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Archiviazione e Conservazione Sostitutiva
1. L’archiviazione elettronica semplice
2. La Conservazione Sostitutiva
3. La firma grafometrica
AGENDA
Il documento scansito viene trasformato in file dalla macchina ed acquisito in una
delle seguenti modalità:
• Tramite software presente sul PC del destinatario, che dalla sua postazione,
acquisisce il file (Driver Twain)
• Tramite funzionalità “scan-to-folder” della periferica, in grado di scansire il
documento ed impostare la cartella Windows di destinazione direttamente dal
pannello dei comandi.
• Tramite una scansione personalizzata , tipo “scan-to-folder” , che permette di
aggiungere metadati direttamente sul pannello (touchscreen) della macchina.
Acquisizione: scansione
FAX
La periferica multifunzionale riceve il fax e crea un file senza stampare il
documento. Il file viene salvato su una cartella di rete. Tramite l’interfaccia
software delle piattaforme di archiviazione elettronica è possibile trasferire
i file dalle cartelle di rete/PC ai folder di archiviazione.
Spool di Stampa
I documenti possono essere acquisiti tramite spool di stampa
direttamente dagli applicativi aziendali. Il software di archiviazione
elettronica “cattura” lo spool e crea un file che può essere
successivamente archiviato.
Lo spool di stampa è l’insieme dei dati che l’elaboratore invia alla
periferica per la stampa del documento. Questi dati sono separati da
simboli convenzionali e da comandi di stampa (a capo, riga, ecc.).
Acquisizione: fax e spool
I documenti in formato applicativo Windows possono essere
archiviati automaticamente tramite Software di archiviazione
elettronica. E’ possibile “spostare” un file da cartella PC o di
rete verso uno specifico folder.
A seconda della piattaforma è possibile anche utilizzare una
stampante virtuale che invece di indirizzare un comando di
riproduzione cartacea, produce un file che viene inserito in
uno specifico folder. La stampante virtuale funziona in modo
analogo ad Acrobat Writer / Distiller.
Acquisizione: file
Indicizzare un documento digitale significa attribuire parole /
frasi chiave per la successiva ricerca.
L’inserimento di parole chiave nei campi può essere
facoltativa o obbligatoria:
• Campi facoltativi: il documento può essere indicizzato
anche senza compilare questi campi, che possono
rimanere “vuoti”. Normalmente questa tipologia di campi
non può essere utilizzata per la ricerca incrociata.
• Campi obbligatori: devono essere valorizzati (non possono
essere “vuoti”) al fine di indicizzare il documento.
Indicizzazione
• Indicizzazione manuale: inserimento manuale degli
indici di ricerca su client o interfacce web
• Indicizzazione semi-automatica: inserimento
manuale di uno o più indici di ricerca attraverso i
quali vengono interrogati DB esterni per il recupero
degli altri indici rilevanti
• INDICIZZAZIONE AUTOMATICA: attribuzione
automatica degli indici di ricerca attraverso diverse
tecnologie
Indicizzazione automatica
SISTEMI DI
INDICIZZAZIONE
DESCRIZIONE
OMR Riconoscimento dei check-box
BCR Lettura dei codici a barre (semplici / bidimensionali)
OCR Lettura testo, con caratteri tipografici, in aree delimitate
FREE FORM E FORM
IDENTIFICATION
Identificazione dinamica dei campi e dei template
grafici
ICR Lettura testo manoscritto in stampatello (aree
delimitate)
CHR Lettura testo manoscritto in corsivo (aree delimitate)
IDE Ritaglio ed estrapolazione di intere pagine o parti di
esse in formato digitale
Indicizzazione: diverse tecnologie
La ricerca del documento elettronico può essere effettuata in
full text o per indici chiave:
• Full text: ricerca libera su tutto il testo dei documenti
• Ricerca a indice singolo: si specifica il valore da ricercare
per un determinato campo senza particolari restrizioni. Il
risultato è rappresentato da un elenco di documenti che
rispondono ai criteri.
• Ricerca a indici multipli: le modalità sono identiche alla
ricerca a campo singolo, ma è necessario utilizzare gli
operatori logici.
Ricerca
L'analisi semantica è l'attività di assegnazione
di un significato, un senso all'espressione
linguistica. Il processo computazionale
automatico che effettua tale assegnazione di
significato alle parole di un testo è detto
disambiguazione.
Ricerca semantica
• Sistema di analisi dei testi per una migliore
estrazione delle informazioni rilevanti
• Superamento della sola funzionalità di ricerca di
cose o persone, ma sviluppo di strategie per
metterle in relazione fra loro
• Sistema di classificazione di tutte le informazioni
linguisticamente e semanticamente rilevanti per
costruire una rete di entità e concetti utilizzabile per
tutte le fasi di analisi e di navigazione nei testi
Ricerca semantica
Quanto più un testo viene “arricchito” con annotazioni
lessicali, linguistiche e semantiche, esplicitando le
informazioni più rilevanti contenute, tanto più il testo
sarà in grado di rispondere a funzioni di analisi,
categorizzazione, navigazione e ricerca.
Ricerca semantica
Esempi di ricerca con tecnologia semantica:
• Trova la fattura di Toshiba del 15 maggio 2013
• Trova la pratica di Toshiba dell’ultima fornitura
Ambiti di applicazione:
• Ricerca su web
• Ricerca su archivi documentali non strutturati
• Ricerca su basi di conoscenza (Knowledge Base)
Ricerca semantica
La Conservazione Sostitutiva è un processo che consente la
dematerializzazione degli archivi cartacei e la gestione dei
documenti digitali, assicurando agli stessi pieno valore
probatorio sia ai fini fiscali che ai fini civilistici.
Conservazione sostitutiva
• Decreto Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004
• Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004
• Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n.82
• Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 36/E del 6 dicembre 2006
• Agenzia delle Entrate - Provvedimento attuativo per invio Impronta del 25
ottobre 2010
• Decreto Legge 11 dicembre 2012 n. 216
• DPCM 22 febbraio 2013
• Decreto 3 dicembre 2013
• Decreto 17 giugno 2014
• Decreto 13 novembre 2014
Conservazione sostitutiva: normativa
• Firma Digitale: firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi
asimmetriche prodotta tramite un dispositivo sicuro
• Firma elettronica: l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi
tramite associazione logica ad altri dati elettronici
• Riferimento Temporale: data e ora di firma
• Marca Temporale: il riferimento temporale che consente la validazione temporale
opponibile a terzi
• Hash del documento: impronta del documento
• Evidenza informatica: indice del lotto di conservazione, contenente i dati e
l’impronta dei documenti conservati
• Impronta dell’archivio: hash dell’archivio dei documenti fiscalmente rilevanti da
inviare all’Agenzia delle Entrate
Conservazione sostitutiva: terminologia
Che differenza c'è tra firma elettronica e firma digitale?
• La firma digitale e la firma elettronica sono degli strumenti simili, ma hanno
valenza legale differente
• Si distingue dalle altre perché la legge italiana riserva la denominazione
firma digitale ed il conseguente valore legale generalizzato solo alle firme
elettroniche che sono gestite, secondo particolari procedure e garanzie,
tramite l'intervento di un certificatore autorizzato
• La firma digitale vale per legge a prescindere da particolari accordi
contrattuali tra mittente, destinatario ed un particolare certificatore
• Con la firma digitale non è neanche necessario che mittente e destinatario
si avvalgano del medesimo certificatore
Conservazione sostitutiva: firme
Che cos'è la marca temporale?
• Vi sono casi in cui occorre poter stabilire, in modo che abbia valore legale, il preciso momento in cui il documento viene generato: per soddisfare tale esigenza esiste la marca temporale
• Una marca temporale è un'evidenza informatica che consente la validazione temporale
• Nella pratica fornisce la prova con validità erga omnes della formazione di un documento in un certo arco temporale o, comunque, della sua esistenza al momento della generazione della marca temporale
• La marca temporale è un documento informatico rilasciato da un servizio di marcatura temporale generalmente gestito da un Ente Certificatore
Conservazione sostitutiva: marca
temporale
Compiti del responsabile della conservazione?
• Definisce caratteristiche e requisiti del sistema di conservazione
• Gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa
• Genera il rapporto di versamento, come stabilito dal manuale di conservazione
• Genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o elettronica qualificata
• Effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione
• Assicura la verifica periodica (almeno ogni 5 anni) dell’integrità e leggibilità degli archivi
• Adotta misure per l’individuazione dell’eventuale stato di degrado dell’archivio e il ripristino
• Provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici
• Adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema
• Assicura la presenza di un pubblico ufficiale, ove previsto
• Assicura, agli organi competenti, l’assistenza e le risorse per le verifiche
• Predispone e aggiorna il manuale della conservazione
Conservazione sostitutiva:
Responsabile conservazione
Cosa include?
• Dati dei Responsabili della conservazione nel tempo
• La struttura organizzativa delle funzioni e dei soggetti coinvolti nel processo
• Descrizione degli oggetti conservati (formati, metadati, eccezioni)
• Descrizione delle modalità di presa in carico dei pacchetti rapporti di versamento
• Descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione
• Modalità di esibizione ed esportazione dei pacchetti di distribuzione
• Descrizione del sistema di conservazione (componenti tecnologiche, fisiche e logiche)
• Descrizione delle procedure di monitoraggio e verifica dell’integrità e soluzioni correttive
• Descrizione delle procedure per la produzione di duplicati e copie
• Tempi di scarto o trasferimento dei documenti
• Modalità e casistiche di intervento dei pubblici ufficiali
• Normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti
Conservazione sostitutiva: Manuale
della conservazione
Cosa prevede?
• Acquisizione del pacchetto di versamento
• Verifica della conformità del pacchetto di versamento con il manuale di conservazione
• Generazione e eventuale sottoscrizione del rapporto di versamento con riferimento
temporale
• Preparazione e sottoscrizione del pacchetto di archiviazione
• Preparazione e sottoscrizione del pacchetto di distribuzione
• Produzione e duplicazione/copia dei documenti informatici
• Scarto dei pacchetti di archiviazione scaduti (fatto salvo quelli di interesse storico)
Conservazione sostitutiva: processo di
conservazione
Cosa prevede?
» Viene superato il vincolo temporale per la conservazione delle fatture elettroniche. Il
procedimento diventa più semplice anche per le fatture: il procedimento di archiviazione
dovrà essere eseguito annualmente e non più ogni 15 giorni.
» E’ stato soppresso l'obbligo di comunicazione alle agenzie fiscali dell'impronta dell'archivio
informatico, con relativa sottoscrizione elettronica e marca temporale. Resta, invece,
l’obbligo per il contribuente, che si avvale della conservazione elettronica, di darne
comunicazione nella dichiarazione dei redditi.
» L’imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti dovrà essere corrisposta
con il modello F24 e non più con il modello F23, utilizzando esclusivamente il canale
telematico. Per tutti i titoli (fatture, atti, documenti, registri) che sono emessi e utilizzati
durante l’anno, l’imposta dovrà essere corrisposta in un’unica soluzione entro il termine di
120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, senza necessità di effettuare comunicazioni
preventive e consuntive.
Fonte: www.edotto.com
Conservazione sostitutiva: Decreto 17
giugno 2014
Cosa prevede?
» Formazione del documento informatico:
a. redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software;
b. acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico,
acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento
analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico;
c. registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi
informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi
disponibili all’utente;
d. generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o
registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti
interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma
statica.
Conservazione sostitutiva: Decreto 13
novembre 2014
Cosa prevede?
» Caratteristiche di immodificabilità e integrità dei documenti di tipo «a» (redazione tramite
l’utilizzo di appositi strumenti software)
la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata;
l’apposizione di una validazione temporale;
il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa;
la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di
sicurezza;
il versamento ad un sistema di conservazione.
Conservazione sostitutiva: Decreto 13
novembre 2014
Cosa prevede?
» Caratteristiche di immodificabilità e integrità dei documenti di tipo «b» (acquisizione
telematica e analogica): memorizzazione in un sistema di gestione informatica dei
documenti che garantisca l’inalterabilità del documento o in un sistema di conservazione.
» Caratteristiche di immodificabilità e integrità dei documenti di tipo «c» e «d» (registrazione
informatica e raggruppamento dati): registrazione e applicazione di misure per la
protezione dell’integrità delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di
sistema, ovvero con la produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della
stessa nel sistema di conservazione.
Conservazione sostitutiva: Decreto 13
novembre 2014
Cosa prevede?
» Al documento informatico immodificabile vengono associati i metadati che sono stati
generati durante la sua formazione. L’insieme minimo dei metadati è costituito da:
l’identificativo univoco e persistente;
il riferimento temporale;
l’oggetto;
il soggetto che ha formato il documento;
l’eventuale destinatario;
l’impronta del documento informatico.
Eventuali ulteriori metadati sono definiti in funzione del contesto e delle necessità
gestionali e conservative.
Conservazione sostitutiva: Decreto 13
novembre 2014
Firma elettronica avanzata: insieme di dati in forma
elettronica allegati oppure connessi a un documento
informatico che consentono l’identificazione del
firmatario del documento e garantiscono la
connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui
quali il firmatario può conservare un controllo
esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si
riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati
stessi siano stati successivamente modificati.
La firma Grafometrica è una tipologia di firma
elettronica avanzata.
Firma grafometrica
Il documento informatico sottoscritto con firma
elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato
nel rispetto delle regole tecniche di cui all’articolo 20,
comm 3, che garantiscano l’identificabilità
dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità del
documento, ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702
del codice civile. L’utilizzo del dispositivo di firma si
presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia
prova contraria.
Firma grafometrica
Processo operativo:
1. L’utente appone la firma autografa su tablet.
2. L’applicativo, oltre a rilevare la firma, registra alcuni
parametri biometrici, tra cui: velocità, inclinazione, pressione,
ecc.
3. I parametri biometrici vengono criptati e conservati
4. In caso di contenzioso il perito confronterà i parametri
biometrici rilevati dal SW con una firma di controllo
5. L’equivalenza (per range) autentica la firma grafometrica
Firma grafometrica
Vantaggi per l’utente finale:
1. Apposizione della firma senza smart card o altri supporti
IT
2. Inscindibilità della firma dal soggetto: la firma non può
essere riprodotta se non con il consenso del soggetto
3. Totale similitudine rispetto alla firma autografa su carta
4. Semplicità e intuitività dell’applicazione
Firma grafometrica
Vantaggi per l’azienda:
1. Utilizzo da parte del privato: la firma grafometrica
introduce la firma avanzata al grande pubblico, non
dotato di smart card
2. Applicabilità nell’ambito del B2C: agenzie di
assicurazione, sportelli bancari, front end ospedalieri,
desk alberghieri, ecc.
3. Stesso valore legale, tra le parti, della firma avanzata
Firma grafometrica