apuntes impresos compu 2
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ANTOLOGÍA DE COMPUTACIÓN 2TRANSCRIPT
Bachillerato
Universidad Autónoma de Coahuila Esc. de Bachilleres “Sr. Urbano Riojas Rendón”
Computación 2
II
Academia de Computación Enero 2011
TEXTO Y GUÍA DEL ALUMNO
PRESENTACIÓN
¿Qué es formación de competencias en bachillerato? Es un enfoque didáctico que
pretende desarrollar en el estudiante conocimientos, habilidades de pensamiento,
destrezas, actitudes y valores que le permitan incorporarse a la sociedad de una forma
inteligente, consciente, propositiva, activa y creativa; y que en un momento dado, las
utilice para enfrentarse a una situación de vida concreta, resuelva problemas, asuma
retos, etc.
En la actualidad, es una exigencia ofrecer una educación de calidad que logre la
formación y consolidación del perfil de egreso en el bachiller de tal forma que pueda
contar con los elementos necesarios que le permitan crecer y desarrollarse en un
mundo cambiante, globalizado, competitivo y complejo; por lo que el proceso educativo
debe caracterizarse por presentar estrategias que contemplen actividades de
aprendizaje en diversos contextos y escenarios reales, donde pongan en juego,
movilice y transfiera las competencias desarrolladas.
Este material dirigido al estudiante, es producto de la participación de los docentes en
los cursos de instrumentación didáctica de los programas de estudio que se
desarrollaron en el marco de la Reforma Integral de la Educación Media Superior
(RIEMS), donde pusieron de manifiesto su experiencia, conocimiento y compromiso
ante la formación de los jóvenes bachilleres.
COMPETENCIAS GENÉRICAS QUE EXPRESAN EL PERFIL DEL EGRESADO
Se autodetermina y cuida de sí:
1. Se conoce y valora a sí mismo y aborda problemas y retos teniendo en cuenta los objetivos que persigue.
2. Es sensible al arte y participa en la apreciación e interpretación de sus expresiones en distintos géneros.
3. Elige y practica estilos de vida saludable.s
Se expresa y se comunica
4. Escucha, interpreta y emite mensajes pertinentes en distintos contextos mediante la utilización de medios, códigos y herramientas apropiados.
Piensa crítica y reflexivamente
5. Desarrolla innovaciones y propone soluciones a problemas a partir de métodos establecidos
6. Sustenta una postura personal sobre temas de interés y relevancia general, considerando otros puntos de vista de manera crítica y reflexiva.
Aprende de forma autónoma
7. Aprende por iniciativa e interés propio a lo largo de la vida.
Trabaja en forma colaborativa
8. Participa y colabora de manera efectiva en equipos diversos.
Participa con responsabilidad en la sociedad
9. Participa con una conciencia cívica y ética en la vida de su comunidad, región, México y el mundo
10. Mantiene una actitud respetuosa hacia la interculturalidad y la diversidad de creencias, valores, ideas y prácticas sociales.
11. Contribuye al desarrollo sustentable de manera crítica, con acciones responsables.
Propósito de la unidad
El alumno identifica los conceptos y técnicas básicas para utilizar la hoja electrónica
de cálculo y almacena, ordena y genera gráficas e incrementa su creatividad
mediante la vinculación de herramientas.
Contenido de la Unidad
Tema 1 Hoja electrónica de cálculo
Tema 2 Bases de datos en excel
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ÍNDICE
Hoja de Cálculo ................................................................................................................................ 5 Fundamentos de la hoja de cálculo ............................................................................................. 5 Secuencia didáctica ...................................................................................................................... 6 Hoja electrónica de cálculo .......................................................................................................... 7
Características de las hojas de cálculo ..................................................................................... 7
Fuentes: .................................................................................................................................. 11 Evidencia 1.1: Elementos de la pantalla de Excel ................................................................. 13 Evidencia 1.2: PRÁCTICA EN EXCEL ............................................................................... 14 Evidencia 1.3: PRÁCTICA EN EXCEL............................................................................. 15
Iniciar y configurar Excel ......................................................................................................... 16
Barras de Menús, Herramientas y Formato ............................................................................... 18 Capturar y corregir datos ............................................................................................................ 22
Fórmulas y Funciones ................................................................................................................ 37 Vista preliminar e impresión ...................................................................................................... 91
Repaso de Unidad ............................................................................................................... 100 Gráficos .................................................................................................................................... 108
Repaso de Unidad ................................................................................................................ 119 Bases de datos .............................................................................................................................. 125
Captura de datos ...................................................................................................................... 125 Filtros de Búsqueda .................................................................................................................. 130 Utilizar las opciones ordenar y filtrar ...................................................................................... 133
Repaso de Unidad ................................................................................................................ 138 MACROS ..................................................................................................................................... 144
Concepto de macro................................................................................................................... 144 Operaciones elementales para el manejo de macros. ............................................................... 145
Iniciar la grabación ................................................................................................................... 147 Detener la grabación ................................................................................................................ 148 Ejecutar macro ......................................................................................................................... 148
Creación de un macro en la hoja de cálculo ............................................................................. 148 Ejecutar una macro desde un botón ......................................................................................... 149
Repaso de Unidad ................................................................................................................ 149 Bibliografía .................................................................................................................................. 152
Diseña y elabora algoritmos ......................................................................................................... 154 Secuencia didáctica .................................................................................................................. 155
¿Qué es un algoritmo?.......................................................................................................... 155 Descripción narrada ............................................................................................................. 156 Diagrama de flujo................................................................................................................. 156
Pseudocódigo ....................................................................................................................... 156 Características de los algoritmos: ........................................................................................ 157 Metodología de solución de problemas ............................................................................... 157 Identificación del problema ................................................................................................. 158 Planteamiento de alternativas de solución ........................................................................... 158
Elección de una alternativa .................................................................................................. 158 Desarrollo de solución ......................................................................................................... 159 Evaluación de la solución .................................................................................................... 159 Fuentes: ................................................................................................................................ 159
Diagramas de flujo ....................................................................................................................... 161
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Definición ................................................................................................................................ 161 Símbolos utilizados .................................................................................................................. 161
Descripción de los símbolos .................................................................................................... 161 Características que debe cumplir un diagrama de flujo ........................................................... 162 Desarrollo del diagrama de flujo ............................................................................................. 162 Ventajas de los diagrama de flujo ............................................................................................ 163 Estructuras algorítmicas ........................................................................................................... 163
Pseudocódigo ............................................................................................................................... 165 Definición ................................................................................................................................ 165
Ventajas de utilizar un Pseudocódigo a un Diagrama de Flujo ........................................... 165
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Unidad 1
Hoja electrónica de cálculo
Propósito
Identifica los conceptos y emplea las técnicas básicas para utilizar con eficiencia la
hoja de cálculo.
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Hoja de Cálculo
Fundamentos de la hoja de cálculo
La primera pregunta que nos viene a la mente cuando nos hablan de que Excel es una hoja
de cálculo es ¿y qué es una hoja de cálculo? Las planillas de cálculo u hojas de cálculo
también podemos encontrarlas con la siguiente denominación: spreadsheet o worksheet.
En una planilla de hoja se pueden ingresar valores, rótulos, fórmulas matemáticas,
estadísticas, financieras, cálculos de ingeniería, etc. Al aplicar las fórmulas sobre los
datos de entrada nos devolverá los resultados. La principal ventaja de una planilla de
cálculo es que una vez establecidas las fórmulas, al cambiar los datos de entrada
podremos ver inmediatamente las consecuencias del cambio en los resultados. De esta
forma podremos analizar inversiones, esquemas de tiempo, organizaciones de producción
y en base a esto tomar las decisiones correspondientes.
Los programas dedicados a las planillas de cálculo fueron evolucionando, el primero se
llama Lotus 123, el cual le pone a sus archivos la extensión. WK1, el segundo se llama
Quattro Pro, el cual le pone a sus archivos la extensión. WQ1, cabe destacar que estos dos
programas corren bajo entorno D.O.S., y tercero el que trataremos de estudiar nosotros, el
EXCEL, que le pone a sus archivos la extensión. XLS y corre bajo entorno Windows.
Algunas de las facilidades que brinda este programa son: gran área de trabajo, facilidades
para el formato de planillas (alineamientos, tipos de letras, colores, etc.), barras de
herramientas y paletas portátiles, confeccionar gráficos, manejo de tablas y de bases de
datos, Importación de datos, corrector ortográfico, visualización previa a la impresión de
una planilla, imprimir la planilla, uso de asistentes como: asistente de Ideas, de funciones y
de gráficos y ayuda al usuario.
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Secuencia didáctica
1. Para saber que programa deben utilizar para realizar el reporte, realiza en equipo de
dos personas una lista de los programas de aplicación que conocen y que han
utilizado en la clase de Informática I y su aplicación.
2. Analiza la situación didáctica, identifica y escribe las acciones que involucra ésta e
indica las ventajas de utilizar alguno de estos programas para llevarlas a cabo.
3. Toma nota en el cuaderno de apuntes y expone al grupo las ventajas de utilizar el
programa seleccionado.
4. Consulta la siguiente lectura “HOJA ELECTRÓNICA DE CÁLCULO“, elabora un
glosario de conceptos, complementa en el cuaderno de apuntes la siguiente tabla y
pega de una revista o periódico una aplicación de la hoja electrónica de cálculo.
HOJA ELECTRÓNICA DE CÁLCULO
Ventajas Características
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7
Lectura:
Hoja electrónica de cálculo
Desde su introducción a finales de la década de 1970, los programas de hojas de cálculo
se han convertido en una de las aplicaciones para automatización de oficina que más se
usa; remplazó a las hojas de cálculo manuales y a los libros de contabilidad que los
contadores usaron durante cientos de años. Los programas de hojas de cálculo son
capaces de presentar, desplegar e imprimir la información en formatos de tablas, así como
de ejecutar cálculos automáticos sobre un conjunto de cifras.
Los programas de hoja de cálculo permiten que
el usuario incluya cuadros de información
divididos en filas y columnas. Las filas son líneas
horizontales que se identifican por números; las
columnas son líneas verticales que se identifican
por letras. El punto donde una fila y una
columna se interceptan se llama celda, al
conjunto de varias celdas se le denomina rango.
Una hoja se compone de un conjunto de celdas
y varias hojas integran un libro.
El usuario puede ingresar fórmulas en las celdas
para ejecutar cálculos, utilizando la información de otras celdas. Además, los valores
suministrados por las fórmulas se vuelven a calcular de forma automática si se cambia la
información.
Los programas de hojas de cálculo también pueden preparar, desplegar e imprimir gráficas
basadas en las filas y columnas de información, cuestión de utilidad para analizar la
información y para los estudios de tendencias.
Características de las hojas de cálculo
Además de ejecutar muchos tipos de cálculos, los programas de hojas de cálculo tienen
algunas características similares a las que ofrecen los procesadores de texto, como la
habilidad de capturar, mover, copiar, eliminar y pegar información que se encuentra en las
celdas, grupos de celdas y filas o columnas. Las hojas de cálculo también se guardan
como archivos electrónicos y pueden desplegarse, editarse, imprimirse y eliminarse. Esto
implica que se pueden guardar varias versiones de los documentos en caso de que se
necesite acceder a ellos posteriormente. También se puede copiar, mover y pegar
información de varias hojas de cálculo.
La mayoría de los programas de hojas de cálculo ofrecen ciertas características básicas:
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La función de cálculo puede sumar, restar, multiplicar y dividir elementos mediante la
fórmula que se escribe en una celda. También hay fórmulas predeterminadas
llamadas funciones, que pueden ejecutar cálculos sencillos o relativamente
complejos en un orden o estructura determinada, mediante valores específicos
llamados argumentos. Algunas de las funciones más comunes que usan las hojas
de cálculo son la suma, promedio.
La función de gráficos crea gráficas basándose en la información que se ingresó en
una hoja de trabajo. Una vez que se crea un vínculo entre la hoja de trabajo y la
gráfica, ésta se actualiza de forma automática con los valores que se ingresan en la
hoja de trabajo.
La función de insertar permite añadir celdas, filas y columnas en cualquier parte del
documento, así como caracteres e información en las celdas.
La función de copiado duplica la información de una celda, de un grupo de celdas y
de las filas y columnas de un documento.
La función de eliminar permite borrar caracteres y palabras dentro de las celdas,
grupos de celdas, filas y columnas.
La función de pegar inserta material removido o copiado de unas celdas a otras.
La función de formato se utiliza para dar formato a un documento, pudiendo
especificar la página, el margen y el tamaño del tabulador, así como las
características de diseño especial como el tipo de fuente, el color, las negritas,
itálicas, subrayado y resaltado.
La función de búsqueda y reemplazo localiza determinados caracteres, palabras o
frases dentro del documento y las substituye por otras.
La función de administración de archivos permite almacenar, acceder, mover y
eliminar los archivos de la computadora.
La función de impresión produce una copia en papel del documento que se preparó
con el programa de la hoja de cálculo y que se almacenó electrónicamente.
Además de estas características básicas, los programas de hojas de cálculo son capaces de
insertar encabezados y pies de página, ofreciendo funciones adicionales como
clasificación, revisión ortográfica y rastreo de cambios, entre otras.
En un documento de hoja de cálculo también se pueden insertar imágenes y diagramas.
Existen muchos libros, revistas y sitios red que nos guían para elegir el programa de hoja
de cálculo más conveniente. En muchos casos, los programas de hojas de cálculo son
suministrados o vienen incluidos con el equipo de cómputo, ya sea como parte del acuerdo
de compra o como un estándar industrial o gubernamental.
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9
Los programas de hojas de cálculo se utilizan de mejor forma cuando la información se
analiza en dos dimensiones (filas y columnas). Cuando se analizan distintos tipos de
variables, o cuando se tienen diferentes relaciones entre las variables, las bases de datos
interrelacionadas constituyen el método más eficiente para registrar y analizar la
información.
Microsoft Office Excel 2010 es una herramienta muy eficaz y
ampliamente usada que ayuda a los usuarios a analizar información
para tomar decisiones con más fundamentos. Si usa Office Excel
2010 y Excel Services, puede compartir y administrar los análisis y
los conocimientos con los compañeros de trabajo, los clientes y los
socios con toda confianza.
A continuación, se detallan las 10 ventajas más relevantes en las que Office Excel 2010
puede ayudarle a crear hojas de cálculo, a analizar, compartir y administrar información
más eficazmente.
• Office Excel 2010 presenta la interfaz de usuario de Office Fluent para
ayudarle a encontrar herramientas muy eficaces cuando las necesite.
Busque las herramientas que desee cuando las necesite, utilizando la interfaz de
usuario de Office Fluent orientada a obtener resultados de Office Excel 2010. Según el
trabajo que deba realizar, ya sea crear una tabla o escribir una fórmula, Office Excel
2010 le muestra los comandos necesarios cuando los necesite.
• Importar, organizar y explorar conjuntos de datos masivos con hojas de cálculo
significativamente ampliadas.
Trabaje con cantidades ingentes de datos en Office Excel 2010, que admite hojas de
cálculo que pueden tener un máximo de 1 millón de filas y 16.000 columnas. Además
de una cuadrícula mayor, Office Excel 2010 es compatible con plataformas de
multiprocesadores para obtener cálculos más rápidos de hojas de cálculo llenas de
fórmulas.
• Usar el motor de gráficos totalmente rediseñado de Office Excel 2010 para
comunicar los análisis en gráficos de aspecto profesional.
Cree gráficos de aspecto profesional con mayor rapidez y comodidad gracias a las
herramientas de generación de gráficos de la interfaz de usuario de Office Fluent.
Enriquezca los gráficos con mejoras visuales, como efectos 3D, sombreado suave y
transparencia. Cree e interactúe con gráficos de la misma forma, independientemente
de la aplicación que use, ya que el motor de gráficos de Office Excel 2010 es
compatible con Microsoft Office Word 2010 y Microsoft Office PowerPoint 2010.
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• Disfrutar de mayor y mejor compatibilidad para trabajar con tablas.
Cree, aplique formato, expanda, filtre y haga referencia a tablas dentro de fórmulas, ya
que Office Excel 2010 ha mejorado increíblemente la compatibilidad con las tablas. Al
ver los datos contenidos en tablas grandes, Office Excel 2010 mantiene los
encabezados visibles al desplazarse por las tablas.
• Crear y trabajar interactivamente con vistas de tablas dinámicas fácilmente.
Las vistas de tablas dinámicas le permiten reorientar rápidamente los datos para
ayudarle a responder muchas preguntas. Busque las respuestas que necesite más
rápido, cree y use las vistas de las tablas dinámicas más fácilmente arrastrando los
campos hasta donde desee que se muestren.
• “Ver” tendencias importantes y buscar excepciones en los datos.
Aplique formato condicional a la información más fácilmente para descubrir los
patrones y resaltar las tendencias de los datos. Los nuevos esquemas incluyen
degradados de color, mapas de calor, barras de datos e iconos indicadores de
rendimiento.
• Office Excel 2010 y Excel Services permiten compartir hojas de cálculo con
mayor seguridad. Excel Services, característica de Microsoft Office SharePoint
Server 2010, representa dinámicamente una hoja de cálculo con formato HTML para
que otros usuarios puedan tener acceso a la información con un explorador Web.
Debido al alto grado de fidelidad del cliente de Office Excel 2010, los usuarios de
Excel Services pueden explorar, ordenar, filtrar, especificar parámetros e interactuar
con la información, todo ello desde el explorador Web.
• La Ayuda garantiza al usuario y a la organización trabajar con la información
empresarial más actual.
Impida que se distribuyan muchas copias o copias anticuadas de una hoja de cálculo
en la organización mediante el uso de Office Excel 2010 y Office SharePoint Server
2010. Controle los usuarios que pueden ver y modificar las hojas de cálculo del
servidor mediante acceso basado en permisos.
• Reducir el tamaño de las hojas de cálculo y mejorar la recuperación de
archivos dañados a la vez.
El nuevo formato XML de Microsoft Office Excel ofrece una reducción significativa del
tamaño de los archivos, mientras que su arquitectura mejora la recuperación de los
datos de los archivos dañados. Este nuevo formato aporta un ahorro muy importante
en los requisitos de almacenamiento y ancho de banda, a la vez que reduce la carga
de trabajo del personal de TI.
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• Ampliar las inversiones en inteligencia empresarial ya que Office Excel 2010 es
totalmente compatible con Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services.
Aproveche la flexibilidad y las nuevas funciones de cubo de Office Excel 2010 para
crear un informe personalizado a partir de una base de datos OLAP. La conexión a
orígenes de datos también es más sencilla mediante la Biblioteca de conexiones de
datos.
Fuentes:
http://aceproject.org/ace-es/topics/et/eta/equipos-y-programas-de-
computo/eta02b/?set_language=es
http://office.microsoft.com/es-mx/excel/HA101641793082.aspx
2. Lee el texto que se encuentra en la siguiente dirección electrónica
http://www.aulaclic.es/excel2010/index.htm o revisa el anexo de Microsoft Excel 2010, para
identificar la aplicación y utilidad de cada uno de los elementos que conforman la pantalla
principal del programa, identifica las partes de la pantalla y completa la Evidencia 1.1
Con la finalidad de ver las funciones que utilizará para cumplir con el reporte de los
resultados de la NFL y qué datos debe de incluir, deberá hacer una planeación.
Realiza en el cuaderno de apuntes, la planeación de la hoja electrónica de cálculo de
una boleta de calificaciones, donde se consideren los siguientes datos: materia,
maestro, parcial 1, parcial 2, parcial 3, el promedio de los parciales, la calificación del
examen semestral y la calificación final de la materia. Reconoce la importancia de
planear una hoja de cálculo y aplica la metodología para resolver problemas estudiada
en el Bloque I.
• Reflexiona sobre los datos que debe de llevar el reporte de los resultados de la NFL.
Tiempo estimado: 2 horas.
1. Realiza una consulta a la dirección electrónica
http://www.aulaclic.es/excel2010index.htm, revisa el anexo de Microsoft Excel 2010 o
emplea la ayuda integrada en el programa para obtener los conocimientos que se
necesitan en la elaboración del reporte de los resultados de la NFL.
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• Escribe en el cuaderno de apuntes el procedimiento para introducir datos, para
aplicar formato a las celdas, escribir fórmulas, para utilizar las funciones estadísticas:
MAX(), MIN(), PROMEDIO(), CONTAR() y la función matemática trigonométrica:
SUMA(); la diferencia entre referencias absolutas y referencias relativas, el
procedimiento para validar y ordenar datos, para insertar series, para insertar y editar
gráficos, para aplicar protección a las celdas y al libro y para imprimir la hoja
buscando siempre la optimización de los consumibles.
• Para practicar lo investigado, realiza las actividades prácticas indicadas en las
evidencias 1.2 y 1.3.
Tiempo estimado: 6 horas.
5. Trabaja colaborativamente en pareja y elabora la planeación de la hoja electrónica de
cálculo y en Microsoft Excel elabora el reporte de la situación didáctica, incluyendo la
siguiente información*:
• A través aplicar la función suma obtén los puntos totales por cada partido.
• Una gráfica en la que se muestre en qué partido hubo más puntos de anotación y
cuántos fueron y en qué partido hubo menos puntos de anotación y cuántos
fueron.
• Una gráfica que contenga la cantidad de puntos de anotación por equipo.
• Una gráfica para mostrar el promedio de puntos de anotación por juego de cada
equipo.
• ¿Cuántos juegos ha “ganado” y cuántos ha “perdido” cada equipo? Mostrar
gráficamente.
• Presenta al grupo el proyecto realizado.
*Se sugiere que cada gráfica se realice en hojas distintas del libro de trabajo.
Tiempo estimado: 6 horas.
MATERIAL A UTILIZAR:
• Computadora
• Recorte de periódico • Cuaderno de apuntes • Internet • Curso en línea
MECANISMOS SUGERIDOS PARA EVALUAR:
Evaluación formativa (ejercicios prácticos, reportes, proyecto, etc.)= 100%
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Evidencia 1.1: Elementos de la pantalla de Excel
Nombre:_____________________________________
Fecha:
___/____/2012
Grupo: _
Instrucción: Coloca el número que representa el elemento de la pantalla en el lugar que corresponda.
( ) ( )
( )
Nombre de los elementos de la pantalla de Microsoft Excel:
1. Barra de título 10. Columna
2. Ayuda 11.Banda de opciones
3. Barra de desplazamiento horizontal y vertical 12. Celda activa
4. Barra de fórmula 13. Barra de estado
5. Barra de etiquetas
6. Zoom
7. Barra de herramientas de acceso rápido
8. Fila
9. Botón de Office
( )
( )•*
( )
( )
( )
( )
( )
( )
( )
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Evidencia 1.2: PRÁCTICA EN EXCEL Fecha:
___/____/2012
Nombre:_________________________________________ Grupo: _ ________
Instrucción: Con el propósito de realizar la práctica lleva a cabo cada uno de los pasos que a
continuación se describen:
1. Revisa la planeación de la boleta que elaboraste en tu cuaderno de apuntes, complementa con
los datos del siguiente formato y utiliza el programa Microsoft Excel 2010 para elaborar la boleta.
ESCUELA DE BACHILLERES “SR. URBANO RIOJAS RENDÓN”
PLANTEL ____________________
MATRÍCULA: SEMESTRE:
NOMBRE: GRUPO:
MATERIA MAESTRO PARCIAL 1 PARCIAL 2 PARCIAL 3 PROMEDIO SEMESTRAL
20%
CALIFICACIÓN
80% 20%
FINAL
2. Grábalo con el nombre: Boleta.
3. Prepara la página (tamaño, márgenes, encabezado y pie de página, orientación).
4. Aplica el formato a fuentes, estilos(negrita, cursiva y subrayado), color, tamaño de
fuentes, alineación y bordes.
5. Valida las columnas materia y maestro para que a la captura permitan solo texto y las
columnas de parcial 1, 2, 3 y semestral para que permita la captura de valores numéricos
en el rango 0 a 10 con decimales.
6. Captura todas las materias, con el nombre del maestro y las calificaciones del parcial 1, 2,
3 y semestral.
7. Aplica formato de celdas numéricas a las calificaciones y semestral, con un decimal,
promedio y calificación final con 0 decimales.
8. Calcula el promedio y la calificación final, utilizando fórmulas.
9. Determina la calificación mayor del parcial ,1 utilizando funciones.
10. Calcula el promedio del parcial 2, utilizando funciones.
11. Determina la calificación menor del Semestral, utilizando funciones.
12. Elabora un gráfico de columnas con los datos de la materia y los tres parciales.
13. Elabora un gráfico circular con los datos de las materias y calificación final.
14. Aplica formato a los títulos, leyendas, series y área del gráfico de los dos gráficos.
15. Aplica seguridad al archivo.
16. Guarda los cambios realizados.
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Evidencia 1.3: PRÁCTICA EN EXCEL
Fecha: ___/____/2012
Nombre:___________________________________________ Grupo: _ ____
Instrucciones: Con el propósito de realizar la práctica siguiente lleva a cabo cada uno
de los pasos que a continuación se describen:
1. Elabora el siguiente formato:
TABLA DE CONVERSIONES
PESOS DÓLARES PULGADAS CENTÍMETROS METROS KILOGRAMOS GRAMOS LIBRAS
2. Grábalo con el nombre: CONVERSIONES.
3. Prepara la página (márgenes, encabezado y pie de página, orientación, hoja).
4. Aplica el formato a fuentes: estilos (negrita, cursiva y subrayado), color, tamaño de
fuentes, alineación y marcar bordes.
5. Valida la columna de PESOS para que acepte sólo valores numéricos con decimales y
captura los pesos.
6. Inserta series numéricas a las columnas de pulgadas y kilogramos, con un valor inicial
de 20 e incremento de 5 hasta 100.
7. Utiliza fórmulas con referencias absolutas, para convertir de pesos a dólares, de
pulgadas a centímetros y a metros, los kilogramos conviértelos a gramos y a libras.
8. Aplica formato de moneda con decimales a la columna de pesos.
9. Aplica dos decimales a las columnas de centímetros, gramos, libras.
10. Utiliza funciones para determinar la cantidad de metros más alta, cantidad de libras
menor, el total de las libras.
11. Elabora una gráfica de columnas de la cantidad de pesos a dólares.
12. Protege el archivo.
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Iniciar y configurar Excel
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con
números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas
hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Ahora vamos a ver cuáles son los
elementos básicos de Excel, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre
cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué
sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo
seguir trabajando.
Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel. Desde el botón Inicio situado,
normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla coloca el cursor y haz clic
sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre todos los
programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en la
computadora; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft
Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa. (Figura 1)
Figura 1. Pantalla inicial de Excel 2003
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Desde el icono de Excel del escritorio.
Puedes iniciar Excel ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Para cerrar
Excel, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte
superior derecha de la ventana de Excel.
También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta
combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.
Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir.
Descripción de la pantalla
Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes
fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será
más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación
puede no coincidir exactamente con la que ves en tu computadora, ya que cada
usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como
veremos más adelante. (Figura 2)
ABCD
F
HI
J
E
G
A- Barra de Títulos C- Barra de Herramientas E- Etiqueta de Columna G- Celda Activa I- Barra de D.H.
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B- Barra de Menús
D- Barra de Formato F- Barra de Fórmulas H- Etiquetas de Hoja J- Barra de D.V.
Figura 2. Interfaz grafica de un ahoja de calculo (Excel 2003)
Barras de Menús, Herramientas y Formato
La barra de título
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento
Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que
lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha
están los botones para minimizar , restaurar y cerrar .
La barra de menú
Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic
en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes
elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer
a partir de estos menús. Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente
a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuación. En el extremo
de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y cerrar del libro
de trabajo.
En Excel la barra de menús tiene un comportamiento "inteligente", que consiste,
básicamente, en mostrar de los menús sólo los comandos más importantes y los que
el usuario va utilizando. Los menús desplegables de la barra de menús contienen
tres tipos básicos de elementos:
Comandos inmediatos.
Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se
reconocen porque a la derecha del nombre del comando, o no
aparece nada o bien aparece la combinación de teclas para
ejecutarlo desde el teclado.
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19
Por ejemplo, en el menú Insertar, el comando Columnas, o el comando
Hipervínculo que se activa pulsando al mismo tiempo las teclas Ctrl, Alt y K.
Al situarse sobre éste, se
abre un nuevo menú a su
lado con más opciones para
que elijamos una de ellas.
Se reconocen porque tienen
un triángulo a la derecha.
Por ejemplo, en el menú
Insertar, Imagen.
Comando con ventana.
Al hacer clic, aparece una ventana o cuadro de
diálogo en el que nos pedirá que rellenemos algunos
datos y que tendrá botones para aceptar o cancelar la
acción. Se distinguen porque el nombre acaba en
puntos suspensivos. Por ejemplo, en el menú
Insertar, Gráfico...
Los diferentes menús de la barra de menús se pueden activar desde el teclado
pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + i para
desplegar el menú Insertar.
La barra de herramientas estándar
Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más
habituales, como Guardar , Copiar , Cortar , etc.
La barra de formato
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Contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como poner en negrita,
cursiva, elegir tipo de fuente, etc. Hay operaciones que no están disponibles en un
determinado momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si
no hay nada seleccionado, tanto como el icono Cortar como el comando Cortar
aparecen con el color más claro.
La barra de fórmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos
situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará
ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.
La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Las barras de desplazamiento
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma
rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra
arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.
El panel de tareas
Este elemento se ha mejorado desde la versión anterior de
Excel. El panel de tareas es sensible al contexto, esto
quiere decir que mostrará información diferente según lo
que estemos haciendo en el momento de abrirlo. Por
ejemplo, en la imagen es el panel de tareas que aparece al
iniciar Excel nos ofrece los comandos más útiles para esa
situación: nos muestra las hojas recientemente abiertas;
nos permite crear una nueva hoja a partir de una plantilla,
una gran cantidad de ayuda en línea, etc. Si estamos insertando una imagen, el
panel de tareas será diferente y nos mostrará las opciones más usuales en el trabajo
con imágenes. Hay disponibles otros paneles de tareas, como por ejemplo:
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21
Portapapeles, Buscar, Insertar imagen prediseñada, Nuevo Libro. Para acceder a
ellos ir al triángulo que hay al lado del título del panel y se desplegará una lista con
los paneles disponibles.
Al abrir Excel aparece el panel de tareas, si no
queremos que aparezca cada vez que abramos
Excel, bastará con desactivar la casilla Mostar al
inicio, que está en la parte inferior del panel. En
cualquier momento podemos abrir o cerrar el
panel de tareas desde el menú Ver, opción Panel
de Tareas.
La barra de tareas de Windows contiene el botón Inicio, iconos para arrancar
algunos programas, como Internet Explorer, etc, y también un botón por cada
documento de Excel que tengamos abierto, de forma que podemos pasar de un
documento a otro haciendo clic en estos iconos (según la versión de Windows
tendremos varios iconos o uno solo que tiene asociada la lista desplegable de todos
los documento de Excel abiertos). Esta barra no pertenece a Excel, sino a Windows
como su propio nombre indica.
La Ayuda Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.
Un método consiste en utilizar la Barra de Menús. Haciendo clic en el
interrogante. Podremos utilizar cualquiera de estas opciones:
Ayuda de Microsoft Excel, nos mostrará una pantalla en la que podremos ver
la ayuda a través de un índice, buscando por palabras en Contenido o
mediante el Asistente para ayuda que nos permite hacer preguntas en
lenguaje natural.
22
Mostrar el ayudante de Office, es un gráfico animado que nos ayuda en
determinadas ocasiones cuando detecta que necesitamos ayuda, por ejemplo
si ve que vamos a crear una hoja de cálculo nos ofrecerá ayuda para ello, etc.
Microsoft Office Online, ésta es una nueva característica de Excel2003. Abre
en el panel de tarea un diálogo de búsqueda de ayuda en línea de Microsoft.
(Figura 3)
Figura 3. Pantalla de Ayuda de Excel
Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado o el botón de la Barra de
Herramientas. Al utilizar cualquiera de estas dos formas, aparecerá una ventana de
ayuda a la derecha de la ventana, desde la cual tendremos que buscar la ayuda
necesaria.
También se puede utilizar la opción de la Barra de Menús. Para utilizar este
método, hacer clic sobre el recuadro, escribir la pregunta a buscar y pulsar la tecla
ENTER en el teclado. Aparecerán diferentes enlaces con posibles ayudas
encontradas, de las cuales elegiremos la deseada.
Capturar y corregir datos
El área de trabajo de Excel
Vemos en la pantalla una cuadrícula o planilla, en el borde superior una serie de
rótulos con letras nos indican las Columnas y a la izquierda otros rótulos con
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23
números que nos indican las Filas. La intersección de una columna con una fila
determina lo que llamaremos Celda y a esta celda la llamamos por la intersección
de los rótulos, como por ejemplo: A1, B3, F15, etc. En cada celda podemos
almacenar: un número, un texto o una fórmula. La planilla esta compuesta por
16384 filas y 256 columnas (hasta las letras IV), dando un total de aprox. 4.200.000
celdas. Estas planillas en EXCEL son denominadas Hojas y estas hojas forman un
Libro, este libro es almacenado en un archivo. (Figura 4)
CELDA
COLUMNA
FILA
Figura 4. Pantalla inicial de Excel
De esta forma, denominamos a cada celda por el nombre de la hoja y la dirección
de la celda, separadas por el símbolo ! por ejemplo: Hoja2!A5. Si observamos la
figura anterior vemos que hay una celda que esta recuadrada con un borde grueso
(A1), esta celda se denomina Celda Activa y es aquella en la que estamos ubicados.
24
Empezando a trabajar con Excel Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en
Excel, así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de
trabajo para la creación de hojas de cálculo.
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento;
nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las
visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento
rápidamente. Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder
desplazarse a través de la hoja son: (Tabla 1)
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL + INICIO
Primera celda de la columna activa
FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa
FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA
Tabla 1. Teclas activas de desplazamiento
Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda
donde se desea ir es utilizando el cuadro de diálogo Ir a.. que aparece a la
derecha: Se escribe en el recuadro Referencia, la dirección de la celda a la que se
quiere desplazar. Después hacemos clic en Aceptar. Para acceder al cuadro de
diálogo Ir a podemos pulsar la tecla F5, podemos usar el teclado con la combinación
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25
Ctrl+I ó también podemos desplegar el menú Edición y seleccionar la opción Ir a...
(Figura 5)
Figura 5. Pantalla del Menú Edición \ Ir a..
Siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para
visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.
Desplazamiento en el libro de trabajo
Dentro de nuestro libro de trabajo
existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el
número podría cambiarse. En este apartado trataremos los distintos métodos para
movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Empezaremos por utilizar la
barra de etiquetas.
Figura 6. Barra de etiquetas
Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa,
es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Haciendo clic
sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña
Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja. (Figura 6)
Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso
de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:
MOVIMIENTO TECLADO
26
Para visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Para visualizar las últimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre
la etiqueta de ésta. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos
botones no tendrán ningún efecto. También se pueden utilizar combinaciones de
teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:
Introducir datos
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos
que desees introducir. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra
de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente. (Figura 7)
Celda activa Barra de fórmulas
Figura 7. Pantalla de celdas y barra de formulas
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que
te explicamos a continuación:
Enter: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa
a ser la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y
además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir,
si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
Hoja Siguiente CTRL+AVPAG
Hoja Anterior CTRL+REPAG
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27
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer
clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa
seguirá siendo la misma.
Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el
contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o
hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen
los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.
Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro
dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para
comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no. Otras veces la fórmula no
es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda, comprobar la
fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté
escribiendo o más tarde, después de la introducción. Si aún no se ha validado la
introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla
retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor,
haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA
IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos. Si ya se ha validado la
entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada,
después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos
directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La
Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar. En la Barra de Fórmulas aparecerá
el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos
modificar la información. Después de teclear la modificación pulsaremos Enter o
haremos clic sobre el botón Aceptar. (Figura 8)
28
Celda activa
Editar (F2)
Barra deFórmulas
Figura 8. Ejemplo de edición de datos
Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea
restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc
del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se
introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía. Si se desea
reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se
escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.
Tipos de datos
En una Hoja de Cálculo, los distintos tipos de datos que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en
una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes,
referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica
básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con
los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc... En una
fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,
operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y
debe empezar siempre por el signo =. (Figura 9)
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29
Celda activa
Fórmula
Barra deFórmulas
Figura 9. Pantalla de la barra de fórmulas
Errores en los datos
Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un
error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Cuando nos
avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá el aspecto que ves en la
Figura 10. Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el
botón Sí o rechazar utilizando el botón No.
Figura 10
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un
símbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: . Al hacer clic
sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre
el error. Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se
30
mostrará un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación
(Figura 11)
Figura 11. Pantalla de error
Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes
opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene
el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea
una resta y todas las demás sumas). Si no sabemos qué hacer, disponemos de la
opción Ayuda sobre este error. Si lo que queremos es comprobar la fórmula para
saber si hay que modificarla o no podríamos utilizar la opción Modificar en la barra
de fórmulas. Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que
desaparezca el símbolo de la esquina de la celda. Puede que al introducir la fórmula
nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO siendo TEXTO un valor que
puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se
utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto,
como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
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31
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se interceptan.
También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un
símbolo en la esquina superior izquierda tal como: . Este símbolo se
utilizará como hemos visto antes.
Manipulación de libros de trabajo
Vamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar,
guardar como y cerrar para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar
con libros de trabajo de Excel.
Guardar un libro de trabajo
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra
ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación posterior
sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se
denomina Guardar. También cuando tengamos un libro ya guardado y lo
modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes
de cerrar.
Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos.
Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre:
Selecciona el menú Archivo y elige la opción Guardar como... Aparecerá el
siguiente cuadro de diálogo.(Figura 12)
32
Figura 12. Menú Archivo de Excel
Si el archivo ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro el
nombre de archivo de su antiguo nombre; si pulsas el botón Guardar, sin indicarle
una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos
trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las
modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrás que
seguir estos pasos.
En el recuadro Guardar en (1) haz clic sobre la flecha de la derecha para
seleccionar la unidad donde vas a grabar tu trabajo.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la
unidad seleccionada. Haz doble clic sobre la carpeta donde guardarás el
archivo. En el recuadro Nombre de archivo (2), escribe el nombre que
quieres ponerle a tu archivo, y por último haz clic sobre el botón Guardar(3).
(Figura 13)
1
2 3
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33
Figura 13.Ventana Guardar como…
Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes
de la modificación. Para ello selecciona la opción Guardar del menú Archivo. O
bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de Herramientas, se guardará
con el mismo nombre que tenía. También puedes utilizar la combinación de teclas
Ctrl +G. Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como...
que nos permitirá darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.
Cerrar un libro de trabajo
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no
estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe
el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un documento de varias
formas (Figura 14)
Figura 14. Cerrar.. del Menú Archivo
Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo .Selecciona el menú Archivo y
elige la opción Cerrar. Si esta opción no se encuentra, recuerda el botón para
ampliar el menú. En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una
modificación no almacenada, Excel nos avisará de ello mostrándonos el siguiente
cuadro de diálogo (Figura 15)
Figura 15. Cuadro de diálogo
Haz clic sobre el botón Cancelar para no cerrar el documento. No para salir del
documento sin almacenar las modificaciones realizada desde la última vez que
guardamos. Sí para almacenar el documento antes de salir de él. En este último caso,
34
si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar
como para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenará con el
nombre que tenía.
Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú, cuidado no el
de la barra de título que cerraría el programa Excel.
Crear un nuevo libro de trabajo
Cuando entramos en Excel
automáticamente se inicia un libro de
trabajo vacío, pero supongamos que
queremos crear otro libro nuevo, la
operación se denomina Nuevo.
Para crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:
Selecciona el menú Archivo y elige la opción Nuevo...
O bien hacer clic sobre el botón Nuevo de la barra de herramientas.
En caso de utilizar el botón Nuevo, aparecerá un nuevo libro automáticamente, pero
si utilizamos el menú se abrirá el panel de tareas en la parte derecha de la ventana
con el siguiente aspecto. (Figura 16)
Haz clic sobre el enlace para empezar un libro de trabajo vacío.
(Se podría utilizar otra opción de la barra pero en estos casos se crearía el libro de
trabajo a partir de otros libros ya creados). Automáticamente se abrirá un nuevo libro
de trabajo.
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35
Abrir un libro de trabajo ya existente
Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina
Abrir. Existen varias formas para abrir un archivo ya existente.
Una de ellas consiste en utilizar el menú. Selecciona la opción Abrir del menú
Archivo. (Figura 17)
Figura 17. Abrir…del Menú Archivo
O bien, haz clic sobre el botón Abrir de la Barra de Herramientas. Aparecerá el
cuadro de diálogo siguiente. (Figura 18)
Figura 18. Cuadro de diálogo Abrir…
Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en. Se desplegará una
lista con las unidades disponibles de la computadora. (Figura 19)
36
Figura 19. Unidades de la PC
Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre ésta. En el recuadro inferior,
aparecerán las distintas carpetas de la unidad elegida. Haz doble clic sobre la
carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar. Al abrir una carpeta, ésta se
sitúa en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior aparecerá
toda la información de dicha carpeta. Haz clic sobre el archivo deseado y después
sobre el botón Abrir.
Figura 21. Panel de Tareas Figura 20. Menú Archivo
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37
Otra forma disponible también para abrir un documento, consiste en utilizar una lista
de documentos abiertos anteriormente. Selecciona el menú Archivo, al final de la
ventana del menú, Excel presenta una lista con los cuatro últimos documentos
abiertos. Haz clic sobre el documento deseado. El primer documento de la lista es el
último que se abrió. (Figura 20)
También para abrir un documento podemos utilizar el Panel de Tareas de Inicio que
aparece normalmente en la parte derecha de la ventana al abrir Excel. Si esta barra
no aparece, seleccionar la opción Panel de Tareas... del menú Ver. (Figura 21)
Figura 22. Menú Abrir del Panel de Tareas
En el primer apartado Abrir nos permite recuperar un libro ya creado
anteriormente. Los últimos libros utilizados aparecen en primer lugar, en nuestro caso
solamente disponemos de cuatro libros de trabajo Libro1, Copiar Celdas,
Precipitaciones, Filas, los cuales podríamos abrir haciendo clic directamente sobre su
nombre. Si el libro a recuperar no se encuentra en la lista tendremos que utilizar el
enlace Más.. (Figura 22)
Fórmulas y Funciones
Esta unidad es una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y
manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos
que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada
cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del
curso y la buena utilización de Excel. Vamos a profundizar en el manejo de funciones
ya definidas por Excel para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la
38
sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil
cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.
Introducir Fórmulas y Funciones
Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con
uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o
será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier
función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
y siguen las reglas descritas a continuación:
Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes
espacios antes o después de cada paréntesis.
Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o
funciones.
Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus
argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica
todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería
equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C
6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función. Las fórmulas
pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas
dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
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39
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que
realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas,
financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y
referencia y de información. Para introducir una fórmula debe escribirse en una
celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.
Insertar función con el asistente.
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si
conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas,
así nos resultará más fácil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una función en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la función, desplegar el menú
Insertar. Elegir la opción Función... O bien, hacer clic sobre el botón de la
barra de fórmulas. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función de la
derecha. Excel nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo
una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una
función: y a continuación hacer clic sobre el botón
Figura 23. Ventana de diálogo del Asistente de Funciones
40
De esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora
Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las
funciones que tienen que ver con la descripción escrita. Para que la lista de funciones
no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro
combinado o seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo
aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no
estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas. En el cuadro de lista
Seleccionar una función hay que elegir la función que deseamos haciendo clic
sobre ésta.
Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos
aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También
disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción
más completa de dicha función.
A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos
de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro
variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función
SUMA ().
Figura 24. Pantalla Argumentos de Función
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41
En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será
una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón para
que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a
continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer
argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del
ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última
celda del rango) y pulsar la tecla ENTER para volver al cuadro de diálogo. En el
recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso
de que existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así
sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic
sobre el botón Aceptar. Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango
de una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de
la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función
=SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá
automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5) .
En la Barra de herramientas existe el botón Autosuma que nos permite realizar
la función SUMA de forma más rápida. Con este botón tenemos acceso también a
otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta
aparecerá la lista desplegable de la figura 25.
Figura 25. Herramienta Autosuma
Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio
(calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo)
42
o Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder acceder al diálogo de funciones a
través de Más Funciones...
Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones
Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por
ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será
primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de
las expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos
los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como
resultado. Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra
función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una
simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la
combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la
suma =SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la
suma y la celda B3.
Funciones de fecha y hora
De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones
dedicadas al tratamiento de fechas y horas, y estas son todas las posibles funciones
ofrecidas por Excel. En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o
el valor que nos devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de
serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha
introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir
de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como
argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que
contenga una fecha. (Tabla 3)
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43
Función Descripción
AHORA() Devuelve la fecha y la hora actual
AÑO(núm_de_serie) Devuelve el año en formato año
DIA(núm_de_serie) Devuelve el día del mes
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método) Calcula el número de días entre las dos fechas
DIASEM(núm_de_serie;tipo) Devuelve un número del 1 al 7
FECHA(año;mes;día) Devuelve la fecha en formato fecha
FECHANUMERO(texto_de_fecha) Devuelve la fecha en formato de fecha
HORA(núm_de_serie) Devuelve la hora como un número del 0 al 23
HORANUMERO(texto_de_fecha) Convierte una hora de texto en un número
HOY() Devuelve la fecha actual
MES(núm_de_serie) Devuelve el número del mes en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre)
MINUTO(núm_de_serie) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59
NSHORA(hora;minuto;segundo) Convierte horas, minutos y segundos dados como números
SEGUNDO(núm_de_serie) Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59
Tabla 3. Funciones de Fecha y hora
Funciones de texto
Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números,
pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación
de texto. Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel. (Tabla 4)
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Función Descripción
CARACTER(número) Devuelve el carácter especificado por el número
CODIGO(texto) Devuelve el código ASCII del primer carácter del texto
CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN) Devuelve una cadena de caracteres con la unión
DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares) Redondea un número pasado como parámetro
DERECHA(texto;núm_de_caracteres) Devuelve el número de caracteres especificados
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto; núm_inicial)
Devuelve la posición inicial del texto buscado
ESPACIOS(texto) Devuelve el mismo texto pero sin espacios
EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres) Devuelve los caracteres indicados de una cadena
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial) Encuentra una cadena dentro de un texto
IGUAL(texto1;texto2) Devuelve un valor lógico (verdadero/falso)
IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres) Devuelve el número de caracteres especificados
LARGO(texto) Devuelve la longitud del texto
LIMPIAR(texto) Limpia el texto de caracteres no imprimibles
MAYUSC(texto) Convierte a mayúsculas
MINUSC(texto) Convierte a minúsculas
MONEDA(número;núm_de_decimales) Convierte a moneda
NOMPROPIO(texto) Convierte a mayúscula la primera letra del texto
REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial; núm_de_caracteres;texto_nuevo)
Reemplaza parte de una cadena de texto por otra
REPETIR(texto;núm_de_veces) Repite el texto
SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo; núm_de_ocurrencia)
Reemplaza el texto con texto nuevo
T(valor) Comprueba que el valor es texto
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45
TEXTO(valor;formato) Convierte un valor a texto
VALOR(texto) Convierte un texto a número
Funciones de búsqueda
En una hoja de Excel es muy importante tomar los datos correctos para trabajar con
las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para
realizar búsquedas de datos. Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando
queremos encontrar alguna información de algo no buscamos directamente por lo
que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o
algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si
buscamos a una persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de
teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre del
restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso
buscamos por otros datos que sí conocemos. Estas son las funciones disponibles por
Excel para realizar búsquedas: (Tabla 5)
Función Descripción
AREAS(ref) Devuelve el número de rangos de celdas contiguas
BUSCAR(...) Busca valores de un rango de una columna o una fila
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en; indicador_filas;ordenado)
Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en; indicador_columnas;ordenado)
Busca un valor en la primera columna de la izquierda
COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en; tipo_de_coincidencia)
Devuelve la posición relativa de un elemento
COLUMNA(ref) Devuelve el número de columna de una referencia
COLUMNAS(matriz) Devuelve el número de columnas que componen la matriz
DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) Devuelve una referencia a un rango
DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja) Crea una referencia de celda en forma de texto
ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...) Elige un valor o una acción de una lista de valores
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FILA(ref) Devuelve el número de fila
FILAS(matriz) Devuelve el número de filas
HIPERvínculo(ubicación_del_vínculo; nombre_descriptivo)
Crea un acceso directo a un documento
IMPORTARDATOSDINAMICOS (camp_datos;tablas_dinámicas;campo1; elemento1;campo2;elemento2...)
Extrae datos almacenados en una tabla dinámica
INDICE(matriz;num_fila;num_columna) Devuelve el valor de una celda en la intersección de una fila y una columna
INDIRECTO(ref;a1) Devuelve una referencia especificada
TRANSPONER(matriz) Intercambia las filas por las columnas en una matriz
Tabla 5. Funciones de Búsqueda
Funciones financieras
Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y
cálculos financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas para crearte
tu propia "caja de ahorros en casa". Todas estas funciones están agrupadas en la
categoría de Financieras.
Función Descripción y Ejemplo
DB(costo;valor_residual;vida;periodo;mes) Devuelve la depreciación de un bien para un período especificado, método de depreciación de saldo fijo
DDB(costo;valor_residual;vida;periodo;factor)
Devuelve la depreciación de un bien para un período especificado, mediante el método de depreciación por doble disminución de saldo
DVS(costo;valor_residual;vida;periodo_inicial; periodo_final;factor;sin_cambios)
Devuelve la depreciación de un bien para un período especificado, incluyendo periodos parciales
INT.PAGO.DIR(tasa;periodo;nper;va) Calcula el interés pagado durante un período específico de una inversión
NPER(tasa;pago;va;vf;tipo) Devuelve el número de pagos de una inversión
PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) Devuelve el pago de un préstamo
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basado en pagos y tasas de interés constantes
PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) Devuelve el interés pagado por una inversión durante periodo determinado
PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) Devuelve el pago de un capital de una inversión determinada
SLN(costo;valor_residual;vida) Devuelve la depreciación por método directo de un bien durante un período dado
SYD(costo;valor_residual;vida;periodo) Devuelve la depreciación por método de anualidades de un bien durante un período específico
TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar) Devuelve la tasa de interés por periodo de un préstamo o una inversión
TIR(valores;estimar) Devuelve la tasa interna de retorno de una inversión para una serie de valores en efectivo
TIRM(valores;tasa_financiamiento; tasa_reinversión)
Devuelve la tasa interna de retorno modificada
VA(tasa;nper;pago;vf;tipo) Devuelve el valor actual de una inversión
VF(tasa;nper;pago;vf;tipo)
Devuelve el valor futuro de una inversión basada en pagos periódicos y constantes más una tasa de interés constante
VNA(tasa;valor1;valor2;...)
Devuelve el valor neto actual de una inversión a partir de una tasa de descuentos y una serie de pagos futuros
Tabla 6. Formulas Financieras
Otras funciones
Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de
funciones de diferentes categorías que nos pueden ser de gran utilidad. En este
capítulo veremos algunas de ellas clasificándolas por categorías. (Tabla 7)
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Función Descripción
Funciones matemáticas y trigonométricas
ABS(número) Devuelve el valor absoluto de un número
ALEATORIO() Devuelve un número entre 0 y 1
COMBINAT(número;tamaño)
Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de elementos
COS(número) Devuelve el coseno de un ángulo
ENTERO(número) Redondea un número hasta el entero inferior más próximo
EXP(número) Realiza el cálculo de elevar "e" a la potencia de un número determinado
FACT(número) Devuelve el factorial de un número
NUMERO.ROMANO(número,forma) Devuelve el número pasado en formato decimal a número Romano
PI() Devuelve el valor de la constante pi
POTENCIA(número;potencia) Realiza el cálculo de elevar un número a la potencia indicada
PRODUCTO(número1;número2;...)
Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los números pasados como argumentos
RAIZ(número) Devuelve la raíz cuadrada del número indicado
RESIDUO(número;núm_divisor) Devuelve el resto de la división
Funciones estadísticas
MEDIA.ARMO(número1;número2;...) Devuelve la media armónica de un conjunto de números positivos
MAX(número1;número2;...) Devuelve el valor máximo de la lista de valores
MIN(número1;número2;...) Devuelve el valor mínimo de
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la lista de valores
MEDIANA(número1;número2;...) Devuelve la mediana de la lista de valores
MODA(número1;número2;...) Devuelve el valor que más se repite en la lista de valores
PROMEDIO(número1;número2;...) Devuelve la media aritmética de la lista de valores
VAR(número1;número2;...) Devuelve la varianza de una lista de valores
K.ESIMO.MAYOR(matriz;k) Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de datos
K.ESIMO.MENOR(matriz;k) Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de datos
Funciones lógicas
FALSO() Devuelve el valor lógico Falso
VERDADERO Devuelve el valor lógico Verdadero
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero; valor_si_falso)
Devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una condición
NO(valor_lógico) Invierte el valor lógico proporcionado
Y(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si todos los valores son verdaderos
O(valor_logico1;valor_logico2;...) Comprueba si algún valor lógico es verdadero y devuelve VERDADERO
Funciones de información
ESBLANCO(valor) Comprueba si se refiere a una celda vacía
ESERR(valor) Comprueba si un valor es un error
ESLOGICO(valor) Comprueba si un valor es lógico
ESNOTEXTO(valor) Comprueba si un valor no es de tipo texto
ESTEXTO(valor) Comprueba si un valor es de tipo texto
ESNUMERO(valor) Comprueba si un valor es de
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tipo numérico
TIPO(valor) Devuelve un número que representa el tipo de datos del valor
Tabla 7. Otras funciones de Excel
Manipulando celdas
Vamos a ver los diferentes métodos de selección de celdas para poder modificar el
aspecto de éstas, así como diferenciar entre cada uno de los métodos y saber elegir
el más adecuado según la operación a realizar.
Selección de celdas
Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con
Excel, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se
realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección
más utilizados. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma
del puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar
otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas
consiste en una cruz gruesa blanca, tal como: Para seleccionar una
única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botón
izquierdo del ratón.
Selección de un rango de celdas
Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del
ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón
mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás
como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de
color.(Figura 26)
Figura 26. Selección de un rango
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51
Selección de una columna
Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior
de la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste.
Selección de una fila
Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la
fila a seleccionar y hacer clic sobre éste.(figura 27)
Figura 27. Selección de una fila
Selección de una hoja entera
Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste. (Figura 28)
Figura 28. Selección de una hoja
Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no
hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la
hoja basta para tenerla seleccionada.
Añadir a una selección
Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos
seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección
manteniendo pulsada la tecla CTRL. Este tipo de selección se puede aplicar con
celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y añadir una
52
nueva fila a la selección haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada
la tecla CTRL.
Ampliar o reducir una selección
Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección
sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla
MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la selección.
Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora de duplicar celdas dentro de
una hoja de cálculo para utilizar la más adecuada según la operación a realizar.
Copiar celdas utilizando el Portapapeles
La operación de copiar, duplicar una celda o rango de celdas a otra posición; cuando
utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La
operación de Copiar duplicará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows
y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos
situados. Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que hacerlo en dos
tiempos. (Figura 29)
Figura 29. Menú Edición-Copiar
En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:
Seleccionar las celdas a copiar.
Seleccionar el menú Edición.
Elegir la opción Copiar.
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O bien, hacer clic sobre el botón Copiar de la barra de herramientas. Observa
como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándote la
información situada en el portapapeles.
En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja:
Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las primeras.
Seleccionar el menú Edición.
Elegir la opción Pegar.(figura 30)
O bien, hacer clic sobre el botón Pegar de la barra de herramientas.
Figura 30. Menú Edición-Pegar
Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido
de éstas últimas. En el paso 4 no tienes por qué seleccionar el rango completo sobre
el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Excel extiende el área
de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área copiada. La celda
seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada. Para quitar la línea
de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras
tengas la línea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin
necesidad de volver a copiar.
Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en él con
sucesivas copias. Cuando el Portapapeles dispone de más de un elemento a pegar,
aparecerá en la parte derecha de la ventana la Barra del Portapapeles. En caso de
que no apareciese, elegir la opción Portapapeles de Office... del menú Edición. Esta
barra tiene el aspecto de la figura de la derecha. En nuestro caso puedes observar
54
que hay 3 elementos que se pueden pegar. Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre
el objeto a pegar. Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botón
. Figura 31
Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botón
. Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su
botón cerrar del panel. Podemos también elegir si queremos que aparezca
automáticamente esta barra o no a la hora de copiar algún elemento. Para ello, hacer
Figura 31. Portapapeles
clic sobre el botón . Seleccionar la opción Mostrar automáticamente el
Portapapeles de Office, para activar en caso de querer visualizarla automáticamente,
o para desactivarla en caso contrario.
Figura 32. Pantalla del Portapapeles
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55
Al desplegar el botón de opciones también podemos activar algunas de las siguientes
opciones descritas a continuación. (Figura 32)
Si activamos la opción Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiará
el contenido del portapapeles sin mostrarlo.
Si activamos la opción Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra
de tareas aparecerá en la barra de tareas del sistema (junto al reloj del
sistema) el icono del portapapeles .
Si activamos la opción Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar
mostrará en la parte inferior derecha de la ventana un mensaje informándote
del número de elementos copiados.
Copiar celdas utilizando el ratón
Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin
utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a copiar.
Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL.
Observa como el puntero del ratón se transforma en .
Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado,
arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango. Observa como aparece un
recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del
ratón. Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango. Soltar la
tecla CTRL.
Copiar en celdas adyacentes
Vamos a explicar un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes. Dicho
método utiliza el autorrelleno, a continuación se explica cómo utilizarlo y qué pasa
cuando las celdas que copiamos contienen fórmulas.
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Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea
adyacente a la selección a copiar, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a copiar.
Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un
cuadrado negro, es el controlador de relleno. Al situarse sobre el controlador
de relleno, el puntero del ratón se convertirá en una cruz negra.
Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta
donde quieres copiar el rango. Observa como aparece un recuadro que nos
indica dónde se situará el rango.
Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango. Después
de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha de las
celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno .
Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado. (figura 33)
Figura 33. Autorrelleno
Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por el menú
Herramientas, Opciones..., en la ficha Modificar activar la casilla Permitir
arrastrar y colocar.
Cuando copiamos celdas con fórmulas que contienen referencias a otras celdas,
como por ejemplo =A2+3, la fórmula variará, dependiendo de donde vayamos a
copiar la fórmula, esto es porque las referencias contenidas en la fórmula son lo que
denominamos REFERENCIAS RELATIVAS son relativas a la celda que las
contiene. Así si en la celda B3 tenemos la fórmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la
celda B4 , esta última contendrá la fórmula =A3+3. A veces puede resultar incómoda
la actualización anterior a la hora de trabajar y por ello Excel dispone de otros tipos
de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.
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Para indicar una referencia absoluta en una fórmula tendremos que poner el signo $
delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y así
aunque copiemos la celda a otra, nunca variará la referencia.
Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la
fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o
=A$2. Si en las celdas a copiar no hay fórmulas sino valores constantes como
fechas o series de números, Excel rellenará las nuevas celdas continuando la serie.
(Figura 34)
Figura 34. Herramienta Pegar
Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora de mover o
desplazar celdas dentro de una hoja de cálculo para utilizar la más adecuada
según la operación a realizar.
Mover celdas utilizando el Portapapeles
La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra
posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones
Cortar y Pegar. La operación de Cortar desplazará las celdas seleccionadas al
portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos
encontramos situados.
Para mover unas celdas a otra posición, sigue los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a mover.
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Seleccionar el menú Edición y elegir la opción Cortar, si esta opción no
aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar el menú.
O bien, haz clic sobre el botón Cortar de la barra de herramientas. Observa como
aparece una línea de marca alrededor de las celdas cortadas indicándonos la
información situada en el portapapeles. A continuación seleccionar las celdas donde
quieres que se sitúen las celdas cortadas (no hace falta seleccionar el rango
completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Excel
extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área cortada. La
celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada).
Seleccionar el menú Edición, elegir la opción Pegar, si esta opción no
aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar el menú.
O bien, hacer clic sobre el botón Pegar de la barra de herramientas. Cuidado, ya
que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas
últimas, no podemos utilizar el pegado especial visto en el tema anterior. Tampoco se
modifican las referencias relativas que se encuentran en la fórmula asociada a la
celda que movemos.
Mover celdas utilizando el ratón
Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin
utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a mover.
Situarse sobre un borde de la selección.
El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y
una cruz de 4 puntas, tal como esto: .
Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde
quieres mover el rango.
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Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso
de soltar el botón del ratón.
Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde quieres dejar las
celdas.
Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes
pasos:
Seleccionar las celdas a mover.
Situarse sobre un borde de la selección.
El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la
izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .
Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después pasar el
puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras mover el rango
de celdas que hayas seleccionado, verás que esta hoja pasa a ser la hoja
activa. Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT. Después, soltar
el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.
Veremos cómo diferenciar entre los objetos a borrar de una celda como puede ser el
formato (todo lo referente al aspecto de la celda, como puede ser el color el tipo de
letra, la alineación del texto, etc) o el contenido de éstas y utilizar el menú para
realizar el borrado deseado.
Borrar celdas
Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuación decidas
borrarla. Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a
continuación.
Desplegar el menú Edición.
Escoger la opción Borrar (si no aparece la opción, hacer clic sobre el botón
para ampliar el menú), entonces aparecerá otro submenú.
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Seleccionar una de las opciones disponibles entre Todo.
Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a
esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura
de la fila. (Figura 35)
Figura 35. Menú Edición - Borrar
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: $12.000 , borramos la
celda con la opción Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá tal como lo
acabamos de escribir sin formato.
Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el
formato Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos
de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de diálogo
Formato Celdas
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: $12.000 , borramos la
celda con la opción Formato. Ahora en la celda aparecerá 12000 ya que únicamente
hemos borrado el formato o aspecto de ésta, no el contenido.
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Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas,
pero mantiene sus comentarios y su formato.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: $12.000 , borramos la
celda con la opción Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá con el
formato anterior, es decir $23.000 .
Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas
seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos.
Otra forma de eliminar el contenido de una celda:
Seleccionar la celda a borrar.
Pulsar la tecla SUPR
Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda.
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una
buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más
interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más
importante y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo
podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y
resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma
sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal. A continuación veremos las
diferentes opciones disponibles en Excel respecto al cambio de aspecto de las
celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de
la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda.
Formato a celdas
Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo
cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda. Para
cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar la
barra de menús o bien la barra de herramientas. A continuación te describimos
62
estas dos formas, en cualquiera de las dos primero deberás previamente
seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto.
Figura 35. Menú Formato
Figura 36. Cuadro de dialogo Formato de celdas
Utilizando la barra de menús desplegar el menú Formato. Elegir la opción
Celdas... del cuadro de diálogo que se abre, Formato de celdas, haciendo
clic sobre la pestaña Fuente, aparecerá la ficha de la derecha. (Figura 36)
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63
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar.
Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista
previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.
Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que
queremos. A continuación se explican las distintas opciones de la ficha Fuente.
Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra. Si
elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que
la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla
que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un
tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son
disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva,
Negrita, Negrita Cursiva.
Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se
puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.
Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha
de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de
subrayado.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha
de la derecha podrás elegir un color para la letra.
Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y
subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de
verificación que se encuentra a la izquierda.
Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente
que Excel tiene por defecto. (figura 36)
En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permiten
modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida,
como:
En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en
64
la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la
derecha para elegir otro tipo.
Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra celda,
para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo
directamente en el recuadro.
Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste se
activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.
Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para
poner o quitar la Cursiva.
Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el
Subrayado simple.
Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A
aparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el
botón cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre
la flecha de la derecha y elegirlo.
Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineación de los
datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.
Seleccionar el menú Formato.
Elegir la opción Celdas...
Hacer clic sobre la pestaña Alineación del cuadro de diálogo Formato de
celdas.
Aparecerá la ficha de la derecha. Elegir las opciones deseadas. Una vez elegidas
todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón Aceptar. (Figura 37)
|
65
Figura 37. Alineación de texto
A continuación se explican las distintas opciones de la ficha alineación.
ALINEACIÓN DEL TEXTO HORIZONTAL: Alinea el contenido de las celdas
seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al
hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes
opciones:
GENERAL: Es la opción de Excel por defecto, alinea las celdas seleccionadas
dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números a la derecha y los
textos a la izquierda.
IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la
izquierda de éstas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha
aparece un recuadro Sangría que por defecto está a 0, pero cada vez que se
incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la
derecha, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la
celda.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.
DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha
de éstas, independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece
66
un recuadro de Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa
este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la izquierda,
para que el contenido de la celda no esté pegado al borde derecho de la celda.
LLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que repite el dato de la
celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito *
y elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar la
anchura de la celda.
JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará
tanto por la derecha como por la izquierda.
CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas
las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la
selección que contiene datos.
ALINEACIÓN DEL TEXTO VERTICAL: Alinea el contenido de las celdas
seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta
opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño
inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las
siguientes opciones:
SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de
éstas.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de
las celdas.
INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de
éstas.
JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte
superior como por la inferior.
ORIENTACIÓN: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se
muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo
desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas
de un reloj. Excel2003 ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la
orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.
AJUSTAR TEXTO: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe,
utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos
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67
esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta,
para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas
dentro de la celda.
REDUCIR HASTA AJUSTAR: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la
celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.
COMBINAR CELDAS: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en
una sola.
DIRECCIÓN DEL TEXTO: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la
celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro
por ejemplo
DIRECCIÓN DEL TEXTO: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la
celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro
por ejemplo árabe, hebreo, etc...(figura 37)
En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permitirán
modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de forma más rápida, como:
Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas
pasará a ser Izquierda.
Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.
Este botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.
Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda,
y a continuación nos centrará los datos.
Bordes
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la
apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los
siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
Desplegar el menú Formato.
Elegir la opción Celdas...
68
Hacer clic sobre la pestaña Bordes.
Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. Elegir las opciones deseadas del
recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón
Aceptar. (Figura 38)
Figura 38. Bordes
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo
quedará nuestra selección en la celda. A continuación se explican las distintas
opciones del recuadro.
Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:
Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto
alrededor de la selección.
Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones
preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior,
izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar los
botones preestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados, en caso de
elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y a
continuación hacer clic sobre el borde a colocar.
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.
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69
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha
de la derecha podrá elegir un color para los bordes.
En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos permitirá modificar
los bordes de forma más rápida. Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde
tal como viene representado en éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo
desde la flecha derecha del botón. Aquí no encontrarás todas las opciones vistas
desde el recuadro del menú.
Tramas
Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para
remarcarlas de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
Desplegar el menú Formato.
Elegir la opción Celdas...
Hacer clic sobre la pestaña Tramas.
Aparecerá la ficha de la derecha. Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez
elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar. Al elegir
cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará
nuestra selección en la celda. (Figura 39)
Figura 39. Tramas
70
A continuación se explican las distintas opciones del
recuadro.
Color: Se elegirá de la lista un color de fondo
determinado. Para quitar el efecto de sombreado, bastará
con elegir Sin Color.
Trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama,
así como el color de la trama. (Figura 40)
Figura 40. Tramas
En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que
nos permitirá modificar el sombreado de forma más rápida:
Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste,
en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo
desde la flecha derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello
tendrás que utilizar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
Números
Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello,
seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los
números.
Seleccionar el menú Formato.
Elegir la opción Celdas...
Hacer clic sobre la pestaña Número.
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71
Aparecerá la ficha de la derecha. Elegir la opción deseada del recuadro Categoría..
hacer clic sobre el botón Aceptar. (Figura 41)
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo
quedará nuestra selección en la celda. A continuación se explican las distintas
opciones del recuadro Categoría, se elegirá de la lista una categoría dependiendo
del valor introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son:
General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que
utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma
exponencial si la cifra no rebasa por completo en la celda.
Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de
decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de
visualizar los números negativos.
Figura 41.Ficha Número
72
Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de
decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser $ y la forma de
visualizar los números negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y
las comas decimales en una columna.
Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha.
Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.
Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la
celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin
decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.
Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos
escoger el número de decimales.
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto
se encuentre algún número en la celda.
Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal,
el número de teléfono, etc.
Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de
formato.
En la Barra de Herramientas Formato disponemos de una serie de botones que nos
permitirán modificar el formato de los números de forma más rápida
Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se
convertirán a formato moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido el
tipo moneda en la configuración regional de Windows, seguramente tendremos el
símbolo $.
Para que las celdas seleccionadas tengan el símbolo $ y dos decimales.
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Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le
añadirá el símbolo %).
Para utilizar el formato de contabilidad (con separador de miles y cambio de
alineación).
Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.
Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.
Vamos a utilizar los métodos disponibles en para modificar el aspecto de las filas,
columnas, el aspecto general de una hoja de cálculo y obtener así un aspecto más
presentable.
Modificar el alto/ancho de filas y columnas
Alto de filas
Excel ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra más
grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es
Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New Roman de
12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa automáticamente a
15,75. Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos métodos:
El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguiremos los siguientes
pasos:
Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no
seleccionar ninguna, se realizará la operación a la fila en la que nos
encontramos.
Seleccionar del menú Formato y la opción Fila.
Se abrirá otro submenú.
Elegir la opción Alto... (figura 42)
74
Figura 42. Menú Formato a Filas
Aparecerá el cuadro de diálogo Alto de fila de la derecha en el que tendrás que
indicar el alto de la fila, para indicar decimales utilizar la coma ",". Escribir la altura
deseada, en este caso está 12,75 que es la altura que tiene la fila por defecto.
Figura 43. Alto de fila
Hacer clic sobre el botón Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.(figura
43)
El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello colocar el puntero del
ratón en la línea situada debajo del número de la fila que desees modificar, en la
cabecera de la fila. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas,
tal como: Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva
posición. Conforme movemos el ratón, la altura de la fila cambia. Al final soltar el
botón del ratón.
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Autoajustar
Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a
la entrada más alta de la fila, utilizando dos métodos distintos. El primer método
consiste en utilizar el menú. Para ello:
Selecciona las filas a las que desees modificar la altura.
Despliega el menú Formato.
Elige la opción Autoajustar. (figura 44)
Figura 44. Autoajustar fila
Este segundo método es mucho más rápido. Situarse sobre la línea divisoria por
debajo de la fila que deseas modificar, en la cabecera de la fila. Tal como vimos a la
hora de modificar la altura con el ratón, el puntero del ratón se convertirá en una
flecha de dos puntas. Haz doble clic, el tamaño se reajustará automáticamente.
Ancho de columna
En Excel la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71
puntos. A menudo, la anchura estándar de una columna no es suficiente para
visualizar el contenido completo de una celda. Si deseamos modificar la anchura de
alguna columna, podemos utilizar dos métodos. El primer método consiste en utilizar
el menú. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:
Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de
no seleccionar ninguna, se realizará la operación a la columna en la que nos
encontramos.
76
Desplegar el menú Formato.
Elegir la opción Columna.
Se abrirá otro submenú.
Elegir la opción Ancho...
Figura 45. Menú Formato - Columna
Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. Escribir la anchura deseada y hacer
clic sobre el botón Aceptar. (Figura 45)
El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello, situar el puntero del ratón
en la línea situada a la derecha del nombre de la columna que desees modificar, en
la cabecera de la columna. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos
puntas, tal como: Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la
nueva posición. Observa como conforme nos movemos la anchura de la columna va
cambiando. Soltar el botón del ratón cuando el ancho de la columna sea el deseado.
Autoajustar a la selección
Podemos modificar la anchura de una columna para acomodarla al dato de entrada
más ancho, utilizando dos métodos distintos. El primer método consiste en utilizar el
menú. Para ello, seleccionar las columnas a las que desees modificar la anchura.
Desplegar el menú Formato.
Elegir la opción Columna.
Se abrirá otro submenú.
Elegir la opción Autoajustar a la selección. (figura 46)
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Figura 46. Autoajustar columna
El segundo método es mucho más rápido. Situarse sobre la línea divisoria a la
derecha de la columna que deseas modificar, en la cabecera de la columna. Tal
como vimos a la hora de modificar la anchura con el ratón, el puntero del ratón se
convertirá en una flecha de dos puntas. Hacer doble clic, automáticamente se
ajustará el tamaño de la columna al mayor texto que hayas introducido en la
columna.
Ancho estándar de columna
Excel nos permite modificar el ancho estándar para todas las columnas de la hoja
que tienen asignada dicho ancho. Si deseamos modificarla, seguir los siguientes
pasos:
Seleccionar el menú Formato.
Elegir la opción Columna, se desplegará un submenú como el que te
mostramos.
Elegir la opción Ancho estándar... (figura 47)
Figura 47. Menú Formato – Columna
78
Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
Escribir la anchura estándar deseada.
Hacer clic sobre el botón Aceptar. (Figura 48)
Todas las columnas pasan a tener el ancho estándar, excepto aquellas que tuvieran
asignado un ancho particular.
Figura 48. Ancho estándar
Cambiar el nombre de la hoja.
Como ya sabes, en Excel creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por
defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2,.etc. Si trabajamos con varias
hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de
forma más rápida, así si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y gastos de
cada mes, la primera hoja se podría nombrar Enero, la segunda Febrero y así
sucesivamente.
La longitud máxima de los nombres de las hojas es de 31 caracteres.
No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el
mismo nombre.
Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos métodos:
El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los siguientes pasos:
Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre.
Seleccionar el menú Formato y Elegir la opción Hoja
Se abrirá otro menú.
Seleccionar la opción Cambiar nombre. (figura 49)
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79
Figura 49. Menú Formato - Hoja
Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionará, tal como:
.
Escribir el nuevo nombre y pulsar ENTER.
El segundo método es mucho más directo y rápido:
Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta .
Escribir el nuevo nombre de la hoja.
Pulsar ENTER.
Ocultar hojas
Si deseas ocultar hojas de cálculo del libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las hojas a ocultar. (No se pueden seleccionar todas las hojas,
deberá quedar al menos una en el libro de trabajo).
Seleccionar el menú Formato.
Elegir la opción Hoja.
Aparecerá otro submenú.
Seleccionar la opción Ocultar. (figura 50)
80
Figura 50. Ocultar Hoja de Cálculo
Mostrar hojas ocultas.
Si deseamos mostrar hojas ocultas, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el menú Formato.
Elegir la opción Hoja.
Aparecerá otro submenú.
Elegir la opción Mostrar... (Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar de la
derecha con las hojas ocultas).
Seleccionar la hoja a mostrar.
Hacer clic en Aceptar. (figura 51)
Figura 51. Mostrar Hojas ocultas
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81
Añadir un fondo a una hoja.
Excel también nos permite añadir una imagen de fondo a nuestras hojas. Para ello,
seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el menú Formato y elegir la opción Hoja.
Aparecerá otro submenú.
Elegir la opción Fondo... (figura 52)
Figura 52. Pantalla Fondo de hoja
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: (figura 53)
Figura 53. Cuadro de dialogo Fondo de Hoja
82
Buscar la imagen a utilizar de fondo.
Hacer clic en Insertar.
Si queremos quitar el fondo:
Seleccionar el menú Formato.
Elegir la opción Hoja.
Aparecerá otro submenú.
Elegir la opción Eliminar Fondo.(figura 54)
Figura 54. Eliminar Fondo de hoja
Cambiar el color a las etiquetas de hoja
Excel también nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas de
cálculo. Para ello, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el menú Formato.
Elegir la opción Hoja.
Aparecerá otro submenú.
Elegir la opción Color de etiqueta... (figura 55)
Figura 55. Color de etiqueta
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83
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo de la figura 56.
Seleccionar el color deseado
Hacer clic en Aceptar.
Aquí te mostramos como quedarían si coloreáramos las etiquetas de las hojas.
Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos que al principio de este apartado.
Seleccionar el menú Formato,
Elegir la opción Hoja.
Aparecerá otro submenú.
Elegir la opción Color de etiqueta...
Seleccionar la opción Sin color.
Hacer clic en Aceptar.
Figura 56. Formato de color de etiqueta
84
Insertar y eliminar elementos
Vamos a ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas, columnas, celdas y
hojas operaciones muy útiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos
retocarlo o cuando a mitad del diseño de una hoja nos damos cuenta que se nos ha
olvidado colocar una fila o columna.
Insertar o eliminar filas y columnas
En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos damos cuenta de
que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos. Para añadir una fila,
seguir los siguientes pasos:
Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que las filas
siempre se añaden por encima de la seleccionada.
Seleccionar el menú Insertar.
Elegir la opción Filas. (figura 57)
Figura 57. Insertar filas
Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición.
En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está situado
el cursor como fila seleccionada.
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85
Eliminar filas y columnas de una hoja
Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las filas a eliminar o selecciona las columnas a eliminar.
Seleccionar el menú Edición.
Elegir la opción Eliminar.
Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de cálculo, no varía el número de filas o
columnas, seguirá habiendo 65536 filas y 256 columnas, lo que pasa es que se
añaden al final de la hoja, tantas como filas o columnas eliminadas.(figura 58)
Figura 58. Eliminar filas
Eliminar celdas
Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a eliminar.
Seleccionar el menú Edición y elegir la opción Eliminar...
Aparecerá el cuadro de diálogo de la figura 59.
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Elegir la opción deseada dependiendo de cómo queremos que se realice la
eliminación de celdas. Desplazando las celdas hacia la izquierda o hacia la
derecha.
Observa como desde aquí también te permite
eliminar filas o columnas enteras.
Hacer clic sobre Aceptar.
Figura 59. Eliminar celdas
Eliminar hojas de un libro de trabajo
Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos:
Situarse en la hoja a eliminar.
Seleccionar el menú Edición.
Situarse sobre el botón para que se amplíe
el menú.
Elegir la opción Eliminar hoja. (figura 60)
Figura 60. Eliminar hojas
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87
Corrección ortográfica
Vamos a ver la herramienta Autocorrección de Excel para que el programa nos
corrija automáticamente ciertos errores que se suelen cometer a la hora de escribir
texto en una hoja de cálculo, así como manejar la corrección ortográfica y dejar
nuestras hojas de cálculo libres de errores lo que las hace más presentables.
Configurar la Autocorrección
Esta herramienta nos ayuda a corregir automáticamente errores habituales de
escritura. Para visualizar y poder modificar algunas de las opciones de
autocorrección asignadas por defecto, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el menú Herramientas.
Situarse sobre el botón para ampliar el menú.
Elegir la opción Autocorrección... (figura 61)
Figura 61. Menú Herramientas - Autocorrección
88
Aparecerá el cuadro de diálogo Autocorrección como el que mostramos en la figura
de abajo. (Figura 62)
Figura 62. Cuadro de autocorrección
Si activas la casilla Corregir DOs MAyúsculas SEguidas, no permitirá que a
la hora de escribir una palabra las dos primeras letras estén en mayúscula y el
resto en minúscula. Este es un error frecuente a la hora de escribir, por lo que
interesa que esta opción esté activada.
Si activas la casilla Poner en mayúscula la primera letra de una oración,
Excel comprueba a la hora de escribir una frase, si la primera letra está en
mayúscula, en caso de que no lo esté automáticamente la cambiará. Si
escribimos la frase toda con mayúscula, no se cambiará. Esta opción también
interesa que esté activada.
Si activas la casilla Poner en mayúscula los nombres de días, en caso de
encontrar una palabra que corresponda a un día de la semana, Excel pondrá
automáticamente la primera letra en mayúscula. Esta opción no siempre
interesa que esté activada.
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89
Si activas la casilla Corregir el uso accidental de bloq mayus, en caso de
empezar una frase, si la primera letra está en minúscula y el resto en
mayúscula, Excel entiende que BLOQ MAYUS del teclado está activado por
error y automáticamente corrige el texto y desactiva la tecla. Esta opción
interesa que esté activada.
La opción Reemplazar texto mientras escribe, activa la lista de sustituciones
de la parte inferior del cuadro de diálogo, donde se encuentran muchos de los
elementos comunes a sustituir, de esta forma Excel reemplazará el texto que
coincida con alguno de la columna de la izquierda por el texto que aparece en
la columna de la derecha.
Si deseas añadir algún elemento a la lista bastará con escribir en el recuadro
Reemplazar: el error frecuente que deseamos que se corrija
automáticamente, en el recuadro Con: escribir la corrección a realizar, y hacer
clic en el botón Agregar.
Si deseas eliminar algún elemento de la lista, seleccionarlo de la lista y hacer
clic sobre el botón Eliminar.
A final cuando hayamos configurado la autocorrección hacemos clic sobre el
botón Aceptar para aceptar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo.
Verificación de la ortografía
Excel dispone de un corrector ortográfico que nos permitirá detectar errores
ortográficos dentro de nuestra hoja de cálculo. Para ello Excel busca cada palabra en
su diccionario, y cualquier palabra que no encuentre la considerará como posible
palabra errónea. (Figura 63)
Evitar que haya errores en los textos es ahora mucho más fácil. No obstante
conviene saber que si al revisar un documento, Excel no encuentra ningún error no
quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Excel no puede
detectar puesto que dependen del
Figura 63.Ortografía contexto, por ejemplo esta y está como las dos palabras están
en el diccionario si escribimos Esta hoja esta bien, no detectará el error en el
segundo esta.
90
Para corregir una hoja de cálculo o parte de ella, seguir los siguientes pasos:
Situarse en la primera celda de la hoja de cálculo.
Seleccionar el menú Herramientas y elegir la opción Ortografía... (figura 64)
O bien haz clic sobre el botón Ortografía de la barra de herramientas.
En caso de encontrar algún posible error ortográfico, aparecerá el cuadro de diálogo
Ortografía.
Figura 64. Cuadro ortografía
Observa como en la barra de título aparece el diccionario que está utilizando para
corregir la ortografía, si queremos cambiar de diccionario porque el idioma es
diferente o queremos utilizar un diccionario personal con palabras propias, solo
tenemos que elegir el nuevo diccionario de la lista desplegable del recuadro Idioma
del diccionario.
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En la parte superior aparece un mensaje que nos advierte de la palabra que no ha
encontrado en su diccionario, y por lo tanto puede ser errónea. En el recuadro
Sugerencias: tenemos una lista con posibles soluciones a nuestra corrección. Si la
palabra es correcta, podremos utilizar cualquiera de los siguientes botones:
OMITIR UNA VEZ para ignorar esta palabra.
OMITIR TODAS para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la hoja de
cálculo.
AGREGAR AL DICCIONARIO para añadir la palabra al diccionario que
aparece en el recuadro Idioma del diccionario:
Si la palabra es errónea, y la palabra correcta se encuentra en la lista de
Sugerencias la seleccionaremos, si no se encuentra en la lista de Sugerencias la
escribiremos directamente en el recuadro No está en el diccionario, y a
continuación utilizaremos cualquiera de los siguientes botones:
CAMBIAR para sustituir la palabra errónea por la que hemos escrito.
CAMBIAR TODAS para sustituir todas las ocurrencias de la palabra errónea
por la que hemos escrito.
AUTOCORRECCIÓN para que además de realizar la corrección en la hoja, la
sustitución se añada a la lista de autocorrecciones, explicadas en el punto
anterior.
Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Excel seguirá con la corrección hasta
el final, si encuentra otro error nos volverá a avisar con un mensaje. Cuando Excel
haya llegado al final del documento nos avisará, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Vista preliminar e impresión
Vamos a ver las diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos, como
puede ser la configuración de las páginas a imprimir, la vista preliminar para ver el
documento antes de mandar la impresión y por supuesto la operación de imprimir los
datos.
92
Vista preliminar
La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes
de imprimirla. Nos permite ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies
de página, el formato completo de la hoja.
Para visualizar la vista preliminar, seguir los siguientes pasos:
Selecciona el menú Archivo.
Elige la opción Vista preliminar. Si esta opción no aparece amplía el menú.
(Figura 65)
O bien, haz clic sobre el botón Vista preliminar de la barra de herramientas.
Figura 65. Menú archivo
Aparecerá el cuadro de diálogo de la figura 66
Figura 66. Vista preliminar de impresión
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93
En el centro de la ventana aparecerá una página de nuestra hoja de cálculo. Observa
como en la parte inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la
página 1 de un total de 1 página (Vista previa: Página 1 de 1).
En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar
utilizando los botones:
para ir a la página anterior. También podríamos pulsar la tecla RE PAG del
teclado.
para ir a la página siguiente. También podríamos pulsar la tecla AV PAG del
teclado.
Si nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán desactivados.
Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratón se convierte
en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la
página.
Si nos situamos sobre cualquier parte de la página y hacemos clic, se ampliará la
parte de la página donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se
volverá a visualizar la página entera.
Esta operación se puede realizar también haciendo clic sobre el botón .
Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión, hacer clic sobre el
botón , para que aparezca el cuadro de diálogo Impresión explicado más
adelante.
Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto, hacer clic sobre el
botón , para que aparezca el cuadro de diálogo Configurar página
explicado más adelante.
94
En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón para cerrar la
Vista preliminar.
Cuando volvemos a nuestra hoja de cálculo, aparecerán unas líneas discontinuas
que nos indicará donde hará Excel los saltos de página, estas líneas no se
imprimirán.
Configurar página
Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel nos permite modificar factores que
afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación,
encabezados y pies de página, tamaño del papel, etc.
Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, seguir los siguientes
pasos:
Seleccionar el menú Archivo.
Elegir la opción Configurar página... (figura 67)
Figura 67. Configurar pagina
Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página descrito a continuación. Dicho
cuadro consta de 4 fichas. (Figura 68)
La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar características
como la orientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos y otros
parámetros.
|
95
Figura 68. Cuadro configurar página
Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocará
el papel siempre de la misma forma).
En el recuadro Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a
impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o
bien ajustando automáticamente la hoja en un número de páginas específico
(una página de ancho por 1 de alto, así se imprimirá en una sola hoja,...).
Observa como en la parte derecha disponemos de 3 botones:
Uno para ir directamente a la Vista preliminar, explicada en el punto anterior.
Si has entrado a este cuadro desde vista preliminar, este botón no aparecerá.
Otro para ir a la impresión, explicado en el punto siguiente.
Y otro para ir a opciones específicas de la impresora seleccionada para
imprimir.
Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a
imprimir, utilizar la ficha Márgenes. (Figura 69)
96
Figura 69. Márgenes de impresión
En esta ficha podrás modificar los márgenes superior:, inferior:, derecho: e izquierdo:
de las hojas a imprimir. Si la hoja tiene encabezado: o pie de página:, también nos
permite indicar a cuántos centímetros del borde del papel queremos que se sitúen.
Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como
verticalmente, Excel nos lo realizará automáticamente activando las casillas
Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.
Para definir los encabezados y pies de páginas se utiliza la ficha Encabezado y pie
de página. (Figura 70)
|
97
Dentro del cuadro de diálogo Configurar página tenemos la ficha Hoja que nos
permite definir cómo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.
(Figura 71)
Figura 71. Ficha Hoja
En Área de impresión: podrás indicar qué rango de celdas quieres imprimir.
En Imprimir títulos podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:
Repetir filas en extremo superior para que en cada página que se imprima
aparezca como título de columnas aquella fila que está indicada en ese
recuadro.
Repetir columnas a la izquierda para que en cada página que se imprima
aparezca como título de la fila aquella columna indicada en el recuadro.
En el recuadro Imprimir podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:
Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja.
98
Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a
utilizar una impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de
colores.
Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de
nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
Títulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los
números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las
columnas superiores) de la hoja.
Impresión
Una vez nuestra hoja esté preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y
después, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre el botón Imprimir de la barra de herramientas. Con ello se
inicia directamente la impresión.
Si queremos cambiar alguna opción de impresión como puede ser la impresora
donde queremos que imprima o el número de copias deseadas, lo podremos hacer
|
99
desde el cuadro de diálogo Imprimir que se abre desde la opción Imprimir... del
menú Archivo. (Figura 72)
Figura 72. Cuadro Imprimir
En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresora que tenemos
instalada en nuestra computadora. En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la
flecha derecha del Nombre para elegir otra impresora de la lista desplegable que se
abrirá.
Con el botón Propiedades podremos cambiar algunas características de la
impresora.
En el recuadro Intervalo de páginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir
Todas las páginas, o bien sólo un rango de Páginas, especificándolo en Desde: y
hasta.
En el recuadro Imprimir, podrás indicar si deseas imprimir Todo el libro, o sólo las
Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Selección para imprimir
sólo los objetos seleccionados de la hoja.
Por último en Número de copias podrás indicar el número de copias a realizar y si
las quieres Intercalar.
100
Repaso de Unidad
EJERCICIO 1
1- Crea la siguiente hoja de cálculo.
2- Calcula todos los totales; utilizando en las filas el método manual y en las columnas la
función Auto suma .
3- Modifica el ancho de las columnas para que se ajuste automáticamente al contenido de las
mismas.
4- Modifica el alto de la fila donde tenemos el título.
5- Ir a la celda de “SIETE PICOS” y modificarla por “OCHO PICOS”.
6- Inventar una línea de datos en la fila 12 y observa como cambia el resultado de la suma.
Calcula también la suma de esa fila.
7- Grabar la práctica con el nombre “TRABAJO” y salir de Excel.
8- Volver a entrar en Excel y recuperar la práctica.
9- Cerrar la hoja y situarse en una hoja nueva.
|
101
EJERCICIO 2
1- Copiar la siguiente hoja de cálculo, tal como aparece a continuación:
2.- Calcula los siguientes datos:
COMISIÓN PESOS.: Venta * Comisión Base / 100
SUPLEMENTO PESOS.: Venta * Porcentaje Adicional / 100
SUMA COMISIONES.: Comisión PESOS. + Suplemento PESOS.
3.- Calcula también los totales de cada una de las columnas.
4.- Modifica la venta del vendedor EDUARDO por 5.600.000.
5.- Pon el formato millares a la columna VENTA.
6.- Pon el formato monetario a la columna SUMA COMISIONES.
7.- Insertar una fila entre TERESA y BEATRIZ. Llenar dicha fila con los siguientes datos:
ANTONIO 8365000 2
Calcula el resto de los datos que faltan copiando las fórmulas de la fila superior.
8.- Nombra el rango de la columna venta con el nombre VENTAS y calcula la MEDIA
ARITMÉTICA en la celda A15.
9.- Mejora el aspecto de la hoja añadiendo Bordes, Sombreados y cambiando el color de las
letras del texto.
EJERCICIO 3
Copiar los datos siguientes en la hoja de calculo:
102
- Utilizar referencias Absolutas o Relativas según la formula que debes utilizar.
- Calcular con los datos que tenemos en la hoja las siguientes columnas:
- Bruto
- Descuento
- Neto
- IVA
- Total
- Calcular los totales de las siguientes columnas:
- Unidades
- Bruto
- Neto
- IVA
- Total
- Calcular en la fila 21 la media de cada una de las columnas Numéricas.
- Calcular en la fila 22 el máximo de cada una de las columnas Numéricas.
- Calcular en la fila 23 el mínimo de cada una de las columnas Numéricas.
- Poner formato miles a todos los números de la hoja.
- El aspecto final de la hoja debe ser el siguiente:
EJERCICIO 4
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103
Miguel, un trabajador, casado y sin hijos tiene un sueldo bruto anual de 2.400.000 pesos .
sobre el que se le efectúa una retención del 15%. Su contribución a la Seguridad Social es de
un 6% de su salario bruto.
Con estos datos vamos a crear la siguiente hoja de calculo:
- Calcular escribiendo solamente una formula:
- Seguridad Social sobre el total de los Ingresos.
- % de Ingresos sobre el total de Ingresos.
- Utilizando las siguientes formulas, calcular:
BASE: INGRESOS - S. SOCIAL - INGRESOS
CUOTA INTEGRA:28,06% * (BASE - INGRESOS INTEGROS) + 462.880
RETENCIONES: Se deben calcular sobre los INGRESOS INTEGROS
CUOTA DIFERENCIAL: CUOTA INTEGRA - DEDUCCIONES - RETENCIONES
NETO PERCIBIDO: INGRESOS INTEGROS - S.SOCIAL - RETENCIONES
- Poner formato monetario a todos los resultados de las formulas aplicadas en la hoja.
- El aspecto final de la hoja debe ser el siguiente:
104
EJERCICIO 5
Copiar la siguiente hoja de cÁlculo:
- Utilizar los formatos de Bordes y Negrita para que la hoja vuestra hoja tenga el mismo que la
anterior.
|
105
- Calcular:
- TOTAL
- DESCUENTO
- TOTAL IVA (Recordar que el IVA debe calcularse sobre el total menos el descuento)
- IMPORTE TOTAL
- A CUENTA
- A PAGAR: IMPORTE TOTAL - A CUENTA
- Poner formato miles a (hacerlo pulsando solo una vez sobre el botón miles “rangos
múltiples”):
- DESCUENTO
- TOTAL IVA
- Poner formato monetaria a (hacerlo pulsando solo una vez sobre el botón miles “rangos
múltiples”):
- PRECIO UNIDAD
- TOTAL
- IMPORTE TOTAL
- A CUENTA
- A PAGAR
- Calcular los totales para cada una de las columnas en la fila 18.
- Calcular la media para cada una de las columnas en la fila 24.
- Calcular el máximo para cada una de las columnas en la fila 25.
- Calcular el mínimo para cada una de las columnas en la fila 26.
- Poner los formatos que crean convenientes en las filas que acabamos de calcular.
EJERCICIO 6
Copiar la siguiente factura en la hoja1 del libro de trabajo:
Calcular todos los datos de la factura, teniendo en cuenta lo siguiente:
- Se debe utilizar nombre de rango para:
o Calcular el IVA de cada fila.
o Calcular el TOTAL BRUTO.
o Calcular el DTO. P.P.
o Calcular el RAPPEL S/C.
o Calcular la suma del IVA.
o Calcular el TOTAL IVA INCLUIDO.
o Hacer una copia de esta hoja en el libro de trabajo.
o De la misma borrar todos los cálculos realizados.
106
o Volver a calcular la factura utilizando referencias Absolutas y relativas según el
caso.
o Cambiar el formato de la fecha para que el mes aparezca en letras, se debe realizar
a través del menú.
EJERCICIO 7 En un libro nuevo de Excel, al que llamarás 7ex repaso SI aparecerán, en la hoja 1 (llamada
Premios), los ganadores de tres concursos diferentes y los premios obtenidos. Crea en el rango
A1:G11 la siguiente tabla:
Nombre Concurso Puntos Euros ganados Agenda Reloj Premio
extra
Juan López 1 60
Sara García 2 150
Juan López 2 120
Rebeca Ferrer 3 30
Luis Atienza 1 90
Rebeca Ferrer 2 120
Ramón Gutiérrez 3 60
€ POR PUNTO
Más de 50 4
50 o menos 2
|
107
1. En la columna “Euros ganados” introduce una función SI de modo que se
calcule la cantidad ganada teniendo en cuenta si se han conseguido más de 50
puntos o no.
2. En la columna “Agenda” aparecerá “SI” en caso de que la persona en cuestión
haya participado en el concurso 1, y nada en caso contrario.
3. En la columna “Reloj” aparecerá “SI” en caso de que la celda correspondiente
de la columna “Agenda” esté vacía; en otro caso, aparecerá “NO”.
4. En la columna “Premio extra” aparecerá “Viaje a París” en caso de que se
hayan conseguido más de 100 ptos., y “Otra vez será”, en otro caso.
En la misma hoja, en el rango A13:G19, crea la siguiente tabla:
Nombre Juan López Sara García Juan López Rebeca Ferrer Luis Atienza Rebeca Ferrer
Concurso 1 2 2 3 1 2
Puntos 60 150 120 30 90 120
€ ganados
Premio
extra
Valor
premio
extra
1. En la fila “€ ganados” aparecerá 0 en caso de que no se hayan conseguido más
de 80 ptos., y 1500 en caso contrario
2. En la fila “Premio extra” aparecerá “Agenda” si se han conseguido 120 puntos o
más y, en caso contrario, “Reloj”.
3. En la fila “Valor premio extra” aparecerá 180 € si el premio extra conseguido ha
sido una agenda y 60 € en caso contrario.
En la hoja 2 (Modelos coche) del mismo libro copia la siguiente tabla:
Modelo vendido Precio base Forma
pago Descuento
Precio
total
Mercedes 321
Ford 202
Peugeot 105
Ford 202
Mercedes 321
Peugeot 105
Mercedes 321
1. En la columna “Precio base” aparecerá 15060 € si el modelo de coche es un
Mercedes 321 y 7230 € en los demás casos
108
2. En la columna “Forma pago” aparecerá “Aplazado” si el precio base es de
15060 € y “Al contado” en otro caso.
3. En la columna “Descuento” se aplicará un 5% de descuento sobre el precio base
si el pago ha sido al contado. En otro caso, en esta celda quedará vacía.
4. En la columna “Precio total” se restará el descuento al precio base en caso de
que efectivamente se haya aplicado un descuento; en otro caso, en esta celda
aparecerá el precio base de la segunda columna. (Nota: aunque aquí no sería
imprescindible aplicar una función SI, utilízala de todos modos).
En la hoja 3 (Problema) introduce el siguiente contenido, que simula un juego de cálculo
mental de porcentajes:
Cantidad Porcentaje Respuesta Solución
600000 25% 150000
5600 60% 3400
740 95% 650
50000 5% 2500
En la columna “Solución” aparecerá “Muy bien” si la respuesta es acertada y
“Dedíquese a otra cosa” en caso contrario.
Gráficos
Excel puede crear gráficos a partir de datos previamente seleccionados en una hoja
de cálculo. El usuario puede “incrustar” un gráfico en una hoja de cálculo, o crear el
gráfico en una hoja especial para gráficos. En cada caso el gráfico queda vinculado a
los datos a partir de los cuales fue creado, por lo que si en algún momento los datos
cambian, el gráfico se actualizará de forma automática.
Los gráficos de Excel contienen muchos objetos títulos, etiquetas en los ejes, que
pueden ser seleccionados y modificados individualmente según las necesidades del
usuario. En las figuras 73 y 74 se muestran algunos de ellos.
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109
Figura 73. Grafico de barras
L I ST A S D E C O N SU M O
Ener o; 1.234 Febr er o; 1.567
M ar zo; 2.345
Abr i l ; 2.134
M ayo; 1.987
Juni o; 1.568 Jul i o; 1.100
Agosto; 2.459
Sept i embr e; 1.800
Octubr e; 3.589
Novi embr e; 2.600 Di ci embr e; 900
Ener o
Febr er o
M ar zo
Abr i l
M ayo
Juni o
Jul i o
Agosto
Sept i embr e
Octubr e
Novi embr e
Di ci embr e
Figura 74. Grafico sectorial o circular
Elaboración y edición de gráficos
Asistente para gráficos
La manera más simple de introducir un gráfico en Excel es mediante la utilización
del Asistente para Gráficos ( ). Antes de presionar este botón, deben
seleccionarse sobre la hoja los datos que se desea representar. Aunque el Asistente
para Gráficos permite también seleccionar mediante referencias los datos a
representar gráficamente, el proceso resulta mucho más sencillo si dicha selección
se realiza antes de llamar al
Asistente para Gráficos.
110
Figura 75. Selección de datos
Figura 76. Menú insertar grafico
Para crear un gráfico con el Asistente para Gráficos, deben seguirse los
siguientes pasos:
1. Seleccionar los datos a representar. (Figura 75)
2. Ejecutar el comando Insertar / Gráfico (figura 76) o hacer clic en el botón de
Asistente para Gráficos. A continuación aparece el primero de una serie de
cuadros de diálogo del Asistente para Gráficos, cuyas indicaciones deben
seguirse para terminar creando el gráfico deseado.
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111
Figura 77. Paso 1 del asistente para gráficos
El primer cuadro de diálogo mostrado por el Asistente (figura 77) permite elegir el
tipo y subtipo de gráfico que se va a utilizar entre dos listas que clasifican los
gráficos en estándar y normalizados. Al hacer clic sobre cada posibilidad aparece
una breve explicación de la información que cada gráfico proporciona. Además da
acceso a una vista preliminar de la aplicación del gráfico elegido a los datos
seleccionados, haciendo clic sobre el botón Presionar para ver Muestra. Una vez
realizada la selección se puede optar por pasar al siguiente cuadro de diálogo sobre
el botón Siguiente, o por insertar el gráfico tal como aparece en la vista preliminar
haciendo clic sobre el botón Finalizar. Además, desde cualquier cuadro se puede
acceder directamente a la ayuda, hacer clic sobre el botón de ésta, que aparece en la
parte inferior izquierda.
El segundo cuadro de diálogo (figura 78) permite comprobar o corregir, mediante sus
referencias, la selección de datos realizada. Ésta aparece representada del mismo
modo que en la barra de fórmulas. Así, los rangos de datos no continuos están
separados en el cuadro Rango de Datos por un carácter punto y coma (;).
112
Figura 78. Paso 2 del Asistente para gráficos
Si se quiere modificar el rango caben dos posibilidades:
1) Cambiar las referencias de las celdas seleccionadas directamente sobre el cuadro
o:
2) Hacer clic sobre el botón que aparece en la parte derecha de éste. Con esta
opción, se accede de nuevo a la hoja de trabajo en la que aparecen los datos
seleccionados rodeados por un contorno circulante, además de una ventana que
refleja las referencias de las celdas elegidas cada vez que cambia la selección.
Haciendo clic de nuevo sobre la parte derecha de la ventana se vuelve al cuadro de
diálogo del Asistente. Desde este mismo cuadro se puede controlar si la selección
se lee por filas (Filas) o por columnas (Columnas), así como las series que se están
considerando para la representación gráfica y para los rótulos de los ejes. Éstas
vienen dadas por sus referencias en cuadros semejantes al anterior, siendo análogo
el proceso a seguir para modificar cualquiera de las series. Desde este cuadro de
diálogo se puede dar por terminado el gráfico (Finalizar), pasar al siguiente cuadro
de diálogo (Siguiente) o volver al anterior (Atrás).
El tercer cuadro de diálogo (figura 79) permite configurar todos los aspectos que
conciernen a la presentación del gráfico, aportando una vista preliminar del mismo.
|
113
Así, se determinan el título, las inscripciones de los ejes, la apariencia de éstos, la
leyenda, la aparición o no de tabla de datos y los rótulos. Las opciones de <Atrás,
Siguiente> y Finalizar son las mismas que en los otros cuadros.
Figura 79. Paso 3 del Asistente para gráficos (Opciones de gráfico)
El cuarto y último cuadro de diálogo (figura 80) se refiere a la ubicación del gráfico.
Así se puede colocar en la hoja en que se esta trabajando o en otra nueva. Haciendo
clic sobre el botón Finalizar, el gráfico aparece ya en el lugar seleccionado (figura
81). Si se quiere desplazar a algún otro lugar sobre la propia hoja en que se
encuentra basta seleccionar todo el gráfico y arrastrarlo con el ratón (cuando el
cursor tome forma de cruz) soltando en el lugar elegido. No es necesario que el
gráfico esté alineado con el borde de las celdas pues no está contenido sino
superpuesto sobre las mismas. Una vez creado el gráfico ya es parte de la hoja de
cálculo y se guarda y se abre con el libro de trabajo.
Figura 80. Paso 4 Ubicación del Gráfico
114
Figura 81. Lugar seleccionado para el grafico
Si los valores de un gráfico se componen de números grandes, puede reducirse el
texto del eje y hacerlo más legible. Por ejemplo, si los valores oscilan entre 1.000.000
y 50.000.000, puede mostrar los números 1 a 50 con en el eje con una etiqueta que
indique que las unidades son millones. Para ello debemos seguir los siguientes
pasos:
Creación de un gráfico con los pasos explicados con anterioridad.
Seleccionar con el botón derecho del ratón el eje de valores que esta
constituida por números de gran magnitud.
Seleccione la opción Formato de ejes, apareciendo el menú de la figura 82.
Elija la unidad de visualización más apropiada a los datos con el desplegable y
dé a Aceptar.
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115
Figura 82. Cuadro formato de ejes
Selección de objetos gráficos
Los gráficos de Excel están compuestos por objetos tales como marcadores,
leyendas, títulos, ejes, texto y la propia área de gráfico. El usuario puede configurar
los gráficos, puede añadir objetos, o bien dar formato a los ya existentes para
modificar su apariencia. Antes de dar formato a un objeto gráfico, es necesario
seleccionarlo.
Para “editar” un objeto gráfico concreto, hay que hacer clic sobre el objeto gráfico que
engloba el que se desea modificar y luego volver a hacer clic sobre el objeto
particular que se desee seleccionar. Por ejemplo, para seleccionar uno de los puntos
que representan los datos de una serie, hay que hacer clic dos veces en el punto
propiamente dicho con un cierto intervalo de tiempo entre ambas pulsaciones. (Figura
83) El primer clic selecciona la serie completa y el segundo permite seleccionar el
punto deseado. El mismo procedimiento de doble clic se aplica a los elementos de
una leyenda y a los rótulos de los datos.
116
Figura 83. Edición de objeto grafico
Se puede hacer clic por primera vez en una leyenda para seleccionarla, y a
continuación hacer clic en el texto o en la clave de uno de los datos de la leyenda
para seleccionarlo. El primer clic en un rótulo de datos selecciona todos los rótulos de
la serie y el segundo selecciona un rótulo individual. Si hace doble clic en un objeto,
se abrirá un cuadro de diálogo que presenta las opciones para formatearlo.
Si solamente se desea seleccionar el objeto se hace clic una vez sobre él.
Otra forma de modificar los elementos de un gráfico es haciendo clic sobre el objeto
que interesa en cada caso con el botón derecho, apareciendo un menú contextual
que permite cambiar las características del mismo. (Figura 84)
Cuando un gráfico está “abierto” y alguno o algunos de sus elementos
seleccionados, algunos de los menús de Excel, como Insertar y Formato, muestran
posibilidades específicas para dicho gráfico y para sus elementos (leyenda, ejes,
color, forma...). Por ejemplo, si se ha construido un gráfico tridimensional, el comando
Vista en 3D permite modificar la perspectiva y el punto desde el que de observa el
gráfico.
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117
Figura 84. Menú contextual de objeto grafico
Barra de herramientas gráfica
Excel dispone de una barra de herramientas gráfica, denominada Gráfico, que
puede visualizarse en la pantalla por medio del menú contextual. En esta barra está
el botón Tipo de Gráfico, que da paso al menú desplegable de la figura 85 donde es
posible elegir el tipo de gráfico deseado.
Figura 85. Menú Grafico
Además, Excel tiene una barra de herramientas de dibujo, denominada Dibujo,
que se muestra en la figura 86. Con esta barra se pueden realizar dibujos
geométricos sencillos sobre la propia hoja de cálculo.
Figura 86. Herramienta y barra Dibujo
118
Gráficos combinados
Los gráficos combinados o gráficos de combinación utilizan dos o más tipos de
gráficos para destacar que contienen distintos tipos de información. Para este se va a
crear una escala especial que se dispondrá al lado contrario que la habitual. Por
ejemplo se puede dibujar sobre un mismo gráfico dos series usando columnas para
representar una serie y líneas para la otra. (Figura 87)
Un gráfico combinado también puede utilizarse en el caso de necesitar dos ejes de
ordenadas diferentes, normalmente debido a rangos de escala muy distintos.
Para crear uno de estos gráficos se deben seguir los siguientes pasos:
Crear un gráfico o trabajar con uno creado con anterioridad uno de cuyos
registros va a ser el combinado.
Seleccionar la serie de datos del gráfico que desea trazar en un eje de valores
secundarios.
Haga clic en el menú Formato / Serie de datos seleccionada / Eje.
Haga clic en Eje secundario.
Figura 87. Cuadro de grafico combinado
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119
Repaso de Unidad
EJERCICIO 1
1.- Copia la siguiente hoja de cálculo:
2.- Calcula los totales para la columna TOTAL VENTAS.
3.- Realiza el gráfico de barras correspondiente al total de ventas de los diferentes meses.
4.- Realizar el gráfico de barras apiladas de los meses de Enero, Febrero y Marzo.
4.- Realizar el gráfico de barras apiladas de los meses de Abril, Mayo y Junio.
5.- Realizar el gráfico de sectores, de las ventas mensuales para saber que fracción de nuestras
ventas se realizo en cada uno de los meses.
6.- Realizar el gráfico de líneas entre la variación que experimentan el producto 1, y la
variación del producto 2 en todos los meses.
7.- Insertar títulos y leyendas en todos los gráficos.
8.- Modificar los datos de la hoja y ver el efecto producido en los gráficos.
120
EJERCICIO 2
1.- Copia la siguiente hoja de cálculo:
2.- Crea un gráfico de Líneas en una hoja nueva entre la Radio y la Televisión. Cambia el
nombre de la hoja y llámala Líneas.
3.- Inserta el Titulo: “PUBLICIDAD DE MERCADO”
4.- Cambia el color del titulo por el color Rojo, y el tipo de letra por COURIER.
5.- Inserta una leyenda en el gráfico.
6.- Crea otro gráfico de Áreas entre las Vallas y las Revistas.
7.- Inserta una leyenda y modifica el formato.
8.- Crea un gráfico de Columnas en el que se reflejen los gastos de Televisión para todos los
meses.
9.- Cambia el color del gráfico.
EJERCICIO 3
Abre y guarda (en el USB y en el servidor) un nuevo Libro de Excel (llámalo 10 ex
Gráficos) y crea en la Hoja 1 (Medallas) la siguiente tabla, que incluye las medallas
obtenidas por España en las últimas cinco Olimpiadas:
Nº de medallas
Oro Plata Bronce
Los Ángeles 1984 1 2 2
Seúl 1988 1 1 2
Barcelona 1992 13 7 2
Atlanta 1996 5 6 6
Sidney 2000 3 3 5
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121
Crea un gráfico que muestre en una línea las medallas de oro obtenidas a lo
largo de las 5 olimpiadas.
PROCEDIMIENTO
En primer lugar, habrás de seleccionar el rango de celdas que contiene los
datos a representar gráficamente. En nuestro caso, queremos ver las medallas
de oro conseguidas cada olimpiada; por tanto, seleccionaremos tanto el
nombre y año de la olimpiada como el nº de medallas de oro obtenidas. Así,
hemos de seleccionar: A2:A7 (selecciona también A2, aunque la celda esté en
blanco) y B2:B7. Dado que las celdas son contiguas, el rango a seleccionar
será A2:B7
A. De acuerdo con lo que se acaba de decir, introduce en el gráfico realizado los
siguientes cambios de formato:
El texto de los rótulos del eje X estará alineado en vertical.
El tamaño del texto de los dos ejes (X e Y) se cambiará a 8 ptos.
La escala del eje Y variará de 2 en 2 y no de 5 en 5.
El título del eje X se desplazará a la derecha para que no interfiera con los
valores del eje.
Cambia el color de la línea del gráfico a rojo.
Elimina el sombreado gris del área de trazado (la delimitada por los dos ejes)
B. Crea un gráfico de columnas que compare el número de medallas de oro, plata y
bronce conseguidas en cada olimpiada.
En este caso, insertarás el gráfico en una hoja nueva (que llamarás Comparativa).
En primer lugar, selecciona el rango A2:D7 de la hoja Medallas. Luego ve a Insertar,
Gráfico1.
Paso 1: aparece por defecto seleccionado el gráfico de Columnas, y el subtipo 1,
así que pulsa Siguiente (si quieres, también puedes seleccionar un modelo 3D).
Paso 2: aparece el rango y la disposición de los datos (en columnas). Pulsa
Siguiente.
Paso 3: como título del gráfico escribe Comparativa de medallas Como título
del eje de ordenadas (Y), Nº de medallas. A continuación, selecciona la ficha
1 Como los pasos del asistente para gráficos son los mismos, ya no se reproducen aquí los cuadros de diálogo
122
Rótulos de datos y activa la casilla Valor (de esta forma, el nº de medallas de
cada tipo aparecerá en el gráfico).
Paso 4: sitúa el gráfico en una hoja nueva (en el último cuadro de diálogo,
selecciona la opción En una hoja nueva y escribe Comparativa como nombre de
la hoja). Pulsa Terminar.
Guarda los cambios realizados.
Nota: algunos gráficos pueden transformarse en otros
directamente. Así, los de líneas en gráficos de columnas, de barras o
de áreas (y viceversa).
En los gráficos que ocupan una Hoja aparte: ve a Gráfico, Tipo de
gráfico... y selecciona otro tipo de gráfico compatible. También puedes
decidir si el gráfico será en dos o en tres dimensiones. Luego pulsa
Aceptar y observa el cambio realizado. Luego, cámbialo otra vez para
dejarlo todo como estaba al principio.
En los gráficos insertados en la Hoja de los datos el proceso es el
mismo pero es necesario seleccionar antes el gráfico haciendo clic
sobre él.
Por último, recuerda realizar los pasos habituales de: eliminar la cuadrícula y centrar el
contenido de la hoja (Medallas) en horizontal.
EJERCICIO 4
La revista “ENIGMA” ha publicado en el número de este mes unos datos referentes a nº de
avistamientos de OVNIS en diferentes países del mundo a lo largo de una semana. El autor del
artículo trata de demostrar, mediante una serie de representaciones gráficas, que los
alienígenas muestran una clara tendencia a mostrarse más los fines de semana que entre
semana y más en los países anglosajones (muy especialmente en EEUU) que en los latinos.
Los datos son los siguientes:
España Francia EEUU Italia Gran Bretaña
Lunes 30 18 240 45 160
Martes 22 12 190 40 180
Miércoles 12 10 230 50 155
Jueves 25 15 280 35 130
Viernes 36 11 300 42 170
Sábado 88 60 800 110 350
Domingo 100 55 950 100 380
|
123
Los gráficos que se aportan para apoyar las conclusiones citadas muestran::
1. La evolución del nº de avistamientos a lo largo de la semana en los cinco países
estudiados (gráfico de líneas)
2. Una comparación del número de avistamientos en los cinco países cada día de la
semana (gráfico de columnas)
3. Dos gráficos circulares mostrando cómo se distribuyen los avistamientos totales
de sábado y domingo entre los países estudiados.
Además, se realiza un estudio particularizado de los fenómenos OVNI registrados en
España, EEUU y Gran Bretaña. Para ello, se muestran tres gráficos que representan:
4. La evolución del número de avistamientos en estos tres países los 4 primeros días
de la semana (gráfico de líneas)
5. Una comparación del número de avistamientos que han tenido lugar en los días
siguientes: Lunes, Miércoles y Domingo (gráfico de columnas).
6. Un gráfico circular que muestre la distribución del total de experiencias UFO en
las tres naciones citadas.
A continuación, el incansable autor del artículo se embarca en un estudio referido esta vez a la
proporción de gente de distintas ciudades americanas, convencida de la existencia de: el Yeti,
los fantasmas y el monstruo del Lago Ness. Para eso muestra los datos (en porcentajes de
convencidos sobre el total de encuestados) publicados en Inter
124
Tema 2
Bases de Datos
Propósito
Demuestra los procedimientos fundamentales para crear listas a manera de base
de datos, con sus formularios respectivos y combina la gestión de datos.
|
125
Bases de datos
Unas de las capacidades de Excel es la de trabajar con listas o tablas2 de
información: nombres, direcciones, teléfonos, etc. Excel puede trabajar con listas de
información sencillas o puede trabajar con listas más complejas, también conocidas
como bases de datos. Una base de datos en Excel no es más que una lista o una
tabla que contiene una o más columnas. Con la capacidad que ofrece Excel la
información de la lista se puede ordenar según diversos criterios, se pueden buscar
datos específicos, y se puede incluso extraer copias de información de grandes
bases de datos ubicadas en una red. Sin embargo, a diferencia de Microsoft®
Access, Excel en general y Excel 2000 en particular no permite trabajar con bases
de datos relacionales3.
Captura de datos
Aunque Excel es fundamentalmente una hoja de cálculo, también ofrece
capacidades de gestión de listas, que pueden ser muy útiles para analizar, por
ejemplo, tendencias de ventas de un mercado, para guardar los nombres de clientes
y sus direcciones, o para almacenar datos de existencias en los almacenes. La
combinación de funciones de lista, junto con las capacidades de análisis de hoja de
cálculo y de gráficos, hace de Excel una gran herramienta para el análisis de
negocios y sistemas de gestión que no sean excesivamente complicados. Toda lista
debe contener nombres de campo en una fila situada en su parte superior
(llamados encabezados), si se quiere usar las capacidades de filtrado de datos. La
lista deberá tener por lo menos una fila de datos directamente debajo de los nombres
de campo. Las filas de datos se llaman registros. En la figura 2.1 se muestra la única
parte obligatoria de una lista: la fila de encabezados. Cuando se introducen nombres
de campo en la parte superior de la lista, hay que tener en cuenta los puntos
siguientes:
126
1. Los nombres de campo deben ser diferentes los unos de los otros, si se desea
usar los filtros de datos de Excel. No se deben poner filas vacías debajo de
los nombres de campo. Una vez definidos los encabezados de la tabla, los
datos o registros pueden definirse de varias formas. Quizás el método más
fácil sea el visto anteriormente para introducir datos en una hoja de
cálculo. De todas formas el método más seguro de introducir datos (el menos
propicio a cometer errores) es la ficha de datos generada automáticamente
por Excel.
Figura 2.1. Posibles encabezados de una lista
2. En este apartado, la palabra lista y la palabra tabla se utilizarán indistintamente.
3. Bases de datos relacionales son un tipo particular de bases de datos en las
cuales la información es almacenada en varias tablas con campos relacionados,
consiguiendo que la información no esté duplicada. (Figura 2.2)
|
127
Figura 2.2. Base de datos correspondiente a 6 registros
Para introducir datos mediante una ficha automática, se pueden completar los
siguientes pasos:
1. Escribir el rango de encabezados de la lista, por ejemplo código, apellido 1,
apellido 2, nombre, dirección, Ciudad y DNI.
2. Seleccionar la fila sobre la que se desea escribir los campos.
3. Elegir el comando Datos / Formulario (Figura 2.3) aparece el cuadro de diálogo
mostrado en la figura 2.4.
Figura 2.3. Menú Datos / Formulario
4. Completar el cuadro que aparece con los encabezados elegidos.
128
5. Hacer clic en el botón Nuevo cada vez que quiera introducir un campo nuevo
teniendo la posibilidad de variar los anteriores con la barra de la figura.
Figura 2.4. Ficha de Datos (Formulario)
6. Para finalizar hacer clic en el botón Cerrar.
Ordenar datos
Excel puede ordenar según distintos
criterios y con gran facilidad los datos de una
lista, base de datos o columnas de una hoja
de cálculo. Al ordenar estos elementos, los
datos se pueden organizan de forma
ascendente o descendente, siguiendo un orden numérico o alfabético.
Al elegir el comando Datos / Ordenar, Excel muestra el cuadro de diálogo mostrado
en la figura 2.5. Entre los elementos que se incluyen en dicho cuadro de diálogo,
merece destacar las claves de ordenación, el tipo de ordenación a seguir y la
presencia o no de encabezados. Excel puede usar diferentes campos como criterios
Figura 2.5. Cuadro de dialogo ordenar
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129
para el ordenamiento de la lista. Cada uno de ellos se especifica en las diferentes
opciones para criterios que aparecen en los cuadros desplegables de la figura
2.5. Los botones de opción Ascendente y Descendente determinan en qué sentido
se va a realizar la ordenación: ascendente (de la A a la Z) o descendente (de la Z a la
A). Las celdas en blanco siempre son las últimas, independientemente del orden que
se haya seleccionado. La prioridad que se aplica es la siguiente: Números (del más
negativo al más positivo), texto, valores lógicos (FALSE, TRUE), valores ERROR y
por último las celdas en blanco. También puede indicar si quiere que se tenga en
consideración o no el tipo de letras (mayúsculas o minúsculas) durante el
ordenamiento.
Para ordenar una lista o base de datos, se pueden seguir estos pasos:
1. Seleccionar las celdas que va a ordenar.
2. Ejecutar el comando Datos / Ordenar.
3. Si la lista o base de datos tiene encabezados en la fila superior (y se han
seleccionado junto con los datos), seleccionar el botón Si de la opción la lista tiene
fila de encabezamiento.
Así se evita que estos nombres sean ordenados junto con los demás datos.
4. Ejecutar el comando Ordenar por e introduzca el nombre de la columna que se
quiera utilizar primero. Esta columna se llama primer criterio. Si la columna no tiene
un nombre, se utiliza la letra que la identifica.
5. Seleccionar el orden Ascendente o Descendente.
6. Se pueden aplicar hasta tres criterios de ordenación, según se muestra en el
cuadro de diálogo Ordenar. Es típico, por ejemplo, utilizar estos tres criterios para
ordenar nombres de personas alfabéticamente: primero por el primer apellido,
después por el segundo y finalmente por el nombre.
7. Hacer clic, para finalizar, en OK.
Si lo que quiere es ordenar una lista de izquierda a derecha en vez de arriba a abajo,
se sigue un procedimiento análogo al descrito anteriormente, pero antes hay que
130
hacer clic en el botón Opciones del cuadro de diálogo de Ordenar para poder
cambiar el sentido de la ordenación. (Figura 2.6)
Figura 2.6. Cuadro Opciones de ordenación
Filtros de Búsqueda
Búsqueda de registros
La búsqueda de datos en una lista o base de datos implica definir los criterios que se
han de utilizar para realizar dicha búsqueda. El resultado será el conjunto de todos
aquellos registros que satisfagan las condiciones expresadas en dichos criterios.
Ficha de datos
La ficha de datos es un medio simple de buscar y editar registros que satisfagan
criterios de comparación sencillos o múltiples. Si se desea buscar registros en una
lista por medio de fichas, hay que seguir los pasos que a continuación se detallan:
Seleccionar una celda dentro de la lista.
1. Ejecutar el comando Datos / Formulario para mostrar la ficha de datos (ver figura
2.7).
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131
Figura 2.7. Cuadro de Ficha
2. Hacer clic en el botón de Criterios. Al hacerlo, cambia el juego de botones
presente en la ficha, a la vez que se ponen en blanco todos los campos que
componen la ficha.
3. Seleccionar el campo en el que quiera introducir el criterio de búsqueda. Si se
quieren añadir más criterios para otros campos, se puede usar el ratón o la tecla Tab
para pasar de unos a otros.
4. Hacer clic en los botones Buscar Anterior o Buscar Siguiente para recorrer en
un sentido o en otro los diferentes registros que satisfagan los criterios introducidos
anteriormente. Para editar el contenido de una ficha de datos dada, no hay más que
hacer clic en el campo correspondiente e introducir el nuevo valor. Si se quieren
deshacer los cambios antes de pasar al registro siguiente, se hace clic en el botón
Restaurar.
Filtros automáticos
En Excel los filtros automáticos proporcionan un acceso rápido a la gestión de
listas de datos. Con operadores tan simples como seleccionar y hacer clic, se pueden
filtrar o eliminar rápidamente aquellos datos que no se desea ver o imprimir. A
diferencia de la ficha de datos, los filtros automáticos muestran los datos en la misma
hoja de cálculo. Los datos que no cumplen los criterios que se han especificado,
132
simplemente no se muestran; los restantes registros permanecen visibles en la hoja
de cálculo.
Antes de seleccionar un filtro automático, hay que asegurarse de que no haya otro
activado. Esto se puede comprobar mirando si existe o no una marca de activación al
lado de la opción Datos /Filtro / Autofiltro. En caso de que exista, el filtro anterior se
debe desactivar antes de volver a empezar, volviendo a elegir ese comando. En la
figura 2.8 aparece una tabla con datos correspondientes a 6 personas ficticias. Para
crear un filtro automático en una lista, no hay más que seleccionar los datos que
forman la lista y ejecutar el comando Datos / Filtro /Autofiltro. Como se observa en
la figura 60, los nombres de campo que están como encabezados de las columnas
pasan a ser listas desplegables que permiten realizar la selección. En el caso de que
la base de datos o lista esté formada por distintos campos, y que se haya aplicado a
cada uno de ellos un filtro automático, el resultado final equivale a realizar una
operación lógica “Y” o “AND” entre todas las condiciones. Sólo se mostrarán aquellos
Figura 2.8. Resultado del comando datos / filtro / autofiltro
registros que cumplan todas las condiciones expresadas en cada uno de los filtros. Si
para un campo determinado no se quiere imponer ninguna condición, se selecciona
la opción Todas en el menú desplegable.
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133
Si en un momento dado se quieren mostrar de nuevo todos los registros, olvidándose
por tanto de las condiciones expresadas en cada uno de los filtros automáticos, se
selecciona el comando Datos/ Filtro / Mostrar Todo. Con el comando Datos / Filtro
/ Filtro Avanzado se tiene acceso a otras posibilidades más avanzadas como son la
posibilidad de filtrar la lista sin moverla o copiarla a otro lugar pudiendo también
restringir las filas y columnas como el rango de criterios.
Utilizar las opciones ordenar y filtrar
Objetivo
Practicar los procedimientos para ordenar datos y utilizar filtros.
Procedimiento
1) Abrir el documento DATA.XLS.
Ordenar registros (ordenar)
2) Ordenar ascendentemente la lista basándose en el número de empleado.
3) Seleccionar cualquier celda que pertenezca al rango de la BD.
4) Realizar la secuencia Datos, Ordenar.
5) Aparece la caja de diálogo Ordenar.
6) En Ordenar por: seleccionar el nombre del campo NÚMERO.
Especificar Ascendente.
7) Asegurarse que en la sección la lista tiene fila de encabezados está activado Sí.
8) Proceder con aceptar y observar la nueva lista ordenada.
¿Cuál es el primer registro? ____________________________________
¿Cuál es el último registro? ____________________________________
9) Ordenar por departamento y por salario ascendentemente.
10) Realizar la secuencia Datos, Ordenar.
11) Aparece la caja de diálogo Ordenar.
12) En Ordenar por: seleccionar el campo DEPTO.
Especificar Ascendente.
13) En luego por: Seleccionar el campo SALARIO.
Especificar Ascendente.
134
14) Asegurarse que en la sección La lista tiene fila de encabezados esté activado
Sí.
15) Proceder con aceptar y observar la nueva lista ordenada.
¿Cuál es el orden de los registro DEPTO?
¿Cuál es el orden de los registros SALARIO de DEPTO D100?
Seleccionar registros (filtrar)
16) Seleccionar los empleados que ganen menos de 3000.
17) Obtener una lista de empleados del departamento d100.
18) Seleccionar cualquier celda que pertenezca al rango de la BD.
19) Realizar la secuencia Datos, Filtro, Autofiltro.
20) Dar un clic en control para desplegar la lista del campo SALARIO.
Seleccionar la opción Personalizar.
21) En la caja de diálogo Autofiltro personalizado establecer la condición de
selección, es menor que y en la caja de texto escriba 3000. Aceptar.
22) Observar la lista filtrada. ¿Cantos registros se muestra? ______________
23) Dar un clic en el control para desplegar del campo SALARIO y seleccione todas.
24) Obtener una lista de los empleados cuyo apellido sea Tamez.
(Sugerencia: El campo nombre contiene a Tamez).
25) Dar clic en el control para desplegar el campo NOMBRE, seleccionar
Personalizar.
26) En la caja de diálogo Autofiltro personalizado establecer la condición de
selección, es igual a y en la caja de texto escriba *TAMEZ*. Aceptar
27) Observar la lista filtrada. ¿Cuántos registros se muestran? ____________
28) Eliminar el filtro, con la secuencia: Datos, Filtro, Autofiltro.
29) Salir de Excel sin guardar
Formulas y funciones para bases de datos
Funciones de administración de bases de datos y de listas
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135
Microsoft Excel incluye funciones de hoja de cálculo que analizan los datos
almacenados en listas o bases de datos. Cada una de estas funciones, denominadas
colectivamente funciones BD, usa tres argumentos:
base_de_datos, nombre_de_campo y criterios
Estos argumentos se refieren a los rangos de la hoja de cálculo empleados en la
función para base de datos.
Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una
base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información
son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene los
rótulos de cada columna.
Nombre_de_campo indica el campo que se utiliza en la función.
Nombre_de_campo puede ser texto con el rótulo encerrado entre dobles comillas,
como por ejemplo "Edad" o "Campo", o como un número que represente la posición
de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así
sucesivamente.
Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede
utilizar cualquier rango en el argumento Criterios mientras éste incluya por lo menos
un rótulo de columna y por lo menos una celda debajo del rótulo de columna que
especifique una condición de columna.
TABLA DE FORMULAS PARA BASES DE DATOS
BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas de la base de
datos
BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen números en una base de datos
BDCONTARA Cuenta las celdas que no están en blanco en una base de datos
136
BDEXTRAER Extrae de la base de datos un único registro que coincida con los
criterios especificados
BDMAX Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de
datos
BDMIN Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDPRODUCTO Multiplica los valores de un campo determinado de registros de la
base de datos que coinciden con los criterios especificados
BDDESVEST Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de
entradas seleccionadas de la base de datos
BDDESVESTP Calcula la desviación estándar basándose en la población total de
las entradas seleccionadas de una base de datos.
BDSUMA Suma los números de la columna del campo de los registros de la base
de datos que coincidan con los criterios especificados
BDVAR Calcula la varianza basándose en una muestra de las entradas
seleccionadas de una base de datos
BDVARP Calcula la varianza basándose en la población total de las entradas
seleccionadas de una base de datos
IMPORTARDATOSDINAMICOS Devuelve los datos almacenados en una tabla
dinámica
Fórmula Descripción (Resultado)
=BDCONTAR(A4:E10;"Edad";A1:F2) Esta función examina los registros de
manzanos cuyo alto varía entre 10 y 16
metros y determina cuántos campos Edad
de esos registros contienen números. (1)
=BDCONTARA(A4:E10;"Beneficio";A1:F2) Esta función examina los registros de
manzanos cuyo alto varía entre 10 y 16
metros, y determina el número de campos
|
137
Ganancia de esos registros que no están
en blanco. (1)
=BDMAX(A4:E10;"Beneficio";A1:A3) Beneficio máximo de los manzanos y
perales (105)
=BDMIN(A4:E10;"Beneficio";A1:B2) Beneficio mínimo de los manzanos con
un alto superior a 10 (75)
=BDSUMA(A4:E10;"Beneficio";A1:A2) Beneficio total de los manzanos (225)
=BDSUMA(A4:E10;"Beneficio";A1:F2) Beneficio total de los manzanos con un
alto entre 10 y 16 (75)
=BDPRODUCTO(A4:E10;"Rendimiento";A1:B2) Producto de los rendimientos de los
manzanos con un alto superior a 10 (140)
=BDPROMEDIO(A4:E10;"Rendimiento";A1:B2) Rendimiento medio de los manzanos con
un alto superior a 3 metros (12)
=BDPROMEDIO(A4:E10;3;A4:E10) Edad media de todos los árboles de la
base de datos (13)
=BDDESVEST(A4:E10;"Rendimiento";A1:A3) La desviación estándar estimada en el
rendimiento de manzanos y perales si los
datos de la base de datos son únicamente
una muestra de la población total de la
superficie de frutales (2,97)
=BDDESVESTP(A4:E10;"Rendimiento";A1:A3) La desviación estándar verdadera en el
rendimiento de manzanos y perales si los
datos de la base de datos representan el
conjunto de la población (2,65)
=BDVAR(A4:E10,"Rendimiento",A1:A3) La varianza estimada en el rendimiento de
manzanos y perales si los datos de la base
de datos son únicamente una muestra de
la población total de la superficie de
frutales (8,8)
=BDVARP(A4:E10;"Rendimiento";A1:A3) La varianza verdadera en el rendimiento
de manzanos y perales si los datos de la
base de datos representan el conjunto de
la población (7,04)
=BDEXTRAER(A4:E10;"Rendimiento";A1:A3) Devuelve el valor de error #¡NUM!
porque más de un registro cumple con los
criterios
138
Repaso de Unidad
EJERCICIO 1
1.- Copia los siguientes datos en la hoja.
2.- Definir la hoja de calculo anterior como Base de Datos.
3.- Ver la ficha de cada uno de los registros.
4.- Ordenar la Base de datos por Empresa.
5.- Cambiar el orden a Descendente (Z-A).
6.- Aplicar un filtro a la Base de Datos y buscar el registro con nombre de Empresa
MICROLOG.
7.- Ordenar la base de datos por Nº CL.
8.- Eliminar el registro con Nº CL. : 678.
9.- Crea un grafico Circular 3D con el nombre de la Empresa y el Importe.
En el paso nº 4 del asistente para gráficos. Elegir las siguientes opciones.
Serie de datos en: Columnas
Usar primera(s) Columna: 1
Usar primera(s) Fila: 0
EJERCICIO 2 La empresa QUÍMICAS, S.A. ha llevado a cabo tres proyectos de investigación en los cuales
han trabajado 12 empleados.
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139
Los empleados que participan en el Proyecto 1 cobran un sueldo de 12 €/hora, los del Proyecto
2, de 10,81 €/hora; y los del Proyecto 3, de 9,01 €/hora.
Cada trabajador ha realizado gastos de diferente cuantía en la realización del proyecto (o
proyectos) en que participa, en dos conceptos diferentes: material y desplazamientos.
Los datos concretos aparecen en la tabla siguiente:
EMPLEADOS PROY. HORAS PTS./H.SUELDO
TOTALMAT. DESPLAZTOS.
Gutierrez Hermoso, Mª Isabel B 320 50000 297,62 € 0
Cebolla Ramos, Antonio C 210 85000 505,95 € 35,71 €
Medina Esteban, Pedro B 150 0 0 23,81 €
Muñoz Muñoz, Ernesto B 320 90000 535,71 € 59,52 €
Casanueva Bermejo, Laura A 350 10000 59,52 € 0
García Jiménez, Jose Luis A 400 50000 297,62 € 29,76 €
Guzmán Cansado, Francisco A 350 0 0 0
Hinojosa Ceballos, Lourdes C 240 0 0 26,79 €
Montero Pinzón, Rosario C 100 7000 41,67 € 59,52 €
Abre un nuevo libro en Excel y guárdalo como Proyectos.
En la Hoja 1, en el rango A1:G11, introduce la tabla de arriba. En la Hoja 2, rango A1:B4,
introduce la siguiente:
PROYECTO SUELDO POR HORA
A 12 €
B 10,81 €
C 9,01 €
En la celda D2 introduce la función necesaria (función BUSCARV) para que aparezca
automáticamente el sueldo por hora de cada empleado al teclear el proyecto al que ha sido
asignado.
En la celda E2 introduce la fórmula necesaria para calcular el sueldo total a percibir por cada
empleado.
Una vez introducidos los datos, queremos:
A.- Ordenar la lista alfabéticamente, atendiendo a los apellidos y nombres de los
empleados.
B.- Establecer algún sistema por el que rápida y fácilmente podamos consultar, por
separado, los datos de la lista referentes a cada proyecto.
EJERCICIO 3 La empresa El Jamón, S.A. nos ha contratado el diseño de un libro de trabajo (que llamaremos
EL JAMÓN, S.A.), en el que, sobre una hoja llamada Ventas, los administrativos de El Jamón
140
teclearán, mensualmente, la información recogida en los partes de ventas de los agentes
vendedores. En concreto, por cada parte de ventas se deberá introducir en una fila los
siguientes datos:
La zona en la que se haya realizado la venta (por ahora, la empresa vende sus productos
en tres zonas o mercados: Andalucía Occidental, Andalucía Oriental y Extremadura)
La provincia en la que se haya realizado la venta
El código del agente.
El nombre del agente.
Los importes vendidos de los artículos que se distribuyen: jamones, paletillas y
deshuesados
El importe de la comisión obtenida de la venta por el agente correspondiente de acuerdo
con los siguientes porcentajes (los mismos para todos los agentes):
Jamones: 7% sobre el importe obtenido
Paletillas: 5% sobre el importe obtenido
Deshuesado: 4% sobre el importe obtenido
En este momento, los agentes vendedores son cinco: Paco Arenas, Carmen Medina, Patxi
Okurría, Imar Lamer y Mariano Moreno.
Con el fin de aclarar al máximo la utilización de la hoja de cálculo a realizar (dado que los
administrativos de El Jamón son aún un poco novatos en la utilización del Excel),
introduciremos notas explicativas de aquellos datos que deban teclearse y aquellos que no sea
necesario teclear por resultar de la aplicación de funciones (p.ej, funciones BUSCAR).
En este sentido:
La zona deberá aparecer automáticamente al introducir el dato de la provincia.
El nombre del agente aparecerá igualmente de forma automática al introducir su
código.
La comisión deberá calcularse por medio de la correspondiente fórmula o función.
Al situar el cursor sobre la celda identificativa de cada uno de los campos
mencionados aparecerá una nota explicativa del funcionamiento de la celda (del tipo:
“En esta columna se muestra la zona de la venta: no es necesario teclearla, sale al
introducir la provincia”). Para ello, selecciona la celda que debe ir anotada y ve a
Insertar, Comentario. En el cuadro amarillo que aparecerá sobreimpresionado escribe
el texto correspondiente y luego haz clic con el ratón fuera del cuadro. En la celda
aparecerá, en el vértice superior derecho, una pequeña marca roja indicativa de que se
|
141
trata de una celda anotada. Al situar el cursor sobre la celda aparece el mensaje en un
recuadro amarillo (del estilo de los post-it).
Por otro lado, la empresa nos pide que diseñemos un sistema mediante el cual pueda realizar,
al finalizar cada mes, un análisis en el que, con facilidad, pueda observar cuáles han sido las
ventas y comisiones totales, por cada artículo, en cada provincia o zona, de cada agente, etc.
Respecto a los códigos de los vendedores y a la correspondencia Zona-Provincia, disponemos
de las siguientes tablas:
Código Agente Agente
1 Paco Arenas
2 Carmen Medina
3 Patxi Ocurría
4 Imar Lamer
5 Mariano Moreno
Provincia Zona
Almería Andalucía Oriental
Badajoz Extremadura
Cáceres Extremadura
Cádiz Andalucía Occidental
Córdoba Andalucía Occidental
Granada Andalucía Oriental
Huelva Andalucía Occidental
Jaén Andalucía Oriental
Málaga Andalucía Oriental
Sevilla Andalucía Occidental
En cuanto a los datos de las partidas de venta a introducir en la lista, son los que aparecen en la
tabla de la página siguiente:
142
Zona Provincia Código Agente Jamones Paletillas Deshuesado
Cádiz 1 5.666,67 € 1.077,38 € 4.726,19 €
Córdoba 2 0 0 4.761,90 €
Cáceres 3 595,24 € 2.976,19 € 1.190,48 €
Cádiz 4 4.053,57 € 0 3.815,48 €
Málaga 5 0,00 702,38 € 4.982,14 €
Granada 3 166,67 € 0 4.375,00 €
Cádiz 2 2.119,05 € 5.952,38 € 4.630,95 €
Córdoba 1 3.386,75 € 0 4.988,10 €
Jaén 2 3.309,52 € 4.910,71 € 547,62 €
Sevilla 3 1.630,95 € 2.684,52 € 0
Badajoz 4 4.482,14 € 488,10 € 3.898,81 €
Cáceres 5 53,57 € 2.940,48 € 1.464,29 €
Cádiz 4 910,71 € 529,76 € 746,89 €
Sevilla 5 3.160,71 € 0 0
Cádiz 5 3.714,29 € 1.500,00 € 1.077,38 €
Sevilla 4 4.398,81 € 2.101,19 € 5.595,24 €
Córdoba 3 4.708,33 € 0 4.386,90 €
Málaga 2 4.809,52 € 4.696,43 € 2.309,52 €
Huelva 1 0 2.708,33 € 2.761,90 €
Cádiz 3 214,29 € 0 4.565,48 €
Jaén 4 3.083,33 € 3.184,52 € 4.309,52 €
Córdoba 3 2.089,29 € 601,19 € 4.470,24 €
Cáceres 5 1.178,57 € 0 5.023,81 €
Sevilla 5 3.172,62 € 4.232,14 € 3.630,95 €
Córdoba 4 2.827,38 € 5.202,38 € 4.565,48 €
Sevilla 2 3.934,52 € 4.386,90 € 0
Badajoz 3 1.277,25 € 746,95 € 3.391,99 €
Almería 4 746,96 € 0 0
Badajoz 1 1.209,61 € 1.402,90 € 1.277,32 €
Cáceres 5 151,64 € 5.084,07 € 746,89 €
Nota 1: para dar a la hoja de un libro un nombre determinado (en este caso,
Ventas), haz doble clic sobre la pestaña indicativa de la hoja (“Hoja1”) y escribe el
nombre correspondiente.
Para eliminar una hoja, selecciónala haciendo clic con el botón derecho sobre su
pestaña y seleccionando la opción Eliminar. En el cuadro de diálogo que aparezca, pulsa
Aceptar.
|
143
Nota 2: cuando operamos con rangos de celdas en funciones, cuando la referencia
a dichos rangos sea absoluta puede ser conveniente dar un nombre determinado a los
rangos, lo que permite referirnos a ellos tecleando su nombre, sin necesidad de
seleccionarlos (con lo que, además de ahorrarnos la selección, podemos ahorrarnos
también la necesidad de introducir el signo $ en las referencias). Así, puede ser útil, por
ejemplo, en las funciones BUSCAR.
Para dar nombre a un rango de celdas: selecciona el rango y haz clic en el cuadro de
direcciones (donde aparece la referencia de la celda activa, a la izquierda de la barra de
fórmulas); escribe el nombre que desees para el rango (p.ej, ZONAS) y pulsa INTRO. A
partir de aquí, ya podrás operar con el contenido de dicho rango tecleando simplemente
su nombre en lugar de seleccionar las celdas que lo componen.
EJERCICIO 4 Nuestra empresa, dedicada la distribución y venta de bebidas refrescantes, ha decidido (como
método de promoción y vía de investigación de mercado) premiar a aquellos consumidores
que envíen las etiquetas de los refrescos de dos litros a un determinado apartado de correos.
Abre un nuevo Libro de Excel y llámalo 8ex Premios. Llama Buscar a la Hoja 1.
La tabla de correspondencia de premios, que copiarás en el rango A9:B13 de la hoja Buscar, es la
siguiente:
Nº de puntos Premio
500 Una camiseta y una bolsa deportiva
1000 Un walkman con auriculares
2000 Una torre de música
4000 Un ordenador de sobremesa
Al cabo de un mes se elabora la lista de los primeros ganadores, incluyendo los puntos
obtenidos por cada uno. La lista ocupará el rango A1:C7 de la hoja Buscar. En la 3ª columna
deberá aparecer el premio que corresponda a cada ganador:
Ganador Nº de puntos Premio
Antonio Buesa Fernández 600
Catalina Lago Herrera 1200
Roberto Suárez Vega 900
Luis Ferrer Mas 2100
Ana Sánchez Torres 500
José Alonso Parra Oliver 4050
Se trata de confeccionar dicha lista de modo que el premio conseguido por cada ganador
aparezca automáticamente en la tercera columna sólo con introducir el nº de puntos obtenido.
144
MACROS
Objetivo
Conocer la función, crear y utilizar macros.
Metas
El alumno conocerá la definición de macros.
El alumno adquirirá los conocimientos necesarios para crear y utilizar macros en la
hoja de cálculo. Una característica más que integra el software de productividad, es
la capacidad de poder grabar o programar secuencias de las acciones que resultan
repetitivas para un determinado usuario. En éste capítulo haremos una introducción a
la creación y uso de macros en la hoja de cálculo.
Concepto de macro
Definición
Un macro es un pequeño programa que controla al programa de la hoja de cálculo,
diseñado o creado por el usuario.
Función
Un macro ejecuta comandos, selecciona datos y generalmente todo lo que se quiera,
en forma automática y con solo pulsar un par de teclas. Por lo tanto tiene la función
de automatizar las tareas especiales y frecuentes que realiza una persona en
particular.
Lenguaje
El lenguaje que utiliza el software desarrollado en ambiente gráfico para escribir
macros es el Visual Basic para Aplicaciones, pero no necesariamente tenemos que
escribir el código del programa ya que la aplicación (en este caso Excel) lo hace por
nosotros.
|
145
Operaciones elementales para el manejo de macros.
Algunas de las operaciones para el manejo de macros son: grabar, ejecutar, detener,
eliminar, modificar y copiar, de las cuales las dos últimas requieren conocimientos
básicos previos del editor de Visual Basic. Por lo tanto solo consideraremos las
operaciones que se pueden realizar directamente desde el entorno de la hoja de
cálculo.
El acceso a las operaciones con macros generalmente se realiza con la secuencia
Herramientas, Macro, como se muestra en la (figura 3.1)
Con opciones para Macros… y Grabar nueva macro…/ Detener_grabación.
Figura 3.1. Menú Herramientas / Macro
Al seleccionar la opción Macros… se despliega la ventana de diálogo que se muestra
en la figura 3.2
146
Figura 3.2 Cuadro de diálogo Macro
Esta ventana contiene las siguientes opciones:
Nombre de la macro: Despliega el nombre de la macro seleccionado
en la lista de macros almacenados.
Ejecutar Inicia la ejecución de la macro seleccionado.
Cancelar Cierra la ventana.
Eliminar Borra la macro seleccionada.
Opciones Despliega la ventana de diálogo Opciones de
la macro, desde donde se puede modificar la
combinación de teclas asignadas y la
descripción.
Crear Abren el editor de Visual Basic.
Paso a Paso
Modificar
El procedimiento para crear un macro en la hoja de cálculo puede resumir en tres
pasos que son:
1. Indicar el inicio de la grabación de la macro.
2. Realizar las acciones de la tarea que deseamos automatizar.
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3. Indicar el final de la grabación
Iniciar la grabación
La secuencia Herramientas, Macro, Grabar nueva macro… despliega la ventana que
se muestra en la figura 3.3. Que inicia la grabación de la macro.
Figura 3.3. Cuadro Inicio de Grabación de Macro
Esta ventana contiene las siguientes opciones:
Nombre de la macro: Por omisión Macro 1, Macro2…
Si se escribe un nombre, este debe iniciar con
una letra y no incluir espacios, se puede
utilizase el signo de subrayado para separar
palabras.
Método abreviado: Combinación de teclas ctrl+Tecla
Guardar macro en: Este libro
Libro nuevo
Libro de macros personal
Descripción: Texto que describe a la macro.
Aceptar Iniciar la grabación.
Cancelar Cierra la ventana.
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Detener la grabación
La secuencia Herramientas, Macro, Detener, grabación. Detiene el proceso de grabar
la macro. También se puede realizar esta opción mediante la barra Grabar
macro.(Figura 3.4)
Figura 3.4 Cuadro detener macro
Que contiene dos controles, el primero permite Grabar/Detener la grabación. Y el
segundo activa/desactiva la referencia relativa. Por omisión al iniciar la grabación de
un macro esta activada la referencia absoluta.
Ejecutar macro
Una de las formas para ejecutar un macro es presionar la combinación de teclas
previamente asignadas. Para detener la ejecución de un macro se presiona la tecla
Esc.
Creación de un macro en la hoja de cálculo
El procedimiento para crear y utilizar una macro es el siguiente:
Realizar la secuencia: Herramientas, Macro, Grabar nuevo macro.
1. En la caja de diálogo Grabar macro, especificar el nombre de la macro y la
combinación de teclas CTRL-Tecla con la que se activará en forma rápida.
Luego Aceptar.
2. En la barra de estado aparece el mensaje Grabando, y desde este momento
toda acción que se realice se guarda en la macro.
3. Para finalizar la grabación, realizar la secuencia: Herramientas, Macro, Detener
la grabación.
4. Para ejecutar la macro, ejecute la combinación de teclas CTRL-Tecla de la
macro correspondiente. O proceda con la secuencia Herramientas, Macro,
Macros, enseguida seleccione el nombre de la macro y luego Ejecutar.
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Ejecutar una macro desde un botón
1. Realizar la secuencia: Ver, Barras de herramientas, Formulario (solo la primera
vez).
2. Dar un clic en el Botón y colocar un botón en la hoja y ajuste el tamaño
auxiliándose en el Mouse.
3. En la caja de dialogo “Asignar macro” seleccionar una de las macros y aceptar.
4. Modificar el texto del botón, seleccionándolo previamente.
5. Ejecutar la macro presionando el botón.
Repaso de Unidad
Grabar y ejecutar macros
Objetivo
Aprender el procedimiento para crear y ejecutar macros.
Procedimiento
Crear las macros que se describen a continuación, ejecutarlas varias veces usando la
combinación de teclas correspondientes y analice el funcionamiento.
Borrar un área seleccionada.
1) Entrar a Excel.
Procedimiento para grabar una nueva macro.
2) Realizar la secuencia: Herramientas, Macro, Grabar nuevo macro.
3) En la caja de diálogo Grabar macro, especificar:
Nombre de la macro: borrar
Método abreviado: CTRL-b
Descripción: Macro con la secuencia Edición, Borra, Todo lo
seleccionado.
Aceptar
4) En la barra de estado aparece el mensaje Grabando.
5) Se despliega la barra Grabar macro.
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Asegurar que está habilitado el botón Referencia relativa
6) Acción a realizar: secuencia: Edición, Borrar, Todo.
7) Para finalizar la grabación, realizar la secuencia:
Herramientas, Macro, Detener la grabación.
O dar un clic en el botón Detener grabación de la barra Grabar macro.
8) Para ejecutar la macro, ejecute la combinación de teclas CTRL-b.
O proceda con la secuencia Herramientas, Macro, Macros, enseguida
seleccione el nombre de la macro y luego Ejecutar.
9) Capturar algunos datos y proceder con la macro borrando una celda o
seleccionar un rango y ejecutar la macro.
Escribir un título
10) Realizar el procedimiento necesario para grabar una nueva macro
especificando:
Nombre de la macro: uadec
Método abreviado: CTRL-u
Descripción: Macro con el título UA de C
Aceptar
11) En la barra de estado aparece el mensaje Grabando.
Acción a realizar: escribir Universidad Autónoma de Coahuila al
terminar de escribir presionar la tecla Enter.
12) Para finalizarla grabación, realizar la secuencia: Herramientas, Macro, Detener
la grabación.
13) Ejecutar la combinación de teclas CTRL-u y observar la macro.
Escribir la fecha actual
14) Realizar el procedimiento necesario para grabar una nueva macro,
Nombre de la macro: fecha
Teclas de activación: CTRL-f
Acción: Escribir =hoy()
Dar un clic al botón de Introducir
15) Detener la grabación de la macro.
16) Ejecutar la combinación de teclas CTRL-f y observar el funcionamiento de la
marco.
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Escribir los nombres de los meses
17) Realizar el procedimiento necesario para grabar una nueva macro,
especificando:
Nombre de la macro: meses
Teclas de activación: CTRL-m
Acción: Teclear pulsar
ENE <FLECHA DERECHA>
FEB <FLECHA DERECHA>
MAR <FLECHA DERECHA>
ABR <FLECHA DERECHA>
MAY <FLECHA DERECHA>
JUN <FLECHA DERECHA>
JUL <FLECHA DERECHA>
AGO <FLECHA DERECHA>
SEP <FLECHA DERECHA>
OCT <FLECHA DERECHA>
NOV <FLECHA DERECHA>
DIC 11 veces <FLECHA IZQUIERDA> hastA
llegar a ENE
18) Detener la grabación de la macro.
19) Ejecutar la combinación de teclas CTRL-m y observar el funcionamiento de la
macro.
Botón para escribir la fecha
20) Realizar el procedimiento para vincular una macro a un botón.
21) Realizar la secuencia: Ver, Barras de herramientas, Formulario (solo la primera
vez. Al terminar cerrar o desactivar el despliegue de la barra).
22) Dar un clic en el Botón y colocar un botón en la hoja y ajuste el tamaño
auxiliándose con el Mouse.
23) En la caja de diálogo “Asignar macro” seleccionar de la lista la macro fecha y
Aceptar.
24) Modificar el texto de botón, seleccionándolo con un clic y teclear Fecha.
25) Ejecutar la macro presionando el botón Fecha.
152
26) Guardar el libro en el disco de trabajo con el nombre MACROS.XLS.
27) Salir de Excel.
Bibliografía
Microsoft Office 2003
Ayuda de Microsoft Excel 2003
Almeida Rodríguez Miguel A.
Office 97, Mc. Graw Hill, 1997, España
Long Larry
Introducción a las Computadoras y al Procesamiento de
Información, Prentice Hall, México, 1990.
Beeckman, G,
Computación & Informática Hoy, Addison Wesley, 1994.
Fdz. Peña, Juan Manuel & Sumano L. Ma. De los Ángeles
Informática I, Compañía Editorial Nueva Imagen, S.A. de C.V.
México D. F. 2004
Tiznado S. Marco Antonio
Informática, Mc. Graw Hill, México, D. F. 2001,
NORTON, Norton. Introducción a la Computación. México, 1995.
MARZULLO, Carmelo. Notas Sobre Informática. Cumaná, 2003.
DE AGOSTINI, Juan. Herramientas Para Microcomputadoras. Universidad Simón Bolívar.Caracas, 1989.
Biblioteca de Consulta Encarta 2001. Microsoft.
http://conozcasuhardware.com
www.aulaclic.es
www.abcdatos.com
154
Diseña y elabora algoritmos
DESEMPEÑOS DEL ESTUDIANTE AL
CONCLUIR EL BLOQUE:
Resuelve problemas del
ámbito escolar y cotidiano:
Identifica el problema a
resolver.
Plantea alternativas de
solución.
Elige una alternativa.
Desarrolla la solución.
Evalúa la solución.
Representa el algoritmo con
diagramas.
Representa el algoritmo con
pseudocódigo.
SITUACIÓN DIDÁCTICA:
El área de ciencias sociales está organizando un viaje de estudios al Museo
de Historia Natural en San Diego, California.* Los organizadores pueden elegir contratar una de dos opciones de transporte: rentar un autobús de lujo cuesta $20,000.00 y rentar un autobús sencillo les costaría $15,000.00. El precio por persona
dependerá de la cantidad de asistentes.
A ti te han encargado enlistar las
actividades necesarias a través de un
algoritmo y un diagrama de flujo para
planear el viaje.
¿Qué debes saber para lograr elaborar el
algoritmo y diagrama de flujo para
planear el viaje?
¿Cuánto se debe pagar para asistir,
dependiendo de la opción de transporte,
es decir de lujo o sencillo?
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Secuencia didáctica
1. Para conocer lo que son los algoritmos, participa en una lluvia de ideas sobre
términos relacionados con el tema, mencionando ejemplos de algoritmos sencillos y
cotidianos.
Lee con atención la lectura “¿Qué es un algoritmo?”, y realiza un resumen de la
misma.
Tiempo estimado: 2 horas.
Lectura:
¿Qué es un algoritmo?
El diccionario de la Real Academia Española define problema como un “conjunto de
hechos o circunstancias que dificultan la consecución de algún fin. Proposición dirigida a
averiguar el modo de obtener un resultado cuando ciertos datos son conocidos”.
Un algoritmo es un conjunto finito de instrucciones o pasos que sirven para ejecutar
una tarea o resolver un problema. La palabra algoritmo deriva del nombre del
matemático árabe Al-Khwarizmi, que vivió entre los siglos VII y VIII.
Generalmente los algoritmos se presentan a diario con las diversas vivencias de las
personas, todo lo que nos rodea es siempre una secuencia de pasos que nos llevan a
realizar nuestras labores en ocasiones ordenadamente. En la vida cotidiana empleamos
algoritmos en multitud de ocasiones para resolver diversos problemas, como por
ejemplo para hacer funcionar una lavadora (conjunto de instrucciones pegadas en la
tapa de la máquina), para tocar música (partituras), para construir un aeroplano a escala
(expresados en las instrucciones), para hacer trucos de magia (pasos para hacer el
truco) o, incluso, para hacer recetas de cocina (pasos de la receta). Otros ejemplos,
como el algoritmo de la división para calcular el cociente de dos números o el algoritmo
de Euclides para calcular el máximo común divisor de dos enteros positivos pertenecen
al ámbito de las matemáticas.
De un modo más formal, un algoritmo es una secuencia finita de instrucciones
realizables, no ambiguas, cuya ejecución conduce a una resolución de un
problema.
El algoritmo nos da la solución genérica a un problema y lo podremos emplear todas las
veces que se nos presente ese mismo problema, por ejemplo: el algoritmo de la división
es genérico e independiente de los números que tengamos que dividir.
156
Una vez descubierto un algoritmo para efectuar una tarea, la realización de ésta ya no
requiere entender los principios en que se basa dicho algoritmo, pues el proceso se
reduce a seguir las instrucciones del mismo. Por ejemplo, podemos hacer una división
siguiendo el algoritmo sin entender por qué funciona el algoritmo. La inteligencia
requerida para llevar a cabo la tarea está codificada en el algoritmo.
Un algoritmo puede ser escrito en lenguaje natural; pero esta descripción puede ser
ambigua, por lo que se utilizan diferentes métodos de representación, que permiten
evitar dicha ambigüedad y al mismo tiempo que sean fácilmente codificables. Los
métodos más usuales para la representación de algoritmos son:
• Descripción narrada
• Diagrama de flujo
• Pseudocódigo
Descripción narrada
Es la forma más sencilla de describir o expresar un algoritmo. Consiste en hacer un
relato de la solución en lenguaje natural. Por ejemplo:
Algoritmo (en descripción narrada) para calcular la suma de 2 números:
2. Obtener los 2 números a sumar.
3. Sumar los números.
4. Mostrar el resultado.
El uso del lenguaje natural provoca frecuentemente que la descripción sea
imprecisa y poco confiable, por lo que este tipo de representación no es recomendable.
Diagrama de flujo
Es la representación gráfica de un algoritmo. Utiliza símbolos normalizados, con los
pasos del algoritmo escritos en el símbolo adecuado y los símbolos unidos por flechas,
denominadas “líneas de flujo”, que indican el orden en que los pasos deben ser
ejecutados.
Pseudocódigo
El pseudocódigo en un lenguaje de especificación de algoritmos que utiliza palabras
reservadas y exige la indentación, o sea, sangría en el margen izquierdo de algunas
líneas. Se concibió para superar las dos principales desventajas de los diagramas de
flujo lento de crear y difícil de modificar sin un nuevo proceso de redibujo. Es una
herramienta muy efectiva para el seguimiento de la lógica de un algoritmo y para
transformar con facilidad los algoritmos a programas.
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157
En el ámbito de las computadoras, los algoritmos se expresan como programas. Los
programas son algoritmos codificados con un lenguaje no ambiguo cuya sintaxis y
semántica "entiende" la computadora.
Así pues, si queremos que una computadora efectúe una tarea, primero debemos
descubrir un algoritmo para llevarla a cabo; programar el algoritmo en la máquina
consiste en representar ese algoritmo de modo que se pueda comunicar a una máquina.
En otras palabras, debemos transformar el algoritmo conceptual en un conjunto de
instrucciones y representar estas últimas en un lenguaje sin ambigüedad.
Gracias a la capacidad para comunicar nuestros pensamientos mediante algoritmos,
podemos construir máquinas cuyo comportamiento simula, en alguna medida, la
inteligencia. El nivel de inteligencia que simula la máquina está limitado por la
inteligencia que podamos comunicarle por medio de algoritmos. Las máquinas sólo
pueden realizar tareas algorítmicas. Si encontramos un algoritmo para dirigir la ejecución
de una tarea, podemos construir una máquina para llevarla a cabo siempre que la
tecnología haya avanzado lo suficiente. Si no encontramos un algoritmo, es posible que
la ejecución esté fuera de las capacidades de las máquinas.
Características de los algoritmos:
Las características fundamentales que debe cumplir todo algoritmo son:
• Un algoritmo debe ser preciso e indicar el orden de realización de cada paso.
• Un algoritmo debe estar definido. Si se sigue un algoritmo dos veces, se debe
obtener el mismo resultado cada vez.
• Un algoritmo debe ser finito. Si se sigue un algoritmo se debe terminar en algún
momento o sea, debe tener un número finito de pasos.
La estructura de un algoritmo debe estar integrada por tres partes: Entrada, Proceso y
Salida.
La entrada se refiere a algo que existe y es utilizado por el algoritmo para transformarlo
en los resultados que uno planifica.
Metodología de solución de problemas
Antes de hablar de metodologías de solución de problemas debes tener muy claro el
concepto de método, que a lo largo de la historia ha llamado la atención de gran
cantidad de filósofos y científicos. El Diccionario Larousse define el término método
como “el conjunto de operaciones ordenadas con que se pretende obtener un
resultado”. La metodología es la ciencia que aplica este método. Existen muchos tipos
de metodologías, como la metodología de investigación, metodología de enseñanza–
aprendizaje, etc., así como la metodología de solución de problemas, que aplicamos
158
constantemente en la vida diaria. Pero en este caso hablaremos específicamente de la
solución de problemas que podemos resolver mediante el uso de la computadora.
La resolución de los problemas consta de 5 etapas que garantizan la llegada correcta a
la solución: identificación del problema, planteamiento de alternativas de solución,
elección de una alternativa de solución, elección de una alternativa, desarrollo de la
solución y evaluación de ésta.
Identificación del problema
La identificación del problema es una fase muy importante en la metodología, pues de
ella depende el desarrollo posterior en busca de la solución. Un problema bien delimitado
es una gran ayuda para que el proceso general avance bien; un problema mal definido
provocará desvíos conceptuales que serán difíciles de remediar posteriormente. En esta
etapa es fundamental el análisis de la información inicial (entrada) con el fin de distinguir
los datos pertinentes de los que no lo son, de manera que se pueda elegir la
configuración más conveniente respecto a las soluciones posibles. También deben
definirse los datos de salida que garanticen la continuidad del proceso para que sea más
fácil eliminar las expectativas negativas.
Planteamiento de alternativas de solución
Después de la definición del problema y del análisis de los datos de entrada, el proceso
continúa con el análisis de las alternativas de solución. Por lo general, la solución de un
problema puede alcanzarse por distintas vías. Es útil tratar de plantear la mayor
cantidad de alternativas posibles de solución, pues de esta forma las probabilidades
aumentan a favor de encontrar la vía correcta. Se debe destacar que no es conveniente
extender demasiado el número de alternativas, pues si el número de éstas es
demasiado alto, se presentará una mayor dificultad para elegir la mejor de todas, que es
en definitiva el objetivo del proceso.
Elección de una alternativa
Después de tener todo el repertorio de alternativas, es necesario pasar a otra etapa: la
elección de la mejor entre todas las posibilidades. Esta fase es muy importante porque
de la elección realizada depende el avance final hasta la solución. La orientación hacia
delante supone la irreversibilidad si la decisión es acertada o una “reversibilidad
costosa”, pues si la decisión no es acertada, es necesario retroceder, lo que afecta la
“optimidad” del proceso.
Por tanto, es necesario que cada alternativa sea bien analizada para que la toma de
decisiones sea bien justificada. Deberá elegir la alternativa que sea la más adecuada
para la solución de problemas, tomando en cuenta las características del problema y las
características que deberá tener la solución, así como los elementos, datos o
información con la que cuentas.
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159
Desarrollo de solución
Después de decidir cuál es la mejor alternativa de todas, se llega a la etapa de la
solución. En esta fase, a partir de los datos relacionados con la alternativa seleccionada,
se aplican las operaciones necesarias para solucionar el problema. La selección de los
procesos también debe ser determinada en función de la optimidad, es decir, las
operaciones deben llegar a la solución por el camino más corto para garantizar la mayor
eficiencia en el funcionamiento. Si la alternativa es la óptima, llevará a la solución
deseada que fue prevista en la identificación del problema.
Evaluación de la solución
Luego de haber desarrollado la solución queda aún una etapa, que es la evaluación. En
los procesos industriales a este procedimiento se le llama control de la calidad y
consiste en determinar que la solución obtenida es lo que esperaba conseguir
comprobando que el resultado sea correcto. En esta fase se deben “pulir” los procesos
ya realizados y tratar de llevarlos a un grado mayor de optimidad, pues el algoritmo más
eficiente en la solución de un problema es el que llega a su objetivo final con la mayor
economía de procedimientos que sea posible. 1
Fuentes:
1 Pérez Chávez, Cecilia. Informática 2, Bachillerato. ST
EDITORIAL. Págs. 21-23.
http://boards4.melodysoft.com/app?ID=2004BFDP04
02&msg=14&DOC=80
http://www.diagramas.20m.com/conceptos.html
2. Con la finalidad de practicar y tener los conocimientos para elaborar el
algoritmo y diagrama de flujo para planear el viaje, trabaja
colaborativamente en parejas para elaborar los siguientes ejercicios:
Elabora un algoritmo para cambiar una llanta ponchada de carro.
Elabora un algoritmo para preparar un sándwich.
Elabora un algoritmo para obtener el área de un triángulo.
Elabora el algoritmo para convertir una cantidad de pesos a dólares.
Elabora el algoritmo para redactar y enviar un correo electrónico.
Resuelve los ejercicios aplicando la metodología para llegar a una mejor
solución de los problemas:
Identificar el problema a resolver.
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Plantear alternativas de solución.
Elegir una alternativa.
Desarrollar la solución (el algoritmo).
Evaluar la solución (el algoritmo).
• Elabora un reporte en el cuaderno de apuntes de las soluciones planteadas.
Tiempo estimado: 2 horas.
3. Trabaja colaborativamente en equipo de tres integrantes para elaborar en el
cuaderno de apuntes el algoritmo que de solución a los siguientes problemas:
■ Un alumno desea saber cuál será su calificación final en la asignatura de
Informática II. Dicha calificación se compone de tres calificaciones parciales con
valor de 80% y un examen semestral con valor de 20%.
■ El maestro de informática II, desea saber qué porcentaje de hombres y qué
porcentaje de mujeres hay en su grupo.
Elabora el algoritmo para planear el viaje al zoológico de San Diego, tomando en
cuenta el costo a pagar, dependiendo del tipo de transporte.
Expliquen al grupo las soluciones planteadas, con ideas claras y la temática bien
organizada.
Tiemo estimado: 2 horas
4. Es el momento de plasmar de forma gráfica, las actividades para planear el viaje,
para lo cual se necesitará tener conocimiento de la metodología de los diagramas
de flujo. Realiza una lectura del tema “Diagramas de flujo”, y elabora un resumen
en el cuaderno de apuntes donde le dé primordial importancia a la definición,
simbología y ventajas de los diagramas de flujo.
Tiempo estimado: 2 horas.
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161
Lectura:
Diagramas de flujo
Definición
Es la representación gráfica de flujo de un algoritmo o de secuencia rutinarias Se
basan en la utilización de diversos símbolos para representar operaciones específicas.
Se les llama diagramas de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por medio de
flechas para indicar la secuencia de la operación.
Símbolos utilizados
Los símbolos que se utilizan para diseño se someten a una normalización, es
decir, se hicieron símbolos casi universales, ya que, en un principio cada usuario podría
tener sus propios símbolos para representar sus procesos en forma de Diagrama de
flujo. Esto trajo como consecuencia que sólo aquel que conocía sus símbolos, los podía
interpretar.
La simbología utilizada para la elaboración de diagramas de flujo es variable y
debe ajustarse a las normas preestablecidas universalmente para dichos símbolos o
datos. Los siguientes símbolos son los principales:
Descripción de los símbolos
• Flujo de datos: Indica la secuencia (flujo) de operación del diagrama, que a su
vez indican el sentido y trayectoria.
• Inicio o fin: Se utiliza para señalar el comienzo así como el final de un diagrama.
Tradicionalmente se colocan las palabras "INICIO" o "FIN" dentro de la figura
para hacerlo más explícito.
• Proceso: Es el símbolo más comúnmente utilizado. Se usa para representar un
evento o proceso determinado que es controlado dentro del diagrama de flujo en
que se encuentra, sumar, restar y cualquier operación aritmética es un proceso.
• Decisión. Se utiliza para representar una pregunta o interrogante que tiene al
menos dos respuestas posibles, para cada una de las cuales hay un camino de
continuación del proceso. Lo anterior hace que a partir de éste el proceso tenga
dos o más caminos posibles.
162
• Conector: Representa un punto de conexión entre procesos. Se utiliza cuando
es necesario dividir un diagrama de flujo en varias partes o procesos dentro de la
misma hoja, por razones de espacio o simplicidad. Se usa para conectar
procesos contenidos dentro de la misma hoja. La mayoría de las veces se utilizan
números en los círculos para hacer la referencia.
• Entrada de datos: Representa una operación de entrada. En este símbolo se
indican los valores iniciales que deberá recibir el proceso. Esto se hace
asignándoles letras o nombres de variables para cada uno de los valores y
anotando estas letras en el interior de la figura.
• Despliegue de resultados: Este símbolo se utiliza para mostrar un resultado, el
cual puede representar la solución al problema que se pretende resolver y que
fue conseguida a través del resto del diagrama. Dentro de su interior se anotará
la variable con el resultado final o el mensaje que represente el resultado del
algoritmo.
Características que debe cumplir un diagrama de flujo
• Existe siempre un camino que permite llegar a una solución (finalización del
algoritmo).
• Existe un único inicio del proceso.
• Existe un único punto de fin para el proceso de flujo (salvo del rombo que indica
una comparación con dos caminos posibles).
Desarrollo del diagrama de flujo
Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:
• Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo.
• Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.
• Identificar quién lo empleará y cómo.
• Establecer el nivel de detalle requerido.
• Determinar los límites del proceso a describir.
Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:
• Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el
comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del
proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.
• Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en
el proceso a describir y su orden cronológico.
• Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.
• Identificar y listar los puntos de decisión.
• Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los
correspondientes símbolos.
• Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud
el proceso elegido.
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163
Ventajas de los diagrama de flujo
• Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El
cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo
reemplaza varias páginas de texto.
• Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se
identifican los pasos redundantes, los flujos de los re-procesos, los conflictos de
autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.
• Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se
realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.
• Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también
a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.
Estructuras algorítmicas
Las estructuras de operación de programas son un grupo de formas de trabajo, que
permiten, mediante la manipulación de variables, realizar ciertos procesos específicos
que nos lleven a la solución de problemas. Estas estructuras se clasifican de acuerdo
con su complejidad en:
Secuenciales: Para dar solución a éste tipo de problemas, se emplea
una serie de acciones ejecutadas repetidamente en un solo orden
secuencial.
Condicionales: Para dar solución a éste tipo de problemas, se emplean acciones en las
que la ejecución de alguna dependerá que se cumplan una o varias condiciones.
Cíclicas: Son aquellas que para dar una solución, es necesario utilizar el mismo conjunto
de acciones que puedan ejecutarse más de una vez.
Para conocer más, consultar también las siguientes direcciones:
164
http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_flujo#Ventajas_de_los_diagrama_de_
flujo http://www.monografias.com/trabajos42/diagrama-de-flujo/diagrama-de-
flujo2.shtml http://www.monografias.com/trabajos60/diagrama-flujo-
datos/diagrama-flujo-datos2.shtml
5. Trabaja colaborativamente en equipo de tres integrantes para revisar el siguiente
ejemplo y realizar en el cuaderno de apuntes los diagramas de flujo de los algoritmos
que se elaboraron en las actividades 2 y 3.
Tiempo estimado: 2 horas.
EJEMPLO:
Definición del Problema: Elaborar un algoritmo para calcular la suma de dos números
y representar el algoritmo gráficamente.
Análisis del problema:
Entrada: A y B representan los dos números. Proceso: Suma = A + B Salida:
Resultado es Suma
Algoritmo:
1.- Inicio
2.- Leer A y B
3.- Suma = A + B
4.- Imprime (“El resultado es: Suma)
5.- Fin.
Diagrama de flujo:
(Inicio)
A, B
Suma= A+B
El resultado es: Suma
(Fin)
|
165
6. Emplea el programa Microsoft Word 2007 para elaborar los diagramas de flujo
que se presentan en la actividad 3.
Tiempo estimado: 2 horas.
7. Realiza una lectura del tema “Pseudocódigo”, y elabora un resumen para la mejor
comprensión del tema.
Tiempo estimado: 1 hora.
Lectura:
Pseudocódigo
Definición
Mucho se habla del pseudocódigo en las carreras de Analista de Sistemas y
Programación. Pero no existe mucha bibliografía al respecto. Digamos que el
pseudocódigo es una forma de diagramar un algoritmo para resolver un determinado
problema, sin atenerse a ningún lenguaje de programación en especial.
En vez de escribir el programa directamente en un lenguaje de programación
determinado (C, Basic, etc.), crearemos un borrador entendible para todos, para luego
de tener bien en claro lo que se debe hacer, pasar a la programación propiamente
dicha. No hay que confundirlo con un diagrama de flujo.
En el diagrama de flujo se representa el transcurso del programa, el momento donde se
obtienen los datos, cuando se procesan y el momento de presentar los resultados. Si
bien son dos herramientas que se utilizan en conjunto, cada una representa dos partes
distintas en el diseño de un sistema.
El pseudocódigo se refiere a crear un código para orientar a los programadores, pero sin
la sintaxis ni la estructura propia de ningún lenguaje. El pseudocódigo es la mezcla de
lenguaje de programación y español (o inglés, o cualquier otro idioma) que se emplea,
dentro de la programación estructurada, para realizar el diseño de un programa.
En esencial, el Pseudocódigo se puede definir como un lenguaje de especificaciones de
algoritmos. El Pseudocódigo utiliza palabras que indican el proceso a realizar.
Ventajas de utilizar un Pseudocódigo a un Diagrama de Flujo
1. Ocupan mucho menos espacio en el desarrollo del problema.
2. Permite representar de forma fácil operaciones repetitivas complejas.
3. Es más sencilla la tarea de pasar de pseudocódigo a un lenguaje de
programación formal.
166
4. Si se siguen las reglas de identación se puede observar claramente los
niveles en la estructura del programa.
5. En los procesos de aprendizaje de los alumnos de programación, estos
están más cerca del paso siguiente (codificación en un lenguaje
determinado, que los que se inician en esto con la modalidad Diagramas de
Flujo).
6. Mejora la claridad de la solución de un problema.
7. Trabaja colaborativamente en parejas y resuelve el problema planteado en la
situación didáctica: “Enlistar las actividades necesarias a través de un algoritmo y
un diagrama de flujo para planear el viaje. ¿Cuánto se debe pagar para asistir,
dependiendo de la opción de transporte, es decir de lujo o sencillo?”
• Elabora un documento que contenga el algoritmo y diagrama de flujo,
con introducción, desarrollo y conclusión en el programa Microsoft Word 2007.
• Expongan al grupo la solución planteada, con ideas claras y la temática bien
organizada.
Tiempo estimado: 3 horas.
MATERIAL A UTILIZAR:
Cuaderno de
apuntes,
computadora,
Internet,
programa Microsoft
Word 2007.
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