ARCHIVOES EL LUGAR DONDE SE CONSERVA LA HISTORIA DE UNA EMPRESA. EL ARCHIVO ESTÁ CONSTITUIDO POR PAPELES QUE GUARDAN INFORMACIÒN VITAL PARA EL DESARROLLO DE LA MISMA. ESTA INFORMACIÒN ESTÁ ORGANIZADA Y CLASIFICADA EN CARPETAS QUE SE GUARDAN EN GAVETAS ESPECIALMENTE DISEÑADAS PARA ELLO.

DE UNA ADECUADA ORGANIZACIÒN DEPENDERÀ LA EFICACIA EN EL TRÀMITE Y LOCALIZACIÒN DE CORRESPONDENCIA.

LOCAL

EL ESPACIO DESTINADO AL ARCHIVO DEBÈRÀ SER FUNCIONAL, AMPLIO, CON ILUMINACIÒN Y VENTILACIÒN ADECUADA PARA EVITAR EL DETERIORO DE LOS DOCUMENTOS

ARCHIVISTA

PARA EL MANEJO CORRECTO Y LA ACERTDA CLASIFICACIÒN DE LOS PAPELES ES CONVENIENTE QUE EL ARCHIVO SEA MANEJADO POR UN ARCHIVISTA, PERSONA DEBIDAMENTE CAPACITADA PARA ELLO.

LOS ARCHIVEROS

SON MUEBLES DISEÑADOS ESPECIALMENTE PARA GUARDAR LOS DOCUMENTOS. LOS HAY DE DIFERENTES PRESENTACIONES (GAVETAS O ANAQUELES) Y MATERIALES (MADERA O METAL).LOS DE GAVETAS VARÌAN EN TAMAÑO, LOS HAY DESDE UNA HASTA CINCO O SEIS GAVETAS.

EN LOS ARCHIVEROS SE AGRUPAS LOS PAPELES YA CLASIFICADOS Y ORDENADOS EN CARPETAS O FOLDERS; ÈSTOS TIENEN UNA PESTAÑA HACIA ARRIBA EN DONDE SE ANOTAN LOS DATOS DE IDENTIFICACIÒN DE CADA UNO. LAS GAVETAS TIENEN AL FRENTE UN PORTAMARBETE EN DONDE SE ANOTAN LOS DATOS QUE NOS PERMITIRÀN SABER LO QUE EN ELLAS SE GUARDA.

GUIAS CLASIFICADORASPARA EVITAR EL EXTRAVÌO DE LOS PAPELES ANTES DE SER TRALADADOS Y GUARDARLOS EN EL ARCHIVO, SE UTILIZAN GUÌAS CLASIFICADORAS QUE NOS PERMITEN ORDENERA UN GRAN VOLUMEN DE CORRSPONDENCIA EN FORMA RÀPIDA Y SEGURA , INTERCALANDO LOS DOCUMENTOS Y NUMÈRICAMENTE.

CARPETAS

Comúnmente llamadas folders están elaboradas de cartulina y las hay en dos tamaños: carta y oficio. Cuando se ordenan documentos y correspondencia de un mismo asunto decimos que estamos formando un expediente

Son cajas de madera, metal o acrílico, de diferentes medidas, que nos permite localizar, por medio de tarjetas, cualquier documento archivado en las gavetas.

Este sistema de archivo es ideal para departamentos en los que se requiere tener información al día como almacén, personal o contabilidad. Son charolas desplazables con tarjetas en donde se anotan fechas, nombres de clientes, movimientos y existencias de mercancias.