aqp s12 g1 avance 4
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Consideraciones generales para la gestion de proyectosTRANSCRIPT
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL PERÚINSTITUTO PARA LA CALIDAD
DIPLOMATURA DE ESTUDIO EN GERENCIA DE PROYECTOS AQP S12 G1
AVANCE 4
INTEGRANTESCano, FiorelaEstrada, Zaida
Peñaloza, GustavoRamírez, VerónicaRondón, Julio
Vargas, Cristian
Arequipa – Perú2015
GESTION DE LAS COMUNICACIONES
PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
PUCP-PMBOK
10.2.3.1HOJA 1
Componente Descripción
Grupo GRUPO 01
Título del Proyecto Restructuración del proceso de adquisiciones y automatización del área de almacenes de la Unidad de Proyectos del Grupo Empresarial Apoyo Total S.A.
Gerente del Proyecto Gustavo Peñaloza,Gerente del proyecto, responde a la Gerencia General, TeamSoft S.A.C.
Requisitos de comunicaciones de los
interesados
Los interesados deberán recibir la siguiente información con transparencia y oportunidad:PATROCINADOR DE TEAM SOFT
Informes de desempeño y proyecciones Riesgos altos y alternativas de solución Lista de cambios e impacto
GERENTE DE PROYECTO Informes de desempeño para su validación (SPI y CPI) y costos adicionales al presupuesto. Lista de actividades y entregables terminados o pendientes. Estado actual de riesgos. Lista de cabios aprobados e impacto. Lista de lecciones aprendidas por cada fase.
EQUIPO DE DIRECCION DEL PROYECTO Reporte de avances de fases Solicitud de cambio Directiva para la planificación y control del proyecto.
PROVEEDORES Envío de información para realizar trabajos. Aprobación de los entregables terminados al equipo del proyecto Estado de facturas
CLIENTE Cumplimiento de hitos, fases y entrega de proyecto. Solicitud de cambios aprobados. Riesgos e impacto por cambios aprobados. Costos adicionales al presupuesto.
La comunicación será en el mismo idioma (Castellano)Formato A-4 y A-3 usados según tipo de documento a utilizar.Sistema de comunicación telefónica a nivel de toda la compañía y entorno externo.Servicios de envío y recepción de documentación interna con la empresa prestadora de servicios.
Se han identificado para 10 interesados desarrollados 45 canales de comunicación
Flujo de la Información
Personas que recibirían la información
Las personas que recibirán la información serán : Usuario del área de almacenes de Apoyo Total(Cliente) Usuario del área administrativa de Apoyo Total(Cliente) Patrocinador de Apoyo Total Miembros del Equipo Proveedores Gerente General de Team Soft
Jefe de almacén
Información que debe ser comunicada
Reporte semanal de proyecto:Un reporte escrito del estado del proyecto elaborado por la supervisión, el cual incluirá la información sobre:
Descripción de la situación actual del proyecto. Actividades programadas de la semana. Plan de actividades retrasadas. Ordenes de servicio y compra
Reporte mensual de proyecto:El reporte ejecutivo del proyecto será elaborado por la gerencia del proyecto, de frecuencia mensual y describirá el estado del proyecto:
Desempeño Progreso del proyecto: avance físico y económico Hitos principales Evaluación financiera Reporte de estado de ordenes de servicio y ordenes de compra
Responsables de distribuir la información
Luego debe ser mapeado en la matriz de comunicaciones de la siguiente página>La distribución de la información se realizará mediante copia física y/o correo electrónico.La frecuencia de distribución queda establecida en la tabla de la matriz de comunicaciones.El usuario del área de almacenes de Apoyo Total deberá recibir información del Lider TécnicoEl usuario del área administrativa de Apoyo Total deberá recibir información del Jefe de procesosEl Patrocinador de Apoyo Total deberá recibir información del Gerente de proyectoEl equipo del proyecto deberá recibir información del Gerente de proyectoLos proveedores deberán recibir información del administradorEl Gerente general de Team Soft deberá recibir información del Gerente de proyectosEl Jefe de Almacén de Apoyo Total deberá recibir información del Lider Técnico.
Métodos o tecnologías para transmitir la
informaciónInforme escrito y correo electrónico según se registra en la “Matriz de comunicaciones”
Frecuencia de Comunicación
La frecuencia de comunicación serán mensual, semanal y el algunos casos diaria con un periodo de frecuencia establecidos según matriz de comunicaciones
Proceso de escalamiento
El proceso de comunicación oficial es jefe (Lider técnico, Jefe de procesos), gerente y patrocinador.El canal de comunicaciones oficial para atender en caso de problema no resuelto o que haya sobrepasado el tiempo de respuesta establecido deberá escalar al siguiente nivel jerárquico hasta que esté resuelto, según lo indicado en la tabla de comunicaciones.
Método para actualizar y refinar el plan de comunicaciones
El plan de comunicaciones será actualizado de acuerdo al desarrollo del proyecto a ejecutar.Durante la ejecución, las comunicaciones serán de acuerdo al plan inicial del proyecto, las actualizaciones serán responsabilidad del Gerente del Proyecto y todo cambio será coordinado con el equipo del proyecto.El plan de comunicaciones se actualizará cada vez que ocurra lo siguiente:
Existan cambios en el equipo de proyecto, con lo que se actualizará la matriz de comunicación.
Se incluya un nuevo formato Se incluya un stakeolder
En caso algún interesado solicite un nuevo integrante este deberá solicitarlo formalmente en las reuniones semanales, previa autorización del gerente del proyecto.
Restricciones de comunicación
No se tiene ninguna restricción en la comunicación dentro de la organización.
Glosario de terminología común
Ver anexo 1
PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
PUCP-PMBOK
10.2.3.1HOJA 2
MATRIZ DE COMUNICACIONES “Restructuración del proceso de adquisiciones y automatización del área de almacenes de la Unidad de Proyectos del Grupo Empresarial Apoyo Total S.A.”
N° Interesados principales
Responsables de distribuir la información
Información que será comunicada
(entregables)
¿Por qué?
Método de Comunicación a
ser utilizado(Memorando,
correo electrónico, actas,
etc.)
Fecha Inicial
Frecuencia de comunicación
(mensual, semanal, quincenal)
Proceso de escalamiento
1Usuario del área de almacenes de Apoyo Total(Cliente)
Líder TécnicoCronograma y temario de Capacitación de sw
Para la ejecución de de las capacitaciones sobre el uso de la herramienta nueva
Correo electrónico
25 nov1 vez en desarrollo del proyecto (Periodo de 2 días)
3 días reporte a gerente del proyecto
2Usuario del área administrativa de Apoyo Total(Cliente)
Jefe de procesosCronograma y temario de Capacitación de procesos
Para la ejecución de las capacitaciones sobre el nuevo proceso
Correo electrónico 15 nov
1 vez en desarrollo del proyecto (Periodo de 2 días)
3 días reporte a gerente del proyecto
3Patrocinador de Apoyo Total Gerente de Proyecto
Reporte de Hitos(formal-escrito)
Mantener informado al patrocinador del avance del proyecto.
Informe escritoCorreo electrónico
1 nov Mensual No Aplica
4Miembros del Equipo
Gerente de proyecto Estado del proyectoEstrategias del proyecto
Para el cumplimiento de objetivos, retroalimentación
Reuniones 1 nov Semanal 1 día se reporta a gerente del proyecto
5Proveedor de las certificaciones del aplicativo
Administrador Términos de referenciaOrden de servicio
Los requisitos para postular al servicio.La orden para el inicio de la consultoría.
Correo electrónico
10 –nov Semanal 3 días reporte a gerente del proyecto
6Proveedor de consultoría de procesos
Administrador Términos de referenciaOrden de servicio
Los requisitos para postular al servicio.La orden para el inicio de la consultoría.
Correo electrónico
15 de dic 1 vez (periodo semanal)
3 días reporte a gerente del proyecto
7Gerente General de Team Soft
Gerente de Proyecto Reporte semanal del proyecto
Informar el grado de avance del proyecto
Reporte escrito 15 de nov Semanal 3 días reporte al Patrocindor
8
Jefe de almacén
Lider Técnico Cronograma de demos del aplicativo
Para el aseguramiento de la funcionalidad del aplicativo
Correo electrónico
20 de dc 1 vez en el desarrollo del proyecto (Periodo de 2 días)
3 días reporte a gerente del proyecto
9Jefe de adquisiciones de Apoyo Total
Jefe de procesos Cronograma y temario de Capacitación de procesos
Para la ejecución de las capacitaciones sobre el nuevo proceso
Correo electrónico
20 ene 1 vez en desarrollo del proyecto (Periodo de 2 días)
3 días reporte a gerente del proyecto
10Patrocinador de Team Soft
Gerente de proyecto Reporte mensual del proyecto
Para el informe de estado económico y físico del proyecto
Informe escrito 15 de dic mensual
GESTION DE LAS ADQUISICIONES
PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES
PUCP-PMBOK
12.1.3.1HOJA 1
Componente Descripción
Grupo GPC – 1510 - S12 – GRUPO 01
Título del ProyectoRestructuración del proceso de adquisiciones y automatización del área de almacenes de
la Unidad de Proyectos del Grupo Empresarial Apoyo Total S.A.
Gerente del Proyecto Cristian Vargas Reyes, Responde a la Gerencia General, Apoyo Total S.A.
Acciones para gestionar las adquisiciones
- Planificar las adquisiciones- Efectuar las adquisiciones- Administrar las adquisiciones- Cerrar las adquisiciones
Tipos de Contratos a utilizar
Los tipos de contrato que se utilizaran serán a precio fijo, bajo un contrato indicando los entregables, cronogramas de pagos.En caso hubiese adicionales se requerirán adendas al contrato, previa evaluación y justificación del adicional.
Estimaciones independientes
Se podrían considerar estimaciones independientes como:- Criterios técnicos- Criterios metodológicos- Criterios económicos- Criterios empresariales
Estos pueden variar según el tipo de adquisición.Responsables de
estimaciones independientes
El equipo de Dirección del Proyecto es el responsable de asegurar que todas las adquisiciones satisfacen las necesidades específicas del proyecto.
Documentos de adquisiciones
estandarizados
- Lista de posibles proveedores- Desarrollo de bases técnicas- Emitir RFP- Emitir RFQ- Recibir y evaluar las propuestas de los posibles proveedores- Calificar a los proveedores en base a puntuación definida- Seleccionar y/o adjudicar a proveedor- Emitir Orden de Servicio- Firma del contrato.
Gestión de múltiples proveedores
Se realizará un cronograma de entregables y reuniones de trabajo, a fin de reportar los avances y evitar retrasos entre proveedores.
Coordinación de adquisiciones con otras
áreas del proyecto
- Coordinar con Área de Logística. - Coordinar con Área de Finanzas para pagos a proveedores.- Coordinar con el equipo de Proyecto para validar adquisiciones.
Restricciones y asunciones
- Comprensión de la necesidad- Costo total- Riesgo- Enfoque técnico- Garantía- Capacidad financiera- Referencias
Decisiones de fabricación propia o compra
Será de fabricación propia o compra de acuerdo al proyecto a realizar, dependiendo si nuestra empresa cuenta con la experiencia y recursos humanos necesarios para llevar a cabo parte o todo el proyecto.
Hitos
1.1.1 Mapeo de Procesos1.1.2 Identificación de indicadores2.1.1 Planificación de Capacitación2.1.2. Ejecución de Capacitación3.3 Certificación
EDT del Contrato
TÍTULO DEL CONTRATO
Cláusula Primera: AntecedentesCláusula Segunda: Del objeto del ContratoCláusula Tercera: Precio y forma de pagoCláusula Cuarta: Forma de ejecución Cláusula Quinta: Obligaciones de la empresaCláusula Sexta: PlazoCláusula Sétima: Obligaciones del proveedorCláusula Octava: Resolución del ContratoCláusula Novena: GarantíasCláusula Décima: De las penalidadesCláusula Undécima: Solución de controversias y ley aplicable
Vendedores pre-calificados
5 Se cotizará a varios proveedores, según el servicio a sub contratar y el proyecto a ejecutar.
Métricas
Tipos de métricas a considerar:- Esfuerzo, tiempo y costo.- Calidad del producto y proyecto.- Productividad- Desempeño del RRHH- Aseguramiento del proveedor- Calidad de las adquisiciones- Impacto de los riesgos.
ENUNCIADO DEL TRABAJO DEL CONTRATO (SOW)
PUCP-PMBOK
12.1.3.2HOJA 1
Componente Descripción
GrupoGrupo Nº1.
Título del Proyecto Reestructuración del Proceso de adquisiciones y automatización del área de almacenes del Grupo Empresarial APOYO TOTAL S.A.
Componente de la EDT a contratar
1. Mapeo de Proceso2. Identificación de Indicadores.3. Análisis de Procesos4. Ejecución de Pruebas Funcionales
Especificaciones de entregable(s)
El desarrollo de este trabajo incluye sin dar limitación, a la permanencia en las instalaciones de la empresa APOYO total donde se recopilará los datos del proceso. La toma de los datos se hará de manera que se evidencia el proceso completo desde el ingreso de un producto hasta la salida de las instalaciones. Se elaborarán flujos de proceso del área administrativa como operacional, se elaborarán y presentarán registros de procesos. Los indicadores más resaltantes deben ser presentados por separado explicando en cada uno de ellos los impactos sobre el proceso. Durante la etapa de análisis se presentará una memoria descriptiva del proceso resaltando los recursos involucrados, las observaciones y recomendaciones del proceso, esta fase finaliza con la entrega de documentos de análisis. El documente de análisis debe ser presentado en formato digital y copia dura.
Alcance del Trabajo
ExclusionesNo incluye la elaboración del Manual de procedimientos de proceso.
Criterios de aceptación de entregables
En todo momento un representante de Team Soft estará realizando la supervisión de estos trabajos. Los protocolos de toma de datos deberán ser firmados y aceptados por el supervisor de turno. De no tener aceptación, el trabajo deberá realizarse nuevamente hasta completar con las observaciones. Cualquier registro que no tenga la firma de un representante de Team Soft no será aceptado para efectos de conformidades. Los entregables finales de cada fase serán aprobados dentro de los 7 días hábiles luego de haber presentado la información vía TDC
Duración EstimadaEl Servicio tiene una duración 115 días. El hito final incluye la aprobación de todos los entregables así como el cumplimiento de las valorizaciones.
Políticas de Confidencialidad y
Responsabilidades Civiles
El Subcontratista se obliga a eximir de toda responsabilidad a TEAM SOFT originada por falta o supuesta falta de cumplimiento de las buenas prácticas del trabajo, sean tributarias, laborales, o de cualquier otra índole por parte de la subcontratista. Así mismo el Subcontratista se compromete a asumir los gastos judiciales en que incurra TEAM SOFT por el inicio de las acciones legales en contra suya y que tengan como origen algún incumplimiento o supuesto incumplimiento de parte del Subcontratista
Plan de TrabajoLugar de Trabajo: Área de Almacenes de la empresa Apoyo Total.Desarrollo de Actividades: Antes del inicio de trabajos la subcontratista deberá entregar los permisos de seguridad solicitados por el ingeniero de seguridad de Apoyo total. Estos permisos reflejaran las actividades a realizar durante la jornada laboral además las herramientas y equipos que utilizarán. El desarrollo de estas actividades deberá informarse con un día de anticipaciónApoyo total facilitará una oficina y SSHH para los trabajadores. No está incluido los servicios de Internet o telefonía. Tampoco considera la entrega de computadoras ni impresora. Los hitos del servicio se detallan:
Mapeo de Procesos. Duración 10 días.
Identificación de Indicadores. Duración 10 días. Análisis de Procesos. Duración 20 díasCierre Administrativo. Duración 10 días.
RiesgosAntes de Cualquier actividad se debe presentar el formato de ATS (Análisis de trabajo seguro) para la identificación de riesgos durante el trabajo.
Participación del ClienteLa comunicación formal con el cliente será a través de TEAM SOFT. De ninguna manera la subcontratista distribuirá o compartirá información del servicio al cliente sin previa autorización de TEAM SOFT. Se reserva el derecho a aplicar multas según el nivel de la falta.
Forma de Pago
1. Mapa de Procesos aprobado por Team Soft . 10 % del monto a facturar2. Ficha de indicadores aprobado por Team Soft . 60% del monto a facturar3. Documento de análisis de proceso aprobado por Team Soft . 100 % del monto a
facturar. 4. Ejecución de Pruebas Funcionales iniciadas 50% del monto a facturar.5. Ejecución de Pruebas Funcionales finalizadas 100% del monto a facturar.
DECISIONES DE FABRICACIÓN DIRECTA O COMPRA
PUCP-PMBOK
12.1.3.3HOJA 1
Código EDT
Descripción Decisión Tomada Criterios Considerados en la evaluación
Riesgos asociados
Aprobado por:
1.1 Pre-Análisis Comprar Periodo corto de Actividad, no es el negocio de la compañía.
Atraso en desarrollo de entregables
Gerente de Proyectos
1.1.1 Mapeo de Procesos. Comprar Periodo corto de Actividad, no es el negocio de la compañía.
Atraso en desarrollo de entregables
Gerente de Proyectos
1.1.2 Identificación de Indicadores.
Comprar Periodo corto de Actividad, no es el negocio de la compañía.
Atraso en desarrollo de entregables
Gerente de Proyectos
1.2 Análisis y Propuesta de Proceso
Comprar Periodo corto de Actividad, no es el negocio de la compañía.
Atraso en desarrollo de entregables
Gerente de Proyectos
1.2.1 Análisis de Proceso Comprar Periodo corto de Actividad, no es el negocio de la compañía.
Atraso en desarrollo de entregables
Gerente de Proyectos
1.2.2 Elaboración de la propuesta
Hacer Etapa estratégica en el proyecto. Por la importancia en los objetivos de Alcance y
cronograma.
Demora en aprobación de la propuesta.
Jefe de Procesos
2.1 Capacitación Hacer Etapa estratégica en el proyecto. Por la importancia en los objetivos de Alcance y cronograma.
No hay suficientes personas preparadas para capacitar.
Jefe de Procesos.
2.2 Pruebas de proceso Hacer Etapa estratégica en el proyecto. Por la importancia en los objetivos de Alcance y cronograma.
No hay suficientes profesionales especialista en mejora de procesos
Jefe de Procesos.
2.3 Aceptación Hacer Etapa estratégica en el proyecto. Por la importancia en los objetivos de Alcance y cronograma.
Demora en aprobación de la propuesta de aceptacion
Jefe de Procesos.
3.1 Análisis y Diseño. Hacer Negocio Principal de La empresa. Tiene Know how
Cumplimiento de todos los requisitos
Jefe de Procesos.
3.2 Construcción. Hacer Negocio Principal de La empresa. Tiene Know how
Cumplimiento de todos los requisitos
Jefe de Procesos.
3.3 Certificación Comprar La empresa requiere auditar lo realizado. No puede ser Juez y parte.
No conformidades y re trabajo.
Gerente de Proyectos
3.4 Pase a producción Hacer Negocio Principal de La empresa. Tiene Know how
Reduce la posibilidad de fallas. Se tiene la experiencia suficiente.
Jefe de Procesos.
4. Gestión de proyecto Hacer Se tiene un equipo especialista en Dirección de
Desviaciones excesivas en costo
Gerente de Proyectos
proyectos y tiempo.
SOLICITUD DE PROPUESTA (RFP)
PUCP-PMBOK
12.1.3.4HOJA 1
Instrucciones Generales:La solicitud de propuesta (RFP) es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 12.1 del PMBOK® Guide. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento. La RFP se utiliza para pedir propuestas a los potenciales vendedores.
Componente Descripción
Grupo Grupo Nº1.
Título del Proyecto
Reestructuración del Proceso de adquisiciones y automatización del área de almacenes del Grupo Empresarial APOYO TOTAL S.A.
Descripción del Trabajo
solicitado(a ser llenado por el cliente)
Información administrativa(a ser llenado por el cliente)
Deberá presentarse en papel membretado e incluirá los siguientes elementos:
CARTA DE PRESENTACION:
1. Nombre de la empresa u organización. 2. Fecha de fundación de la empresa u organización. 3. Dirección física y electrónica de la empresa u organización. 4. Teléfono fijo de la empresa u organización. 5. Nombre del representante legal autorizado para firmar contratos en nombre de la empresa u organización. 6. Nombre, teléfono fijo, teléfono celular, dirección de correo electrónico de la persona contacto para realizar consultas acerca de la propuesta.7. El precio total de la oferta/propuesta/Cotización.8. Duración/validez de la oferta/propuesta/Cotización. 9. Firma, sello, fecha y hora.
PROPUESTA TÉCNICA La propuesta técnica debe ser clara, completa, bien organizada y escrita y debe abordar todos los elementos enumerados a continuación: 1. Resumen de la experiencia laboral relevante en el tipo de proyecto planteado en este documento. 2. Enfoque Técnico - Debe establecer un enfoque conceptual y metodológico para el logro de los objetivos, tareas, actividades, resultados y productos entregables definidos en este documento. Esta sección debe ser clara, lógica, bien concebida y técnicamente sólida, ya que este elemento demuestra la comprensión del documento y los requerimientos, por parte del oferente. 3. Plan de implementación/Cronograma de actividades.
DESCRIPCIÖN DEL PRODUCTO / SERVICIOSERVICIO: ELABORACION DE MAPA DE PROCESOSCARACTERISTICAS DEL SERVICIOCONTENIDOREGISTRO DE LOS PROCESOS ACTUALESDIAGRAMA DE FLUJOS DE LA ORGANIZACIÓN ACTUALACTIVIDADES Y RESPONSABLESDICCIONES DE CODIGOS DE LA INSTITUCION
1. Orientación a la satisfacción del cliente (tiempos de respuesta, calidad de productos y servicios, costos). 2. Reconsideración fundamental de la organización del trabajo (actividades, flujos y responsabilidades).3. Considerar las capacidades de TI para mejorar la eficiencia de los procesos.4. Efectuar en forma correcta los procedimientos apropiados5. Presentar en forma apropiada y adecuada la información.6. Proporcionar resultados exactos.7. Utilizar métodos de interacción apropiados.8. Proporcionar confiabilidad.MODALIDAD DE PRESENTACIÓNINFORME TÉCNICO DIGITAL Y FISICO
4. Presentar el personal técnico que realizará el trabajo y sus funciones en el marco de la consultoría. Experiencia pertinente de cada técnico.
PROPUESTA ECONÓMICA Se deberá presentar en formato libre, un presupuesto en lempiras detallando todos los costos en que la empresa u organización postulante incurrirá para desarrollar la consultoría. Al momento de definir los costos, deberán considerarse todas las indicaciones dadas en esta solicitud de propuestas.
ANEXOS Los oferentes deberán presentar los siguientes documentos como parte de su propuesta:
1. Dos (2) cartas de recomendación de clientes anteriores.2. Muestras de trabajos anteriores. 3. Hojas de vida del personal técnico propuesto. 4. Copia de la personería jurídica. 5. Copia del Registro Tributario Nacional (RTN). 6. Copia de la exoneración del pago de impuesto sobre la renta (Sí aplica) o copia de la constancia de pagos a cuenta. 7. Copia del número DUNS asignado
Requerimientos a cumplir
(a ser llenado por el
proveedor)
1. Para el contrato de consultoría para la restructuración de procesos se realiza el siguiente procedimiento:
2. Se revisa la lista de posibles proveedores del servicio. 3. Se solicita cotización del servicio y lista de productos. 4. Se revisa la cotización de acuerdo a los criterios establecidos. 5. Se negocia con el proveedor, los términos del servicio, las fechas que debe efectuarse, y la forma de
pago. 6. Se firma el contrato, y se provee el 50% del pago por el servicio. 7. El 50% restante se cancela al término del contrato.
Referencias y Calificaciones del Proveedor(a ser llenado
por el proveedor)
10 Anexo A
Costos y condiciones de
pago(a ser llenado
por el proveedor)
11 Los pagos se harán de acuerdo a la siguiente tabla de entregables:
N° DESCRIPCION DEL ENTREGABLE % DE PAGO CON RESPECTO AL COSTO TOTAL
1 Pre-Análisis
82 Mapeo de Procesos.
3 Identificación de Indicadores.
24 Análisis y Propuesta de Proceso
5 Análisis de Proceso
56 Elaboración de la propuesta
7 Capacitación
88 Pruebas de proceso
9 Aceptación
710 Análisis y Diseño.
11 Construcción.
1012 Certificación
13 Pase a producción
1014 Gestión de proyecto
TOTAL 100
Contratos, licencias,
acuerdos y garantías
(a ser llenado por el
proveedor)
CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
PUCP-PMBOK
12.1.3.5HOJA 1
Instrucciones Generales:Los criterios de evaluación de proveedores es un documento emitido por el Equipo de Gerencia del Proyecto. El detalle de cómo redactar este documento está contenido en el acápite 12.1 del PMBOK® Guide. Este documento (plantilla) no es limitante de la información que el grupo maneje, el grupo de alumnos puede realizar las mejoras o modificaciones que considere necesarias en este documento. A continuación se muestra una plantilla para los criterios de evaluación relacionada a los costos y al prestigio de la empresa proveedora. Existen otros criterios de evaluación como capacidad técnica y de producción que no son indicados en este documento puesto que varían de forma considerable dependiendo del área de aplicación.
GESTIÓN DE INTERESADOS
REGISTRO DE INTERESADOS
PUCP-PMBOK
13.1.3.1HOJA 1
INFORMACIÓN DE LOS INTERESADOS
Nro. Interesado Cargo en la Organización
Rol que desempeña Localización Información de Contacto
1 Usuario del área de almacenes de Apoyo Total(Cliente)
Usuario final Es aquel que va a operar el sistema de almacenes
Lima, Arequipa, Cusco y Piura
2 Usuario del área administrativa de Apoyo Total(Cliente)
Usuario final Es aquel que va a ejecutar los nuevos procesos
Arequipa [email protected]
3 Ing. Gustavo Peñaloza
Patrocinador de Apoyo Total
Aprobar el proyecto solicitado a la empresa Team Soft
Arequipa 054-213456
4 Cristian Vargas Gerente de proyectos de Team Soft
Dirigir y gestionar los proyectos de la Empresa Team Soft
Arequipa 054-221214
5
Miembros del Equipo
AnalistaTécnico de procesosCapacitadorAdministradorAsistentes
Planificar y ejecutar el proyecto de reestructuración de procesos del área de adquisiciones y implementación de sw de los almacenes
Arequipa 054-436755
6Ing. Julio Rondón
Proveedor de consultoría de procesos
Elaborar el mapeo de procesos de la empresa Apoyo Total
Arequipa 054-252521
7 Ing. Pedro Pastor Patrocinador de Team Soft
Dueño de la compañía Arequipa 054-897877
8Ing. Juan de Dios Casapia
Jefe de adquisiciones de Apoyo Total
Encargado del área de adquisiciones , supervisa, controlar y planifica las actividades relacionadas a cualquier adquisición dentro de Apoyo Total
Arequipa 054-202025
9Angel Garcia
Jefe de almacén Responsable del control de los almacenes que posee Apoyo Total
Arequipa 054-909099
10 Lic. Pablo Sobenes Indacochea
Gerente General de Apoyo Total
Encargado de la dirección de todos los proyecto de Apoyo Total
Arequipa 054-887767
EVALUACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS INTERESADOS
Nro. Interesado Cargo en la Organización
Expectativas Principales Influencia Potencial(Alta/Baja)
Fase de Mayor interés
Interno / Externo
Apoyo / Neutral / Opositor
1Usuario del área de almacenes de Apoyo Total(Cliente)
Usuario final Que no existan cambios en el desarrollo de sus funciones.
Contar con SW amigable, fácil de utilizar, que tenga una respuesta rápida.
Alta Ejecución Externo Opositor
2
Usuario del área administrativa de Apoyo Total(Cliente)
Usuario final Que no existan cambios en el desarrollo de los procedimientos conocidos.
Contar con procesos definidos y ordenados para la ejecución de las diferentes actividades de la empresa.
Alta Ejecución Externo Opositor
3 Ing. Gustavo Peñaloza
Patrocinador de Apoyo Total
Mejora de los procesos de la empresa.Mayor rentabilidad y minimizar gastos adicionales
Alta Todas Externo Apoyo
4 Cristian Vargas
Gerente de proyectos
Cumplir los objetivos del proyecto encargados.Generar rentabilidad a la empresa y prestigio a la empresa
Alta Todas Interno Apoyo
5
Miembros del Equipo
AnalistaTécnico de procesosCapacitadorAdministradorAsistentes
Cumplir los objetivos del proyecto encargados.Incrementar sus capacidades profesionales y experiencia
Baja Ejecución Interno Apoyo
6Ing. Julio Rondon
Proveedor de consultoría de procesos
Cumplir con los requerimientos solicitados para el mapeo de procesos
Baja Ejecución Interno Apoyo
7 Ing. Pedro Pastor
Patrocinador de Team Soft
Que el éxito del proyecto ayuda a posicionar a la empresa como líder en el mercadoIncrementar la rentabilidad
Alta Todas Interno Apoyo
8Ing. Juan de Dios Casapia
Jefe de adquisiciones de Apoyo Total
Contar con procesos definidos y ordenados para la ejecución de las diferentes actividades de la empresa.
Alta Ejecución Externo Neutral
9Angel Garcia
Jefe de almacén Apoyo Total
Contar con SW amigable, fácil de utilizar, que tenga una respuesta rápida.
Baja Ejecución Externo Neutral
10 Lic. Pablo Sobenes Indacochea
Gerente General de Apoyo Total
Incrementar la rentabilidadTener un cartera de proyecto culminados exitosamente
Alta Todas Externo Apoyo
MATRIZ DE ANALISIS DE LOS INTERESADOS
Nro. Interesado Nivel actual de compromiso
Nivel deseado de Compromiso
Sustentos para definir su grado de compromiso actual y futuro
Estrategia generales de Involucramiento
1 Usuario del área de almacenes de Apoyo Total(Cliente)
Resistente Promotor No están convencidos de la tecnología nueva.Van a permitir la promoción del uso de sw
Incrementar su grado de conocimiento sobre los beneficios del sw a través de reuniones feedback
2Usuario del área administrativa de Apoyo Total(Cliente)
Resistente Promotor Esta cómodo con las actividades de los procesos actuales.Van a permitir el éxito de los nuevos procesos
Incrementar su grado de conocimiento sobre los beneficios de los nuevos procesos a través de reuniones feedback
3 Ing. Gustavo Peñaloza
Promotor Impulsor Está convencido que la mejora de los procesos de la empresa llevara a una mayor rentabilidad.El puede ayudar a la aceptación del sw y los nuevos procesos del usuario final
Brindar información-estadísticas sobre la posibilidad de fracaso por falta de involucramiento del Patrocinador.Considerar incentivos por parte de la empresa para aceptar los cambios.
4 Cristian Vargas Impulsor Impulsor Esta identificado con los objetivos del proyecto y los beneficios del éxito del mismo
Mantener la motivación del equipo del proyecto
5 Miembros del Equipo
Promotor Promotor El personal está comprometido con el proyecto
Motivación constante e incentivos
6Ing. Julio Rondon
Promotor Promotor Entiende que del éxito del proyecto depende la necesidad de su servicio
Mantenerse dentro de la lista de proveedores de la empresa.
7 Ing. Pedro Pastor Impulsor Impulsor Por ser el dueño de la empresa necesita liderar el mercado generando proyecto de calidad y alta rentabilidad
Brindar información permanente del estado del proyecto
8
Ing. Juan de Dios Casapia
Neutral Promotor No solicito la mejora de los procesos pero no está en contra de una reestructuración
Incrementar su grado de conocimiento sobre los beneficios de los nuevos procesos a través de reuniones feedback
9
Angel Garcia
Neutral Promotor No solicitó la implementación de un sw pero no está en contra de su utilización
Incrementar su grado de conocimiento sobre los beneficios de los nuevos procesos a través de reuniones feedback
10Lic. Pablo Sobenes Indacochea
Impulsor Impulsor Es importante el éxito de los proyecto para beneficio de la empresa e impulsar su skills profesionales
Brindar información permanente del estado del proyecto
* Nivel actual de compromiso (resistente, neutral, impulsor, promotor, etc)
PLAN DE GESTIÓN DE LOS INTERESADOS
PUCP-PMBOK
13.2.3.1
HOJA 1
Componente Descripción
GrupoGPC – 1510 - S12 – GRUPO 01
Título del Proyecto Restructuración del proceso de adquisiciones y automatización del área de almacenes de la Unidad de Proyectos del Grupo Empresarial Apoyo Total S.A.
Gerente del Proyecto Gustavo Peñaloza
Estrategia de Gestión de Interesados
Se deberá identificar a los interesado con los siguientes datos:- Nombre- Cargo en la organización (Interna/Externa)- Ubicación Física- Rol en el Proyecto- Información de Contacto(Número Telefónico, Correo electrónico de contacto)
Es responsabilidad del Equipo de Dirección del proyecto el levantamiento de los datos de este registro.
Los niveles de compromiso que deseamos que los interesados clave cuenten son:- Promotor (apoya)
- Impulsor
Se les invitará a las reuniones de avance y se les comunicará antes de cualquier cambio, la futura realización de estos. Se presentará el beneficio y la necesidad, y se solicitará su retroalimentación, la cual será considerada si no afecta el desempeño del proyecto.
En fases tempranas como Análisis, Desarrollo y Pruebas se realizarán reuniones cada 15 días convocando a los interesados de alto poder y alto interés para presentarles informes del estado del proyecto.A los interesados de bajo poder y bajo interés se les enviará un informe en físico a sus direcciones email con acuse de recibo.
Para lograr y mantener el compromiso de los interesados de alto poder y alto interés, se les invitará a participar de:
- Reuniones de informe de estado
- Sugerencias de Planes de acción ante posibles desviaciones.
- Informes del estado de ejecución de los planes de acción implementados
Se identificarán las necesidades, intereses y principales requerimientos de cada interesado, las cuales semanalmente en una reunión a primera hora los días Lunes se deben actualizar y revisar si se están cumpliendo con:
- Implementar los requerimientos de cada interesado
- Implementar las necesidades identificadas
- Informar a los interesados sobre las acciones que cubren lo indicado (requerimientos) en los puntos anteriores.
Ante cualquier diferencia y/o conflicto el Equipo de Dirección de Proyecto es el responsable de identificar la mejor forma de abordar estos conflictos, siendo únicamente responsabilidad del Director de Proyecto las actividades de negociación con el interesado, de no llegarse a un acuerdo se deberá escalar el problema con los avances de negociación al SPONSOR para su solución.
Cada miembro del equipo dueño de algún riesgo relacionado a interesado será responsable del monitoreo del interesado.Aquellos de alto poder e impacto serán gestionados de cerca por el PM.