archiwizacja dokumentów. proces, zasady i przepisy...
TRANSCRIPT
ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. [email protected]
www.forprogress.com.pl
Archiwizacja dokumentów. Proces, zasady i przepisy prawne.
Autor: Sławomir Korzecki Warszawa, 23.02.2016 r
ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. [email protected]
www.forprogress.com.pl
Archiwizacja to proces tworzenia, zabezpieczania i klasyfikowania zbiorów dokumentów. Dokumenty dzielą się na:
Co to jest archiwizacja?
materiały archiwalne - charakteryzują się wartością historyczną; dotyczą między innymi rozwoju państwa, stosunków z innymi państwami, rozwoju gospodarki, polityki, życia społecznego w tym kultury, nauki, sztuki, a także spraw wyznaniowych, dokumentację niearchiwalną - w odróżnieniu od materiałów archiwalnych, posiada jedynie wartość praktyczną.
ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. [email protected]
www.forprogress.com.pl
Archiwizacja dokumentów - przebieg procesu
Odpowiednio przygotowane i oznaczone dokumenty są przechowywane przez jednostkę organizacyjną przez określony w latach czas, a po upływie obowiązujących okresów materiały archiwalne przekazywane są do archiwum państwowego do przechowywania wieczystego.
Pozostałe akta zaklasyfikowane jako nieaktualne lub niepotrzebne materiały niearchiwalne przekazywane są do zniszczenia i stają się zwykłą makulaturą.
Materiały archiwalne wytworzone w toku działalności instytucji państwowych oraz samorządowych jednostek organizacyjnych tworzą państwowy zasób archiwalny, a instytucji niepaństwowych - niepaństwowy zasób archiwalny.
ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. [email protected]
www.forprogress.com.pl
Klasyfikacja dokumentów
Wytwarzana w organizacji dokumentacja klasyfikowana jest według następujących kryteriów podziału:
1) kryterium wartości archiwalnej dokumentacji, 2) kryterium podziału dokumentacji ze względu na nośnik, 3) kryterium dostępności do dokumentacji osób trzecich.
ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. [email protected]
www.forprogress.com.pl
Klasyfikacja dokumentów - pierwsze kryterium
Stosując kryterium wartości archiwalnej dokumentacji oraz jej przydatności do celów praktycznych dokumenty klasyfikuje się nadając im oznaczenie literowe:
„A” - kategoria archiwalna dokumentacji obejmująca materiały archiwalne, posiadające wartość historyczną, niepodlegające zniszczeniu i przechowywane wieczyście;
„B” - kategoria archiwalna dokumentacji niearchiwalnej
ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. [email protected]
www.forprogress.com.pl
Klasyfikacja dokumentów - drugie kryterium
Drugie kryterium podziału dokumentacji jest zależne od nośnika, na którym dokumentacja została umieszczona.
W wielu organizacjach nadal głównym nośnikiem dokumentów jest papier. Nowoczesne trendy, związane miedzy innymi z wdrażaniem systemów workflow, wymuszają jednak elektroniczne utrwalanie dokumentacji.
Firmy outsourcingowe zajmujące się archiwizacją dokumentów świadczą m.in. usługi ich digitalizacji. Wszystkie papierowe dokumenty są skanowane i zapisywane na serwerach firmy świadczącej usługi, a właściciel dokumentacji, po zalogowaniu się przez szyfrowane kanały, ma do niej stały dostęp z poziomu przeglądarki internetowej.
ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. [email protected]
www.forprogress.com.pl
Klasyfikacja dokumentów - trzecie kryterium
Zgodnie z trzecim kryterium dostępności do dokumentacji osób trzecich dokumentację dzieli się na:
jawną (nie objętą klauzulą tajności)
niejawną (nie może być ona udostępniana osobą trzecim), która z kolei dzieli się na dokumentację:
• ściśle tajną,
• tajną,
• poufną,
• zastrzeżoną.
ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. [email protected]
www.forprogress.com.pl
Przed przekazaniem dokumentów papierowych do archiwum zakładowego, państwowego lub podnajmowanego, podlegają one właściwemu uporządkowaniu, które przebiega wieloetapowo:
Archiwizacja papierowa
1) opis, ewidencja i zabezpieczenie techniczne dokumentów
2) prawidłowe ułożenie dokumentów w teczkach (chronologicznie i według numerów spraw)
3) wykonanie podziału rzeczowego teczek 4) przekazanie dokumentów do archiwum na podstawie
spisów zdawczo-odbiorczych w ilości czterech egzemplarzy dla materiałów archiwalnych i trzech dla materiałów niearchiwalnych.
ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. [email protected]
www.forprogress.com.pl
Cele procesu archiwizacji papierowej
Zachowywanie dokumentów od przypadkowej utraty, odtworzenie kopii dokumentu w przypadku jego skasowania, zniszczenia bądź zagubienia.
W przypadku roszczeń klientów zarchiwizowane dokumenty stanowią podstawę reklamacji.
Zarchiwizowane dokumenty stanowią podstawę do wyciągania wniosków odnośnie ulepszenia jakości oferowanych usług przez spółkę.
Usuwanie nieużywanych dokumentów z czynnego użycia. Niszczenie dokumentów. Aspekt prawny - obowiązek niszczenia niektórych dokumentów
wynika wprost z odpowiednich ustaw regulujących przetwarzanie określonych informacji.
Aspekt bezpieczeństwa - znaczna część dokumentacji niearchiwalnej zawiera poufne informacje, które nie powinny znaleźć się w posiadaniu osób nieuprawnionych.
Aspekt ekonomiczny - zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej jest dużo tańsze niż jej gromadzenie i przechowywanie.
ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. [email protected]
www.forprogress.com.pl
Archiwizacja elektroniczna
Zeskanowane dokumenty, a także dokumenty, które powstały w wersji elektronicznej, powinny być odpowiednio przechowywane i udostępniane. To bardzo ważny aspekt budowy archiwum elektronicznego. Przechowywanie i udostępniania plików polega na zarządzaniu dokumentami, które są chronione kryptograficznie przed niepowołanym dostępem, a jednocześnie ich znalezienie jest natychmiastowe. Również dla dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej, istnieją, określone przepisami prawa, zasady ich uporządkowania przy przekazywaniu do archiwów państwowych (głównie: art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej).
ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. [email protected]
www.forprogress.com.pl
Cele procesu archiwizacji elektronicznej
Skrócenie czasu poświęcanego na wyszukiwanie
dokumentów przez pracowników.
Optymalizacja wykorzystania powierzchni w magazynie
(archiwum papierowym).
Minimalizacja kosztów zatrudnienia poprzez
wprowadzenie nowoczesnych technologii.
ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. [email protected]
www.forprogress.com.pl
Najważniejsze akty prawne regulujące postępowanie z dokumentacją:
Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 poz. 1446);
Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie
klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów
państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. poz. 1743);
Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 maja 2006 r. w sprawie
szczegółowych zasad i trybu gromadzenia, ewidencjonowania, kwalifikowania, klasyfikacji oraz
udostępniania materiałów archiwalnych tworzących zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji (Dz.
U. Nr 98, poz. 680);
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 roku w sprawie
niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206 poz. 1517);
Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie
szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206, poz. 1518);
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 roku w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono
materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206 poz. 1519).
ForProgress spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. [email protected]
www.forprogress.com.pl 15-7-7
Dziękuję za uwagę
Sławomir Korzecki