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Archivi ibridi: soluzioni operative per un problema del presente

Il sistema di gestione documentale dell’Area Organizzativa Omogenea Giunta Regionale

Segreteria Generale della ProgrammazioneDirezione Affari Generali

P.O. Protocollo Informatico, Flussi documentali e Archivi

Elisabetta Scarpa

Comune di PadovaSettore Servizi istituzionali e affari generaliServizio archivistico comunale

Padova, Palazzo Moroni16 aprile 2012

Fascicoli ibridi, semplificazione o… ulteriori complicazioni?

Gestionefinanziaria

GestioneBudget Operativi

Atti deliberativi,decreti

…altro

Sistema di gestione documentale

Applicativi gestionali

Elisabetta ScarpaSegreteria Generale della Programmazione

Direzione Affari Generali - P.O. Protocollo Informatico, Flussi documentali e Archivi

L’organizzazione della Regione del Veneto per la gestione documentale – un’unica AOO Giunta Regionale

DGR 28/11/2003, n.3648 – DPR 28 dicembre 2000, n.445, art. 50. “individuazione Aree Organizzative Omogenee e disposizioni per la gestione del flusso documentale”

AOO Giunta Regionale

Unità operative utentiDIREZIONI REGIONALI

Servizio Protocollo e Archivio Generale

UOC 1 UOC2 UOC 3 UOC 4Segreterie Regionali



•Dal 1/1/2004 – protocollo unico; registrazione decentrata; circa 700 utenti abilitati;

•Corsi di formazione: anni 2006 e 2007 - 43 moduli di 16 ore ciascuno

Costruzione del sistema di gestione documentale: le tappe di un percorso verso la dematerializzazione

Circolare del Segretario Generale della Programmazione, prot .n. 295766 del 21/06/2011Estensione del sistema di spedizione on line a tutta la AOONella corrispondenza interna tra Strutture Regionali, l’immagine dei documenti è immediatamente disponibile per tutte le Direzioni Regionali destinatarie nel Registro di Protocollo Generale, senza necessità di spedire il documento in formato cartaceo, per fax o per e-mail istituzionale.

Attivazione P.E.C. CON DGR n. 1208 del 23/3/[email protected]

Approccio alla gestione documentale mediante progressiva dematerializzazione dei documenti cartacei:•SPERIMENTAZIONE OPERA•SPERIMENTAZIONE SPEDIZIONI ON LINE TRAMITE SERVIZIO DI POSTE ITALIANE

A decorrere dal 1/9/2008 completamento del nucleo minimo di protocollo con la classificazione obbligatoria per la registrazione di un documento



Costruzione del sistema di gestione documentale: le tappe di un percorso verso la dematerializzazione

•Revisione dei processi interni e dei procedimenti al fine di creare percorsi di workflow strutturato

•Consolidamento del sistema ed avvio della pratica della fascicolazione elettronica e repertoriazione• gestione dei fascicoli elettronici ed ibridi•Manuale di gestione dei documenti informatici

•Utilizzo dell’applicativo OPERA per gestire documenti informatici in arrivo, per produrre documenti informatici e per trasmetterli in uscita tramite PEC, Poste Italiane, fax server;

DGR N. 1249 DEL 3 AGOSTO 2011 Piano di formazione per il personale regionale:• Allargamento del sistema di gestione documentale a tutte le Strutture• Applicazione del sistema DO.GE. alle Strutture della Segreteria Generale

della Programmazione, Segreteria Bilancio, Segreteria di Giunta,Direzioni Commercio, Protezione Civile, Energia



Protocollo Generale

Sistema gestione DocumentaleO.P.E.R.A.

I documenti in arrivo dall’esterno possono essere ricevuti:

•Direttamente in modalità digitale, in ingresso tramite la casella di PEC regionale; il documento ricevuto viene conservato nel sistema documentale regionale.

•In modalità cartacea: in questo caso viene prodotta una copia formato immagine, mediante scansione ai fini gestionali; l’originale cartaceo viene consegnato all’ufficio destinatario.

Gestire il documento informatico: Il flusso dei documenti in arrivo



Gestire il documento informatico: il protocollo collegato alla P.E.C.

2010* 2011 2012

Gennaio 0 988 4621

Febbraio 0 1053 4454

Marzo 0 1470 4543

Aprile 1 1536

Maggio 43 1871

Giugno 272 1582

Luglio 546 1682

Agosto 431 1629

Settembre 532 1578

Ottobre 642 1967

Novembre 942 2556

Dicembre 1089 3195

Tot 4498 21107 13618

* PEC entrata in servizio a Maggio

Andamento registrazioni a protocollo delle PEC

0500

100015002000250030003500400045005000

Gennaio

Febbrai

oMarz

oApri

leMag

gioGiug

noLu

glio

Agosto

Settem

breOtto

breNov

embre

Dicembre



Gestire il documento informatico: il protocollo collegato alla P.E.C.



Sistema di gestione documentale: applicativo OPERA

E’ il vero cuore dell’ufficio virtuale e gestisce tutto il flusso interno dell’archivio corrente, organizzandolo in modo strutturato dall’origine;

Consente la condivisione e lo smistamento dei documenti all’interno di una o più restrizioni organizzative, rispettando i ruoli di responsabilità propri del procedimento amministrativo;

Ogni documento inserito in OPERA genera una mail di notifica al destinatario. Anche attraverso il proprio dispositivo mobile, servendosi del link pervenuto tramite mail, è possibile visualizzare ed operare sul documento da fuori sede.



Condivisione dei documentiGli utenti hanno ruoli e livelli di accesso diversi:

Direttore (Dirigente di Direzione);Responsabile (Dirigente di Servizio, Posizione Organizzativa, Ufficio);Segreteria (tutti gli utenti abilitati a supporto dei ruoli di Direttore e Responsabile);Istruttore (tutti gli utenti abilitati appartenenti ad una delle articolazioni organizzative delle Direzioni).

Il Dirigente della Struttura, cui è attribuito il livello di accesso DIRETTORE ha disponibile su OPERA tutta la corrispondenza della propria Struttura.

Il Dirigente di Servizio o responsabile della P.O./Ufficio ha per la restrizione organizzativa di appartenenza il ruolo di RESPONSABILE e può interagire con la documentazione degli uffici che afferiscono al Servizio.

Il ruolo ISTRUTTORE è il ruolo riservato agli istruttori del procedimento: tale ruolo prevede che gli utenti siano abilitati alla gestione dei documenti informatici in funzione non solo del procedimento stesso, ma anche ai fini della loro conservazione, cioè siano abilitati ad effettuare tutte quelle attività di aggregazione logica di documenti attinenti la stessa trattazione, con possibilità di aprire, implementare, chiudere fascicoli e pratiche.

Il ruolo SEGRETERIA è il ruolo di supporto al Direttore ed al Responsabile; viene attribuito agli operatori di fiducia in quanto si riservano a tale ruolo uguali funzionalità del responsabile in relazione all’ufficio di appartenenza.




Gestire il documento informatico: il flusso di produzione e trasmissione dei documenti

Ciascun soggetto all’interno dell’organizzazione regionale può produrre documenti e condividerli con un’altro soggetto abilitato ad OPERA

Quando la lettera in partenza raggiunge la sua versione definitiva, l’autore del documento:o Provvede a convertirlo in formato PDFo attiva i servizi di firma digitaleo Provvede all’invio al sistema di protocollazione.

Il documento viene inviato in formato elettronico direttamente dalla funzionalità di protocollo:1. Tramite P.E.C. ad altre caselle di P.E.C/caselle istituzionali dichiarate.2. Il flusso documentale transita a Poste Italiane attraverso un canale dedicato: quest’ultima stampa,

imbusta e recapita al destinatario la corrispondenza.3. Invio tramite fax P.E.C.

[email protected]

P.E.C.

O.P.E.R.A.PROTOCOLLO

GENERALE

FAX SERVER




METADATI:

INSERIMENTO DOCUMENTO




Definizione autorizzazioni sul documento



14




15

Registrazione di protocollo

I documenti firmati digitalmente che sono stati inoltrati in automatico da O.P.E.R.A, al servizio di protocollazione, sono reperibili dalla scelta di menù – Documenti da Opera. Cliccando nella scelta di menù verranno elencati i documenti da protocollare



16

Registrazione di protocollo ed invio

Dal documento di provenienza da Opera vengono riportati automaticamente i dati obbligatori per la registrazione (oggetto,mittente,proponente,destinatari,i.d.c ), viene riportato il documento firmato digitalmente e predisposto l’invio che può essere effettuato con tre modalità: [email protected], tramite il servizio on-line di Poste Italiane o tramite fax (in questi ultimi due casi viene creata una versione stampabile)



mailto:[email protected]

Il sistema di gestione documentale della Regione del Veneto

E’ un sistema di gestione documentale che presidia l’intero processo dei flussi interni ed esterni dei documenti, dalla loro produzione, alla loro aggregazione logica, alla loro circolazione interna ed esterna alla AOO, alla loro archiviazione e conservazione.Esso nasce dall’esigenza di gestire l’archivio in una logica di continuità concettuale ed applicativa, sia nella gestione di documenti su supporto cartaceo, sia su supporto digitale, garantendo il rispetto della normativa di settore:

Dpr. n. 445/2000Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari

in materia di documentazione amministrativa

D.Lgs. n. 42/2004 Codice dei beni culturali

e del paesaggio

D.lgs. n. 82/2005Codice dell’amministrazione digitale

Cos’è Do.Ge.



Il patrimonio archivistico: la gestione dei documenti cartacei



Il patrimonio archivistico: la gestione dei documenti cartacei

899

3028

8329

42694729

10536

47775523

20673107

6172

1563

3336

10194

12487

16583

9767

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

16000

18000

Bust

e

1994 1996 1998 2000 2002 2004 2006 2008 2010

Anno

Versamenti 1994-2010

388

211

442

214 226

370 268

530

307 337

481

712 702

243

411

787

1685

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

1800

Bus

te

1994 1996 1998 2000 2002 2004 2006 2008 2010

Anno

Consultazioni 1994-2010 La Biblioteca dell’Archivio Generale della Regione del Veneto conserva un cospicuo patrimonio librario e fa parte del Polo Regionale del Veneto del Sistema Bibliotecario Nazionale.L'attuale consistenza della Biblioteca è di circa 10.000 volumi, tra cui oltre 2000 libri antichi e di pregio.



98 116

22 0

348,28

103,16

223,84

484,96

290,48

222,8

166,68

0

100

200

300

400

500

2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

Adamento dello scarto espresso in quintali 2000-2010


ARC.O – L’INFRASTRUTTURA ARCHIVISTICA L’applicativo Arc.O che sta alla base della organizzazione e della gestione archivistica

della documentazione prodotta dalla Regione del Veneto, rappresenta il fulcro del progetto DO.GE. Organizzazione Archivio

Consente di regolamentare la vita del documento mediante l’integrazione di strumenti classici della dottrina archivistica e nuovi requisiti indispensabili per la regia del documento digitale, perseguendo politiche coordinate per la memorizzazione e conservazione:

Titolari di classificazioneMassimari dei tempi di conservazione Registro applicativi gestionali che producono documenti informaticiMetadati del documento e delle sue aggregazioni

Gestione Archivio GeneraleConsente la gestione del bene culturale archivio nel rispetto del D. Lgs. n. 42/2004

mediante specifiche funzionalità per la sua tutela e la valorizzazione:Gestione inventario;Gestione digitale documenti storici;Consultazione del patrimonio archivistico e servizi all’utenza;Gestione topografico dell’archivio;Gestione archivio di deposito;Gestione procedure di scarto.



Costruzione del sistema di gestione documentale: la componente di organizzazione logica

1 registro di protocollo, 1 sistema di classificazione omogeneo per tutta la AOO; visibilità degli indici di classificazione ristretta in relazione alle competenze di ciascuna struttura regionale

Titolario di classificazione AOO Regione del Veneto

SegreteriaUOC 1

DirezioneUOU 1

DirezioneUOU 2

Direzione UOU 3

Arc.O. – Archivio Organizzato



Costruzione del sistema di gestione documentale: le regole per la conservazione

Tempi di Conservazione

Metadati

La conservazione digitale a norma delibera CNIPA n. 11/2004



Costruzione del sistema di gestione documentale: il repertorio dei fascicoli

INDICE DI CLASSIFICAZIONE

PRATICA 1

PRATICA 2

PRATICA 3

INDICE DI CLASSIFICAZIONE

PRATICA 1

PRATICA 2

PRATICA 3

PRATICA 4

22 33 441



O.P.E.R.A. la gestione del fascicolo informatico



O.P.E.R.A. la gestione del fascicolo informatico



Indice di classificazione

Sottofascicolo

Fascicolo

Repertoriofascicoli

Consultazione del patrimonio archivistico: la ricerca dei documenti



Il patrimonio archivistico: digitalizzazione della cartografia e dei documenti antichi

Ogni scheda descrittiva viene collegata al documento



La consultazione del patrimonio archivistico: i documenti informatici



Il progetto DO.GE., presenta uno sviluppo flessibile e modulabile del sistema documentale, che ne consente il massimo riuso in altre pubbliche amministrazioni del territorio. Esso è stato progettato per realizzare e soddisfare:

Le politiche di cooperazione tra Regione ed Enti Locali - stabilite dalle Linee guida progettuali per lo sviluppo della società dell’informazione del Veneto 2007/2010 e dalla L.R. 19/2008 – Norme in materia di pluralismo informatico, diffusione del riuso e adozione di formati per documenti digitali aperti e standard nella società dell’informazione del Veneto;

Il supporto ad altre Amministrazioni del Veneto, mediante le azioni che la Giunta Regionale, con propria DGR n. 1006 del 23/3/2010, ha previsto di realizzare per lo sviluppo della dematerializzazione mediante l’erogazione di servizi di firma digitale, marcatura temporale e conservazione sostitutiva a norma di documenti informatici, nonché di posta elettronica certificata;

Le necessità specifiche del servizio di deposito e conservazione a norma di documenti, sia cartacei che digitali, al fine di consentire in futuro la costituzione di un polo archivistico regionale, così come previsto nell’accordo Stato-Regioni sottoscritto in data 25/3/2010, per la realizzazione del Sistema Archivistico Nazionale.

DO.GE. per il Veneto



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