archivo histórico industria petrolera -...
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
ASIGNATURA
MODELACIÓN DE UNIDADES ANÁLOGAS
PROYECTO DE MODELACIÓN DE UN ARCHIVO HISTÓRICO DE LA INDUSTRIA PETROLERA
PRESENTADOR POR
MAGNOLIA MORENO OSPINA
DOCENTE
DAVID RICARDO RAMÍREZ ORDOÑEZ
BOGOTÁ, D.C. NOVIEMBRE, 21 DE 2012
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Tabla de contenido
1. Introducción ........................................................................................................................................ 7
2. Identificación del proyecto final .......................................................................................................... 9
3. Justificación ......................................................................................................................................... 9
4. Visión ................................................................................................................................................ 10
5. Misión ............................................................................................................................................... 10
6. Desarrollo del proyecto ..................................................................................................................... 10
6.1 Identificación de los problemas, oportunidades y objetivos ................................................................. 10
6.2 Determinación de los requerimientos de información ......................................................................... 12
6.2.1 Usuarios beneficiados. ...................................................................................................................... 12
6.2.2 Fuentes de información. .................................................................................................................... 12
6.2.3 Tipo de arquitectura. ......................................................................................................................... 13
6.2.4 Directrices de acceso y seguridad. ..................................................................................................... 14
6.2.5 Análisis de factibilidad y factores de riesgo. ...................................................................................... 15
6.2.5.1 Factibilidad económica. ................................................................................................................. 16
6.2.5.2 Factibilidad comercial.................................................................................................................... 16
6.2.5.2 Factibilidad humana u operacional. .............................................................................................. 16
6.2.5.2 Factibilidad técnica o tecnológica. ................................................................................................. 17
6.2.5.2 Factibilidad ecológica. ................................................................................................................... 17
6.2.5.2 Factibilidad organizacional. ........................................................................................................... 17
6.2.5.2 Factibilidad legal. .......................................................................................................................... 17
6.2.5.2 Factibilidad política. ...................................................................................................................... 18
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6.2.5.2 Factibilidad de tiempo. .................................................................................................................. 18
6.3 Análisis de las necesidades del sistema ................................................................................................ 21
6.3.1 Diagrama de flujo de datos. .............................................................................................................. 21
6.3.2 Modelo Entidad-Relación. ................................................................................................................. 21
6.3.2.1 Identificación de Entidades............................................................................................................. 21
6.3.2.2 Clasificación de atributos y determinación de claves. ..................................................................... 23
6.3.2.3 Descripción de los atributos/ Diccionario de datos y Metadatos. ................................................... 25
6.3.2.4 Establecimiento de las relaciones entre entidades/ Matriz E-R. ...................................................... 34
6.3.2.5 Elaboración del modelo Entidad – Relación. ................................................................................... 35
6.4 Uso de Gráfica de GANTT para la programación de proyectos. ............................................................. 36
6.5 Uso de Diagramas PERT. ....................................................................................................................... 39
6.5.1 Ruta Crítica........................................................................................................................................ 45
6.6 Política de inclusión de personas en situación discapacidad................................................................. 45
6.7 Indicadores de desempeño .................................................................................................................. 46
6.7.1 Relacionados con servicios técnicos .................................................................................................. 46
6.7.2 Relacionados con servicios de información ....................................................................................... 46
6.7.3 Relacionados con la extensión y cobertura ........................................................................................ 47
Referencias ................................................................................................................................................ 47
Observaciones por parte del Evaluador ...................................................................................................... 48
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Lista de figuras
Figura 1. Análisis DOFA
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Lista de Tablas
Tabla 1. Entidades
Tabla 2. Atributos
Tabla 3. Diccionario de datos y metadatos
Tabla 4. Matriz Entidad- Relación
Tabla 5. Actividades del proyecto – Gráfica de Gantt
Tabla 6. Actividades del proyecto – Diagrama PERT
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Índice de Anexos
Anexo 1, 2 y 3. Diagrama de Flujo de datos
Anexo 4. Modelo Entidad- Relación
Anexo 5. Diagrama Gantt
Anexo 6 y 7. Diagrama PERT
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1. Introducción
En primer lugar, cabe señalar que la notable expansión de los archivos como unidades
gestoras de información, se articula con el desarrollo de tareas orientadas a la conservación
histórica; a la promoción del patrimonio público, la memoria, la identidad y el
conocimiento; junto al interés de los ciudadanos por la consulta de fondos documentales.
La Ley General de Archivos (2000) define el Archivo, como:
Conjunto de documentos (…), acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando
aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que
los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede
entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura. (p.1)
En efecto, los documentos de archivo adquieren importancia para la institución
productora o para sus beneficiarios. Este interés se orienta en diferentes tipos de valor,
como es el administrativo, legal o jurídico, fiscal, contable, técnico, informativo, histórico,
cultural y científico.
En cuanto a la industria petrolera en Colombia, como actividad crítica de nuestra
economía, no se aleja de la responsabilidad de soportar su administración y gestión a través
de la organización y conservación de sus archivos. Por tal razón, el alcance del presente
proyecto cubre la propuesta de gestión de información en un archivo de la industria
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petrolera para el desarrollo de la investigación y la conservación del patrimonio
documental, histórico y cultural.
A nivel nacional e internacional tenemos referentes para comparar el presente proyecto
con otros proyectos similares, así, el proceso de benchmarking se puede evidenciar en los
elementos que propone el Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos que contiene la docu-
mentación referida a la historia de su industria petrolera en el periodo comprendido entre
finales del siglo XIX y XX, resguarda el archivo de la Compañía Mexicana de Petróleo El
Águila y otras compañías, informes de explotación, producción, comercialización, importa-
ción de productos, actas, series estadísticas, estudios geológicos, legislación petrolera, pu-
blicaciones, boletines, revistas especializadas, entre otros.
De igual manera, se destacan los archivos en la misma línea de estudio, como, el Archi-
vo de Ecopetrol, en Barrancabermeja (Colombia), y los archivos de compañías petroleras
privadas en Colombia agrupadas en la Asociación Colombiana del Petróleo (ACP).
Ahora bien, el propósito del trabajo que a continuación se presenta consistió en aplicar
elementos de la asignatura de “Modelación de Unidades de Información Análogas”,
conforme a esto, la perspectiva teórica que orienta el presente proyecto describe desde un
enfoque sistémico las etapas del ciclo vital del desarrollo de sistemas de información en el
caso particular de la Unidad de información – “Archivo Histórico de la Industria Petrolera
en Colombia” – y asimismo contempla elementos de planeación, análisis, diseño y
desarrollo de la Unidad para gestionar el recurso de información en favor del avance de la
investigación y la conservación del patrimonio documental, histórico y cultural.
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Los motivos que incidieron en la selección de la temática del proyecto obedecieron a un
interés personal y profesional, en ese sentido, la apuesta por la organización para la
disposición de la información y la contribución en procesos de acción cultural y fomento de
la investigación son derroteros que nuestra sociedad colombiana reclama en materia de
apropiación social y en la formación de personas conscientes, críticas y propositivas para el
mejoramiento de la calidad de vida.
2. Identificación del proyecto final
El proyecto se reconoce como la “Gestión de información en un Archivo de la industria
petrolera para el desarrollo de la investigación y la conservación del patrimonio
documental, histórico y cultural”
3. Justificación
La importancia de la propuesta redunda en la necesidad de establecer una unidad de
información especializada – Archivo – en fondos documentales producidos y recibidos por
la industria petrolera de nuestro país. Ello supone el tratamiento y la gestión documental
para facilitar no solo la conservación del patrimonio documental en esta línea de la
economía, sino además acentuar la función de servicio que le compete al Archivo y es
precisamente como pilar en el desarrollo de procesos de investigación.
El “Archivo de fondos documentales sobre la industria petrolera en Colombia” como
escenario donde se resguardan documentos de archivo que develan la historia del petróleo
en Colombia, desde sus orígenes, su evolución y trayectoria hasta nuestros días, tiene como
objeto servir de referencia, testimonio e información para la sociedad en general, pero sobre
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todo aquí se pretende hacer énfasis en actividades al servicio de la investigación y la
defensa del patrimonio cultural de nuestro país.
4. Visión
Mantener el liderazgo y el compromiso en procesos de Gestión de Información en Archivos
Históricos especializados del sector de la Industria Petrolera en Colombia, bajo estándares
de calidad y aportando al desarrollo cultural e investigativo de la sociedad.
5. Misión
Asesorar y prestar servicios de Gestión de Información en Archivos de la Industria
Petrolera con el propósito de garantizar la defensa del patrimonio documental, histórico y
cultural y el desarrollo de la investigación.
6. Desarrollo del proyecto
A continuación se describe cada uno de los componentes del proyecto, atendiendo por un
lado, a los lineamientos que nos ofrece Kendall y Kendall (2011) con relación al SDLC –
Systems Development Life Cycle – y su metodología para el análisis y diseño de Sistemas
de Información; a la descripción gráfica de sistemas, al diseño de bases de datos y a la
viabilidad y administración de las actividades de análisis y diseño. Por otro lado,
correspondiendo a los fundamentos planteados por Stueart y Moran (2007) con relación al
proceso de planificación.
6.1 Identificación de los problemas, oportunidades y objetivos
Es innegable que el petróleo constituye hoy en día el motor de la economía colombiana, por
ser el principal generador de renta externa por encima incluso del café, nuestro producto
tradicional de exportación, y por ser la fuente principal de rentas para las regiones, bien a
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título de regalías por su explotación o por contribuciones fiscales en las distintas fases de su
proceso. (Mayorga, 2002, p. 1)
En consecuencia la actividad petrolera suscita el interés de la comunidad que solicita la
obtención de información pertinente para la puesta en marcha de sus investigaciones bajo
las líneas de trabajo relacionadas con la producción, exploración, explotación y distribución
de este hidrocarburo, además de la orientación hacia estudios y propuestas que posibiliten
la reducción del impacto ambiental negativo, el estudio de conflictos sociales, ambientales
y económicos causados por la acción de empresas transnacionales y los efectos sobre la
población en general y las organizaciones sociales emergentes en el territorio colombiano.
La viabilidad del presente proyecto responde en concreto a la necesidad de gestionar la
información que produce y/o recibe un archivo que opera en el campo de la producción
petrolera pública y/o privada, de tal manera que facilite el acceso y disposición de fondos
documentales para el desarrollo de la ciencia y la investigación, que repercuta en el
progreso, el bienestar de la sociedad y el equilibrio ambiental. Paralelamente la gestión
documental pueda contribuir en la conservación, cuidado y preservación de los documentos
de archivo, de patrimonio histórico y cultural de la nación.
Los objetivos del proyecto tienen que ver con:
Poner a disposición documentos de archivo relacionados con la actividad petrolera del país,
para facilitar su trámite, uso, estudio y consulta.
Gestionar la información asociada que se deriva del procesamiento técnico, la aplicación de
principios archivísticos y el tratamiento de fondos documentales.
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6.2 Determinación de los requerimientos de información
6.2.1 Usuarios beneficiados.
Entre los usuarios beneficiados reales y potenciales están los investigadores, científicos,
historiadores, economistas, ingenieros de petróleo, geólogos, movimientos ecologistas,
universitarios, institutos de investigación especializados en energéticos, docentes,
estudiantes con interés asociado y el personal interno operacional y de la administración
estratégica. Es evidente que la propuesta tiene un carácter de inclusión social, lo que
implica que las personas en situación de discapacidad (física, intelectual, psíquica y
sensorial) podrán ser beneficiadas con el presente proyecto, pues se garantiza la disposición
de instrumentos, espacios, tecnología, entornos y personal que les posibilite un trato con
dignidad y además les facilite la búsqueda, acceso y recuperación de la información.
6.2.2 Fuentes de información.
Las fuentes de información que se tendrán en cuenta para el desarrollo del presente
proyecto se apoyan en las personales, institucionales y documentales, a saber: diagnóstico
del analista de sistemas sobre la realidad interna y externa de la entidad; la planeación
estratégica de la unidad de información; los resultados de entrevistas a usuarios reales y
potenciales; resultados de muestreos, de investigación de datos y de cuestionarios; la
normatividad vigente relacionada con la gestión de Archivos: ISAD(G), ISAAR (CPF),
NTC 4095, declaración universal de archivos de la UNESCO, la Ley General de Cultura,
397 de 1997, la Ley 23 de 1982, sobre derechos de autor (Reglamentada Dec. 1369/89 y
Dec. 2145/85), Ley 594/2000, Ley 44 de 1993, por la cual se modifica y adiciona la Ley 23
de 1982, normatividad frente al acceso a la información; ISO/IEC 17799:2005 sobre
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seguridad de la información; ISO 9001:2008 sobre gestión de calidad; experiencias de otros
Archivos de historia de la industria petrolera a nivel nacional e internacional; etc.
6.2.3 Tipo de arquitectura.
Para determinarlo y establecer la regulación pertinente recurrimos a los elementos de
Arquitectura de control necesarios para establecer el quién (usuario), qué (información) y
dónde (lugar o dependencia que requiere esta información); en ese sentido nos apoyaremos
de la tecnología necesaria para la identificación y autentificación del usuario (Lessing,
2006, p. 84).
En consecuencia, el tipo de arquitectura que se implementará será de enfoque
ascendente, es decir, que el diseño del sistema de información y las políticas
administrativas estarán centrados en el usuario. Además será una arquitectura de tipo
distribuida y con conectividad punto a punto (P2P) y enlace FuIl-Dúplex, en la medida que
permitirá el trabajo remoto y el intercambio directo de información en forma recíproca, en
cualquier formato, entre los ordenadores interconectados (cliente-servidor).
Pensando en el usuario interno y externo, en satisfacer requerimientos de información
para la investigación en líneas de estudio relacionadas con el desarrollo de la industria
petrolera, se adecuarán espacios y salas para el estudio y consulta, con equipos y elementos
que ofrecen las tecnologías de información y comunicación. Además el área o
departamento de Investigación, Desarrollo e Innovación (I+D+I) junto con el área o
departamento de Cultura gestionarán de forma articulada proyectos, programas y
actividades que respondan a esta tarea y coadyuven a consolidar los servicios en materia de
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educación, investigación y desarrollo de la cultura, como espacios para la discusión y
reflexión, conferencias, cursos, exposiciones, seminarios y visitas guiadas, entre otras.
Unido a lo anterior se garantizará la implementación del catálogo, una vez seleccionado
a partir del comparativo entre software asociado a sistemas de información archivística,
para acceder a la base de datos que contiene la información que describe y que previamente
se encuentra organizada y clasificada, de los fondos documentales que posee el Archivo. El
sistema de información será concebido como un sistema de roles y permisos, donde se
definirán los niveles de restricción conforme a los perfiles de usuario y a la
confidencialidad de los documentos de archivo requeridos. Lo anterior se sustenta en
posibilitar el flujo de la información de forma oportuna, pertinente, eficaz y eficiente.
Siguiendo la línea de atención a las personas en situación de discapacidad, el diseño de
la arquitectura tendrá en cuenta espacios y entornos que ayuden a su movilidad libre de
obstáculos, como rampas, escaleras, elevadores; y además con la incorporación de
tecnología de apoyo asociada a todo tipo de equipos, objetos, sistemas, máquinas,
instrumentos, programas y/o servicio que puedan suplir, mantener o mejorar las
capacidades funcionales de dichas personas.
6.2.4 Directrices de acceso y seguridad.
Las directrices de acceso que se tendrán en cuenta estarán registradas en un Manual de
procedimientos y en el documento formal sobre políticas de acceso, consulta, préstamo y
uso de los documentos de archivo (textuales, por imagen, sonoros, audiovisuales, legibles
por máquina, etc).
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De igual manera se establecerán y documentarán las políticas sobre seguridad,
integridad, administración de los documentos de archivo, de tal manera que se garantice la
confidencialidad, disponibilidad y se mitigue el riesgo o problemas relacionados con la
redundancia, inconsistencia de datos, duplicidad, inflexibilidad en el procesamiento e
incapacidad de compartir datos entre aplicaciones.
Las directrices de acceso a los documentos de archivo serán diseñadas atendiendo al tipo
de usuario, así a los usuarios internos se les configurará una contraseña segura o clave
personal para controlar el acceso a cualquier recurso o documento de archivo (de Gestión y
Central); para el caso de los usuarios externos podrán ingresar al Archivo histórico
presentando su documento de identidad y podrán acceder a los fondos del archivo
atendiendo a las políticas de préstamo, consulta y solicitud del material que representa
información para el desarrollo de sus investigaciones, tal es el caso de informes de
explotación, producción e importación de derivados, comercialización, informes anuales,
actas de consejo, series estadísticas, estudios geológicos, legislación petrolera, concesiones,
impuestos.
Con relación a las directrices para el procesamiento técnico de los documentos de
archivo, éstas se guiarán por las disposiciones legales y normativas vigentes en la
planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de los
documentos, preservación y valoración de archivos aplicables a nuestro país.
6.2.5 Análisis de factibilidad y factores de riesgo.
La implementación del presente proyecto puede ser viable en la medida en que se
consideren los siguientes niveles de factibilidad (tómese como un estimado o aproximado):
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6.2.5.1 Factibilidad económica.
Aquí se incluye todo el apoyo financiero, capital de inversión y/o créditos de
financiamiento que posibiliten la ejecución del proyecto. Es clave la comparación entre
beneficios y costos; para ello debe concebirse que la inversión en infraestructura, planta y
equipos, en personal especializado, formado y capacitado, y en recursos que activen la
parte operativa, representan a corto, mediano y largo plazo beneficios relacionados con el
desempeño y funcionamiento organizacional, en la toma de decisiones sanas, en la
administración eficiente y eficaz, y por supuesto en el desarrollo social, económico y
ambiental de nuestro país, articulado precisamente en los lineamientos derivados de las
buenas prácticas de gobierno corporativo y de responsabilidad social empresarial.
6.2.5.2 Factibilidad comercial.
Se observa un mercado de clientes amplio y nichos o segmentos de mercados dentro del
sector de la industria petrolera, que puede ser cubierto a través de la presente propuesta de
servicio. Lo que representa una oportunidad para gestionar la información con fines de
conservación de memoria institucional, documental, histórica, cultural y de desarrollo
investigativo.
6.2.5.2 Factibilidad humana u operacional.
Está relacionado por un lado, por el personal especializado, formado y capacitado para
gestionar la información de los fondos acumulados por la empresa (historiadores,
especialistas en cómputo y conservación de documentos); y por el otro, por la demanda de
una significativa proporción de la población de usuarios finales que se beneficiarían con el
servicio.
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6.2.5.2 Factibilidad técnica o tecnológica.
Se requiere no solamente de los equipos y herramientas para efectuar los procesos técnicos
de organización, descripción, clasificación y valoración de los documentos de archivo con
el apoyo de las TIC’s; sino además de los conocimientos, habilidades y experticia en el
desarrollo, control y evaluación de los procedimientos, métodos y funciones específicas.
6.2.5.2 Factibilidad ecológica.
El impacto ambiental y repercusiones que se derivan de los procesos técnicos en materia
archivística serán controlados y mitigados. Frente a ellos se atiende a políticas de ahorro de
papel, aprovechamiento de luz natural, planes de acción orientados a disminuir el deterioro
de los documentos de archivo causados por agentes contaminantes, afrontar situaciones de
emergencia y atención preventiva en caso de siniestro, la optimización de recursos y
mantenimiento de equipos, entre otros.
6.2.5.2 Factibilidad organizacional.
Responde a la búsqueda de la organización de los documentos de archivo de la empresa de
acuerdo con su estructura orgánica y funcional, a la promoción del trabajo en equipo y
colaborativo, y al desempeño del personal con mayor eficiencia y coordinación.
6.2.5.2 Factibilidad legal.
Responde a la normatividad vigente relacionada con la gestión de archivo, derechos de
autor, acceso a la información, seguridad de la información, lineamientos para la promoción
del patrimonio cultural y la innovación, desarrollo e investigación; condiciones para la
conservación y preservación de los documentos (iluminación, ventilación). De igual
manera, se tendrá en cuenta el cumplimiento de la legislación relacionada con la garantía de
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condiciones de salud ocupacional y medidas de protección y seguridad laboral necesarias
(uso de bata u overol, tapabocas, guantes, gafas, etc).
6.2.5.2 Factibilidad política.
El proyecto no transgrede las políticas de funcionamiento de las organizaciones, se
convierte en un instrumento para la gestión de información, que complementa las buenas
prácticas de la organización basadas en estándares de calidad y el desempeño de procesos
que aportan a la prestación del servicio de manera eficiente y eficaz.
En consecuencia, el proyecto apuesta por la cobertura de usuarios beneficiados, por la
inclusión de personas en situación de discapacidad y desarrollo de sus actividades en
igualdad de condiciones, por la prestación del servicio de calidad y de forma permanente,
por la protección, conservación y preservación de los documentos de archivo, y por la
accesibilidad a fuentes que representan valor cultural, histórico, científico, técnico, y demás
aplicables.
6.2.5.2 Factibilidad de tiempo.
El presente proyecto tiene la posibilidad de manejar tiempos de holgura, sin que ello
represente un atraso de las actividades en su conjunto, ni perjuicio alguno en la
metodología de implementación. Por el contrario, conduzca a la obtención de resultados
orientados por los objetivos definidos en la organización y recuperación del acervo
histórico de la industria petrolera, y en consecuencia de la accesibilidad y recuperación de
la información contenida en los fondos documentales.
Cabe señalar que el tiempo asignado para la ejecución del proyecto estará determinado o
sujeto a la flexibilidad, de acuerdo con el tamaño y la naturaleza de la organización, al
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número de personas que intervendrán en el proceso, al volumen de documentos de archivo
acumulado que deben ser inventariados, clasificados, descritos y valorados, entre otros.
Considerando los anteriores elementos nos obliga a pensar en un análisis de posibles
riesgos a los que el desarrollo del presente proyecto eventualmente estaría sometido. En la
figura 1 podemos identificar estos riesgos, a través de la técnica de análisis DOFA
(Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas).
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No se encuentran elementos de tabla de ilustraciones.Análisis DOFA donde se identifican algunos
elementos que podrían ser considerados como riesgos. A partir de éste se podrán diseñar y ejecutar
planes de acción donde se tomen las previsiones pertinentes y las acciones necesarias para controlar,
mitigar o evitar los riesgos.
FORTALEZAS
- Posibilidad de financiamiento económico y recursos presupuestarios disponibles.
- Ventaja competitiva.
- Imagen y reconocimiento por parte de los clientes.
- Competencia y experticia del equipo técnico.
DEBILIDADES
- Deficientes instalaciones locativas y poca disposición de lugares para el archivo.
- Sistema de información complejo e ineficiente.
- Limitado acceso a la financiación y dotación de recursos en el proceso de organización.
- Reactividad al cambio por parte del factor humano.
- Desconocimiento de manuales, procedimientos y políticas..
OPORTUNIDADES
- Pérdida, deterioro, desorganización y dispersión de documentos de archivo.
- Disminución de la frecuencia en la consulta y usuario cada vez menos imformado.
Nichos de negocio sin explorar y sector en expansión.
AMENAZAS
- Competencia en el sector.
- Nueva legislación restrictiva y cambios regulatorios (inestabilidad de la normatividad).
- Pérdida de información por catástrofe natural y/o por virus informático.
- Caída de la red de información.
- Riesgos biológicos y ambientales.
POSITIVO- ORIGEN INTERNO NEGATIVO- ORIGEN INTERNO
POSITIVO- ORIGEN EXTERNO NEGATIVO- ORIGEN EXTERNO
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6.3 Análisis de las necesidades del sistema
6.3.1 Diagrama de flujo de datos.
“Un diagrama de flujo de datos lógico se enfoca en el negocio y en el funcionamiento de
éste. No se ocupa de la manera en que se construirá el sistema. Más bien, describe los
eventos que ocurren en el negocio y los datos requeridos y producidos por cada evento”
(Kendall & Kendall, 2005, p.199). Para tener una visión del diagrama de flujo de datos
lógico (de las clases padre e hijo) propuesto, examinar el Anexo 1, 2 y 3.
6.3.2 Modelo Entidad-Relación.
El modelo o representación del sistema de información se perfila a partir de los siguientes
elementos:
6.3.2.1 Identificación de Entidades.
“Una entidad es cualquier objeto o evento sobre el cual alguien escoge recopilar datos. Una
entidad podría ser una persona, lugar o cosa” (Kendall & Kendall, 2005, p.445). En la Tabla
1 podemos observar en detalle las entidades seleccionadas para el diseño de la Base de
Datos del presente modelo de unidad de información análoga.
Tabla 1 Entidades
Nº ENTIDAD DEFINICIÓN
1 PRODUCTOR Se entiende como productor, la persona, el área de producción y/o la
entidad que recibe o produce documentos de archivo en ejercicio de sus
funciones y/o en el transcurso de la actividad petrolera, relacionada con
los procesos de exploración, extracción, explotación, producción,
transporte, almacenamiento, refinación, venta y distribución del petróleo y
sus derivados.
2 DOCUMENTO
DE ARCHIVO Se entiende como documento de archivo, todo material debidamente
organizado en fondos, secciones, series, subseries y expedientes, que
contienen información relativa a las funciones y actividades de la
industria petrolera. Se dispone al usuario interno y externo para el servicio
de consulta, préstamo y alquiler.
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3 DEPARTAME
NTO DE
PROCESOS TÉCNICOS
Se entiende como departamento de procesos técnicos, la división
administrativa que hace parte del Archivo de la Industria Petrolera y que
se encarga de la gestión documental.
4 ARCHIVO DE
GESTIÓN Se entiende como Archivo de Gestión, la etapa de vida por la que
atraviesa un documento desde su creación hasta que termina su trámite.
Refiere también el(los) lugar(es) y el conjunto de documentos que están
en permanente consulta por los usuarios internos y que están vigentes o en
trámite dentro de la industria Petrolera. Tienen valor administrativo, Legal
o Jurídico, Fiscal, Contable y Técnico.
En este Archivo se hace uso de las tablas de Retención (TRD) y
valoración documental (TVD) para analizar los fondos acumulados y
generar la determinación de su utilidad.
5 ARCHIVO
CENTRAL Se entiende como Archivo Central, la etapa de vida por la que atraviesa
un documento desde su transferencia por el Archivo de Gestión hasta la
concentración de los fondos una vez ha finalizado su trámite. Refiere
además el lugar centralizado y el conjunto de documentos que tienen
vigencia y pueden ser consultados esporádicamente por los usuarios
internos de la organización. También conservan valor a nivel
administrativo, Legal o Jurídico, Fiscal, Contable y Técnico.
En este Archivo se hace uso de las tablas de Retención (TRD) y
valoración documental (TVD) para establecer tiempos o plazos de
conservación de los documentos y su disposición final.
6 ARCHIVO
HISTÓRICO Se entiende como Archivo Histórico, la etapa de vida por la que atraviesa
un documento que ha sido transferido por los Archivos de Gestión y
Central hasta su disposición final. Refiere además el lugar y el conjunto
de documentos que adquieren condición permanente y de conservación
total. Tienen valor cultural, histórico, científico, académico e
investigativo.
7 DEPARTAME
NTO DE
CULTURA
Se entiende como departamento de cultura, la división administrativa
que hace parte del Archivo de la Industria Petrolera y que se encarga de la
gestión de procesos relacionados con la promoción, acceso y defensa del
patrimonio cultural.
8 DEPARTAME
NTO
I+D+I
Se entiende como departamento I+D+I, la división administrativa que
hace parte del Archivo de la Industria Petrolera y que se encarga de la
gestión de procesos de investigación, desarrollo e innovación
9 PROGRAMA Se entiende como programa, todo proyecto o plan de acción generado
por los departamentos de cultura y de I+D+I con el fin de promover la
conservación del patrimonio documental, histórico y cultural e impulsar el
avance de la investigación.
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10 INVESTIGAC
IÓN Se entiende como investigación, el proceso adelantado por los usuarios
interesados a través de los programas impulsados por el departamento de
I+D+I. Aquí se encuentran los trabajos de investigación en todas sus
fases: preliminar, en proceso de implementación, culminación, obtención
de resultados, etc.
11 CONSULTA Se entiende como consulta, el proceso de búsqueda de información a través de la revisión de los fondos documentales que están al servicio de los usuarios interesados.
12 USUARIO Se entiende como usuario, toda persona, grupo social y/u organismo particular o público, cuyo interés está asociado a la consulta, búsqueda y recuperación de información pertinente a áreas de desarrollo educativo, profesional, cultural, histórico, académico, investigativo, etc. Los usuarios pueden ser los internos, es decir, el personal operacional y de la administración estratégica, que laboran en la empresa petrolera; y externos, como ciudadanos que se vinculan con el Archivo histórico y los departamentos de Cultura y de I+D+I.
6.3.2.2 Clasificación de atributos y determinación de claves.
Por un lado, “Una atributo es una característica de una entidad” (Kendall & Kendall, 2005,
p.449). Por el otro, “Una clave es uno de los datos en un registro que se usa para identificar
al registro. Cuando una clave identifica de forma única un registro, se llama clave primaria”
(Kendall & Kendall, 2005, p.450). En la Tabla 2 podemos observar en detalle los atributos
correspondientes a cada una de las entidades seleccionadas para el diseño de la Base de
Datos del presente modelo de unidad de información análoga.
Tabla 2
Atributos
ENTIDADES ATRIBUTOS
PRODUCTOR ID Nombre Área
productora
Contacto
DOCUMENTO DE
ARCHIVO ID Título Tipo Área
productora:
PRODUCTO
R
Soporte Categor
ía de
uso
DEPARTAMENTO
DE PROCESOS ID Tipo ID:
DOCUMENT
O DE
Fecha de
ingreso
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Para la identificación de claves, tener en cuenta las siguientes convenciones:
Clave principal o primaria
---------- Clave foránea, externa o secundaria
TÉCNICOS ARCHIVO
ARCHIVO DE
GESTIÓN ID ID: DEPTO
DE
PROCESOS
TÉCNICOS
Clase de
operación
Criterio
archivístico
Nº Orden
Transferen
cia
ARCHIVO
CENTRAL ID Procedenc
ia
Nº Orden
Transferencia:
A. GESTIÓN
Función
ARCHIVO
HISTÓRICO ID ID:
ARCHIV
O
CENTRA
L
Nombre de
Fondo
Disposición
final
DEPARTAMENTO
DE CULTURA ID Nombre
del
Programa
Responsabl
e
Nº Meta
Estratégica
DEPARTAMENTO
DE I+D+I ID Nombre
del
Programa
Responsabl
e
Nº Meta
Estratégica
PROGRAMAS ID Nombre Tipo Fecha de
creación
Estado Duració
n
INVESTIGACIÓN ID Título
proyecto
Grupo de
investigació
n
ID:DPTO
I+D+I
Metodol
ogía
Presupu
esto
CONSULTA ID Cantidad Propósito Fecha
USUARIO ID Nombre Categoría Contacto ID:
CONSUL
TA
25
6.3.2.3 Descripción de los atributos/ Diccionario de datos y Metadatos.
“El diccionario de datos es una obra de consulta con información acerca de los datos (es decir, metadatos)… recopila y coordina
términos de datos específicos, y confirma lo que cada término significa para las diferentes personas en la organización” (Kendall &
Kendall, 2005, p.245). En la tabla 3 podemos observar en detalle el significado y algunos metadatos de los atributos, con sus
correspondientes valores para cada una de las entidades seleccionadas en el diseño de la Base de Datos del presente modelo de unidad
de información análoga.
Tabla 3
Diccionario de datos y Metadatos
ENTIDAD: PRODUCTOR
Nº
OR
DE
N
NOMBRE
DEL
ATRIBUTO
SIGNIFICADO/
DEFINICIÓN
TIP
O D
E
ME
TA
DA
TO
O
VA
RIA
BL
E
OB
LIG
AT
OR
IO
MO
NO
EV
AL
UA
D
O/
MU
LT
IEV
AL
UA
D
O
LO
NG
ITU
D D
E
CA
RA
CT
ER
ES
(BIT
S)
CO
NF
IDE
NC
IAL
1 ID Número de identificación que sugiere la secuencia
en el ordenamiento del registro.
Numérico Si Monoevaluado 38 No
2 Nombre Palabra con la que se identifica a la persona
responsable de la creación del documento de
archivo.
Alfabético
Si
26
3 Área
productora
Lugar o dependencia administrativa de la industria
petrolera que recibe o produce el documento de
archivo. Asociada con el organigrama de la
industria petrolera; puede ser: jurídica, financiera,
recursos humanos, tecnología e informática,
secretaría general, dirección general, contabilidad,
marketing, etc.
Alfabético
Si
4 Contacto Se registra el número de teléfono o dirección del
correo electrónico del productor de documento de
archivo.
Alfanumérico Si
ENTIDAD: DOCUMENTO DE ARCHIVO
Nº
OR
DE
N
NOMBRE
DEL
ATRIBUTO
SIGNIFICADO/
DEFINICIÓN
TIP
O D
E
ME
TA
DA
TO
O
VA
RIA
BL
E
OB
LIG
AT
OR
IO
MO
NO
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AL
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O/
MU
LT
IEV
AL
UA
D
O
LO
NG
ITU
D D
E
CA
RA
CT
ER
ES
(BIT
S)
CO
NF
IDE
NC
IAL
1 ID Número de secuencia asignado de forma
automática por el ordenador.
Numérico Si Monoevaluado 38 No
2 Título Nombre del documento de archivo, que responde
a Alfabético Si
3 Tipo Hace referencia a la clase de documento
relacionado con el valor e importancia que estos
tienen y que surgen del desarrollo de las
actividades y funciones dentro de la organización.
Así podemos encontrar los siguientes tipos: legal,
jurídico, contable, técnico, informativo,
académico, científico, cultural, etc.
Alfabético Si
27
4 Área
productora:
PRODUCT
OR
Lugar o dependencia administrativa de la industria
petrolera que recibe o produce el documento de
archivo. Asociada con el organigrama de la
industria petrolera; puede ser: jurídica, financiera,
recursos humanos, tecnología e informática,
secretaría general, dirección general, contabilidad,
marketing, etc.
Alfabético Si
5 Soporte Hace referencia al medio y contenido
informacional del documento de archivo: texto,
composición cartográfica, material proyectable,
sonoro, archivo de ordenador, electrónico, etc.
Alfabético Si
6 Categoría de uso
Aquí se relaciona las condiciones de uso del
documento de archivo: consulta en sala, préstamo
externo, alquiler, reproducción, difusión, venta,
etc.
Alfabético Si
ENTIDAD: DEPARTAMENTO DE PROCESOS TÉCNICOS
Nº
OR
DE
N
NOMBRE
DEL
ATRIBUTO
SIGNIFICADO/
DEFINICIÓN T
IPO
DE
ME
TA
DA
TO
O
VA
RIA
BL
E
OB
LIG
AT
OR
IO
MO
NO
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AL
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D
O/
MU
LT
IEV
AL
UA
D
O
LO
NG
ITU
D D
E
CA
RA
CT
ER
ES
(BIT
S)
CO
NF
IDE
NC
IAL
1 ID Número de secuencia asignado de forma
automática por el ordenador.
Numérico Si Monoevaluado 38 No
2 Nivel Se relaciona la fase o etapa de procesamiento
documental: identificación, valoración,
descripción, ordenación y organización en fondos,
sección, serie, subserie, expediente.
Alfabético Si
28
3 ID:
DOCUME
NTO DE
ARCHIVO
Número de secuencia asignado de forma
automática por el ordenador. Este número arrastra
todo el registro correspondiente al documento de
archivo.
Numérico Si
4 Fecha de
ingreso
Es la fecha en formato AA/MM/DD que indica
cuándo ha entrado el documento de archivo al
departamento de procesos técnicos.
Numérico Si
ENTIDAD: ARCHIVO DE GESTIÓN
Nº
OR
DE
N
NOMBRE
DEL
ATRIBUTO
SIGNIFICADO/
DEFINICIÓN
TIP
O D
E
ME
TA
DA
TO
O
VA
RIA
BL
E
OB
LIG
AT
OR
IO
MO
NO
EV
AL
UA
D
O/
MU
LT
IEV
AL
UA
D
O
LO
NG
ITU
D D
E
CA
RA
CT
ER
ES
(BIT
S)
CO
NF
IDE
NC
IAL
1 ID Número de secuencia asignado de forma
automática por el ordenador.
Numérico Si Monoevaluado 38 No
2 ID: DEPTO
DE
PROCESO
S
TÉCNICO
S
Número de secuencia asignado de forma automática por el ordenador. Este número arrastra todo el registro correspondiente al departamento de procesos técnicos.
Numérico Si
3 Clase de
operación
Se registra la relación de las diferentes
operaciones que se realizan en el Archivo de
Gestión: consulta por empleados de oficinas,
directivos; préstamo, comunicación, trámite,
transferencia, etc.
Alfabético Si
4 Criterio Se establece la relación del tipo de criterio Alfabético Si
29
archivístico aplicado en la organización y gestión documental:
uso de cuadro de clasificación, selección del tipo
de ordenación, condiciones de instalación y
conservación; y técnicas descriptivas para la
recuperación del documento de archivo.
5 Nº Orden
Transferenc
ia
Clave numérica que designa el traslado de los
documentos del archivo de gestión a los archivos
central e histórico.
Numérico Si
ENTIDAD: ARCHIVO CENTRAL
Nº
OR
DE
N
NOMBRE
DEL
ATRIBUTO
SIGNIFICADO/
DEFINICIÓN
TIP
O D
E
ME
TA
DA
TO
O
VA
RIA
BL
E
OB
LIG
AT
OR
IO
MO
NO
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AL
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O/
MU
LT
IEV
AL
UA
D
O
LO
NG
ITU
D D
E
CA
RA
CT
ER
ES
(BIT
S)
CO
NF
IDE
NC
IAL
1 ID Número de secuencia asignado de forma
automática por el ordenador.
Numérico Si Monoevaluado 38 No
2 Procedenci
a
Señala el lugar de origen de la transferencia del
documento de archivo. Alfabético Si
3 Nº Orden
Transferenc
ia: A.
GESTIÓN
Clave numérica que designa el traslado de los
documentos del archivo de gestión al archivo de
gestión.
Numérico Si
4 Función Registro de las actividades del archivo Central:
reglamentación, recogida y recolección,
conservación, organización de las series en los
fondos, valoración plazos de retención,
descripción y difusión.
Alfabético Si
30
ENTIDAD: ARCHIVO HISTÓRICO
Nº
OR
DE
N
NOMBRE
DEL
ATRIBUTO
SIGNIFICADO/
DEFINICIÓN
TIP
O D
E
ME
TA
DA
TO
O
VA
RIA
BL
E
OB
LIG
AT
OR
IO
MO
NO
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MU
LT
IEV
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D
O
LO
NG
ITU
D D
E
CA
RA
CT
ER
ES
(BIT
S)
CO
NF
IDE
NC
IAL
1 ID Número de secuencia asignado de forma
automática por el ordenador.
Numérico Si Monoevaluado 38 No
2 ID:
ARCHIVO
CENTRAL
Si
3 Nombre de
Fondos
Si
4 Disposición
final
ENTIDAD: DEPARTAMENTO DE CULTURA
Nº
OR
DE
N
NOMBRE
DEL
ATRIBUTO
SIGNIFICADO/
DEFINICIÓN
TIP
O D
E
ME
TA
DA
TO
O
VA
RIA
BL
E
OB
LIG
AT
OR
IO
MO
NO
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AL
UA
D
O
LO
NG
ITU
D D
E
CA
RA
CT
ER
ES
(BIT
S)
CO
NF
IDE
NC
IAL
1 ID Número de secuencia asignado de forma
automática por el ordenador.
Numérico Si Monoevaluado 38 No
31
2 Nombre del
Programa
Si
3 Responsabl
e
4 Nº Meta
Estratégica
ENTIDAD: DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIÓN, DESARROLLO E INNOVACIÓN
Nº
OR
DE
N
NOMBRE
DEL
ATRIBUTO
SIGNIFICADO/
DEFINICIÓN
TIP
O D
E
ME
TA
DA
TO
O
VA
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BL
E
OB
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MO
NO
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O/
MU
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D
O
LO
NG
ITU
D D
E
CA
RA
CT
ER
ES
(BIT
S)
CO
NF
IDE
NC
IAL
1 ID Número de secuencia asignado de forma
automática por el ordenador.
Numérico Si Monoevaluado 38 No
2 Nombre del
Programa
Si
3 Responsabl
e
4 Nº Meta
Estratégica
ENTIDAD: PROGRAMAS
32
Nº
OR
DE
N
NOMBRE
DEL
ATRIBUTO
SIGNIFICADO/
DEFINICIÓN
TIP
O D
E
ME
TA
DA
TO
O
VA
RIA
BL
E
OB
LIG
AT
OR
IO
MO
NO
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AL
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O/
MU
LT
IEV
AL
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D
O
LO
NG
ITU
D D
E
CA
RA
CT
ER
ES
(BIT
S)
CO
NF
IDE
NC
IAL
1 ID Número de secuencia asignado de forma
automática por el ordenador.
Numérico Si Monoevaluado 38 No
2 Nombre Si
3 Tipo
4 Fecha de
creación
5 Estado
6 Duración
ENTIDAD: INVESTIGACIÓN
Nº
OR
DE
N
NOMBRE
DEL
ATRIBUTO
SIGNIFICADO/
DEFINICIÓN
TIP
O D
E
ME
TA
DA
TO
O
VA
RIA
BL
E
OB
LIG
AT
OR
IO
MO
NO
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AL
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O/
MU
LT
IEV
AL
UA
D
O
LO
NG
ITU
D D
E
CA
RA
CT
ER
ES
(BIT
S)
CO
NF
IDE
NC
IAL
1 ID Número de secuencia asignado de forma
automática por el ordenador.
Numérico Si Monoevaluado 38 No
2 Título
proyecto
Si
3 Grupo de
33
investigaci
ón
4 ID:DPTO
I+D+I
5 Metodologí
a
6 Presupuest
o
ENTIDAD: CONSULTA
Nº
OR
DE
N
NOMBRE
DEL
ATRIBUTO
SIGNIFICADO/
DEFINICIÓN
TIP
O D
E
ME
TA
DA
TO
O
VA
RIA
BL
E
OB
LIG
AT
OR
IO
MO
NO
EV
AL
UA
D
O/
MU
LT
IEV
AL
UA
D
O
LO
NG
ITU
D D
E
CA
RA
CT
ER
ES
(BIT
S)
CO
NF
IDE
NC
IAL
1 ID Número de secuencia asignado de forma
automática por el ordenador.
Numérico Si Monoevaluado 38 No
2 Cantidad Si
3 Propósito
4 Fecha
ENTIDAD: USUARIO
34
Nº
OR
DE
N
NOMBRE
DEL
ATRIBUTO
SIGNIFICADO/
DEFINICIÓN
TIP
O D
E
ME
TA
DA
TO
O
VA
RIA
BL
E
OB
LIG
AT
OR
IO
MO
NO
EV
AL
UA
D
O/
MU
LT
IEV
AL
UA
D
O
LO
NG
ITU
D D
E
CA
RA
CT
ER
ES
(BIT
S)
CO
NF
IDE
NC
IAL
1 ID Número de secuencia asignado de forma
automática por el ordenador.
Numérico Si Monoevaluado 38 No
2 Nombre Si
3 Categoría
4 Contacto
5 ID:
CONSULT
A
6.3.2.4 Establecimiento de las relaciones entre entidades/ Matriz E-R.
Las relaciones se definen como “asociaciones entre entidades (a veces se conocen como asociaciones de datos)” (Kendall & Kendall,
2005, p.447). En la tabla 4 podemos observar la matriz de Entidad – Relación para el diseño de la Base de Datos del presente modelo
de unidad de información análoga.
Tabla 4.
Matriz Entidad- Relación
35
6.3.2.5 Elaboración del modelo Entidad – Relación.
Para tener una visión de modelo Entidad- Relación propuesto para el diseño de la Base de Datos del presente modelo de unidad de
MATRIZ E-R
ENTIDADES PRODUCTOR DOCUMENTO DE ARCHIVO
DEPARTAMENTO DE PROCESOS
TÉCNICOS
ARCHIVO DE GES-
TIÓN
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO HISTÓRICO
DEPARTAMENTO DE CULTURA
DEPARTAMENTO
DE I+D+I PROGRAMA INVESTIGACIÓN CONSULTA USUARIO
PRODUCTOR
DOCUMENTO DE ARCHIVO
DEPARTAMENTO
DE PROCESOS
TÉCNICOS
ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO HISTÓRICO
DEPARTAMENTO DE CULTURA
DEPARTAMENTO
DE I+D+I
PROGRAMA
INVESTIGACIÓN
CONSULTA
USUARIO
36
información análoga, examinar el Anexo 4.
6.4 Uso de Gráfica de GANTT para la programación de proyectos.
“Una gráfica de Gantt es una forma fácil de programar tareas….En este tipo de gráfica las barras representan cada tarea o actividad.
La longitud de cada barra representa la duración relativa de dicha tarea” (Kendall & Kendall, 2005, p.59). En la tabla 5 podemos
observar en detalle las actividades relacionadas con cada una de las fases en la elaboración del proyecto de modelación del Archivo
Histórico de la Industria Petrolera.
Para tener una visión de la Gráfica Gantt del presente modelo de unidad de información análoga, examinar el Anexo 5.
Tabla 5
Actividades del proyecto – Gráfica Gantt.
FASE ACTIVIDAD DÍAS
REQUERIDOS
IDE
NT
IFIC
AC
IÓN
D
PR
OB
LE
MA
Y
AP
RO
BA
CIÓ
N D
EL
PR
OY
EC
TO
A. Recolección de datos para el estudio de la estructura orgánica de los servicios y de las funciones de la
Industria petrolera: catálogos, reglamentos, memorias, entrevistas, normatividad aplicable.
3
B. Análisis interno de la organización: descripción del estado o situación actual, identificación de
necesidades, análisis de resultado de mediciones de desempeño y de la planeación estratégica,
estudio de responsabilidades y funciones (organigrama de la industria petrolera).
5
C. Análisis externo: conocer la situación del problema en un contexto más amplio, análisis de quejas y
sugerencias, evaluación del entorno social, económico, tecnológico, cultural, demográfico y político.
5
37
D. Detección de debilidades, fortalezas, oportunidades de mejora y amenazas (Resultado análisis
DOFA).
3
E. Determinación de los requerimientos de información de los usuarios para realizar sus actividades. 3
F. Definición del problema o necesidad a atender. 2
G. Descripción de la solución al problema o necesidad planteada y elaboración de la propuesta. 5
H. Definición de objetivos. 2
I. Determinación de recursos a través de los criterios de viabilidad técnica, económica y operativa. 3
J. Elaboración y socialización de cuadrícula de impacto de viabilidad (CIV). 5
K. Presentación y aprobación del proyecto por la Alta Gerencia de la Industria Petrolera. 1
CO
MU
NIC
AC
IÓN
E
IMP
LE
ME
NT
AC
IÓN
DE
L P
RO
YE
CT
O L. Comunicación y difusión del proyecto a todos los involucrados. 3
M. Selección del equipo de trabajo y asignación de funciones y tiempos de ejecución de tareas. 2
N. Comunicación del Programa de Gestión Documental (PGD). 3
O. Estudio, análisis y normalización de procedimientos y políticas de funcionamiento en las diferentes
etapas del ciclo vital de los archivos: Archivo de Gestión, Central e Histórico.
5
P. Identificación de los tipos documentales y la legislación aplicable a ésta. 5
Q. Valoración del fondo acumulado en la Industria Petrolera. 5
R. Organización de los fondos documentales: clasificación y ordenación 10
S. Elaboración del registro cuadro de clasificación de documentos. 5
T. Aplicación de principios archivísticos: de procedencia, orden original y de procesos. 5
38
U. Descripción de los fondos documentales: secciones, series, subseries, expedientes, 5
V. Elaboración de Tablas de retención (TRD) y de valoración documental (TVD), determinando plazos
de conservación y disposición final de los documentos de archivo.
5
W. Elaboración y automatización de instrumentos de descripción: guía, inventario, catálogo e índice. 10
X. Diseño y aplicación de políticas de acceso y seguridad de la información. 10
Y. Dinamización del Archivo histórico: talleres, exposiciones, visitas guiadas, uso de salas de
investigación, aulas didácticas, etc.
5
Z. Diseño y difusión de programas de cultura e investigación. 5
SE
GU
IMIE
NT
O,
CO
NT
RO
L Y
EV
AL
UA
CIÓ
N
AA. Realización de conversaciones con responsables de procesos y observación en el campo de trabajo. 15
BB. Realización de reuniones del Comité de Gestión documental y de Calidad de la organización:
revisión de procesos y elaboración de ajustes en términos de actividades de corrección, correctivas,
preventivas y de mejora.
5
CC. Seguimiento y medición del servicio del Archivo Histórico. 5
DD. Seguimiento a los programas de promoción de la investigación y de defensa del patrimonio
documental, histórico y cultural
5
EE. Seguimiento a proyectos de investigación. 5
FF. Revisión de resultado de desempeño, a través de indicadores de Gestión. 5
GG. Seguimiento al análisis de factores de riesgo. 3
HH. Realización de auditorías de seguimiento y control de procesos. 5
II. Análisis de resultados de encuestas de satisfacción. 3
39
JJ. Análisis resultados de retroalimentación del usuario/cliente de la Industria Petrolera: quejas,
reclamos, sugerencias, felicitaciones, etc.
3
KK. Elaboración de informes para la dirección, para el responsable de procesos, para los recursos, para
los clientes.
3
LL. Retroalimentación y ajustes a los planes de acción. 3
6.5 Uso de Diagramas PERT.
El diagrama PERT “es un acrónimo de Program Evaluation and Review Techniques (Técnicas de Evaluación y Revisión de
Programas). Un programa (sinónimo de proyecto) se representa mediante una red de nodos y flechas que se evalúan para determinar
las actividades descritas, mejorar la programación de fechas si es necesario y revisar el progreso una vez que se aborda el proyecto”
(Kendall & Kendall, 2005, p.60). En la tabla 6 podemos observar en detalle las actividades del proyecto con los cálculos de inicios
mínimos (im), finales mínimos (fm), inicios Máximos (IM), finales Máximos (FM) y Margen Total.
Para tener una visión del Diagrama de PERT del presente modelo de unidad de información análoga, examinar el Anexo 6 y 7.
40
Tabla 6
Actividades del proyecto – Diagrama PERT.
ACTIVIDAD PREDECEDO-
RA DURACIÓN im fm IM FM MT
FASE 1: IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS Y APROBACIÓN DEL PROYECTO
A. Recolección de datos para el estudio de
la estructura orgánica de los servicios y de
las funciones de la Industria petrolera:
catálogos, reglamentos, memorias, entre-
vistas, normatividad aplicable.
– 3 0 3 3 6 3
B. Análisis interno de la organización:
descripción del estado o situación actual,
identificación de necesidades, análisis de
resultado de mediciones de desempeño y
de la planeación estratégica, estudio de
responsabilidades y funciones (organigra-
ma de la industria petrolera).
AFI+1 5 4 9 7 12 3
C. Análisis externo: conocer la situación
del problema en un contexto más amplio,
análisis de quejas y sugerencias, evalua-
ción del entorno social, económico, tecno-
lógico, cultural, demográfico y político.
BII 5 4 9 7 12 3
D. Detección de debilidades, fortalezas,
oportunidades de mejora y amenazas (Re-
sultado análisis DOFA). B, C 3 9 12 9 12 0
E. Determinación de los requerimientos
de información de los usuarios para reali-
zar sus actividades. – 3 0 3 0 3 0
41
F. Definición del problema o necesidad a
atender. EFI+1 2 4 6 4 6 0
G. Descripción de la solución al problema
o necesidad planteada y elaboración de la
propuesta. FFI+1, G 5 7 12 7 12 0
H. Definición de objetivos. G II+2 2 9 11 9 11 0
I. Determinación de recursos a través de
los criterios de viabilidad técnica, econó-
mica y operativa. H 3 11 14 11 14 0
J. Elaboración y socialización de cuadrí-
cula de impacto de viabilidad (CIV). I, D 5 14 19 14 19 0
K. Presentación y aprobación del proyec-
to por la Alta Gerencia de la Industria Pe-
trolera. JFI+2 1 21 22 21 22 0
FASE 2: COMUNICACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO
L. Comunicación y difusión del proyecto
a todos los involucrados. K 3 22 25 22 25 0
M. Selección del equipo de trabajo y
asignación de funciones y tiempos de eje-
cución de tareas. L 2 25 27 25 27 0
N. Comunicación del Programa de Ges-
tión Documental (PGD). M 3 27 30 27 30 0
42
O. Estudio, análisis y normalización de
procedimientos y políticas de funciona-
miento en las diferentes etapas del ciclo
vital de los archivos: Archivo de Gestión,
Central e Histórico.
N 5 30 35 30 35 0
P. Identificación de los tipos documenta-
les y la legislación aplicable a ésta. N, O 5 30 35 30 35 0
Q. Valoración del fondo acumulado en la
Industria Petrolera. N, O, P 5 30 35 30 35 0
R. Organización de los fondos documen-
tales: clasificación y ordenación QFF 10 25 35 25 35 0
S. Elaboración del registro cuadro de
clasificación de documentos. R 5 35 40 35 40 0
T. Aplicación de principios archivísticos:
de procedencia, orden original y de proce-
sos. Q, R, S 5 35 40 40 45 5
U. Descripción de los fondos documenta-
les: secciones, series, subseries, expedien-
tes, S, T 5 40 45 40 45 0
V. Elaboración de Tablas de retención
(TRD) y de valoración documental
(TVD), determinando plazos de conserva-
ción y disposición final de los documentos
de archivo.
UII 5 40 45 40 45 0
43
W. Elaboración y automatización de ins-
trumentos de descripción: guía, inventario,
catálogo e índice. V 10 45 55 45 55 0
X. Diseño y aplicación de políticas de
acceso y seguridad de la información. WII 10 45 55 45 55 0
Y. Dinamización del Archivo histórico:
talleres, exposiciones, visitas guiadas, uso
de salas de investigación, aulas didácticas,
etc.
X 5 55 60 55 60 0
Z. Diseño y difusión de programas de
cultura e investigación. YII 5 55 60 55 60 0
FASE 3: SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN
AA. Realización de conversaciones con
responsables de procesos y observación en
el campo de trabajo. ZFI+5 15 65 80 65 80 0
BB. Realización de reuniones del Comi-
té de Gestión documental y de Calidad de
la organización: revisión de procesos y
elaboración de ajustes en términos de acti-
vidades de corrección, correctivas, preven-
tivas y de mejora.
AA 5 80 85 80 85 0
CC. Seguimiento y medición del servicio
del Archivo Histórico. Y, Z 5 60 65 78 83 18
44
DD. Seguimiento a los programas de
promoción de la investigación y de defen-
sa del patrimonio documental, histórico y
cultural
Z, CC 5 60 65 78 83 18
EE. Seguimiento a proyectos de investi-
gación. DD 5 65 70 83 88 18
FF. Revisión de resultado de desempe-
ño, a través de indicadores de Gestión. CCII , EE 5 65 70 83 88 18
GG. Seguimiento al análisis de factores
de riesgo. BB, FF 3 85 88 85 88 0
HH. Realización de auditorías de segui-
miento y control de procesos. GG 5 88 93 88 93 0
II. Análisis de resultados de encuestas
de satisfacción. HH 3 93 96 93 96 0
JJ. Análisis resultados de retroalimenta-
ción del usuario/cliente de la Industria
Petrolera: quejas, reclamos, sugerencias,
felicitaciones, etc.
IIII 3 93 96 93 96 0
KK. Elaboración de informes para la di-
rección, para el responsable de procesos,
para los recursos, para los clientes. HH, JJ 3 93 96 96 99 3
LL. Retroalimentación y ajustes a los pla-
nes de acción. JJ, II, kk 3 96 99 96 99 0
45
6.5.1 Ruta Crítica.
“La ruta más larga se denomina la ruta crítica. Aunque la ruta crítica se determina calculando la
ruta más larga, ésta se define como la ruta que causará que el proyecto se atrase incluso si se
retrasa un solo día” (Kendall & Kendall, 2005, p.61). En el diagrama PERT podemos identificar
la ruta crítica, para el proyecto de modelación del Archivo Histórico de la Industria Petrolera.
La ruta crítica se puede recorrer siguiendo los siguientes números: 1-3-9-10-11-12-13-14-15-
16-17-18-19-20-21-22-23-24-25-26-27-29-30-31-32-33-34-35-36-37-38-39-40-46-47-48-49-50-
52
6.6 Política de inclusión de personas en situación discapacidad
Teniendo en cuenta el análisis de necesidades de los usuarios en situación de discapacidad y basado en
las necesidades identificas en la pirámide de Maslow, la política que se establecerá para la prestación del
servicio de información en el archivo histórico de la industria petrolera será de tipo original, que
contemplará los siguientes elementos:
La unidad de información podrá apoyar al Estado en la satisfacción de algunas necesidades fisiológicas,
ya que contará con zonas que ofrecerán el servicio de alimentación y zonas para el descanso.
La unidad de información podrá satisfacer algunas necesidades de seguridad, ya que a las personas se les
garantizará su protección física a través del mantenimiento de la infraestructura y planes de acción para
hacer frente a situaciones de emergencia ambiental.
La unidad de información podrá satisfacer necesidades de afiliación, en la medida que se promoverá
entre el personal de servicio de información, relaciones cuidadosas en el marco del respeto y la
solidaridad.
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6.7 Indicadores de desempeño
Los indicadores para la medición del desempeño de la Unidad de Información aquí relacionada,
y de acuerdo al alcance del presente proyecto, permiten dar cuenta del proceso y del resultado, en
tanto que al primero corresponden aquellos indicadores que develan el éxito de las actividades, y
al segundo corresponden los indicadores que miden las salidas del proceso.
La formulación de indicadores de desempeño responde a criterios de claridad, verificabilidad,
relevancia, consistencia, oportunidad, eficacia, eficiencia y efectividad.
A continuación se relacionan algunos de los indicadores de desempeño que pueden
considerarse para evaluar el éxito en la ejecución del proyecto.
6.7.1 Relacionados con servicios técnicos
Disponibilidad de las instalaciones
Tasa de utilidad de instalaciones
Tiempo promedio del proceso técnico documental
Costo por título catalogado
Catalogación
6.7.2 Relacionados con servicios de información
% de títulos de fondos disponibles de forma oportuna
Número de títulos de fondos disponibles para usuarios inmediatamente X 100 Número total de títulos de fondos documentales
Promoción de servicios
Satisfacción al cliente
Uso del fondo
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Formación de usuarios
6.7.3 Relacionados con la extensión y cobertura
Número de personas en situación de discapacidad que consultan en sala X 100 Número total de personas en situación de discapacidad que ingresan al archivo Número de personas en calidad de investigador que consultan en sala X 100 Número total de investigadores que ingresan al archivo Número de artículos producidos por los investigadores que consultan el archivo X 100 Número total de artículos de investigación
Referencias
Congreso de Colombia. (2000). Ley General de Archivos. Recuperado de
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275
Kendall, K., & Kendall, L. (2005). Análisis y Diseño de Sistemas (6º ed.). Ciudad de México:
Pearson. Recuperado de http://www.emprendedortecnologico.com/blog/wp-
content/uploads/2013/01/Analisis-y-Diseno-de-Sistemas-Kendall-Kendall.pdf
Lessing, L. (2006). El Código 2.0, Capítulo 4: Arquitecturas de control. Madrid: Traficantes de
sueños. p. 83-113
Mayorga G., F. (Julio, 2002). La Industria petrolera en Colombia. En: Revista
Credencial Historia. Bogotá: Edición 151.
Stueart R. & Moran B. (2007). Gestión de bibliotecas y centros de información. Capítulo 1 y 2
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Observaciones por parte del Evaluador