInkoopproces digitaal
85% post digitaal85% post digitaal
Verzuim gedaaldVerzuim gedaald
SAP FiCo (financieel)SAP FiCo (financieel)
Volledige digitale intakeVolledige digitale intakeFunctiehuis gereedFunctiehuis gereed
SAP Edictus (DVS)SAP Edictus (DVS)
Volledige digitale aanmeldingVolledige digitale aanmeldingDienst ICT ingericht Dienst ICT ingericht
Loopbaanportaal ingerichtLoopbaanportaal ingerichtAanbesteding ERP gereed Aanbesteding ERP gereed
Kaders en richtlijnen informatievoorziening op orde
Kaders en richtlijnen informatievoorziening op orde
Mondriaan16-1-2009
Mondriaan16-1-2009
Dienst ICTDienst ICT
7Dit document is vastgesteld tijdens de 4e Stuurgroepver-
gadering Herinrichting Leeuwenborgh (21-4-2008)
Dit document is vastgesteld tijdens de 4e Stuurgroepver-gadering Herinrichting Leeuwenborgh (21-4-2008)
Mondriaan16-1-2009
Mondriaan16-1-2009
Applicatie integratie LeeuwenborghApplicatie integratie LeeuwenborghDienst ICTDienst ICT
8
Ontvangenaanvraag
Ontvangenaanvraag
Beoordelenaanvraag
Beoordelenaanvraag BeslissenBeslissen
ICT beheer
ICT assets
Informatie-planning
Beheer en onderhoud
Implementatie
vernieuwing
Opleidingen
Procesbesturing
Balie
Post & fax
Internet
Telefoon
Procesmanagement
Ontvangenaanvraag
Ontvangenaanvraag
Beoordelenaanvraag
Beoordelenaanvraag BeslissenBeslissen InformerenInformeren
Beleid en Planning
Strategie en Inrichting
Klanten-service
Portaal (in)Klant
Strategie en taakstelling
Jaarplanning & Productie-
afspraken
Beleids-onder-
steuning
Ontvangenaanvraag
Ontvangenaanvraag
Beoordelenaanvraag
Beoordelenaanvraag BeslissenBeslissen InformerenInformeren
Roosters en Planning
Planning en Logistiek
Faciliteiten Planning
Leeractiviteit Planning
Resource Planning
Toets Planning
Beoordelenaanvraag
Beoordelenaanvraag
Kwaliteit
Kwaliteits-monitoring
Doorvoeren verbeteringe
n
Ontvangenaanvraag
Ontvangenaanvraag
Beoordelenaanvraag
Beoordelenaanvraag BeslissenBeslissen InformerenInformeren
Klachtafhandeling
Klachten
Klacht-afhandeling
Afhandeling misstanden
Ontvangenaanvraag
Ontvangenaanvraag
Beoordelenaanvraag
Beoordelenaanvraag BeslissenBeslissen InformerenInformeren
Communicatie en voorlichting
Activiteiten
Voorlichting
Informatie-verschaffing
Ontvangenaanvraag
Ontvangenaanvraag
Beoordelenaanvraag
Beoordelenaanvraag BeslissenBeslissen InformerenInformeren
Managementinformatie
Gegevens-pakhuis
Standaard-rapportages
Ad-hoc rapportages
Analyses
Beoordelenaanvraag
Beoordelenaanvraag BeslissenBeslissen
Opleidingen
Leer-activiteiten ontwikkelen
Leermiddelen
ontwikkelen
Opstellen opleidings-
plan
Ontvangenaanvraag
Ontvangenaanvraag
Beoordelenaanvraag
Beoordelenaanvraag BeslissenBeslissen InformerenInformeren
Begeleiding
Opstellen persoonlijk actieplan
Opstellen persoonlijk ontwikkel-
plan
Adviseren
Begeleiden
Ontvangenaanvraag
Ontvangenaanvraag
Beoordelenaanvraag
Beoordelenaanvraag BeslissenBeslissen InformerenInformeren
Toetsen en beoordelen
Opstellen toets
Opstellen Assessment
Afnemen toets
Afnemen assessment
Beoordelen Resultaten
Diplomeren
Diplomeren
Beheer onderwijs aanbod
Onderwijs aanbod
Werving
Werving
Informatie-verstrekking
Deelnemer beheer
Selectie
Inschrijven
Vastleggen resultaten
Presentie/ absentie
Aan-/afwezigheid registratie
Leren
Vergaren kennis en
vaardigheden
Beroeps-praktijk vorming
Beheer deelnemer-
administratie
Deelnemer administrati
e
Gegevens-uitwisseling
derden
Registreren elektronisch
bericht
On
derw
ijs
Deeln
em
er
Ontvangenaanvraag
Ontvangenaanvraag
Beoordelenaanvraag
Beoordelenaanvraag BeslissenBeslissen InformerenInformeren
HRM
Personeels- en salaris-
administratie
Personeels-planning
Werving en selectie
Organisatie en formatie
beheer
Beheer personeel
Salaris verwerking
Functioneren en belonen
Ontvangenaanvraag
Ontvangenaanvraag
Beoordelenaanvraag
Beoordelenaanvraag BeslissenBeslissen InformerenInformeren
Financiën
Financiële administrati
e
Begroting en verant-
woording
Crediteuren
Beheer liquiditeiten
Debiteuren
Activa beheer
Ontvangenaanvraag
Ontvangenaanvraag
Beoordelenaanvraag
Beoordelenaanvraag BeslissenBeslissen InformerenInformeren
Huisvesting & Faciliteiten
Faciliteiten
Beheer huisvesting
Schoonmaak/catering
Beheer faciliteiten
Beveiliging
Ontvangenaanvraag
Ontvangenaanvraag
Beoordelenaanvraag
Beoordelenaanvraag BeslissenBeslissen InformerenInformeren
Inkoop
Contracten
Inkoop strategie
Bestellen/ leveren
Aanbesteden
Beheren contracten
en catalogus
Leveranciers managemen
t Gegevens beheer
Beheren gegevens definities
Verstrekken gegevens
aan derden
Verstrekken voorlichtingsmateriaal
Verstrekken informatie
Attenderen
Adviseren
Account- en relatiebeheer
(Externe) relaties
Bepalen behoefte dienst-
verlening
Beheren relaties
Post & fax
Internet
Telefoon
Informeren
126Verschillendetoepassingen
QMP
Fronter
Fronter
RaboTel GiroTel CleopatraOdacco Pardon
GP-Untis
Internet
Leeuwnet
Nedap Planon
Planon
Ben
tis
NpPlanon
Onderlegger
Top
desk
SAP-CRMSAP-CRM
SAP-CRM
SAP-CRM
SAP-DVS SAP-DVS SAP-DVS
SAP-DVS SAP-DVS
SAP-DVS SAP-DVS
SAP-FINSAP-HRM SAP-SRM
VDL
Dienst ICTDienst ICT Applicatie integratie LeeuwenborghApplicatie integratie Leeuwenborgh
9
Functioneel ontwerp notebooks deelnemers
1. Alleen toegang tot webbased applicaties
2. G-mail account ([email protected])
3. Toegang tot Fronter
4. Middels AD is Leeuwenborgh een veredelde internet provider
Europese Aanbesteding Leeuwenborgh voor Shared Service Center (bron: Simac)
Europese Aanbesteding Leeuwenborgh voor Shared Service Center (bron: Simac)
Applicatie integratie LeeuwenborghApplicatie integratie Leeuwenborgh
Mondriaan16-1-2009
Mondriaan16-1-2009
Dienst ICTDienst ICT
10Info: SAP, Fronter, OWA, UMRA en Gmail
Infra: notebooks, VoIP, Internet en netwerk
Info: SAP, Fronter, OWA, UMRA en GmailInfra: notebooks, VoIP, Internet en netwerk
AAAA
DeelnemersDeelnemers
WKWK
EBEBMHMH
Externen Externen
PJPJ
HJHJ
SectorenDienstenPortalen
SectorenDienstenPortalen
InfraInfra
JPJP
LCLC
PBPB
AMAM
IT StuurgroepKey User GroepIT Stuurgroep
Key User Groep
InfoInfo
RHRH
WSWSGWGW
RMRM
PDPD
ÖYÖYAAAA
Mondriaan16-1-2009
Mondriaan16-1-2009
Randvoorwaarden onderwijsvernieuwingRandvoorwaarden onderwijsvernieuwingDienst ICTDienst ICT
11
Risico’s bezien vanuit de dienst ICT:
• De dienst ICT verliest de binding met de werkvloer.Gestructureerd overleg staat hoog op de agenda van de dienst.Voorbeelden: IT-Stuurgroep, Key User Overleg, Panelgesprekken met deelnemers en medewerkers, ERP-groep en Overleg scholing.
• Een deel van de medewerkers vindt dat de ICT ontwikkelingen te snel gaan. De dienst ICT maakt in 2009 pas op de plaats (LO-medewerkers).
• Een deel van de medewerkers in onvoldoende geschoold in ICT.Samen met de sectoren, Key User Groep, Stuurgroep IT en HRM wordt een “Masterplan Leeuwenborgh Scholing ICT” gemaakt.
• Sectoren, portalen en diensten maken ongelukkige ICT- keuzes.De dienst ICT gaat medewerkers helpen om de juiste vragen te stellen (vraag articulatie) en het management helpen om ICT keuzes financieel inzichtelijk te maken.
Risico’s gerelateerd aan de afspraken.Risico’s gerelateerd aan de afspraken. Mondriaan16-1-2009
Mondriaan16-1-2009
Randvoorwaarden onderwijsvernieuwingRandvoorwaarden onderwijsvernieuwingDienst ICTDienst ICT
12
Key user groepOpleidingsmanager (vzt)
4 Opleidingsmanagers
Medewerker FB en C
Manager Bedrijfsdienst
3 medewerkers dienst ICT
College van Bestuur Directieberaad
IT stuurgroepSectordirecteur (vzt)
Directeur Financiën
Directeur HRM
Directeur Bedrijfsdienst
Directeur dienst ICT
2 medewerkers dienst ICT
Deze overlegstructuur is gebaseerd op:De sectordirecteuren verdelen een aantal generieke dwars doorsnijdende taken.
Binnen ieder domein worden de volgende – meer generieke – ‘portefeuilles’onderling verdeeld over de onderwijsmanagers: ICT (o.a.)
Deze overlegstructuur is gebaseerd op:De sectordirecteuren verdelen een aantal generieke dwars doorsnijdende taken.
Binnen ieder domein worden de volgende – meer generieke – ‘portefeuilles’onderling verdeeld over de onderwijsmanagers: ICT (o.a.)
Verankering beleidVerankering beleid Verankering draagvlakVerankering draagvlak
ICT & Onderwijs groep
Panelgroep deelnemers
Panelgroep medewerkers
ERP GroepAlle directeuren van
diensten en portalen
1 medewerker dienst ICT
Scholing medewerkers
Mondriaan16-1-2009
Mondriaan16-1-2009
Randvoorwaarden onderwijsvernieuwingRandvoorwaarden onderwijsvernieuwingDienst ICTDienst ICT
13 Product: Afspraken met sectoren, diensten en portalen 2009 Product: Afspraken met sectoren, diensten en portalen 2009
Blauwe groep Kern: Overleg met College van Bestuur en directeuren
Rode groep Kern: Overleg met sectoren, diensten en portalen (midden kader)
Oranje groep Kern: Overleg met gebruikers (werkvloer) en leveranciers
Gele groep Kern: Overleg met medewerkers van de dienst ICT
Paarse groep Kern: Overleg met belangengroeperingen en derden
Groene groep Kern: Niet inzetbare dagen
Operationeel niveau Leeuwenborgh(ranking door dienst ICT)
1 Gebruikergroep Fronter 10 RFC's Fronter2 Gebruikergroep Simac 9 RFC's Simac3 Stuurgroep SAP (Gebr. Edictus) 8 RFC's Edictus4 ERP groep (Gebruikersgroep SAP) 7 Scholing management en projectleiders5 MIS groep (Gebr. Business Objects) 6 RFC's Business Intelligence6 Gebruikergroep Cisco/Microsoft 5 RFC's Windows en Office (o.a OWA)7 Gebruikergroep Gronos 4 RFC's Aanwezigheidregistratie8 Gebruikergroep Informatievoorziening 3 Onderhouden informatiebeleid9 Gebruikergroep HCM 2 RFC's HCM10 Gebruikergroep Kennisnet/Surfnet 1 Voorstellen Productcatalogus
Oranje groep
Mondriaan16-1-2009
Mondriaan16-1-2009
Randvoorwaarden onderwijsvernieuwingRandvoorwaarden onderwijsvernieuwingDienst ICTDienst ICT
14
Missie, Visie en strategische doelen (zie 1A)
Organigram en procesbeschrij-ving (zie 1B/2C)
Dienst ICTArchitectuur
(zie 2B)
Nieuwe IT Mogelijkheden
(zie 2A)
Ondersteuning Key user groep
Invloed Key user groep
Alignment IT Stuurgroep
College van Bestuur
Directieberaad
ICT & Onderwijs groep en panelgroepen
Innovatie IT stuurgroep
Thema-bijeenkomsten
De verankering vindt op strategisch, tactisch en operationeel niveau plaats.
De verankering vindt op strategisch, tactisch en operationeel niveau plaats.
Mondriaan16-1-2009
Mondriaan16-1-2009
Randvoorwaarden onderwijsvernieuwingRandvoorwaarden onderwijsvernieuwingDienst ICTDienst ICT
15 Product: Jaarplan Dienst ICT 2009
(zie ook bijgevoegde KPI’s) Product: Jaarplan Dienst ICT 2009
(zie ook bijgevoegde KPI’s)
Blauwe groep Kern: Overleg met College van Bestuur en directeuren
Rode groep Kern: Overleg met sectoren, diensten en portalen (midden kader)
Oranje groep Kern: Overleg met gebruikers (werkvloer) en leveranciers
Gele groep Kern: Overleg met medewerkers van de dienst ICT
Paarse groep Kern: Overleg met belangengroeperingen en derden
Groene groep Kern: Niet inzetbare dagen
Tactische/ operationeel niveau(weging door dienst ICT)
1 IT Stuurgroep 5 Product Catalogus, RFC's en scholing2 Key User groep 4 Product Catalogus, RFC's en scholing3 Deelnemerpanel 3 Evaluatie Productcatalogus en RFC's4 Medewerkerpanel 2 Evaluatie Productcatalogus en RFC's5 Onderwijs en ICT (CGO projectgroep) 1 Voorstellen Productcatalogus
Rode groep
Mondriaan16-1-2009
Mondriaan16-1-2009
Randvoorwaarden onderwijsvernieuwingRandvoorwaarden onderwijsvernieuwingDienst ICTDienst ICT
16Digitaal Portfolio medewerkers dienst ICTDigitaal Portfolio medewerkers dienst ICT
Code Project Taak HL & IT Herinrichting
Leeuwenborgh en I CT Functiebouwwerk en -rollen bepalen
Opstellen Productcatalogus 2010 en Mantelovereenkomst 2010 Operationele ICT projecten van CvB, sectoren, diensten en portalen
Operationele Fronter projecten NVD Notebooks voor
deelnemers Op 1-9-2009 kunnen alle nieuwe deelnemers niveau 3 en 4 gebruik maken van hun notebook binnen Leeuwenborgh.
ARD Aanwezigheid Registratie Deelnemers
Vóór 1-5-2009 moet er ROC-breed een sluitende aanwezigheid registratie operationeel zijn.
SAP Opvolger nOISe Implementatie van een deelnemervolgsysteem (vóór 1-8-2009) en vervolgens het HRM, SRM, CRM en Financieel systeem.
ELO Fronter Zie projectplan (PID Fronter) LBI Leeuwenborgh
Business Intelligence I n het kader van de herinrichting Leeuwenborgh zal er een nieuw BI worden ontwikkeld. Zowel nOISe, ERP, kwaliteitszorg zijn partners in dit project. Dealine afhankelijk van ERP.
LI M Leeuwenborgh I dentity Management
Vóór 1 maart 2009 is er een projectplan Leeuwenborgh Identity Management beschikbaar
LCP Leeuwenborgh Continuïteit Planning
Vóór 1 maart 2009 is er een projectplan Leeuwenborgh Continüiteit planning beschikbaar
LLC Leeuwenborgh Leermiddelen Catalogus
Vóór 1 juni 2009 is de Leeuwenborgh Leermiddelen Catalogus (incl applicaties) beschikbaar.
LOC Leeuwenborgh Onderwijs Catalogus
Vóór 1 juni 2009 is er een haalbaarheidsonderzoek naar een Leeuwenborgh Onderwijs Catalogus beschikbaar.
Mondriaan16-1-2009
Mondriaan16-1-2009
Randvoorwaarden onderwijsvernieuwingRandvoorwaarden onderwijsvernieuwingDienst ICTDienst ICT
17
The learning experts
Hoe gebruik ik Fronter nu?
Mondriaan16-1-2009
Mondriaan16-1-2009
Dienst ICTDienst ICT
The learning experts
18
The learning experts
Achtergrond:Leeuwenborgh Opleidingen heeft gedurende de laatste jaren fors geïnvestereerd in ICT middelen vanuit een visionair model: SAP / Fronter / Nedap / etc.Nu is de fase aangebroken van ingebruikname, implementatie en oogsten van bovenstaande investeringen
Risico:
Eerste ervaringen geven aan dat er situaties en aspecten zijn die (kunnen) leiden tot
onvoldoenende rendement (onderwijskundig, bedrijfseconomisch, etc, …)
Paradigma shift ICT afdeling:
De ICT afdeling van leeuwenborgh Opleidingen maakt een duidelijke shift van een pure ICT
Afdeling naar een business partner die meedenkt en een vertaling maakt vanuit de business naar de juiste ICT middelen, tools en aanpak ter ondersteuning van de business
Doelstelling: Hoe kunnen “we” ervoor zorgen dat de investering wel maximaal kan renderen?
Mondriaan16-1-2009
Mondriaan16-1-2009
Dienst ICTDienst ICT
19
The learning experts
Volgens het onderzoek:
• Medewerkers zien de laatste jaren constant veel veranderingen op zich afkomen op onderwijskundig, didactisch, maatschappelijk en ICT gebied en hebben moeite om deze veranderingen een juiste plaats te geven.
• De constante veranderlijke situatie begint ervoor te zorgen dat medewerkers gedemotiveerd geraken. Om dit vertalen naar de specifieke situatie van het onderzoek naar het gebruik van Fronter merkt men dat de docenten kritisch, cynisch maar tegelijkertijd echt vragende partij zijn om goede oplossingen te krijgen die aansluiten op hun professionele situatie.
• Het docententeam wil graag informeren en ondersteunen maar verwachten dan ook een totaaloplossing en geen gedeeltelijk lapmiddel. Ze hebben al genoeg aan hun hoofd met de veranderingen ze hebben graag dat de omkadering degelijk en toegespitst is op hun situatie.
Mondriaan16-1-2009
Mondriaan16-1-2009
Dienst ICTDienst ICT
201e fase: voltallig management en voorlopers2e fase: alle medewerkers vóór 1 mei 2009
1e fase: voltallig management en voorlopers2e fase: alle medewerkers vóór 1 mei 2009
Traject-begeleiding
Traject-begeleiding
Basis:Word, OWAen internet
Basis:Word, OWAen internet
Document-beheer
Document-beheer
Fronter, OWA, printen,
VoIP en internet
Fronter, OWA, printen,
VoIP en internet
PDA en Agenda-beheer
PDA en Agenda-beheer
PortfolioHRM
PortfolioHRM
ManagementManagement
DocentenDocenten
Allemedewerkers
Allemedewerkers
SAP vanaf1-8-2009
SAP vanaf1-8-2009
Mondriaan16-1-2009
Mondriaan16-1-2009
Notebooks voor deelnemersNotebooks voor deelnemersDienst ICTDienst ICT
21
Dienst ICTDienst ICT
Bedankt!Bedankt!
Versie 1.2Versie 1.2