arbeidsbeskrivelse for ledere /veiledere a til Å

1

Arbeidsbeskrivelse for ledere /veiledere

A til Å

Lean som arbeidsmetode

Gran kommune

Revidert aug 2013 leankaol

LEANPRINSIPPENE 1-6

1.Planlegg…

2.Kartlegg….

3.Forbedre…

4.Implementere….

5.Styre- produksjonsstyring…

6.Kontinuerlig forbedring

1.Velg ut forbedringsområde/problemstilling og prosjektgruppe. Sett mål. Legg plan for gjennomføring

2.Få fram detaljert nåsituasjon. Fokuser på prosessen i egen enhet. Vurder behov for å trekke inn representanter fra event. andre berørte enhet(er)/fagområder allerede her

3.Luk ut sløsing, få fram forbedringstiltak, skap flyt i verdikjeden. Fokuser på prosesser i egen enhet. Planlegg 5S tiltak

4.Få på plass ny løsning; beslutt rutiner som skaper standard for den ny arbeidsmetode. Iverksett 5 S

5.Vurder tjenestestandard

6.Daglig drift. Følg opp planer. Velg ut nye forbedringsområder på grunnlag av forslag fra medarbeiderne. Tavlemøter. 2

Prosjektgruppe (PG): Et utvalg ansatte, som har god kjennskap til det forbedringsområdet.

Leder/stedlig leder (L): Er prosjektleder og holder prosjektet på skinnene organiserer møterom, prosjektor og innkaller. Bør ha personal- og /eller fagansvar.

Alle: = alle på avdelingen som berøres. Deltar på informasjonsmøte ved oppstart og får informasjon underveis. Skal ha tilgang til informasjon og status. Bidrar underveis på kvalitetssikring og med forbedringsforslag.

Tillitsvalgte (TV) har en rolle..

Veileder: Holder prosjektet på skinner

Roller i innføringsprosjekt

Deltakelse i innføringsprosjektene er arbeidstid

3

Leanprinsipp 1

Planlegg og organiser

Fastsett tidspunkt for gjennomføring (prosjektplanen)

Avklar roller og ansvar. Prosjektplanen gir føringer. SL = prosjektleder

Avtal med tillitsvalgtes (TV) deltakelse ivaretas av SL

VE* = veileder skal delta

TV* = bør delta. TV er velkommen til å droppe innom underveis utenom disse punktene. TV skal ha informasjon når tidspunkt i prosjektperioden endres *

4

«En sum av aktiviteter som finner sted for å levere en tjeneste/vare»

Store prosesser må brytes ned i mindre prosesser

Noen eksempler:

•Saksbehandling, alle aktiviteter fra søknad til vedtak..

•Et pasientforløp fra sykehus > vedtak i tildelingsenheten > ny hjemmesituasjon…

•Samhandling skole > barnehage > barnevern

•Flere eksempler..? Garderobesituasjonen…

Hva er en prosess?

Enkelt:

Ta et bilde

Kjøp en radio

Bruk et bankkort

Omfattende:

Balansere et kommunebudsjett

Husbygging

5

Leanprinsipp 2

KARTLEGG NÅSITUASJONEN

Deltakere: PL og PG (veileder)

Neste bilde viser eksempel på kartlegging av arbeidsprosess = verdistrømsanalyse

6

ARBEIDSPROSESSANALYSEARBEIDSPROSESSANALYSE

PROSESSPROSESS

AKTIVITET 1

AKTIVITET 2

AKTIVITET 1

AVVIK 3

AKTIVITET 2

Analyser måten å legge opp arbeidsgangen på: Analyser måten å legge opp arbeidsgangen på: Finn og fjern tidstyvene Finn og fjern tidstyvene

ARBEIDSPROSESSENKUNDEVERDIKUNDEVERDIKUNDEVERDIKUNDEVERDI MÅLMÅLMÅLMÅL

PROSESSPROSESS PROSESSPROSESS PROSESSPROSESS PROSESSPROSESS

AKTIVITET 1

AKTIVITET 2

AVVIK 3

AVVIK 4

AKTIVITET 2

PROBLEM 3

AKTIVITET 1

AKTIVITET 4

AKTIVITET 5

Inn / journalføring Kontroll / fordeling Saksbehandling Ekspedering Ajourhold av systemer

AKTIVITET 1

AKTIVITET 2

AKTIVITET 3

PROBLEM 4

Idé Idé

Idé Idé Idé Idé

Idé Idé Idé Idé

Idé Idé

Idé Idé

Idé Idé

Idé Idé

KOM RASKT I GANG MED KARTLEGGING Anbefaler denne metoden

A) Del ut blanke ark til alle deltakerne i prosjektgruppa

B) Individuell jobbing i 5-10 min: Alle skriver oppgaver/aktiviteter som hører til tema

C) Samkjøre til ei liste:En deltaker får i oppgave å skrive. Runde rundt bordet. Den som skriver skal starte. Alle leser opp oppgaver som ikke har vært nevnt før. Samordningspersonen tar utgangpunkt i egen liste og føyer til det som mangler. Alle følger med på sine lister og stryker ord som kommer på felleslista. Det betyr at sistemann ut sannsynligvis har færre oppgaver å lese opp en førstemann. Underveis på runden vil de nok komme på flere oppgaver.

Kartleggingsprosessen er nå i gang!

Gjenta fra A til C men nå med tema problemer/forstyrrelser.

Resultat: Ei liste med oppgaver og ei liste med problemer/forstyrrelser.

Del gruppa i to:

Den ene gruppa skriver oppgaver over på gule postit og den andre gruppa skriver problemer/forstyrrelser/aktiviteter på post it med avvikende farge/alternativt på gule postit men merk da med stor P.

Festes på gråpapiret etter hvert som de er klare. Sorteres i riktig rekkefølge. Alle jobber sammen.

8

KARTLEGGING alternativ 2

Deltakere:

Stedlig leder/

prosjektleder

Prosjektgruppe

Gjennomgå og besvar kartleggingsskjema

Skriftlig eller mentalt? Det er opp til gruppa

Dette er grunnlaget for kartlegging på gråpapir med post it

9

KARTLEGG NÅSITUASJONEN

Visualisèr arbeidsflyt

oBeskriv oppgaver

oEn gul lapp pr oppgave

oHeng opp gråpapiret tilgjengelig for alle

Forankring i enheten

PL orienterer underveis. Motiverer for at alle i enheten som er berørt og som har kjennskap til tema kan komme med innspill

Verktøy

Post it ulike farger Fargekoder kartlegging forbedring bestem fargekodene ut fra tilgengelige postit

Gråpapir SaksTusjerTape

Forbedringsforslag:

Egen plass utenfor nåkartet

Alle kan henge opp ideér

Alle forslag er lov *

*

10

KVALITETSSIKRE NÅSITUASJONEN


oDen reelle nåsituasjonen (ikke en ønskesituasjon)

oPL vurderer behov for egen økt til kvalitetssikring

oTa med prosjektgruppa på råd

Let etter variasjonene

Ventetid

Køer

Møter

Avbrudd / forstyrrelser

Rekkefølge

Tidsestimat pr oppgave*

13

Leanprinsipp 3

LUK UT SLØSERIER

ARBEID INN FORBEDRINGENE

14

Denne rekkefølge

oIntroduksjon sløsing

oIntro problemløsningsmetodikk

oArbeidsøkt forbedring*

Formål:

Legge grunnlaget

for en ny og forbedret

prosess

15

o Ingen tradisjon for synlig driftsledelse

o Manglende planlegging

o Manglende standarder

o Store restanser

o Store prosesser

o Uoversiktlig mellom prosesser

o Forstyrrelser / avbrytelser

o Feil fører til omarbeiding

o Spesialisering

Hvordan oppstår sløsing?

16

Ulike former for sløsing

17

Hvordan klarer vi å finne sløsingen…

o Still deg spørsmål hvorfor gjør vi det sånn…

o Søke og finn forbedringsområdene

o Ikke alle prosesser er ineffektive

o ….det er alltids rom for forbedring

o Ville brukeren vært til å betale for dette

o «Privatpraksis.. (jeg gjør det på denne måten jeg fordi…»)

o Hvordan bruker vi arbeidstida til fordel for bruker *

20

SLØSING

Eksempel:forbedringsområde:

Gjennomføring av kontormøte/fagmøter

o Møtehyppighet

o Møteledelse

o Agenda

o Deltakere; må alle delta hele tiden

o Vente på noen

Eksempel:

6 personer venter 15 minutter = 90 min =1.5 time skjer hver uke i en mnd.

=ca 6,5 t/mnd

Problemløsning

Metode «5 hvorfor»

Eksempel

Problem: Vi har for dårlig møtedisiplin

1.Hvorfor? Mange kommer for seint til møtet Dette er symptomet men ikke svar på den egentlige årsaken…?

2.Hvorfor? De vet ikke at møtet starter kl 0815

3.Hvorfor? Nytt møtetidspunkt er ikke kommunisert godt nok til alle

4.Hvorfor? Vi mangler rutiner på møtinnkalling

5.Hvorfor?...etc.

kjerneårsaken?*

oFormuler problemstillingen så presist som mulig.

oSpør hvorfor til vi finner kjerneårsaken til problemet

o5 hvorfor er ikke noen absolutt grense men holder normalt

22

SKAP FLYT

-Luk ut «plunder og heft»

Start med gjennomgang av «nåkartet»

23

FORBEDRINGSTILTAKENE VEGEN VIDERE

24

TILTAKSPLAN

Verktøy:

Mal tiltaksplan

Prosjektor, lerret / hvit vegg

Prioriteringsmatrise

Forbedringstiltakene inn i tiltaksplan

oFokus på mål og gevinstrealisering

oKvalitetssikre

oAnsvarsfest

oTidfest

oTidsestimat og målsetting*

25

26

4

JUVEL

PRIORITERINGSMATRISE FORBEDRINGSTILTAK

2OVERORDNET PLANLEGGING

3

LAVTHENGENDE FRUKT

1

IKKE PRIORITERTLIT

EN

EF

FE

KT

ST

OR

LITEN INNSATS STOR

NESTE TRINN

VE tar kort briefing med SL

27

Leanprinsipp 4

Implementere


28

Implementering

Hvordan får vi på plass ny løsning:

5S gjennomføring

Nye rutiner / metoder som danner ny standard

*

29

LEANPRINSIPPENE 1-6

1.Planlegg…

2.Kartlegging….

3.Forbedre…

4.Implementere….



1. Velg ut forbedringsområde prosjektgruppe. Sett mål. Legg plan for gjennomføring

2. Få fram detaljert nåsituasjon

3. Luk ut sløsing, få fram forbedringstiltak, skap flyt i verdikjeden. Planlegg 5 S

4. Få på plass ny løsning; beslutt rutiner som skaper standard for den ny arbeidsmetode. Iverksett 5 S

5. Vurder tjenestestandard

6. Daglig drift, følg opp planer. velg ut nye forbedringsområder på grunnlag av forslag fra medarbeiderne

30

Deløkt

5 S – et forbedringstiltak

Introduksjon 5 S

-hvorfor

-hvilken nytte

5 S

31

Sorter (tag som hjelpemiddel)

Ta vare på Usikker Kast

Systematiser

Alt du bruker daglig nær deg Merk hyller permer dører, mapper kasser Tegn gjerne opp rommet/lageret/hyllene

Skinne

Rengjør arbeidsplassen

Standardiser

Beslutt standard Ta bilde av ny standard heng opp i rommet / ved

døra..

SIKRE standard (OBS ..vi faller lett tilbake til tidligere praksis)

Følg opp – faste revisjoner Revisoroppdrag på rundgang Tavlemøter (fast tema)

5 S Fellesareal (lager skap kjøkken garderober…)

Egne arbeidsplasser

PC filstruktur bli enige

32

5 S Legg en plan og beslutt tidspunkt for gjennomføring av 5 S

Fastsett 5 S områder i avdelingen

Beslutt standard

Fordel oppgaver på team/enkeltpersoner

Gjennomfør 5 S arbeidsøkter

Sikre vedlikehold av standard

Gjennomfør revisjon ukentlig / månedlig

Synliggjør revisjonsresultat på tavle fast tema i tavlemøtene

33

5S Rød Tag 5S Rød TagDette materiale skal tas bort fra avdeligen, Dette materiale skal tas bort fra avdeligen,behov foreligger ikke behov foreligger ikke

Tag nr . . . . . . . . . . kommentarer: Tag nr . . . . . . . . . . kommentarer:

Avdeling . . . . . . . . . . . . . Avdeling . . . . . . . . . . . . .

Dato. . . . . . . . . . . Dato. . . . . . . . . . .

Ansvarlig. . . . . . . . . . . . . . Ansvarlig. . . . . . . . . . . . . .

Tlf.nr . . . . . . . . . . . . . . . Tlf.nr . . . . . . . . . . . . . . .

Skrotes Skrotes

Selges Selges

5S Rød Tag 5S Rød TagDette materiale skal tas bort fra avdeligen, Dette materiale skal tas bort fra avdeligen,behov foreligger ikke behov foreligger ikke

Tag nr . . . . . . . . . . kommentarer: Tag nr . . . . . . . . . . kommentarer:

Avdeling . . . . . . . . . . . . . Avdeling . . . . . . . . . . . . .

Dato. . . . . . . . . . . Dato. . . . . . . . . . .

Ansvarlig. . . . . . . . . . . . . . Ansvarlig. . . . . . . . . . . . . .

Tlf.nr . . . . . . . . . . . . . . . Tlf.nr . . . . . . . . . . . . . . .

Skrotes Skrotes

Selges Selges

5S Rød tag liste Gran kommune

Tag nr. Beskrivelse Dato tagget Tagget av Hvorfor tagget? Tiltak Ansvarlig Frist

Avdeling: Område:

ARBEIDSSTANDARDER

36

Hvordan får vi på plass ny løsning

37

Nye arbeidsstandarder/rutiner basert på framtidig arbeidsprosess……

oGjennomføring av vedtatte forbedringstiltak – noen forslag vil være aktuelle å teste ut.. Andre tiltak kan iverksettes nå (lavthengende frukter)

oNye arbeidsstandarder -beskrivelse steg for steg…

oIdentifiser områder som trenger arbeidsstandarder og lag en plan for ferdigstillelse

oMaler på verktøykassa. Både framdriftsplan og handlingsplan opp på tavla *

Hvorfor skal vi ha standarder?

38

oReduserer variasjoner i arbeidet

oLetter forbedringsarbeidet

oOversiktlig arbeidsprosess

oMindre sårbar organisasjon

oLetter overganger eksempel nyansettelser, vikarer

Process Flow Description

Symbols: Decision

Manual process Key control

Automated process Link

Document date: Version:

0.8

Prepared by: Reviewed by: Approved by:Document ID:

General and administrative costs, accounts payable, accrualsFS Account(s):

Process owner

Level 2 process:

2. Purchasing and payablesLevel 1 process:

Company:

FS Account(s ):

Process owner

Level 2 process:

Level 1 process:

Company:

2.1 Contract and supplier

management

2.5 Process invoice

2.3 Receive goods and services

2.6 Perform payment

2.2 Order goods and services

Need for goods and services

4. Financial Close

2.4 Handle inventory

Process descriptionThis process covers the activities connected with purchasing and payables, from the need for goods or service arise until the goods or service is paid for and booked.

2.1 Contract and supplier managementThe company’s procurement policy regulates when and how a competitive bidding process should be undertaken; e.g. new/existing contracts, framework agreements and tender requirements. Supplier management involves supplier communications and maintenance of all standing supplier data in purchasing system and the accounts payable ledger.

2.2 Order goods and servicesA requisition is created based on a need for goods or services and approved by authorized person. The need for a competitive bidding process (2.2) is considered. This is regulated by the company’s procurement policy. A purchase order is created and the order is sent to the supplier. The order contains information such as items, price, reference number, contact person, account, project code and VAT. Order confirmation is obtained and registered.

2.3 Receive goods and servicesThe goods and services are received and checked for damages, quantity, quality and conformity with order. In case of discrepancies the supplier is contacted. Received goods and services are registered in the purchasing system.

2.4 Handle inventoryIf relevant for the company, received goods are entered into inventory and registered into the inventory system. Inventory is counted at regular intervals and any adjustments are registered. Received orders for delivery from inventory are registered and goods are picked, registered and delivered.

2.5 Process InvoiceThe invoice is received, registered, reviewed, attested and approved for payment by authorized person. In case of discrepancies the supplier is contacted. The invoice is then booked in the financial system. A review of open purchase orders are performed regularly.

2.6 Perform paymentPayment list is created, reviewed and approved by authorised person before it is sent to the internet bank. The payment is executed by the bank and booked in the GL.

Arbeidsøkt

uten veileder til stede

o Bli enige om standard (måten vi gjør det på) i avdelingen

o Etabler handlingsplan for ferdigstillelse

o Tidfest og ansvarsfest

o Handlingsplan opp på tavla

40

Leanprinsipp 5

TJENESTESTANDARD

Vurder om innføring av forbedringstiltakene berører tjenestestandarden

41

Leanprinsipp 6

KONTINUERLIG FORBEDRING

TAVLEMØTER

42

LEANPRINSIPPENE 1-6

1.Planlegg…

2.Kartlegging….

3.Forbedre…

4.Implementere….



1. Velg ut forbedringsområde prosjektgruppe. Sett mål. Legg plan for gjennomføring

2. Få fram detaljert nåsituasjon

3. Luk ut sløsing, få fram forbedringstiltak, skap flyt i verdikjeden. Planlegg 5 S

4. Få på plass ny løsning; beslutt rutiner som skaper standard for den ny arbeidsmetode. Iverksett 5 S.

5. Vurder tjenestestandard

6. Daglig drift, følg opp planer. velg ut nye forbedringsområder på grunnlag av forslag fra medarbeiderne

43

Kontinuerlig forbedring

Klare til å ta i bruk lean om arbeidsmetode …?*

44

Forbedringshjulet = leanmetoden

1.Planlegg

2.Kartlegg nåsituasjonen

3.Framtidig arbeidsprosess

4.Implementering

5.Produksjonsstyring


45

Fra problem til idè til…

P D C A

oDefiner problemet

oÅrsak- effektanalyse

oSamle fakta / Hvor er vi..

oInformer i tavlemøte

Planlegg

46

P D C A

oEr tiltaket omfattende?

oTest innenfor et avgrenset område

oInformer i tavlemøte

Do

47

P D C A

o Analyser

o Har vi oppnådd ønsket resultat

o Hvis nei; korriger og test ut på nytt

o Hvis ja; iverksett

o Informer i tavlemøte

Check

48

P D C A

o Nye arbeidsrutiner / standarder

o Informer i tavlemøte

o Innfør i hele området

o Sikre at praksis følger ny standard

Act

49

Hva er tavlemøter

o Synlig driftsledelse

o Sjekkpunkt.. går alt som det skal..

o se resultater opp mot måla

o Forbedringsforslag behandles der og da…*

50

Hvorfor tavlemøter

En av de 8 formene for sløsing handler om mangel på utnyttelse av kunnskap

•Synliggjør forbedringsforslagene og utviklingsarbeidet

•Sikrer framdrift i forbedringsarbeidet

•Arena for å «fange opp» forslag og problemer

•Gir økt medarbeidertilfredshet

•Basen for forbedringsarbeidet

•Tydeliggjør ansvar (hvem gjør hva når) *

51

Tavlemøter hvordan

oSett i gang med et oversiktlig antall forbedringstiltak.

oP D C A viser status- hvor langt er vi kommet med tiltak 1 tiltak 2, 3, 4 ….osv

oNår et tiltak er iverksatt ..

oAnalysèr hva står for tur ….

oLøft inn neste tiltak i handlingsplanen*

52

Tavlemøter hvordan

oKorte møter ca 5-10 minutter.. status..: hvor langt er vi kommet, hva står for tur, hvordan ligger vi an ifht avdelingens målsettinger

oForbedringsforslag drøftes

oPrioriteres etter innsats-og effektmatrisen

oFokuser positivt på innkomne forbedringsforslag

oForvent at forbedringsforslagene kommer opp på tavla

oOpprett forbedringsteam skreddersydd til valgt forbedringsområde når det er behov for det

oBruk problemløsningsmetodikk fem hvorfor for å finne fram til den egentlige årsaken til problemet/symtomet

53

Komme i gang daglig drift..…

Vegen

Stikkord tavleregler

oAlle forslag er lov ( både miljø- og produksjonstiltak)

oOmvendt bevisbyrde. Den som har fremmet forslaget skal ikke forsvare...

oHva skal prege samhandlinga ref verdiene raus proff praktisk

Lederforankring tavlemøter

oFramdriftsplan for tavlemøter

oLederne har et særlig ansvar for gjennomføring av tavlemøter.

•

56

Komme i gang daglig drift…

oHeng opp tavleregler

oGjennomgå handlingsplanen med forbedringstiltak

oEr det kommet inn forbedringsforslag…?

oHar noen forbedringsforslag nå?

oHvis ja- behandle forslaget der og da. Bruk effekt/innsatsmatrisen og målspørsmålene underveis..*

57

Hjelpemiddel «alt i ett»

A 3

58

A3

59

Nåsituasjon 1 Kartlegg dagens situasjon. Hvordan fungerer det? Tegn prosessen (gråpapir) Hvor og når oppstår problemet? Hva er konsekvensen av problemet?

:

Ønsket situasjon 3 Beskriv hvordan prosessen skal fungere etter at rotårsaken er fjernet Sett opp mål som skal følges opp for å se at rotårsaken til problemet er fjernet Mål: Målinger:

Rotårsaker 2 Gjennomfør rotanalysen. HVORFOR.. HVORFOR …. HVORFOR …… HVORFOR …….. HVORFOR ……….

Tiltak- og oppfølgingsplan 4 Konkrete tiltak basert på ønsket situasjon og rotårsaker Fordel ansvar og frist for tiltaket Definer måltall (indikatorer) og frekvens (ukentlig /månedlig) for å se om tiltakene har fungert TILTAK

Rotårsak Tiltak Forventet resultat

Faktisk resultat

Hvem (ansvar)

Når

Oppfølgingsplan Indikator Mål Frekvens Hvem

10 step for A 3

1.Hva er det virkelige problemet..

2.Hvem eier problemet..

3.Hva er rot-årsaken til problemet..

4.Hva er mulige mottiltak..

5.Hvordan vil du velge de mest hensiktsmessige mottiltak..

6.Hvordan vil du oppnå enighet med alle involverte..

7.Hva er gjennomføringsplanen..

8.Hvordan skal du måle om tiltakene er effektive..

9.Hvilke fallgruver kan oppstå under gjennomføringa..

10. Hvordan skal du følge opp og sørge for kontinuerlig forbedring..

60-- kilde NHO service

Evaluering: besvares siste dag i innføringsprosjektene

oKommenter gevinstene (estimerte innsparte timer, arbeidsmiljø, brukerorientering)

oBeskriv hvordan gevinstene realiseres i avdelingen ref målfokus ved oppstart

o Lean som arbeidsmetode i daglig drift

oHva tenker du/dere må til for å lykkes på daglig drift

Svarene skal sendes med veileder siste dag

61

Gevinstrealisering

Rapport på effektmålet

½ år etter avsluttet innføringsprosjekt

62

LYKKE TIL!

LEAN I DAGLIG DRIFT…..

63

arbeidsbeskrivelse for ledere /veiledere a til Å

Documents