6

Es el lugar donde se guarda los documentos de la empresa.

Tipos de archivos

• Según su ubicación

• Centralizado- se almacena en un único archivo

• Descentralizado- Cada departamento tiene su propio archivo

• Mixto- Se usan los dos sistemas anteriores

• Según la frecuencia de su utilización

• Activo- Almacena la documentación de consulta frecuente

• Semiactivo- Se guarda documentación e consulta esporádica

• Inactivo- Almacena información que debe conservarse indefinidamente

• Según el soporte en el que se encuentren

• Convencional- Almacena documentos que están en soporte papel

• Microfilme- Permite una reproducción exacta de los documentos en muy poco

espacio

• Informático- Permite almacenamiento los archivos generados con las

aplicaciones informáticas

Hay que tratar, clasificar y custodiar la información de la empresa.

Tareas para elaborar un archivo

Registro

(todos los documentos en la empresa ha de ser

registrados)

Estudio y análisis

(Se debe proceder a su estudio y análisis, para poder

extraer los datos que interesan)

Clasificación y ordenación

(Se han de clasificar, para lo que se utilizaran

distintos sistemas)

Archivo

(Solo con los datos ya extraídos y guardados , se

podrán crear archivos correspondientes)

Custodia

(Los documentos han de ser custodiados

convenientemente mientras sean utiles)

Clasificación y ordenación de los

documentosConsiste identificar y agrupar los

documentos según sus características

Sistemas de clasificación:

Alfabético

Numérico

Alfanumérico

Cronológico

Geográfico

Analítico

Todo el personal debe conocer y utilizar una serie de normas básicas.

Han de tomar medidas de seguridad necesarias.

Dependienta de la función de los trabajadores, dispondrán

de un mayor o menor grado de acceso a la información

Es necesario tener en cuenta la ley de protección de datos

Acceso a la consulta del archivo

El responsable del fichero ha de adoptar las metidas necesarias

para garantizar su seguridad.

Especial referencia a la ley de protección de datos

Es referida al honor, intimidad personal y familiar , y la propia imagen

en cuanto a la protección de datos de carácter personal

Ficheros de nivel básico- Los que tiene

cualquier dato de carácter personal

Ficheros de nivel medio- Contiene datos

de las personas relativos a la comisión de

infracciones administrativas…

Ficheros de nivel alto- So aquellos que

tiene datos especialmente protegido