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APRESENTAÇÃO DA
BIBLIOTECA PÚBLICA MUNICIPAL EUCLIDES DA CUNHA
APRESENTAÇÃO: A Biblioteca Pública Municipal Euclides da Cunha
localizada no bairro da Vila Prado em São Carlos, tem atualmente 4050
usuários inscritos e mantém um acervo de 13.500 volumes, onde
apresentamos uma média mensal de 2.400 livros emprestados.
OBJETIVO: Desenvolver o PDCA para aplicar os 5 Sensos para otimização e
racionalização de padrões para boas práticas de organização e higienização
dos diferentes setores da biblioteca.
SEIRI (Senso de utilização)
SEITON (Senso de organização)
SEISO (Senso de limpeza)
SEIKETSU (Senso de Saúde)
SHITSUKE (Senso de autodisciplina)
ÁREA: Todos os setores da biblioteca.
Espaço de 504 m² dividido em 2 pisos (superior e inferior).
Foto da Biblioteca
Para execução do programa houve o envolvimento da seguinte equipe:
Fátima Aparecida Gonçalves Ciapina (Supervisora da Unidade)
Priscila Marlletta (Supervisora da BPM Amadeu Amaral)
Karina M. Froner (Bibliotecária da BPM Euclides da Cunha)
Ana Paula Gonçalves (Estagiária da área de Biblioteconomia da UFSCar)
Benedita de Fátima Almeida Lopes (Higienização do acervo)
APLICABILIDADE DO PROGRAMA 5S
PLANO DE AÇÃO - PDCA:
1. Reunião para o planejamento do PDCA, definindo as áreas e locais da
aplicação dos 5´s com a participação de toda equipe para conhecimento,
conscientização e importância das ações, garantindo dessa forma o
sucesso e continuidade do programa aplicado.
2. Mapear a unidade para diagnosticar os problemas e as áreas a serem
trabalhadas, dividindo os espaços da biblioteca em setores para otimizar
as operações.
3. Registro das áreas a serem trabalhadas (fotos), indicando os pontos
fortes e fracos encontrados no diagnóstico.
4. Descrever as ações a serem adotadas com prazos (metas) e agenda
para realização das tarefas além de estabelecer critérios para avaliação
dos 5S.
5. Estabelecer padrões de identificação e sinalização: área de trabalho,
sala de multiuso, sala de estudo, áreas comuns (banheiro, copa, área de
serviço). Definir padrões de organização para identificação de pastas,
armários, gavetas assim como o layout da biblioteca na inserção de
sinalizações dos pisos. (Foto)
PADRÕES DE IDENTIFICAÇÃO E SINALIZAÇÃO
SETOR DO ALMOXARIFADO
Material Identificação
Limpeza Cestão de plástico (100 litros) para acondicionamento de
detergentes, sapólio, sabão em pedra, sabão em pó, luvas,
Sabonete, agua sanitária, sacos de lixo, pano de chão, flanela,
suporte de rodo, escova de banheiro, pasta de limpeza, esponja.
Escritório Caixas de papelão com etiquetas identificadoras para
acondicionamento de grampeadores, borrachas, clipes.
Oficinas Caixas de papelão com etiquetas identificadoras para
acondicionamento de lápis de cor, giz de cera, cola, papel cartão.
Cozinha Caixas de papelão com etiquetas identificadoras para
acondicionamento de papel toalha, copos de café, guardanapos
de papel.
Elétrico e equipamentos
de informática
Caixas de papelão com etiquetas identificadoras para
acondicionamento de lâmpadas e caixinhas de som.
6. Com antecedência de 10 dias divulgamos através de informes, e-mails
aos leitores (usuários) o dia e motivo do fechamento da biblioteca. Os
informes foram colocados no espaço interno da biblioteca (mesas,
bancadas e no setor de atendimento), assim como no portão de entrada.
7. Determinação da área de descarte: a área foi definida próximo aos
setores da biblioteca. Os materiais foram classificados e descartados
conforme sua categoria: materiais recicláveis foram separados e,
posteriormente, recolhidos pelo “Programa Municipal de Coleta Seletiva”
da cidade. Materiais que não pertenciam a Biblioteca e não se
enquadravam na categoria de recicláveis, foram identificados e
encaminhados à sua instituição de origem.
8. DIA DA BERMUDA: O envolvimento da equipe foi de grande
entusiasmo através de práticas espontâneas e satisfatórias em benefício
de um ambiente de trabalho visivelmente mais organizado, limpo e
funcional.
9. Após a aplicação das ações, divulgamos através de painéis os
resultados da aplicação do programa. A divulgação dos resultados foi
exibida através de painéis com fotografias exposto na entrada da
biblioteca justificando os benefícios da implantação do programa.
10. Fazer uma reunião com toda a equipe a fim de avaliar o trabalho
realizado e aplicar as ações corretivas nas atividades que ficaram
deficientes. A tabela abaixo indica o formato de avaliação das ações
aplicadas.
Ouro Avaliação maior ou igual a 90%
Prata Avaliação entre 80% e 89%
Bronze Avaliação abaixo de 79%
APLICAÇÃO DO PDCA E 5’S
2. Mapeamento da biblioteca
Área
Disposição
Piso Superior - Contem 2 salas para estudo com mesas e cadeiras.
- 1 sala designada para o almoxarifado.
Piso Inferior - Espaço de 10 m² que abriga a área de trabalho, contendo 4
mesas, 5 armários e um guarda volumes.
Espaço alternativo: embaixo da escada que abriga ventiladores.
Cozinha: contendo uma geladeira, micro-ondas, 1 mesa e duas
cadeiras.
Muitos dos materiais são encontrados sem identificação e em setores
inapropriados. Após a aplicação do método, cada material foi devidamente
identificado e armazenado em lugares apropriados.
3 . Registro das áreas a serem trabalhadas
Almoxarifado 1
Almoxarifado 2
Armário – Área Administrativa
Em baixo da escada
Livros para baixa de patrimônio
Em baixo da escada
4. Descrição das ações adotadas e metas
PROCEDIMENTO DE PLANEJAMENTO
PLA ____/2012
P D
C A
Gerencia: Fátima Ciapina
Política: Reorganização, limpeza e padronização do Almoxarifado
Objetivo: Fazer a limpeza dos materiais, verificando quantidades e tipo de armazenamento. Meta: Arrumar todo o material, armazenando-os em locais devidamente identificados, em 1 (um) dia, na data 24/05/2012, quinta-feira, totalizando 210 itens.
Métodos
Executor
Evidência objetiva
Data de Controle
Ação 01 Retirar todos os materiais da sala do almoxarifado
Todos Fotos 24/05/2012
Ação 02 Separar material por tipo: Material de limpeza, escritório, cozinha, elétrico e equipamentos de informática
Todos Material etiquetado 24/05/2012
Ação 03 Limpeza da bancada e demais locais que acomodam os materiais
Benedita Almeida Lopes
Fotos 24/05/2012
Ação 04 Arrumação e identificação de cada material acondicionado-os adequadamente em cestos etiquetados
Ana Paula Gonçalves
Registro gerado em tabela geral de
controle
24/05/2012
Data do Workshop: 25/05/2012
Equipe: Priscila Marlletta _______________________________ Karina M. Froner _________________________________ Ana Paula Gonçalves __________________________________ Benedita de Fátima Almeida Lopes ____________________________________ Aprovação: Fátima Aparecida Gonçalves Ciapina _______________________________
PROCEDIMENTO DE PLANEJAMENTO
PLA ___/2012
P D
C A
Gerencia: Fátima Ciapina
Política: Reorganização, limpeza e padronização da área de trabalho (Atendimento ao público, seleção e aquisição de acervo e desenvolvimento de projetos)
Objetivo: Fazer o agrupamento de todos os materiais encontrado na área de trabalho Meta: Selecionar, organizar e encaminhar os materiais para seus respectivos lugares já identificados de forma acessível e otimizada, em 1(uma) semana no período de 21/05/2012 a 25/052012.
Métodos
Executor
Evidência objetiva
Data de Controle
Ação 01 Retirada de caixas e materiais acumulados nas áreas de trabalho
Todos Fotos 24/05/2012
Ação 02 Encaminhamento dos materiais aos seus respectivos lugares de armazenamento
Todos Fotos 24/05/2012
Ação 03 Identificação e ordenação dos materiais (documentos e objetos)
Priscila Fotos 24/05/2012
Ação 04 Elaboração de um índice de localização dos materiais devidamente identificados
Priscila Fátima
Listagem 24/05/2012
Ação 05 Identificação do local onde serão guardados os arquivos
Karina Fotos 24/05/2012
Data do Workshop: 25/05/2012
Equipe: Priscila Marlletta _______________________________ Karina M. Froner _________________________________ Ana Paula Gonçalves __________________________________ Benedita de Fátima Almeida Lopes ____________________________________ Aprovação: Fátima Aparecida Gonçalves Ciapina ______________________________
PROCEDIMENTO DE PLANEJAMENTO
PLA ___/2012
P D
C A
Gerencia: Fátima Ciapina
Política: Descarte Objetivo: Retirar do acervo as obras desatualizadas, danificadas e sem condições de encadernação Meta: Dar baixa de acervo, fazendo a higienização e adequação dos espaços das estantes encaminhando para baixa, durante três (três) semanas, no período de 23/05/2012 a 06/06/2012 as quartas-feiras.
Métodos
Executor
Evidência objetiva
Data de Controle
Ação 01 Retirar do acervo as obras desatualizadas, danificadas e sem condições de encadernar
Todos Fotos 06/06/2012
Ação 02 Indisponibilizar no sistema PHL, na base tombo, no campo 837: BAIXA20120524
Karina Registro gerado a partir da base PHL
06/06/2012
Ação 03 Armazenas as obras em caixas com a identificação: BAIXA 2012
Priscila Fotos 06/06/2012
Ação 04 Encaminhar as caixas ao SIBI para o descarte
Fátima Listagem de livros descartados
06/06/2012
Data do Workshop: 06/06/2012
Equipe: Priscila Marlletta _______________________________ Karina M. Froner _________________________________ Ana Paula Gonçalves __________________________________ Benedita de Fátima Almeida Lopes ____________________________________ Aprovação: Fátima Aparecida Gonçalves Ciapina _______________________________
5 . Padrões de identificação de materiais e sinalização da biblioteca
Identificação de materiais Identificação de materiais
Identificação baixa de patrimônio
Identificação biblioteca
6. Divulgação do fechamento da biblioteca
Aviso no Portão da Biblioteca
7. Determinação da área de descarte
Esta área foi reservada para reunir todo o material a ser descartado e após avaliação dos mesmos, foram encaminhados para os devidos fins.
8. Dia da Bermuda
Em baixo da escada
Arrumação e retirada de livros para baixa de patrimônio
9. Divulgação dos resultados
Mural de divulgação dos resultados
10. Avaliar e planejar a data da próxima operação.
TABELA DE AVALIAÇÃO DA APLICAÇÃO DOS 5´S
F
OR
MA
TO
Objetivos, metas e métodos foram apresentados de forma clara e objetiva em reunião. (de 0 a 100%)
O resultado alcançado – o resultado da meta ficou claro? (de 0 a 100%)
E
VID
ÊN
CIA
S As ações foram apresentadas com evidencias objetivas?
(de 0 a 100%) A equipe limitou-se em apresentar o material?
(de 0 a 100%) As ações foram apresentadas pelo próprio executor?
(de 0 a 100%)
P
OS
TU
RA
O apresentador demonstrou domínio sobre o assunto? (de 0 a 100%)
A apresentação foi clara? (de 0 a 100%)
A equipe realizou a ação dentro do prazo? (de 0 a 100%)
A equipe respeitou o tempo da apresentação? (de 0 a 100%)
Foram apresentadas ações extras visando à busca da meta? (não vale ponto) ( ) sim ( ) não
RE
SU
LT
AD
OS
A meta foi atingida? (de 0 a 100%)
A equipe que apresentou o trabalho mostra-se forte na execução dos métodos? (de 0 a 100%)
T
OT
AL
%
DATA _____/_____/_____
_______________________________ VISTO DA DIRETORIA
• A nota de cada item da avaliação deverá ser como a tabela abaixo:
Ouro Avaliação maior ou igual a 90%
Prata Avaliação entre 80% e 89%
Bronze Avaliação abaixo de 79%
Justificativa:
Ciente: