archivonomÍa escuela nacional de … · conocer la riqueza minera del territorio mexicano, los...
TRANSCRIPT
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y
ARCHIVONOMÍA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO
HISTÓRICO DEL PALACIO DE MINERÍA
T E S I N A
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A
P R E S E N T A :
Y O L A N D A N A V A P I C H A R D O
A S E S O R : L i c . D o r o t e o S a l o m ó n H e r n á n d e z G u z m á n
P r o f r a . M a r t h a T a p i a O r t e g a
MÉXICO, D. F. 2005
1
AGRADECIMIENTOS
A todos ustedes gracias por apoyarme en el desarrollo de la Carrera
Prof. Nahum Pérez Paz
Lic. Rafael Pagaza García
Psic. Irene Rosillo
Lic. Hortensia Tercero y Vega
Profa. : Ma. Martha Tapia y Ortega
Y a todos los Profesores que me transmitieron sus conocimientos
Especialmente
Lic. Doroteo Salomón Hernández Guzmán
Por haberme asesorado en este proyecto.
A mi Amiga Lic. Cirila Ramírez Segura.
Por apoyarme a lo largo de mi Carrera
A mis compañeros
Por haber compartido conmigo los buenos y malos
momentos.
2
DEDICATORIA
A Dios:
Por ayudarme a cumplir mí sueño.
A mis padres Yolanda y Roberto
Por haberme regalado lo más preciado: la vida.
A mi esposo Manuel:
Por la confianza, comprensión, amor y respeto
que siempre deposito en mí.
A mis hijos Manuel y Roberto
Por haberme dado la fuerza, amor y comprensión de
seguir adelante en este proyecto
i
PREFACIO
La creación del presente manual de procedimientos respecto del Archivo Histórico del
Palacio de Minería, tiene por objeto, el conservar profesionalmente los documentos que allí
se encuentran, es decir, que deberán ser clasificados, organizados, custodiados y
almacenados de manera apropiada, conforme a estrictas reglas archivísticas.
El manual del que hablamos, deberá ser un instrumento que permita encauzar las
actividades del profesional en Archivonomía y en general de quienes en este archivo
trabajan, orientando el trabajo hacia un ordenamiento profesional que permita la debida
consulta del acervo.
Asimismo, la observancia a lo establecido en el manual de procedimientos, permitirá una
apropiada utilización y difusión de la información histórica contenida, aprovechándola
integralmente y para su conservación permanente.
ii
INTRODUCCIÓN
Una de las Instituciones más importantes en México sin duda fue la Minería, durante la
época colonial fue el eje alrededor del cual giró la economía de la Nueva España. Al
conocer la riqueza minera del territorio mexicano, los reyes españoles emitieron reales
cedulas que fueron conformando el cuerpo legal sobre la minería.
El Rey Carlos III autorizó al gremio minero para construir el Real Tribunal de Minería,
quien a través de los siglos fue transformándose y adquiriendo gran importancia hasta
convertirse en la Escuela Nacional de Ingenieros.
Con el tiempo se fueron transformando en varias instituciones, creando un enorme
patrimonio documental que actualmente esta en riesgo, que como en muchos archivos no
existe una conciencia sobre la importancia del resguardo de documentos importantes que
pueden prevalecer como un importante documento de carácter histórico, y a nivel general
no se cuenta con una cultura archivística.
La documentación del archivo del Palacio de Minería esta compuesta de manuscritos,
impresos, mapas, atlas, fotografías, cuya vigencia administrativa, fiscal, contable o legal
ha concluido y contiene los valores evidénciales, testimoniales o informativos contando con
un acervo aproximado de 22,000 documentos sueltos.
Finalmente es una parte muy importante del patrimonio documental, ya que estos
documentos tienen una gran utilidad histórica, al mismo tiempo cultural y son esenciales
para conocer los diversos acontecimientos y etapas de la evolución de la minería,
nutriéndose con ello la memoria de la nación. Y es deber de todos conservar nuestras
raíces.
El desarrollo e implementación de normas y criterios técnicos homogéneos de organización
como serán el Inventario, el Catálogo y la Guía, fomentará la investigación. La finalidad de
describir procedimientos administrativos u operativos consiste en que por medio de este
iii
instrumento se unifican las acciones que realizan las diferentes áreas de la organización y
orientan a los responsables de su ejecución en el desarrollo de las actividades cotidianas.
Se pueden aplicar los conocimientos archivísticos adquiridos en la materia de organización
de archivos, y así presentar una visión integral de cómo opera la organización en el área de
archivo al personal que no tiene función profesional y mostrar la secuencia lógica de los
pasos que comprende el inventario, la catalogación, el préstamo, los servicios y todos los
pasos específicos, para el trabajo operativo de cada área.
Mi estancia en la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía ha sido muy
importante y enriquecedora ya que me ha servido para obtener los conocimientos
necesarios para detectar la problemática y tener una visión de las soluciones apropiadas.
El acceso a los acervos de la institución se obtuvo con visitas personales y entrevistas con
la Directora del Archivo Histórico del Palacio de Minería, la Lic. María Rosa Leónides
Ávila Hernández. De esta manera surgió la inquietud por mejorar y optimizar los
procedimientos de las actividades desarrolladas por el personal del archivo contribuyendo
con esto a mejorar su calidad de servicio.
En el capítulo I se habla de que la Archivonomía, consta de muchas y variadas herramientas
que tienen como fin, llevar acabo la organización de un archivo, sin importar el soporte
utilizado se debe realizar la investigación de la historia institucional para poder así
determinar los cambios que han labrado y modificado en si a la institución con el pasar de
los años, todo esto con el fin de desentrañar de la historia quien, como y por que se genera
la tan apreciada documentación e ir determinando la tipología documental.
En el capitulo II se elabora un análisis del principio de procedencia y orden original desde
el punto de vista de un autor mexicano, Gustavo Villanueva Bazán, y una autora española,
Antonia Heredia Herrera, así como de los instrumentos de descripción que se utilizan en un
Archivo Histórico, así también de un diagnostico, el cual determina la problemática de
iv
archivo, las necesidades de un manual y los elementos que conformarán el manual de
procedimiento.
En el capitulo III, se presentará la propuesta del manual de procedimiento para el Archivo
Histórico del Palacio de Minería con todos los elementos, así como los diagramas de flujo
sus políticas y su glosario de terminología archivística.
v
TABLA DE CONTENIDO
Prefacio i
Introducción ii
CAPÍTULO 1
ARCHIVO HISTÓRICO DEL PALACIO DE MINERÍA
1.1 Historia de la Institución 1
1.1.1. Titulares del Archivo 4
1.1.2. Sedes del Archivo 9
1.1.3. Denominaciones 10
1.2. Organización 11
1.2.1. Función 12
1.2.2. Misión 12
1.2.3 Objetivo 12
1.2.4. Servicio 12
1.2.5. Usuarios 16
1.2.6. Fondos 18
1.3. Situación actual 19
1.3.1. Recursos Humanos 19
1.3.2. Recursos Materiales 20
1.3.3. Recursos Financieros 21
1.3.4. Recursos Técnicos 21
1.3.5. Recursos Tecnológicos 22
1.3.6. Instrumentos de Descripción de Archivo 22
1.3.7. Procedimientos de Departamento 23
1.3.8. Transferencia Secundaria 23
Pág.
vi
CAPÍTULO 2
ARCHIVO HISTÓRICO; EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Y
ORDEN ORIGINAL
2.1. Concepto General 24
2.1.1. Gustavo Villanueva Bazán: Principio de Procedencia y Orden Original 25
2.1.2. Antonia Heredia Herrera: Principio de Procedencia y Orden Original 28
2.1.3. Análisis y Postura 29
2.2. Instrumentos de Descripción de Archivo Histórico 30
2.2.1. Catálogo 31
2.2.2. Guía 31
2.2.3. Inventario 31
2.2.4. Cuadro de Clasificación 32
2.3. Procedimientos Administrativos 33
2.3.1. Concepto 34
2.3.1.1. Definición 34
2.3.1.2. Objetivo 34
2.3.1.3. Finalidad 35
2.3.1.4. Elementos Constitutivos 35
2.3.2. Diagrama de flujo 36
2.3.2.1. Concepto 36
2.3.2.2. Definición 36
2.3.2.3. Objetivo 37
2.3.2.4. Elementos Constitutivos 37
2.3.3. Simbología utilizada en el Manual de Procedimientos 38
vii
CAPÍTULO 3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL
PALACIO DE MINERÍA
3.1. Manual de Procedimientos 40
3.1.1 Índice 41
3.1.2. Hoja de Autorización y Control de Revisiones 42
3.1.3. Marco Legal 43
3.1.4. Introducción 44
3.1.5. Propósito 44
3.1.6. Objetivo 44
3.1.7. Objetivo Específico 44
3.1.8. Alcance 45
3.1.9. Normas y Políticas 45
3.1.10. Procedimiento: Transferencia Secundaria 48
3.1.11. Diagrama de Flujo de Transferencia Secundaria 49
3.1.12. Procedimiento: Organización, Descripción y Préstamo de la
Documentación Histórica 50
3.1.13. Diagrama de Flujo de Organización, Descripción y Préstamo
de la Documentación Histórica 52
3.1.14. Glosario de Terminología Archivística 55
Anexos 65
Conclusiones 74
Bibliografía 75
1
CAPÍTULO 1
1. EL ARCHIVO HISTÓRICO DEL PALACIO DE MINERÍA
1.1. HISTORIA DE LA INSTITUCIÓN.
“La minería, es el arte de extraer de las entrañas de la tierra los minerales para cubrir las
necesidades de trabajo, domésticas y suntuarias del hombre, nace el quehacer minero y con
ello la necesidad de reglamentarlo.
En España, hacia el siglo XIV se dieron disposiciones con el objeto de definir el derecho de
propiedad sobre las minas. En ellas se establece el derecho de propiedad del rey sobre todas
las tierras poseedoras de minerales y el poder para conceder a sus vasallos la explotación y
beneficios de las mismas como una merced real, derecho que fue plasmado en las Siete
Partidas. La emisión de reales cédulas y ordenanzas sobre la minería se va a dar en el
transcurso de los siglos.
En cuanto a las posesiones españolas en América, la legislación es diferente, ya que la
explotación minera fue superior a la de España, sin olvidar el principio sobre el derecho de
propiedad de las minas. Se puede decir que, desde que se conoció la riqueza minera de
estos territorios, los reyes españoles comenzaron a emitir leyes y reales cédulas que fueron
conformando paulatinamente la legislación sobre dicha actividad; igualmente, la unión de
los mineros en gremios se fue dando en esta forma, no culminando hasta la segunda mitad
del siglo XVIII, cuando por real cédula de primero de julio de 1776 Carlos III ordenó que
“…el importante gremio de minería de la Nueva España se pudiese erigir, y erigiese en
cuerpo formal, como los consulados de comercio…” (Reales Ordenanzas, 1783) El 4 de
mayo de 1777 los diputados representantes del gremio levantaron el acta de elección del
“Cuerpo y Tribunal de Minería”. Con la publicación de las Reales Ordenanzas en 1783
quedó publica y formalmente reglamentado lo relativo a la minería y a su tribunal; este en
adelante recibiría el nombre de Real Tribunal General del Importante Cuerpo de la Minería
de Nueva España. En tales ordenanzas se establecieron perfectamente las funciones y los
2
empleos del Tribunal; independientemente de quedar facultado en lo gubernativo y
contencioso, se le encargó el manejo del Banco de Avío y la fundación y dirección del
Colegio de Metalurgia para Prácticas o Colegio Metálico, o Real Seminario de Minería.
Banco de Avío. Para su funcionamiento se formó un fondo dotal con el impuesto cobrado a
los mineros (“señoreage”) y con el impuesto cobrado por la plata que entrara en la casa de
moneda o se remitiera en pasta a España. Para la concesión de créditos a los mineros, el
Banco solicita a los dueños de minas sus títulos de propiedad y posesión y todas aquellas
pruebas que respaldaran lo dicho sobre la mina o minas. El Tribunal, por su parte, hacía
todas las diligencias judiciales y extrajudiciales convenientes al caso.
El Banco tuvo una corta vida, de hecho comenzó a funcionar como tal en 1784, cuando
llegaron las ordenanzas a Nueva España. La muerte de Juan Lucas de Lassaga y Joaquín
Velázquez de León provocó una grave crisis que frenó su desarrollo, hasta que por real
orden del 27 de mayo de 1786 se suspendieron sus actividades financieras.
Real Seminario de Minería o colegio de Minería. Éste encuentra su fundamento legal en
las reales ordenanzas de 1783, título 18, Art. 1, en donde se establece el Colegio.”1
… para que nunca falten sujetos conocidos y educados desde su niñez en buenas costumbres, e
instruidos en toda la doctrina necesaria para el más acertado laborío de las minas, y que hasta
ahora se ha conseguido con prolixas y penosas experiencias por largos siglos y diversas
naciones, y aun por la particular y la propia industria de los mineros americanos, pueda
conservarse de una manera más exacta y completa, que por mera tradición…2
El 1° de enero de 1792 se efectuó el acto de apertura del Real Seminario, cuya sede fue al
principio “la casa contigua al Hospicio de San Nicolás”, hoy el edificio ubicado en la calle
de Guatemala 90 y posteriormente el Palacio de Minería (1811). Nombrase como director
a Fausto de Elhuyar, que duró en el cargo hasta el 22 de octubre de 1821.
En las ordenanzas quedó establecido que la dirección y el gobierno del Colegio estarían a
cargo del director general de minería, quien estaba facultado para proponer al tribunal a
maestros y empleados, así como hacer la selección de alumnos, proponer materias y
1 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo, Teoría y Practica Archivística II Cuaderno del Archivo Histórico de la UNAM No 12 México 2000 p p 49-52 2 AVILA HERNÁNDEZ, Maria Rosa en Teoría y Practica Archivística II Cuaderno del Archivo Histórico de la UNAM No 12 México 2000 p 50
3
métodos o planes de estudio, previa consulta al cuerpo docente. Era el responsable de
formular el reglamento del Colegio para ser sometido a la aprobación del rey. El Colegio
contaba también con un rector y un vicerrector, ambos eclesiásticos.
En relación con el tipo de alumnos que eran admitidos, José María Castera, secretario de la
Junta de Fomento y Administrativa de Minería, en su artículo publicado en el tomo VI de
El Mosaico Mexicano (ca. 1841), menciona:
A fin de que puedan recibirse los (alumnos) de dotación, se les exigen los requisitos de acreditar
con la fe de bautismo correspondiente, la edad que no debe ser menor de 14 años; y con las
debidas certificaciones, que sus costumbres son arregladas, que descienden de mineros, que
carecen de medios para educarse por sí mismos, que disfrutan de sanidad y buena constitución
y que saben leer, y escribir y las primeras operaciones aritméticas de los números enteros,
quebrados y denominados, obligándose al padre o tutor de cada niño, a reintegrar el importe
de los gastos erogados, si lo separa voluntariamente de la carrera.
Para la admisión de los porcionistas, es necesario que el padre o tutor que solicite la de alguno,
lo verifique por escrito del director, comprometiéndose a pagar por tercios adelantados la cuota
designada.
Últimamente, para la recepción de los extermos, solo se requiere que se pretenda y lo acuerde
en lo verbal el mismo director.3
Lo relativo a los tipos de alumnos esta bien documentado en el archivo y reglamentado en
las ordenanzas.
Hecho importante para el Colegio fue la formación de la biblioteca para uso de maestros y
alumnos. Según Ignacio Osorio, en su libro Historias de las bibliotecas novohispanas, su
fondo de origen lo constituyó la biblioteca del minero Eugenio Santelices Pablo, que le fue
comprada por Fausto de Elhuyar en 961 pesos, autorizado por el tribunal, que también
autorizó la formación de la biblioteca (1793). Menciona Osorio que el primer bibliotecario
fue Mariano Fernández de Castro. Por otro lado, el Tribunal solicitaba la compra de libros
en Europa a su apoderado en las cortes españolas, según puede constatarse en los
documentos del archivo.
La ley que creó el establecimiento de Minería puso a cargo del apoderado general de los
mineros y director del colegio, todos los papeles que forman al archivo y extinguido
tribunal, y como en el se hallen comprendidos los relativos al seminario, resulta
necesariamente una mezcla perniciosa, que debería destruirse declarando que los papeles
3 Ibidem p.51
4
pertenecientes a este, deben ser custodiados en el mismo, y no en el establecimiento, como
se ha hecho hasta el día.
El Colegio pierde vigencia con las nuevas corrientes de pensamiento y es suprimido en
1867, sobreviviendo al Tribunal, que por decreto del 20 de mayo de 1826 había
desaparecido, pasando su archivo a la Junta General de Mineros, institución que lo
sustituyó la biblioteca y la Escuela de Ingenieros.
Los antecedentes de la Facultad se encuentran precisamente en el Colegio de Minería, el
cual al momento de su supresión se encontraba orgánicamente dentro de la competencia del
Ministerio de Justicia e Institución Pública. En sustitución de este se establece en la Ley
del 2 de diciembre de 1867 la Escuela de Ingenieros, en la que se cursarían las carreras de
ingenieros de minas, mecánicos, civiles, topógrafos e hidromensores y geógrafos e
hidrógrafos. También se le conoce como Escuela Nacional o Especial de Ingenieros. De
1868 a 1909 recibe varios nombres y pertenece indistintamente a la Secretaría de Fomento
o a la Justicia e Instrucción Pública. En 1910 es nombrada Escuela de Ingenieros y pasa a
formar parte de la Universidad Nacional de México. Entre 1933 y 1934 se le otorga el
nombre de Facultad de Ingeniería y Ciencias Físicas y Matemáticas.
A partir de 1935 recibe el nombre de Escuela Nacional de Ingeniería, tal como perdura
hasta 1958. En 1959 adquiere el grado de facultad. Paralelamente a este proceso van
estableciéndose reformas y nuevos planes de estudio, tendientes al mejoramiento de la
enseñanza y a la creación de nuevas carreras especializadas en las diferentes ramas de la
ingeniería.4
1.1.1. TITULARES DEL ARCHIVO
“En un articulo sobre el Acervo, publicado en Geomimet, en 1984, Gustavo Otto Fritz nos
dice que los fondos bibliográfico y documental fueron encontrados por él mismo, cuando
4 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo, op. cit. p 52
5
era alumno de la Escuela Nacional de Ingenieros, aproximadamente en agosto de 1951, en
un cuarto clausurado ubicado en el patio suroeste del Palacio de Minería, con motivo de
una inundación en el centro de la ciudad de México.
Sin embargo, José Raúl Bravo García, en su tesis profesional sobre las “Obras de
reparación del Palacio de Minería de la UNAM”, presentada en 1976, consigna que con
motivo de la restauración total del Palacio, llevada a cabo por la Sociedad de Ex alumnos
de la Facultad de Ingeniería (SEFI), el acervo fue encontrado en una de las crujías del
Palacio.
Retomando el artículo del doctor Otto Fritz, en él se dice que el doctor Juan Casillas
García, director de la Facultad de Ingeniería (1971 – 1974), comisionó al antes citado para
estudiar los fondos y valorar su importancia. En 1973, él mismo, le dio al Acervo la
denominación con la que hoy se conoce.
El doctor Fritz fue relevado de su encomienda el 19 de abril de 1983 y en su lugar se
nombró al Ingeniero Arturo Márquez González, como supervisor, y a la maestra Beatriz
Ayala Gastélum, como responsable del Acervo.
En esta segunda etapa de organización y conservación del material interviene de manera
fundamental la Sociedad de Ex alumnos de la Facultad de Ingeniería, dentro de su
programa de Historia de la Ingeniería en México, con la asesoría del Instituto de
investigaciones Históricas, concretamente de su director, el maestro Roberto Moreno de los
Arcos. La SEFI gestionó ante la Dirección de la Facultad la reanudación de los trabajos de
ordenación del Acervo, que en ese momento ya había aumentado su volumen bibliográfico
con diversas donaciones recibidas en la etapa anterior. Ambas instituciones (SEFI-FI)
firmaron el convenio respectivo el 27 de febrero de 1984, quedando comprometidas, la
Facultad, a proporcionar toda la documentación con la que contaba, locales apropiados para
el personal y la papelería necesaria, y la SEFI, a dar el personal capacitado para la
realización del trabajo, cubriendo sus honorarios, obligándose también, con respecto a la
biblioteca, a ordenar, catalogar y clasificar los libros, así como a elaborar las tarjetas
correspondientes; con respecto al archivo, la SEFI se comprometió a leer y ordenar los
6
documentos y a la elaboración de fichas para su descripción que se llamaron “maestras”. En
esta etapa se logró que el proyecto fuera apoyado por el CONACYT.
En julio de 1984 se formo un comité integrado por representantes de la Facultad (el jefe de
la División de Educación Continua), la SEFI y el Instituto de Investigaciones Históricas,
que supervisaría la labor desarrollada en el Acervo.
A principios de 1987 la SEFI dio por terminado su compromiso en lo referente a la
biblioteca y entregó a la Facultad un inventario que incluía el fondo de origen y las
donaciones que lo habían acrecentado en el periodo del doctor Fritz, entre las que cabe
destacar las publicaciones periódicas, sobre todo del siglo XIX y principios del XX, que
donó la Hemeroteca Nacional, y parte del Acervo bibliográfico del Antiguo Colegio de San
Ildefonso de la Escuela Nacional Preparatoria, en total, 11 345 volúmenes, según consta en
el archivo administrativo del Acervo.
En ese mismo año se inició una tercera etapa que se concretaría al archivo, y hubo cambios
en el comité de supervisión. En lugar del Instituto de Investigaciones Históricas, el Centro
de Estudios sobre la Universidad (CESU) formaría parte del Comité de Apoyo y
Asesoramiento del Acervo Histórico del Palacio de Minería, y permanecerían el jefe de la
División de Educación Continua y el coordinador del Comité del Acervo Histórico de la
SEFI; es oportuno mencionar que todos los coordinadores de este dieron su apoyo y mejor
esfuerzo para la realización de los trabajos del acervo, sin embargo, cabe destacar el apoyo
y la actividad del ingeniero Alberto Moles B., quien estuvo a cargo en el último periodo en
que intervino la SEFI.
En junio de 1987, la maestra María del Refugio González, directora del CESU, invito a
Maria Rosa Ávila Hernández del Instituto de Investigaciones Bibliográficas, a hacerse
cargo de la coordinación de los trabajos de ordenación, organización, clasificación y
automatización del material del Archivo, labores de las que se hizo cargo hasta diciembre
de 1988. de 1989 a 1992 ocupó la coordinación la señora Maricela Hernández Reyes.
7
La SEFI dio por terminada su responsabilidad con la elaboración del catálogo del primer
periodo (fondo de origen conformado por 6,248 fichas de otros tantos documentos),
entregando el archivo a la Facultad el 11 de diciembre de 1992, que quedó como institución
responsable de la continuación de los trabajos de catalogación del resto de la
documentación. Casi inmediatamente prosiguieron dichos trabajos con la recontratación,
por parte de la Facultad, de tres personas que habían laborado en el anterior periodo:
Patricia González Pérez, Rebeca Jiménez Urrutia y José Alfredo Robledo Rosas.
En esta etapa, a partir de enero de 1994, el acervo como tal vuelve a ser una unidad,
integrándose la biblioteca y el archivo bajo la denominación primigenia de Acervo
Histórico del Palacio de Minería y la coordinación a cargo de la Lic. Ma. Rosa Leónides
Ávila Hernández, dice que el Acervo fue adscrito a la Secretaría de Servicios Académicos
de la Facultad de Ingeniería. Por último, en octubre de 1997, queda instalado formalmente
el taller de restauración, conservación y encuadernación, gracias al apoyo del ingeniero
José Manuel Covarrubias Solís, director de la Facultad”.5
El currículum vitae que se presenta a continuación corresponde al Ing. Gustavo Otto Fritz
de la Orta el cual encontré en el archivo histórico del palacio de minería.
De este no se conocía su existencia y me di a la tarea de buscar algo que me dijera, ¿Quien
era? y ¿Qué había hecho?, con respecto a archivo y lo encontré anexo a una solicitud de
beca para estudiar en Estados Unidos la cual corresponde al año de 1955, este documento
se encuentra en original escrito a maquina por él mismo, además contiene su firma.
La investigación se realizó primero en los listados del AHPM, que están en condiciones
deplorables, se detectan diversas anomalías como faltante de hojas, mojados, tachados y
sobre todo escritos algunos a maquina mecánica y en otros casos se están separando las
hojas de los listados.
5 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo, op. cit. p p 47-49
8
Se detecta que los listados se llevan en forma cronológica y por lo tanto es difícil localizar
la información. Ya que al año de 1955 corresponden un total de 40 cajas, que
afortunadamente fueron revisados una a una y así se encontró el documento mencionado, el
cual presento a continuación.
CURRÍCULUM VITAE
“Ing. Gustavo Otto Fritz de la Orta. Me permito indicarle que ingresé a la Escuela Nacional
de Ingenieros el año de 1950 teniendo a mi cargo 2 años después la ayudantía de “Estática"
del Sr. Ing. Jaime Torres H., siendo al mismo tiempo encargado por parte de la S.A.E.N.I.
de las clases de “Ejercicios”. A principios de 1953 impartí un curso de regulación de
“Mecánica” según constancias que hay en los Archivos de la mencionada Sociedad.
Durante el curso del año continué teniendo la ayudantía del Ing. Torres H., fui electo
Secretario General de la Sociedad de Alumnos en mayo de 1953. Con el carácter de
Presidente de la Comisión de Prácticas acompañe a un grupo de alumnos del 4° año a un
viaje de estudios a los Estados Unidos, según consta en los Archivos tanto de la Dirección
como a Sociedad de Alumnos. Durante la organización del Primer Congreso de Estudiantes
de Ingeniería fungí como Secretario de Relaciones Exteriores y en las Sesiones Plenarias
fui delegado de Ingenieros Civiles de la escuela de México. En 1954 fui Representante
General de la Directiva de la S.A.E.N.I. en la Ciudad Universitaria; durante ese año fui
profesor ayudante en la materia de “Estática” a cargo del Sr. Ing. Héctor Uribe.”6
El currículum vitae de la Lic. Maria Rosa Leónides Ávila Hernández me fue proporcionado
por ella misma, a mi petición, ya que le comente que era para ponerlo en este trabajo
recepcional.
Currículum Vitae
Nombre: MARIA ROSA LEÓNIDES ÁVILA HERNÁNDEZ
Lugar de nacimiento: San Simón Tlatlahuquitepec, Tlaxcala.
Fecha de Nacimiento: 8 de agosto de 1945
6 Archivo Histórico del Palacio de Minería, 1955-IV-701.
9
Estudios Realizados
Primaria: Esc. “Simón Bolivar” M 631, 1953-1959
Secundaria: Esc. Sec. Núm. 6, 1960-1962
Preparatoria: ENP. Núm. 5 1963-1964
Profesional׃ Lic. en Historia, Facultad de Filosofía y Letras. UNAM. 1965-1969
Examen: 30 de abril de 1987
Postgrado: Maestría en Historia de México. FF y L. UNAM. 1986-1988. Pasante.
Idiomas: Conocimientos de Ingles y Francés.
Puestos desempeñados en la UNAM
Administrativos:
1. Ingresó a laborar en el Instituto de Investigaciones Bibliográficas, Biblioteca
Nacional, con el nombramiento de bibliotecario.
2. De 1971 a 1976 trabajó en la misma dependencia con el nombramiento de
“Programador” ganado por concurso. (Especialista en el manejo de sistemas
tipográficos IBM).
3. De 1971 a 1976 trabajó, con media plaza, en el Departamento de Historia y
Filosofía de la Medicina, perteneciente a la Facultad de Medicina de la UNAM,
nominalmente con carácter de administrativo pero con funciones de investigador.
1.1.2. SEDES DEL ARCHIVO
“El Acervo Histórico del Palacio de Minería a contado con solo dos ubicaciones a lo largo
de su historia.
El 1° de enero de 1792 se efectuó el acto de apertura del Real Seminario, cuya sede fue al
principio “la casa contigua al hospicio de San Nicolás”, hoy el edificio ubicado en la calle
de Guatemala 90 y posteriormente el Palacio de Minería (1811). Ubicado en Tacaba No 5
planta baja Col. Centro CP. 0600, México D.F.”7 Y es actualmente donde se encuentra.
7 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo, op. cit. p 50,51
10
1.1.3. DENOMINACIONES
Siempre se ha llamado Acervo Histórico del Palacio de Minería.
1.2. ORGANIZACIÓN
El archivo cuenta con cerca de 22,300 documentos sueltos, denominándose de ese modo
porque fueron separados de sus expedientes para ordenarlos cronológicamente, 773 libros
manuscritos y diversas colecciones de otros tipos de documentos.
Para la organización de los documentos sueltos y de la mayoría de las colecciones se
respetó el orden cronológico, los primeros se dividieron en cinco periodos, tomando en
consideración acontecimientos históricos de trascendencia para las instituciones de
procedencia, con relación a las segundas además del año se tomó en cuenta las
características especiales del material.
11
Figura No 1
“Organigrama actual del Archivo”
La estructura orgánica del Archivo Histórico del Palacio de Minería depende de la
Secretaria de Servicios Administrativos, de la Facultad de Ingeniería de la Universidad
Nacional Autónoma de México.
La Directora Maria Rosa Ávila Hernández esta a cargo del archivo como de la biblioteca.
SECRETARÍA
DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
BIBLIOTECA
ACERVO HISTÓRICO
COORDINACIÓN
FONDO
ANTIGUO
FONDO
GENERAL
TESIS
PUBLICACIONES
PERIÓDICAS
PERIODO CRONOLÓGICO
DOCUMENTOS SUELTOS
FONDO SOCIEDAD CIENTÍFICA ANTONIO ALZATE
FONDO ASOCIACIÓN
DE
NGENIEROS Y
ARQUITECTOS
BIBLIOTECA DEL REAL
SEMINARIO FONDO DE ORIGEN
TALLER DE
RESTAURACIÓN Y ENCIUADERNACIÓN
ARCHIVO
MATERIALES O COLECCIÓNES ESPECIALES
LIBROS MANUSCRITOS
ARCHIVO DE LA SOCIEDAD CIENTÍFICA ANTONIO ARZATE FONDO ESCUELA DE
INGENIEROS
12
1.2.1. FUNCIÓN.
Aplicar las técnicas archivísticas para organizar, conservar, salvaguardar, guardar y
difundir el patrimonio documental del Archivo Histórico del Palacio de Minería
1.2.2. MISIÓN.
Establecer el resguardo y la conservación documental con el propósito de vigilar la
seguridad e integridad de la información, así como identificar preservar y promover su
difusión.
1.2.3. OBJETIVO.
Se organizará y aplicarán las técnicas y metodología archivísticas necesarias descritas en el
Manual de Procedimientos, de manera homogénea y sistematizada en los fondos del
Archivo Histórico del Palacio de Minería.
1.2.4. SERVICIO.
El servicio es el conjunto de actividades que se relacionan entre sí y de funciones que se
diseñan para satisfacer las necesidades de los usuarios.
El servicio es:
Un paquete de valor al usuario.
La conexión entre el servidor público y el usuario.
13
Elementos del servicio.
Un servicio se concibe como un sistema, Un sistema es un conjunto de elementos
interrelacionados e interdependientes, que forman una unidad y que tiene un objetivo en
común.
Examinaremos cada uno de los elementos que lo componen:
Proveedor: EL Proveedor es quien proporciona los insumos para el desarrollo
del sistema.
Usuario: El usuario es la razón de ser del servicio. En la Administración
Publica Federal, al usuario se le denomina ciudadano, derechohabiente, etc.,
dependiendo de la actividad de la dependencia o entidad de referencia.
El usuario es toda persona o función que es impartida por nuestro trabajo o
por nuestros servicios. Es el que solicita, recibe o se beneficia del servicio
brindado. 8
Servicios que presta al usuario:
1. Préstamo: de expedientes en la sala.
2. Servicio de fotocopiado: condicionado al estado físico del material
3. Servicio de digitalización en tamaño carta.
4. Horarios del Archivo: Lunes a Viernes de 9:30 A 15: 00 hrs.
5. Teléfonos: 5623-2992, 56232993
6. Fax: 5510-05 73
7. e-mail: [email protected]
8. Dirección: Tacuba no 5, planta baja, Col. Centro, C.P. 0600, México, D.F
8 KATZ, Bernard, Como generar el servicio al cliente. fondo editorial Legis, Bogota, Colombia1989, p.2
14
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO
FACULTAD DE INGENIERÍA
Las graficas que se presentan a continuación representan el movimiento de los servicios
prestados.
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
ENERO MARZO MAYO JULIO SEPTIEMBRE NOVIEMBRE
ARCHIVO HISTORICO DE PALACIO DE MINERIA
DOCUMENTOS
La grafica representa como en los meses de diciembre y enero es casi nula la consulta de
documentos, siendo más representativos los meses de mayo y noviembre, ya que presentan
un movimiento constante.
0
0.2
0.4
0.6
0.8
1
1.2
1.4
1.6
1.8
2
ENERO MARZO MAYO JULIO SEPTIEMBRE NOVIEMBRE
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA
FOLLETOS
Es claro que la consulta de folletos es nula en 8 meses del año y solo se presenta una
movimiento alto en los meses de febrero, marzo, mayo y julio.
15
0
1
2
3
4
5
6
7
ENERO MARZO MAYO JULIO SEPTIEMBRE NOVIEMBRE
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA
LIBROS DE CONSULTA
Se observa un marcado ascenso en las consultas de libros en el mes de Enero y un
descenso después de este para el resto del año, con ligero aumento en los meses de
Agosto y Septiembre.
0
1
2
3
4
5
6
ENERO MARZO MAYO JULIO SEPTIEMBRE NOVIEMBRE
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA
LIBROS MANUSCRITOS
16
El movimiento que se presenta para libros manuscritos es nulo durante 5 meses del año,
con altibajos en los demás meses, solo presentando un aumento importante en el mes de
octubre.
OBSERVACIONES.
Los planos correspondientes al importante periodo de la colonia se encuentran totalmente
olvidados, ya que nadie los consulta desde hace años.
Las fotografías que tiene en su poder el AHPM, solo han sido consultadas en 2 ocasiones
en el mes de octubre, y fuera de eso llevan años, al igual que los planos en total olvido
1.2.5. USUARIOS.
El tipo de usuarios que más frecuentan el Archivo Histórico del Palacio de Minería son
investigadores extranjeros provenientes de países como son: España, Francia, Alemania,
Hungría, Estados Unidos, y nacionales.
La escolaridad con la que cuentas los usuarios oscilan entre licenciatura y doctorado.
Estudiantes de la carrera en Ingeniería, Mecánicos, Civiles, Ingenieros de Minas Geólogos,
Arquitectos, Topógrafos e hidromensores y Geógrafos e Hidrógrafos así como
Historiadores
Los elementos que debemos tomar en cuenta para el servicio son:
La persona es lo más importante para cualquier institución.
Nosotros dependemos de la persona.
No es una interrupción de nuestro trabajo, es un objetivo.
Nos hace un favor. No le estamos haciendo un favor atendiéndolo.
Es una parte esencial de nuestra dependencia, no es ningún extraño.
Sin él, tendríamos que haber cerrado las puertas. ¡ No olvidarlo nunca!.
17
Retroalimentación. Es el juicio que emite el usuario al recibir un servicio. La
retroalimentación es la mayor fuente de información que tiene el proveedor para mejorar un
servicio. La opinión de los usuarios es la clave para la mejora de los servicios.
La retroalimentación permite:
Cambiar el flujo de los procesos del subsistema.
Identificar la medida en la que se satisfacen las necesidades de los usuarios9
0
2
4
6
8
10
12
14
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA
USUARIOS 9 5 4 7 5 3 10 4 9 14 8 2
ENERO FEBRER
O MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO
SEPTIE
MBRE
OCTUBR
E
NOVIEM
BRE
DICIEMB
RE
La grafica representa el afluente de usuarios con la que cuenta el AHPM durante un año, y
arroja como resultado, que el mes que cuenta con más visitas es el mes de octubre.
9 Ibidem. p. 6
18
1.2.6. FONDOS
“Fondos que alberga el Archivo Histórico del Palacio de Minería.
1er Periodo
De 1575 a 1826, lo integran los documentos generados por el gremio minero y el Tribunal
de Minería, incluyendo al Colegio de Minería.
2° Periodo
De 1827 a 1867, documentos relativos a la vida académica, administrativa y social del
Colegio de Minería.
3° Periodo
De 1868 a 1910, la documentación corresponde a la creación y a la actuación educativa de
la Escuela Nacional o Especial de Ingenieros, hasta que pasa a formar parte de la
Universidad Nacional de México. En el que se pueden encontrar programas de estudio de
las diferentes carreras creadas en esa época, expedientes de profesores y de alumnos.
4° Periodo
De 1911 a 1959, año en que la Escuela de Ingenieros adquiere la categoría de Facultad y se
empieza a desarrollar como tal.
5° Periodo
De 1960 a 1974, tanto el periodo anterior como éste son muy pobres en documentación, al
respecto próximamente se enriquecerán con el envío de 50 años de documentación
administrativa de la Facultad de Ingeniería al archivo del Acervo Histórico.
Documentos sin fecha, corresponden a la época colonial y contemporánea, con diversos
asuntos sobre las instituciones arriba citadas.
Colección Pool, ésta recibe el nombre de Henry Word Pool (1825 a 1890), quien
permaneció 30 años en México, reuniendo durante su estancia gran cantidad de manuscritos
y libros sobre el mismo. Al morir, su biblioteca fue subastada pasando a formar parte de la
pública de Nueva York, en donde es identificada como "Colección Pool", lo que tiene el
archivo del Acervo Histórico son cerca de 5779 copias fotostáticas en 242 expedientes, de
los siglos XVII, XVIII y XIX. Los asuntos que se encuentran son primordialmente civiles y
eclesiásticos y una mínima parte versan sobre minería.
Colección de materiales especiales, incluye apuntes, atlas, fotografías, gráficas, láminas,
planos y tablas de alumnos. Destaca la valiosa colección de 126 láminas a color, impresas
19
en Milán, que pertenecieron al Gabinete de la clase de experimentación de materiales y
procedimientos de construcción (1911) que ilustran las diferentes etapas de construcción y
ornamentación de casas y edificios. Pertenecen al tercero y cuarto periodo.
Colección de impresos, integrada por folletos, hemerografía y miscelánea, colección que
en un momento dado puede pasar a la biblioteca. Se incluye en esta colección debates de
las Cortes de Cádiz de principios del siglo XIX.
Colección de libros manuscritos, corresponde a la época colonial y al Siglo XIX, su
temática es semejante a la de los periodos mencionados. Se encuentran libros o expedientes
como el de la compra-venta del solar de Nilpaltongo sitio en que se edifico el Palacio de
Minería, libros de gobierno del Real Seminario, libros de despensa, libros de denuncios de
minas, libro de registro de títulos profesionales que pertenece al cuarto periodo, etc.
Archivo administrativo de la Sociedad Científica "Antonio Alzate", Sociedad fundada
en 1884 y es el antecedente de la Academia Nacional de Ciencias. Contiene principalmente
la correspondencia de esta Sociedad con las Sociedades Científicas más renombradas de la
época. Se encuentra en etapa de organización”10
1.3 SITUACIÓN ACTUAL
La situación en la que actualmente se encuentra el archivo es la falta de los recursos
humanos, materiales, financieros, técnicos y tecnológicos.
1.3.1 RECURSOS HUMANOS
El Archivo Histórico del Palacio de Minería (AHPM) cuenta con el siguiente personal:
1 jefe de personal.
2 archivistas.
3 restauradores.
Además son apoyados en sus labores por un promedio de 4 prestadores de servicio social
al año, quienes tienen conocimientos de la administración de archivos.
10 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo, op. cit. p. 54
20
Este personal lleva a cabo todas las labores archivísticas necesarias tales como: préstamo y
atención a usuarios, expedientación, catalogación, difusión, etc., resaltando la labor del área
de restauración que tiene a su cargo las diversas tareas inherentes a dicha labor, resultando
una de las más sobresalientes en este archivo, contando con restauradores capacitados en su
campo de trabajo.
Como podemos ver el número de personal puede considerarse insuficiente para la
realización de algunas tareas, sin embargo esto queda subsanado por el mismo empeño que
demuestran al desarrollar su trabajo.
1.3.2. RECURSOS MATERIALES
El Archivo Histórico del Palacio de Minería tiene una superficie aproximada de 254 metros
cuadrados, la distribución es la siguiente:
Sala de consulta 4x4 metros (tiene 3 mesas y 6 sillas).
Área de exposiciones 4x4 metros (5 vitrinas de exposiciones de vidrio y madera).
Acervos dividido en tres zonas con las siguientes medidas 10x8 metros, 5x10 metros y
5x20 metros (estantería de lámina galvanizada).
Área de trabajo para el personal 5x8 metros (7 escritorios, 6 estantes y 12 sillas).
Área de restauración, la cual se encuentra en el ultimo nivel del palacio de minería y
comprende 2 habitaciones de 5 por 7 metros cada una (esta es la única área que cuenta
con todo el material y mobiliario necesarios para desempeñar sus labores).
El mobiliario, del área de archivos y de consulta, es heterogéneo ya que lo mismo tiene
mobiliario de madera como escritorios, mesas y libreros, cuenta con muebles de acero
cromado, como sillas o bien archiveros de lámina galvanizada. Dos planeros uno de madera
y otro de lamina galvanizada.
Por otro lado cuenta con estantería de lámina galvanizada de medida estándar (0.40 x 1.00
metros cada sección) de siete niveles que nos dan un total de 1000 metros lineales para el
resguardo de la documentación. El alumbrado de todas las áreas del AHPM es a base de
21
lámparas fluorescentes la temperatura que se observa en todo el archivo es de 3 a 4 grados
más arriba de la temperatura ambiental y en algunas áreas se puede observar que existe
humedad.
El piso es de loseta de barro rojo cocido, los muros de piedra y el techo esta recubierto de
plafón.
Un aspecto muy importante en este archivo es que solo existen 3 extintores de 5 kilos cada
uno, los cuales son insuficientes en caso de un siniestro; tampoco cuenta con rutas y salidas
de evacuación.
1.3.3. RECURSOS FINANCIEROS.
La Facultad de ingeniería es quien aporta los insumos y necesidades del Archivo Histórico
del Palacio de Minería pero estos no son suficientes y se han hecho llegar ficheros de
madera por medio de donación así como de tres computadoras y un servidor que fue
donado por la Dirección General de Bibliotecas
1.3.4. RECURSOS TÉCNICOS
En este rubro podemos mencionar que el AHPM cuenta solo con un instrumento de
descripción: el catalogo, que es de dos tipos cronológico y temático, este ultimo ordenado
alfabéticamente, dispuesto para su consulta en fichas de cartulina blanca de 7.5 x 12.5
centímetros. Resguardadas en ficheros de madera y disponibles en el área de consulta.
Proceso técnico: se encuentran catalogados 6 248 documentos correspondientes al
primer periodo, llamado también fondo antiguo o de origen. De las fichas principales se
generaron aproximadamente 44 000 fichas secundarias que conformaron los catálogos
diccionario (ordenamiento alfabético que incluye tarjetas de referencia), cronológico y
topográfico (por clasificación).
22
1.3.5. RECURSOS TECNOLÓGICOS.
El AHPM cuenta con el siguiente equipo:
6 computadoras personales.
2 impresoras de matriz de punto y una de impresión láser.
1 fotocopiadora
maquinas de escribir eléctricas
4 ventiladores de pedestal (para uso domestico).
Se podría decir que cuentan con el equipo necesario para poder operar sin contratiempos en
sus labores a mediano plazo, sin embargo el único problema es la temperatura dentro del
los acervos, como ya mencionábamos en este espacio prevalece una temperatura mayor (3 a
4 grados) a la de la temperatura ambiental lo que ocasiona problemas para preservar los
documentos, por lo cual han tenido que recurrir a los ventiladores de pedestal y estos
resultan muy poco prácticos para reducir la temperatura en los sitios donde son colocados,
además de ocasionar un consumo de energía mayor que si utilizaran otros medios para
modificar la temperatura.
Como hemos venido repitiendo es caso aparte el área de restauración, puesto que es aquí
donde más cuidado se ha tenido para acondicionar el área de trabajo en todos sus aspectos:
ya que cuentan con tarjas de lavado con capacidad para planos de 1.40x0.90 metros,
prensas manuales, una pequeña cámara de fumigación, instrumental de laboratorio y
quirúrgico, las sustancias químicas necesarias, etc.
1.3.6. INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN DE ARCHIVO
Los instrumentos descriptivos que se elaboran para fondos y colecciones tanto textuales
como gráficos son: guías, inventario y catálogos. EL AHPM solo cuenta con un catalogo y
no tiene mas instrumentos de control y consulta.
23
1.3.7. PROCEDIMIENTOS DE DEPARTAMENTO
No existen Manuales de procedimientos que regulen las operaciones que realiza el
personal, sus obligaciones y los procedimientos que deben observarse para el buen
funcionamiento del mismo. Esto trae como consecuencia la inexistencia de disciplina
administrativa necesaria para el buen desarrollo de las funciones de archivo.
Los manuales son instrumentos normativos, que apoyan las labores de la administración
publica, el manual es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática,
información y/o instrucciones sobre historia de la institución, organización, políticas y/o
procedimientos de una empresa que se consideran necesarias para la mejor ejecución de un
trabajo, y lo que se maneja en el AHPM no son procedimientos si no actos al azar y
empíricos no metodológicos.
1.3.8. TRANSFERENCIA SECUNDARIA
Transferencia: Mecanismo ordinario para el ingreso de fondos o fracciones de series que
han concluido su vigencia administrativa y mostraron ser portadores de valor permanente,
lo cual amerita su conservación en el archivo histórico; se formaliza a través de una acta
administrativa.
Este seria el procedimiento ideal pero en el AHPM no fue así, la transferencia que se hizo
en este año fue solo enviar las cajas que no tenían una relación del contenido, ni un rotulo
por fuera que nos permitiera saber a que área pertenencia esa documentación y si
realmente se elaboró una valoración para saber si su contenido es histórico y se tendría que
guardar permanentemente.
24
CAPÍTULO 2
EL ARCHIVO HISTÓRICO; EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Y
ORDEN ORIGINAL
2.1. CONCEPTO GENERAL.
DESARROLLO HISTÓRICO DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Y ORDEN
ORIGINAL
“Hablaremos, antes que nada, del desarrollo histórico del principio de procedencia. Si bien
parece que todos los autores coinciden en que fue formulado primeramente en 1841 por el
historiador francés Natalis de Wailly, hay discordancia en cuanto a los antecedentes del
mismo; por ejemplo,
Jean Ives Rousseau nos menciona que su antecedente está en Baltasar Bonifacio, quien en
el siglo XVII ya hablaba del valor testimonial o de evidencia de los documentos; Antonia
Heredia, por su parte, nos dice que le principio fue recogido oficialmente en las
instrucciones dadas en Francia en abril de 1841, pero que tiene sus antecedentes en las
ordenanzas de Carlos IV para el Archivo de Indias.
Elio Lodolini afirma que el principio de procedencia fue aplicado por primera vez en
Dinamarca en 1791, con la instrucción de la Comisión para la Ordenación de Archivos, y él
considera precursor de este principio a Filoppo Ernest Spier, en su obra Von Arquive.
En Europa hasta antes del siglo XIX no se habían desarrollado principios generales de
ordenación archivística y los documentos que se recibían en los archivos eran incorporados
en las colecciones ya existentes de acuerdo con un esquema prefijado de asuntos o
materias; esto obedecía a la influencia de las bibliotecas en el método usado para la
ordenación y clasificación de libros.
Entonces la ordenación y la organización archivística se aplicaban de la misma manera que
en las bibliotecas. En Francia se dan algunos de los primeros intentos por establecer una
25
administración de archivos nacionales; en 1794, por ejemplo, se crea un programa por el
cual los documentos se deberían organizar de acuerdo con un esquema metódico inventado
arbitrariamente que se derivaba –como decíamos anteriormente- de la experiencia
bibliotecaria; Los documentos se organizaban por materias o por asuntos, de tal forma que
tuviesen una utilidad para la investigación.
Esta concepción –nos dice Schellenberg- cambió hacia 1839 debido a un reglamento
emitido por el conde Duchatel, quien estableció un esquema lógico para la agrupación de
documentos que debían agruparse en fondos, o sea que ya establecía el primer nivel del
principio de procedencia: todos los documentos fueran llegando se debían ordenar
respetando la procedencia y separando los documentos que provenían de una oficina o de
otra. Se decía también que los documentos, dentro de los fondos, debían arreglarse por
grupos de asuntos o materias, y a cada grupo se le asignaba un lugar definido en relación
con otros, o sea, dentro de esa primera organización donde los documentos se separaban de
acuerdo con la oficina que los generaba, se ordenaban ya internamente pero por materias o
por asuntos”11
2.1.1. GUSTAVO VILLANUEVA BAZÁN: PRINCIPIO DE
PROCEDENCIA Y ORDEN ORIGINAL.
APLICACIÓN DEL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA.
“Los documentos no nacen de una manera caprichosa y la mayoría de las veces ni siquiera
como producto de una acción deliberada directa, sino obedeciendo a ciertos factores
propios de las funciones y las estructuras de las instituciones o de las personas que los
crean. De hecho, estas personas e instituciones no pretenden producir documentación sino
que esta se produce como el resultado natural y forzoso de las estructuras y como una
forma y condición para el ejercicio de ciertas actividades o funciones. Es decir, los
11 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo, op. cit. pp. 19-22
26
documentos surgen con una finalidad bien definida de administrar las acciones
encaminadas al logro de objetivos.
De esta manera, los documentos que se encuentran en el archivo de una entidad pública o
privada, como consecuencia y condición del funcionamiento de esa entidad, están en su
lugar natural, como las hojas están en su árbol –dice Gunnar Mendoza- e, igualmente, una
documentación que se encuentra en el archivo de un ciudadano particular, como producto
específico de la actividad propia de ese ciudadano, esta en su lugar natural y los
documentos que resultan de las estructuras y de las actividades no se acumulan de cualquier
manera sino que desde que nacen van siguiendo ciertas líneas emanadas de tales estructuras
y actividades; así, se va estableciendo naturalmente el orden en que dentro del archivo, ya
de la institución, ya de particulares, se van acumulando los documentos hasta que dicho
orden queda establecido de una forma determinada. Ese orden de la documentación según
la estructura y la actividad que la produjeron es su orden natural. Así, toda ordenación que
se impone a los documentos, aparte y contra la impuesta por los factores que determinan su
nacimiento y su disposición natural, es antinatural, artificial.
Una formulación más clara y más completa, pues el principio es aplicable no solo a los
archivos administrativos sino también a los privados, sería ésta:
La documentación debe mantenerse, en el archivo administrativo o privado a que pertenece,
en el orden natural que tuvo al producirse.
El principio de procedencia puede ser aplicado durante la vida activa de los documentos de
manera a priori –diría Rousseau-, es decir, al momento en que se están formando los
archivos. De ese modo, los problemas se reducen en tanto se respeta el lugar que le
corresponde a los documentos en tal o cual fondo.12
12 ibidem, 28-35
27
Además, el principio de procedencia puede otorgar a la archivística los elementos
necesarios para acercarla al ámbito de lo científico:
Un objeto de estudio, que es la búsqueda del significado pleno de los documentos
que integran un archivo, en tanto son parte de un conjunto orgánico y entre ellos se
establecen vínculos, relaciones estructurales que es preciso entender para
comprender el sentido total y original de un archivo.
Un principio universal básico aceptado por todos los archivistas y del cual derivan
otros principios y conceptos fundamentales en el desarrollo de la actividad.
Una metodología propia basada en la búsqueda, en la investigación sobre los
antecedentes de la institución o de la persona que generó o recopiló la
documentación para tratar de reconstruir el sentido original de los archivos.
Una finalidad que –como dice Lodolini- es el progreso de sí misma, lo que trae
como consecuencia una eficiencia en la localización de piezas documentales.
Una justificación de su razón de ser ante la sociedad, en tanto no solamente es una
forma de servicio sino la construcción de un conocimiento por si mismo, para
entender mejor a la sociedad en su conjunto.
Sin embargo, el principio de procedencia ha provocado también actitudes que lo
descalifican como única posibilidad de mantenimiento de los fondos documentales. En
algunos lugares se afirma que el reestablecimiento del orden original en documentos muy
antiguos es una tarea prácticamente imposible y hasta inconveniente, en tanto que en la
época de creación su organización obedecía a criterios difíciles de admitir en la actualidad
y, por lo mismo debe sustituirse ese orden natural por un cuadro de clasificación.
También se ha cuestionado este principio con la argumentación de que es necesario
modificar el orden original en razón de la necesidad de los usuarios y que cuando este
orden es roto difícilmente se puede reconstruir estrictamente.
Se critica la insistencia de los archivistas por reconstruir el orden original aludiendo que
sería más fácil disponer los documentos en cualquier otro orden (alfabético, cronológico,
28
geográfico, temático) que, a su vez, facilitaría la consulta, sobre todo en estas épocas, con la
ayuda de las herramientas computacionales.
Analicemos ahora como el principio de procedencia se aplica en la organización de los
fondos y documentos a fin de conservar la condición esencial del archivo: su organicidad
que –como dice Antonia Heredia- es el resultado de dos actividades complejas: la
clasificación y la ordenación13
2.1.2. ANTONIA HEREDIA HERRERA: PRINCIPIO DE
PROCEDENCIA Y ORDEN ORIGINAL
El principio de procedencia o de respeto al origen y al “orden natural”
El principio de procedencia se ha ido afirmando en todos los países como principio
fundamental de la Archivística en contraposición a la “ordenación por materias” propuesta
en tiempos de la Ilustración
Este principio es definido como: “aquél según el cual cada documento debe estar situado en
el fondo documental del que procede, y en este fondo en su lugar de origen”.14
Y junto a
esto, todos los documentos se producen en un orden secuencial, lógico y natural. Este
origen y este orden no son otra cosa que la consecuencia de la naturaleza jurisdiccional del
archivo y de su fondo.
Este simple principio va a configurar la especial orientación de la Archivística como
disciplina, cuya cualidad esencial será el “orden” en el más amplio sentido del término al
proceder de esa realidad de que los documentos se producen naturalmente a partir de una
institución o persona y a lo largo de un proceso dentro de una estructura determinada. El
principio de procedencia va a determinar, insisto, la condición esencial del archivo: su
13 ibidem pp. 25-27 14 Lexicon of Archival Terminology, Elsevier, Ámsterdam-London, 1964
29
organicidad, resultado de dos actividades complejas como son, la clasificación y la
ordenación.
Como podemos apreciar, el principio de procedencia es un elemento fundamental en la
concepción archivística, ya que sobre él descansa la noción de archivo que, como lo define
Antonia Heredia, está basada en ese orden natural: archivo –dice Heredia- es uno o más
conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su
gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información
para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes
de historia.15
2.1.3. ANÁLISIS Y POSTURA
Este principio de procedencia y orden original es parte importante para tomar en cuenta de
lo que se hace, ya que la organización que tiene el archivo del Palacio de Minería ha sido
desmembrado y no consideró el principio de procedencia y orden original, como
consecuencia hay documentos sueltos que no permiten conocer los asuntos completos por
lo que tampoco dar el seguimiento a los temas expuestos, es un trabajo casi imposible ya
que no solo carecen de este tipo de problemas, sino también pasaron, como en muchos
archivos por inundaciones, saqueos, mutilaciones y en otros casos hasta los tiraron por la
falta de conciencia de los servidores públicos que manejaron estos documentos por creer
que era “papel viejo inservible”.
La documentación nace como fruto de un acto deliberado directo, obedeciendo a factores
preexistentes estos factores son las estructuras y actividades de las instituciones, así como
las actividades de las personas.
15 Heredia , Herrera Antonia . Archivística General Teoría y Practica Ed. Diputación Provincial de Sevilla 1995 pp. .33-34
30
El principio de procedencia y orden original es conocida en 1814 con el archivista e
historiador francés Natalis de Wailly donde enuncia la noción de fondos de archivo que
consiste en mantener reunidos los documentos provenientes de un mismo organismo,
personas, familias o en diversos temas.
El principio de procedencia quiere decir en este Archivo que debemos respetar los fondos y
establecer que los documentos deben agruparse en un solo archivo, llamado histórico de
acuerdo a las instituciones o entidades que lo produjeron.
El principio del orden original establece que la documentación debe agruparse en el archivo
histórico en el orden que se recibe durante su función administrativa, en el Archivo se
intenta con este Manual de Procedimientos reivindicar el orden en el que originalmente
llegaba esta documentación, manteniendo firme este principio.
2.2. INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN DE ARCHIVO
HISTÓRICO
“La descripción es la enumeración de los principales elementos formales e informativos de
los documentos, que permite conocer los rasgos determinantes y, de manera general, las
características estructurales y funcionales de la institución que les dio origen, o bien las
actividades o temas desarrollados por el personaje que los genero o recopilo. Los objetivos
de la descripción son:
Proporcionar información acerca de la institución que acumulo los
documentos.
Mostrar a los usuarios de manera rápida y sencilla el contenido de un fondo
o de una colección documental.
31
Auxiliar en el manejo interno de la documentación, por medio de los
instrumentos de control.” 16
2.2.1. CATÁLOGO
“Es el instrumento que describe el contenido de todas y cada una de las unidades
archivísticas, compuestas (expedientes) o simples (piezas documentales), que integran una
serie, una sección, un fondo o una colección. Sus objetivos son servir como medida de
control y auxiliar en la localización de la información, orientando al usuario, de manera
pormenorizada, sobre el contenido de los documentos y sus características particulares.”17
2.2.2. GUÍA
La guía es un instrumento de consulta que registra y proporciona información panorámica
sobre la formación y contenido de los acervos de un archivo, o bien de un fondo o una
colección en particular, con el objeto de orientar y auxiliar en la búsqueda de la
información, de manera muy general y sin descender al detalle.
2.2.3. INVENTARIO
Es el instrumento que describe un fondo, colección o sección tomando las series como
unidades descriptivas y sus objetivos son:
Reflejar, a partir de las series documentales, la estructura, organicidad,
funciones y actividades de quien recopila la documentación, sea institución o
persona.
16 VILLANUEVA BAZAN, Gustavo, Manual de Procedimientos Técnicos para Archivo Histórico de Universidades e Instituciones de Educación Superior,
Ed. Benemérita Universidad de Puebla, 2002, p. 89. 17 Ibidem. P. 90
32
Servir como instrumento de control de la documentación y, asimismo,
coadyuvar en la consulta de la información que está contiene.
Los años extremos de cada serie descrita, consignando los predominantes y/o
lagunas cronológicas.
Entrada descriptiva o resumen: breve registro del contenido informativo de
cada una de las series en el que deberán anotarse los asuntos recurrentes y los
principales tipos documentales, emisores y receptores, y materias y/o
asuntos.
Nombre de cada serie.
Ubicación topográfica: número(s) de caja, de expedientes y de folios.18
2.2.4. CUADRO DE CLASIFICACIÓN
Es un mecanismo completo, homogéneo y único, destinado a resolver el acceso y control de
los documentos de archivo, en la medida en que la clasificación permite un nivel de
comprensión y utilidad de los archivos como suma de los procesos de ordenación
reestablecida, la operación identificación y creación integrada de criterios clasificatorios.
Su propósito es establecer los conceptos generales de la clasificación y organización de los
archivos.
Definir la forma en que debe de elaborarse el cuadro general de clasificación archivística, a
fin de establecer los procedimientos que orienten sobre la manera en que han de formarse
sus criterios y procedimientos del mismo.
Y determinar las actividades para su formación enumerando los procesos a cumplir.
La organización de un archivo responde a una triple necesidad:
18 ibidem. pp. 92-93
33
Proporcionar una estructura lógica que represente la documentación producida o
recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de una dependencia o
entidad.
Facilita su localización conceptual, es decir, acceder a la información contenida en
el acervo documental.
Facilita la localización física de cada documento o expediente para su eficaz
control y manejo.
Así, organizar un archivo conlleva dos tareas concatenas que son:
La clasificación archivística, que consiste en realizar un proceso de identificación y
agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de la
dependencia o entidad.
Ordenar los documentos de archivo establecido, dentro de cada grupo o serie documental la
relación de uno con otro, de acuerdo de la unidad de orden establecida para cada caso.
Así, la estructura del cuadro general de clasificación archivista será jerárquica y atenderá a
los conceptos básicos de “fondo”, “sección” y “serie”que establece un principio de
diferenciación, estratificación y jerarquía de las diversas agrupaciones documentales que
conforman el acervo de una dependencia o entidad.
De esta manera los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, a saber: fondo,
sección serie (sub.-serie), expediente, unidad documental.19
Es importante que la aplicación de este Manual de procedimientos sea llevado a cabo
conforme lo establecido, es de gran importancia hacer notar que la aplicación se llevará a
cabo lo antes posible para dar el servicio a los usuarios.
2.3. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
19 Archivo General de la Nación. COTECUCA instructivo para la elaboración del cuadro de clasificación
34
2.3.1. CONCEPTO
“Es una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar
en un determinado sector, es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada de
los esfuerzos del personal operativo.”20
“Los manuales de procedimiento son aquellos instrumentos de información en los que se
consignan, en forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la
realización de las funciones de una unidad administrativa”21
2.3.1.1. DEFINICIÓN
Un diccionario define la palabra manual como un libro que contiene lo más sustancial de un
tema, y en este sentido, los manuales son vitales para incrementar el cúmulo de
conocimientos y experiencias de personas y organizaciones.
Los manuales son una de las herramientas más eficaces para transmitir conocimientos y
experiencia, por que ellos documentan la tecnología acumulada hasta ese momento en un
tema22
2.3.1.2. OBJETIVO
1. Presentar una visión integral de cómo opera la organización.
2. Precisar una secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de los
procedimientos.
3. Precisar la responsabilidad operativa del personal de cada área de trabajo.
20 RODRÍGUEZ VALENCIA, Joaquín. Como Elaborar y usar los Manuales Administrativos, México
Ed. Ediciones contables y administrativas, S.A. de C.V. 1989 p. 57 21 Ibidem. p. 105 22 ALVAREZ TORRES, Martín G. Manual para elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos, Ed. Panorama editorial, 1994, p. 23
35
4. Describir gráficamente los flujos de las operaciones.
5. Servir como medio de integración y medio para el personal de nuevo ingreso,
facilitando su incorporación a su unidad orgánica.
6. Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
2.3.1.3. FINALIDAD
Consolidar la etapa de normalización de la organización.
Incrementar la productividad de la organización, al disminuir el nivel de
desperdicio, las demoras, los errores y los trabajos.
Mantener un sistema de calidad documentado que facilite el flujo de información y
comunicación entre los departamentos de diferentes áreas y niveles jerárquicos de la
organización.
Tener calidad, consistencia y uniformidad en todas las actividades y operaciones
que realiza la organización.
Servir de consulta a todos los colaboradores de la organización.
2.3.1.4. ELEMENTOS CONSTITUTIVOS
Los elementos principales que constituyen el Manual de Procedimientos son:
1. El titulo y el numero de la forma y en ocasiones también el serial.
2. Nombre del Organismo o Unidad Orgánica correspondiente.
3. Titulo y Extensión del Manual (General o Especificó)
4. Lugar y Fecha de la Publicación
5. Numero de la revisión, en su caso
6. Unidad Orgánica responsable de su expedición 23
23 RODRÍGUEZ VALENCIA, Joaquín op. cit., p. 106
36
2.3.2. DIAGRAMAS DE FLUJO
La importancia de los diagramas es dar a conocer en forma gráfica las actividades que cada
uno de nosotros lleva a cabo, por lo que en este trabajo se insertan y se describen, es
imprescindible que se lleve a cabo para mejorar los servicios y el control de los expedientes
generados por esta institución.
2.3.2.1. CONCEPTO
Los Diagramas de Flujo son una parte importante del desarrollo de procedimientos, debido
a que por su sencillez gráfica permite ahorrar muchas explicaciones. De hecho, en la
práctica, los diagramas de flujo han demostrado ser una excelente herramienta para
empezar el desarrollo de cualquier procedimiento.
Al principio algunos Directivos y Responsables de área piensan que estos diagramas
además de ser muy complicados son solamente para los ingenieros. Esta percepción es
cierta dad la falta de costumbre en su uso, sin embargo, su aprendizaje es tan sencillo que
cualquier persona en menos de una hora haciendo un ejercicio en una hoja de papel, puede
descubrir fácilmente el valor y utilidad de esta herramienta.
2.3.2.2. DEFINICIÓN
Los Diagramas de Flujo son medios gráficos que sirven principalmente para:
Describir las etapas de un proceso y entender como funciona.
Apoyar el desarrollo de métodos y procedimientos.
Dar seguimiento a los productos (bienes o servicios) generados por un proceso.
Identificar a los clientes y proveedores de un proceso.
37
Planificar, revisar y rediseñar procesos con alto valor agregado, identificando las
oportunidades de mejora.
Diseñar nuevos procesos.
Documentar el método estándar de operación de un proceso.
Facilitar el entrenamiento de nuevos empleados.
Hacer presentaciones directivas.
2.3.2.3. OBJETIVO
Es mostrar la unidad administrativa que interviene en un procedimiento los puntos de cada
operación o paso descrito puede indicar además, el equipo que se puede indicar en cada
paso descrito puede indicar además el equipo que se utilice en cada caso, Se utiliza en el
análisis de los procedimientos sin embargo, se utiliza en forma sencilla y accesible.
2.3.2.4. ELEMENTOS CONSTITUTIVOS
Los más importantes elementos que deben contener los diagramas son:
Redactar las actividades en forma completa
Graficar las actividades con símbolos entendibles para todo el personal.
Debe de estar insertada en el sistema organizacional.
Puede sufrir cambios moderados acompañados al cambio de la empresa.
Debe ser coherente con la realidad de los recursos de la institución.
Debe de ofrecer a la organización la posibilidad de formular desde el diagrama
distintos sectores o departamento.
38
2.3.3. SIMBOLOGÍA UTILIZADA EN EL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Los principales símbolos se muestran en la siguiente figura:
El símbolo ACTIVIDAD es un RECTANGULO que designa una
actividad. Dentro de cada rectángulo se incluye una breve descripción
de cada actividad.
El símbolo DECISIÓN es un ROMBO. Señala un punto en el proceso
en el que hay que tomar una decisión, a partir de él, se ramifica en
donde más vías el camino que se puede seguir. La vía tomada depende
de la respuesta a la pregunta (decisión) que aparece dentro del rombo.
Cada vía se identifica según la respuesta a la pregunta (SI-NO,
CIERTO, FALSO, etc.)
El símbolo TERMINAL es un OVALO que identifica sin ninguna
antigüedad, el principio y e final de un proceso, según la palabra
dentro del símbolo terminal. Comienzo, inicio o principio son palabras
que se utilizan para designar el punto de partida del flujo de un
proceso. Fin, final son las palabras que se utilizan para designar el
final del flujo de proceso.
La LINEA DE FLUJO representa una vía del proceso, que conecta
elementos del proceso: actividades, decisiones, documentos, etc. la
punta de la flecha sobre la línea de flujo indica la dirección del flujo
del proceso. Se permite usar únicamente flechas horizontales y
verticales, no inclinadas.
El CONECTOR es un CÍRCULO que se utiliza para indicar
continuidad del Diagrama de Flujo. Se utiliza cuando el Diagrama de
Flujo abarca dos o más hojas y se desea hacer referencia a alguna
actividad anterior o posterior a la que se esta describiendo, o cuando
físicamente una actividad esta relativamente lejos de ella y no se desea
utilizar una flecha. Generalmente se usan letras mayúsculas,
minúsculas o de alfabeto griego dentro del círculo conector. Por cada
círculo conector que sale de alguna actividad, deberá haber cuando
menos otro círculo conector que entre (llegue) a alguna otra actividad
(los dos o más conectores relacionados tendrán las mismas letras de
referencia).
El símbolo DOCUMENTO representa un documento generado por un
proceso, y es donde se almacena información relativa a él.
39
Para analizar procesos de manufactura y hacer balanceo de líneas, las técnicas que utiliza la
Ingeniería Industrial incluyen símbolos: un cuadrado (inspección y/o medición), un círculo
(operación), un círculo dentro de un cuadrado (operación e inspección), una D (demora), un
triángulo (almacén), una delta invertida (entrada de bienes), un óvalo (inicio y final de
procesos), una f (transportación). En función de los lineamientos y del software de apoyo
con que cuente cada organización ésta deberá definir símbolos que va utilizar para el
desarrollo de sus métodos y procedimientos. Recuerde que lo importante es que cada
organización estandarice sus propios conceptos y criterios.
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
41
41
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
3.1. ÍNDICE
3.1 Manual de Procedimientos PÁGINA
3.1.1 Índice 1
3.1.2 Hoja de Autorización y Control de Revisiones 2
3.1.3 Marco Legal 3
3.1.4 Introducción 4
3.1.5 Propósito 4
3.1.6 Objetivo 4
3.1.7 Objetivo Especifico 4
3.1.8 Alcance 5
3.1.9 Normas y Políticas 5
3.1.10 Procedimiento: Transferencia Secundaria 8
3.1.11 Diagrama de Flujo de Transferencia Secundaria 9
3.1.12 Procedimiento: Organización, Descripción y Préstamo de la Documentación
Histórica 10
3.1.13 Diagrama de Flujo de la Organización, Descripción y Préstamo de la
Documentación Histórica 12
3.1.14 Glosario de Términos Archivísticos 13
1
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
42
42
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
3.1.2 HOJA DE AUTORIZACIÓN Y CONTROL DE REVISIONES
REGISTRO
NOMBRE DEL MANUAL:
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
No. DE REGISTRO
FECHA
AREA DE APLICACIÓN
CONTROL DE REVISIONES
FECHA DE VIGENCIAS
FECHA DE
AUTORIZACIÒN REVISIÒN OBSERVACIONES
AUTORIZACIONES
2
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
43
43
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
3.1.3 MARCO LEGAL
DISPOSICION FECHA DE
PUBLICACION
LEY GENERAL DE BIENES NACIONALES Art. 2 fracciones VI y XI.
DOF. 8-1-1992
LEY FEDERAL SOBRE MONUMENTOS Y ZONAS ARQUEOLÓGICAS, ARTÍSTICOS E HISTORICOS, Art. 36, fracciones II, III, IV.
DOF. 6-V-1972
LEY ORGANICA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL, Art. 20.
DOF. 29-XII-1976
LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PUBLICOS, Art. 8 fracción IV.
DOF. 13-III-2002
LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL.
DOF. 11-VI-2002
NUEVO CÓDIGO PENAL PARA EL DISTRITO FEDERAL.
ACUERDO POR EL QUE SE DISPONE QUE EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN SERA LA ENTIDAD CENTRAL Y DE CONSULTA DEL EJECUTIVO FEDERAL EN EL MANEJO DE LOS ARCHIVOS.
DOF. 25-VII-1998
ACUERDO POR EL QUE SE ESTABLECEN LOS LINEAMIENTOS A LOS QUE SE SUJETARA LA GUARDA, CUSTODIA Y PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE ARCHIVO CONTABLE, GUBERNAMENTAL.
DOF. 25-VIII-1998
3
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
44
44
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
3.1.4 INTRODUCCIÓN El presente Manual de Procedimientos, sirve para llevar a cabo la formalización, desarrollo y
seguimiento de los instrumentos de control y de consulta, con el propósito de coordinar y
sistematizar los procesos.
En este Manual se establece en varios procesos que son: la transferencia secundaria, la
organización y el préstamo de la documentación, junto con esto podemos mencionar el llenado de
los instrumentos de descripción: la Guía, Inventario y Catálogo, donde se muestra la operación y
descripción narrativa, así como el objetivo y políticas de operación, contiene marco legal, en la
que se sustentan las actividades y el desarrollo del Archivo, también contamos con un glosario de
términos usados en la Archivonomia.
3.1.5 PROPÓSITO
Normar y regular la administración de la información y documentos generados en el desarrollo de
las actividades y funciones.
3.1.6 OBJETIVO
Establecer las normas y políticas a que se sujetarán, para la organización y el funcionamiento del
Archivo Histórico del Palacio de Minería, así como de las áreas involucradas tanto internas como
personal externo.
3.1.7 OBJETIVO ESPECÍFICO
Auspiciar la modernización integral de los servicios archivísticos del Archivo Histórico del
Palacio de Minería, definiendo los principios y lineamientos adecuados para la reestructuración
4
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
45
45
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
de tales servicios, de acuerdo con las características y necesidades actuales del Archivo Histórico,
tanto como con las políticas y métodos fundamentales de la Administración de documentos.
Garantizar el funcionamiento coordinado y eficiente de las unidades que integran los sistemas
documentales y archivísticos, estableciendo las técnicas y estrategias necesarias para la mejor
organización y operación de las mismas.
Establecer este Manual de Procedimientos adecuado para la recepción, seguimiento, organización
y transferencia de los documentos manejados por el Archivo Histórico del Palacio de Minería
así como para la eficaz regulación de la producción y el uso de la documentación.
3.1.8 ALCANCE
Este manual es aplicado a la Institución en general, lo que implica que todas las áreas que
intervienen en el desarrollo de este proceso, se determinen las atribuciones, funciones y
procedimientos.
3.1.9 NORMAS Y POLITICAS
NORMAS
El adecuado manejo de la administración de documentos será responsabilidad de los
coordinadores de archivo contando con Profesionales en la materia.
En los casos de extravió, pérdida, robo, sustracción, sustitución ilegal, alteración o destrucción de
un documento, por parte de los usuarios, el encargado de archivo como responsable de su
custodia y conservación, levantará acta administrativa tan pronto como compruebe tal evento y
5
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
46
46
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
deberá proceder a su recuperación inmediata, si ello fuera posible, dando cuenta de ese hecho a
su superior.
Los documentos sustraídos sin la autorización del Coordinador del Archivo del Palacio de
Minería, no podrán ser utilizados, y carecen de todo valor probatorio, poniéndose a disposición
de las autoridades.
La baja o destrucción de un documento solo podrá ser permitida, si obedece a una acción de
valoración documental, avalada por escrito por la autoridad competente.
POLÌTICAS
El contenido y disposición del presente documento, son de observancia obligatoria y general para
todo el personal que integra El Archivo Histórico del Palacio De Minería, para atender y dar
soluciones a todo lo relacionado en materia de archivo, custodia, valoración, baja y transferencia
de documentos generados en el cotidiano quehacer institucional.
El tiempo de custodia de la documentación en el archivo histórico será indefinido.
Los usuarios podrán consultar los documentos resguardados en el Archivo Histórico previa
justificación, sujetándose la consulta y reproducción a lo dispuesto por esta normatividad.
Los documentos que integren el archivo son bienes del Archivo histórico del Palacio de Minería.
Los encargados del Archivo deberán ser archivonomos profesionales además de recibir
actualizaciones en la materia para el mejor desempeño de sus actividades.
6
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
47
47
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
El encargado del archivo deberá tener actualizada la clasificación de los documentos
contemplando constantemente el estado físico para dar el servicio con oportunidad y eficiencia.
Se prohíbe la reproducción total o parcial de los documentos que se elaboren en archivo o la
alteración de inventarios para beneficio propio, sin autorización del encargado de archivo, todos
los documentos de archivo quedan sujetos a este procedimiento.
Las personas que alteren la información contenida en los documentos en resguardo para su
beneficio o perjuicio de un tercero, serán sancionados conforme las disposiciones legales.
Los documentos de Archivo deberán conservarse de acuerdo a las vigencias establecidas en el
Catalogo de Disposición Documental antes de pasar al archivo histórico.
Los plazos de vigencia de los documentos, se aplicaran a partir de su nacimiento y hasta que
hayan cumplido su gestión o su ciclo de vida.
El Archivo Histórico deberá contar con la documentación en original o en su caso la copia
certificada.
Se procurará que el archivo se ubique en un espacio que garantice la guarda, conservación y
consulta de los documentos (espacio sin humedad, exposición a la luz solar y con las medidas de
seguridad necesarias como: alarma contra incendios, detectores de humo, extintores, termómetros
para humedad relativa y calor además de contar con fumigaciones constantes.)
Se establecerá una identificación, clasificación y catalogación de documentos unificados en todas
las áreas, lo cual se realizará en cuanto se integre el expediente con apego a lo dispuesto en el
Manual de Procedimientos y las disposiciones que se dicten al respecto.
7
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
48
48
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
3.1.10 PROCEDIMIENTO: TRANSFERENCIA SECUNDARIA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OPERACIÓN
Tramitación de
transferencia
secundaria
Jefatura de la
Unidad de Archivo
Histórico
1. El Archivo de Concentración de la Facultad
de Ingeniería (A.C.F.I.) entrega copia del
informe final de la depuración y de la
relación de transferencia de la
documentación depurada al Archivo
Histórico del Palacio de Minería (A.H.P.M.)
2. El A.H.P.M. recibe y revisa copia del
informe y relación enviada por el A.C.F.I.
3. El A.C.F.I. solicita por oficio la
transferencia al. A.H.P.M., dando fecha de
transferencia.
4. El A.H.P.M. recibe oficio de transferencia e
indica que el A.C.F.I. debe entregar además
el inventario (anexo 1) de los expedientes a
transferir.
5. El A.C.F.I. entrega inventario y expedientes
históricos al A.H.P.M. y revisa en presencia
del personal encargado de transferir dicha
documentación.
6. Si en la revisión de los expedientes se
encuentran faltantes o expedientes mal
registrados se hace modificación en el
inventario o en su caso hay expedientes no
registrados se devuelve al área tramitadora.
7. En caso de que el inventario y los
expedientes sean correctos, se recibe
firmando el inventario de aceptación de la
transferencia.
8. El A.H.P.M. archiva el inventario para
posibles aclaraciones.
8
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
49
49
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
3.1.11 DIAGRAMAS DE FLUJO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA
EXPEDIENTES
RELACIÓN DE TRANSF.
INFORME DE DEPURACIÓN
RELACIÓN DE TRANSFERENCIA
INFORME DE DEPURACIÓN
1
INVENTARIO
OFICIO
Si
No
OFICIO
EXPEDIENTES
EXPEDIENTES
COMPLETOS O
MAL
REGISTRADOS
EL A.C.F.I. SOLICITA Y DA
FECHA PARA LA
TRANSFERENCIA POR
OFICIO AL A.H.P.M.
INICIO
EL A. H.P.M. RECIBE
OFICIO E INDICA AL
A.C.F.I. QUE SE
ENTREGARÁ INVENTARIO
EL A.C. F.I. ENTREGA
INVENTARIO Y
EXPEDIENTES AL
A.H.P.M..
SI SE ENCUENTRA
COMPLETO SE PROCEDE
A FIRMAR EL
INVENTARIO
1
SE ANOTA Y
SEREGRESA AL ÁREA
TRAMITADORA
FIN
A
A
EL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN DE LA
FACULTAD DE INGENIERÍA
(A.C.F.I.) ENTREGA COPIA DEL
INFORME FINAL DE LA
DEPURACIÓN Y RELACION DE TRANSFERENCIA DE LA DOC.
DEPURADA
El A.H.P.M. RECIBE Y
REVISA INFORME Y
RELACIÓN
INVENTARIO
EL A.H.P.M. REVISA
INVENTARIO Y EXPEDIENTES
EN PRESENCIA DE LA
PERSONA TRAMITADORA
EL A. H.P.M. ARCHIVA
INVENTARIO, INFORME Y
RELACIÓN PARA
FUTURAS
ACLARACIONES
9
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
50
50
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
3.1.12 PROCEDIMIENTO: ORGANIZACIÓN, DESCRIPCIÓN Y
PRÉSTAMO DE LA DOCUMENTACIÓN HISTÓRICA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OPERACIÓN
Empaque de la
documentación
histórica
Recepción
ordenación y
descripción de la
documentación
1. El A.H.P.M. ordena físicamente los
expedientes transferidos de acuerdo a la serie
correspondiente.
2. El A.H.P.M. coloca los expedientes en cajas
especiales (AGN-12) para el manejo de
expedientes, cuidando que no rebase su
capacidad
3. Se procede a elaborar y pegar etiquetas que
identifiquen cada una de las áreas, asentando
los siguientes datos: fondo a que corresponde
los siguientes expedientes contenidos, nombre
de la dependencia de la cual se produjeron los
documentos; sección y serie, clave, periodo de
tramitación y numero de expediente.
4. Se transporta y colocan en los anaqueles
correspondientes de acuerdo al sistema de
archivación establecido, agrupados los
volúmenes según el fondo, sección y serie.
5. Una vez ordenadas las cajas en los anaqueles,
se procede a registrarse en el inventario
6. Se agrega la ubicación que le corresponde
dentro del A.H.P.M.
7. Se elaboran las fichas de catálogo (Anexo 2),
revisando cada uno de los expedientes.
Anotando: año de elaboración del documento,
numero progresivo de la caja, tipología
documental, autor, emisor, receptor, asunto y
fecha de elaboración de la ficha.
10
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
51
51
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
8. Integrar las fichas catalográficas en los
ficheros, separando por fondos, secciones y
series
9. El usuario identifica en los ficheros los datos de
los expedientes y lo anotará en el vale de
préstamo (anexo 4)
10.Entrega vale de préstamo firmado y una
credencial vigente
11.El Archivo recibe credencial y vale de
préstamo firmado
12. Si los expedientes son encontrados se entregan
al solicitante.
13. Si los expedientes no se encuentran el Archivo
rastrea donde se encuentra el expediente.
14.El Archivo revisa que el expediente solicitado
este completo y en buen estado
15. Si por alguna razón el expediente no se
encuentra completo o en buen estado se le
explica al solicitante que no se realiza el
préstamo.
16. Se le indica al usuario que la consulta solo
podrá ser consultada en sala de consulta.
17.El usuario regresa el expediente, al Archivo
18. El archivo recibe expediente y a su vez
devuelve la identificación.
19. El archivo revisa y sella con la palabra
DEVUELTO y reintegra el expediente al lugar
correspondiente.
11
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
52
52
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
3.1.13 DIAGRAMAS DE FLUJO DE ORGANIZACIÓN, DESCRIPCIÓN Y
PRÉSTAMO DE LA DOCUMENTACIÓN HISTÓRICA
DIAGRAMA DE ORGANIZACIÒN
CAJA
EXPEDIENTES
CAJA
1
ETIQUETA
ETIQUETA
ELABORA PARA CADA
CAJA ETIQUETA
IDENTIFICADORA
INICIO
SE PEGA LA ETIQUETA EN
CADA CAJA
EL A.H.P.M. ORDENA LOS
EXPEDIENTES
TRANSFERIDOS
COLOCA EXPEDIENTES
EN CAJA AGN-12
12
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
53
53
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÒN
FICHAS DE CATALOGO
FICHA DE CATALOGO
1
CAJA
SE TRANSPORTA Y SE
COLOCA EN LOS ANAQUELES
CORRESPONDIENTES
CAJA
SE ORDENAN LAS CAJAS EN
LOS ANAQUELES
INVENTARIO
SE REGISTRA
EN EL
INVENTARIO
SE AGREGA LA UBICACIÒN
FISICA CORRESPONDIENTE
DENTRO DEL A.H.P.M.
SE ELABORA FICHA DE CATALOGO COTEJANDO CON LOS
EXPEDIENTES
SE INTEGRAN LAS FICHAS DE
CATALOGO EN LOS FICHEROS, POR
FONDO, SECCION Y SERIE
2
13
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
54
54
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PRÉSTAMO
NO
SI
SI
CREDENCIAL
EXPEDIENTES
CREDENCIAL
EXPEDIENTES
2
EL USUARIO IDENTIFICA
DATOS DEL EXPEDIENTE
CONTENIDOS EN LOS
FICHEROS
VALE DE PRESTAMO
EL USUARIO ENTREGA VALE
DE PRESTAMO FIRMADO Y
UNA CREDENCIAL VIGENTE
VALE DE PRESTAMO
ANOTA DATOS
EN EL VALE DE
PRESTAMO
EL ARCHIVO BUSCA EXPEDIENTES
SE ENTREGAN AL SOLICITANTE
3
CREDENCIAL
VALE DE PRESTAMO
EL ARCHIVO RECIBE VALE DE
PRESTAMO FIRMADO Y UNA
CREDENCIAL VIGENTE
3
EL ARCHIVO REVISA QUE LOS
EXPEDIENTES SOLICITADOS
ESTEN COMPLETOS Y EN BUEN
ESTADO
EXPEDIENTES
EN BUENAS
CONDICIONES
SI LOS
EXPEDIENTES NO
SE ENCUENTRAN
EN BUEN ESTADO,
SE EXPLICA AL
SOLICITANTE QUE
NO SE PUEDE
REALIZAR EL
PRESTAMO
SE LE INDICA AL USUARIO
QUE LA CONSULTA SERA EN
LA SALA
EXPEDIENTES
EL USUARIO REGRESA LOS
EXPEDIENTES AL ARCHIVO
EXPEDIENTES
EL ARCHIVO RECIBE EXPEDIENTES
Y REGRESA IDENTIFICACION
VALE
EXPEDIENTES
EL ARCHIVO REVISA EXP. Y SELLA
EL VALE “DEVUELTO”
EXPEDIENTES
EL ARCHIVO REINTEGRA LOS
EXPEDIENTES
FIN
NO SE
ENCUENTRAN
EXPEDIENTES SE RASTREA EL
EXPEDIENTE
FIN
14
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
55
55
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
3.1.14 GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA
ARCHIVÍSTICA
CONCEPTO DESCRIPCIÓN
Accesibilidad
Posibilidad de consulta de los documentos de archivo, determinada por
la normatividad vigente, su control archivístico y su estado de
conservación (Acceso, plazo de reserva, restricción de consulta)
Acceso 1) Derecho de los ciudadanos a la consulta del Patrimonio Documental,
de acuerdo con la normativa vigente.
2) En tratamiento automático de datos, métodos de utilización de una
memoria para la entrada y salida de datos, en un orden independiente de
su posición en el soporte.
(Accesibilidad, plazo de reserva, restricción de consulta)
Acondicionamiento Conjunto de operaciones materiales que se derivan de la organización
de un fondo (ordenación física, signaturado, sellado, foliación, etc.) y
que dan como resultado la formación de las unidades de instalación.
1) Documento escrito de lo tratado o acordado en una junta o reunión o
que atestigua un acontecimiento.
2) Documento escrito, establecido de acuerdo con una composición
formal, asentando una decisión jurídica.
Acta de Expurgo (V. acta de eliminación)
Actividad
Administrativa
Conjunto de acciones, regladas por las normas de procedimiento y
llevadas a cabo por una oficina de la Administración, que se
materializan en un tipo documental.
(V. tb. Asunto, competencia, función)
Agregación de
Documentos Glosa
Acción de añadir a un expediente documentos que formen parte del
mismo, producidos en una fecha posterior al ingreso de este en el
archivo. Cuando por razones de espacio, u otras, sea imposible
incorporarlos a la unidad de instalación en la que dicho expediente se
encuentra ubicado, se formará una nueva unidad que quedará
perfectamente relacionada con aquella mediante las oportunas tablas de
concordancia y referencias cruzadas.
(V. tb. Desglose)
15
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
56
56
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
Archivar 1) Conjunto de operaciones intelectuales y físicas que componen las
diferentes fases del tratamiento archivístico propias de cada uno de los
tipos de archivo (1) según la etapa del ciclo vital de los documentos.
2) Dar por terminado un expediente o asunto dentro de un
procedimiento administrativo o judicial, es decir, trasferirlo al archivo
(Archívese)
Archivística Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos (tipología,
organización, funcionamiento, planificación, etc.) de los archivos y el
tratamiento archivístico de sus fondos.
Archivo (1)Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el
ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y
privadas.
En función del organismo productor, los archivos pueden ser de la
Administración Central, periférica, autonómica, local, judicial, etc. En
función del ámbito de sus fondos: nacionales, generales, regionales,
provinciales, de distrito, municipales, etc.
En función de la personalidad jurídica de la institución productora:
públicos y privados.
En función del ciclo vital de los documentos pueden ser: archivos de
oficina o de gestión, centrales, intermedios o históricos.
2) La institución cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y
difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión
administrativa, la información, la investigación la cultura.
3) El archivo también es el local donde se conservan y consultan los
conjuntos orgánicos de documentos.
Archivo de
Concentración
Unidad de archivo encargada del proceso y operaciones para el manejo
de documentos semiactivos que recibe de las oficinas de archivo de
trámite y los conserva precautoriamente hasta que cumpla su vigencia.
Archivo de trámite Unidad archivistita responsable de procesos u técnicas destinadas a los
archivos en etapa activa en las oficinas donde su uso es constante.-
conserva archivos en forma temporal y los transfiere posteriormente al
archivo de concentración.
Archivo Histórico Archivo donde se resguarda debida y correctamente el patrimonio
histórico documental de dependencias públicas y privadas; se vigila sea
preservado en las condiciones adecuadas que eviten su destrucción y sea
propia la consulta de los investigadores. Lo constituyen impresos,
16
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
57
57
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
material gráfico, material audiovisual cuya vigencia administrativa,
fiscal, contable o legal ha concluido y su contenido es evidencial,
testimonial o informativo.
Dentro del ciclo vital de los documentos, es aquel al que se han de
transferir desde el archivo intermedio la documentación que deba
conservarse permanentemente, por no haber sido objeto de dictamen de
eliminación por parte de la Comisión Superior Calificadora de
Documentos Administrativos. También puede conservar documentos
históricos recibidos por donación, depósito (2) (3), adquisición, etc.
(V. tb. Archivo provisional)
Asunto Contenido específico de cada uno de las unidades documentales
(documento, expediente) de una serie que permite individualizarlos
dentro del conjunto, de características homogéneas, en el que están
integrados. (V. tb. Actividad administrativa, Competencia, Función)
Autenticación Procedimiento mediante el cual se confiere a una copia valor jurídico
para que pueda sustituir al documento original, mediante determinadas
diligencias que, según las distintas fórmulas que adopten y la autoridad
que la respalde, constituyen diferentes tipos de copia: certificada,
compulsada, etc.
Ayudante de
archivos
Profesional con titulación de diplomado universitario cuyo campo de
actividad se centra en la aplicación de las técnicas adecuadas para el
tratamiento archivístico de los fondos documentales, según criterio y
directrices del archivero.
Caja Contenedor, generalmente en cartón que sirve para la conservación de
una o varias unidades documentales, constituyendo así una unidad de
instalación.
Carpeta Contenedor formado por dos tapas de cartón, unidos por un material
más flexible y que sirve para la conservación, generalmente en
horizontal, de uno o varios documentos, con lo que se forma una unidad
de instalación.
Catálogo Instrumento de referencia en el que, con la finalidad de informar sobre
una materia u objeto específico, se describen unidades documentales
relacionadas por su autor en razón de una afinidad temática,
cronológica, paleográfica o formal o por otro criterio subjetivo
establecido de antemano.
17
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
58
58
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
Ciclo Vital de los
Documentos
Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que
se producen en el archivo de gestión y pasan por el archivo central y/o
intermedio, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo
histórico.
Clasificación Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las
categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del
fondo. Esta operación se encuentra dentro de la fase de tratamiento
archivístico denominada identificación.
(V. tb. Ordenación, Organización)
Colección
Documental
1) Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos (un
tema determinado, el criterio de un coleccionista, etc.) y que, por lo
pronto, no conserva una estructura orgánica ni responde al principio de
procedencia.
2) Conjunto de documentos reunidos de forma facticia por motivos de
conservación o por su especial interés.
Conservación Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una
parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas en
los documentos, y por otra, la restauración de estos cuando la alteración
se ha producido.
Consulta Examen directo de la documentación por parte de los usuarios
(investigadores, Administración, etc.), sin que ello implique
necesariamente la autorización para que estos reproduzcan y/o
divulguen, total o parcialmente, los datos contenidos en los documentos.
Cronología Disciplina que tiene por objeto el estudio científico de los elementos del
documento que pueden determinar su datación. (V. tb. Fecha)
Cuadro de
Clasificación
Instrumento de consulta que refleja la organización del fondo
documental y aporta los datos esenciales de su estructura (denominación
de secciones y series, fechas extremas, etc.)
Cuadro de
Eliminación
Relación de documentos y/o series contenida en el correspondiente
manual de normas, cuya propuesta de eliminación ha sido previamente
autorizada por los órganos competentes. (Selección, Valoración)
18
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
59
59
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
Cuadro de
Valoración y
Selección
Instrumento resultante de la fase de valoración de un fondo que precisa
los documentos que se deben conservar y aquellos otros que se deben
eliminar al final de un periodo determinado especificando el
procedimiento concreto en que ha de realizarse (muestreo, cambio de
soporte, etc.), de acuerdo con el correspondiente manual de normas.
(Eliminación, Valoración)
Custodia Responsabilidad jurídica que implica el control y la adecuada
conservación de los fondos por parte de una institución archivística,
cualesquiera que sea la titularidad de los mismos.
Descripción Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los
instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y consulta de los
fondos documentales y colecciones de los archivos.
Documento Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto
realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o
jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de
tipo material y formal.
Expediente Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados
orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de
un mismo asunto.
Expurgo Destrucción física de unidades o series documentales que hayan perdido
su valor administrativo, probatorio o constitutivo o extintivo de
derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea que vayan a
desarrollar valores históricos. Esta destrucción se debe realizar por
cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de
los documentos.
Fecha Fecha que aparece en un documento y que puede aportar datos
cronológicos (data crónica) y/o datos toponímicos (data tópica) sobre la
redacción de dicho documento. (V. tb. Cronología)
Fechas Extremas Son aquéllas que indican el momento de inicio y conclusión de un
expediente, con independencia de las fechas de los documentos
aportados como antecedente o prueba.
19
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
60
60
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
Foliación
Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en
numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental.
Fondo Conjunto de documentos o de series generadas por cada uno de los
sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el
ejercicio de sus competencias. Generalmente, durante la Edad Media
puede tratarse de documentos sueltos.
Funciones
Administrativas
Específicas
Son aquéllas que constituyen la razón de ser del organismo y que la
distinguen de cualquier otro. Por ejemplo, entre las funciones
administrativas específicas del Ministerio de Obras Públicas esta la
construcción de carreteras.
(V. tb. Competencia, Gestión Administrativa, Identificación,
Valoración)
Gestión
Administrativa
Conjunto de actuaciones regladas que realizan los organismos de la
Administración para ejercer las funciones administrativas comunes y
específicas que tienen encomendadas.
Guía Instrumento de referencia resultante de la fase de descripción que
describe globalmente fondos documentales de uno o varios archivos (1)
2), indicando las características fundamentales de los mismos:
organismos que los originan, series que los forman, fechas extremas que
comprenden y volumen de la documentación. Además, recoge la
información sobre el archivo (1) (2), su historia y formación, horarios y
servicios a los usuarios. (V. tb. Instrumento de Consulta)
Identificación Fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y
sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que
se sustenta la estructura de un fondo.
(Clasificación, Ordenación, Organización)
Incorporación de
Documentos
Acción de añadir unidades documentales, expedientes, o series, al
conjunto al que pertenecen originalmente, cualquiera que sea la causa
que haya motivado su separación.
Cuando por razones de espacio, u otras, sea imposible incorporarlos a la
unidad de instalación a la que pertenecen, es necesario formar una
nueva que quedará perfectamente relacionada con aquéllas mediante las
oportunas tablas de concordancia y relaciones cruzadas.
(V. tb. Agregación de documentos, Desglose)
20
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
61
61
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
Instrumento de
Consulta
Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o
describe individual o colectivamente un conjunto de unidades
documentales con e fin de establecer un control físico, administrativo
y/o intelectual de las mismas que permita su adecuada localización y
recuperación. En función de la fase de tratamiento archivístico de los
documentos de la que deriven, se pueden distinguir: instrumentos de
control (fases de identificación y valoración) e instrumentos de
referencia (fases de descripción y difusión). (Control de Fondos)
Instrumento de
Descripción
Instrumento de referencia que, dentro de la fase de descripción,
relaciona unidades documentales que componen un archivo, fondo, o
serie. Son: las guías, inventarios, catálogos e índices.
(Instrumento de Consulta)
Inventario Instrumento de consulta que describe las unidades de instalación y/o
unidades documentales de una serie o series respetando su estructura.
(V. tb. Instrumento de Consulta, Instrumento de Control)
Legislación
Archivística
Conjunto de leyes, reglamentos y normas técnicas que regulan la
reunión, control, conservación, protección jurídica y organización de los
archivos en un país. (Sistema Archivístico)
Manual de Normas Instrumento resultante de las fases de identificación y valoración que
reúne toda la información relativa a los aspectos orgánicos y
funcionales de la/s serie/s documental/es, así como las instrucciones
relativas a periodos de transferencia, acceso y eliminación y/o
conservación permanente. (V. tb. Instrumentos de Control)
Ordenación Operación archivística realizada dentro del proceso de organización,
que consiste en establecer secuencias dentro de las categorías y grupos,
de acuerdo con las series naturales cronológicas y/o alfabéticas.
(Clasificación, Identificación)
Ordenación Física Dentro del acondicionamiento, operación que refleja en las unidades
documentales y de instalación la secuencia establecida por la
ordenación intelectual.
Organismo
Productor
Persona física o jurídica, pública o privada, que en el ejercicio de sus
competencias genera un fondo o un conjunto de fondos.
21
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
62
62
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
Organización
Adaptación material o física de un fondo a la estructura que le
corresponde, una vez realizado el proceso intelectual de identificación.
Incluye las fases de clasificación y ordenación.
Original Documento hecho por voluntad de su autor y conservado en la materia y
forma en que se emitió. La originalidad lleva implícita la autenticidad
diplomática o administrativa y la autenticidad jurídica, pero no la
veracidad del contenido. Pueden considerarse también documentos
originales los autógrafos, heterógrafos y los originales múltiples.
Plazo de Vigencia
Administrativa
Periodo, reglado por las normas de procedimiento, durante el cual los
valores primarios de una serie documental, de manera simultánea o
sucesiva, mantienen su actividad en mayor o menor grado. (Valoración)
Préstamos de
Documentos
Acción que implica la salida temporal de documentos de un archivo con
fines administrativos o de difusión cultural.
Principio de
Procedencia
Principio fundamental de la archivística que establece que los
documentos producidos por una institución u organismo no deben
mezclarse con los de otros.
(V. tb. Principio de respeto a la estructura, principio de respeto al orden
original)
Sección Cada una de las divisiones primarias del cuadro de clasificación de un
archivo (1) y que puede corresponder a una parte de un fondo, a un
fondo o a un conjunto de fondos.
Serie Conjunto de documentos producidos por un sujeto. Desarrollo de una
misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica
y/o de procedimiento.
(V. tb. Fondo, Fracción de serie)
Sigla Abreviatura por suspensión que consiste en representar una palabra o
grupo de palabras por sus iniciales.
Soporte Material físico en el que se registra la información (papel, pergamino,
papiro, cintas y discos magnéticos, películas fotográficas, etc.).
(V. tb. Documento)
22
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
63
63
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
Tabla de
Concordancia
Instrumento que presenta en columnas las equivalencias entre las
signaturas antiguas y nuevas. También se aplica este término para
relacionar los componentes de una misma unidad de instalación que se
conservan separadamente por razones de espacio.
(V. tb. Agregación de documentos, Incorporación de documentos)
Tipo Documental Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una
competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo
formato, contenido informativo y soporte son homogéneos (por
ejemplo, el expediente personal)
Trámite Forma y actuación concreta del procedimiento administrativo.
Transferencia Procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo mediante
traslado de las fracciones de serie documentales, una vez que estas han
cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en
la valoración para cada una de las etapas del ciclo vital de los
documentos.
Tratamiento
Archivístico
Conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que
componen el proceso de control intelectual y material de los fondos a lo
largo del ciclo vital de los documentos (Identificación, valoración,
descripción y difusión).
Valor
Administrativo
Aquél que posee un documento para la Administración de origen o
aquella que le sucede como testimonio de sus procedimientos y
actividades.
Valor Archivístico Conjunto de valores administrativos, fiscales, contables, legales,
probatorios, jurídicos, informativos y/o históricos que justifican la
conservación permanente de los documentos.
(V. tb. Valor primario, Valor secundario)
Valor Contable Aquél que tienen los documentos que pueden servir de explicación o
justificación de operaciones destinadas al control presupuestario.
(V. tb. Valor primario)
Valor Fiscal Aquél que tienen los documentos que pueden servir de testimonio del
cumplimiento de obligaciones tributarias. (V. tb. Valor primario)
23
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
64
64
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
Valor Histórico
Aquél que posee el documento como fuente primaria para la historia.
(V. tb. Conservación permanente, Valor secundario)
Valor informativo Aquél que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de
cualquier actividad de la Administración y que también puede ser
testimonio de la memoria colectiva.
(V. tb. Valor primario, Valor secundario)
Valor Jurídico Aquél del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por
el derecho común.
(V. tb. Valor primario)
Valor Legal Aquél que pueden tener todos los documentos que sirvan de testimonio
ante la ley.
(V. tb Valor primario)
Valoración Fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar
los valores primarios y secundarios de las series documentales fijando
los plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o
parcial.
(V. tb. Selección, Valor administrativo, Valor archivístico, Valor fiscal,
Valor histórico, Valor informativo, Valor jurídico, Valor legal, Valor
permanente)
Valor Permanente (V. Valor histórico, Valor jurídico, Valor archivístico)
Valor Primario Aquél que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se
ha producido por la institución de carácter fiscal, judicial, jurídico –
administrativo, etc.
(V. tb. Valor administrativo, Valor contable, Valor fiscal, Valor
jurídico, Valor legal)
24
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
65
65
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
(1) Fecha de elaboración
día mes año
(2) INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO HISTÓRICO
(3) Foja______de_______
CLAVE CLASIFICADORA
BREVE RESUMEN
TIPO DE
DOCUMENTO
SOPORTE
DE INFORMACIÓN
FECHA INICIAL
FECHA FINAL
OBSERVACIONES
(11) UBICACIÓN TOPOGRÁFICA
PASILLO BATERIA CHAROLA CAJA
(4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (12) (13) (14) (15)
(16) MÉXICO.D.F El presente inventario consta de __(17)___ fojas que amparan la cantidad de ___ (18) ___ expedientes en____(19)____ cajas de archivo. Nombre y Firma Nombre y Firma Nombre y Firma
_________(20)__________ __________(21)__________ __________(22)___________
Elaboró Revisó Autorizó Cargo Cargo Cargo
Anexo 1
25
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
66
66
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL INVENTARIO DOCUMENTAL
ARCHIVO HISTÓRICO
1.- FECHA DE ELABORACIÓN: día, mes y año.
2.- INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO HISTÓRICO: Nombre del formato, tipo de archivo en el que se hace el inventario.
3.- FOJA: Se indica el número de fojas que se utilizaron en el inventario documental, de inicio a fin.
4.- CLAVE DE CLASIFICACIÓN: es conforme al Cuadro de Clasificación Institucional y esta compuesto por:
FONDO: Dependencia o entidad (INEGI).
SECCIÓN: Primera división del fondo.
SERIE: Conjunto de documentos en el cual se materializan las tareas concretas de la Entidad 5.- BREVE RESUMEN Se anotará un breve resumen de la serie documental 6.- TIPO DE DOCUMENTO: Son todos aquellos que por la naturaleza de sus funciones se genera y administran de forma continua como son: la correspondencia, vales, formatos, atentas notas, pólizas contables, etc.
7.-SOPORTE DE INFORMACIÓN: Material en el cual esta plasmada la Información, como son: papel, fotografías, planos, discos ópticos, CD, DVD, VHS, cintas, cartuchos, etc.
8.- FECHA INICIAL: Se anotará la fecha de inicio de la serie en dos dígitos y el
año.
26
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
67
67
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07 27
9.- FECHA FINAL: Se anotará la fecha de término de la serie, dos dígitos y el año.
10.- OBSERVACIONES: En este apartado se anotarán en que condiciones se encuentra la documentación, si es original o copias, si tienen sellos o firmas.
11.-UBICACIÓN TOPOGRÁFICA: Se anotará en que lugar físico se encuentra la documentación, tomando en cuenta los siguientes elementos:
12.- PASILLO: Espacio de movimientos y maniobras que debe estar numerado con forme al almacén
13.- BATERÍA: Línea de anaqueles.
14.- CHAROLA: División del anaquel.
15.- CAJA: Número progresivo de la caja.
HOJA LEGAL:
16.- LUGAR Y FECHA: en donde se entrega el inventario
17.- NÚMERO DE FOJAS: que tiene el inventario
18.- CANTIDAD: de expedientes.
19.- CANTIDAD: de cajas de archivo.
20.- NOMBRE Y FIRMA: de la persona que elaboró el inventario y su cargo.
21.- NOMBRE Y FIRMA: de la persona que revisó el inventario y su cargo.
22.- NOMBRE Y FIRMA: de la persona que autorizó el inventario y su cargo.
Nota: Es importante no dejar ningún rubro sin llenar.
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
68
68
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FICHA CATALOGRÁFICA
FICHA DE CATÁLOGO
Año del documento Numero progresivo de caja Tipología Documental
( Autor o Emisor)
( Receptor )
(asunto)
( fecha)
Anexo 2
28
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
69
69
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FICHA CATALOGRÁFICA
Año En que se elaboro el documento
Numero progresivo de la caja
Tipología documental Anotar el tipo de documento
Autor se idéntificara por la firma
Emisor o autor del documento
Receptor es el destinatario del documento
Asunto el asunto debe ser sintetizado de forma lógica
Fecha es el elemento que nos indica el lugar, día, el mes y el año en que fue
elaborado el documento
FORMATO DE CATÁLOGO
29
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
70
70
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
GUIA SIMPLE
GUIA SIMPLE DE ARCHIVO HISTÓRICO
DATOS GENERALES
NOMBRE DEL
RESPONSABLE (1)
CARGO
(2)
DOMICILIO
(3)
TELÉFONO
(4)
CORREO
ELECTRÓNICO (5)
SERIES DOCUMENTALES
CLAVE DE
CLASIFICACIÓN
(6)
SERIES
(7)
BREVE RESUMEN DE
LA SERIE (8)
FECHAS EXTREMAS
(9)
VOLUMEN
(10)
ESTADO DE ORGANIZACIÓN Y
DESCRIPCION DE LA SERIE DOCUMENTAL
(11)
SE ANOTARA EL ESTADO DE CONSERVACIÓN DE LA SERIE
(12)
RESTRICIONENES DEL FONDO
(13)
HORARIOS Y CONDICIONES DE
CONSULTA (14)
SE ANOTARA LOS SERVICIOS QUE OFRECE
(15)
ELABORÓ
Nombre Cargo y firma
(16)
VALIDÓ Nombre
Cargo y firma (17)
LOGOTIPO
ARCHIVO HISTÓRICO DEL PALACIO DE MINERÍA
Anexo 3 30
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
71
71
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA GUÍA SIMPLE
ARCHIVO HISTÓRICO 1 Nombre del
responsable Nombre del servidor publico designado como responsable del archivo histórico
2 Cargo Cargo del Servidor Público designado como responsable del archivo histórico
3 Domicilio Domicilio del lugar de trabajo del Servidor Público designado como responsable cargo del archivo histórico
4 Teléfono Numero telefónico y extensión según el caso del servidor publico designado como del archivo histórico
5 Correo electrónico Dirección electrónica del servidor publico designado como responsable del archivo histórico
SERIES DOCUMENTALES 6 Clave de Clasificación Anotar la clave de clasificación con forme el
cuadro de clasificación archivística
7 Serie Anotar el nombre de la serie o fondo
8 Descripción de la serie
Anotar un breve resumen de las series documéntales
9 Fechas extremas Se anotaran las fechas extremas señalando las predominantes así como lagunas cronológicas significativas
10 Volumen Se anotara el volumen de la serie especificando la cantidad expediente, pieza, cajas según sea el caso
11 Organización Se anotara el estado de organización y descripción de la serie
12 Estado de conservación
Se anotara el estado de conservación de la serie
13 Restricciones Se anotara si la serie tiene restricciones de consulta
14 Horario Se anota el horario y las condiciones de consulta
15 servicio Se anotara los servicios que ofrece
ELABORÓ 16 Nombre Nombre del servidor publico que integró la
información y lleno el formato
Cargo Cargo del servidor público que integró la información y lleno el formato
VALIDÓ 17 Nombre Nombre del servidor publico que valido la
información. Coordinador de Archivo de la dependencia responsable del archivo
Cargo Cargo del servidor publico que valido la información
31
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
72
72
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
VALE DE PRÉSTAMO
LOGOTIPO
VALE DE PRÉSTAMO
NOMBRE DEL SOLICITANTE
CLAVE DEL EXPEDIENTE
ESTADO DEL DOCUMENTO: BUENO____ MEDIO_____ MALO _____ TOTAL DE FOJAS _______
FECHA DE SOLICITUD FIRMA DEL SOLICITANTE FIRMA DEL ARCHIVISTA
_____________________ ______________________ ____________________
ARCHIVO HISTÓRICO DEL PALACIO DE MINERÍA
FOLIO:
Anexo 4
32
DIRECCION GENERAL DE
LOGOTIPO INSTITUCIONAL
73
73
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
FACULTAD DE INGENIERIA
ARCHIVO HISTORICO DEL PALACIO DE MINERIA FECHA DE ELABORACION No. PAGINA
MES AÑO
2005 07
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL VALE DE PRÉSTAMO
1. Se anota el numero de folio
2. Se anota el nombre de la persona que solicita el expediente
3. Se toma en cuenta la clave del expediente y se anota en este espacio
4. Es importante que en este rubro se anote las condiciones en que se encuentra
el expediente
5. El total de fojas se anota en este espacio
6. Se anota la fecha iniciando dia, mes y año
7. El solicitante firma de que recibio el expediente
8. En este punto se anota la rubrica o firma de la persona que entrega el
expediente
VALE DE PRÉSTAMO
33