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Dr.ª. Emília Reis
Protocolo e Gestão de Eventos
1
O curso
O curso visa apresentar aos participantes os conceitos fundamentais da
gestão de projetos, seguindo a metodologia PMBOX – Project
Management Body of Knowledge, do Project Management Institute
(PMI).
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Objetivos do módulo
No final da ação, os participantes possuirão as bases necessárias para:
Conceber, planificar e implementar um projeto ;
Gerir a qualidade dos produtos do projeto;
Estabelecer o plano de comunicação, avaliar os riscos e os
procedimentos associados à gestão dos principais recursos do projeto,
sejam eles humanos, materiais ou equipamento.
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Conteúdos programáticos:
1. Introdução ao Protocolo
Protocolo Autárquico
2. Organização e Gestão de Eventos:
Conceção, Criatividade, Briefing e Agências
Planeamento de Eventos
Gestão de Fornecedores e Serviços
Catering
Planeamento Financeiro e Orçamentação
Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto
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Conteúdos programáticos:
3. Estratégias de comunicação:
Imagens em eventos
Promoção e Comunicação
Comunicação digital
Assessoria de imprensa
5
Metodologia PMBok – Project Management Body of Knowledge
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Metodologia PMBok
Metodologia
7
• Project Management Institute (PMI) é uma organização sem fins
lucrativos que se destina a criar e manter boas práticas na gestão de
portfólios, programas e projetos. Ela foi criada por 5 gerentes de projetos em
1969 na cidade da Filadélfia no estado da Pensilvânia.
• Nos dias atuais, o PMI já possui mais de 200.000 associados e é
considerado uma das principais organizações de gestão de projetos, com
representações em 185 países.
Metodologia PMBok
Metodologia
8
• Apesar de inicialmente o PMI ser orientado a projetos de software, hoje
suas práticas são utilizadas nas mais diversas áreas como: aeroespacial,
negócios, construção, engenharia, serviços financeiros, farmacêutico,
saúde,etc.
Metodologia PMBok
A sistemática e os conceitos que envolvem a condução de um projeto, ou seja, a
visão objetiva e completa do trabalho a realizar, focada em resultados e com a
preocupação na gestão dos recursos por meio do trabalho em times, acabam
servindo e auxiliando todo o conjunto de atividades que têm objetivos rígidos de
cumprimento de prazos, consumo controlado de recursos e qualidade de
resultados obtida a partir de trabalho integrado em times multidisciplinares.
Orlando Cattini Junior
EAESP - FGV
9
10/43
As melhores práticas...
planeamento
Planear as comunicações
Planear
Planear o
Planear a qualidade
Planear as aquisições
Esboço
Esboço Esboço
Sumário das áreas de gerência de projeto
11
Integração
É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os
processos e as atividades que integram os diversos elementos do
gerenciamento de projetos, que são identificados, definidos, combinados,
unificados e coordenados dentro dos grupos de processos de
gerenciamento de projetos
Sumário das áreas de gerência de projeto
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Esboço
É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os processos
envolvidos na verificação de que o projeto inclui todo e apenas o trabalho
necessário, para que seja concluído com sucesso.
Sumário das áreas de gerência de projeto
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Tempo
É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os processos
relativos ao término do projeto no prazo correto.
Custo
É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os processos
envolvidos em planeamento, estimativa, orçamentação e controle de
custos, de modo que o projeto termine dentro do orçamento aprovado.
Sumário das áreas de gerência de projeto
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Qualidade
É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os processos
envolvidos na garantia de que o projeto irá satisfazer os objetivos para os
quais foi realizado.
Recursos Humanos
É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os processos
que organizam e gerenciam a equipe do projeto.
Sumário das áreas de gerência de projeto
15
Comunicações
É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os processos
relativos à geração, coleta, disseminação, armazenamento e destinação
final das informações do projeto de forma oportuna e adequada Recursos
Humanos.
Sumário das áreas de gerência de projeto
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Riscos
É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os processos
relativos à realização do gerenciamento de riscos em um projeto.
Aquisições
É o subconjunto da gerência de projetos que descreve os processos
que compram ou adquirem produtos, serviços ou resultados, além dos
procedimentos de gerenciamento de contratos.
Objetivo
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Objetivo – o que se pretende (e que não) se consegue resolver ou
alcançar.
Esboço – qual (e qual não) é o âmbito e profundidade da solução
procurada (estancar, atenuar ou resolver).
Premissas – em que cenários ou condições o estudo é válido.
Critérios – regras para determinar que alternativa melhor atende aos
objetivos.
Processo de gerenciamento de projetos
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A Gerência de projetos exige uma forte interação com as demais áreas.
Estas interações podem ser claras e diretas ou, indiretas. Estas
interações exigem do gerente de projeto a capacidade de balancear a gestão
de recursos x objetivos. A ampliação do escopo de algum projeto, acarretará,
em algum sacrifício em outra área.
Controle
Planeamento
Encerramento
Execução
Inicialização
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Grupos de projetos
Processos de Controle
Processos de Execução
Processos de Planeamento
Processos de Iniciação Processos de Encerramento
Início da fase
Fim da fase Tempo
Grupos de Processo em cada fase dos Projetos.
Nível de atividade
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Iniciação Planeamento
Controle
Execução
Finalização
Definição e compromisso com o projeto
Criação de um plano que garanta
que a execução do projeto
cumpre sua missão
Coordenação de
pessoas e
recursos para
realizar o plano monitoração, controle e ações corretivas para garantir que os objetivos serão atingidos
– aceitação formalizada dos
resultados do projeto – terminação
coordenada As flechas representam os fluxos de entradas e saídas entre os grupos de processos.
Conexão entre grupos
21
Processo de Gerenciamento projetos
22
Interação dos processos
Cada processo é descrito em termos de:
Entradas (inputs): documentos de trabalho
Ferramentas e Técnicas: mecanismos aplicados nas entradas para gerar
saídas
Saída (outputs): documentos que são os resultados do processo
Integração de Projeto
•Planeamento •Controle de Mudança Integrado
Escopo do Projeto
• Planeamento •Definição
•Verificação •Controle de Mudança
Tempo do Projeto
• Definição, Sequenciamento, estimação e controle de atividades
Custo do Projeto
• Planeamento de Recursos, Estimativas e controle de custo
Qualidade do Projeto
• Planeamento, garantia e controle da qualidade
Recursos Humanos do Projeto
• Planear, adquirir e desenvolver times de projeto
Riscos do Projeto
• Planear e gerenciar •Monitorar e controlar
Aquisições do Projeto
•Planear aquisições; •Planear solicitações;
Comunicações do Projeto
• Planear comunicação e distribuição de informações
•Reportar desempenho
Áreas de atividade
23
Áreas de atividade
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QUALIDADE ESBOÇO
CUSTO TEMPO
RECURSOS HUMANOS
AQUISIÇÕES COMUNICAÇÕES
RISCOS
INTEGRAÇÃO
Áreas de atividade
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Iniciação
Planeamento do Esboço
Definição do Esboço
Verificação do Esboço
Controle de Mudanças do Esboço
Processos necessários para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho requerido, e nada mais que o trabalho requerido, para completar o projeto com sucesso.
Autorizar o início do projeto ou de uma nova fase.
Desenvolver uma declaração escrita do esboço como base para decisões futuras do projeto.
Subdividir os principais subprodutos do projeto em componentes menores e mais maneáveis.
Formalização e aprovação do
esboço do projeto.
Controlar as mudanças de esboço,
envolvendo esboço
do produto e esboço do projeto.
Gerência do Escopo do Projeto
Áreas de atividade
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Gerência do Tempo do Projeto
Definição das Atividades
Sequenciamento das Atividades
Estimativa de Duração das Atividades
Desenvolvimento do Cronograma
Controle do Cronograma
Processos necessários para assegurar que o projeto termine dentro do prazo previsto.
Identificar as atividades
específicas que devem ser
realizadas para produzir os
diversos subprodutos do projeto.
Identificar e documentar as
relações de dependência entre
as atividades.
Estimar a quantidade de períodos
de trabalho que serão necessários
para a implementação de
cada atividade.
Analisar a seqüência e as
durações das atividades, e os
requisitos de recursos para criar
o cronograma do projeto.
Controlar as mudanças no
cronograma do projeto.
Áreas de atividade
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Gerência do Custos do Projeto
Planeamento dos Recursos
Estimativa dos Custos
Orçamentação dos Custos
Controle dos Custos
Processos necessários para assegurar que o projeto termine dentro do orçamento aprovado.
Determinar quais recursos e que
quantidades de cada devem ser
usadas para executar as
atividades do projeto.
Desenvolver uma estimativa dos custos dos recursos necessários à implementação das atividades do projeto.
Alocar as estimativas dos custos
do projeto aos itens individuais
de trabalho.
Controlar as mudanças no orçamento do projeto.
Áreas de atividade
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Gerência da Qualidade do Projeto
Planeamento da Qualidade
Garantia da Qualidade
Controle da Qualidade
Processos necessários para assegurar que as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto sejam atendidas.
Identificar quais padrões de qualidade são relevantes para o projeto e determinar a forma como satisfazê-los.
Avaliar periodicamente o desempenho geral do projeto buscando assegurar a satisfação dos padrões relevantes de qualidade.
Monitorar os resultados do projeto para determinar se estão de acordo com os padrões de qualidade e eliminar causas de desempenhos insatisfatórios.
Áreas de atividade
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Gerência da Recursos Humanos do Projeto
Planeamento Organizacional
Montagem da Equipa
Desenvolvimento da Equipe
Processos necessários para proporcionar a melhor utilização das pessoas envolvidas no projeto.
Identificar, documentar e designar as funções, responsabilidades e relacionamentos do projeto.
Conseguir que os recursos humanos necessários sejam designados e alocados ao projeto.
Desenvolver habilidades individuais e do grupo para aumentar o desempenho do projeto.
Áreas de atividade
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Gerência das Comunicações do Projeto
Planeamento das Comunicações
Distribuição das Informações
Relato de Desempenho
Encerramento Administrativo
Processos necessários para assegurar que a geração, captura, distribuição, armazenamento e apresentação das informações do projeto sejam feitas de forma adequada e no tempo certo.
Determinar as informações e comunicações necessárias para as partes interessadas: quem, qual, quando e como ela será fornecida.
Disponibilizar as informações necessárias para as partes interessadas de uma maneira conveniente.
Coletar e disseminar as informações de desempenho, incluindo relatórios de situação, medição de progresso e previsões.
Gerar, reunir e disseminar informações para formalizar a conclusão de uma fase ou de todo o projeto.
Áreas de atividade
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Gerência dos Riscos do Projeto
Processos necessários para a identificação, análise e resposta a riscos do projeto.
Planeamento da Gerência dos Riscos
Análise Quantitativa dos Riscos
Planeamento das Respostas aos Riscos
Controle e Monitoração dos Riscos
Identificação dos Riscos
Análise Qualitativa dos Riscos
Determinar quais riscos podem afetar o projeto e documentar suas características.
Analisar qualitativamente os riscos e as condições para priorizar seus efeitos nos objetivos do projeto.
Monitorar riscos residuais, identificar novos, reduzir e avaliar a efetividade por todo o projeto.
Decidir como abordar e planear as atividades de gerência dos riscos do projeto.
Medir a probabilidade e as consequências dos riscos e estimar as implicações nos objetivos do projeto.
Desenvolver processos e técnicas para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças dos riscos.
Áreas de atividade
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Gerência das Aquisições do Projeto
Planeamento das Aquisições
Planeamento das Solicitações
Obtenção de Propostas
Seleção de Fornecedores
Administração de Contratos
Encerramento de Contratos
Processos necessários para a aquisição de mercadorias e serviços fora da organização que desenvolve o projeto.
Determinar o que contratar e quando.
Documentar as necessidades de produtos ou serviços e identificar possíveis fornecedores.
Obter propostas de fornecimento conforme apropriado a cada caso (cotações de preço, cartas-convite, licitação).
Escolher entre os possíveis fornecedores.
Gerenciar os relacionamentos com fornecedores.
Completar e liquidar o contrato, incluindo a resolução de qualquer item pendente.
Áreas de atividade
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Gerência da Integração do Projeto
Desenvolvimento do Plano do Projeto
Execução do Plano do Projeto
Controle Geral de Mudanças
Processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projetos sejam adequadamente coordenados.
Agregar os resultados dos outros processos de planeamento construindo um documento coerente e consistente.
Levar a cabo o projeto através das atividades nele incluídas.
Coordenar as mudanças através de todo o projeto.
Áreas de atividade
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Gerência da Integração do Projeto
Desenvolvimento do Plano do Projeto
Execução do Plano do Projeto
Controle Geral de Mudanças
Processos necessários para assegurar que os diversos elementos do projetos sejam adequadamente coordenados.
Agregar os resultados dos outros processos de planeamento construindo um documento coerente e consistente.
Levar a cabo o projeto através das atividades nele incluídas.
Coordenar as mudanças através de todo o projeto.
Antes de tudo, porque elaborar esse projeto
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Avaliar alternativas para aproveitar uma oportunidade ou ameaça;
Estruturar as informações para a tomada de decisão:
Situação Atual
Objetivo, Esboço, Premissas e Critérios
Descrição e tabulação das alternativas
Plano de implantação
Investimentos, Custos e Benefícios
Levantar a situação atual
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Avaliar alternativas para aproveitar uma oportunidade ou ameaça;
Identificação das oportunidades e/ou ameaças que merecem atenção
Descrição da situação, pontos fortes e fracos, conclusões e
recomendações
Prognóstico do futuro da situação atual se nada for feito
Distinção do que é estratégico (política, longo prazo) do tático
(processo de produção, pode ser adotado de imediato)
Descrição e tabulação das alternativas
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Técnicos Situação atual Alternativa A Alternativa B
Eficácia
Eficiência
Flexibilidade
Outros...
Económicos
Investimentos
Custos
Economias
Outros...
Implementação
Prazos
Parceiros
Oportunidade
Outros...
Os critérios devem ser diferenciadores
e relacionados aos objetivos
Medir em tempo, quantidades,
volumes, disponibilidades, dinheiro,
pessoas, cultura, imagem ...
Descrição e tabulação das alternativas – solução proposta
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→ Análise do comportamento da solução perante mudanças de cenário ou
premissas – riscos
→ Obtenção dos “de acordo” para o início do projeto – garantia de recursos
e apoios necessários
→ Considerações sobre a estratégia e outros aspetos diretores para a
implementação.
→ Uso de estudos de casos para ilustrar a consequência das escolhas na
estratégia da empresa / entidade / projeto
→ Dilemas
→ Prioridades entre projetos decorrentes
Plano de implantação
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Migração da situação atual para a proposta
Estabelecimento de responsabilidades dentro e fora do âmbito do
desenvolvimento do projeto
Definição do acompanhamento do progresso do desenvolvimento do
projeto
Capacitação e treinamento requeridos
Identificação do incentivo ou motivação organizacional que fará o projeto
ser implementado.
Em suma:
40
Iniciação
41
Desenvolver Termo de Abertura do Projeto
Aprovação Formal
Nomear o Gerente do Projeto
Desenvolver Declaração de Escopo Preliminar
Documentação da definição do projeto – Ponto de partida
Planeamento
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Esboço
Planeamento do esboço
Definição do esboço e elaboração
Prazo
Elaboração do cronograma (definição de atividades, sequenciamento, duração,
recursos e restrições)
Custo
Estimar custos e preparar orçamentos
Riscos
Plano de gerenciamento dos riscos
Identificação, análise e plano de resposta aos risco
Planeamento (cont)
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Qualidade
Planeamento da qualidade
Recursos Humanos
Planeamento de recursos humanos
Aquisições
Planear compras e aquisições
Planear contratações
Comunicações
Planeamento das comunicações
Integração
Plano de gerenciamento do projeto
Execução
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Integração
Orientar e gerenciar a execução
Qualidade
Garantia da qualidade
Recursos Humanos
Contratar e mobilizar a equipa do projeto
Desenvolver a equipa do projeto
Aquisições
Solicitar resposta de fornecedores
Selecionar fornecedores
Comunicações
Distribuição das informações
Controlo
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Integração
Monitorar e controlar o trabalho
Controle integrado das mudanças
Esboço
Verificação do esboço
Recursos Humanos
Gerenciar a equipe do projeto
Comunicações
Relatório de desempenho
Gerenciar as partes interessadas
Aquisições
Administração do contrato
Controle
escopo, cronograma, custos, qualidade e riscos
Capitulo I Introdução ao Protocolo:
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Introdução ao Protocolo
Protocolo
Protokollon é uma palavra originalmente composta de dois
elementos de língua grega: proto, que significa primeiro, e Kollan-
folhas de papiro coladas.
47
Introdução ao Protocolo
Protocolo
Protocolo significava o registo em que os documentos eram ligados,
depois ‘passou a significar a forma como os documentos eram redigidos.
Em França, o bureau du protocole ocupava-se da preparação dos
documentos diplomáticos para a assinatura do cerimonial a que deveria
obedecer esta assinatura. Por assimilação, o serviço do protocolo
passou a designar mais corretamente o serviço que ocupava o
cerimonial e a palavra protocolo a significar o mesmo que cerimonial.
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Introdução ao Protocolo
Existem palavras que estão intimamente relacionadas com
Protocolo:
Etiqueta
Cortesia
Cerimonial
Formalidades
49
Introdução ao Protocolo
Etiqueta
Cerimonial usado junto das altas personalidades, ou de
representantes de outros países, em receções ou cerimónias oficiais,
respeitando
Cortesia
É a demonstração ou o ato para se demonstrar atenção e
respeito para com as pessoas.
A cortesia é a base do cerimonial
50
Introdução ao Protocolo
Cerimonial
Conjunto de formalidades ou preceitos que se devem observar ou
cumprir , num ato social ou numa ocasião ou cerimónia solene.
Protocolo
A arte da determinação e o estabelecimento das normas essenciais
para a execução eficaz de toda atividade humana, social, oficial e
relevante.
51
Introdução ao Protocolo
O Protocolo bem sucedido é aquele que não é visível!
Não existe uma regra protocolar uniforme para todos os países, em
virtude de elas variarem consoante os costumes e a cultura dos países,
logo a liberdade protocolar é escassa.
Não existe margem de erro possível.
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Introdução ao Protocolo
Classificam-se em dois tipos:
Público
Quando se refere a atividades do estado ou à pessoa que possui um
cargo público e que o exercita legalmente
Privado
Quando se refere a atividades de uma pessoa, instituição, etc.
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Introdução ao Protocolo
No protocolo como conjunto de regras cerimoniais é determinante o
uso constante de palavras e diálogos apropriados, regras e formas de
tratamento, trajes cerimoniais, normas de conduta e um profundo
conhecimento em organização de Eventos.
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Tipos de Protocolo
Protocolo Oficial
Protocolo Autárquico
Protocolo Diplomático
Protocolo Religioso
Protocolo Aeronáutico e Marítimo
Protocolo nas Empresas
Protocolo Desportivo
Protocolo Social
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Tipos de Protocolo
Protocolo Oficial
Conjunto de preceitos a cumprir nas cerimónias em que participam
entidades oficiais, ou
Conjunto de finalidades adotadas em receções oficiais.
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Tipos de Protocolo
Protocolo Diplomático
Conjunto de regras que se devem observar, segundo as ocasiões,
com os representantes de estados membros.
57
Tipos de Protocolo
Protocolo Autárquico
Conjunto de regras que se devem observar no relacionamento
(interno ou externo) da autarquia;
É o código de conduta para a maioria das situações da vida da
autarquia.
58
Protocolo Autárquico
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As Precedências
A precedência deriva do latim praecedere que significa ir à
frente ou na frente.
Podemos definir então que precedência - é o prévio
estabelecimento de uma ordem entre as pessoas que realizam ou
participam de uma atividade que afeta o protocolo, em função de
sua preeminência, primazia, categoria, nível ou relevância, no seio
da estrutura e da própria sociedade que integram o Estado, para se
obter a máxima eficácia nessa atividade.
Protocolo Autárquico
60
As Precedências
A ordem de precedência é aquela que se estabelece entre as
várias pessoas que assistem a um determinado ato, de acordo com
a hierarquia ou com o cargo de cada uma, atendendo á Lei ou aos
costumes e à tradição.
Protocolo Autárquico
61
As Precedências
Os princípios gerais de precedência ditam que, um convidado
que não tenha uma certa supremacia na hierarquia, não deve
situar-se à frente de outro que pelo cargo que ocupa, tenha maior
preeminência. A precedência é uma honra ou privilégio outorgado
às pessoas que detenham cargos dentro da Sociedade-Estado, e
como honra que é, a autoridade que a recebe deve também saber
cumprir e respeitar as suas normas.
Protocolo Autárquico
62
As Precedências
Nos atos oficiais, a primeira pessoa, na ordem da precedência,
ocupa normalmente a primeira presidência.
Não esquecer que quem tem a precedência é quem tem o
poder de a ceder, e quando tal acontece, a pessoa visada, por
cortesia e educação, deve aceitá-la.
Protocolo Autárquico
63
As Precedências
Esta questão das precedências serve para todos os atos, quer
sejam em sessões solenes, quer em refeições formais, quer em
todos os meios de transporte.
Protocolo Autárquico
64
As Precedências
Alguns autores criam um sentido estrito para decidir sobre a
precedência e nela incluem as personalidades que têm por força do
seu cargo oficial, um lugar devidamente estabelecido na relação de
precedência, por isso concluem ter um precedência determinada.
O sentido amplo da definição, acautelam a presença de
pessoas que têm importância real na sociedade, e que quando
convidadas, devem ser enquadradas na ordem geral.
Protocolo Autárquico
65
As Precedências
Pode existir a precedência indeterminada e a necessidade de
encontrar soluções coerentes.
Exemplo:
Um Presidente de um Banco prefere ao Vice- Presidente de um
outro.
Se forem dois Presidentes de Bancos Privados a escolha pode
recair sobre o que foi fundado primeiro, ou aquele que de forma
evidente tem uma dimensão maior.
Protocolo Autárquico
66
As Precedências
Nas autarquias, pode haver necessidade de recorrer aos
diversos tipos de Protocolo para auxiliar a decisão – Protocolo
religioso, académico, militar ou desportivo - , para melhor decidir
sobre a ordem a determinar em relação a um tipo específico de
cerimónia.
Protocolo Autárquico
67
As Precedências
As soluções são múltiplas e muitas são as possibilidades de
resolver cada caso, mas todas devem cumprir o denominador
comum da lógica, do bom senso e ser conhecidas pelos
intervenientes.
Protocolo Autárquico
68
As Precedências
Exemplos:
Um conjunto mínimo de pessoas – Membros da Assembleia- é só
aplicar a norma da eleição.
Uma empresa que tenha uma relação de dependência ou tutelagem
com o estado, o Presidente da entidade organizadora cederia a sua
precedência ao Ministro da qual depende a entidade.
Se um Ministro da Justiça convida um General da República, deveria
ceder a sua precedência ao General, contudo o critério depende
exclusivamente da elegância e cortesia do anfitrião.
Protocolo Autárquico
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Precedências no Estado Português
É uma lista de uso obrigatório em todas as cerimónias oficiais, e deve
ser observada em todos os eventos, mesmo que privados, onde estejam
presentes a esse titulo as altas autoridades públicas.
Todas as entidades que não constam expressamente da lista são
enquadradas na posição daquelas cuja competência, material e territorial
mais se aproximem.
Protocolo Autárquico
70
Precedências no Estado Português
Na Lei do Protocolo (artigo 8.º) que “ aos cônjuges das altas
entidades públicas, ou a quem com elas viva em união de facto, desde
que convidados para a cerimónia, é atribuído lugar equiparado às
mesmas quando estejam a acompanhá-las. “
Os cônjuges terão de ser efetivamente convidados e devem ser a
título de acompanhante da entidade convidada.
Protocolo Autárquico
71
Precedências no Estado Português
Se existir casos em que o homem ou a mulher têm um cargo e a
mulher, ou o homem, têm outro de menor precedência e são ambos
convidados expressamente pelos cargos que ocupam, deve-se aplicar a
seguinte norma: cada um ocupará o seu lugar, que lhe cabe pelo cargo
que ocupa.
Protocolo Autárquico
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Precedências no Estado Português
Quando existem entidades de idêntica posição, precedem aquelas
cujo titulo resultar de eleição popular ou, noutros casos, aquelas que
tiverem mais antiguidade na exercício do cargo, salvo se existir outra
regra na Lei.
Protocolo Autárquico
73
Precedências no Estado Português
Sempre que o Estado esteja representado, sejam as cerimónias
oficiais ou não, deve-se assegurar a presença de titulares de vários
órgão do âmbito correspondente àquela que organiza, nomeadamente do
escalão imediatamente inferior e, caso exista composição pluripartidária
deve acautelar-se incluir sempre membros da maioria e da oposição.
Protocolo Autárquico
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Precedências no Estado Português
A ordem de precedência dos presidentes ou secretários- gerais dos
partidos políticos, bem como os respetivos presidentes dos grupos
parlamentares com representação na Assembleia da República, é
estabelecida em função do número de deputados que têm, ou seja, da
sua representatividade eleitoral.
Protocolo Autárquico
75
Precedências no Estado Português
No artigo 31.ª da Lei do Protocolo faz referência ao poder local “Em
cerimónias nacionais realizadas no respetivo concelho, os presidentes
das câmaras municipais seguem imediatamente a posição das entidades
com estatuto de ministro e, se mesa houver, nela tomarão lugar, em
termos apropriados.
Protocolo Autárquico
76
Precedências no Estado Português
No artigo 35.ª da Lei do Protocolo trata das altas entidades da União
Europeia e que refere que o “ Presidente do Parlamento Europeu,
quando em Portugal, segue imediatamente o Presidente da Assembleia
da República e as entidades parlamentares europeias as suas
congéneres portuguesas”, que o “Presidente do Conselho Europeu segue
imediatamente o Primeiro-Ministro, exceto se for chefe de Estado, caso
em que segue imediatamente o Presidente da República”.
Protocolo Autárquico
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Precedências a pé, em transporte e em situações diversas
Durante as visitas oficiais há necessidade, por vezes, de organizar
cortejos a pé. As pessoas podem deslocar-se lado a lado ou em fila.
Consoante o caso. Tem que atender à precedência das entidades em
que integram o cortejo, do espaço disponível e do como que se quer
organizar o deslocação. É possível organizar cortejos com duas filas
paralelas.
Protocolo Autárquico
78
Precedências a pé, em transporte e em situações diversas
Ao passar lado a lado, no caso de serem duas pessoas, dá-se a
direita à pessoa de maior precedência.
1 2
Protocolo Autárquico
79
Precedências a pé
Se forem 3 pessoas a caminhar lado a lado, ou qualquer número
ímpar, a de maior precedência toma o centro, dando a direita à segunda
pessoa mais importante e o lado esquerdo à outra, continuando se for o
caso, com direita/ esquerda para os restantes.
1 2 3
Protocolo Autárquico
80
Precedências a pé
Se forem 4 pessoas ou qualquer número par, o primeiro lugar é o da
direita para quem olha de frente, de uma linha imaginária traçada ao
centro.
1 2 3 4
Protocolo Autárquico
81
Precedências a pé
Se por alguma razão o cortejo é organizado com as entidades em fila
de duas pessoas, a de maior importância deve ir à frente.
1
2
Protocolo Autárquico
82
Precedências a pé
Se a fila integrar 3 ou mais pessoas em número ímpar, o primeiro
lugar é o do meio, segundo o que precede este e o terceiro o que
antecede
1
3
2
Protocolo Autárquico
83
Precedências a pé
Se forem 4 pessoas, o cortejo abre com a pessoas de menor
precedência, seguindo-lhe o que ocupa o segundo lugar e depois a que
tem lugar de honra, fechando com a pessoa que tem o terceiro lugar.
3
1
2
4
Protocolo Autárquico
84
Precedências no automóvel
No automóvel, a precedência deve-se com o número de passageiros
, com o tipo de viatura e até com o país. O motorista, ao chegar ao
destino, deve estacionar de forma que a pessoa mais importante saia do
lado do passeio, mas respeitando sempre as regras de trânsito vigentes.
A pessoa mais importante, nos atos protocolares, entra primeiro e saí
em último, exceto quando o meio de transporte é o avião.
Protocolo Autárquico
85
Precedências no automóvel
1
Passeio
Protocolo Autárquico
86
Precedências no automóvel
Um ou dois passageiros é o caso mais normal. O lugar de honra é
atrás, lado contrário ao do motorista. O segundo lugar é o da esquerda
(atrás do motorista). É normal o Presidente da Câmara sentar-se no lugar
1 e o seu Chefe de Gabinete ou um Vereador no lugar 2.
2
Passeio
1
Protocolo Autárquico
87
Precedências no automóvel
O terceiro lugar a escolher é o ao lado motorista. Por exemplo: o
Presidente da Câmara que se faz acompanhar por um Vereador (lugar 2)
e pelo Chefe de Gabinete (lugar 3).
2
Passeio
1 3
Protocolo Autárquico
88
Precedências no automóvel
No caso de existir uma quarta pessoa, ocupará o lugar atrás a meio
dos outros passageiros.
Passeio
2
4
1 3
Protocolo Autárquico
89
A Bandeira
As regras gerais para o uso da Bandeira Nacional (BN) encontram-se
estabelecidas pelo Decreto-Lei 150/87. Este decreto-lei, no entanto
apenas estabelece regras genéricas de utilização da BN e apenas para
alguns casos. Sendo assim, além das regras especificamente definidas
no Decreto-Lei 150/87, deverão ser seguidos os protocolos e as regras
tradicionalmente aplicadas nacional e internacionalmente, bem como as
regras estabelecidas para o âmbito militar e marítimo.
Protocolo Autárquico
90
A Bandeira
Protocolo Autárquico
91
A Bandeira
Locais onde a bandeira nacional deve ser hasteada
Locais obrigatórios, por Lei:
Instalações de órgãos das administrações públicas central, regional e
local;
Monumentos nacionais;
Sedes dos institutos e empresas públicas;
Protocolo Autárquico
92
A Bandeira
Locais onde a bandeira nacional deve ser hasteada
Locais opcionais:
Delegações dos institutos e empresas públicas;
Instalações de entidades privadas e de pessoas coletivas.
Nos locais onde a Bandeira Nacional pode ser hasteada
opcionalmente, se o for, deverá sê-lo cumprindo sempre as regras e
protocolos definidos.
Protocolo Autárquico
93
A Bandeira
Quando deverá ser hasteada a bandeira nacional
Segundo a Lei, a Bandeira Nacional deverá ser hasteada todos os
dias nos seguintes locais:
Presidência da República;
Assembleia da República;
Presidência do Conselho de Ministros;
Supremo Tribunal de Justiça;
Tribunal Constitucional.
Protocolo Autárquico
94
A Bandeira
Apesar da Lei não o obrigar especificamente, seria aconselhável
hastear todos os dias, a BN em outros locais de maior simbolismo ou
com grande visibilidade, por exemplo:
Sedes dos Representantes da República para as Regiões
Autónomas;
Ministérios da Defesa Nacional e dos Negócios Estrangeiros;
Governos civis dos distritos;
Fronteiras, portos e aeroportos internacionais;
Protocolo Autárquico
95
A Bandeira
Representações diplomáticas de Portugal no estrangeiro;
Sedes dos órgãos legislativos e executivos das regiões autónomas;
Sedes das áreas metropolitanas e de comunidades intermunicipais.
Sedes das câmaras municipais;
Quartéis-generais das Forças Armadas e de comandos militares;
Monumentos nacionais de grande afluxo turístico.
Protocolo Autárquico
96
A Bandeira
Nos restantes locais, a Bandeira Nacional deverá ser hasteada aos
Domingos e Feriados e nas ocasiões especiais em que tal seja decretado pelo
órgão executivo nacional, regional ou local da área territorial abrangida.
Nos dias em que é hasteada, a Bandeira Nacional deve-o ser às
09h00. Deverá ser arreada ao pôr do sol. Considera-se aceitável, em locais
cujo funcionamento esteja já encerrado ao pôr do sol, que o arrear da
Bandeira Nacional seja realizado à hora do seu encerramento.
As bandeiras da União Europeia e das regiões autónomas
apenas deverão ser hasteadas em conjunto com a Bandeira Nacional.
Protocolo Autárquico
97
Posições relativas das bandeiras
Quando hasteada com outras bandeiras, a Bandeira Nacional ocupará
sempre o lugar mais honroso.
Conforme o número e a disposição dos suportes, as bandeiras deverão
ocupar as seguintes posições:
Protocolo Autárquico
98
Posições relativas das bandeiras
Se forem hasteadas várias bandeiras num único mastro: a Bandeira
Nacional ocupará a posição mais alta, seguindo-se as restantes bandeiras, por
ordem de precedência de cima para baixo:
Protocolo Autárquico
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Posições relativas das bandeiras
Se existirem dois mastros: a Bandeira Nacional ocupará o mastro da
direita (esquerda de quem os olha de frente);
Protocolo Autárquico
100
Posições relativas das bandeiras
Se existirem três mastros: a Bandeira Nacional ocupará o mastro do
centro e a seguinte bandeira na ordem de precedência, ocupará o mastro da
direita (esquerda de quem olha);
Protocolo Autárquico
101
Posições relativas das bandeiras
Se existir uma linha de quatro ou mais mastros assentes no solo: a
Bandeira Nacional ocupará o mastro mais à direita (mais à esquerda de
quem olha), seguindo-se as restantes bandeiras, por ordem de precedência,
da direita para a esquerda (da esquerda para a direita de quem olha).
Opcionalmente, neste caso poderá ser colocada uma segunda Bandeira
Nacional no mastro mais à esquerda (mais à direita de quem olha);
Protocolo Autárquico
102
Protocolo Autárquico
103
Em receções oficiais, em destaque e no mastro principal deve estar
o pavilhão do país que acolhe a receção. A precedência alfabética
deverá ser enunciada pelo processo de identificação internacional do
país.
Quando se trata de um encontro bilateral, deverá ser dado a direita
ao pavilhão nacional convidado, devendo os mastros ser iguais.
As bandeiras, quando em suporte de pé de palco, deverão ser
colocadas no canto interior direito atrás da mesa da presidência do
eventos, sendo que o pavilhão nacional deve ser colocado ao meio.
Protocolo Autárquico
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Gabinete de Protocolo
O Gabinete de Protocolo, numa Camara Municipal, deve atender
às competências e às atribuições definidas dos Serviços do Protocolo
de Estado do Ministério dos Negócios Estrangeiros.
Protocolo Autárquico
105
Gabinete de Protocolo
A existência de um gabinete de protocolo é fundamental, sobretudo
quando se trata de questões de Estado. Nessa configuração, o papel e o
objetivo de um gabinete deste tipo é de um ponto de vista geral:
Estabelecer linhas de orientação e de conformidade com o gabinete
homólogo afim de determinar ações e obter informações sobre o melhor
modo de atuação;
Determinar o programa de ação, tratando de todas as questões de
organização, segurança, transportes, locais e equipamentos a usar,
alojamento, convites, etc.
Protocolo Autárquico
106
Gabinete de Protocolo
Do ponto de vista específico, compete aos serviços de protocolo:
a) definir as regras que devem presidir no cerimonial, etiqueta e
pragmática de acordo com
a prática internacional e as tradições locais;
b) Vigiar e promover a execução das normas e preceito diplomático.
Protocolo Autárquico
107
Gabinete de Protocolo
O Chefe de Protocolo é responsável por:
(a) estruturar e dar unidade a toda e qualquer ação protocolar que envolva
órgãos de soberania;
(b) acompanhar os representantes nacionais, quando se trata de
deslocações oficiais de representação ao estrangeiro;
(c) acompanhar os embaixadores estrangeiros no processo de acreditação,
nomeadamente na cerimónia de entrega das cartas credenciais;
Protocolo Autárquico
108
Gabinete de Protocolo
O Chefe de Protocolo é responsável por:
(d) estruturar, em parceria com os seus homólogos, o programa de receção
em visitas oficiais de representantes estrangeiros;
(e) Integrar comissões organizativas de celebrações nacionais.
Protocolo Autárquico
109
Cerimónias nos Municípios
Qualquer que seja a cerimónia a organizar, ela só faz sentido e êxito se
cumprir na integra os seus objetivos. Por norma são públicos, o que implica,
para além dos participantes no evento, alguns ou muitos convidados,
eventualmente público a assistir que nem sequer foi convidado.
Deve-se considerar a presença da comunicação social.
Protocolo Autárquico
110
Cerimónias nos Municípios
Considerações:
Para a definição do melhor local para o levar a efeito o evento;
Existência de uma listagem de todos os eventos, requerendo o
preenchimento obrigatório de vários itens.
Esta lista deve ser fruto de um trabalho prévio dos responsáveis pelo
Gabinete de Protocolo, onde todo fica registado , a título de necessidades,
por temas, utilizando-a depois para todos os eventos.
Protocolo Autárquico
111
Cerimónias nos Municípios
Considerações:
Seguidamente deve-se criar uma base de dados que responda a todo o
que é previsível e necessário para o seu preenchimento, respondendo com
eficiência a tudo o que a lista requer.
Folha de verificação de tarefas
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Evento:
Observações Rúbricas
Nota preliminar
Data do evento
Hora do evento
Local do evento
Definição da listagem de convidados
Comunicação Social
Refeições
Logística
Observações
Nome do responsável/
Data / hora Gabinete de Apoio
Nº de folha
Protocolo Autárquico
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Cerimónias nos Municípios
1. Definição do tipo de cerimónias;
- Qual o local mais indicado, a melhor data e hora, quem participa e
quem convida.
2. Planeamento da cerimónia, nos seus tempos: antes, durante e depois.
Protocolo Autárquico
114
Cerimónias nos Municípios
O “antes” é o tempo de planificar, é a oportunidade para tudo acautelar,
com o objetivo de que todo corra bem.
Durante a cerimónia, o responsável deve verificar com atenção o bem
desenrolar do programa e controlar o tempo em todas as fases do
planeamento.
No final e no depois do evento, prever: acompanhamento dos
participantes e convidados, na ordem prevista de saída; agradecer às
personalidades e instituições e eventuais colaboradores.
Cerimónias no Município
Descerramento de uma Placa Toponímica
É uma cerimónia tradicional, muito significativa na vida social das autarquias.
Os convites devem ser emitidos e enviados até 8 dias antes do ato. Deverão ser
enviados convites aos familiares do homenageado e às entidades públicas ou
privadas que a ele estiveram ou estejam ligadas. É desagradável atribuir um
topónimo e não combinar previamente com a família do homenageado a data e a
hora que convém a cerimónia.
115
Cerimónias no Município
Descerramento de uma Placa Toponímica
O ato decorre junto à placa toponímica.
Dependo do local e o tipo de placas utilizadas, ela poderá estar num plinto, num
entroncamento de uma artéria a inaugurar ou numa frontaria de um edifício.
Em função do homenageado e da sua dimensão, a placa será previamente
coberta com a Bandeira Nacional e com a Bandeira do Município ou só com a
Bandeira do Município.
A base da placa ou a base da frontaria do edifício onde se encontra colocada a
placa será decorada com plantas se possível.
116
Cerimónias no Município
Descerramento de uma Placa Toponímica
À direita ficará a escolta do Corpo de Bombeiros Locais, constituída por um
porta-estandarte e três bombeiros, armados com machados de honra.
Perto situar-se-á uma banda de música, que se sugere que seja de uma
Associação do concelho.
Frente à placa e em setor situado a conveniente distância da mesma será
montado, sempre que possível, um estrado, com as dimensões necessárias para
albergar as entidades envolvidas.
A partir do estrado e até ao local da placa poderá ser colocada uma passadeira
delimitada por cordões.
117
Cerimónias no Município
Descerramento de uma Placa Toponímica
No estrado deverá providenciar-se uma mesa adornada com um centro de flores
onde se colocará uma pasta com as armas do concelho gravadas, contendo o auto
da cerimónia.
Deve-se prever, se possível, um número mínimo de mastros, onde ficaram
hasteadas as Bandeiras Nacional, do Município e da Freguesia.
A instalação sonora será montada noutro estrado de menor dimensão, onde se
efetuarão os discursos alusivos ao ato. Pode-se utilizar o mesmo estrado utilizado
pelos convidados, devendo-se optar pelo lado esquerdo para quem olha para a
tribuna.
118
Cerimónias no Município
Descerramento de uma Placa Toponímica
Os convidados devem chegar ao local 15 minutos antes do seu inicio, devendo
ser recebidos por funcionários do Gabinete de Protocolo, que os conduzirão ao
local onde irá decorrer o ato.
Se existir uma entidade para presidir ao ato, que não seja o Presidente da
Câmara, ele aguarda por ela, conduzindo-a depois até junto dos familiares do
homenageado.
Dando-se inicio à cerimónia, o Presidente do Município, a entidade que preside
à cerimónia e os familiares ou representantes do homenageado dirigem-se par4a
junto da placa, procedendo-se então ao seu descerramento.
119
Cerimónias no Município
Descerramento de uma Placa Toponímica
A banda de musica nessa altura tocará o Hino da Maria da Fonte ou o Hino do
Concelho (caso exista) ou qualquer marcha militar, enquanto a escolta de
Bombeiros presta continência.
Após o descerramento e concluídos os hinos, as entidades dirigem-se ao
estrado, dando-se lugar às intervenções, procedendo-se à leitura da cerimónia, se
existir, e de seguida, irão ocorrer os discursos pela seguinte ordem:
da entidade que convida para o ato;
Do representante ou familiar do homenageado e da entidade, caso tenha
precedência superior ao Presidente da Câmara.
120
Cerimónias no Município
Descerramento de uma Placa Toponímica
Embora o Presidente da Câmara, que normalmente preside a estas cerimónias
é de bom senso que ceda a referida precedência neste caso. Significa que usa da
palavra antes do homenageado.
As intervenções não devem exceder os 5 minutos cada.
Encerra a cerimónia, com autorização da entidade que preside, quem esteve a
gerir a cerimónia e já o havia feito para a iniciar.
121
Cerimónias no Município
Folha de requisição de placa comemorativa
Câmara Municipal da Trofa
Gabinete de Presidência/ Protocolo
(data)
Placas Comemorativas
Ocasião
Tipo
Data/ Horário
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Observações/ Texto a considerar
Cerimónias no Município
Lançamento de Primeira Pedra.
A personalidade a convidar vai presidir à cerimónia deverá estar normalmente
relacionada com a tutela do organismo que vai determinar o arranque da obra.
Devem-se associar a este ato todos os representantes de entidades que estão
ou estarão ligados à sua execução, bem como o povo da localidade onde o ato vai
decorrer e as denominadas força vivas locais.
O local deverá estar sinalizado com mastros e bandeiras, sendo delimitada a
área de implantação da primeira pedra com um cordão.
Sempre que possível será colocado um estrado ou um tapete grande de relva
artificial, onde se colocará a mesa para se proceder à assinatura do auto da noticia.
123
Cerimónias no Município
Auto de notícia primeira pedra
124
Auto de Notícia
AO DIA________DO MÊS DE _____________ DE,___________,
DA ERA CRISTÃ,
NA REPÚBLICA PORTUGUESA
SENDO
PRESIDENTE DA CÂMARA MUNICIPAL DE _____________________________________
______________________________________________
VEREADOR (PELOURO) DA CÂMARA MUNICIPAL DE ____________
________________________________________________
EMPRESA PROMOTORA / CONSULTURA
__________________________________________________
ARQUITETO PROJETISTA
__________________________________________________
PROCEDEU À IMPLANTAÇÃO DESTA PRIMEIRA PEDRA NO
_____________________________________________________
NESTE LUGAR, PERTENCENTE À FREGUESIA DE
_____________________________________________________
DESTE ACONTECIMENTO SE DÁ NOTÍCIA ÀS GERAÇÕES FUTURAS,
TESTEMUNHO DE QUE A AÇÃO DO HOMEM ULTRAPASSA O SEU PRÓPRIO
TEMPO.
Cerimónias no Município
Lançamento de Primeira Pedra.
Se estiver presente algum membro do governo, presidindo à cerimónia, o seu
nome também é inserido neste auto de notícia, que deve ser impresso num papel
especial, tipo papiro.
125
Cerimónias no Município
Lançamento de Primeira Pedra.
A primeira pedra terá as dimensões adequadas a não provocar embaraços a
quem a colocar, devendo o local do seu assento de fácil acesso. Junto estará um
tabuleiro com cimento preparado de fresco e em quantidade suficiente para ser
utilizado por diversos convidados, bem como uma colher de pedreiro.
Os convidados devem chegar ao local do evento 15 minutos antes do inicio da
cerimónia. O convidado de honra, acompanhado pelo Presidente do Município e
restante comitiva, tomará a sua posição junto ao local do assentamento ou no
estrado.
126
Cerimónias no Município
Lançamento de Primeira Pedra.
Os serviços de Protocolo deverão providenciar para que a população esteja
próxima do local.
Deve-se acautelar uma zona para a comunicação social – atenção ao
posicionamento do Sol.
É lido o Auto de Notícia, sendo convidados a assinar os principais
intervenientes. O Auto é enrolado, atado com fitas das cores do município e
colocado num tubo, que poderá conter moedas correntes, na perspetiva de auxiliar
os arqueólogos vindouros a identificarem a época de construção.
127
Cerimónias no Município
Lançamento de Primeira Pedra.
O auto, encerrado no tubo fechado, será colocado dentro da caixa , fechando-se
de seguida.
Depois de assentar a pedra, a primeira colocação de cimento cabe ao
convidado de honra, que entregará de seguida a colher de pedreiro à entidade
anfitriã, sendo esta que chamará para si os convidados que entenda deverem
associar-se mais diretamente a este ato simbólico, lançando cimento sobre a pedra
já colocada.
O Presidente da Câmara, se não for a entidade que preside, discursará em
último lugar. Se existir, é o convidado de honra que faz a última intervenção.
128
Cerimónias no Município
Lançamento de Primeira Pedra.
No final, encerra-se a cerimónia em nome da entidade que preside,
agradecendo-se a presença de todos.
129
Cerimónias no Município
Inauguração de uma obra
Os convites a enviar a esta cerimónia obedecerão ao que já foi referido. Quem
convida deve chegar 15 minutos antes da hora prevista para o inicio.
Os convidados serão acolhidos por funcionários da Câmara Municipal
especialmente destacados para esse fim.
Aguardam todos no exterior a chegada da individualidade que irá proceder à
inauguração e que, vem em cortejo, desde o limite do concelho, ou será recebida
no exterior do edifício pelo Presidente da Câmara e da Assembleia Municipal,
Vereação e outros Autarcas.
130
Cerimónias no Município
Inauguração de uma obra
Sempre que possível e caso se justifique, o Corpo de Bombeiros local prestará
honras no momento da chegada da entidade oficial.
Pode-se considerar a existência de uma fita à porta do edifício ou numa zona de
entrada do espaço a inaugurar, a ser cortada por uma tesoura previamente
preparada para o efeito.
Já no interior deve proceder ao descerramento de uma placa comemorativa da
inauguração, na qual constará o motivo justificativo do ato, nome e o cargo da
individualidade que preside à inauguração e a respetiva data.
131
Cerimónias no Município
Inauguração de uma obra
Esta placa estará devidamente coberta com a bandeira Nacional ou do
Município, conforme o caso. A entidade eclesiástica, caso esteja presente,
procederá à cerimónia litúrgica da bênção, após o que todos os convidados se
dirigirão para o local onde vai ser efetuada a sessão alusiva ao ato.
Logo que as personalidades ocupem os seus lugares na mesa de honra, o
Presidente da Autarquia dará inicio à sessão, no decorrer da qual serão proferidos
discursos, normalmente da entidade responsável pelo organismo inaugurado.
No final, dando-se concluída a sessão solene, é efetuada uma visita às
instalações do edifício.
132
Cerimónias no Município
Inauguração de uma obra
Deve realizar-se uma seleção prévia dos setores principais, por forma que a
visita não se prolongue excessivamente.
No interior do edifício deve providenciar-se para que o percurso, quer na
entradas, quer na saída das entidades oficiais, se faça de forma a não se
verificarem situações de aglomeração.
Ter cuidado de não levar a comitiva num percurso que termine num beco e que
obrigue toda a gente a voltar para trás, rompendo pelo meio de todos quantos
vinham a acompanhar a visita.
133
Cerimónias no Município
Inauguração de uma obra
Neste caso há duas soluções:
ou se prevê a situação e se corta a passagem a todos os acompanhantes
depois de passar um número razoável de pessoas, esperando que elas façam a
visita e voltem até àquele ponto, ou se evita ir mesmo aqueles espaços.
Quando a entidade oficial se retirar, será acompanhada à viatura pelo
Presidente da Câmara e da Assembleia Municipal e outras Autarcas, bem como
pelos responsáveis pelos organismo inaugurado.
134
Precedências Militares e da PSP
Além das precedências das entidades militares com determinadas funções,
incluídas na lista das Altas Autoridades, há que ter em conta as precedências das
diversas patentes militares e as respetivas equivalências entre as diversas armas.
No artigo 9º do Regulamento de Continências e Honras Militares encontramos a
forma de agrupar as forças armadas para efeitos de continência e honras militares,
no que se refere aos graus de hierarquia militar.
A precedência das tropas em formatura ou em parada fica determinada no
artigo 97º, quando se afirma que, nas formaturas e desfiles em que tomem
precedência a considerar, da direita para a esquerda (quando em linha) ou da
frente para a retaguarda (quando em coluna) será a seguinte:
135
Precedências Militares e da PSP
Estabelecimento militares de ensino:
Colégio militar;
Instituto Militar dos Pupilos do Exército;
Estabelecimento de ensino superior militar:
Escola Naval;
Academia Militar:
Academia da Força Aérea
Armada
136
Precedências Militares e da PSP
Exército:
Infantaria;
Artilharia;
Cavalaria;
Engenharia:
Transmissões;
Serviços de saúde;
Serviços de administração militar;
Serviços de material;
137
Precedências Militares e da PSP
Força Aérea
Forças de Segurança
Guarda Nacional Republicana e Polícia de Segurança Pública.
A mesma disposição estabelece ainda que havendo tropas apeadas,
monitorizadas e a cavalo constituir-se-ão com a seguinte precedência:
1. Tropas apeadas
2. Tropas a cavalo
3. Tropas monitorizadas.
138
Precedências Militares e da PSP
As altas entidades das Forças Armadas ordenam-se da seguinte forma:
a. Chefe do Estado-Maior General das Forças Armadas
b. Almirantes da Armada e Marechais, segundo a antiguidade
c. Chefe de Estado-Maior da Armada
d. Chefe do Estado-Maior do Exército
e. Chefe do Estado-Maior da Força Aérea.
139
Trajes civis de cerimónia
Chaqué
O chaqué aceita a gala e a meia gala utilizada durante o dia (abrange todos os
atos que se realizem num espaço de tempo compreendido entre as nove da manha
e a sete da tarde).
A sua origem remonta às cortes britânicas do sec.XIX., onde era utilizado como
indumentaria para montar a cavalo.
O mais cerimonioso é de cor preta, ainda que o cinza esteja a torna-se habitual
e não admite condecorações ou outros elementos do género, à exceção de um
botão na casa.
140
Trajes civis de cerimónia
Chaqué
É utilizado nos atos que celebram a Semana Santa, na 5ª Feira Santa usar-se-á
gravata cinzenta e luvas brancas. Na 6ª Feira Santa e Sábado levar-se- á gravata e
luvas pretas.
Atualmente é muito usado em casamentos mas, é importante diferenciar a cor
do chaqué do noivo e dos acompanhantes deste.
141
Trajes civis de cerimónia
Chaqué
Compõem-se das seguintes peças:
Camisa – branca rígida, bem passada a ferro, de gola normal sem botões.
Pulso duplo para botões de gala. O tecido mais frequente é o fio ou popelina.
Gravata – cinza, preferencialmente de seda e no tipo Windsor. Pode ir
adornada de um alfinete de gravata com uma pérola na cabeça.
Colete – cinza, com uma fila de botões de corte clássico. Em cerimónias
fúnebres pode ser de cor preta, em casamentos, branco de seda ou piquet.
Calças – cinzas ou pretas, com raias verticais e corte clássico. O tecido pode
ser um cheviot.
142
Trajes civis de cerimónia
Chaqué
Compõem-se das seguintes peças:
Meias – finas de cor preta, de fio ou seda.
Sapatos – pretos, lisos e de pele, preferivelmente sem atacadores. Devem ser
mate ou com pouco brilho.
Fato – tipo “levita”, com faldões separados na sua parte dianteira e lapelas
clássicas. Pode ser preto ou cinza escuro.
Chapéu – Ainda que não frequente, deve ser de copa, preto ou cinza, em pelo
ou seda brilhante.
Luvas – clássicas, de pele e de cor cinzenta. Atualmente utilizam-se pouco.
143
Trajes civis de cerimónia
Smoking
Vestimenta de tarde, confecionada de tecido preto muito fino, lapelas de seda
preta e botões cobertos de seda.
O conceito de smoking é de inspiração americana. Durante séculos, a ideia de
vestir o traje preto após o por do sol tem inspirado fenómenos de modo.
O smoking pode considerar-se de meia etiqueta, usa-se principalmente em
receções, festas de sociedade, jantares, casamentos, etc.
É um traje de tarde e deve usar-se a partir das 19 horas. Não admite
condecorações, mas pode-se levar um botão na casa do botão do lado esquerdo.
144
Trajes civis de cerimónia
Smoking
Vestimenta de tarde, confecionada de tecido preto muito fino, lapelas de seda
preta e botões cobertos de seda.
O conceito de smoking é de inspiração americana. Durante séculos, a ideia de
vestir o traje preto após o por do sol tem inspirado fenómenos de modo.
O smoking pode considerar-se de meia etiqueta, usa-se principalmente em
receções, festas de sociedade, jantares, casamentos, etc.
É um traje de tarde e deve usar-se a partir das 19 horas. Não admite
condecorações, mas pode-se levar um botão na casa do botão do lado esquerdo.
145
Trajes civis de cerimónia
Compõem-se das seguintes peças:
Fato – de cor preta, azul-escuro, bordeaux ou branco, varia segundo o local e a
época do ano, mas o mais utilizado é o preto. Pode ser reto ou cruzado, com
lapelas redondas de grande abertura, em seda brilhante. Se o fato for cruzado não
se deve vestir barra, só um botão superior.
O fato branco só se veste na primavera e verão e normalmente em espaços
abertos.
Camisa – branca ou de cor marfim muito clara. Gola baixa (de borboleta) e
pulso duplo para levar botões.
Borboleta – preta de seda, mas pode também ser azul ou bordeaux, em função
do fato que se usa.
.
146
Trajes civis de cerimónia
Compõem-se das seguintes peças:
Barra – em seda a jogo com a borboleta. Se levar barra não pode utilizar
colete.
Meias – finas, de seda ou fio e pretas.
Sapatos – pretos, com atacadores e charol.
Colete – de seda e do mesmo tecido que o smoking.
Luvas – brancas, cor de marfim ou cinza, em pele.
147
Trajes civis de cerimónia
Fraque
É um vestuário de grande gala, utiliza-se em casos de máxima etiqueta (ex:
entrega dos Prémios Nobel). O seu uso é normalmente restrito a actos
académicos e jantares de grande gala, como por exemplo, as presididas por
Reis e Presidentes da República.
Confecionado do mesmo tecido que o smoking, leva as mesmas lapelas que
este.
Usa-se com casaco ou capa preta, normalmente de noite e em locais fechados.
Pode levar-se em banquetes de honra ou de gala, em grandes festas, casamentos,
receções oficiais, cerimoniais, etc. Admite toda a classe de condecorações.
148
Trajes civis de cerimónia
Fraque
É um vestuário de grande gala, utiliza-se em casos de máxima etiqueta (ex:
entrega dos Prémios Nobel). O seu uso é normalmente restrito a atos
académicos e jantares de grande gala, como por exemplo, as presididas por
Reis e Presidentes da República.
Confecionado do mesmo tecido que o smoking, leva as mesmas lapelas que
este.
Usa-se com casaco ou capa preta, normalmente de noite e em locais fechados.
Pode levar-se em banquetes de honra ou de gala, em grandes festas, casamentos,
receções oficiais, cerimoniais, etc. Admite toda a classe de condecorações.
149
Trajes civis de cerimónia
150
Estilo Homem Mulher
Reuniões ao ar livre,
refeitório de fábrica,
churrascos
Camisa sem gravata, jaquetas,
malhas e moletons, calçado tipo
top-sider ou mocassim - tênis
somente em caso de prática
desportiva posterior no local
Saia e blusa, calça comprida(não
para cerimônias oficiais
públicas), sandálias mais
fechadas para verão e sapatos
de salto baixo
Café da manhã e
almoços em
ambientes
descontraídos
Blazer, camisa de cor ou
camiseta lisa, gravata opcional
para os mais jovens(tecido
fosco), sapato tipo mocassim
Tailleur, saia e blazer em cores
diferentes, vestido tipo chemisier,
saia e blusa, sapato mocassim.
Bolsa, em solenidade em horário
de expediente comercial, pode
ser a usual.
Trajes civis de cerimónia
151
Estilo Homem Mulher
Cocktail, jantares
,sessões não-
solenes em
ambientes
governamentais
Calça em tecido diferente ao do
blazer, terno príncipe-de-gales,
pied-de-poule. Camisa branca ou
de cor suave -listrada também.
Gravata sempre, sapatos escuro.
Tailleur, blazer, vestido, sapato
scarpin liso e bolsa pequena
Receção –festas à
noite
Terno escuro, gravata discreta,
em tecido nobre(seda pura).
Sapatos e meias pretas-
Vestidos ou duas peças, tecidos
nobres (Crepes, tafetá, brocado,
musselina, renda, jérseis).
Sapato e carteira em couros
metalizados, camurça ou tecido
Atos inaugurais mais
solenes à tarde e à
noite)
Fato completo liso ou calça
mescla e paletó escuro, camisa
branca e gravata mais refinada
É o mesmo de cocktail, mas
pode incluir chapéu em
casamentos matinais e luvas de
pelica lisa.
Trajes civis de cerimónia
152
Estilo Homem Mulher
Jantares e festas
mais sofisticados
Smoking Vestido curto receção, saia longa
e blusa, calças em tecidos
nobres, vestido no comprimento
do traje de gala(cobrindo o pé),
sem pedras
Galas Smoking Vestido longo, com liberdade
para brilhos em tecido ou pedras,
salto alto em calçado
preferencialmente forrado
Questões para resumo da sessão
153
1.Quais as palavras que estão intimamente relacionadas com Protocolo?
2. Diga o que entende de protocolo?
3. Que tipos de protocolo conhece?
4. Diga o que entende por protocolo autárquico?
5. Diga o que entende por precedências?
6. Dê alguns exemplos de precedência( a pé, de automóvel)
7. Qual o papel e o objetivo do gabinete de protocolo.
8.Diga quais são os objetivos específicos do serviço de protocolo.
9.Diga quais são as responsabilidades do gabinete de protocolo
10.Diga quais são as considerações na realização de um evento
Fecho
154
Encerramento do contrato
Encerramento do projeto
Lições Aprendidas Coleta
Consolidação
Disponibilização
Divulgação
Arquivamento da documentação
Registros históricos
Aprender com a própria experiência
erros e acertos
Organização e gestão de eventos Conceção, Criatividade, Briefing e
Agências
155
Evento
Evento
156
É um acontecimento que tem como característica principal proporcionar uma
ocasião favorável ao encontro de pessoas, congregando-as em torno de um
objetivo específico que, simultaneamente, constitui o seu principal tema e
justifica a sua realização.
Evento
Evento
157
Assume um papel de “cartão de visita” da Empresa, com um consequente
aumento nas proporções e finalidades, que se repercutem na organização, a
qual por sua vez se tornou, tarefa trabalhosa, especializada e de grande
responsabilidade. As improvisações de última hora podem comprometer não só o
evento em si como também a imagem da Empresa, naturalmente transformando
o investimento realizado em desperdício de recursos materiais e humanos.
Fases de um planeamento de eventos
Pré-evento
É a fase essencial do evento onde haverá a definição do projeto e o
planeamento de todas as atividades, bem como o detalhamento de
receitas e despesas esperadas, com a decisão de que tipo de
fornecedores e profissionais deverá ser contratado. Também são
equacionados os controlos administrativos e financeiros. Tudo isso girará
em função dos objetivos gerais e específicos do evento e da previsão de
receitas estimadas.
158
Fases do planeamento de eventos
Evento
Se a fase o pré-evento for bem elaborada, a realização do evento
tem grandes possibilidades de ser um sucesso, pois haverá uma boa
base para que a organização da estrutura operacional do evento possa
acontecer sem grandes problemas. Nesta fase, há a montagem do
evento no local escolhido e a operacionalização do atendimento ao
público-alvo. Também vão operar todos os fornecedores e profissionais
contratados durante o pré-evento.
159
Fases do planeamento de eventos
Evento
Se a fase o pré-evento for bem elaborada, a realização do evento
tem grandes possibilidades de ser um sucesso, pois haverá uma boa
base para que a organização da estrutura operacional do evento possa
acontecer sem grandes problemas. Nesta fase, há a montagem do
evento no local escolhido e a operacionalização do atendimento ao
público-alvo. Também vão operar todos os fornecedores e profissionais
contratados durante o pré-evento.
160
Fases do planeamento de eventos
Pós-evento
Caracteriza-se pela desmontagem de toda a estrutura montada na
fase anterior, dos acertos financeiros e dos pagamentos dos
fornecedores. É o momento também devolver todos os materiais não
utilizados e as correspondências oficiais catalogadas e arquivadas
corretamente da apresentação dos relatórios financeiros e de
desempenho evento.
É a fase da avaliação dos resultados.
161
Conceção e Briefing
A etapa inicial de um planeamento de eventos acontece com a
conceção, que é a geração da ideia do evento e a obtenção das
informações preliminares para o desenvolvimento do planeamento de
evento.
Na área de eventos, a conceção e o briefing são somente um
apanhado de informações básicas de direcionamento de eventos, que
devem representar praticamente um “interrogatório” da expectativa e da
ideia de evento do cliente para o desenvolvimento das outras etapas do
planeamento.
162
Conceção, Criatividade, Briefing e Agências
Conceção
É a fase do reconhecimento das necessidades do evento, onde se
elabora alternativas para supri-las, identifica os objetivos, coleta as
informações necessárias para a execução do evento, estabelecem
diretrizes e lista os resultados desejados. Nesta fase acontece o que
muitos profissionais denominam de visita técnica.
163
Conceção e Briefing
Para se fazer um evento de sucesso, esse sonho deve ser
concretizado com a identificação de uma ou várias necessidades e/ou
oportunidades encontradas em um ou mais segmentos. Para isso, após
essas constatações, devem-se identificar com clareza e quais objetivos
e resultados o evento pretende alcançar.
164
Conceção e Briefing
Briefing
É um conjunto de informações e instruções facultadas e necessárias
para o desenvolvimento do planeamento de eventos.
São os aspetos relevantes para do evento. Esse instrumento é aplicado
não só para procurar as informações dos itens a compor o planeamento mas
também, quando se torna necessário esclarecer alguém, resumidamente, do
andamento do processo ou de qualquer problema que não esteja
solucionado.
É através do briefing que o organizador desenvolve todas as ações do
planeamento para sua melhor execução.
165
Conceção, Criatividade, Briefing e Agências
Briefing
O “briefing” tem a finalidade de informar sobre o evento, ser uma espécie de
roteiro e auxiliar no enquadramento do mesmo.
Frequentemente o primeiro “briefing” a ser feito é o que antecede a
organização do próprio evento, quando se solicita a apresentação de
propostas. Neste fase do pré-evento, o documento assume uma grande
importância porque é a partir desta informação – pode igualmente ocorrer em
formato de reunião –, que se efetua o planeamento das diversas etapas a
observar na realização do evento mediante, também, o pedido e a visão que o
cliente tem sobre o acontecimento.
166
Conceção, Criatividade, Briefing e Agências
Briefing
Apresenta-se uma estrutura simples para elaboração de um briefing (pré-evento):
a) Enquadramento: efetuar uma curta apresentação sobre a Empresa ou
Instituição que promove o evento, incluindo a forma como está organizada e
quem são as pessoas de maior estatuto;
b) Contextualização: é fundamental que o cliente refira quais foram os eventos
anteriores e como e onde decorreram. Deve falar sobre a sua marca, sobre a
empresa e o que entender ser pertinente informar;
c) Objetivos: o cliente deve apresentar uma descrição sobre os objetivos a
alcançar com a realização do evento;
167
Conceção, criatividade, briefing e agências
Uma vez analisadas as etapas da viabilidade do evento e de sua
coordenação, passa-se a relatar a composição, preparação de um evento.
Estamos ainda nas principais etapas da elaboração de um planeamento e
ainda, a criatividade para fazer com que o mesmo se torne atrativo, diferente,
único perante o público-alvo e as empresas patrocinadoras e parceiras.
168
Conceção, criatividade, briefing e agências
Um tema criativo, oportuno, inovador, atual, polêmico é garantia de
sucesso de qualquer evento. Vale lembrar que o marketing do evento já
começa com a natureza e a relevância do tema escolhido. O tema ou a
mensagem que se pretende transmitir pelo evento deverá ser estabelecido
ou inspirado de forma a motivar o interesse e a participação do público-alvo.
169
Conceção, Criatividade, Briefing e Agências
Criatividade
Processo de se tornar sensível a problemas, deficiências e lacunas no
conhecimento; identificar a dificuldade, procurar soluções, formulando
hipóteses; testar e retestar estas hipóteses; e, finalmente, comunicar os
resultados.
Torrance em Alencar & Fleith (2003)
170
Conceção, Criatividade, Briefing e Agências
Criatividade
Criatividade envolve a produção de algo novo, que é aceito como útil
e/ou satisfatório por um número significativo de pessoas em algum ponto
no tempo.
171
Conceção, Criatividade, Briefing e Agências
Agências
É frequente as empresas que não dispõem de funcionários internos de
gestão de eventos recorrerem aos serviços de agências externas, que se
encarregam de realizar o trabalho em seu nome. As agências podem oferecer
uma experiência valiosa e conhecimentos especializados adquiridos através da
organização de uma vasta gama de eventos em nome de diferentes clientes.
172
Conceção, Criatividade, Briefing e Agências
Agências
Além disso, ao contrário do que acontece com um organizador interno que
trabalha no sentido de estabelecer processos e procedimentos que, na maior
parte dos casos, visam uma audiência específica para todos os eventos, uma
agência tem de adaptar os seus serviços às necessidades de cada cliente
individual para o qual trabalha, no que se refere a cumprir as necessidades
orçamentais, o mercado alvo, etc.
Dependendo da dimensão da agência, é possível que disponha de
funcionários com experiência em áreas específicas.
173
Organização e Gestão de Eventos Planeamento de Eventos
174
Importância do planeamento
175
“ A melhor preparação para o trabalho de amanhã é o bom trabalho de
hoje” (in Ana Santiago, Formação Portal do Ser)
“ Estabelecer o caminho que a organização quer percorrer no futuro,
através de estratégias e táticas” (Filipe Pedro et al)
“ Determinação dos meios mais indicados para atingir os fins definidos”
(Filipe Pedro et al)
Perspetiva estratégia de eventos
176
Porque razão é necessário o marketing na organização e gestão de um
evento?
• A utilização dos princípios e ferramentas do marketing transmite segurança
na tomada de decisões
• Transmite confiança aos patrocinadores, logo, há maior probabilidade de
obter patrocínio
• Maior probabilidade de sucesso do evento
• Avaliação mais cuidada e minuciosa no sentido de uma MELHORIA
contínua
• Ser o alvo de escolha dos consumidores dado o excesso de concorrência
Perspetiva estratégia de eventos
177
Qualquer organização de evento é uma atividade de marketing, ou seja,
implica um processo estratégico
• Avaliar as necessidades do mercado/público para definição do evento
• Análise da situação externa (programação, mercados, concorrência,
preços, condições políticas) e interna (recursos humanos, financeiros, relação
com fornecedores e entidades locais, gestão de patrocínios). Exemplos?
• Identificar opções estratégicas: crescimento, consolidação, contenção,
combinação
• Escolher a melhor estratégia de produto, preço, comunicação e distribuição
Planeamento de eventos: etapas
178
1ª Objetivos e Público-alvo
• Definir de forma clara e precisa o objetivo
• Controlar a amplitude que se quer atingir
• Exemplos de objetivos:
- Lançamento de novo produto/marca
- Reunião de pessoas/discussão de temas
- Apresentação institucional da empresa
- Promoção de empresa/produto/marca
- Divulgação de uma região/destino
Planeamento de eventos: etapas
179
Definição de objetivos
O acrónimo SMART
Específicos (Specific) – centrados nas metas de um evento;
Mensuráveis – expressos de forma quantificável;
Acordáveis – têm o acordo dos responsáveis por atingir esses
objetivos;
Realísticos – existem pessoas, recursos financeiros, canais de
marketing e distribuição disponíveis para atingir esses objetivos;
Definidos no Tempo (Time specific em inglês) – devem ser atingidos
até determinado prazo limite.
Planeamento de eventos: etapas
180
1ª Objetivos e Público-alvo
Identificar e selecionar o público de interesse
• Identificar os segmentos e áreas geográficas de onde provêm
• Perceber as suas necessidades, interesses e expectativas
• Definir o número de pessoas a atingir
A identificação e conhecimento do público-alvo torna todas as
decisões de planeamento do evento mais claras
Planeamento de eventos: etapas
181
2ª Orçamento disponível
• Verificar e analisar o orçamento disponível
• Estabelecer um orçamento básico e definir o grau de flexibilidade
• Esta etapa deve anteceder todas as opções e ações estratégicas
A verificação do orçamento permite distribuir as verbas pelas
atividades a incluir no evento
Planeamento de eventos: etapas
182
3ª Estratégia do evento
• Após definição de finalidades e orçamento deve-se optar pela
melhor estratégia de execução do evento (micro)
• Essa estratégia é definida já no âmbito de uma estratégia mais geral
(macro) do evento.
A estratégia é o meio que nos permite atingir os objetivos gerais do
evento
Planeamento de eventos: etapas
183
4ª Definição do tema
• Definir, explicitar e divulgar é importante e deve ser feito de forma
mais rápida possível (porquê?)
• A definição do tema implica escolha dos meios de divulgação do
evento, escolha do local, público-alvo, potenciais patrocinadores, convites
• O tema principal deverá ser curto, objetivo, claro, com impacto. Deve
resumir todos os fins que se espera alcançar com o evento
A definição do tema ajuda a orientar todas as decisões seguintes
Planeamento de eventos: etapas
184
5ª Data e Local
• Etapas para definição da data: (1) melhor altura para a realização/base de
trabalho; (2) verificar aspetos como feriados, eventos concorrentes, épocas altas e
baixas, datas comemorativas; (3) identificar dias da semana mais adequados;
• A par da data, a escolha dos melhor horário é fundamental. Deve-se já prever
eventuais atrasos (normalmente/ a atividade inicia 30m após)
A escolha de uma má data/hora para a realização do evento pode causar o
INSUCESSO do mesmo!
Planeamento de eventos: etapas
185
5ª Data e Local
• A definição do local deve atender aos seguintes elementos:
(a) Gerais: Objetivo do evento; formato, interesses e expectativas público-alvo;
disponibilidade do espaço; local compatível com o orçamento disponível? (avaliar
custo/benefício; ter no mínimo 3 opções em carteira)
(b) Específicos (condições do espaço) O local tem a “cara do evento”? Tem
estacionamento com segurança? Receção eficiente, agradável, com sinalética
adequada? Equipamento audio-visual? É necessário recorrer aos serviços de
fornecedores externos? Existem hotéis, restaurantes, bares no local ou perto dele?
Localização, decoração dos espaços
”
Planeamento de eventos: etapas
186
5ª Data e Local
• A definição do local deve atender aos seguintes elementos:
(a) Gerais: Objetivo do evento; formato, interesses e expectativas público-alvo;
disponibilidade do espaço; local compatível com o orçamento disponível? (avaliar
custo/benefício; ter no mínimo 3 opções em carteira)
(b) Específicos (condições do espaço) O local tem a “cara do evento”? Tem
estacionamento com segurança? Receção eficiente, agradável, com sinalética
adequada? Equipamento audio-visual? É necessário recorrer aos serviços de
fornecedores externos? Existem hotéis, restaurantes, bares no local ou perto dele?
Localização, decoração dos espaços
”
Planeamento de eventos: etapas
187
6ª Programa
• Definição do programa provisório vs definitivo; interno vs externo
•Definição do programa geral: horários, interrupções, refeições, duração,
conteúdo, espetáculos/animação
• Qualquer programa deve constar:
- Dias; hora de início e fim; tema principal
- Oradores e pequeno histórico profissional
- Resumo de cada intervenção
Planeamento de eventos: etapas
188
6ª Programa
- Sala onde terá lugar a atividade
- Horários e local de refeições
- Informação clara sobre transporte dos participantes
- Valor e condições de pagamento”
Deve-se ter em conta que o programa é o “mapa” que orientará o participante
ao longo de todo o evento. Se esse mapa não existe ou está mal construído as
dúvidas serão maiores serão defraudadas as expectativas dos participantes
Planeamento de eventos: etapas
189
7ª Afetação de Recursos
A) Recursos financeiros
•Capital disponível
• Despesas a efetuar
• Fontes de financiamento: subsídios públicos, doações de entidades
privadas, contribuições particulares, programas especiais, venda de bilhetes,
patrocínio, mecenato
Planeamento de eventos: etapas
190
7ª Afetação de Recursos
B) Recursos Humanos
• Determinar necessidade de pessoal
• Analisar e descrever funções
• Definir políticas e procedimentos
• Elaborar orçamento
• Efetuar recrutamento e seleção
• Formar equipa
• Supervisionar e avaliar desempenho
Planeamento de eventos: etapas
191
7ª Afetação de Recursos
C) Recursos físicos, materiais e serviços
• Infraestruturas
• Equipamentos diversos
• Serviços diversos: catering, audiovisuais, decoração, etc
• Serviços de apoio: abastecimento, limpeza
D) Recursos legais e de risco
• Contratos
• Registo de marcas
• Segurança
• Serviços de emergência
Planeamento de eventos: etapas
192
8ª Reunir os envolvidos
• Necessidade de transmitir a informação sobre o evento aos colaboradores
envolvidos no planeamento, execução e controlo
• Envolvidos: colaboradores da empresa, hospedeiros de eventos,
fornecedores de serviços
Esta fase será desenvolvida no módulo seguinte de “gestão de eventos”
Planeamento de eventos: etapas
193
9ª Contratação de serviços
• Esta fase envolve a contratação de todos os serviços necessários à
realização do evento
-Catering: escolher a empresa, definir tipos de refeições (almoço, banquete,
breakfast, café da manhã, chá da tarde, churrasco, cocktail, coffee-break, happy-
hour, jantar, picnic, vinho de honra, welcome drink), formatos de serviço (sentado,
volante, buffet) menus, horários, nº de pessoas para o serviço,
Planeamento de eventos: etapas
194
9 ª Contratação de serviços
- Animação: artistas circenses (andas, malabaristas, mimos, palhaços,
trapézio)
- Decoração: escolha de local (quente/fresco; aberto/fechado;
localização/história); tipo
de evento (oficial, formal, informal), duração do evento (tipo de materiais a
utilizar)
- Filmagem e fotografia
Planeamento de eventos: etapas
195
10 ª Estratégia de Comunicação
• Variável do marketing utilizada para divulgar/promover o evento: imagem a
criar, mensagem a transmitir, posicionamento do evento
• Identificar os meios de comunicação em função do público-alvo: publicidade
no exterior (outdoors, mupies, cartazes, banners em fachadas, viaturas, wc
públicos, etc), fyers, desdobráveis, cartas e convites, comunicação de imprensa/kit
de imprensa, merchandising
Planeamento de eventos: etapas
196
10 ª Estratégia de Comunicação
• Apostar num bom levantamento de meios nacionais, regionais e locais
• Utilizar instrumentos de divulgação como o press-release e o convite
• Preparar sempre um Kit de Imprensa que forneça todas as informações
necessárias sobre o evento
• A mensagem do evento deve sempre ser clara, concisa, correta, completa
A escolha da estratégia de comunicação ditará o sucesso ou insucesso do
evento.
Planeamento de eventos: etapas
197
11 ª Planeamento Logístico
• Classificar e ordenar de forma lógica as atividades a desempenhar
• Atribuir responsabilidades e tarefas
•. Fixar alternativas possíveis no caso de sucederem falhas
• Preparar sistema de registo de visitantes, elaborar cronograma geral do
evento, checklists, diário de gestão de espaço
Esta fase será aprofundada no módulo seguinte de “gestão de eventos”
Planeamento de eventos: etapas
198
12 ª Novo Orçamento
• Verificar o indicar o investimento total previsto para o evento
• Após definição clara de toadas as atividades deve-se elaborar novo
orçamento mais preciso e real comparando-o com o preestabelecido e proceder a
ajustes
• O orçamento deve indicar todos os serviços a prestar, assim como custos
• Fazer ainda referência a condições do orçamento: modalidades de
pagamento, condições de cancelamento, validade;
Planeamento de eventos: etapas
199
13 ª Avaliação
•Fase fundamental do planeamento, muitas vezes esquecida
•Fase essencial que permite fazer um balanço construtivo do evento
• Permite identificar erros cometidos e aspetos positivos
• Informação fundamental para a realização dos próximos eventos
Planeamento de eventos: etapas
200
Em suma
O planeamento do evento deverá responder às seguintes questões:
- O que
- Por que
- Para que
- Onde
- Como
- Quando
- A quem
- Quem
- Com que
Planeamento de eventos: etapas
201
Em suma
O planeamento do evento deverá responder às seguintes questões:
- O que (natureza do projeto)
- Por que (origem)
- Para que (objetivos)
- Onde (Local)
- Como (atividades, planeamento logísticos, metodologia)
- Quando (calendarização)
- A quem (público-alvo)
- Quem (entidade anfitriã, organizadora, colaboradores)
- Com que (recursos materiais, financeiros)
MODELO DE CRONOGRAMA
Evento
Cliente
Local
Data / / Horário
Profissional responsável
ATIVIDADES DATA DATA DATA RESPONSÁVEL OBSERV.
INÍCIO LIMITE FINAL
1.Planeamento
2.Programação visual
3.Divulgação
4.Mailing List
5.Organização
6.Instalações físicas
7.Recursos humanos
8.Recursos materiais
9.Recursos audiovisuais e equipamentos
10.Avaliação
202
MODELO DE ROTEIRO DE EVENTOS
1.Título
2.Entidade e/ou empresa promotora
3.Entidade e/ou empresa organizadora
4.Cidade – sede
5.Local do evento
6.Tema do evento
7.Objetivos
8.Justificativa
9.Público – alvo e número previsto de participantes
10.Descrição do evento
11.Período de realização do evento e horário
12.Inscrições e informações
13.Taxa de inscrição e/ou ingresso
14.Recursos necessários
15.1 – recursos humanos
16.2 – recursos materiais (administrativo)
17.3 – materiais de divulgação
18.4 – recursos audiovisuais e equipamentos
19.5 – diversos
20.Instalações
21.Serviços (transporte, hospedagem, alimentação, sonorização, decoração e outros)
22.Previsão orçamentária
23.1 – receitas
24.2 – despesas
25.Cronograma
26.Considerações gerais
203
MODELO DE CHECKLIST
Evento: semana de turismo
Local: auditório da Instituição Organizadora
Data: 22/03 á 27/09 de 200 Horário: das 19h30 ás 22h30
Responsável; João Carlos Azevedo
DISCRIMINAÇÃO UNIDADE/SETOR RESPONSÁVEL SITUAÇÃO
1 – reserva do local Coordenação de curso Carla matos Em andamento
2 – reunião para montagem da comissão
organizadora da semana
Coordenação de curso Carla matos Ok
3 – distribuição de atividades para as diversas
comissões de trabalho
Coordenação geral do evento Sandra regina Ok
4 – definir tema e programa do evento Comissão organizadora
5 – contratar pessoas e/ou profissional
autônomo p/ criação de material de divulgação
Comissão financeira, de divulgação e
marketing
6 – Procurar patrocínio e apoio cultural Comissão financeira, de divulgação e
marketing
204
MODELO DE CHECKLIST
Evento: semana de turismo
Local: auditório da Instituição Organizadora
Data: 22/03 á 27/09 de 200 Horário: das 19h30 ás 22h30
Responsável; João Carlos Azevedo
DISCRIMINAÇÃO UNIDADE/SETOR RESPONSÁVEL SITUAÇÃO
7 – definição do material de divulgação Comissão organizadora
8 – contratação de gráfica p/ impressão do material de
divulgação e administrativo
Comissão organizadora
9 – fazer listagem de convidados e palestrantes Secretaria do evento
10 – enviar carta convite p/ autoridades,
palestrantes,diretoria da instituição e demais funcionários
Secretaria do evento
11 – fazer reserva de equipamentos de audiovisual no
departamento responsável
Secretaria do evento
12 – fazer solicitação de serviço de copa (café,água, chá) Secretaria do evento
205
MODELO DE CHECKLIST
Evento: semana de turismo
Local: auditório da Instituição Organizadora
Data: 22/03 á 27/09 de 200 Horário: das 19h30 ás 22h30
Responsável; João Carlos Azevedo
DISCRIMINAÇÃO UNIDADE/SETOR RESPONSÁVEL SITUAÇÃO
13 – fazer folow up dos convidados, autoridades e outros Secretaria do evento
14 – fazer a divulgação na mídia Comissão financeira,de
divulgação e marketing
15 – fazer a divulgação do evento na instituição Comissão financeira, divulgação
e marketing
16– mostrar as pastas dos participantes e convidados Comissão de recepção
17 – mostrar as pastas dos participantes e convidados Comissão de recepção
18 – definição de recepcionistas e escala de trabalho Comissão de recepção
206
MODELO DE CHECKLIST
Evento: semana de turismo
Local: auditório da Instituição Organizadora
Data: 22/03 á 27/09 de 200 Horário: das 19h30 ás 22h30
Responsável; João Carlos Azevedo
DISCRIMINAÇÃO UNIDADE/SETOR RESPONSÁVEL SITUAÇÃO
19 – verificação e liberação de estacionamento Secretaria do evento
20 – elaborar carta de agradecimento p/ os palestrantes Secretaria do evento
21 – providenciar os certificados dos participantes Secretaria do evento
22- definir mestre de cerimônia Comissão organizadora
23 – treinar as recepcionistas Coordenação geral do evento
24 – convocar reunião de avaliação do evento Coordenação geral do evento
25 – elaborar relatório de avaliação Coordenação geral
207
Organização e Gestão de Eventos Gestão de Fornecedores e Serviços
208
Gestão de Fornecedores e Serviços
209
Tão importante como escolher os profissionais e voluntários que estarão
fazendo parte dos trabalhos do evento e a escolha dos seus fornecedores, das
empresas prestadoras de serviços especializados. Precisamos também, fazer
que cada empresa se conheça, ou seja, se conheçam e falem a mesma
“linguagem”, tendo o mesmo padrão de qualidade e atendimento. Todas as
empresas oficiais do evento devem ser alvo de criteriosa seleção, onde se deve
analisar a competência, reputação, experiência e qualidade dos serviços
anteriormente prestados e preço justo. Todas, sem exceção, devem ter contrato
escrito previamente assinado, com descrição detalhada de suas
responsabilidades e deveres e cronograma.
Gestão de Fornecedores e Serviços
210
Para cada produto, serviço ou opcional oferecido a seus clientes, deve
haver um ou mais fornecedores já referenciados e com contrato de
fornecimento previamente definido e assinado. As condições mínimas a serem
negociadas e acordadas com cada um dependem das necessidades de cada
empresa e de seus mercados.
Gestão de Fornecedores e Serviços
211
Alguns dos principais fornecedores e empresas prestadoras de serviços
de um evento:
Decoração;
Catering
Equipamentos eletrônicos;
Fotografia e filmagem
Gráfica;
Gerador próprio de energia
Empresa de aluguer de veículos;
Limpeza
Organização e Gestão de Eventos Catering
212
Catering
213
O Catering
Ter a oportunidade de contar com este tipo de serviço na realização do
evento representa uma grande ajuda, em virtude de os colaboradores já
estarem habituados ao local e o serviço desenvolve-se com maior facilidade.,
para além de o custo poder ser menor.
Catering
214
O Catering
No caso de ser necessário contratar uma empresa exterior, deve-se em
primeiro lugar, considerar que tipo e quantas refeições serão servidas ao longo
do dia ou dos dias e para que público. O tipo de refeições, a horas a serem
servidas, a quantidade de refeições em cada momento e outras questões
específicas devem ser programadas e incluídas num cronograma próprio para
melhor controlo por parte da empresa de catering, o que originará um melhor
serviço.
Organização e Gestão de Eventos Sessão solene
215
Cerimónias no Município
Sessão solene
A Sessão Solene pode ocorrer num espaço próprio para a entrega de distinções
ou medalhas do município, mas como meio para receber, de forma pública e com a
maior dignidade, uma personalidade de que, estando de visita ao concelho, o
justifique. Serve para registar outros atos, como sejam o dia do concelho e a
assinatura oficial de protocolos ou acordos de cooperação.
São enviados convites próprios para o efeito e organizada a sala na relação
direta com o universo e o tipo de convidados previstos.
216
Cerimónias no Município
Sessão solene
Deve-se acautelar a existência de um espaço de tempo entre a chegada aos
Paços do Concelho e o início da cerimónia.
O Presidente da Câmara deve receber à porta do edifício a entidade,
conduzindo-a ao seu gabinete.
Deve oferecer algo para beber, permitindo uns minutos de descontração e de
conversa informal.
Este tempo é precioso para que todos os convidados se instalem na sala,
tomando o seu próprio lugar. Quando isto acontecer as personalidades que
integram a Mesa de Honra dirigem-se à sala, sabendo previamente o seu lugar.
217
Cerimónias no Município
Sessão solene
A pessoa encarregue de gerir a cerimónia apresenta a composição da Mesa de
Honra, e dá-lhe inicio em nome da entidade que preside.
Caso seja a entrega de distinções, pode dar-se espaço para uma intervenção ao
homenageado.
Caso sejam muitos os distinguidos, pode sugerir-se que um fale em nome de
todos, propondo-se a personalidade com maior prestigio, a que recebe maior
distinção, sempre aquela que todos se revejam sem problemas.
Dando-se por concluída a cerimónia, pode seguir-se uma refeição formal ou
não.
218
Cerimónias no Município
Sessão solene
As Mesas de Honra devem ser constituídas por um número impar de pessoas.
Pódio
219
6 4 2 1 3 5 7
Cerimónias no Município
Sessão solene
Se for par, considera-se a existência de uma linha imaginária entre os dois
centros da mesa, sendo o maior importante o da direita , esquerda de quem olha
da assistência.
Pódio
220
6 4 2 1 3 5 7 8
Cerimónias no Município
Sessão solene
A Mesa de Honra começa a constituir-se chamando primeiro a pessoa que a vai
presidir. Pode considerar-se que as pessoas ocupam os seus lugares sem serem
previamente chamadas.
Por deferência, o representante do clero fica numa cadeira especial, à direita da
nessa, esquerda para a assistência.
Se não houver muita solenidade e com poucas pessoas, é bom apresentar,
através de um cartão, o nome e o cargo ou só o cargo da pessoa em causa.
Chamam-se para integrar a Mesa de Honra, as restantes entidades pela ordem
de precedência.
221
Cerimónias no Município
Sessão solene
A primeira pessoa a usar da palavra pode ser o anfitrião para dar as boas
vindas, ou um seu representante.
Geralmente começa-se pela pessoa menos importante e a sessão acaba com o
discurso da pessoa mais importante.
Os vocativos, são feitos pela ordem inversa – começa pela pessoa com maior
precedência e termina com Minhas Senhoras e Meus Senhores.
222
Cerimónias no Município
Sessão solene
Na plateia pode considerar-se a existência de uma única fila de cadeiras,
ficando os convidados sentados da seguinte forma:
223
Mesa da Presidência
3
22
1 5 7 9 11 10 2 4 6 8
20 18 16 14 12 13 15 17 19 21
Pódio
Cerimónias no Município
Sessão solene
Ou duas filas separadas por uma coxia central
Pódio
224
Mesa da Presidência
3 1 5 7 9
11
10 2 4
6 8
20 18 16 14 12 13 15
17 19
Organização e Gestão de Eventos Tipos de reuniões
225
Reuniões oficiais
As reuniões podem revestir-se de várias formas, atendendo à natureza dos
participantes ou ao objetivo que se pretende atingir.
Tipos de reuniões:
Conferência
Definição: apresentação formal de tema científico, geral ou técnico, por um
especialista no assunto.
Objetivo: estudar, debater e extrair conclusões sobre um tema.
Duração: uma hora, sendo quarenta minutos para a conferência e vinte minutos
para o debate.
Público-alvo: especialistas e interessados no tema.
226
Reuniões oficiais
A conferência é um tipo de evento que possibilita a disposição do ambiente de
várias formas. As mais indicadas são:
1. a mesa principal é reservada somente ao anfitrião e ao conferencista.
As autoridades devem ser encaminhadas às primeiras fileiras do auditório,
obedecendo a Ordem Geral de Precedência.
2. a mesa principal é reservada ao anfitrião, conferencista e demais autoridades.
Neste caso, o conferencista fará sua apresentação a partir da mesa principal.
3. a mesa principal é reservada ao anfitrião, ao conferencista e às demais
autoridades. No entanto, a apresentação do conferencista se dá a partir da tribuna.
227
Reuniões oficiais
Para iniciar a conferência é imprescindível a presença de um presidente de
mesa, que fará a apresentação do conferencista e coordenará os trabalhos..
Em seguida, o conferencista realiza sua apresentação e expõe todos os
aspetos previamente definidos.
Após a exposição do convidado, a palavra poderá ser dada à plateia para
questões; contudo, quando se tratar de conferência realizada na abertura de um
evento maior, é aconselhável não abrir espaços para perguntas, pois a sequência
dos trabalhos poderá ficar comprometida.
Ao final dos debates, o presidente da mesa fará os agradecimentos ao
conferencista, ao público presente, aos convidados e dará por encerrada as
atividades. 228
Reuniões oficiais
Painel
Definição: evento onde um orador e até quatro especialistas explanam sua
visão sobre um tema predeterminado, sempre coordenado por um moderador.
Objetivo: explanar, debater e obter conclusões sobre um determinado
tema.
Duração: até uma hora e trinta minutos.
Público-alvo: pessoas interessadas no tema.
229
Reuniões oficiais
Painel
Os trabalhos têm início com a apresentação do orador e dos especialistas.
O moderador informa sobre a dinâmica das atividades e passa a palavra ao
orador, que terá 15 minutos para se manifestar. Falam, em seguida, cada um dos
especialistas, por dez minutos. Todos devem dispor do mesmo tempo para se
manifestarem.
Encerradas as apresentações, o moderador iniciará os debates e o orador e os
especialistas responderão às perguntas formuladas.
230
Reuniões oficiais
Palestra
Definição: evento caracterizado pela apresentação de um tema, por um
especialista, a um grupo de pessoas com interesses comuns.
Objetivo: informar e atualizar o público sobre um determinado assunto.
Duração: uma hora, sendo quarenta minutos para a apresentação e vinte
minutos para perguntas e respostas.
Público-alvo: pessoas interessadas no tema.
O evento é iniciado com a apresentação do palestrante e, em seguida, a ele é
concedida a palavra. Finda a exposição, dá-se início aos debates com a plateia.
Terminando os debates, o moderador (o anfitrião ou o locutor) encerra a palestra
agradecendo a presença de todos. 231
Reuniões oficiais
Brainstorming
Este tipo de reuniões não deve ter muitos participantes. Espera-se que cada
um, de forma livre e sem inibições, dê expressão à sua imaginação e criatividade.
O seu objetivo é encontrar uma solução original para um problema.
São apontados todos os contributos, seguindo-se uma análise de todas as
propostas e a conclusão.
232
Reuniões oficiais
Tipos de Mesas para Reuniões
Mesa retangular simples.
Quando se trata de duas delegações, a da casa e a convidada, a anfitriã deve
sentar-se de costas para as janelas e a convidada de frente para as mesmas.
Estas reuniões devem ser logo pela manhã, para que aluz que entra nas janelas
seja de pouca intensidade.
233
4 4
Reuniões oficiais
Tipos de Mesas para Reuniões
Mesa em Ferradura ou em U invertido
A sua utilização é aconselhada quando se trata de três delegações diferentes. A
delegação anfitriã é que preside, fica sentada na parte de fora da curvatura do U.
Em caso de prolongamento do U deve sentar-se cada uma das outras delegações
– à direita e à esquerda da delegação anfitriã - ,consoante uma precedência pré-
estabelecida antes do inicio da reunião e que deve ser indicado pelo anfitrião
principal.
234
Reuniões oficiais
Tipos de Mesas para Reuniões
Mesa em Ferradura ou em U invertido
235
4 4
Reuniões oficiais
Tipos de Mesas para Reuniões
Mesa quadrada grande
Sentam-se à mesa quadro delegações, ficando frente a frente e com o chefe de
delegação ao centro da equipa.
236
4 4
Reuniões oficiais
Tipos de Mesas para Reuniões
Mesa retangular ou oval grande
São os tipos de mesa ideais para grandes reuniões, com várias delegações.
Na mesa retangular, a presidência deve sentar-se num dos cantos pequenos do
retângulo.
Há que ter em conta a localização das janelas, que devem ficar nas costas ou
do lado esquerdo.
Com a mesa oval, a presidência pode sentar-se ao centro de um dos lados
maiores, desde que o cuidado de distribuir protocolarmente, à sua direita e à sua
esquerda, as delegações visitantes.
237
Reuniões oficiais
Tipos de Mesas para Reuniões
Mesa retangular ou oval grande
238
Reuniões oficiais
Auditórios
Com uma mesa ao centro, numa posição mais elevada do que o espaço
reservado ao público e para ele virada, seguem-se as cadeiras em fila.
Deve-se considerar a seguinte listagem de equipamento necessário:
Data-show
Computador
Projetor de diapositivos
TV e vídeo ou DVD
Ecrã branco
Paper-board e caneta
Água e copos
239
Reuniões oficiais
Auditórios
Deve-se considerar a seguinte listagem de equipamento necessário:
Papel branco e esferográficas para participantes
Dossier pessoais dos participantes
Diapositivos ou transparências para as apresentações.
240
Reuniões oficiais
Convocatórias
As convocatórias são o modo e o meio para comunicar as existências das
reuniões e devem conter:
Local da reunião, com indicação do número d telefone e morada, se necessário
juntar mapa com a localização.
Data e hora:
Ordem de trabalhos pormenorizada;
entidade e personalidade que convoca a reunião.
241
Reuniões oficiais
Material a distribuir aos participantes
Os dossiers a distribuir devem incluir:
carta ou mensagem de apresentação;
programa da reunião ou a ordem de trabalhos;
Documentação diversa;
Localização, acessos e distribuição das salas;
Lista de participantes;
Telefones uteis;
Resumo das intervenções dos oradores;
cartão de identificação dos intervenientes e dos participantes conforme o caso;
Mapa da localidade e diversa informação útil.
Papel branco, lápis ou esferográfica
242
Reuniões oficiais
Material a distribuir à comunicação social
programa da reunião ou a ordem de trabalhos;
participantes
Informação sobre acreditação e passes;
transportes
Mapa da localidade, da zona da reunião e diversa informação útil.
Serviços de apoio –bar/banco;
Centro de OCS
Localização e horário
Telefones uteis
Serviços on-line
Conferência de imprensa
243
Protocolo à mesa
Além dos almoços e jantares oficiais, em que os convidados se sentam à mesa,
oferecem-se também refeições oficiais de pé, revestindo-se de diversas formas e
possibilidades de organização.
As receções à noite acontecem, normalmente, a seguir a um banquete oficial.
Quando não é possível convidar mais do que um certo número de
personalidades, pode levar-se a efeito uma receção no final.
As receções de manhã são usadas, normalmente, pelas missões diplomáticas
no dia da sua festa nacional, podendo servir como solução aquando de uma
cerimónia municipal.
244
Protocolo à mesa
As receções ao fim da tarde correspondem ao que vulgarmente se chama de
cocktail e destinam-se a reunir um número mínimo de 30 convidados e um máximo
que pode ir às centenas, não sendo viável tê-los todos sentados à mesa.
Existem duas formas:
O cocktail propriamente dito, que terá um lugar num período definido entre as 19
e as 21 horas, servindo-se neste caso, bebidas e acompanhamentos ligeiros.
Se levar a efeito um cocktail num jardim, ao ar livre, pode denominar-se de
garden party.
Inicia-se à mesma hora e pode não ter limite fixado. É mais elaborada, servindo-
se bebidas e diversos pratos, precedidos dos canapés e salgadinhos.
245
Protocolo à mesa
Os convidados dirigem-se às mesas onde estará a comida, podendo existir a
modalidade de se servirem ou de serem servidos pelo pessoal próprio.
É possível a colocação de pequenas mesas que permitem aos convidados
comerem sentados ou criar lugares onde eles possam apoiar o prato.
Não existem lugares marcados, os anfitriões misturam-se com os convidados.
Podem ainda existir variações como o cocktail- party que se realiza das sete
às nove. O serviço é volante, sem bufete ou pratos quentes, constando para além
das bebidas normais, de toda a espécie de canapés e salgadinhos.
246
Protocolo à mesa
O brunch pode ocorrer entre as 11 e as 13 horas e é normalmente utilizado em
dias em que não se trabalha, dada a hora em que é servido. Sob a forma de bufete,
são servidos pães, carnes fritas, ovos acompanhados das bebidas próprias do
pequeno-almoço.
247
Protocolo à mesa
Refeições formais
Na preparação dos almoços ou jantares oficiais, há que ter em conta:
1. Tipos de mesa
2. A modalidade da presidência
3. A colocação dos convidados à mesa, atendendo ao sexo e às suas
precedências
4. A colocação das mesas na sua relação com a sala.
248
Protocolo à mesa
Tipos de mesa
Mesa retangular Mesa oval Mesa redonda
249
Protocolo à mesa
Tipos de mesa
Mesa quadrada Mesa Imperial Mesa em U
250
Protocolo à mesa
Tipos de mesa
Mesa em ferradura Mesa Imperial Mesa em pente
251
Protocolo à mesa
As presidências
Devem estar situadas uma em frente da outra, considerando-se o lugar dos
anfitriões.
Uma primeira presidência para o dono da casa e uma segunda presidência para
a anfitriã, a mulher do dono da casa.
Existem dos tipos de Presidência: à Inglesa, situadas nas pontas da mesa, ou à
Francesa, situadas ao meio da mesa.
O primeiro é mais propício a reuniões de trabalho, quando se quer a
participação de todos, numa dinâmica de grupo. O sistema francês é mais utlizado
para refeições oficiais ou de trabalho.
252
Protocolo à mesa
A presidência Inglesa
253
A A1
Protocolo à mesa
As presidências
A presidência da presidência inglesa tem como vantagens:
A conversa pode tornar-se mais uniforme e generalizada.
O fato de as presidências estarem nos extremos e os convidados principais à
sua volta conduz a que existem dois polos de conversação importante e um de
conversação secundária.
Os convidados de menor importância, que estão situados no centro da mesa,
incorporam-se mais facilmente nos assuntos podendo conversar entre eles.
Dilui as categorias- os convidados de menor importância ladeados pelos de
maior importância veem dissimulada a sua posição inferior, não existindo
convidados de segunda. 254
Protocolo à mesa
As presidências
A presidência da presidência inglesa tem como desvantagens:
a divisão em dois grupos de convidados importantes.
Se as presidências ficarem muito afastadas, cria-se, entre elas, uma barreira
humana dos menos importantes, que estão sentados no centro da mesa,
dificultando uma conversa única e conjunta.
255
Protocolo à mesa
As presidências
Para a colocação das presidências deve atender-se à entrada dos convidados e
à porta de serviço e também há existência ou não de janelas.
O anfitrião deve estar de frente para a porta de entrada dos convidados e a
anfitriã a olhar para a porta de serviço.
Muitas vezes as portas de forma a poder aplicar-se a regra, mas o que fica
como norma é que o anfitrião deve estar sempre de frente para a porta de entrada
dos convidados.
256
Protocolo à mesa
A presidência Francesa
Tem como vantagens:
Favorece a conversação importante.
O fato de as duas presidências estarem em frente uma da outra, mas com maior
proximidade, permite um agrupamento de convidados de maior categoria,
sentando-se os restantes à direita e è esquerda de cada um deles, formando assim
um polo de conversação importante
257
Protocolo à mesa
A presidência Francesa
Tem como desvantagens:
Prejudica a conversação nos extremos da mesa. A conversação importante
situa-se no zona central da mesa.
Os convidados de menor categoria estão situados nos extremos da mesa tendo
uma participação passiva na conversação, limitando-se a ouvir.
258
Protocolo à mesa
A presidência Francesa
259
A
A1
Organização e Gestão de Eventos Planeamento Financeiro e Orçamentação
260
Planeamento financeiro e orçamentação
261
O que é orçamento em eventos
Orçamento responderá pelos custos para a implantação do projeto
apresentado
Todas as atividades propostas à empresa deverão ser amparadas por um
orçamento.
O orçamento é composto pela apuração de todas as despesas para o custo
de um projeto, para além de identificar as fontes de recursos para a captação
de verba para amparar estas despesas planeadas.
Planeamento financeiro e orçamentação
262
Composto do planeamento de orçamentação
Relação detalhada e organizada de todos os itens que representam despesas
e necessitam de apoio, patrocínio ou doação para a sua captação.
Organização dos itens por assunto e por tipologia (fixos e variáveis, recursos
de materiais, humanos ou físicos).
Definição dos processos de captação de recursos (fonte própria, apoios,
patrocínios).
Levantamento de custos (levantamento junto aos fornecedores, por exemplo).
Avaliação dos custos levantados (avaliação de fornecedores – relação custo
versus benefício- comparativo de propostas e orçamentos apresentados.
Planeamento financeiro e orçamentação
263
Composto do planeamento de orçamentação
No caso de necessidade de captação de apoio ou patrocínio, o planeamento
de proposta, definição de cotas e benefícios ao patrocinador, e definição do plano
de catação .
Apresentação do planeamento de orçamentação para aprovação.
Adequações ou revisões que se achem necessárias
Controlo e fluxo de caixa
Avaliação
Verificação de custos não planeados
Apresentação de relatório sobre os recursos gastos e retornos obtidos.
Planeamento financeiro e orçamentação
264
Estrutura para o desenvolvimento do plano de orçamentação
No caso de captação de patrocínios e apoios, pode-se elaborar o plano
internamente ou deixar este trabalho para profissionais especializados no
assunto.
Planeamento financeiro e orçamentação
265
Plano de orçamentação – organização dos itens por assunto e por
tipologia
Recursos humanos:
Mestre de cerimónia
Rececionista
Empregados de mesa
Recursos materiais:
Livros de presença
Recursos físicos:
Preparação do local do evento
Planeamento financeiro e orçamentação
266
Plano de orçamentação – organização dos itens por assunto e por
tipologia
Custos fixos e custos variáveis:
Os custos fixos são os que se mantêm estáveis no curso do evento,
independentemente do numero de participantes, tais como despesas dos pessoal
de atendimento, publicidade.
Consideram-se custos variáveis os custos de alimentação e bebidas, por
exemplo.
Planeamento financeiro e orçamentação
267
Definição dos processos de captação de recursos
Fonte própria
Despesas totais ou em parte pela empresa organizadora do evento
Fonte externa
Captação de recursos externamente para o custo total ou parcial das
despesas do evento, por meio:
Patrocínio
Apoios
Parcerias
Planeamento financeiro e orçamentação
268
Levantamento de custos
De maneira geral é realizado o levantamento de 3 fornecedores para os
principais itens do orçamento.
É importante avaliar os valores apresentados mas também a qualidade dos
serviços prestados.
É necessário por vezes, pesquisar o histórico de serviços ou produtos do
fornecedor junto a clientes anteriores.
Planeamento financeiro e orçamentação
269
Levantamento de custos
Na hora de fechar contrato com os fornecedores, é importante considerar a
negociação envolvida como tipo de desconto, entre outras questões.
Para projetos de grande dimensão, recomenda-se a escolha da agência
fornecedora através do processo de concorrência (envolvendo a apresentação de
propostas , a partir de um mesmo briefing e fazendo a escolha através de
comparação para a escolha da empresa vencedora do processo).
Planeamento financeiro e orçamentação
270
Avaliação dos custos levantados
É importante uma avaliação prévia dos fornecedores –relação custo versus
benefício (nem sempre o melhor custo representa o melhor benefício ou proposta
para o evento).
Comparar propostas e orçamentos apresentados:
Detalhar os dados objetivos detalhados das peças ou serviços, fazendo o
cruzamento qualitativo e quantitativo dos itens apresentados, para se poder
avaliar com maior número de fundamentos para justificar as escolhas por um ou
outro fornecedor.
Planeamento financeiro e orçamentação
271
Captação de apoio ou patrocínio -planeamento
O patrocínio de eventos é um investimento feito pelas empresas. Ainda que o
resultado não seja mensurável imediatamente, a médio e a longo prazo, projeta e
consolida a imagem no mercado,
As formas mais tradicionais de patrocínio ou apoio são:
Contribuição financeira
Empréstimo de equipamentos
Doação de brindes para a distribuição gratuita ou venda
Prestação de serviços técnicos
etc
Planeamento financeiro e orçamentação
272
Captação de apoio ou patrocínio –planeamento
Possíveis benefícios a serem propostos
Inscrição de logomarca nos média especializada no evento
Divulgação da empresa patrocinadora por meio de assessoria de imprensa
da imprensa promotora do evento
Promoção da empresa patrocinadora por meio de cartazes publicitários
Inscrição do nome, marca ou logotipo do patrocinador
Inclusão de publicações do patrocinador na encarte oficial do evento
etc
Planeamento financeiro e orçamentação
273
Captação de apoio ou patrocínio –planeamento
Organização da proposta
Organização do projeto de evento:
Planeamento das metas de captação de patrocinadores
Tipo de apoios
Seleção dos benefícios a serem apresentados ao patrocinador
Seleção e avaliação das empresas a serem trabalhadas para a captação
(avaliando o seu perfil, seus objetivos, suas estratégias e orçamentos destinados
a eventos)
Planeamento financeiro e orçamentação
274
Captação de apoio ou patrocínio –planeamento
Uso de leis de incentivos fiscal: troca de recursos de patrocínios por
abatimento nos impostos das empresas utilizando as leis de incentivos fiscal
Planeamento financeiro e orçamentação
275
Apresentação do planeamento para aprovação
Na apresentação do plano de orçamento é importante:
Estudar com antecedência todos os itens, de forma a evitar qualquer erro.
Estudar as argumentações a favor ou contra de determinadas ações ou
fornecedores, para estar preparado para argumentar com os níveis superiores.
Detalhar ao máximo informações e valores, como observações sobre as
formas de cálculo e especificações sobre custos fixos e custos variáveis.
Planeamento financeiro e orçamentação
276
Adequações ou revisões que se sejam necessárias
Após a aprovação, é possível que sejam solicitadas adequações ou revisões
em relação às verbas apresentadas:
Reduções de verba ou adequações no projetos podem ser solicitadas, o que
originará um novo período de tempo de trabalho para a realização da tarefa é
importante considerar o espaço de tempo no cronograma do projeto para as
adequações e revisão de orçamento do evento.
Planeamento financeiro e orçamentação
277
Adequações ou revisões que se sejam necessárias
É importante o retorno a todos os fornecedores requisitados para a prestação
de orçamentos, mesmo que não sejam escolhidos para a contratação.
Na renegociação de valores ou solicitação de outras procuras, é importante
ter em mente os prazos necessários de que o fornecedor necessitará ara
readequar as propostas.
Planeamento financeiro e orçamentação
278
Controlo e fluxo de caixa
O controlo do orçamento durante e pós-evento é fundamental.
Acompanhar as alterações, fazer anotações, fazer encaminhamentos dos
procedimentos fiscais internamente, são tarefas importantes, que se devem ter
atenção tanto quanto o desenvolvimento do evento em si, para evitar transtornos
posteriores com possíveis falhas ou erros de comunicação.
Planeamento financeiro e orçamentação
279
Controlo e fluxo de caixa
Ter um fluxo de caixa organizado é de igual importância. Anotar e organizar
todos os recursos obtidos externamente e anotar todos os valores de notas de
serviços e produtos prestados durante a realização do projeto são importantes
para que o trabalho posterior de produção de relatório de despesas se torne mais
fácil, detalhado e real.
Planeamento financeiro e orçamentação
280
Avaliação-verificação de custos não planeados
Após o fim do evento, é necessário fazer o levantamento e análise do fluxo
de caixa, para verificar possíveis desvios ou se tudo correu dentro do planeado.
Os desvios podem ocorrer:
Ações não previstas no projeto
Custos orçamentados inadequadamente
Não atualização de custos, caso o projetos tenha sido planeado com muita
antecedência e não tenham sido consideradas aumentos normais da passagem
do ano.
Verbas orçamentadas para além do necessário
Planeamento financeiro e orçamentação
281
Relatório do plano de orçamento
No fim do evento, é necessário realizar um relatório sobre os recursos gastos
e retornos obtidos, para apresentar aos níveis superiores, patrocinadores.
Esse relatório deve ser composto pela apresentação de todas as despesas
gastas, de forma detalhada - contendo valores, nome do fornecedor e datas de
pagamentos- e de todos os recursos angariados –por meio de patrocínios,
apoios, etc.
Organização e Gestão de Eventos Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto
282
Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto
O controlo pode abranger a simples presença do organizador e o
acompanhamento diário junto do pessoal até à implementação e monotorização
de um plano detalhado de responsabilidades, relatórios e orçamentos.
283
Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto
3 Processos de controlo:
Estabelecer padrões de desempenho – através de diretrizes estabelecidas
pela organização do evento, pelas exigências dos clientes, patrocinadores,
pelas expetativas do público-alvo ou convidados.
Identificar desvios dos padrões de desempenho – medindo-se o despenho
atual e medindo com os padrões estabelecidos.
Correção de desvios – quando se conclui que qualquer desempenho não
está à altura dos padrões deve ser corrigido.
284
Ferramentas de avaliação pós-projeto
No sentido de seguir este processo de controlo, interessa estabelecer
mecanismos que devem ser:
Significativos e eficazes – devem ser direcionadas para as áreas
previamente identificadas, que contribuem para o sucesso do evento.
Simples – a sua finalidade é prática e os controlos devem ser comunicados
para vários níveis de eventos.
Relevantes– os mecanismos de controlo devem estar preparados para
corresponder a cada área do evento e ser distribuídos por aqueles que têm
responsabilidade em executá-los.
285
Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto
No sentido de seguir este processo de controlo, interessa estabelecer
mecanismos que devem ser:
Oportunos e flexíveis– os desvios em relação ao plano devem ser
identificados atempadamente e encaminhados à organização.
Capazes de identificar uma providência – os mecanismos mais uteis são
aqueles que fornecem providências corretivas quando os .elementos da equipa
organizativa encontram uma discrepância entre o plano e a realidade.
286
Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto
Os objetivos dos métodos de controlo será sempre destacar as áreas que
apresentam desvios em relação ao planeamento de modo que a organização
possa tomar as medidas necessárias e corretas.
287
Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto
Os métodos mais utilizados são os seguintes:
Reuniões e relatórios
Os relatórios de avaliação do progresso de um evento pode ser o método
mais comum. Estes relatórios são usados nas reuniões da organização.
As reuniões dos responsáveis organizativos de evento acontecem com a
frequência necessária para avaliar os relatórios das equipas.
Delegação de auto controlo
Criação de subcomissões num evento, que permite a delegação de
atividades a um determinado grupo responsável por uma área de atividade,
devendo este solucionar problemas antes que lhe sejam comunicados.
288
Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto
Gestão de riscos.
A avaliação do risco faz-se através de uma correta avaliação das ameaças
potenciais, definição de ações preventivas e estabelecimento de formas de
atuação perante as problemas que ocorram. Trata-se de uma análise de risco
em relação a todas as áreas e criar um planeamento que estabeleça
mecanismos de controlo e defina meios de resolução.
289
Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto
Formas de controlar o risco em eventos:
Cancelar ou evitar o risco – se houver um grande risco pode ser necessário
adiar ou cancelar parte do evento;
Diminuir o risco- os riscos que não podem ser eliminados devem ser
reduzidos.
Reduzir a gravidade dos riscos que venham ocorrer- pode não ser possível
evitar um desastre natural mas podemos preparar um plano para contenção dos
seus efeitos.
290
Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto
Formas de controlar o risco em eventos:
Planear substitutos e apresentar alternativas – no caso de um cancelamento
de um participante a organização deve apresentar alternativas.
Distribuir o risco – distribuir o risco por várias áreas do evento poderá diluir o
impacto.
Transferir o risco – o risco pode ser transferido para outros participantes no
evento, como no caso das empresas contratas.
291
Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto
Avaliação
Avaliar é fundamental para a melhoria da organização do evento.
Os trabalhos desenvolvidos para um evento são avaliados ao longo das
diversas etapas de planeamento e realização dos mesmos. Esta avaliação pode
ser feita através de implementação de sistemas de controlo dos planos
operacionais, quer através de métodos de controlo.
292
Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto
Avaliação
A avaliação de um evento consiste num processo de observação, medição e
acompanhamento critica da sua implementação com o fim de avaliar os
resultados de forma precisa.
Esta avaliação possibilita a definição de um perfil do evento, recorrendo às
suas características básicas, assim como os dados relevantes sobre o mesmo.
Permite o feedback aos parceiros envolvidos no evento, ao mesmo tempo que
acaba por ter uma fundamental importância na sua gestão através de um método
de análise e aperfeiçoamento.
293
Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto
Avaliação
A avaliação é um processo de finalização, que tem maior incidência na ultima
fase de um evento, mas atravessa a parte do planeamento quer a parte da gestão
do evento.
294
Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto
Avaliação
1. Avaliação pré-evento
Os fatores que permitem determinar a realização do evento acontecem na fase
do planeamento. Pode-se considerar esta fase como a de estudo de viabilidade,
usada para determinar os recursos que o evento requer, podendo indicar se o
evento deve ou não avançar.
Esta avaliação irá comparar os perfis de eventos semelhantes, podendo
resultar no estabelecimento de metas ou padrões em relação aos quais o sucesso
do evento será medido.
295
Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto
Avaliação
2. Monitorização do evento.
A monitorização do processo do evento através das várias etapas de
implementação possibilita a adequação dos fatores que estão a determinar o
evento.
Durante o evento, a observação do desenrolar do mesmo é fundamental, uma
vez que pode determinar que por uma questão de controlo orçamental se efetue
cortes nas despesas ou se reoriente verbas para outras áreas.
Esta observação pode levar a alterações que melhorem o evento.
296
Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto
Avaliação
3. Avaliação pós-evento
Esta avaliação implica a compilação de todos os dados e informações sobre o
evento e análise dos mesmos em relação aos seus objetivos e missão.
Reunião de feedback com os colaboradores e os parceiros do evento, onde se
discutem as forças e as fraquezas e recolhem informações.
A avaliação pós-evento pode incluir algum tipo de questionário ou à realização de
um estudo para sondar as opiniões dos participantes quanto à sua experiência, como
medir os níveis de satisfação do evento.
A natureza da avaliação será determinada pelo propósito de evento e do seu
público-alvo. 297
Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto
Procedimento de avaliação
Técnicas de avaliação de eventos:
recolha de dados através de formulário cedido aos participantes
Observação direta por parte colaboradores, permitindo a reunião de informações
sobre a qualidade
Recolha de informações por parte dos colaboradores.
Questionários e estudos que permitam recolher e quantificar dados acerca dos
padrões usados pelos participantes do evento.
298
Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto
Procedimento de avaliação
Relatórios aos parceiros do evento
Os relatórios de avaliação são importantes:
a organização irá querer saber quais as realizações do evento, se cumpriu o
orçamento e os prazos previstos, se atingiu os objetivos, qual foi a quantidade de
publico e se as suas expetativas foram atendidas.
os patrocinadores de evento poderão querer obter outras informações como por
exemplo o nível de perceção dos seus produtos.
Conhecer o impacto do sector económico da comunidade.
299
Ferramentas de controlo e avaliação pós-projeto
Quando se procede à reunião de toda a informação deve-se selecionar o
destinatário de cada tipo de informação e preparar um relatório final.
No seguimento da informação reunida nesses relatórios, a organização poderá
recolher os dados necessários à produção de press realeses, assim como a
criação de um dossier para patrocínios futuros.
A combinação de todos estes métodos e a compilação de todos os resultados
indicará o resultado final do evento e se os esforços desenvolvidos e as politicas e
as estratégias aplicadas foram as mais corretas, assim que permitirão o
aperfeiçoamento do planeamento para futuros eventos
300
Estratégias de comunicação
301
Estratégias de comunicação
No enorme aglomerado de instituições oficiais ou não, que prestam serviços e
desenvolvem um país, quase todas levam a cabo eventos para oferecerem a
oportunidade de aprender, atualizar-se, fazer intercâmbio de conhecimentos ou
estreitar as relações pessoais e interinstitucionais, e partilhar experiências e
opiniões em campos tão variados.
Dependendo da técnica, do método de divulgação, da sua natureza, do
propósito e da sua duração, os eventos podem ser designados de congressos,
receções, inaugurações, graduações, entregas de distinções, juramentos entre
outros.
302
Estratégias de comunicação
A Imagem Corporativa segundo especialistas na matéria da comunicação
corporativa, trata-se de uma entidade como ser propriamente dito, que em conjunto
com o trabalho organizacional forma a personalidade da instituição.
Neste sentido podemos compreender a Logomarca como canal de transmissão
de valores, filosofia e cultura organizacional. Esta é formada por dois elementos, a
identidade gráfica e a identidade ambiental.
303
Estratégias de comunicação
Em conjunto devem:
• Refletir o Evento
• Comunicar o tema
• Ser atraente e chamar a tenção
• Criar uma imagem do Evento
• Transmitir mensagens importantes
• Ser colorida (de preferência)
Na primeira, o nome e o logótipo funcionam como um complemento do
reconhecimento da organização. Na segunda, o mobiliário, a tecnologia e a própria
ergonomia das instalações, são os elementos constituintes.
Por fim, inclui também uma identidade sonora que se refere à publicidade.
304
Estratégias de comunicação
O que é divulgar/comunicar um evento?
MARKETING DE EVENTOS
VARIÁVEL DA COMUNICAÇÃO
ÁREA ESTRATÉGICA ÁREA OPERACIONAL
Politica de marketing? -Meios?
- Posicionamento da empresa? - Instrumentos?
- Objetivos do evento? - Canais de divulgação?
- Público-alvo?
305
Estratégias de comunicação
Qual a relação entre a divulgação do evento e a imagem a criar?
A divulgação do evento (política de comunicação) é responsável pela definição
da imagem da empresa/organização/produto/serviço.
O que é imagem?
Duas óticas: emissor e recetor.
O que significam exatamente?
306
Estratégias de comunicação
Divulgação
A divulgação é feita tendo por base uma estratégia de comunicação que tem
como ponto de partida o público-alvo. A forma como comunicamos e os
instrumentos que utilizamos são essenciais. Temos que ter em conta:
Quem comunica (Quem pode passar informação para o exterior e influenciar
imagem do evento)
A quem se comunica (a quem queremos dirigir a mensagem),
Como comunicamos (que meios utilizamos).
307
Estratégias de comunicação
Divulgação
Alguns instrumentos que podem ser utilizados em divulgação:
→ Mupis e Outdoors (estruturas de mobiliário urbanos, que deve ser utilizada em
grandes eventos, e que tem grandes custos);
→ Folhetos (permitem reunir um conjunto de informação detalhada sobre o evento
e ser distribuída junto do público alvo em concreto que se quer);
→ Convites (Um dos principais meios de divulgação do evento. O convite
apresenta especificidades que refletem as características e natureza particulares
do evento - se é publico a personalização é um aspeto menor, mas numa
cerimónia especial ou privada a personalização é importante).
308
Estratégias de comunicação
→ Cartazes (permitem colocar informação e ser veiculada junto do público alvo)
→ Spots rádio e televisão e anúncios de jornal (permitem atingir um público mais
abrangente mas com elevados custos);
→ Divulgação junto dos órgãos de comunicação social (muito importante porque se
esta divulgação for bem feita e o evento captar a atenção da imprensa seja ela
nacional ou regional o evento é divulgado nesses meios de comunicação);
→ Newsletter digital (permite veicular muita informação junto de um público muito
abrangente, no entanto pode não cumprir o seu objetivo junto de um determinado
segmento da população. Sem custos);
→ Redes sociais e sites (permite veicular muita informação)
309
Estratégias de comunicação
Timing da divulgação depende do tipo de evento:
Se for uma cerimónia (Ex. inauguração / primeira pedra) deve ser feita com uma
semana / quinze dias de antecedência);
Se for um workshop / formação (um / dois meses de antecedência, podendo ser
feitos reforços);
Se for concerto (dois / três meses antes com reforços)
310
Estratégias de comunicação
Timing da divulgação depende também das pessoas que pretendemos
convidar: Se é membro do governo, agenda da pessoa etc.
Veículos a utilizar devem ser adequados ao público-alvo: Ex.: Suportes
informáticos junto de população mais jovem; divulgação com apoio de instituições
que trabalham com público-alvo: associações de estudantes, centros de convívio,
etc.
Confirmar entidades principais
311
Correspondência
Correspondência
A correspondência deve ser redigida e endereçada ao seu destinatário em
termos claros e precisos, sem margem de dúvida.
Toda a carta, em particular as de natureza oficial, deve ter a resposta num prazo
razoável, ainda que só se acuse a receção e se informe o encaminhamento ou
tratamento que ela recebeu.
Tradicionalmente, os ofícios enviados pelos serviços centrais aos outros
serviços denominam-se de despachos.
A indicação da data deverá figurar no canto superior direito, por debaixo das
cotas do número e do processo.
312
Correspondência
Correspondência
Os Despachos terminam sem nenhuma formula de cortesia, mas os ofícios
terminam com: “ Com os melhores cumprimentos”. Antes da assinatura deve
indicar-se o cargo do remetente. Outros tipos de correspondência são as
informações de serviço, os relatórios, os apontamentos de conversa.
313
Correspondência
314
Cargo No cabeçalho Tratamento direto
(quando nos
dirigimos a…)
Tratamento
indireto (quando
nos referimos a…)
Final da Carta No Sobrescrito
Presidente da
República
Senhor Presidente,
Excelência
Vossa Excelência Sua Excelência Apresento a vossa
Excelência, Senhor
Presidente, a
expressão da minha
mais alta
consideração
A Sua Excelência o
Presidente da
República (seguido
do título, grau
académico ou posto
militar e do nome)
Presidente da
Assembleia da
República
Senhor Presidente
da Assembleia da
República
Excelência
Vossa Excelência Sua Excelência Apresento a vossa
Excelência, Senhor
Presidente, a
expressão da minha
mais alta
consideração
A Sua Excelência o
Presidente da
Assembleia da
República (seguido
do título, grau
académico ou posto
militar e do nome
Primeiro Ministro Senhor Primeiro
Ministro
Excelência
Vossa Excelência Sua Excelência Apresento a vossa
Excelência, Senhor
Primeiro Ministro, a
expressão da minha
mais alta
consideração
A Sua Excelência o
Primeiro Ministro
(seguido do título,
grau académico ou
posto militar e do
nome
Correspondência
315
Cargo No cabeçalho Tratamento
direto (quando
nos dirigimos
a…)
Tratamento
indireto (quando
nos referimos
a…)
Final da Carta No Sobrescrito
Um Ministro Senhor Ministro de
(indicação da pasta),
Excelência
Vossa
Excelência
Sua Excelência Apresento a vossa
Excelência, Senhor
Ministro, a expressão da
minha mais alta
consideração
A Sua Excelência o
Ministro de
(indicação da pasta),
(seguido do título,
grau académico ou
posto militar e do
nome
Um embaixador Senhor Embaixador
Excelência
Sua Excelência Sua Excelência Aproveito a
oportunidade para
apresentar a Vossa
Excelência, Senhor
Embaixador, os
protestas da minha
muita consideração.
A Sua Excelência o
Embaixador de
Indicação do país)
(seguido do nome)
Um soberano Meu Senhor
Minha Senhora
Vossa Majestade Sua Majestade Tenho a honra de ser
um humilde e obediente
súbito e servo de Vossa
Majestade (caso inglês)
( de um habitante de um
país republicano)
A Sua Majestade
O Rei ou a Raínha
Correspondência
Correspondência
Os restantes cargos do Governo, exceto os Secretários de Estado, tratam-se
por Senhor ou Senhora, seguindo do cargo que ocupa.
Deve-se dirigir a um militar dizendo Senhor General, Senhor Coronel, Senhor
Comandante.
Nunca se deve preceder um posto por Meu – Meu Comandante. Não tendo a
certeza da patente deve dizer simplesmente Senhor.
316
Correspondência - Religiosos
317
Cargo No cabeçalho Tratamento direto
(quando nos
dirigimos a…)
Tratamento indireto
(quando nos referimos
a…)
No Sobrescrito
Papa Santidade/ Beatitude Vossa Santidade/
Beatitude
Sua Santidade/ Beatitude
Sua Santidade o Papa
Francisco I
Cidade do Vaticano
Cardeal Excelentíssimo e
Eminentíssimo Senhor
Cardeal ou,
Excelência Eminentíssima
Vossa Eminência Sua Eminência Ao Excelentíssimo e Eminentíssimo
Dom José da Cruz Policarpo
Cardeal Patriarca de Lisboa, ou
A Sua Eminência O Cardeal
Patriarca de Lisboa
Dom José da Cruz Policarpo
Arcebispo,
Bispo
Exmo. e Revmo. Senhor
Excelência Reverendíssima
Excelência
Reverendíssima
Ao Exmo, e Revmo. (não se inclui
título, nome)
Arcebispo de (lugar) ou,
A Sua Excelência Reverendíssima
Dom (nome)
Arcebispo de (lugar)
Padre Reverendíssimo Padre Vossa Reverência Sua Reverência
Ao Reverendíssimo Senhor Padre
(nome)
Ao Revmo. Senhor Padre (título e
nome)
Net etiqueta
Net etiqueta
Nestes novos tempos de comunicação, em que substituiu a interação pessoal
pela virtual, foram criadas algumas regras e normas, que acabaram por receber a
designação de Netetiqueta.
Não se deve substituir o envio formal de correspondência ou e convites para as
cerimónias organizadas pelas autarquias.
O convite pela sua formalidade, forma e conteúdo, é muito mais pessoal e
distinto.
O mail servirá por exemplo para mobilizar um grande conjunto de pessoas
convidando-as a estar presentes para um ato aberto à população.
318
Net etiqueta
Netetiqueta
A resposta a um mail deve ser dada no prazo de 24 horas. Se não for possível,
envie pelo menos a acusar a receção e a referir que vai responder mais tarde.
Não deve deixar espaços entre a mensagem original e a que envia.
Quando responder a uma resposta a um ser mail, limpas tudo o que é
desnecessário só mantendo o último registo.
Não escrever em letras maiúsculas: isso significa que está a gritar com o
destinatário. Pode usar-se apenas nos títulos ou para chamar a atenção pela
urgência do mail.
319
Convites
Os convites oficiais são normalmente dirigidos a personalidades ligadas a
funções que se relacionam direta ou indiretamente com a Câmara Municipal ou
com o Estado, são sempre feitos a cartão impresso, com uma forma universal
aceite e cujas dimensões são de 11,5 ou 12X15,5 ou 18cm e cujos dizeres,
encimados pelo Brasão Municipal, começam pela indicação do nome da entidade
que convida- “O Presidente da Câmara Municipal de …”
Segue-se o nome do convidado, a sua categoria ou título, o evento, o local, a
hora e a data.
Acresce por vezes, o traje determinado para o uso da cerimónia.
320
Convites
Muitas vezes os convites são pré-impressos, sendo preenchidos, os espaços
respetivos à mão e para cada cerimónia.
O convite deve ser claro, curto e conciso.
Para as refeições, os convites deverão ser enviados diretamente às pessoas a
convidar e não os cargos que ocupam.
Para cerimónias oficiais e refeições formais, os convites devem ser enviados
com 15 dias de antecedência.
Quanto maior for o desejo de ter presentes determinadas personalidades num
evento, maior deverá ser o lapso de tempo entre o envio do convite e a cerimónia.
321
Convites
É cautelar e evidencia cuidado e interesse um contato prévio com o gabinete da
personalidade a convidar, confirmando que a data está livre na sua agenda e
solicitando que a reserve desde já.
Em relação a um homenageado é natural que esse contacto preveja 2 datas em
alternativa, escolhendo ele a que mais lhe convém.
Apesar destes contatos, o envio do convite é imprescindível.
Se o convite contém inscritas as iniciais R.S.F.F. (Responda, se faz favor) ou
R.S.V.P. (Résondez s ìl vous plait), existe a obrigação de responder com a maior
brevidade possível, por escrito para a direção ou por telefone para o número que
vem indicado. 322
Convites
Os convites particulares não obedecem a formalismos referidos, ficando a forma
e conteúdo do convite à livre criatividade do emissor.
Caso o local da cerimónia seja difícil de encontrar, é uso fazer acompanhar o
convite com um mapa orientador.
323
Convites
Convite individual
(Brasão)
O Presidente da Câmara Municipal de __________ tem a honra de convidar ________________ para_________________que se realiza no dia ___de___de 20__, ás _____horas no (a)_____________.
RSFF, tel 9999999
324
Convites
Quando se formula um convite para um ato público relevante que justifique a
solenidade , deve-se referir essa indicação sobre o Brasão.
Tal pode ser feito à mão, ou escrito numa pequena tira de papel que pode ser
colocada ou agrafada ao convite. Isto acontece numa visita oficial de uma alta
entidade (Por ocasião de visita de…) ou num jantar formal com um homenageado
especial (Em honra de…).
O que normalmente acontece nas autarquias locais, é o uso de “ V. Exa”, do
“V.Exas”, no caso de incluir cônjuge, ou mesmo do “V. Exa e família”, sempre no
espaço previsto para o convidado.
325
Convites
(Brasão)
O Presidente da Câmara Municipal de __________ tem a honra de convidar V. Exa para ________________que se realiza no dia ___de___ de 20__, ás _____horas no (a)_____________.
RSFF, tel 9999999
326
Estratégias de comunicação
O que é assessoria de imprensa?
Consiste na criação e emissão de notícias e acontecimentos
Objetivo?
- Promover imagem positiva
- Criar clima de confiança e colaboração
- Responder às necessidades de formação
327
Estratégias de comunicação
Qual o perfil do assessor de imprensa?
- Sensibilidade para contactos humanos
- Capacidade de expressão escrita e oral
- Capacidade de análise crítica e síntese
- Imaginação e intuição
- Eficácia e organização
- Rapidez na reflexão
- Boa memória
- Disponibilidade para horários flexíveis
328
Estratégias de comunicação
Classificação da imprensa
1. Periodicidade: diários e não diários
2. Conteúdo: generalista; especialista
3. Difusão: Mundial, Internacional, nacional, regional e local
4. Formato: clássico
Classificação da rádio
Local, regional e nacional
Classificação da televisão
1. Difusão
2. Conteúdo
329
Estratégias de comunicação
O que é uma notícia?
Selecionar notícias: o que significa?
. Atual
. Intensidade
. Clareza
. Proximidade
. Surpresa
Elementos da notícia
. Básicos: quem? O quê? Onde? Quando?
. Secundários: Como? Porquê?
330
Estratégias de comunicação
Partes da notícia: Título; Lead; Corpo
Título: captar a atenção; curto e conciso; ante-título e sub-título
Lead: resumo da notícia; composto por elementos básicos; pirâmide invertida
(essencial para secundário)
Corpo: desenvolvimento de elementos que surgem no lead; ordem decrescente
ESTILO: Conciso; objetivo; vivo; dinâmico; legenda sugestiva; ilustrações (sempre
legendadas)?
331
Dúvidas?
Obrigada e bons eventos
332