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ARCHIVOGENERALDE LA NACiÓNCOLOMBIA I

PROSPERIDADPARA TODOSACTA

ACTA No. I Rendición de Cuentas de la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos - SNA ala Ciudadanía

CIUDAD y FECHA: Bogotá, 25 de abril de 2013. I HORA INICIO: 10:00 I HORA FIN: 12:00a.m. m.

TEMA: Rendición de Cuentas de la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos a la Ciudadaníasobre las perspectivas y avances con relación al fortalecimiento de la política archivística del país.

OBJETIVO (S) DE LA REUNION: Continuar generando transparencia, condiciones de confianza entregobernantes y ciudadanos, garantizar el ejercicio del control social a la administración durante lavigencia 2013, y continuar fomentando el dialoqo y la retroalimentación entre la ciudadanía y el AGN.

DESARROLLOVERIFICACiÓN DE QUORUM: Se realizó el registro y actualización de datos de cada uno de losasistentes.

TEMAS:

1. Audiencia Pública de Rendición de Cuentas de la Subdirección del Sistema Nacional deArchivos 2013.

El Archivo General de la Nación -AGN, con el objetivo de continuar generando transparencia,condiciones de confianza entre gobernantes y ciudadanos, garantizar el ejercicio del control social a laadministración durante la vigencia 2013, y fortalecer el dialogo y la retroalimentación entre la ciudadanía yel AGN, presentó los resultados del Sistema Nacional de Archivos, durante el periodo noviembre 2012-marzo 2013, bajo el titulo "Perspectivas y avances con relación al fortalecimiento de la política archivísticadel país".

El moderador informa la programación de la jornada, la dinámica de cómo se desarrollará la AudienciaPública y le da la palabra al Director General, quien lideró junto con el Subdirector del Sistema Nacionalde Archivos la Rendición de Cuentas. La jornada se desarrolló según lo planeado y en el tiempo previsto.

1.1. Objetivo General:

Dar a conocer a la ciudadanía, público objetivo y servidores públicos del AGN, las perspectivas y avancesde la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos.

1.2. Objetivos específicos:

- Promover la participación del público objetivo de la Subdirección del Sistema Nacional de Archivosen su Rendición de Cuentas.

- Recibir las sugerencias y aportes de los ciudadanos frente a las perspectivas y avancespresentados durante la Rendición de Cuentas de la Subdirección del Sistema Nacional deArchivos.

1.3. Medios de comunicación:

Los medios de comunicación que se emplearon para divulgar los resultados de la gestión del SNA fueron:

Correo electrónico:

• Encuesta:

Con el objetivo de conocer los aspectos que a la ciudadanía y público objetivo le gustaría conocer sobrelas perspectivas y avances de la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos, y las propuestas quepermitan que la Subdirección mejore su gestión; se puso a su disposición una encuesta en formatodigital. Esta encuesta se envío a 4.000 correos electrónicos teniendo en cuenta la base de datos de laSubdirección, de las cuales fueron respondidas 23. También se publicó la encuesta en la página Web dela Entidad y se recibieron 11 respuestas, para un total de 34 encuestas. La encuesta aplicada fue lasiguiente:

Proceso: Gestión Documental Fecha: 2011-11-22 Versión: 5 Código: GD-302-FR-005 Página 1 de 16

ACTA IPROSPERIDADPARA TODOS

ARCHIVOGENERALDE LA NACI6NCOLOMBIA

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Encuesta. Relldi'cióll de Cuentas del Sssterna Nacional' de Archi,vos 2013

Fecha:

Ciudad:

"ia Audiencia pública de Rendición de Cuentas es tina reunión en la que usted P[lede conocer sobre losprogramas y servicios de lo Entidad, pero tombién pregunrar y proponer acciones poro mejorar"

1. ¿Qué información Ie gustaría conocer sobre el Sistema Nacional de A,·ch'vos -SNA? Puede marcar variasopciones.

a. Eje·cución presucuestetb. Estado de avance del SNA en las regionesc. Oesernpefio de 105 actores del SNA en los municipios, distritos '1 departamentosd. Resultado de las acciones de Inspección y Vigilancia a las entidades que contorman el SNAe. Ley de víctimas yarchivos de Derechos Humanos (DDHH)f. Resultados lnoice de Gobierno Abierto (IGA) componente organización de la informacióng. Cobertura de programa de capacitación del AGN para el SNAh. Provectos ·v convenios de cooperación interi nstituci ona Ii. Perspectivas del SNA a 2.013i Problemas V obsta culos para el curnplirnrento oe la Ley 5!M de 2.000k. Otras. Especifique cuales .

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, .1. Correo certificado2. Correo eiectrénrco:: Tp.lpfonn

4. P'r.crua5. Rt:'ut:::l ::a~idlt:":!!b. I erevtsron7. Pagina webS. Radio9. Video conferencia

10. Ouo, ¿Cudl?

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Las respuestas obtenidas frente a esta encuesta son las siguientes:

ENCUESTA RENDICiÓN DE CUENTAS DE LA SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DEARCHIVOS 2013 (APLICADA A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO: 23 ENCUESTAS)

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1. ¿Qué información le gustaría conocer sobre elSistema Nacional de Archivos -SNA?

2. ¿Qué comentarios o sugerencias tiene para eldesarrollo y fortalecimiento de! ~NA?r-~--~~-----------------------------------------------------~-_..-._---

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3. ¿Oup información lE' zustarta rE'cibir dE'l SNA?'~o)I"m"I .•<ió" ,·lo·

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4. ¿Por qué medio le gustaría recibir informaciónsobre la Audiencia Pública de Rendición de

Cuentas del AGN?

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• ARCHIVO IPROSPERIDADGENERAL ACTADE LA NACION PARA TODOSCOLOMBIA

Con el objetivo de lograr mayor impacto en el público externo, se envió a través de correo electrónico a labase de datos de la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos, la invitación a participar en laRendición de Cuentas. En total fueron enviadas 4.000 invitaciones:

• Invitación:

ENCUESTA RENDICiÓN DE CUENTAS DE LA SUBDIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DEARCHIVOS 2013 (APLICADA A TRAVÉS DE LA PÁGINA WEB: 11 ENCUESTAS)

1. ¿Qué información le gustaría conocer sobre elSistema Nacional de Archivos -SNA?

2. ¿Qué comentarios o sugerencias tiene para eldesarrollo y fortalecimiento del SNA?

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• Cortinillas: Se realizaron 3 cortinillas las cuales se proyectaron a través del canal destreaming durante el evento de rendición de cuentas y en la pantalla de la recepción de laEntidad.

Fecha: 2011-11-22 Versíón: 5 Código: GD-302-FR-005 Página 3 de 16Proceso: Gestión Documental

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3. ¿Qué información le gustaría recibir del SNA?r

4. ¿Por qué medio le gustaría recibir informaciónsobre la Audiencia Pública de Rendición de

Cuentas del AG~N? -1

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COlOMBIA

El Archivo General de la NaCión Jorge Palacios Preciado. tiene el gusto de invitado (a) a participar en laAudiencia Pública de Rendición de Cuentas de la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos, espacio enel cual usted tendrá la oportunidad de preguntar y hacer propuestas para mejorar la gestión de estaSubdirección.

Fecha: Jueves 25 de abril de 2013Hora: 1Q:00a.m.aI2:0Qm.Lugar: Sala de Exposición No. 2

Archivo General de la NaciónCarrera 6 No. 6-91Bogotá O.C - Colombia

iParticipa!

www.aremvogeoeral.govccjwrtter: @ArchivoGeneral

racebcek: www.facebook.com!ardw •.•czeoerar


ARCHIVOGENERALDE LA NACiÓCOLOMBIA

Rendición de Cuentas Subdireccióndel Sistema Nacional de Archivos.Continuamos generando transparencia, condiciones de confianzaentre gobernantes y ciudadanos y garantizando el ejercicio delcontrol social a la administración.

_~.~Rendición de Cuentas Subdireccióndel Sistema Nacional de Archivos.Hacia el fortalecimiento de un sistema que permita la transparenciay el acceso a los archivos públicos del país.

a la Rendición de Cuentas delSistema Nacional de Archivos -SNA

Página Web:

A través de la página Web del AGN, se realizaron 4 publicaciones informándole a la ciudadanía laestrategia de la Entidad de realizar rendición de cuentas en permanente durante la vigencia 2013, asícomo el objetivo de la Rendición de Cuentas de la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos, fechahora y lugar. También se publicó un comunicado informado el cambio de fecha de la Rendición deCuentas y finalmente una nota presentando la Agenda para la Rendición de Cuentas.

Sistema Nacíonal de Archivos

Rendición de Cuentas de laSubdirección del SNA


ACTAARCHIVOGENERALDE LA NACI6NCOLOMBIA I

PROSPERIDADPARA TODOS

El siguiente cuadro presenta el número de visitas registradas para cada una de las notas publicadas:

Nombre dela

Publicación

Fecha dePublicación

No. deVisitas

URL de la Publicación

Rendiciónde Cuentasde laSubdireccióndel SistemaNacional deArchivos

4 de marzode 2013http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8075 84

Encuesta deRendiciónde Cuentasdel SNA

20 de marzode 2013

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8233 71

Comunicado"Rendiciónde Cuentas"

22 de marzode 2013


CARTILLARendiciónde Cuentasdel SistemaNacional deArchivos

25 de abrilde 2013


Redes Sociales:

A través de estos medios de comunicación, se mantuvo informado a los seguidores y fans de la Entidadsobre la rendición de cuentas de la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos y se otorgaronincentivos por la participación de los mismos durante la Audiencia Pública. A continuación se presentanlos resultados obtenidos:

• Facebook:

Esta red es la que más audiencia tiene en la Entidad y durante la Rendición de Cuentas de laSubdirección del Sistema Nacional de Archivos, se realizaron 3 publicaciones referentes al evento, lo quegeneró que 4.547 personas vieran dichas publicaciones; de esta cifra, 233 personas dieron clic en laspublicaciones para leer más; Así mismo, 52 personas generaron algún tipo de comentario y/o dieron "megusta" a las publicaciones realizadas sobre el evento.

La siguiente gráfica muestra detalladamente cómo se generó movimiento en una de las publicacionesrealizadas por la Entidad el pasado 22 de marzo (esta fue la que más visualizaciones e interaccionesgeneró).

~ Archivo General

~ COMUNICADO

El Archivo Gener.1 de la Noción Jorge Pelecíos Preciedo -AGN, informa a la comunidad que la Rendición de Cuentas dela Subdlfección del Sistema Nacional de Archivos, que serealizan"a el próxrno jueves 4 de abril de los: comentes, con elfin de presentar las perspectivas y avances con relación alfortaleorrnento de la pohuca archivistica; fue reprogramadapara el Jueves 25 de abril del año en curso, de 10:00 a.m. a12 rn., en la Sala de Exposición No. 2.de la Enudad, Carrera 6NO. 6-91.

Ver publicaoón

2/4/201 184 425 2,71% ~

2rO 1 0/0- ~

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22/3/2013 cor~UNICADO El Arch vo General de la N .. 1.633 28 12

.. 11

Tomado de www.facebook.com

• Twitter

Con el objetivo de tener mayor control e interacción con los seguidores de la Entidad a través de twitter,se creó el Hashtag #AGNRindeCuentas el cual se uso durante la Rendición de Cuentas. En total, durante

Proceso: Gestión Documental Fecha. 2011-11-22 Versión. 5 Códiqo: GD-302-FR-005 Pagina 5 de 16



el evento se realizaron 68 tuits y retuits por parte de la Entidad. Asimismo, por parte de los seguidores dela marca @ArchivoGeneral se recibieron 22 retuits y 34 menciones utilizando la etiqueta@ArchivoGeneral, tal como se evidencia en la siguiente gráfica:

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Fuente: www.twentyfeet.com

2. Incentivos

Para lograr mayor participación de nuestros seguidores y fan de las redes sociales, se presentaron lossiguientes incentivos:

2.1. Certificado de participación ciudadana y control social, para las personas que tenganasistencia presencial a la Rendición de Cuentas.

2.2. Un cupo para asistir al Seminario Internacional ''Transparencia del Estado: Gestión,preservación y acceso a los documentos públicos" el cual se realizará del 3 al 5 de julio de2013; a la persona que esté conectada durante la transmisión de la Rendición de Cuentas dela Entidad y sea la primera en completar la frase que se transmitirá a través del streaming. Larespuesta completa se debe enviar a través de nuestras redes sociales: Twitter:@ArchivoGeneral Facebook: www.facebook.com/ArchivoGeneral

A través del canal de streaming se conectaron durante la Rendición de Cuentasaproximadamente 40 personas, sin embargo ninguna de ella completo la frase que setransmitió durante la Audiencia. Por esta razón este componente no tuvo ganador.

Un juego de infografías y una Cartilla de Gestión Documental Electrónica, al ciudadano quedurante el espacio de control social, tenga mayor interacción. El ganador de este componentefue Clara (@aquinarra). Esta persona fue quien más interacción tuvo con la cuenta@ArchivoGeneral realizando preguntas sobre la Rendición de Cuentas de la Subdirección delSistema Nacional de Archivos, comentarios y retuiteó las publicaciones realizadas por laEntidad.

Proceso: Gestión Documental Fecha: 2011-11-22 Página 6 de 16Versión: 5 Código: GD-302-FR-005



Archivo General-t-· ~::;er~ :3'~lln

~+Ii"1 ifelici aciones! ,§aquinarra. por u ac iva participación en#AG~Jr:;:indeCuentas.eres la ganadora de un juego de infografías y 2publicacionesReducir +- Responder ññ Eli unsr * Favoritc ••• Mas

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3. Desarrollo de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas:

La Rendición de Cuentas de la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos, se desarrolló teniendo encuenta el formato tipo entrevista, en el cual el Director General, a partir de un formato base, le preguntó alSubdirector del Sistema Nacional de Archivos, sobre los avances y logros en diferentes temas de laSubdirección, de los cuales se destacan los siguientes temas, que a lo largo de la presentación fuerondesarrollados en profundidad.

¿Cuál es el universo sobre el cual el Archivo General de la Nación a través del SistemaNacional de Archivos está actuando? 8.724 entidades de las cuales tenemos por verificar 123 aNivel Nacional y 766 a nivel territorial.

• ¿Cuáles han sido los resultados del Sistema Nacional de Archivos en las diferentes áreasde actuación? Modernización de las entidades del Estado a través de la aprobación yseguimiento de las TRD y TVD en el orden Nacional, Seguimiento; Inspección y Vigilancia a losArchivos que hacen parte del SNA; Capacitación a las Entidades que lo conforman en temas tanrelevantes como son los nuevos decretos que apoyan la Ley de Archivos, Organización deArchivos y otros novedosos como Gestión de Documentos Electrónicos de archivos entre otros.De igual forma se ha trabajado en actualización normativa, Gestión y organización de archivossonoros y audiovisuales, archivos de derechos humanos, archivos de comunidades indígenas yafro descendientes, además de fortalecer el trabajo de los comités técnicos de archivos.

• ¿Cuáles son las metas de la Subdirección del Sistema Nacional de Archivos para el año2013 y cómo vamos a lograrlas? Existen varias, pero a corto plazo se destacan: Desarrollar yactualizar la normatividad en particular lo relacionado con Archivos electrónicos, Archivos deDDHH, Archivos étnicos y afrodescendientes, Archivos Históricos, Archivos intermedios yPatrimonio documental; Desarrollar normatividad y acuerdos para mejorar la función archivísticaen las demás ramas del poder público que hacen parte del SNA; Avanzar en capacitación yasistencia técnica en materia de archivística, de preservación, conservación y archivos decategorías especiales en las entidades que hacen parte del SNA; Actualización del Diagnósticode la función archivística del país e identificación prioridades y estrategias de mejoramiento;Actualización del Censo Nacional de Archivos e identificación del patrimonio Documental delPaís; Realización de alianzas estratégicas a nivel Sectorial, Territorial, Nacional, Internacionalpara el mejoramiento de los archivos

• ¿Cómo se espera que sea la participación de las diferentes instancias del Sistema Nacionalde Archivos? Activa y de cooperación permanente y recíproca entre las instanciascoordinadoras, ejecutoras y asesoras.

De igual forma, con base a lo expuesto, se presentarán los siguientes resultados: Luego de un análisisestructural y legal del estado, se concluyó que el universo de actores que hacen parte del SNA, son 8724entidades con corte al 31 de marzo de 2013.


POBLACiÓN OBJETIVO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS


ARCHIVOGENERALDE LA, .4.CION

COLOMBIA

ORDEN NACIONAL

~SECTOR ENnDADES

NUMERO DE SECTORES 1 SECTOR AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL 16ENTIDADES

2 SECTOR AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE 9RAMA EJECUTIVA 16S 24 3 SECTOR COMEROO, INDUSTRIA y TURISMO 10

RAMA LEGISLATIVA 3 4 SECTOR CULTURA 4RAMA JUDICIAL S S SECTOR DE CIENCIA Y TECNOlOGfA 1

ORGANISMOS DE CONTROL S 6 SECTOR DE ESTAOfSTlCAS 3

ORGANIZACiÓN ELECTORAL 2 7 SECTOR DE INa.U5IÓN SOCIAL y RECONCILIACIÓN 6

ORGANISMOS INDEPENDIENTE 10 8 SECTOR DE INTERIOR 6

POR VERIFICAR 123 9 SECTOR DE JUSTICIA Y DEL OERECiO 5

313 2410 SECTOR DE LA FUNCIÓN PÚBLICA 2

TOTAL11 SECTOR DE LA PRESIDENOA DE LA REPÚBLICA 5

SOBRE UN UNIVERSO BASE DE 8.724 ENTIDADES 12 SECTOR DE LA PROTECOÓN SOOAl 12

EN TODO EL TERRITORIO NACIONAL 13 SECTOR DE PLANEAOÓN 414 SECTOR DE RELACIONES EXTERIORES 3

ORDEN TERRITORIAL15 SECTOR DE TEo.¡QtOGfAS DE LA INFORMAOÓN y LAS COMUNICACIONES S

NUMERO DE SECTORES 16 SECTOR DEFENSA NACIONAL 15

ENTIDADES 17 SECTOR DEL DEPORTE 1

AMA EJECUTIVA 3.98 18 SECTOR DEl TRABAJO 5Porverifica

19 SECTOR EDUCACIÓN NACiONAL 11AMA LEGISLATIVA 1.13

16MAJUDICIAL 6 Por verifica 20 SECTOR HAOENDA y CR~DITO PÚBLICO

1.30< Por verifica21 SECTOR INTElIGENOA ESTRAT~GICA y CONTRAINTEUGENCIA 2

RGANISMOS DE CONTROl

RGANIZACIÓN ElEGORAL 1.10 Por verifica 22 SECTOR MINAS Y ENERGrA 13

RGANISMOS INDEPENDIENTES 1 Por verifica23 SECTOR TRANSPORTE 5

OORPORACIÓN AU NTONOMA REGIONAL24 SECTOR VIVIENDA aUDAD y TERRITORIO 4

3 Por verificaTOTAL 163

OR VERIFICAR 76

OTAl 8.41 'SIN INClUIR PRESIDENCIA V VICEPRESIDENCIA

-~.~I 4l. 4' ., ~ @ -,

A lo largo de los últimos veinte años (1992 - 2012) el AGN ha realizado un total de 353 eventos, loscuales incluyen seminarios (56), foros (20), talleres (106), cursos (130) y videoconferencias (41). De igualforma y para el mismo periodo, se capacitaron un total de 33.716 funcionarios.

CAPACITACiÓN ARCHIVíSTICA

EVENTOS DESTACADOS

Desarrollo de capacitación externa ademanda de

las entidades solicitantes y por la línea deventa de servicios.

SEMINARIO DE ARCHIVOS DE TRADICIONIBERICA

XXI SEMINARIO DEl SISTEMA NACIONAL DARCHIVOS

12a. Reunión de Consejos Departamentalede

Archivos para seguimiento a las actividadessegún decreto 2578 de 2012.

COMITÉS TÉCNICOS DEL SISTEMA NAClONADE ARCHIVOS

•. CapacitaciónRegionales

En cuanto a las Tablas de Retención Documental, el AGN ha aprobado un total de 281 Tablas deentidades del orden nacional, en un periodo de 14 años (1998 - 2012). Respecto de las TVD, aprobó en7 años (2005 - 2012), 48 Tablas de Valoración, de las cuales del 27%, correspondían a entidades delorden territorial. A lo anterior se le debe sumar las 432 TRD de entidades del orden territorial aprobadaspor los Consejos Territoriales de Archivos, así como las 29 TVD.




MODERNIZACiÓN Y EFICIENCIA DEL ESTADO A TRAVÉS DE LOSACTORES DEL SNA

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL APROBADAS PORAÑO

1998 - 2012

1998

1999 26

60 100% ENTIDADESORDEN NACIONAL

2000 6054

• CANTIDAD

22

17 I• • i-"-L • •2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012

2001 54

362002 36

J;----------.,262003

2004

2005 11

2006 171998 1999 2000 2001 2002

2007 10

2008

2009 22

18 ENTIDADES Apoyar y mejorar el esquema de asesoramientotécnico y acompañamiento a entidades, enelaboración y aplicación de TRD mejorando lascifras en un porcentaje igualo superior al 50%conrelación al año anterior.

2010

2011

2012

OTAl 281

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En relación con las funciones de Inspección, Vigilancia y Control, el AGN ha conformado un total de 801expedientes de las entidades que conforman el SNA, de las cuales 256 han suministrado el Formato deAutoevaluación Archivística y 234 mantienen un Plan de Mejoramiento Archivístico - PMA, con el AGN.

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS: PORCENTAJE DE ENTIDADESINSPECCIONADAS DEL AÑO CONSOLIDADO TOTAL PAís

• ENTIDADES PARA INSPECCIONAR ENTIDADES INSPECCIONADAS

8.724Entidades que son objetode seguimiento por parte

delSNA

ENTIDADES INSPECCIONADAS DESDE 1.998

ENTIDADES A ENTIDADES

INSPECCIONAR INSPECCIONADAS

VALOR 8.724 8019,2%100%PORCENTAJE

Respecto de las actividades relacionadas con Archivos de Grupos Étnicos y Derechos Humanos, seremitieron las circulares externas 3 y 4 a todas las entidades de la rama ejecutiva del orden territorial(1133 entidades). Se realizaron trabajos de campo con las comunidades Awá y con el plan de PalenqueGlobal. Finalmente se realizó un convenio con el Centro de Memoria Histórica.




POLíTICA PÚBLICA RELACIONADA CON LA GESTiÓN Y ADMINISTRACiÓN DE LOSARCHIVOS DE DERECHOS HUMANOS Y MEMORIA HISTÓRICA

(-)La propuesta de protocolo se basa en las_ •• disposiciones de la Ley 594 de 2000, con un

tratamiento específico en lo referido a lasviolaciones de los DDHH e infracciones alDerecho Internacional Humanitario.

El Sistema ha planteado una serie de retos que se espera impacten favorablemente los indicadores,respecto del periodo anterior, de los cuales se presente un pequeño resumen.

METAS PARA EL FORTALECIMIENTO DEL SNA

@~•• I~

El informe completo sobre la Información presentada durante la Rendición de Cuentas de la Subdireccióndel Sistema Nacional de Archivos se presentó a la ciudadanía a través de un formato tipo cartilla"Perspectivas y avances con relación al fortalecimiento de la política archivística", la cual fue publicada enla página Web de la Entidad. Link: http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8338

4. Preguntas de los ciudadanos

4.1. Presenciales (auditorio)

4.1.1. Luis Fernando Ángulo de la Clínica San Rafael. Muchas gracias por la invitación al ArchivoGeneral, quiero felicitar y agradecerle este espacio y esta rendición de cuentas que nos hanpresentado pero me saltan muchas dudas con respecto a la Rendición de Cuentas, primero, elArchivo General de la Nación es una entidad creada a nivel nacional que controla, vigila todoel tema archivístico en el país no solo la entidad privada entonces me inquieta un poco cuandoveo que en la Rendición de Cuentas siempre se habla de las entidades municipales, lasentidades de gobernaciones y todas las entidades del Estado como tal, pero no se aborda laentidad rivada o miro esos indicadores ue muestran son mu obres, 20% de cobertura

Proceso: Gestión Documental Fecha: 2011-11-22 Código: GD-302-FR-005 Página 10 de 16Versión: 5

ACTAARCHIVOGENERALDE LANACI6NCOLOMBIA I


en el tema de control y vigilancia, el tema de la cobertura con los municipios y tengo laoportunidad de viajar por muchos municipios del país en donde incluso los mismos alcaldes ylos mismos departamentos de las alcaldías y pues a mí me apasiona el tema de los archivos yuno va y hace intervenciones con ellos y verdaderamente encuentra que es muy pobre, peropobrísimo este tema archivístico en las entidades, principalmente en los entes territoriales.

Yo si quiero preguntar o dejar como primicia ese tema de que las entidades municipales nopueden esperar cumplir una norma, es que la norma del archivo me dice esto, sino que yadeban empoderarse y sensibilizarse de lo que es un tema archivístico, por eso yo sugiero quedentro de estas metas y dentro de estas estrategias se hagan articulaciones con losministerios de las TIC, el Ministerio de Educación para que se aborde este tema en loscolegios, en las escuelas y en las mismas universidades como algo ya propio de las entidadesy que por favor se aborde mucho más la entidad privada, porque estamos muy corto con eltema privado, no nos están abordando, nosotros trabajamos con las normas archivísticas delArchivo General de la Nación pero como no hay ese empoderamiento hacia la entidad privadaahí nos quedamos.

El Director General, Carlos Alberto Zapata Cárdenas toma la palabra y responde que ese ejercicio quehoy el señor Angula está representando de control ciudadano al desarrollo y la gestión de las entidadespúblicas fuera mucho más amplio en el sentido de la participación pero me parece que usted estárepresentando un sector muy importante de la archivística nacional que tiene que ver con las área que dealguna manera no hemos logrado impactar como nosotros quisiéramos. Reconocemos evidentemente laslimitaciones sabemos que los resultados que estamos presentando probablemente cuando uno mira todoun escenario tan grande como el que tenemos no representa, no está por encima de un 50, 60, 70, 80porciento de cobertura, de cumplimiento, etc., y nos preocupa eso y somos consientes de que este es untema en el que tenemos que pisar el acelerador, ese es el propósito, primero la Rendición de Cuentas,todos lo saben, los ciudadanos y nosotros no es una puesta en escena de lo bien que estamos, sino decómo estamos, la Rendición de Cuentas es decirle a la ciudadanía la verdad de cómo nos encontramos ytambién hacer compromisos con la ciudadanía y con la comunidad, en ese esfuerzo es en el que está elArchivo General de la Nación actualmente.

En relación con lo que usted esta mencionando fuimos conscientes de que el tema de los archivosprivados estaba quedando por fuera; si usted observa en los últimos dos Decretos y Acuerdos expedidospor el Archivo General de la Nación, hay dos artículos que se incluyeron y que se seguirán incluyendo enel que se dice que corresponde a los ministerios y a las superintendencias reglamentar locorrespondiente a esas normas en los respectivos sectores que ellos vigilan. Otro artículo dice el ArchivoGeneral de la Nación coordinará con los ministerios y con las superintendencias las reglamentacionesnecesarias para poder abarcar a las entidades vigiladas por esos sectores.

Son normas de reciente publicación, ambas salieron, los Decretos salieron en noviembre de 2012 y losAcuerdos salieron apenas hace una semana, lo que implica que apenas estamos haciendo el proceso deplaneación de articulación con ministerios y superintendencias. En la primera medida estamospreparando un paquete de proyectos de normas que les vamos a someter a consideración a losministerios y a las superintendencias para que ellos los analicen internamente y en virtud de sus propiasautonomías administrativas y legales expidan las normas correspondientes, nosotros les estamosayudando diciéndoles cómo deberían ser esos mínimos para poder llegar al sector privado.

Los otro es ya un proceso de articulación en materia de cómo les trasferimos un Know how para que ellospuedan hacer la inspección correspondiente, por ejemplo cuando hablamos del sector de las escuelas yde los colegios, son más de 20 o 30 mil instituciones públicas de estos niveles en todo el territoriocolombiano, creo que me quedo corto con la cifra y pido perdón si estoy bastante corto, pero como es tanamplio ese escenario pues uno se imaginara que ningún archivo, ni siquiera los territoriales tendrán comollegar a hacer inspección y vigilancia en el colegio o en la escuela en donde también tiene archivospúblicos por la naturaleza de la función que cumplen, así sea un colegio o una escuela privada, esentonces la entidad competente que los vigila la que debe decirles ustedes deben entregar talesherramientas, ustedes deben cumplir tales normas y nosotros en virtud de ese principio constitucional dela armonización y articulación con las entidades del Estado, procedemos a hacer una retroalimentacióntal como lo hacemos con otros sectores cuando nos piden colaboración.

Aspiramos y esto puede ser un sueño hipotético, a que en el transcurso del próximo lustro, hayamoslogrado meter a los archivos privados dentro del Sistema Nacional de Archivos, de hecho las normasestablecen que los archivos privados que quieran hacer parte y las instituciones privadas, del SistemaNacional de Archivos, basta con que se pronuncien y pidan hacer parte del Sistema yeso les dará losbeneficios de hacer parte del Sistema Nacional de Archivos. El llamado que usted hace es un llamado nosolamente al Archivo General de la Nación, en general a todo el Estado colombiano, pero también a los



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archivistas privados, para que acojan la normatividad y se conviertan en multiplicadores de la norma, notodas las entidades que no cumplan la Ley General de Archivos en el sentido del cumplimiento de unaLey tienen archivos desordenados, muchas entidades que tiene la autonomía constitucional, que no estánobligadas a cumplir la Ley General de Archivos, tiene extraordinarios archivos, muchas entidadesprivadas que no están obligadas a cumplir la Ley General de Archivos tienen extraordinarios archivos yese es un ejemplo que hay que multiplicar.

En la medida en que el Archivo logre multiplicar, y este es un reto para nosotros, este principio que lasnormas nuevas nos está dando vamos a lograr que los archivos privados también entren en estecumplimiento pero es un trabajo articulado entre las dos partes y en el que los archivistas tiene muchoque hablar y tiene mucho que decir y tienen mucha responsabilidad, ojala que en las próximas audienciasmuchas más personas del sector privado nos estén acompañando y nos estén advirtiendo sobre losproblemas que tenemos en esa materia, yo de verdad que agradezco mucho, se que la respuesta puedesonar a retorica pero en realidad a penas estamos empezando, tenemos que admitirlo, no le vamos aapuntar, lo que queremos hacer es un trabajo pro positivo en esta materia y poder avanzar en el sentidocorrecto y esperaríamos seguirlo viendo a usted en estos escenario y ojala que también nos siga tirandolas orejas y diciendo sus indicadores no son buenos porque en esa medida nos retamos a nosotrosmismos para que esos indicadores suban. No por cumplir con el indicador o de superarlo, sino porcumplir con una función legal que tiene el archivo.

4.2. Redes sociales

4.2.1. Clara @aquinarra ¿Cuáles son los resultados y las actuaciones de los entes de control porpedida o deterioro del patrimonio documental?

El Director General, Carlos Alberto Zapata Cárdenas, menciona los siguientes aspectos fundamentalesfrente a la pregunta de la seguidora en twitter, el primero es que el Archivo General de la Nación (AGN),tiene suscritos convenios con la Procuraduría General de la Nación y con la Contraloría General de laRepública en la competencia de estas entidades y la competencia nuestra específicamente (AGN). Lacontraloría General de la República nos presta un apoyo enorme a lo largo de todo el territorio nacional,porque a través de sus delegadas realizan auditorías de seguimiento a gestión documental y a la funciónarchivística en cumplimiento de la Ley General de Archivos en todos los territorios; periódicamente nosestán reportando los hallazgos de diferente tipo y a través del Grupo de Inspección y Vigilancia del AGN,se le da prioridad a los informes de auditoría presentados por las contralorías territoriales y por laContraloría General de la República. Esos informes se traducen en planes de mejoramiento, que es untema que más adelante va a ampliar el doctor Cuervo en materia de que estamos haciendo y cuantosseguimientos hemos hecho este año.

Con la procuraduría General de la Nación desde el año 2010 se viene haciendo un trabajo muyinteresante con el índice de Gobierno Abierto (IGA), que incluyó a la Ley General de Archivos como unade las leyes fundamentales para el ejercicio de la transparencia y uno de los elementos fundamentalestambién de lucha contra la corrupción, hemos logrado que a través del IGA las autoridades territoriales enlos diferentes niveles de la administración pública le pongan mucha más atención a la funciónarchivística. Si bien es cierto que las cifras no son las que esperaríamos porque todavía hay muchotrabajo por hacer, lo que podemos decir es que en el cumplimiento de la formalidad, ha habido unosavances y como se va a presentar también más adelante con algunas cifras que nos mostrará el doctorCuervo, venimos avanzando hacia la construcción de indicadores cualitativos en esta materia, es decirhay un trabajo articulado del Archivo General de la Nación con los órganos de control de tal manera queeste trabajo articulado nos permita a nosotros avanzar fundamentalmente en el cumplimiento eimplementación de las políticas de archivo expedidas por el Consejo Directivo del Archivo General de laNación.

4.2.2. Clara @aquinarra La Rama Judicial ha sido renuente a aplicar la normatividad, sus archivosson un caos ¿no se les puede sancionar?

El Director General, Carlos Alberto Zapata Cárdenas toma la palabra y frente a la pregunta responde queefectivamente uno de los principales problemas que existen en el país es acerca de la concienciación dela alta gerencia pública en materia del cumplimiento de la Ley General de Archivos, nosotros hemosvenido abordando esta temática directamente a través de reuniones que hemos hecho con directivos dediferentes entidades en el orden nacional pero también lo hemos venido haciéndolo con elacompañamiento del Departamento Administrativo de la Función Pública más recientemente con laexpedición de las normas sobre el Sistema Integrado de Planeación y Gestión que incluye lanormatividad archivística en este sistema integrado. El año pasado tuvimos la posibilidad de asistir a unareunión en la que estaban funcionarios de deferentes niveles de la administración pública central paraexplicarles como funcionaba el Sistema InteQrado de Planeación y Gestión y el Archivo General de la


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Nación hizo lo propio en ese momento y en territorios con la procuraduría delegada para los entesterritoriales a cargo del doctor Mesa, hemos venido haciendo presencia permanente, cada vez que laprocuraduría asiste a los territorios a reuniones con los gobernadores y con los alcaldes con el fin de queel Archivo General de la Nación tenga un espacio de interlocución con las autoridades territoriales, yesoha sido precisamente lo que ha permitido en los últimos dos años el incremento en la dinámica territorialen materia del cumplimiento de la Ley General de Archivos y por lo menos la creación de una concienciaen los gerentes públicos de los territorios sobre la importancia de la Ley General de Archivos.

En materia del incumplimiento por parte de los diferentes niveles y ramas del poder tenemos que decirque obviamente la Ley General de Archivos es una Rama que aplica para todo el Estado colombiano, sinembargo la normatividad que se ha expedido hasta ahora ha sido aplicada fundamentalmente en lasentidades de la Rama Ejecutiva, del orden nacional, departamental, distrital y municipal, y estamoshaciendo un esfuerzo también muy grande con el Consejo Superior de la Judicatura con la Rama Judicialprecisamente, para que ellos acojan la normatividad archivística en esta materia, aspecto en el cualactualmente estamos teniendo conversaciones con el Consejo Superior de la Judicatura pero ya hemoshecho aproximaciones con el Ministerio de Justicia y con las otras cortes en esta materia. De hecho elArchivo General de la Nación, a realizado visitas de inspección y vigilancia a entidades de la RamaJudicial y también ha realizado procesos de inspección y vigilancia a la Rama Legislativa, con elCongreso de la República tenemos actualmente unos vínculos muy estrechos, parte de los fondoshistóricos del Congreso reposan en el Archivo General de la Nación y también ellos cumplen y acatan laLey General de Archivos.

A través de los representantes de la cámara y el senado hemos logrado que haya una mejor percepciónsobre las bondades que una Ley como la Ley General de Archivos colombiana le permite al Estado en unconjunto para mejorar no solamente la gestión pública sino la transparencia y poder atacar este flageloque a todos nos afecta que es el flagelo de la corrupción. Igual sucede por ejemplo con los archivos delas alcaldías departamentales o de los consejos municipales y distritales a donde también nosotroshemos hecho sobre todo en territorios un proceso de inspección y seguimiento al cumplimiento de la LeyGeneral de Archivos.

Otra cosa ya es el tema sancionatorio que como explicaba anteriormente hasta que no tengamos lasregulaciones correspondientes, va a ser muy difícil que podamos llegar a sancionar a las diferentesentidades que no cumplen la Ley General de Archivos, sin embargo también tenemos que reconocer quela independencia de los poderes nos impide en un momento dado poder sancionar entidades sobre lasque no tenemos un alcance en esa materia.

Toma la palabra el Subdirector del Sistema Nacional de Archivos, John Cuervo complementando que elejercicio que si se ha dado a nivel del tema judicial se ha podido desarrollar de mejor manera a nivelterritorial, hay que reconocer eso, aunque no en la cobertura que uno esperaría pero si tenemosactuaciones bastante sustentadas en relación con el orden territorial, realmente la dificultad que enuncianuestro seguidor es fundamentalmente en el orden nacional.

4.2.3. Clara @aquinarra El desarrollo de la Ley de víctimas es tortuosa en parte por el estado delos archivos en los juzgados y la rama Judicial ¿Qué estamos haciendo a este respecto?

El Subdirector del Sistema Nacional de Archivos toma la palabra y responde que el Archivo General de laNación puede llegar hasta donde le permitan llegar y como lo mencionamos anteriormente y fue tema dediscusión ahorita, tenemos alguna dificultad para llegar a esa rama del poder entonces esa es la primeralimitante, la segunda de acuerdo con la Ley de Víctimas la rama judicial particularmente para el ejerciciode los juzgados tiene una autonomía y esa autonomía es discrecional, es decir si ellos no nos solicitan lacolaboración o la intervención directa nosotros no podemos entrar a actuar en este momento así yparticularmente para toda aquella información que corresponde al tema de Ley de Víctimas. En losescenarios que hemos podido participar ellos han manifestado que están actuando acorde con la LeyGeneral de Archivos, pero no podemos dar una línea base ni mostrar un panorama real de cómo estánesa situación hasta tanto el Archivo General a través de sus ejercicios pueda constatar que efectivamentelos archivos están siendo trabajados adecuadamente.

4.2.4. Nayibe Socha Rodríguez Existe un tema de Preservación Documental y ConservaciónPreventiva, el cual es un tema argüido en Archivos Históricos, debido a que en este tipo deinstituciones no existe un área de restauración o no se cuenta con recurso para la contrataciónde un especialista. Frente a ello desde el punto de vista de capacitación, el AGN cómo va afortalecer este tema?, o si existe algún convenio de cooperación en torno a esto

El Director General, Carlos Alberto Zapata Cárdenas toma la palabra y responde que esta semanaprecisamente había estado hablando con la coordinadora del qrupo de conservación del Archivo General


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de la Nación y con el doctor Cuervo, y particularmente con el Grupo de Articulación del Sistema Nacionalde Archivos e identificamos precisamente esta Iimitante que tienen no solamente los archivos históricosque conservan estos bienes patrimoniales y muchos archivos administrativos, los miles de archivosadministrativos que tenemos en el Estado y el Archivo ya tiene el contenido del curso, pues porque elGrupo de Conservación ha sido muy proactivo en esta materia, vamos a abrir un curso de nivelasistencial, esto que significa, no es un curso para profesionales porque yo quiero que todos los queestamos aquí presentes y los que nos siguen, entendamos que la labor de conservación es una labor, yopodría decir incluso que es científica, entonces supone que sea desarrollada por profesionales en el áreade conservación y restauración de bienes muebles inmuebles que requieren una formación especializaday no podemos llevar digamos esos conocimientos a un nivel demasiado básico, sin embargo si en materiade la conservación preventiva hay una de ausencia de recurso calificado en esta materia, no tenemos porejemplo auxiliares que puedan hacer de manera técnica y sin afectar este patrimonio esa labor, que nopuede siempre ser realizada por los restauradores porque digamos ellos se dedican también a otrosaspectos de la conservación.

Entonces vamos a abrir un curso, no estaba en el plan de acción de la Subdirección del Sistema Nacionalde Archivos, lo que significa que tenemos que digamos hacer un ajuste al plan, pero ese es un curso quevamos a dictar de 3 días, gratuito el requisito es que sean personas que trabajen en el sector público coneste tipo de patrimonio y que hagan este tipo de actividades y el otro el objetivo es promover laconservación preventiva de tal manera que las personas que hagan este trabajo previo y que puedehacerse de una manera científica como el de conservación propiamente dicha lo hagan de maneraadecuada y lo hemos limitado al sector público porque sabemos que una vez abramos el curso vamos atener una demanda muy alta y probablemente no va a ser un curso tradicional y un poco más amplio encobertura y seguramente vamos a tener que hacer 2 o 3 versiones de este mismo este año. Vamos a vercómo nos va, esperamos que para el mes de mayo tengamos la oferta del curso, lo impartiríamos connuestros profesionales, en nuestras instalaciones y le explicaríamos en ese curso a las personasinteresadas como se hace una conservación preventiva en esta materia.

Toma la palabra el Subdirector del Sistema Nacional de Archivos, John Cuervo y complementa que comolo menciona la seguidora, vamos a hacer un curso de preservación y se da la oportunidad para anunciarque este año el evento del Seminarios del Sistema Nacional de Archivos se va a desarrollar sobre el temade preservación digital, entonces digamos que para ellos hay que mencionar que se le ha dado un granénfasis a este tema y aspiramos no solamente este tipo de ejercicio sino poder incluso a nivel de mesasde trabajo de comité técnico y a nivel interno desarrollar en lo posible alguna normativa y en lo posibletambién alguna reglamentación en función de esta temática. Ese es digamos parte del ejercicio quepodemos adelantar en este momento como complemento a la información.

4.2.5. Ignacio Epinayu @ignacioepinayu ¿Hay capacidad operativa para inspección y vigilancia,capacitaciones, cumplimiento de normas? ¿No se avizora una congestión de proporcionesdescomunales para dar cumplimiento a las normas?

El Director General, Carlos Alberto Zapata Cárdenas toma la palabra y responde que frente a la preguntade Ignacio es que uno tiene que reconocer que la capacidad operativa del Archivo General de la Naciónpara hacer seguimiento a la Ley General de Archivos es obviamente limitada, el Grupo de Inspección yVigilancia lo componen 5 funcionarios y un número igual de contratistas que apoyan esta gestión por esonosotros insistimos muchísimo en la necesidad de hacer una adecuada gestión con los entes territorialescon los archivos generales territoriales y por eso la idea es que existan esos archivos y que losarchivistas traten de promover las iniciativas para que creen en sus territorios y por otro lado laparticipación de los consejos territoriales recientemente reformados, de manera que ese proceso dearticulación se cumpla porque está consagrado en las normas pero ese proceso de articulación muchasveces no se da, porque desde los consejos territoriales no se sigue el mismo plan estratégico del ArchivoGeneral de la Nación, si el Archivo marca una ruta por un lado de pronto por falta de comunicación elConsejo va por otro o los archivos territoriales van por otro.

La idea de armonizarnos y articularnos es precisamente esa, nosotros somos consientes que haydificultades, incluso son mucho más difíciles de atacar o de abordar cuando nos referimos a comunidadesy grupos étnicos por la propia idiosincrasia y protección constitucional que estos grupos tienen, nosiempre es fácil llegar con ellos, hacer un trabajo cooperativo, aunque tenemos que reconocer que en losúltimos años el Archivo General de la Nación al conformar un grupo interdisciplinario en materia deArchivos Étnico y Derechos Humanos, ha logrado que archivistas, antropólogos, sociólogos y otrosprofesionales, historiadores por ejemplo, apoyen esta intervención de campo con estos grupos, ahí hayalgunos elementos en los que reconocemos que tenemos todavía deficiencias y precisamente en el planestratégico del archivo y en el plan de acción de este año lo que buscamos es ir cerrando esas brechas,por supuesto no lo vamos a lograr en el 2013, tampoco en el 2014 pero esperamos que en la medida enque podamos tener metas mucho más ambiciosas pero también realizables, con un apoyo adecuado del


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sistema como estructura, lo podamos lograr.

Toma la palabra el Subdirector del Sistema Nacional de Archivos, John Cuervo y complementa que elejercicio fuerte no está solamente en desarrollar estrategias de visitas puntuales o de ejerciciospuntuales, la estrategia está en poderlos articularlos adecuadamente no solamente en el orden territorial,sino también a nivel nacional yeso implica también un trabajo muy articulado con entes de control, consuperintendencias, con ministerios, y ese ejercicio también lo queremos abordar no solamente desde lapractica haciendo un ejercicio directo de seguimiento, sino hacer un ejercicio transversal de seguimiento,esa es digamos la estrategia más importante porque por sobretodo reconocemos que no podríamosabarcar todas las entidades y la estrategia está enfocada en revisar cómo estratégicamente podemosabarcar todas las entidades a través de las instituciones que corresponden y con las que nos podemosarticular adecuadamente.

4.2.6. Nayibe Socha Rodríguez ¿Incluye un taller o tema de primeros auxilios?

El Director General, Carlos Alberto Zapata Cárdenas le da la palabra a Clemencia García Funcionaria delAGN, sobre cuál es el alcance del curso para no presentar falsas expectativas, a lo cual Clemenciaresponde que el alcance esta dado a controlar cuales son aquellos deterioros presentes en losdocumentos y que contribuya precisamente a recuperar la documentación y sus características formalesy también incluir todas aquellas acciones de conservación preventiva que van hacia el ambiente en elcual se encuentran los documentos, manejo de condiciones ambientales, mantenimientos periódicos,todo lo que tiene que ver con los controles de almacenamiento, unidades de conservación como seríanlas cajas, carpetas, en fin, en todas aquellas digamos instancias que rodean el documento para controlarel deterioro. Sería un componente práctico específico para tener soluciones completas frente a lassituaciones que tienen los documentos.

4.2.7. Nikos Sierra @Nikossierra Como se articula el AGN con las empresas privadas prestadorasde servicios archivísticos que pueden apoyar los procesos. Las empresas de Serviciosarchivísticos pueden apoyar los procesos de aplicación de las normas, como se articulan?

Lo primero que queremos decir es que las entidades que prestan servicios en este campo han hechopresencia a través de los Comités Técnicos del Sistema Nacional de Archivos, han tenido cabida en estosescenarios de discusión de normas técnicas y también han tenido cabida digamos en otros espacios queel archivo a abierto en el pasado y que esperamos mantener en el presente y ampliarlos en el futuro. Eltema de articulación tenemos que verlo con mucho cuidado y lo que yo quiero es que entendamos quedetrás del desarrollo de la normatividad y la política pública en archivos se crea un sector de servicios yese sector de servicios es un sector con fines lucrativos y obviamente así está bien, debe entenderse deesa manera que genera ingresos para desarrollar el mismo sector pero que también favorece losintereses de quienes aportan un capital para generar un mecanismo de negocio.

Lo que pedimos en materia de articulación con quienes prestan servicios en los diferentes campos de lafunción archivística es que cumplan con la normatividad archivística, ni más ni menos. El primer principiode articulación está en que las entidades privadas que prestan servicios en los diferentes ámbitos deactuación de la política pública en archivos, se comprometan con el cumplimiento de las normas, enestricto sentido.

Lo otro es que haya un proceso de comunicación permanente con estos actores, pongo un ejemplo:estamos pensando en las próximas semanas realizar un evento muy importante con el Ministerio deTecnologías de la Información y las Comunicaciones, en el que el sector de software tiene unaparticipación muy importante para modernizar la gestión documental pública y para implementar lapolítica pública en archivos, entonces estamos analizando cómo se le da cabida a todo el sector deservicios de tecnologías de la información en esta materia para que todos tengan participación.

Lo que nosotros queremos es que haya total democratización y se entienda la neutralidad del Archivo enesta materia, eso significa que por ejemplo las entidades que también se dedican a dictar capacitacionesen el ámbito archivístico efectivamente pueden ofrecer capacitaciones en estos escenarios, lo que no esposible es que entidades que tiene ánimo de lucro por ejemplo puedan hacer un convenio con el ArchivoGeneral de la Nación para ofrecer capacitación porque se entendería como un aval tácito o explícito auna empresa, una firma, o una persona; procuramos que se mantenga esa independencia del sectorprivado, el sector privado puede prestar los servicios cumpliendo las regulaciones colombianas enmateria del comercio y de la industria en la cual se encuentre, pero también en materia de gestióndocumental y procuramos no tener digamos vínculos directos mediante convenios formales, porque esocomprometería nuestra neutralidad en un momento dado y podría inducir a alguien a decir que estamosapoyando a dos o tres y estamos dejando por fuera a otras entidades que están en este sector, peroefectivamente somos conscientes de la necesidad de seQuir promoviendo el sector privado en la




prestación de servicios archivísticos.

Toma la palabra el Subdirector del Sistema Nacional de Archivos, John Cuervo y complementa que uno sisolicitaría a las empresas prestadoras de servicios archivísticos que no interpreten las normas desde superspectiva o subjetivamente, si estas empresas quieren trabajar digamos articuladamente y tiene dudassobre sus apreciaciones en relación con la aplicación de la nueva política archivística, consúltenosestamos atentos a responderles y a darle los lineamientos, pero si creería que es un gran error que unaapreciación en muchos de los casos resulta totalmente errónea a las orientaciones o como se denominaen este tipo de casos al espíritu de la norma, entonces la invitación es que la articulación se da en lamedida en que se hagan participes de la observación no de la norma pero si de su lectura adecuada y node una interpretación errónea que pueda darse sobre las normas que se expiden.

~-¡¿-r~~.Carlos Albertslíapata Cár nas

Director GeneralArchivo General de la Nación


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