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1
Apresentação visual
selecionada
2
Avisos
• Os exemplos são didáticos e buscam
ser de conhecimento geral
• Gestão de Projetos não é matemática,
ou seja, não tem exatidão científica
• O tema é amplo e possui múltiplas
abordagens e variação na terminologia
3
Avaliação
Avaliação
trabalho em equipe: 3 pontos
prova discursiva: 7 pontos
4
Livro texto
Viana, Ricardo Vargas
Manual prático do plano de projeto:
utilizando o PMBOK Guide
5a. edição - 2014 - Brasport RJ
5
Histórico da Gestão de Projetos
• Há 4500 anos: • Atualmente:
Metodologia é
mais importante
que tecnologia
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Terminologia: Projeto
Produtos
Serviços
Tangíveis ou intangíveis
PROJETO Resultado
específico
Início Término
Conjunto temporário de
ações (trabalho)
Objetivo
7
Terminologia: Projeto
PROJETO Resultado
específico
Subprojeto
Fora do ESCOPO
ESCOPO
8
Terminologia: Programa
PROJETO 1
Subprojeto Subprojeto Subprojeto Subprojeto
PROGRAMA
PROJETO 2
9
Terminologia
10
Terminologia
PROGRAMA
Subprojeto
PROJETO
ENTREGAS (deliverables)
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Gerente de Projetos
gerencia pessoas
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O Gerente de Projetos
• Profissional responsável pelo
planejamento, execução e
encerramento de projetos
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O Gerente de Projetos
Habilidades
• técnicas (formação)
• humanas (gestão de pessoas)
• conceituais (como percebe e reage)
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O Gerente de Projetos
presença e interesse
ser líder
ser acessível
ser sério
saber decidir e resolver problemas
saber implantar processos
saber extrair o máximo da empresa
saber extrair o máximo da equipe
multidisciplinar
Características saber analisar progressos
saber corrigir falhas
dominar técnicas e metodologias
dividir informações (comunicação)
saber organizar (projetos são grandes)
conhecer o projeto, objetivos e
expectativas
saber balancear criatividade X
improviso
ser persistente (timing, saber aguardar)
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O Gerente de Projetos: dificuldades
Defeitos de alguns gerentes:
• preguiçosos (perdem prazo)
• autoritários/submissos (não envolvem as
pessoas)
• executam, em vez de gerenciar
• usam “jeitinho”
• reclamam, mas não atuam no problema
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O Gerente de Projetos
O Gerente de Projetos tem limites de
atuação: • pode ou não contratar?
• pode ou não adquirir insumos?
• pode ou não tentar negociar prazos e entregas?
• pode ou não reformular o planejamento?
• tem nível financeiro que está autorizado a
gastar?
• trabalha com gestão compartilhada?
Restrições
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Terminologia: Ciclo de vida dos projetos
• Projetos têm início, meio e fim
• Suas fases organizam-se no que se
chama Ciclo de Vida do projeto
• Cada projeto tem um Ciclo de Vida que
permita buscar eficiência de execução,
redução de custos e prazos
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Ciclo de vida: construção civil
19
Ciclo de vida: Compras para Defesa
20
Ciclo de vida: sistema informatizado
função da qualidade
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Projeto
PROJETO Resultado
específico
Início Término
Gestão do projeto
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PMBoK
Project Management Body of
Knowledge
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Fases genéricas de um projeto
• O PMBoK apresenta um conjunto de
fases (grupos de processos) e
conhecimentos em gerenciamento de
projetos, reconhecidos como boas
práticas.
Início do
projeto Planejamento Execução
Encerramento
do projeto
Monitoramento e controle
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Terminologia
• PMI - Project Management Institute
– gera conhecimento e propõe padrões
• guia PMBoK - Project Management
Body of Knowledge
– conjunto de boas práticas
• certificação PMP - Project
Management Professional
– atesta possuir amplos conhecimentos
sobre o PMBoK
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PMBoK
47 processos
26
PMBoK
• 10 áreas de conhecimento
– Escopo *
– Tempo *
– Custos *
– Qualidade
– Recursos humanos
– Comunicação
– Riscos
– Aquisições
– Partes interessadas
– Integração
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Restrição tripla
• Restrições principais para gestão
– escopo (conteúdo)
– tempo (prazos)
– custos
Por quê?
Tempo Custos
Escopo
Qualidade
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Fases genéricas de um projeto
Início do
projeto Planejamento Execução
Encerramento
do projeto
Monitoramento e controle
Termo de abertura
do projeto
Plano de
gerenciamento
do projeto
Entregas
aceitas
Documentos
do projeto
arquivados
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Fases de um projeto
Início do
projeto Planejamento Execução
Encerramento
do projeto
Identificar partes interessadas (stakeholders)
Desenvolver Termo de abertura:
• título e descrição do projeto
• gerente designado e nível de autoridade
• objetivo do projeto
• justificativa ou motivação
• stakeholders
• produto ou resultados esperados
• ...
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Fases de um projeto
Início do
projeto Planejamento Execução
Encerramento
do projeto
Planos de gerenciamento de:
• escopo
• custos
• tempo
• aquisições
• informações (comunicações)
• qualidade
• recursos humanos
• stakeholders
• riscos
• integração
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Fases de um projeto
Início do
projeto Planejamento Execução
Encerramento
do projeto
Mobilização
Execução
Integração
...
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Fases de um projeto
Início do
projeto Planejamento Execução
Encerramento
do projeto
Avaliar resultado
Formalizar o
encerramento
...
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Fases de um projeto
Início do
projeto Planejamento Execução
Encerramento
do projeto
Monitorar o andamento
Avaliar e realizar mudanças
Atuar para reduzir resistências a mudanças
Acompanhar stakeholders
...
Monitoramento e controle
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Fases de um projeto
Início do
projeto Planejamento Execução
Encerramento
do projeto
Planos de gerenciamento de:
• escopo
• custos
• tempo
• aquisições
• informações (comunicações)
• qualidade
• recursos humanos
• stakeholders
• riscos
• integração
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Aquisições
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Aquisições
Aquisições (procurement) é o processo de
adquirir bens e serviços de terceiros
Envolve atividades como:
– identificação de necessidades
– seleção de fornecedores
– contratação ou compra
– acompanhamento da fabricação/elaboração
– recebimento e
– encerramento do contrato
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Aquisições: exemplo
Qual é o grau de liberdade para acompanhar o
desenvolvimento nas instalações do fornecedor?
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Aquisições
Tipos de contratos:
– preço fixo (fechado);
– custos reembolsáveis;
– preço unitário (homem-hora, m2, ponto de função)
– mix;
O Plano de gerenciamento de aquisições deve abordar:
– por que aquisição e não produção interna
– que tipo de fornecedores são adequados
– quem aprova a aquisição
– quem aprova a especificação
– como será feita a aceitação técnica
– quem aprova a aceitação técnica
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Informação (comunicação)
40
Informação (comunicação)
Problemas
• sobrecarga
• falta
41
Informação (comunicação)
Problemas
• sobrecarga
• falta
• imprecisão
• ênfase no aspecto tecnológico
• ênfase no aspecto acessório
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Informação (comunicação)
Plano de gerenciamento de informações
• melhora comunicação
– envolvimento
– eficiência
Arquitetura de informações
– quem necessita
– onde são geradas
– como trafegam
– o que significam
– segurança
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Informação (comunicação)
Recomendações
• priorizar o conteúdo
• evitar duplicidade (veneno!)
• primar pela precisão semântica
• focar na necessidade do destinatário
• antecipar necessidades
• reduzir burocracia
• fugir do ritual e do padrão tradicional
• sistema de informação eficiente E simples
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Riscos
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Riscos
O projeto falhou por causa de X. Você
tinha pensado nisso?
Todos os itens do projeto devem ser
revistos, exaustivamente, para análise
do acontecimentos inesperados que
possam, eventualmente, afetar o
projeto
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Riscos
Tipos de riscos
• Internos: custo, inexperiência, pessoas
inadequadas
• Externos: legislação, fornecedores,
condições do mercado, condições
climáticas, greves
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Riscos
Tipos de riscos
• Internos: custo, inexperiência, pessoas
inadequadas
• Externos: legislação, fornecedores,
condições do mercado, condições
climáticas, greves
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Riscos
Julgar:
– impacto de cada risco sobre o projeto
– probabilidade de o risco acontecer
– importância dos efeitos do risco
Providenciar resposta ao risco
– evitar
– mitigar
– transferir
– aceitar
– dispor de Plano B
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Custos
50
Custos
• Estimativa aproximada correta
>>> estudo de viabilidade
• Estimativa precisa
>>> obtenção de recursos
• Acompanhamento efetivo
>>> ajustes e adaptações
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Custos
Estimativa
• top-down - baseado em históricos
• bottom-up - computado por atividade
• parametrizada - com base em métricas
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Custos
31 70 19 35 7
27 43 15 11 9
7 4
R$ 162 *
* em R$ mil
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Custos
Tipos de custos
• custos diretos - mão de obra, aluguel de
computadores e salas do projeto, hotéis
• custos indiretos - energia, depreciação,
limpeza, seguros
Alguns são custos fixos, outros variáveis
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Custos
Exemplos de custos
– mão de obra
– equipamentos em geral
– hardware e software
– materiais e suprimentos
– viagens, estadias e eventos
– treinamentos
– aluguéis de instalações
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Custos
Abordagem
• definir forma de levantamento e
acompanhamento de custos
• estimar os custos
• orçar
• acompanhar o orçamento e fazer
ajustes, quando necessários
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Recursos humanos: equipe
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RH - Equipe
Principais considerações:
• quais são os recursos humanos
necessários?
• características?
– contratação
– alocação integral
– alocação parcial
– terceirizados
• qual é a melhor estrutura organizacional?
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RH - Equipe
Equipe do projeto
gerentes de
linha
PM
Qual é a origem equipe?
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RH - Equipe
Equipe do projeto
equipe do
projeto
equipe
exclusiva
equipe
alocada de departamentos
terceirizados e
consultores
gerentes de
linha
PM
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RH - Equipe
Todas as situações, comportamentos e
recomendações para a gestão de pessoas se
aplicam para a gestão da equipe do projeto
>> Foco nas tarefas
Algumas ponderações:
– nem sempre os gerentes de linha recebem
créditos pelo resultado do projeto
– dedicação não integral dificulta a criação
de um espírito de corpo
– comunicação é essencial
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RH - Equipe
Recomendações: • estabelecer um calendário de reuniões
• o gerente de projetos deve se preparar e se informar
muito bem, antes das reuniões
• criar um diretório com os integrantes da equipe
contendo: nome, telefone, e-mail, cargo, empresa,
área de atuação
• combinar modelos de pautas e de atas de reuniões
• indicar um secretário para apoio às reuniões e
organização dos documentos relacionados
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Partes interessadas - stakeholders
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Partes interessadas - stakeholders
Stakeholders são:
– pessoas ou
– organizações (que são pessoas!)
É essencial identificar todos os
envolvidos no projeto e acompanhar a
evolução de suas expectativas
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Partes interessadas - stakeholders
É essencial identificar todos os
envolvidos no projeto e acompanhar a
evolução de suas expectativas
Recomendações: – identificar todos os envolvidos ou afetados,
positiva ou negativamente
– avaliar a relação de cada um com o projeto
– estabelecer uma rotina permanente, simples e
clara de acompanhamento
– tentar minimizar as condicionantes políticas
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Partes interessadas - stakeholders
Exemplo de registro de stakeholders
* Poder de influência no projeto: A- alta, B-média, C-baixa
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Tempo
67
Tempo
Exemplo: Cronograma para construção de um prédio
evento (duração nula)
• milestones
• marcos
• entregas
68
Tempo
69
Tempo
Linha de base Linha de referência
70
Tempo
Cronograma com as atividades do projeto
– Encadeamento
– Duração
Desenvolvido na fase de planejamento
Base:
– dados históricos
– opinião de especialistas
– estimativas paramétrica
– estilo do gerente e cultura da empresa
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Tempo: Cronograma
• Requer análise de:
– dependências
– uso de recursos
– disponibilidade de recursos
– entregas contratadas/requeridas
• Softwares usados:
– MS Project
– Primavera
– Outros (SmartSheet, etc)
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Tempo: Cronograma
X
73
Tempo: Cronograma com SmartSheet
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Terminologia: Escopo do projeto
• Escopo engloba todo o trabalho que
será realizado no projeto (conteúdo)
• Depende de uma lista de requisitos
– do produto/serviço
– do projeto
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Lista de requisitos
Distinguir:
– requisitos obrigatórios
– requisitos desejáveis
– requisitos consequentes, vinculados ou
dependentes
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WBS
• Estrutura Analítica do Projeto - EAP
• Work Breakdown Structure - WBS
Estrutura hierárquica dos
trabalhos que serão
realizados
ao longo do projeto
Os trabalhos estão vinculados a entregas!
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WBS
• Work Breakdown Structure - WBS
Dividir o projeto em
elementos menores:
• gerenciáveis
• independentes
• integráveis
• que permitam medir o progresso
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Sucesso e fracasso em Gestão de Projetos
PROJETO Resultado
específico
Sucesso ou fracasso depende de:
Exemplos
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Sucesso e fracasso em Gestão de Projetos
• Todas as “áreas de conhecimento” devem
ser consideradas
• As avaliações são subjetivas e relativas !
Fracasso Fracasso Rejeição Sucesso
Custos indefinido imprecisos alto adequado
Duração das atividades mal definidos sem clareza com expectativa irreal dentro do prazo previsto
Objetivos incompletos imprecisos irreais adequados e claros
Planejamento sem mal feito detalhado em excesso adequado
Recursos humanos mal treinados, poucos mal geridos mal-integrados treinados, integrados
Recursos nenhum poucos muito adequado
Metodologia sem confusa burocrática adequada
TI insuficiente sofisticado complexa adequada
Timing não será mais necessário a tempo de ser usado
Envolvimento dos usuários nenhum nenhum pouco adequado
Qualificação do Gerente nenhuma pouca inadequada adequada