TALLER DE REDACCIÓN II

“““AAARRRCCCHHHIIIVVVÍÍÍSSSTTTIIICCCAAA”””

Tarea 3 – Mentefacto

Presentado Por:

GUSTAVO GRANADOS GONZÁLEZ

Grupo 1

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA, Y

ARCHIVÍSTICA

Armenia

Bogotá, noviembre de 2011

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“““AAARRRCCCHHHIIIVVVÍÍÍSSSTTTIIICCCAAA”””

Tarea 3 – Mentefacto

Presentado Por:

GUSTAVO GRANADOS GONZÁLEZ

Grupo 1

Docente

ALBA LUCIA AGUIRRE FRANCO

Licenciada en Tecnología Educativa

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA, Y

ARCHIVÍSTICA

Armenia

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IIINNNTTTRRROOODDDUUUCCCCCCIIIÓÓÓNNN

Con esta actividad se busca llegar al concepto general de la Archivística mediante la

aplicación de un Mentefacto Conceptual, que permita contextualizar grafica y esquemá-

ticamente esta ciencia en forma clara y precisa.

Para comenzar iniciaremos diciendo que la Archivística es una ciencia relativamente

nueva, contrariamente a los objetos de los que se ocupan, que tienen antigüedad. Mu-

chos autores coinciden en que sólo se puede hablar de Archivística propiamente dicha

hasta bien entrado el siglo XIX. Para algunos la Archivística como tal no aparece hasta

que Natalis de Wailly enuncia su principio de procedencia en 1841, diferenciándose de

las demás ciencias.

En el principio fundamental de la Archivística, se distinguen dos períodos: uno

Pre−archivístico y el de desarrollo archivístico, en el que se considera que ya es autó-

noma. No obstante, inicialmente se veía como una disciplina (siglo XIX), pero en la ac-

tualidad ya se le estudia como una ciencia en constante evolución, bajo dos tipos de

consideraciones: Como disciplina independiente y ciencia auxiliar de la historia.

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JJJUUUSSSTTTIIIFFFIIICCCAAACCCIIIÓÓÓNNN

La archivística es una ciencia en constante evolución que posee sus elementos propios

de estudio, sus propias características, y es importante conocer sus fundamentos, histo-

ria, campo de acción, por tal motivo es de primordial importancia el aprovechar los

cambios operados en las necesidades de los usuarios para ampliar nuestra visión y re-

novar procedimientos.

Los archivos han de adaptarse a los nuevos tiempos, para lo cual es necesario definir

periódicamente nuestra función y modificar nuestras estrategias de control de los do-

cumentos, a fin de satisfacer las necesidades de los usuarios.

Los archivos por tradición se han identificado como una acumulación incontrolable de

papeles y documentos que se guardan y/o acumulan en depósitos sin ningún criterio

técnico en cuanto a su organización. Llegando a tal punto que son atacados por agen-

tes físicos o biológicos, poniendo en peligro su permanencia, como fuente para la toma

de decisiones y la investigación histórica.

Los archivos se están transformando, dejando de ser depósitos oscuros de información

inutilizable, para convertirse en instrumentos efectivos de la gestión de las organizacio-

nes, tanto públicas como privadas.

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OOOBBBJJJEEETTTIIIVVVOOOSSS

GGGEEENNNEEERRRAAALLL

Comprender y analizar mediante una conceptualización grafica las bases teóricas de la

disciplina archivística, su proceso de desarrollo, terminología y metodología en el ámbi-

to local e internacional.

EEESSSPPPEEECCCÍÍÍFFFIIICCCOOOSSS:::

Identificar los conceptos generales sobre la archivística.

Diferenciar la Archivística con las Ciencias afines, Bibliotecología, Documenta-

ción, Archivos.

Aprehender la historia de la disciplina archivística y sus diferentes teorías

Comprender la significación del concepto de archivo y documento de archivo

como elementos fundamentales de la archivística.

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TTTaaarrreeeaaa 333

Esta segunda actividad (Tarea 3: ARCHIVÍSTICA) para-

lela a la del foro, se debe desarrollar en el mismo es-

pacio de tiempo y hasta las 23:00 horas.

Consiste en hacer una búsqueda juiciosa de información

sobre La Archivística, y apoyados en el corto video que

se encuentra en http://www.youtube.com/watch?v=3QpWBxrAKmk

y mediante un MENTEFACTO CONCEPTUAL (teniendo

en cuenta todas sus partes) dar a conocer la información el tema seleccionado, basán-

dose en dichas consultas bibliográficas.

Recodar:

1. Presentar la tarea en el formato deseado (…word, pdf, prezzi, slideshare…)

2. Debe llevar pasta, portada, introducción, justificación, objetivos (generales y especí-

ficos), cuerpo del trabajo, conclusiones y bibliografía.

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DDDEEESSSAAARRRRRROOOLLLLLLOOO DDDEEE LLLAAA TTTAAARRREEEAAA

P1. La Archivística es una rama de la Ciencia de la Información.

P2. La Archivística es Diferente a la Bibliotecología y la Museología.

P3. La Archivística se apoyada Ciencias Auxiliares como son la Paleografía,

Diplomática, Cronología, Historia, Derecho e Informática.

P4. La Archivística define las etapas del archivo como Gestión, Administrativo,

intermedio e histórico.

P5. La archivística clasifica los archivos en públicos y privados.

P6. La Archivística clasifica los Documento como Externos e Internos.

P7. La Archivística establece unos valores primarios y secundarios a los do-

cumentos.

P8. La Archivística se desarrolla mediante un Programa de Gestión Documental

que se divide en ocho (8) procesos: Producción, Recepción, Distribución,

Trámite, Organización, Consulta, Conservación y Disposición Final.

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CCCOOONNNCCCEEEPPPTTTOOOSSS BBBÁÁÁSSSIIICCCOOOSSS

Ciencias de la información (P1):

Según la UNESCO, no son sólo las Ciencias de la comunicación de las masas (radio,

TV, prensa, etc.) sino también todas aquellas que comunican a los individuos cualquier

información, como la Biblioteconomía, la Archivística, las Ciencias de la documentación.

El desarrollo de esta disciplina por parte de los propios profesionales de la información

es lo que la llevará a ocupar un espacio junto a otras disciplinas como la bibliotecolog-

ía, la archivología, museología, entre otras. De las cuales, muchas de ellas, han deve-

nido, según criterios de algunos, como ciencias también.

Concepto y definición de Bibliotecología (P2):

Por biblioteconomía se entiende el conjunto de conocimientos teóricos y técnicos relati-

vos a la organización y administración de una biblioteca. Comprende una parte doctri-

naria que estudia la teoría de la selección y adquisición de libros, catalogación, clasifi-

cación y régimen económico-administrativo de la biblioteca: recursos, local y mobiliario,

personal, conservación de los libros y uso de la biblioteca, y una parte que se relaciona

propiamente con el arte de administrarla, de gobernarla, para realizar con la mayor efi-

cacia y el menor esfuerzo los fines específicos de la institución.

La primera parte es científico-técnica; la segunda, en cambio, político-administrativa,

pues comprende el estudio de los métodos, medios y formas más convenientes para

asegurar un buen servicio público de lectura.

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Concepto y definición de Museología (P2):

La museología es un elemento esencial para la formación y adiestramiento del profe-

sional del museo. Incluye un sinnúmero de funciones y responsabilidades: la obtención

de fondos, la adquisición de un conocimiento adecuado de la legislación internacional

en relación con la importación y exportación de obras de arte, las áreas de importancia

creciente de la autenticación de obras de arte y de la planificación financiera; la educa-

ción del público, la conservación preventiva y la restauración, la protección y seguridad

de los bienes museísticos, la mercadotecnia.

La museología es una disciplina joven que tiene como técnica aplicada la museografía y

cuyo objeto propio es el museo. La museología es una ciencia joven en parte, todavía

en proceso constituyente, a la que ha precedido en el tiempo y en el espacio la museo-

grafía. Existe una sociedad de profesionales de los museos, el International Council of

Museums (ICOM), Consejero Internacional de los Museos. El ICOM difunde las infor-

maciones que le conciernen de interés museológico y museográfico por medio del bo-

letín ICOM News, Noticias del ICOM, que también es publicado en español.

Concepto y definición de la Archivística

El Consejo Internacional de Archivos (C.I.A.) define la terminología Archivística como:

"el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernien-

tes a las funciones de los archivos". Aquí engloba los documentos dentro de los archi-

vos, los pone al mismo nivel de importancia. No obstante otros profesionales de la ra-

ma la definen como la ciencia de los archivos, no de los documentos, aunque en última

instancia estos sean el producto integrante de aquellos. Considerando que la función

primordial de la Archivística serán los archivos, poniendo en un segundo plano a los

documentos.

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Así, la definición definitiva de Archivística es: "la ciencia que estudia la naturaleza de los

archivos, los principios de su conservación y organización y los medios para su utiliza-

ción".

Divisiones de la Archivística

Archivística general: Es aquella cuyos conocimientos ayudarán a ejercer el quehacer

profesional de cualquier archivero en cualquier archivo de una forma directa.

Archivística técnica: Está integrada por los conocimientos procedentes de otras disci-

plinas y técnicas que inciden en los archivos y en los documentos para su conservación

y reproducción y que sólo exigirán del archivero un acercamiento más o menos profun-

do a las mismas.

Ciencias auxiliares de la Archivística (P3).

Paleografía: Etimológicamente es la técnica de leer las inscripciones y escritos anti-

guos, determinando su origen, período, etc. Ciencia que estudia las escrituras antiguas

con el fin de analizar la evolución histórica. Los objetivos de la paleografía pueden re-

sumirse en tres aspectos:

Leer y descifrar los signos gráficos (letras, palabras, frases, signos complementa-

rios) de los correspondientes monumentos escritos, hasta llegar el paleógrafo

lector a saber lo que aquéllos significan en su sentido más elemental y simple.

Hacer examen sistemático de las escrituras y de los monumentos escritos para

tratar de situarlos en el tiempo y en el espacio.

Analizar la a naturaleza de los signos gráficos, para conocer el desarrollo intrín-

seco de la propia escritura, es decir, su origen, su evolución, sus cambios y va-

riantes.

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Diplomática: Etimológicamente es el estudio científico de los diplomas y otros docu-

mentos, tanto en sus caracteres internos como externos, para establecer su autentici-

dad o falsedad. Se puede definir la diplomática como: tratado del documento que lo

analiza críticamente en todo su conjunto, especialmente en su forma, génesis, evolu-

ción, tradición y conservación; disponiendo dicho análisis en orden a averiguar su au-

tenticidad, saber si es verdadero o falso, si lo es en todo o en parte, establecer su valor

como fuente histórica.

El fin de la diplomática no es otro que el establecimiento del método crítico con el que

aquel ha de ser estudiado a través de sus caracteres externos e internos, a fin de fijar

su autenticidad, datación, origen, transmisión y fijación del texto para determinar el valor

del documento como testimonio histórico, para lo cual necesariamente ha de establecer

su específica tipología.

Cronología: Etimológicamente (crono− + −logía) tiene tres acepciones:

1. Sustantivo femenino. Ciencia que tiene por objeto determinar el orden y fechas

de los sucesos históricos.

2. Manera de computar los tiempos: cronología griega, cristiana, musulmana.

3. Serie de personas o sucesos históricos por orden de fechas.

Es importante distinguir entre cronología matemática o astronómica y la cronología

técnica, es esta última, el objeto de atención de la Archivística, puesto que permite si-

tuar los acontecimientos en el desarrollo de la historia de la humanidad. Resulta espe-

cialmente útil para la documentación histórica.

Historia: La Archivística recurre a ella para elaborar su propia historia, la relación entre

ambas es muy estrecha, la organización de un archivo exige el conocimiento profundo

de la historia. La historia se hace inexcusable para las tareas de organización, sobre

todo para la clasificación.

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Derecho e informática: En la rama del derecho el archivero debe conocer determina-

dos campos; en lo respectivo a la informática puede ser una ayuda decisiva.

Definición de archivo

Un archivo " es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y

soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución públi-

ca o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para

servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para

los ciudadanos o para servir de fuentes de historia". Presenta las siguientes funciones:

Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante

ese período de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas y

para la toma decisiones.

Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos.

Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para, transcurrido un

tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados in-

definidamente, y destruir el resto.

Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus distintas

etapas, de acuerdo con los principios de la Archivística.

Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, me-

diante los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las

ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías.

Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que

garanticen su conservación íntegra en el tiempo.

Asegurar que éstas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo, queden

firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento del servicio.

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Etapas del archivo (P4):

Se debe distinguir cuatro puntos fundamentales, basados en el sistema archivístico nor-

teamericano de 1934, cuya idea principal es que los documentos tienen una vida similar

a la de un organismo biológico: nace (fase de creación), vive (frase de mantenimiento y

uso) y muere (fase de expurgo). Estos cuatro puntos fundamentales son:

Archivo de gestión: bajo el control de la administración, también es conocido como

archivo de oficina, debe permanecer en esta fase durante cinco años.

Archivo administrativo: es una organización administrativa de gran volumen y com-

plejidad, tan pronto como las oficinas dejan de utilizarlo llegan a este archivo.

Archivo intermedio: la documentación ha perdido prácticamente toda la utilidad que

había tenido, durante otros quince años se valora, selecciona y se expurga.

Archivo histórico: la documentación se conserva indefinidamente, debe poder ser

transmitido a las futuras generaciones.

Clasificación de archivos (P5):

Según el productor pueden dividirse en:

Públicos: según su actividad puede ser judiciales, militares, municipales.

Privados: personales, nobiliarios, eclesiásticos y de empresas.

Los archivos públicos no podrán nunca ser destruidos, su categoría vendrá determinada

por su ámbito, por su finalidad, serán administrativos o históricos. También pueden ser

singulares o múltiples según tengan uno o varios fondos. “los archivos van unidos a la

historia del hombre y nacen como una necesidad de la vida pública y privada”.

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Concepto de documento

El diccionario de terminología Archivística lo define como: " La combinación de un so-

porte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para

consulta".

En un sentido amplio es todo registro de información independiente de su soporte físico.

Abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento humano: (libros, revistas, fotograf-

ías, filmes, microfilmes etc.). Es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un

soporte perdurable que contiene información, que sirve para dar noticia de un hecho.

Documentos de archivo

Se puede distinguir tres partes dentro de los documentos de archivos:

Material o física (pergamino, papel, cinta, disco).

Estructura (formulario, cláusulas).

Contenido (mensaje).

Caracteres externos e internos de los documentos de archivo: estructura física o

materialidad como de los caracteres internos: la lengua empleada, autor, destinatario,

formulario, cláusulas, contenido o un mensaje.

Clasificación de los documentos de archivo (P6):

Caracteres externos:

Clases: dentro de este tendremos documentos textuales, iconográficos, sonoros,

audiovisuales, electrónicos.

Tipo: revela tanto el contenido como su estructuración.

Formato: la forma de reunirse los documentos.

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Cantidad: número de unidades.

Forma: copia simple, certificada etc.

Caracteres internos:

Entidad productora: autor del documento.

Orígenes funcionales: razones de su origen.

Fecha y lugar de producción: los sitúa en el tiempo y espacio.

Contenido sustantivo: asunto o tema que trata documento. Este se divide en:

o Intensivo: datos sobre asuntos concretos.

o Extensivo: datos sobre un conjunto de elementos.

o Diversificado: datos sobre cuestiones diversas.

Valor del documento (P7):

Valor primario: también se le llama administrativo o legal, tiene como función

plasmar la gestión de una actividad determinada, servir de garantía o de prueba

de algo.

Valor secundario: o histórico, sirve como medio para la investigación cultural e

histórica.

Programa de Gestión Documental (P8):

Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental co-

mo el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,

manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,

desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conser-

vación”. Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de ins-

trucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de

la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción,

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distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los do-

cumentos.

Producción:

Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, con-

forme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

Recepción:

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para

la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Se

debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean compe-

tencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar ini-

cio a los trámites correspondientes.

Distribución:

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Se

relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin inter-

esar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de

control y verificación de recepción y envío de los mismos.

Trámite:

Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su

función administrativa. En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un

conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos inte-

gran sus respectivas series documentales.

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Organización:

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los do-

cumentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. El con-

junto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende

los procesos archivísticos de:

1. Clasificación documental. “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y es-

tablecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y

subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad”.

2. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respecti-

vas series en el orden previamente acordado.

3. Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o

de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para

la gestión o la investigación.

Consulta:

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información

que contienen. La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, depen-

dencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información conteni-

da en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos.

Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y

solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al

funcionario competente.

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Conservación:

Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad

física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. En este proce-

so se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los

documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sis-

temas de almacenamiento de información en sus distintos soportes.

Disposición Final:

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conser-

vación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas

de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD para la Administración

Pública Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposición Final, implica que a

cada serie o subserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su

conservación permanente, reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya

aplicación se observen principios y procesos archivísticos, la eliminación cuando agota-

dos sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigación o la

selección de algunas muestras representativas.

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CCCOOONNNCCCLLLUUUSSSIIIOOONNNEEESSS

Mediante la aplicación de un Mentefacto conceptual se logro contextualizar en forma

clara y lógica el concepto de Archivística, especialmente cual es la importancia de los

archivos, estableciendo un parámetro sobre la apreciación de los mismos. Explotando

el conocimiento adquirido con la elaboración del esquema mental.

Como se ha visto hasta ahora los profesionales de la información somos los que tene-

mos la mayor responsabilidad en el desarrollo de la ciencia de la Información y lógica-

mente de la Archivística, eso repercutirá en la realización de mejores procesos relacio-

nados con la conservación y custodia de la documentación.

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BBBIIIBBBLLLIIIOOOGGGRRRAAAFFFÍÍÍAAA

Arango Thomas, Bertha Lucia, “Gestión electrónica de documentos”, Scientia et Técnica, vol. 07, No. 15, Pereira, Marzo 2001, p. 121-127

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