GENIE LOGICIELREGLES DE GESTION
On doit partir des orientations actuelles de gestion pour déterminer les règles du futur système à mettre en place.
La situation actuelle est la suivante :
· Les commandes des clients jugés non solvables sont refusées (par le service commercial).
· Les commandes acceptées sont confrontées (au magasin) à l'état du stock pour déterminer quels sont les manquants et quelles sont les commandes disponibles.
· En cas de manquants, on (le service achats) devra prendre toutes dispositions pour réapprovisionner le stock si ce n'est pas encore fait.
· Dès la livraison du fournisseur, les commandes devenues disponibles subissent le même traitement que celles qui l'étaient au départ.
· Les commandes disponibles donnent lieu à la confection de bons de livraison destinés aux clients.
· A la livraison, ceux-ci peuvent refuser la marchandise, auquel cas il y a retour de la marchandise.
· Si le client accepte la livraison, la comptabilité émet une facture qui ne sera soldée qu'après complet règlement, les clients qui n'ont pas réglé à l'échéance devant recevoir une relance. Les factures soldées sont archivées.
On peut dégager les règles de gestion suivantes :
Règle de gestion 1. - Toute commande de client non solvable est refusée.
Règle de gestion 2. - Les commandes non disponibles sont mises en attente et devront déclencher un réapprovisionnement par le fournisseur.
Règle de gestion 3. - Les commandes en attente seront déclarées disponibles quand le réapprovisionnement sera suffisant.
Règle de gestion 4. - Les commandes disponibles donnent lieu à livraison au client.
Règle de gestion 5. - Les livraisons refusées par le client donnent lieu à retour de marchandise.
Règle de gestion 6. - Les livraisons acceptées donnent lieu à des factures qui sont conservées jusqu'à complet règlement.
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GESTION DES STOCKS
REGLES DE GESTION
Il s'agit ici d'un système de gestion des stocks comportant deux processus
- Tenue de stock
- Approvisionnement
Ce système est en étroite liaison avec le système de gestion des commandes clients.
REGLES DE GESTIONS
Règle de gestion 1. - Un produit peut être en stock dans plusieurs magasins.
Règle de gestion 2. - Un produit en magasin peut être mouvementé plusieurs fois par diminution ou augmentation de la quantité en stock.
Règle de gestion 3. - Un produit est vendu par un seul fournisseur pour tous les magasins.
Règle de gestion 4. - Le système concerne une entreprise de distribution qui achète des produits aux fournisseurs pour les revendre aux clients.
Règle de gestion 5. - Une commande de réapprovisionnement concerne un fournisseur.
Règle de gestion 6. - On passe une commande à un fournisseur dans l'un des deux cas suivants :
- Un produit commandé par un client à un magasin est en rupture de stock dans ce magasin.
- Dans un magasin, on a pour un produit:
Stock+ total commandé aux fournisseurs < Stock mini
- On commande alors Q = Stock maxi - (stock + total commandé).
- Autrement dit pour chaque produit en magasin, on définit un stock mini et dès que le niveau du stock tombe en-dessous du stock mini on commande ce qu'il faut pour remonter au stock maxi.
Règle de gestion 7. - Les livraisons des fournisseurs sont contrôlées par comparaison avec les commandes. Toute livraison non conforme est refusée et retournera chez le fournisseur.
Règle de gestion 8. - On tient à jour un stock théorique d'après les mouvements du stock.
Règle de gestion 9. - A période fixe on fait un inventaire pour déterminer les écarts entre le stock physique réel et le stock théorique déterminé par le S. I.
Règle de gestion 10. - Les mouvements du stock sont :
a) Hors période d'inventaire :
- Bon de livraison client: Stock = Stock - Quantité livrée.
- Retour de marchandise client: Stock = Stock + Quantité retournée.
b) Pendant ou hors période d'inventaire :
- Ajustement (suite à inventaire ou à écart occasionnel constaté).
- Stock = Stock +/- écart entre stocks réel et théorique.
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(Réponse au "QUOI FAIRE"
(Réponse au "QUOI FAIRE")
(Réponse au "QUOI FAIRE")
Règle d'organisation 1. - Le service achats et les magasins sont équipés de micro-ordinateurs compatibles pouvant s'échanger des disquettes. Le service commercial dispose de matériel analogue.
Règle d'organisation 2. - Pour la détermination des commandes à passer aux fournisseurs, le micro du service achats édite des propositions de commandes qui sont analysées par le responsable en vue d'une validation ou de modifications.
Règle d'organisation 3. - Les commandes validées sont éditées:
a) Dans l'ordre des fournisseurs concernés pour être expédiées à ceux-ci.
b) Dans l'ordre des magasins concernés pour être transmises à ceux-ci.
Règle d'organisation 4. - A chaque livraison fournisseur, le magasinier contrôle la marchandise livrée en la comparant à la marchandise commandée figurant sur la commande au fournisseur.
Règle d'organisation 5. - La M.A.J. du stock s'effectue :
a) Le matin à 9 heures pour les sorties de stock. Celles-ci (doubles des bons de livraison à clients) proviennent du processus GESTION DES COMMANDES CLIENTS et sont transmises au magasin concerné sur une disquette.
b) En temps réel (transactions en mode conversationnel) à tout autre moment de la journée de travail pour les autres mouvements. Les anomalies sont immédiatement recyclées.
Règle d'organisation 6. - Le courrier est expédié à 12 heures.
Règle d'organisation 7. - L'inventaire est annuel. Le vendredi soir précédent, il y a édition de l'état du stock ordinateur.
Durant tout le week-end et au vu de ce listing, le magasin au complet mobilise toute son énergie à inventorier les casiers et à noter les écarts constatés sur l'état du stock édité.
La saisie de ces écarts pourra se faire dans les jours qui suivent.
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PF
DEROULEMENT
ACTIONS
Chaque OPERATION doit être découpée en PROCEDURES FONCTIONNELLES (PF) pour lesquelles on précisera le poste de travail, la nature et le déroulement
SA: Service Achats
AC: Automatisé Conversationnel
AB: Automatisé batch
PF
DEROULEMENT
ACTIONS
MG
AB
Aide
Micro
PF10
10'
17H
MG
AB
Aide
Micro
PF9
5'
9H15
à
17H
MG
AC
MG
M
Aide
Coursier
PF13
CONSTITUTION DES S.F.G.
ETUDE DE L'EXISTANT
- Fiche de présentation générale du problème (avec indication chiffrées sur les volumes traités).
- Comptes rendus d'interviews avec en annexe les documents existants et les descriptions de fichiers existants.
- Graphe de circulation actuel.
- Graphe des flux.
- Dictionnaire des données actuel.
- Fiche d'objectifs "Synthèse".
- Fiche des interfaces.
- Matériel (achat, location).
- Traitement (unités centrales, consommation d'électricité, etc.).
- Communication (location de lignes de transmission).
- Exploitation (fournitures papier listing ou autres, entretien des locaux).
- Maintenance (contrats de maintenance chez le constructeur).
- Personnel (utilisateurs, opératrices de saisie, service informatique, sous-traitance, etc..).
- Formation (utilisateurs, informaticiens).
- Quantifiables et chiffrables au plan financier (recettes attendues, économies de Personnel).
- Quantifiables et non chiffrables au plan financier (diminution des temps de gestion, simplification des procédures, etc..).
- Non quantifiables (rapidité des traitements, aide à la décision, images de marque, fidélisation d'une clientèle, etc..).
- UNE EVALUATION DE L'IMPACT SUR L'ORGANISATION
- Impact sur les postes de travail.
- Acceptabilité du Personnel.
- De livraison des matériels.
- De recrutement et de formation.
- UNE EVALUATION DE LA MISE EN OEUVRE
- Cadencement du lancement des applications.
- Périodes transitoires.
- Tableau des PF.
- Description des documents éventuels.
- Tables de décision éventuelles.
- Pour les transactions:
* Grilles de contrôle.
* Fiche de répartition des tâches entre l'homme et la machine (A FAIRE APPROUVER PAR LES UTILISATEURS CONCERNES).
- Modèle externe non validé.
Passage au MLD
On rédige, pour chaque application un CAHIER DES CHARGES UTILISATEUR dont le plan peut être le suivant :
PRESENTATION DU DOMAINE
- Fiche de synthèse des objectifs.
- MCT pour les processus de l'application.
· Diagramme de fonctionnement.
- Dictionnaire des données.
- MCD brut futur.