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Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 1
Arclab
MailList Controller
Newsletter Management Software
Bedienungsanleitung Rev 11
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 2
Inhaltsverzeichnis
1. Übersicht über das Programm und dessen Bestandteile ......................................... 5
1.1 Hauptfenster mit Listenübersicht, Sendeaufgaben, Sendeberichten ............................ 7
1.2 Die einzelnen Karteireiter in der Übersicht ............................................................... 8
1.3 Editor zum Erstellen von HTML- und Textnachrichten ................................................ 9
1.4 Kontaktverwaltung zur Anzeige aller Mitglieder einer Liste ........................................ 12
1.5 Mailservice – Anzeige und Steuerung ..................................................................... 15
1.6 Lizenzverwaltung – Freischaltung der Kaufversionen ................................................ 16
1.7 Upgrade auf eine höhere Programmversion ............................................................ 17
1.8 Updatecheck – Überprüfung auf neuere Versionen ................................................... 18
2. Schnellstart – Erstellung und Versand einer Nachricht ......................................... 19
2.1 Schritt 1 - Eine Verteilerliste anlegen ..................................................................... 19
2.2 Schritt 2 – Eine Nachricht erstellen und versenden .................................................. 20
3. Schneller Zugriff auf wichtige Funktionen und Einstellungen ............................... 23
3.1 Installation und benutzerdefiniertes Setup ............................................................. 23
3.1.1 Benutzerdefiniertes Setup - Installationsverzeichnis .......................................... 24
3.1.2 Benutzerdefiniertes Setup - Alternative Datenbank ........................................... 24
3.1.3 Benutzerdefiniertes Setup - Startverhalten des Mailservice ................................ 25
3.1.4 Client / Server - Installation .......................................................................... 26
3.1.5 Benutzerdefiniertes Setup - Mailservice - Benutzerberechtigung ......................... 28
3.2 Listeneinstellungen bearbeiten .............................................................................. 29
3.3 Allgemeine Programmeinstellungen bearbeiten ....................................................... 30
3.3.1 Grundeinstellungen / Sende- und Empfangsintervall ......................................... 32
3.3.2 Sendeeinstellungen ...................................................................................... 33
3.3.3 Erweiterte Servereinstellungen (Sendebeschränkungen) ................................... 34
3.3.4 Autoresponder ............................................................................................. 36
3.3.5 Unzustellbare Nachrichten ............................................................................. 37
3.3.6 Archivierung bei Neueintragungen .................................................................. 38
3.3.7 Blacklisten - Verwaltung ................................................................................ 39
3.4 Posteingangsserver / POP3 ................................................................................... 40
3.4.1 Emailkonto - Einstellungen bearbeiten ............................................................ 40
3.4.2 Aliases – Funktion ........................................................................................ 41
3.5 Postausgangsserver / SMTP .................................................................................. 42
3.5.1 Kontoeinstellungen bearbeiten ....................................................................... 42
3.5.2 Authentifizierungsmethoden .......................................................................... 43
3.5.3 Direktversand per Pickup - Directory............................................................... 43
3.5.4 Nachrichten – Limit und Sendepause .............................................................. 43
3.6 Versand über ein externes Sendekonto .................................................................. 44
3.6.1 Ein externes Sendekonto einrichten ................................................................ 44
3.6.2 Handhabung der Passwörter .......................................................................... 46
3.6.3 Kontodaten erneut versenden ........................................................................ 47
3.7 Schlüsselwörter zum Ein- und Austragen in eine Liste .............................................. 48
3.7.1 Webformular ................................................................................................ 49
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 3
3.8 Status- und Sendeprotokoll .................................................................................. 50
3.9 Autoresponder / Single – und Double Opt In ........................................................... 51
3.9.1 Einstellungen für den Autoresponder und Opt In .............................................. 52
3.9.2 Nachrichtenvorlagen bearbeiten ..................................................................... 53
3.9.3 Autoresponder aktivieren und anpassen .......................................................... 54
4. Verteilerlisten - Erstellung und Verwaltung .......................................................... 55
4.1 Intern verwaltete Verteilerlisten ............................................................................ 56
4.2 Zugriff auf eine externe Verteilerdatenbank ............................................................ 57
4.3 Eine neue Verteilerliste anlegen ............................................................................ 58
4.3.1 Einstellungen für den Posteingangsserver ........................................................ 59
4.3.2 Einstellungen für den Postausgangsserver ....................................................... 60
4.3.3 Auswahl der Listenart ................................................................................... 61
4.4 Listeneinstellungen bearbeiten .............................................................................. 65
4.4.1 Listenname und Absenderbezeichnung ............................................................ 65
4.4.2 Datenbankfelder ........................................................................................... 66
4.4.3 Eingehende Nachrichten bearbeiten ................................................................ 67
4.4.4 Schlüsselwörter zum Ein- und Austragen ......................................................... 68
4.4.5 Posteingangsserver ....................................................................................... 68
4.4.6 Postausgangsserver ...................................................................................... 68
4.4.7 Autoresponder ............................................................................................. 68
4.5 Unzustellbare Nachrichten / Rückläufer .................................................................. 69
4.6 Empfänger zu einer Liste hinzufügen ..................................................................... 71
4.6.1 Eintrag per Webformular ............................................................................... 72
4.6.1.1 Webformular automatisch erstellen mit dem Webform Generator ..................... 72
4.6.1.2 Webformular mit PHP – Funktion manuell erstellen ........................................ 73
4.6.2 Eintrag per Webformular mit einem Formmailer ............................................... 75
4.6.3 Eintrag per Hyperlink .................................................................................... 78
4.6.4 Schlüsselwörter für das Ein- und Austragen ..................................................... 79
4.6.5 Nachrichtenformat für eine Eintragung ............................................................ 80
4.6.6 Nachrichtenformat für eine Austragung ........................................................... 81
4.6.7 Protokolle für eingehende Nachrichten ............................................................ 82
4.6.8 Direktimport von Empfängern ........................................................................ 83
4.6.9 Export von Kontakten ................................................................................... 86
4.7 Kontakte einer Liste anzeigen ............................................................................... 87
4.8 Daten und Status eines Kontakts bearbeiten........................................................... 88
4.9 Kontakte aus einer Liste löschen ........................................................................... 90
5. Nachrichten – Erstellung und Verwaltung ............................................................ 91
5.1 Interner oder externer Editor ................................................................................ 91
5.2 Der programminterne Editor im Überblick .............................................................. 92
5.3 Eine neue Nachricht erstellen ............................................................................... 95
5.4 Mitgelieferte Vorlagen verwenden .......................................................................... 97
5.5 Nachrichten im Textformat ................................................................................... 98
5.6 Nachrichten im HTML - Format.............................................................................. 99
5.7 Personalisierung von Nachrichten ........................................................................ 100
5.8 Grafiken in Nachrichten einbinden ....................................................................... 103
5.9 Source Mode – HTML-Quelltext ohne Änderungen importieren ................................ 104
5.10 Dateianhänge / Attachments ............................................................................ 105
5.11 Einen anderen HTML – Editor verwenden ............................................................ 106
5.12 Nachrichtenentwürfe speichern und wiederverwenden ......................................... 107
5.13 Versand über ein externes Sendekonten ............................................................. 109
5.14 Testnachrichten ............................................................................................... 110
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 4
5.15 Sendezeitpunkt und Versandstatus .................................................................... 111
5.16 Nachrichtenversand an Untergruppen ................................................................ 113
5.17 Sendeaufgaben ............................................................................................... 116
5.18 Sendeprotokolle .............................................................................................. 117
6. Nachrichten-Verfolgung / Email-Tracking .......................................................... 118
6.1 Auswertung durch Click-through Tracking ............................................................. 119
7. Sonstiges ............................................................................................................ 120
7.1 Service und Support .......................................................................................... 120
7.2 Problemlösungen und häufig gestellte Fragen (FAQ) .............................................. 121
7.3 Programmversionen, Funktionen, Bestellung und Preise ......................................... 122
7.4 Impressum ....................................................................................................... 123
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 5
1. Übersicht über das Programm und dessen Bestandteile
Die Software MailList Controller dient zur Erstellung von Newslettern und dem Versand dieser
Nachrichten an mehrere Personen gleichzeitig. Alle Empfänger können thematisch zu
Empfängerlisten zusammengefasst und so optimal verwaltet werden.
Die kostenlose Free Edition verwaltet eine Empfängerliste mit bis zu 50 Empfängern. Dies ist für
viele Privatanwender, Vereine oder Kleinfirmen ausreichend.
Mehr Kontakte verwalten die Light Edition (eine Liste mit maximal 500 Einträgen), die
Professional Edition (10 Listen mit jeweils maximal 10.000 Empfängern) sowie die Extreme
Edition mit beliebig vielen Listen und jeweils unbegrenzter Empfängeranzahl.
MailList Controller in folgende Bestandteile aufgegliedert …
das Hauptfenster
... öffnet sich nach dem Programmstart und zeigt auf mehreren Karteireitern alle
vorhandenen Empfängerlisten, Nachrichtenentwürfe, Sendeaufgaben und
Sendeberichte sowie weitere Statuswerte.
der Nachrichten – Editor
... dient zur Erstellung und Bearbeitung von Nachrichten. Der Editor öffnet sich durch
einen Klick auf „Neue Nachricht“ im Hauptfenster.
die Kontaktverwaltung
... in diesem Fenster werden alle Kontakte einer Empfängerliste übersichtlich aufgelistet.
Hier können auch Empfänger importiert, exportiert oder bearbeitet werden. Klicken Sie
zum Öffnen dieser Übersicht im Hauptfenster doppelt auf die entsprechende Liste.
der Mailservice
... empfängt und versendet alle Nachrichten und hat keine eigene Programmoberfläche,
denn er ist ein sogenannter Windows–Dienst. Er arbeitet unsichtbar im Hintergrund (wie
z.B. auch eine Antiviren-Software) und wird nur dann aktiv, wenn Nachrichten empfangen
oder versendet werden sollen.
Warum muss der Mailservice als Windows-Dienst betrieben werden?
... normale Programme können nur ausgeführt werden, wenn ein Benutzer am Computer
angemeldet ist. Dies ist an Servern meist nicht der Fall. Windows-Dienste hingegen
können auch ohne Anmeldung aktiv sein. Damit ständig Nachrichten empfangen und
verschickt werden können, wird der Mailservice als Dienst betrieben.
Der Mailservice wird entweder über die Programmoberfläche oder durch das kleine
Symbol in der Taskleiste gesteuert.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 6
Alle Programmbestandteile in der Übersicht Das Hauptfenster (1) mit der Listenübersicht und weiteren Programmfunktionen, der Editor (2)
zur Erstellung von Nachrichten sowie die Empfängerübersicht (3) für jede einzelne Liste.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 7
1.1 Hauptfenster mit Listenübersicht, Sendeaufgaben, Sendeberichten
Nach dem Programmstart sehen Sie folgenden Bildschirm. Er ist in drei Bereiche unterteilt. Die
grossen Schaltflächen im oberen Bereich dienen zum Umschalten der Hauptfunktionbereiche,
die den mittleren Bereich des Fenstes einnehmen. Unten befinden sich mehrere Schaltflächen
für verschiedenen Funktionen sowie eine grosse Statusanzeige.
Der Editor zur Nachrichtenerstellung und die Auflistung aller Mitglieder einer Empfängerliste
werden aus Gründen der Übersichtlichkeit und Platzbedarf in separaten Fenstern dargestellt.
Detailierte Betrachtung der Fensterbereiche ...
1. Auflistung aller vorhandenen Empfängerlisten
2. Detailinformationen zur ausgewählten Liste (Liste muss dazu anklickt werden)
3. Bearbeitungsmöglichkeiten der Liste (Liste muss dazu durch Klick ausgewählt sein)
4. Schaltflächen zum Wechsel der Funktionsbereiche
5. Schaltflächen für verschiedene Programmoptionen (z.B. Mailservice - Steuerung)
6. Informationen über aktuelle Programmaktivitäten
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 8
1.2 Die einzelnen Karteireiter in der Übersicht
Kontaktlisten
zeigt eine Auflistung aller vorhandenen Listen (die Anzahl an Kontaktlisten ist in der
Free Edition auf eine beschränkt)
Ausgehende Nachrichten
zeigt eine Auflistung aller vorbereiteten Nachrichten, die versendet werden sollen
Gesendete Nachrichten
zeigt eine Auflistung aller bereits verschickten Nachrichten
Eingehende Nachrichten
Nachrichtenstatus für alle vorhandenen Empfängerlisten
Externe Sendekonten
Auflistung aller vorhandenen Sendekonten, über die Personen Nachrichten an eine Liste
versenden dürfen.
Nachrichten - Entwürfe
Anzeige aller vorhandenen Nachrichtenentwürfe
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 9
1.3 Editor zum Erstellen von HTML- und Textnachrichten
Klicken Sie im Hauptfenster auf „Neue Nachricht“, um den Editor zu starten. Mit dem Editor
können Nachrichten im HTML-Format (Webseiten mit Grafiken und verschiedenen Schriftarten)
und als reine Textnachrichten erstellt werden.
Alle erstellten Nachrichten können als Vorlagen und Entwürfe abgespeichert und später erneut
verwendet und bearbeitet werden. Nach dem Start des Editors öffnet sich automatisch der
Karteireiter für den HTML-Teil der Nachricht.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 10
Die Schaltknöpfe in der oberen Reihe (1) bieten folgende Möglichkeiten:
Neue Nachricht
beginnt mit einem leeren Entwurfsfenster für eine neue Nachricht
Vorlagen
öffnet das Auswahlfenster für die mitgelieferten Designvorlagen
Öffnen
zeigt alle gespeicherten Nachrichtenentwürfe an
Speichern
speichert die erstellte Nachricht mit allen Informationen ab
Speichern & Exit
speichert die Nachricht mit allen Einstellungen und beendet den Editor
Dateianhang
öffnet eine Auswahlbox, um eine oder mehrere Dateien auszuwählen, die mit der Email
verschickt werden soll(en)
Email testen
ermöglicht den Versand einer Nachricht an eine beliebige Emailadresse (sinnvollerweise
an sich selbst). So kann überprüft werden, ob die erstellte Nachricht inhaltlich und
optisch korrekt ist.
Email senden
die Nachricht wird für den Versand vorbereitet. Datum und Uhrzeit des Versands können
hier festgelegt werden.
Anleitung
öffnet diese Bedienungsanleitung
Mit dem Drop-Down Menü (2) können Sie aus allen vorhandenen Listen die gewünschte Zielliste
für die Nachricht auswählen.
Im grossen Eingabebereich (3) auf dem Karteireiter „HTML – Entwurf“ können Sie Ihre Nachricht
entwerfen oder auch eine vorhandene HTML-Seite importieren und diese weiter bearbeiten.
Sollten die Bearbeitungsmöglichkeiten nicht ausreichen, können Sie den Entwurf auch mit Ihrem
gewohnten Webeditor bearbeiten, ohne dass Sie Ihre Arbeit mit MaiList Controller beenden
müssen.
Klicken Sie dazu auf den Punkt „Mit externem HTML Editor öffnen“. Der Entwurf wird darauf hin
mit dem entsprechenden Editor geöffnet. Bearbeiten Sie nun hier den Entwurf und speichern Sie
ihn am Ende ab (ohne den Namen zu ändern). Schliessen Sie nun den Webeditor und klicken Sie
dann in dem kleinen Fenster auf den Button „Jetzt aktualisieren“. Der Entwurf wird dann vom
MailList Controller Editor automatisch neu eingelesen und alle vorgenommenen Änderungen
werden übernommen. Bitte beachten Sie, dass Nachrichten im HTML – Format von Emailprogrammen aus
Sicherheitsgründen oft gar nicht oder nur unvollständige dargestellt werden. Sie können deshalb
vorsichtshalber die Nachricht auch in reiner Textform mitsenden. Klicken Sie dazu auf den
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 11
Karteireiter „Nur Text“ und dort auf den Punkt „Text aus dem HTML-Entwurf verwenden“. MaillList
Controller übernimmt dann automatisch den gesamten Text aus dem HTML-Entwurf.
Die Schaltflächen (4) dienen zur Personalisierung der Nachricht. Wählen Sie zuerst mit dem
Drop-Down Menü „Feld“ das gewünschte Datenbankfeld aus. Dieses Feld kann nun wahlweise in
den Entwurf eingefügt werden („Feld in Text einfügen“) oder in die Nachrichtenzeile An (Feld in
„An“ einfügen) oder auch in die Betreff – Zeile der Email („Feld in Betreff einfügen“).
Alle Schaltflächen (5) dienen zur Bearbeitung des Entwurfs.
Genauere Informationen zum Editor finden Sie in Kapitel 5 – „Nachrichten - Erstellung und
Verwaltung“.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 12
1.4 Kontaktverwaltung zur Anzeige aller Mitglieder einer Liste
Damit alle Kontakte und deren Daten übersichtlich dargestellt werden können, zeigt MailList
Controller alle Angaben in einem separaten Fenster an.
Durch einen Doppelklick auf eine Liste im Hauptfenster (Karteireiter „Empfängerlisten“) öffnet
sich die Kontaktverwaltung für diese Liste in einem neuen Fenster. Hier werden alle Mitglieder
der Liste tabellarisch angezeigt.
Um die Bildschirm - Anzeige zu beschleunigen, werden jeweils nur 1000 Empfänger gleichzeitig
aufgelistet. Sollte die Liste mehr als 1000 Personen enthalten, können Sie mit den Pfeiltasten
„Weiter“ und „Zurück“ zum nächsten 1000er Bereich weiterschalten.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 13
Die Kontaktverwaltung bietet etliche Möglichkeiten, um alle Empfänger einer Liste zu sichten
und zu bearbeiten.
Die Schaltknöpfe in der oberen Reihe (1) bieten folgende Möglichkeiten:
Erste 1000
zeigt die ersten 1000 Empfänger der Liste an
Vorherige 1000
zeigt die vorhergehenden 1000 Empfänger in der Liste an
Nächste 1000
zeigt die nächsten 1000 Empfänger innerhalb der Liste an
Hinzufügen
fügt einen Empfänger zur Liste hinzu
Bearbeiten
die Daten des ausgewählten Empfängers können gezielt bearbeitet werden
Löschen
entfernt den ausgewählten Empfänger aus der Liste
Import
Möglichkeit, mehrere Empfänger aus einer Datenquelle zu importieren
Export
exportiert Empfänger in eine externe Datenbank
Anleitung
öffnet diese Bedieungungsanleitung
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 14
Die Karteireiter (2) bieten folgende Möglichkeiten:
Alle Empfänger
zeigt alle Empfänger der Liste an
Aktive Empfänger
zeigt alle Empfänger an, die eine Nachricht erhalten
Ausgetragene Empfänger
zeigt alle ehemaligen Empfänger an, die nicht mehr aktiv sind
Unzustellbare Empfänger
zeigt alle Empfänger an, die unter der angegebenen Emailadresse nicht mehr erreichbar
sind
Unbestätigte Empfänger
zeigt alle Empfänger, die sich per Double Opt In eingetragen, ihre Daten aber noch nicht
bestätigt haben.
Die Reihenfolge der Auflistung kann jederzeit verändert werden. Klicken Sie dazu auf den kleinen
Pfeil (3) , um alle Empfänger alphabetisch umgekehrt aufzulisten.
Die Reihenfolge können Sie immer nur für die Spalte ändern, die gerade aktiv ist … hier z.B.
Emailadresse. Um eine andere Spalte auszuwählen, z.B. Status, klicken Sie einfach auf die
gewünschte Spaltenüberschrift. Der kleine Pfeil springt dann automatisch auf diese Spalte.
Mit der Suchfunktion (4) können Sie innerhalb der Emailadressen gezielt nach Begriffen suchen.
Geben Sie den gesuchten Begriff in dem Textfeld ein und klicken Sie dann auf das kleine Start-
Symbol rechts. Alle Emailadressen der Empfängerliste werden nun durchsucht und die Adressen,
die den gesuchten Begriff enthalten, angezeigt. Um wieder alle Empfänger anzuzeigen, klicken
Sie auf das kleine X - Symbol.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 15
1.5 Mailservice – Anzeige und Steuerung
Der Mailservice ist eine wichtige Komponente, die alle Sende- und Empfangsaufgaben
übernimmt. Ähnlich wie ein Antiviren – Programm arbeitet der Mailservice von MailList Controller
dabei im Hintergrund, um ständig bereit zu sein, sobald Nachrichten empfangen oder versendet
werden sollen. Er besitzt deshalb auch keine eigene Programmoberfläche, sondern ist ein
sogenannter Windows – Dienst.
Der Mailservice kann jederzeit gestoppt werden. WICHTIG: Dann ist allerdings kein
Empfang oder Versand von Nachrichten möglich. Klicken Sie dazu im Hauptfenster auf das
Icon „Service“ im linken unteren Fensterbereich.
Im rechten Bereich der Taskleiste sehen Sie zusätzlich ein kleines Icon, das den Status des
Mailservice ebenfalls anzeigt.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 16
1.6 Lizenzverwaltung – Freischaltung der Kaufversionen
Nach Ihrer Bestellung erhalten Sie per Email Ihren persönlichen Freischaltschlüssel. Mit diesem
Schlüssel können Sie die installierte Free Edition in die entsprechende Version (Professional oder
Extreme) umwandeln. Öffnen Sie dazu den Dialog für die Update- und Lizenzverwaltung.
Geben Sie im Feld „Lizenzschlüssel“ Ihren persönlichen Freischaltcode ein und klicken Sie
abschliessend auf „Lizenz bestätigen“.
Die aktuelle Free Edition für die Freischaltung können Sie hier herunterladen …
https://www.arclab.com/de/newsletter-software/download.html
Eine rechtmässig erworbene Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar. Eine
Verpflichtung zum Erwerb von neueren Programmversionen besteht nicht.
Alle verfügbaren Updates innerhalb von 12 Monaten nach dem Erwerb
der Lizenz sind kostenlos.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 17
1.7 Upgrade auf eine höhere Programmversion
Klicken Sie in der Update- und Lizenzverwaltung auf den Button „Lizenz erwerben“, um
Informationen und Bestellmöglichkeiten für die umfangreicheren Programmversionen zu
erhalten.
Weitere Informationen zu allen verfügbaren Programmversionen, Updates und News finden Sie
auch online …
https://www.arclab.com/de/newsletter-software/index.html
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 18
1.8 Updatecheck – Überprüfung auf neuere Versionen
Das Programm kann auf Wunsch automatisch überprüfen, ob eine neuere Version verfügbar ist.
Der Updatecheck kann jederzeit ausgeschaltet werden. Deaktivieren Sie dazu die Option „Beim
Programmstart nach Updates suchen“.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 19
2. Schnellstart – Erstellung und Versand einer Nachricht
Detailierte Informationen zum Thema Listen, deren genaue Erstellung und Verwaltung finden Sie
im Kapitel 4.
Für den Versand einer Nachricht benötigen Sie eine Liste mit den Empfängern und die Nachricht,
die verschickt werden soll. Gehen Sie dazu wie folgt vor ...
2.1 Schritt 1 - Eine Verteilerliste anlegen
Wählen Sie im Hauptfenster die Option „Neue Verteilerliste“. Es öffnet sich darauf hin ein kleines
Fenster.
Geben Sie hier eine Namen für die Liste sowie auf Wunsch eine zusätzliche Beschreibung ein.
Diese wird nur programmintern verwendet und ist nach aussen nicht sichtbar. Klicken Sie dann
auf „Weiter“.
WICHTIGER HINWEIS:
Die Emailadresse für diese Empfängerliste sollte exklusiv auch nur für die Liste
benutzt werden, da MailList Controller diese Adresse auf neue Nachrichten prüft und
je nach Einstellung nicht für die Liste bestimte Nachrichten auch automatisch
löschen kann.
Ausführlichere Informationen zum Anlegen und Verwalten einer Verteilerliste finden Sie im
Kapitel 4.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 20
2.2 Schritt 2 – Eine Nachricht erstellen und versenden
Als nächstes ist die Nachricht erforderlich, die versendet werden soll. Starten Sie dazu den
integrierter Editor durch einen Klick auf „Neue Nachricht“ im Hauptfenster.
Wenn Sie die Nachricht nicht selbst erstellen wollen, können Sie auch eine der mitgelieferten
Vorlagen benutzen. Klicken Sie dazu auf „Vorlagen anzeigen“.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 21
Wählen Sie nun zuerst die Zielliste aus, an die die Nachricht verschickt werden soll. Damit weiss
MailList Controller auch, welche Datenbankfelder für die Personalisierung der Nachricht zur
Verfügung stehen und kann diese im Editor zur Verfügung stellen.
Im markierten Bereich „Feld“ finden Sie nun alle verfügbaren Datenbanksätze für diese Liste.
Und diese können für die Personalisierung verwendet werden. Wählen Sie dazu den gewünschten
Datensatz aus, z.B. Vorname und wählen Sie dann aus, wo ein Platzhalter für diesen Datensatz
eingefügt werden soll … hier [Name] direkt in den Nachrichtentext.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 22
Dieser Platzhalter wird beim Versand der Nachricht automatisch durch die Angaben aus der
Empfängerdatenbank ersetzt. Sie können alle verfügbaren Datenbankfelder beliebig oft
verwenden.
Nachdem Sie den Nachrichtentext erstellt und die Betreff-Zeile ausgefüllt haben, kann die Email
auch schon versendet werden.
WICHTIGER TIPP:
Vor dem endgültigen Versand einer Nachricht ist es ratsam, immer zuerst anhand
einer Testnachricht zu überprüfen, ob alle Einstellungen richtig sind. Klicken Sie dazu
auf „Email testen“. Hier können Sie nun eine Testnachricht an sich selbst versenden,
die auf Wunsch auch schon personalisiert ist. So können Sie optimal prüfen, ob die
Nachricht inhaltlich und optisch in Ordnung ist.
Ausführlichere Informationen zur Erstellung und dem Versand von Nachrichten finden Sie im
Kapitel 5.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 23
3. Schneller Zugriff auf wichtige Funktionen und Einstellungen
3.1 Installation und benutzerdefiniertes Setup
MailList Controller kann sowohl auf einem normalen PC oder Notebook als auch auf einem Server
installiert werden. Bei der Programminstallation können Sie deshalb viele Optionen an Ihre
Bedürfnisse anpassen. Die nachträgliche Bearbeitung der Programmeinstellungen ist jederzeit
möglich … siehe Kapitel 3.3.
Bei der Programminstallation können Sie folgende Einstellungen vornehmen …
Express Setup
Wählen Sie diese Installationsart, wenn alle vom Programm vorgestellen Einstellungen
standardmässig vorgenommen werden sollen.
Benutzerdefiniertes Setup
Hier können folgende Einstellungen verändert werden ...
Installationsverzeichnis
Alternative Datenbank für die Empfängerlisten
Verhalten des Mailservice beim Programmstart
Zugriffsberechtigungen für den Mailservice
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 24
3.1.1 Benutzerdefiniertes Setup - Installationsverzeichnis
Wählen Sie das Verzeichnis aus, in das alle Programmdateien sowie die Datenbank mit dem
Empfängerlisten installiert werden soll.
WICHTIGER HINWEIS: Kann das Programm durch fehlende Zugriffsrechte nicht auf
die Daten in dem Verzeichnis zugreifen, was besonders bei Netzlaufwerken häufig
der Fall ist, können keine Nachrichten versendet werden. Eine Anleitung für das
korrekte Einstellen der Zugriffsrechte finden Sie hier …
https://www.arclab.com/de/newsletter-software/faq.html#2.1
3.1.2 Benutzerdefiniertes Setup - Alternative Datenbank
Sie können alle Angaben zu den Empfängern auch in einer anderen Datenbank ablegen. Die Verbindung zu dieser Datenbank erfolgt über ODBC.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 25
3.1.3 Benutzerdefiniertes Setup - Startverhalten des Mailservice
Der Mailservice ist für den Versand und Empfang aller Nachrichten zuständig. Er ist ein
sogenannter Windows-Dienst und hat keine eigene Programmoberfläche. Der Mailservice läuft
im Hintergrund (wie bei einer Antivirensoftware), um ständig einsatzbereit und von der
eigentlichen Programmoberfläche unabhängig zu sein.
Auf diesem Bildschirm können Sie das Verhalten des Mailservices festlegen.
Mailservice sofort beim Start von Windows aktivieren
Wenn MailList Controller ständig für den Empfang und Versand von Nachrichten
bereit sein soll, dann muss der Service permanent aktiv sein, also am besten
gleich mit Windows gestartet werden.
Mailservice erst beim Start von MailList Controller aktivieren
Genügt es, dass Nachrichten nur dann empfangen und verschickt werden, wenn Sie
MailList Controller starten, dann ist diese Einstellung zu empfehlen
Clientmodus … Installation ohne Mailservice
In diesem Fall erfolgt der Versand über einen anderen Rechner, auf dem MaiList Controller
ebenfalls installiert ist. Die lokale Installation des Programms dient nur der Verwaltung
der Empfängerlisten und benötigt deshalb keinen Mailservice für den Empfang und
Versand.
Wie Sie MailList Controller auf Client / Server – Basis einsetzen, wird im folgenden dargestellt …
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 26
3.1.4 Client / Server - Installation
MailList Controller kann auch in einer Client/Server – Umgebung eingesetzt werden.
Für den Versand und Empfang von Nachrichten ist bei MailList Controller ein eigenes Programm,
der sogenannte Mailservice zuständig. Der Mailservice empfängt und versendet alle
Nachrichten und hat keine eigene Programmoberfläche, denn er ist ein sogenannter Windows–
Dienst. Er arbeitet unsichtbar im Hintergrund (wie z.B. auch eine Antiviren-Software) und wird
dann aktiv, wenn Nachrichten empfangen oder versendet werden sollen. Das ist auch der Grund,
warum der Mailservice als Windows-Dienst betrieben wird.
Normale Programme können nur ausgeführt werden, wenn ein Benutzer am Computer
angemeldet ist. Windows-Dienste können auch ohne Anmeldung aktiv sein und dies ist auf einem
Server sehr wichtig, da hier während des Betriebs häufig kein Benutzer angemeldet ist. Damit
ständig Nachrichten empfangen und verschickt werden können, wird der Mailservice als Dienst
betrieben.
Dadurch ist es möglich, den Mailservice für Empfang und Versand auf einem Server und die
normale Benutzeroberfläche zur Verwaltung der Empfängerlisten auf einen anderen PC zu
betreiben. Gehen Sie für eine derartige Konfiguration wie folgt vor …
1. Legen Sie ein „data“ - Verzeichnis auf dem gewünschten Netzlaufwerk an.
Dieses Verzeichnis wird alle Daten der Empfängerlisten enthalten.
2. Installieren Sie MailList Controller auf dem Server. Verwenden Sie dabei
die Option „Benutzerdefiniertes Setup“.
3. Wählen Sie hier als Datenverzeichnis den bei Punkt 1 erzeugten Ordner aus.
4. Wählen Sie im nächsten Schritt die Option „MailList Controller Datenbank verwenden“
aus.
5. Auf dem nächsten Fenster wählen Sie die Option „Mailservice sofort beim Starten von
Windows aktivieren“. Der Service kann auf dem Server auch aktiv sein, wenn niemand
angemeldet ist und so jederzeit senden und empfangen.
6. Der nächste Schritt ist sehr wichtig ! Sollte das Benutzerkonto „Lokales System“ keine
Zugriffsrechte auf das ausgewählte Datenverzeichnis haben, müssen Sie nun einen
authorisierten Benutzer angeben. Nur mit der entsprechenden Berechtigung kann der
Mailservice auf die Datenbank zugreifen.
7. Klicken Sie abschliessend auf „Fertig stellen“. Die Installation auf dem Server ist damit
abgeschlossen.
8. Starten Sie nun die Installation auf dem Client – PC und wählen Sie hier ebenfalls
wieder „Benutzerdefiniertes Setup“.
9. Geben Sie im nächsten Schritt das vorher festgelegte Verzeichnis mit der Datenbank
an.
Bei der Art der Datenbank wählen Sie ebenfalls wieder „MailList Controller Datenbank
verwenden“ aus.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 27
Da der Mailservice auf diesem PC nicht benötigt wird, wählen Sie jetzt die Option
„Clientmodus: Den Mailservice nicht auf diesem Compter installieren“ aus.
Nun ist es wiederum überaus wichtig, die richtigen Einstellungen für das verwendete
Benutzerkonto vorzunehmen. Wählen Sie die Option „Mailservice mit folgenden
Benutzereinstellungen ausführen“ und geben die Daten für ein Konto ein, das Zugriff auf das
Laufwerk mit der ausgewählten Datenbank hat.
Sollte es beim Versand zu Problemen kommen, liegt dies mit hoher
Wahrscheinlichkeit an falschen Zugriffsrechten für das angegebene
Benutzerkonto, so dass der Mailservice nicht auf die Empfänger-
datenbank zugreifen kann. Eine detailierte Lösung für dieses Problem
finden Sie hier …
https://www.arclab.com/de/newsletter-software/faq.html#2.1
Beenden Sie auch diese Installation mit „Fertig stellen“. Im Hauptfenster sollte nun der aktuelle
Mailservice – Status für diesen PC auf Client Modus stehen.
Bitte beachten Sie, dass immer nur jeweils ein Client – PC Zugriff auf die anderweitig installierte
Empfängerdatenbank hat. Ein gleichzeitiger Zugriff von mehreren Client – PCs ist nicht möglich.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 28
3.1.5 Benutzerdefiniertes Setup - Mailservice - Benutzerberechtigung
WICHTIGER HINWEIS:
Kann keine Nachricht versendet werden, liegt dies meist an einer falschen
Einstellung für den Postausgangsserver (Kapitel 3.5) oder an einer fehlenden
Zugriffsberechtigung für den Mailservice, der nicht auf die Datenbank mit den
Empfängerlisten zugreifen kann.
Eine genaue Anleitung zur Vermeidung dieser Probleme finden Sie hier …
https://www.arclab.com/de/newsletter-software/faq.html#2.1
Windows – Dienste sind bei der Benutzer- bzw. Zugriffsberechtigung standardmässig stark
eingeschränkt. Dies ist aus Sicherheitsgründen auch verständlich. Leider ist der MailList
Controller Service dadurch auch stark eingeschränkt und darf nicht auf externe Laufwerke und
Daten zugreifen.
Wenn Sie die Datenbank mit den Empfängerdaten extern ausgelagert haben, müssen Sie dem
Mailservice explizit erlauben, auf diese Daten zuzugreifen. Geben Sie deshalb die Kontodaten für
diesen Zugriff an.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 29
3.2 Listeneinstellungen bearbeiten
Für jede Empfängerliste gibt es etliche Einstellungen, die nur die jeweilige Liste betreffen, z.B.
den Posteingangsserver. Alle wichtigen Einstellungen für eine Liste können Sie wie folgt
bearbeiten und ändern ...
Klicken Sie die gewünschte Empfängerliste mit der rechten Maustaste an und wählen Sie dann
den Punkt „Listeneinstellungen bearbeiten“ oder selektieren Sie die Liste mit einem einfachen
Linksklick und wählen Sie dann die Option „Listeneinstellungen“ links daneben.
In beiden Fällen öffnet sich ein Fenster, in dem Sie alle wichtigen Einstellungen für diese Liste
finden.
Genauere Informationen zu allen Listeneinstellungen finden Sie im Kapitel 4.4
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 30
3.3 Allgemeine Programmeinstellungen bearbeiten
Allgemeine Programmeinstellungen sind alle Einstellungen, die nicht eine einzelne
Empfängerliste betreffen, sondern das gesamte Programmverhalten bestimmen. Zu den
allgemeinen Programmeinstellungen gehören ...
Zeitraum für den Nachrichten – Abgleich
Programm – Setup und Installation
Anzahl der Sendewiederholungen
Blacklisten - Verwaltung
HELO / Hostname
Nachrichten – ID
Maximale Nachrichtenanzahl pro Verbindung
Maximale Nachrichtenanzahl pro POP3 – Session
Autoresponder – Standardnachrichten für Single- und Double OptIn
Unzustellbare Nachrichten erkennen und verarbeiten
Schlüsselwörter für die Erkennung von unzustellbaren Nachrichten
Autoarchivierung von Neueintragungen
Klicken Sie im Hauptfenster auf das Icon „Optionen“ im linken unteren Fensterbereich, um die
programmweit wirksamen Einstellungen aufzurufen und zu verändern.
Es öffnet sich ein kleines Fenster mit mehreren Karteireitern, die nach verschiedenen Bereichen
geordnet sind. Hier sind alle Programmeinstellungen zusammengefasst.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 31
Mit der Option „Grundeinstellungen ändern“ können Sie übrigens wie in Kapitel 3.1 beschrieben
ein benutzerdefiniertes Setup der Software durchführen.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 32
3.3.1 Grundeinstellungen / Sende- und Empfangsintervall
Hier können Sie festlegen, wie oft die Listenkonten auf neue Nachrichten überprüft werden
sollen. Bei diesem Abgleich werden alle eingestellten Posteingangsserver auf Nachrichten
überprüft. Sie können auch jederzeit einen manuelle Synchronisierung durchführen. Klicken Sie
dazu im Hauptfenster auf den Button „Sync“ im unteren linken Fensterbereich.
WICHTIG: Starten Sie nach einer Änderung des Zeitintervalls den Mailservice neu (Hauptfenster
→ Button „Service“ im linken unteren Fensterbereich), damit die Einstellung übernommen wird.
Wenn Sie aus irgendwelchen Gründen die aktuelle Programminstallation ändern wollen oder das
Programm neu installieren müssen, können Sie mit der Option „Programm – Setup erneut
ausführen“ jederzeit Änderungen vornehmen. Wichtig ist hier die Position der Hauptdatenbank
mit allen Angaben zu den Listen und Empfängern. Diese Datenbank ist im Microsoft Access –
Format und befindet sich standardmässig im Unterverzeichnis „data“. Auch diese Einstellung
kann hier geändert werden.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 33
3.3.2 Sendeeinstellungen
#Versuche
mit dieser Einstellung können Sie festlegen, wie oft MailList Controller eine Nachricht an einen
Empfänger nochmals versenden soll, wenn der erste Versuch fehlgeschlagen ist. Sollten auch
diese Sendungen nicht gelingen, wird die Zustellung an den Empfänger als fehlerhaft
protokolliert.
HELO/Hostname
Der Hostname ist die eindeutige Bezeichnung eines Computers innerhalb eines Netzwerks. Diese
Einstellung wird von MailList Controller automatisch ermittelt, Sie können diesen Wert aber auch
jederzeit manuell ändern.
Nachrichten – ID
Dies ist eine Nachrichten-spezifische Angabe innerhalb jeder Email. Auch dieser Wert wird von
MailList Controller automatisch vergeben, kann aber bei Bedart auch manuell zugeteilt werden.
X – Mailer
Diese Angabe wird wie bei jedem anderen Emailprogramm in alle ausgehenden Nachrichten
eingefügt und dient dazu, das Programm (hier also MailList Controller) zu identifizieren, mit dem
die Nachrichten versendet wurden. Die Standardeinstellung sollte nach Möglichkeit beibehalten
werden.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 34
3.3.3 Erweiterte Servereinstellungen (Sendebeschränkungen)
Oft ist es aufgrund der technischen Gegebenheiten notwendig, die Transfermenge an Nachrichten
während einer bestimmten Zeitspanne anzupassen. MailList Controller bietet hier umfangreiche
Anpassungsmöglichkeiten.
#per Con
Etliche Mailserver akzeptieren nur eine bestimmte Anzahl von Nachrichten während einer
Verbindung. Diesen Wert können Sie optimal an die Vorgaben anpassen.
WICHTIGER TIPP:
Erfahrungsgemäss taucht das Problem der maximalen Nachrichtenanzahl auch
häufig in Zusammenhang mit Antiviren – Programmen auf, die die Anzahl der
versendeten Nachrichten protokollen und regulieren. Mit dieser Einstellung können
Sie hier ggf. Probleme vermeiden.
Limit POP3
Diese Einstellung legt die maximale Anzahl von Nachrichten fest, die während einer Verbindung
zum Posteingangsserver empfangen werden.
Die hier vorgenommenen Einstellungen gelten programmweit. Sie können aber auch für jede
Empfängerliste nochmals genau definierte Sendekapazitäten festlegen. Öffnen Sie dazu die
Listeneinstellungen (siehe Kapitel 4.4) und wechseln Sie auf den Karteireiter
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 35
„Postausgangsserver (SMTP)“. Im Bereich „Nachrichten – Limit“ können Sie die Versandmenge
an die technischen Gegebenheiten Ihres Mailservers anpassen.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 36
3.3.4 Autoresponder
Der Autoresponder (engl. Autoreply) ist eine Programmfunktion, die beim Empfang bestimmter
Nachrichten automatisch eine Antwort–Email verschickt. Dies ist z.B. notwendig, wenn sich
Personen in eine Empfängerliste eingetragen haben und wissen wollen, ob die Eintragung
erfolgreich war.
Genaue Information zum Thema Autoresponder (Aktivierung, Single Opt In, Double Opt In
listenspezifische Einstellungen, Vorlagen für die Antwort-Nachrichten usw.) finden Sie im Kapitel
3.9.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 37
3.3.5 Unzustellbare Nachrichten
Hier können Sie festlegen, was mit Nachrichten geschehen soll, die den Empfänger nicht erreicht
haben.
Wenn diese Rückläufer von MailList Controller erkannt und bearbeitet werden sollen, dann
aktivieren Sie hier die Einstellung „Rückläufer erkennen“. Dadurch wird der entsprechende
Empfänger in der Liste automatisch auf den Status „Unzustellbarer Empfänger“ gesetzt und bei
der nächsten Aussendung nicht mehr berücksichtigt.
Sie können diesen Empfänger auch gleich komplett aus der Liste löschen, wenn Sie die Option
„Nicht erreichbare Empfänger löschen“ aktivieren.
Zur Erkennung von Rückläufern durchsucht MailList Controller ankommende Nachrichten auf die
typischen Stichwörter für nicht zustellbare Emails. Standardmässig sind die wichtigsten bereits
vordefiniert. Sie können diese Liste an Schlüsselwörtern aber jederzeit abändern. Klicken Sie
dazu auf die Option „Schlüsselwörter anpassen“.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 38
3.3.6 Archivierung bei Neueintragungen
Mit dieser Funktion können Sie eine automatische Archivierung von Neueintragungen
vornehmen. MailList Controller speichert dabei alle eingegangenen Nachrichten bzgl. einer
Neueintragung im .eml – Format für einen späteren Nachweis, dass sich die betreffende Person
per Email in eine Empfängerliste eingetragen hat.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 39
3.3.7 Blacklisten - Verwaltung
Oft sind Emailadressen von bestimmten Personen oder Domains unerwünscht. Mit einer
Blackliste können Sie die Eintragung derartiger Emailadressen in eine Liste blockieren.
Klicken Sie auf den unteren Button „Blacklist Datei bearbeiten“, um eine Domain oder
Emailadresse auf die Blackliste zu setzen. Auch die Blockierung von gewissen Texten ist möglich.
Im sich öffnenden Texteditor können Sie die betreffenden Adressen, Domains oder Texte
eintragen.
MailList Controller überprüft alle eingehenden Nachrichten auf deren Inhalt und Absender. Bei
Übereinstimmungen mit der Blackliste werden die entsprechenden Emails aussortiert und der
Absender nicht in die Empfängerliste eingetragen.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 40
3.4 Posteingangsserver / POP3
3.4.1 Emailkonto - Einstellungen bearbeiten
Der Posteingangsserver empfängt alle ankommenden Nachrichten. Wenn sich Personen selbst in
eine Empfangliste ein- oder austragen sollen (z.B. über ein Webformular oder per Email), muss
für diese Liste ein Posteingangsserver angegeben werden. MailList Controller kontaktiert diesen
Server und prüft, ob neue Nachrichten für eine Liste vorhanden sind. Um bei Bedarf verschiene
Posteingangsserver verwenden zu können, wird der Server für jede Liste separat eingestellt. Sie
können natürlich für alle Listen auch denselben Server verwenden, nur die Emailadresse muss
listenspezifisch sein.
WICHTIGER HINWEIS:
Es ist absolut notwendig, für jede Empfängerliste eine eigene Emailadresse zu
verwenden, damit MailList Controller ankommende Nachrichten der richtigen Liste
zuordnen kann und damit Nachrichten nicht vorher evtl. von einem anderen
Emailprogramm abgeholt werden.
Die Angaben für den Posteingangsserver werden beim Anlegen einer neuen Liste erfragt. Sie
können alle Einstellungen für den Posteingangsserver aber auch jederzeit nachträglich ändern.
Klicken Sie dazu im Hauptfenster mit rechts auf die gewünschte Liste und wählen den Punkt
„Listeneinstellungen bearbeiten“.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 41
Auf dem Karteireiter „Posteingangsserver (POP3)“ finden Sie dann alle Einstellungen für diese
Liste. Viele Server verlangen heute eine gesicherte Verbindung nach SSL-Standard. Sollte das
auch bei Ihrem Server der Fall sein, so aktivieren Sie die Option „Der Posteingangsserver
benötigt eine sichere Verbindung (SSL)“.
3.4.2 Aliases – Funktion
Evtl. verfügt Ihr Posteingangsserver über eine Aliases – Funktion für Emailkonten. Aktivieren Sie
die Option „Das Emailkonto beinhaltet ….“, wenn Sie diese nutzen wollen.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 42
3.5 Postausgangsserver / SMTP
3.5.1 Kontoeinstellungen bearbeiten
Über den Postausgangsserver werden alle Nachrichten versendet. Es ist deshalb zwingend
notwendig, einen Postausgangsserver anzugeben. MailList Controller bietet die Möglichkeit, für
jede Empfängerliste einen eigenen Server anzugeben. Es kann aber auch immer derselbe
verwendet werden.
WICHTIGER TIPP:
Die hier getroffenen Einstellungen sind erfahrungsgemäss die häufigste Fehlerquelle
für Probleme beim Versenden von Nachrichten. Sollten der Versand nicht
funktionieren, dann überprüfen Sie unbedingt zuerst die Einstellungen für den
Postausgangsserver und hier besonders die verwendete Authentifizierungsmethode.
Identisch zum Posteingangsserver werden alle notwendigen Einstellungen für den
Postausgangsserver beim Anlegen einer neuen Liste abgefragt und auch diese Einstellungen
können jederzeit nachträglich bearbeitet und verändert werden. Klicken Sie dazu im
Hauptfenster mit rechts auf die gewünschte Liste und wählen den Punkt „Listeneinstellungen
bearbeiten“.
Bitte verwenden Sie hier auf jeden Fall die richtige Authentifizierungsmethode für Ihren
Postausgangsserver, da MailList Controller sonst keinen Kontakt herstellen und die Nachrichten
versenden kann.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 43
3.5.2 Authentifizierungsmethoden
MailList Controller bietet alle wichtigen Verfahren zur Authentifizierung an einem
Postausgangsserver an. Bitte überprüfen Sie Ihre Einstellung hier sorgfältig, da sonst kein
Versand von Nachrichten möglich ist.
Neben der Standardmethode SMTP – AUTH sind vor allem SSL – Verbindungen sehr häufig. SSL
(Secure Socket Layer) ermöglicht eine gesicherte Datenübertragung und wird von immer mehr
Mailservern unterstützt.
3.5.3 Direktversand per Pickup - Directory
Wenn Sie bereits einen eigenen Mailserver im Einsatz haben, könnnen Sie Nachrichten auch
direkt versenden. Der Mailserver muss dazu allerdings die Option eines sogenannten Pickup –
Verzeichnisses unterstützen. Dieses Verzeichnis müssen Sie bei Verwendung dieser Methode
angeben.
MailList Controller erzeugt dann für jede Nachricht automatisch einen *.eml – Datei im
angegebenen Verzeichnis, die der Mailserver auswerten und versenden kann.
3.5.4 Nachrichten – Limit und Sendepause
MailList Controller versendet alle Nachrichten immer mit der schnellstmöglichen
Geschwindigkeit, doch viele Postausgangsserver begrenzen die Datenmengen beim Versand von
Nachrichten künstlich, um zu hohen Datendurchsatz zu vermeiden. So kann es passieren, dass
der Versand von Nachrichten komplett abgebrochen wird.
Durch die hier gemachten Einstellungen können Sie die Versandmenge exakt an Ihren
Postausgangsserver anpassen, um ein Maximum an Geschwindigkeit zu erreichen. Die nötigen
Werte können Sie entweder den Angaben Ihres Providers entnehmen und durch Veränderung
dieser Einstellungen ermitteln.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 44
3.6 Versand über ein externes Sendekonto
Diese Möglichkeit stellt eine Besonderheit der Software dar. Sie können Nachrichten nicht nur
mit dem Programm direkt versenden, sondern auch mit Ihrem gewohnten Emailprogramm ...
d.h. Sie verfassen und verschicken die Serien-Email ganz normal mit Ihrem standardmässigen
Emailprogramm z.B. Microsoft Outlook. Empfänger dieser Nachricht ist allerdings MailList
Controller, der die Nachricht empfängt und dann automatisch an alle Mitglieder der
entsprechenden Liste weiterversendet.
So ist es im Prinzip möglich, von jedem beliebigen Ort aus eine Nachricht an alle Empfänger
einer vorhandenen Liste zu versenden, ohne dass MailList Controller auf dem jeweiligen PC
installiert sein muss.
Damit nur Personen Nachrichten versenden können, die dazu berechtigt sind, muss in MailList
Controller für diese Person ein Sendekonto eingerichtet werden. Zur Einrichtung eines solchen
Kontos gehen Sie wie folgt vor ...
3.6.1 Ein externes Sendekonto einrichten
Klicken Sie im Hauptfenster auf den Button „Externe Sendekonten“ und hier links auf „Neues
Sendekonto anlegen“.
Es öffnet sich ein kleines Fenster. Wählen Sie hier zunächst die Empfängerliste aus, an die
Nachrichten weitergeleitet werden sollen. Wenn MailList Controller eine Nachricht vom Inhaber
des Sendekontos empfängt, wird die Nachricht an alle Personen in dieser Liste weitergeleitet.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 45
Geben Sie die Emailadresse an, von der aus alle Nachrichten verschickt werden. Diese
Emailadresse ist der erste Sicherheitkriterium, das von MailList Controller überprüft wird.
Nur Nachrichten von dieser Absenderadresse werden akzeptiert. Sind der Absender der Nachricht
und die hier angegebene Emailadresse identisch, erkennt MailList Controller, dass eine Email zur
Weiterleitung eingetroffen ist.
Klicken Sie dann auf „Weiter“. Im nächsten Fenster können Sie zwei Passwörter festlegen, die
die Nachricht enthalten muss, um von MailList Controller akzeptiert zu werden. Dies ist das
zweite Sicherheitskriterium, das von MailList Controller überprüft wird. Die richtige
Absendeadresse würde alleine nicht reichen, da diese gefälscht sein könnte. Die hier
vorgeschlagenen Passwörter können Sie beliebig abändern.
Wenn MailList Controller also eine Nachricht für eine Liste empfängt, wird überprüft, ob der
Absender ein externes Sendekonto besitzt und wenn ja, ob die Nachricht eines der beiden
Passwörter enthält. Sind beide Punkte zutreffend, wird die Nachricht akzeptiert und an alle
Personen der eingestellten Liste weitergeleitet.
Nutzen Sie auch hier die Möglichkeit, vor dem Versand an alle Empfänger eine anhand einer
Testnachricht alles (optische und inhaltliche Richtigkeit) zu überprüfen.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 46
3.6.2 Handhabung der Passwörter
Die Passwörter müssen in der Betreff–Zeile der Email stehen. MailList Controller überprüft die
Nachricht auf die Absendeadresse und das passende Passwort. Nur wenn beide Kriterien erfüllt
sind, akzeptiert MailList Controller die Nachricht.
Um z.B. eine Testnachricht zu versenden, muss die Betreff-Zeile hier wie folgt aussehen ...
TP845BC6A8 Das ist eine Textnachricht
Der Text hinter dem Passwort ist natürlich frei wählbar, das Passwort wird vor dem Versand an
alle Empfänger automatisch aus der Zeile entfernt, so dass der Empfänger nur den Text zu sehen
bekommt. Die eingestellten Passwörter sollten auch nur dem Kontoinhaber bekannt sein. Klicken
Sie nach dem Festlegen der Passwörter auf „Weiter“.
Klicken Sie nun auf „Fertig stellen“, um das Konto zu aktivieren. Der Kontoinhaber erhält dann
automatisch eine Email mit allen wichtigen Einstellungen, damit er eine Nachricht an die
eingestellte Liste versenden kann.
Sie können für jede Liste im Prinzip beliebig viele Sendekonten anlegen, so dass auch mehrere
Personen von aussen Nachrichten an eine Empfängerliste verschicken können.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 47
3.6.3 Kontodaten erneut versenden
Sollte der Kontoinhaber die Kontodaten erneut benötigen, so können Sie ihm jederzeit eine Email
mit allen notwendigen Angaben zusenden. Klicken Sie dazu im Hauptfenster das entsprechende
Konto an. Auf dem Karteireiter „Passwörter“ finden Sie die Option „Nachrichten mit allen
Einstellungen zusenden“. Der Kontoinhaber erhält dann erneut eine Email mit allen wichtigen
Einstellungen.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 48
3.7 Schlüsselwörter zum Ein- und Austragen in eine Liste
Personen können sich selbst in eine Empfängerliste ein- oder austragen (z.B. über ein
Webformular oder einfach per Email). MailList Controller wertet dazu die empfangene Email aus
und sucht in der Betreff-Zeile nach Schlüsselwörtern. Diese Schlüsselwörter können Sie für jede
Liste beliebig festlegen. Klicken Sie dazu im Hauptfenster auf die entsprechende Liste und öffnen
Sie die Listeneinstellungen.
Auf dem Karteireiter „Eingehende Nachrichten“ finden Sie die Option „Bearbeitung eingehender
Nachrichten aktivieren“. Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, verarbeitet MailList Controller
ankommende Emails. Bitte beachten Sie, dass auch ein Posteingangsserver festgelegt sein muss,
damit Nachrichten empfangen werden können.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 49
3.7.1 Webformular
Der programminterne Webformular Generator hilft Ihnen dabei, eine komplett fertige Lösung für
ein Webformular mit Auswertung der Eingaben und Weiterleitung der der Daten an Ihre
Empfängerliste aufzubauen. Die Auswertung der Daten ernimmt dabei ein PHP-Skript, das vom
Generator ebenfalls automatisch erzeugt wird.
Klicken Sie auf „Eintrag per Webformular“, um zu sehen, welche Einstellungen und Angaben
notwendig sind, um sich per Webformular in die Empfängerliste einzutragen.
Wie Sie ein Webformular manuell erstellen können, zeigt Ihnen Kapitel 4.6.1 – Eintrag per
Webformular.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 50
3.8 Status- und Sendeprotokoll
MailList Controller protokolliert viele der Programm- und Sendaktivitäten mit. Die aktuellen
Programmaktivitäten sehen Sie direkt im Hauptfenster rechts unten.
Alle Sende- und Empfangsaktivitäten inkl. Fehlermeldungen werden in einer separaten Logdatei
gespeichert. Diese Datei können Sie über den Button „Protokoll“ erreichen. Klicken Sie auf
„Datei“ … Unterpunkt „Alle Logdateien“ anzeigen“, um ältere Protokolle einzusehen.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 51
3.9 Autoresponder / Single – und Double Opt In
Der Autoresponder (engl. Autoreply) ist eine Programmfunktion, die beim Eintreffen bestimmter
Nachrichten automatisch eine Antwort–Email verschickt. Dies ist z.B. notwendig, wenn sich
Personen in eine Empfängerliste eingetragen haben und wissen wollen, ob die Eintragung
funktioniert hat.
Wenn sich Personen selbst in Ihre Empfängerlisten eintragen können, gibt es zwei verschiedene
Verfahren, um dies zu handhaben …
Single Opt In
Eine Person kann sich ohne Nachfrage in Ihre Listen ein- oder austragen. Seine Angaben
werden ohne Überprüfung akzeptiert und aufgenommen.
Double Opt In
Eine Person wird erst nach einer Verifizierung akzeptiert. Empfängt MailList Controller
eine Email mit der Bitte um einen Eintragung in eine Liste, wird der Absender nicht
automatisch aufgenommen. MailList Controller verschickt zuerst eine Email an die
angegebene Emailadresse mit der Aufforderung, die angegebenen Daten zu bestätigen.
Erst nachdem der Absender diese durch eine zweite Email bestätigt und dies wird er nur
tun, wenn er wirklich der Absender der ersten Email war, wird die Person endgültig in die
Liste aufgenommen und ihr Status auf "Aktiver Empfänger" gesetzt.
Durch diese Verifizierung kann ein ungewollter Eintrag in eine Liste durch Dritte sehr
sicher ausgeschlossen werden. Gleiches gilt für Personen, die sich aus der Liste austragen
wollen ... der Austrag wird erst nach einer Bestätigung vorgenommen.
WICHTIGER TIPP:
Double Opt In kann durch die Überprüfung des Absenders die Sicherheit sowohl für
Sie als auch die Person, die sich in Ihre Empfängerliste eintragen möchte, sehr stark
erhöhen und sollte deshalb auch immer angewendet werden. Ein Nachteil ist
allerdings der höhere Aufwand für die Person, die sich eintragen möchte.
MailList Controller kann beide Verfahren vollautomatisch durchführen, so dass für Sie kein
Mehraufwand entsteht.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 52
3.9.1 Einstellungen für den Autoresponder und Opt In
Sie können für jede Empfängerliste separat festlegen, wie sich Personen eintragen können.
Öffnen Sie dazu die entsprechenden Listeneinstellungen …
Hier finden Sie die beiden Karteireiter „Opt-In“ und „Autoresponder“. Auf dem Karteireiter „Opt-
In“ können Sie nun für diese Liste festlegen, mit welcher Methode sich Personen eintragen sollen.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 53
3.9.2 Nachrichtenvorlagen bearbeiten
MailList Controller verschickt an die Person, die sich ein- oder austragen will, auf Wunsch eine
Email, in der die Ein- bzw. Austragung bestätigt wird. Bei Double Opt kommt noch die Anfrage-
Email für eine Bestätigung hinzu. Für all diese Nachrichten werden Entwürfe mitgeliefert. Das
Aussehen dieser Nachrichten können Sie jederzeit auch selbst festlegen und abändern. Klicken
Sie dazu die Option „Nachricht für diese Liste anpassen“ an.
Sie können dann im programmeigenen Editor die Nachricht an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Klicken Sie nach der Bearbeitung einfach auf „Speichern & beenden“, um die Änderungen zu
übernehmen.
Für die Nachrichten stehen folgende Schlüsselwörter zur Verfügung. Diese Platzhalter werden
beim Versand der Nachricht dann durch die richtigen Werte (z.B. den Name der Liste) ersetzt.
Bitte achten Sie auf die korrekte Schreibweise (Rauten und Grossbuchstaben).
##LISTEMAIL## Eingestellte Emailadresse der Liste
##LISTNAME## Eingestellter Listenname
##LIST## Eingestellter Listenname
##ADDTAG## Schlüsselwort für den Listeneintrag
##SUBSCRIBETAG## Schlüsselwort für den Listeneintrag
##REMOVETAG## Schlüsselwort für den Listenaustrag
[EMAIL] Die Emailadresse der Person
Neben den Nachrichten für das Ein- und Austragen gibt es auch noch eine Nachricht, die bei
Fehlern versendet wird, z.B. wenn die Eintragung aus irgendeinem Grund nicht funktioniert hat.
Diese Nachricht können Sie ebenfalls anpassen. Klicken Sie dazu auf den Karteireiter
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 54
„Autoresponder“.
3.9.3 Autoresponder aktivieren und anpassen
Das Verhalten des Autoresponders sowie das Aussehen der Nachrichten kann für jede
Empfängerliste individuell angepasst werden.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 55
4. Verteilerlisten - Erstellung und Verwaltung
Die Verteilerlisten enthalten alle Daten der Personen, an die Nachrichten versendet werden
sollen. Die wichtigste Information ist dabei die Emailadresse. Sie muss immer vorhanden sein,
da der Person sonst keine Nachricht geschickt werden kann. Ausserdem können Sie für jeden
Empfänger bis zu 14 weitere Felder anlegen (z.B. Vor- und Nachname) und diese Angaben zur
Personalisierung der Nachrichten verwenden.
MailList Controller kann zwei verschiedene Verteilerlisten verwalten …
Eine komplett von MailList Controller verwaltete Liste
… hier werden alle Empfängerdaten in einer programminternen Datenbank erfasst, die
komplett vom MailList Controller verwaltet wird.
Eine Referenzierung auf eine externe Empfängerdatenbank
… hier kann eine bereits existierende Datenbank (z.B. die bereits vorhandene
Kundendatenbank) als Empfängerliste verwendet werden. MailList Controller greift für
den Versand in Echtzeit auf diese Datenbank zu.
Beide Listenarten bieten viele Möglichkeiten, aber auch jeweils Vor- und Nachteile, so dass der
Verwendungszweck und die gegebenen Voraussetzungen über die verwendete Art entscheiden
sollten.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 56
4.1 Intern verwaltete Verteilerlisten
Bei programmintern verwalteten Listen werden im Gegensatz zu externen Listen alle Angaben
zu den Empfängern in einer Datenbank gespeichert, die komplett von MailList Controller
verwaltet wird.
Verwenden Sie diese Art von Empfängerliste, wenn ...
sich Personen selbst in eine Liste ein- und austragen sollen
Webformulare verwendet werden sollen
Sie keine Daten einer bereits vorhandenen Datenbank in Echtzeit nutzen wollen
(ein Import ist jederzeit möglich)
Eine verwaltete Empfängerliste bietet folgende Möglichkeiten …
Nachrichten können mit bis zu 15 frei definierbaren Feldern personalisiert werden
Erstellung von Nachrichten mit dem internen Editor
Erstellung von Nachrichten mit externen Emailprogrammen (z.B. MS Outlook)
Automatischer Versand von Bestätigungsnachrichten (Autoresponder)
Sicherheit durch Authentifizierung (Double OptIn)
Automatische Auswertung von nicht zustellbaren Nachrichten (Returned Mail)
Frei wählbares Datenbank-Format (MS Access, MS SQL, ODBC ....)
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 57
4.2 Zugriff auf eine externe Verteilerdatenbank
Wenn Sie bereits eine Kundendatenbank haben und diese Personen mit Nachrichten versorgen
wollen, kann das Problem der doppelten Datenhaltung entstehen … eine original Datenbank und
eine zweite im Programm für den Newsletter – Versand.
Um diese doppelte Datenhaltung zu umgehen, kann MailList Controller auf auch Ihre original
Datenbank zugreifen und sich alle notwendigen Informationen für die Nachrichten in Echtzeit
erfragen.
MailList Controller referenziert dabei auf eine externe Datenquelle (z.B. MySQL) und wird
dadurch zum "Front-End" für diese Datenbank. Er übernimmt dabei die Personalisierung, den
Versand und die Verwaltung der Statusinformationen. Alle notwendigen Daten werden erst direkt
während des Sendevorgangs in Echtzeit aus der Datenbank entnommen.
Verwenden Sie diese Art von Verteilerliste, wenn ...
Sie eine bereits vorhandene Datenbank (z.B. Kundendatenbank) nutzen wollen
und hier eine reduntante Datenhaltung vermeiden wollen
sich KEINE Personen selbst in eine Empfängerliste eintragen sollen
Eine externe Verteilerdatenbank bietet folgende Vor- und Nachteile …
Daten werden beim Nachrichtenversand in Echtzeit ausgelesen
Referenzierung auf viele Datenbanktypen (MySQL, MS SQL, ODBC ...)
Es erfolgen KEINE Schreibzugriffe auf die Quelldatenbank
Dadurch können sich Personen NICHT selbst in Listen eintragen
Personen können sich aber selbst austragen, diese Informationen werden von MailList
Controller verwaltet und beim Versand entsprechend berücksichtigt
Nachrichten können mit bis zu 15 frei definierbaren Feldern personalisiert werden
Warum können sich hier Personen nicht selbst eintragen, z.B. per Webformular ?
Wir haben uns aus Sicherheitsgründen dazu entschlossen, die original Datenbank nicht durch
Schreibzugriffe zu verändern … d.h. MailList Controller greift nur lesend auf die Datenbank zu,
um alle notwendigen Daten (die Emailadresse des Empfängers und ggf. Angaben für die
Personalisierung) zu ermitteln.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 58
4.3 Eine neue Verteilerliste anlegen
Nach Abschluss der Installation bietet Ihnen MailList Controller an, auch gleich Ihre erste
Verteilerliste anzulegen. Dieser Vorgang ist hier beschrieben. Sie können auch nachträglich
jederzeit eine weitere Liste erzeugen (Ausnahme ist hier die Free Edition, die nur eine
Empfängerliste mit maximal 50 Mitgliedern erlaubt).
Wählen Sie im Hauptfenster die Option „Neue Verteilerliste“. Es öffnet sich ein kleines Fenster …
dieser Assistent hilft nun bei der Erstellung einer neuen Liste.
Geben Sie eine Namen für die Liste sowie auf Wunsch eine zusätzliche Beschreibung ein. Diese
Beschreibung ist nach aussen nicht sichtbar. Klicken Sie dann auf „Weiter“.
WICHTIGER HINWEIS:
Die Emailadresse für diese Empfängerliste sollte exklusiv auch nur für die Liste
benutzt werden, da MailList Controller diese Adresse auf neue Nachrichten prüft und
je nach Einstellung nicht für die Liste bestimte Nachrichten auch automatisch
löschen kann.
Geben Sie nun alle erforderlichen Daten an. Viele der vorgenommenen Einstellungen können
nachträglich noch abgeändert werden.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 59
4.3.1 Einstellungen für den Posteingangsserver
Ein Posteingangsserver ist nur dann notwendig, wenn MailList Controller auch Emails empfangen
soll, z.B. damit sich Personen selbst in die Liste eintragen können oder nicht zustellbare
Nachrichten (sog. Rückläufer) automatisch erkannt werden sollen.
Viele Mailserver benutzen zwischenzeitlich das SSL (Secure Socket Layer) – Protokoll zur
sicheren Datenübertragung. Sollte dies auch bei Ihrem Posteingangsserver der Fall sein, dann
aktivieren Sie die entsprechende Option, da sonst keine Nachrichten empfangen werden können.
Mit der Option „Posteingangsserver – Login testen“ können Sie gleich überprüfen, ob eine
Verbindung zum Server hergestellt werden kann.
Auf dem nächsten Fenster können Sie festlegen, was mit eingehenden Nachrichten geschehen
soll.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 60
4.3.2 Einstellungen für den Postausgangsserver
Die Angabe eines Postausgangsservers ist auf jeden Fall erforderlich, damit Nachrichten an die
Empfängerliste auch versendet werden können.
SEHR WICHTIGER HINWEIS:
Verwenden Sie hier unbedingt die Option „Login testen“, damit die Anmeldung am
Postausgangsserver funktioniert. MailList Controller testet automatisch alle
möglichen Authentifizierungsmethoden durch und wählt die richtige aus.
Sollte es beim Versand von Emails zu Problemen kommen, liegt dies meist an falschen
Einstellungen für den Postausgangsserver. Sie können alle Einstellungen jederzeit nachträglich
ändern (Listeneinstellungen im Hauptfenster).
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 61
4.3.3 Auswahl der Listenart
Auf dem nächsten Fenster erscheint die wichtige Festlegung der gewünschten Listenart. Bitte
beachten Sie, dass diese Einstellung nicht mehr verändert werden kann. Die Möglichkeit, zwei
verschiedene Arten von Empfängerlisten zu erzeugen, stellt eine Besonderheit des Programms
dar. MailList Controller bietet zwei Arten von Empfängerlisten an …
von MailList Controller verwaltete Listen
... hier speichert das Programm alle vorhandenen Daten des Empfängers (Emailadresse
und weitere Angaben wie z.B. Vor- und Zuname) intern ab.
Für die Personalisierung von Nachrichten stehen bis zu 15 Felder zur Verfügung, die Sie
hier frei definieren können. Wenn Sie diesen Listentyp ausgewählt haben, ist die
Erstellung einer neuen Empfängerliste damit abgeschlossen.
Zugriff auf eine externe Datenbank
... hier greift MailList Controller auf eine bereits vorhandene Datenbank zu, z.B. Ihre
Kundendatenbank. Alle Zugriffe erfolgen nur lesend, d.h. die Originaldatenbank wird
durch MailList Controller keinesfalls verändert.
Erst beim Versand einer Nachricht oder bei der Anzeige aller Empfänger greift MailList
Controller in Echtzeit auf die Datenbank zu und ermittelt die notwendigen Angaben.
Auch hier können Sie bis zu 15 Felder für die Personalisierung von Nachrichten
festlegen. Und auch diese Werte werden für den Versand in Echtzeit aus der verküpften
Datenbank gelesen.
Ein Nachteil dieser Referenzierung ist, dass sich Personen NICHT selbst in die Liste eintragen
können. MailList Controller schreibt aus Sicherheitsgründen nicht in die Datenbank, damit die
Ursprungsdatenbank unverändert bleibt.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 62
Wählen Sie nun auf dem nächsten Fenster die Datenbank aus, auf die MailList Controller
verweisen soll. Unterstützt werden die Datenbankformate Microsoft Access, Microsoft Excel sowie
alle ODBC – kompatiblen Datenbankformate.
Der Verbindungsstring kann bei Bedarf bearbeitet und abgeändert werden (Option „Expert
Mode“). Klicken Sie auf „Weiter“, nachdem Sie die Datenbank ausgewählt haben.
Im oberen Bereich werden alle Tabellen der Datenquelle aufgelistet. Wählen Sie die Tabelle aus,
die die gewünschten Datensätze enthält. Daraufhin werden im unteren Bereich alle enthaltenen
Datensätze und einige Beispieldaten zur besseren Kontrolle angezeigt. Klicken Sie auf „Weiter“.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 63
Im nächsten Schritt müssen Sie einen Datensatz als Quelle für die Emailadresse auswählen.
Diese Daten verwendet MailList Controller dann als Empfängeradresse. Klicken Sie zuerst den
entsprechenden Datensatz an und dann den Button „Ausgewähltes Feld als Quelle ...“.
Damit ist dieser Datensatz der Emailadresse zugeordnet. Klicken Sie dann auf „Weiter“.
Im nächsten Schritt können Sie auf Wunsch noch weitere Datenfelder übernehmen. Alle
ausgewählten Felder sind danach in Ihrer Empfängerliste verfügbar und können dann z.B. für
die Personalisierung verwendet werden.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 64
Klicken Sie dazu das gewünschte Feld an und dann auf den Pfeil unter „Hinzufügen“. Das
ausgewählte Feld wird daraufhin mit übernommen.
Abschliessend finden Sie nochmals eine Komplettübersicht über alle vorgenommenen
Einstellungen. Wenn alles in Ordnung ist, können Sie mit „Fertig stellen“ die neue Liste erzeugen.
Sollte es im Zusammenhang mit Microsoft Office zu Problemen kommen, kann dies an nicht
aktuellen ODBC – Treibern liegen. Installieren Sie in diesem Fall die neuesten Treiber.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 65
4.4 Listeneinstellungen bearbeiten
Jede Empfängerliste hat spezifische Einstellungen, die nur für die jeweilige Liste gelten. Um diese
zu bearbeiten, klicken Sie die gewünschte Liste mit der rechten Maustaste an und wählen Sie
hier den Punkt „Listeneinstellungen bearbeiten“ aus.
4.4.1 Listenname und Absenderbezeichnung
Der Karteireiter „Listeneinstellungen“ zeigt alle Optionen bzgl. der Bezeichnung der Liste.
Die Listen – Emailadresse sollte nur für die jeweilige Liste verwendet werden. Wird eine Email-
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 66
Adresse für mehrere Empfängerlisten verwendet, können Nachrichten beim Empfang nicht
zugeordnet werden. Die gewählte Bezeichnung im Feld Name wird beim Versand in die Betreff –
Zeile der Nachricht eingetragen.
4.4.2 Datenbankfelder
Hier werden alle verfügbaren Felder der Liste angezeigt und hier können Sie auch weitere
Datensätze hinzufügen bzw. bestehende Datenbankfelder umbenennen. Alle hier aufgelisteten
Felder können für die Personalisierung von Nachrichten verwendet werden.
Um ein neues Feld hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor …
Klicken Sie auf den Button „Feld hinzufügen“
MailList Controller legt darauf hin ein neues Feld an, das in der
linken Auflistung neu erscheint.
Wenn Sie den Namen ändern wollen, dann klicken Sie dieses Feld an.
Der aktuelle Name erscheint nun in der Zeile „Feldname“
Vergeben Sie nun einen neuen Namen und klicken Sie abschliessend
auf „Feld umbenennen“
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 67
4.4.3 Eingehende Nachrichten bearbeiten
Hier können Sie festlegen, ob und wie neue Nachrichten bearbeitet werden sollen. Wenn
fehlerhafte Nachrichten (z.B. nicht zustellbare Rückläufer) sowie Ein- und Austragungen
bearbeitet werden sollen, muss die Option „Bearbeitung eingehender Nachrichten aktivieren“
eingeschaltet werden. Nur dann kann MailList Controller Emails auch empfangen. Bitte beachten
Sie, dass dann auch die Angabe eines Posteingangsservers notwendig ist.
MailList Controller wertet alle ankommenden Emails automatisch aus. Für Nachrichten, die
nicht für die Liste bestimmt sind, gibt es drei Optionen …
An die unten angegebene Emailadresse weiterleiten
Alle nicht für die Liste bestimmten Emails werden automatisch an die angegebene
Adresse weiterversendet
Vom Posteingangsserver löschen
Alle Emails, die nicht zugeordnet werden können, werden automatisch gelöscht
Auf dem Posteingangsserver belassen
Alle Emails, die nicht zugeordnet werden können, werden, werden nicht weiter
bearbeitet. In diesem Fall sollten Sie die Nachrichten aber mit einem anderen
Emailprogramm prüfen und entfernen, da sich sonst zuviele Emails ansammeln.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 68
4.4.4 Schlüsselwörter zum Ein- und Austragen
Personen können sich selbst in eine Empfängerliste ein- oder austragen (z.B. über ein
Webformular oder einfach per Email). MailList Controller wertet dazu die empfangene Email aus
und sucht in der Betreff-Zeile nach Schlüsselwörtern. Diese Schlüsselwörter können Sie für jede
Liste beliebig festlegen.
Wenn MailList Controller also eine Nachricht empfängt, die an eine Liste gerichtet ist und ein
Schlüsselwort in der Betreff-Zeile findet (z.B. Eintragen), so wird der Absender dieser Email
automatisch in die entsprechende Empfängerliste aufgenommen.
Klicken Sie auf „Eintrag per Webformular“, um alle notwendigen Einstellungen und Angaben zu
sehen, die für die Auswertung eines Webformulars notwendig sind.
4.4.5 Posteingangsserver
Genaue Informationen zum Thema Posteingangsserver finden Sie im Kapitel 3.4.
4.4.6 Postausgangsserver
Genaue Informationen zum Thema Postausgangsserver finden Sie im Kapitel 3.5.
4.4.7 Autoresponder
Genaue Informationen zum Thema Autoresponder finden Sie im Kapitel 3.9.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 69
4.5 Unzustellbare Nachrichten / Rückläufer
Erfahrungsgemäss ist eine gewisse Anzahl von Empfängern unter der angegebenen Emailadresse
nicht mehr erreichbar. Diese Nachrichten werden meist als unzustellbar zurückgeschickt. Das
Auswerten und die Verarbeitung dieser Rückläufe kann die Software automatisch vornehmen.
Öffnen Sie dazu im Hauptprogramm den Menüpunkt „Optionen“ und wechseln Sie auf den
Karteireiter „Unzustellbare Nachrichten“.
Wenn Sie die Einstellung „Rückläufer erkennen“ aktivieren, bearbeitet MailList Controller
zurückkommende Nachrichten automatisch. Sollen diese Empfänger auch gleich aus der Liste
gelöscht werden, dann aktivieren Sie auch die Einstellung „Nicht erreichbare Empfänger
löschen“. Sonst wird der Status dieser Empfänger in der Liste von „Aktiv“ auf „Unzustellbar“
geändert, die Daten des Empfängers aber nicht gelöscht.
MailList Controller durchsucht ankommenden Nachrichten auf bestimmte Schlüsselwörter, um
Rückläufer zu erkennen. Die häufigsten Begriffe sind bereits vordefiniert. Sie können aber
jederzeit weitere hinzufügen und die vorgegebenen abändern. Klicken Sie dazu auf
„Schlüsselwörter anpassen“.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 70
MailList Controller untersucht die Absender–Adresse und auch die Betreff–Zeile nach den hier
definierten Suchbegriffen.
Sie können bis zu jeweils zwanzig Schlüsselwörter definieren, die MailList Controller kontrollieren
soll.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 71
4.6 Empfänger zu einer Liste hinzufügen
Es gibt drei verschiedene Methoden, um Empfänge in eine Liste einzutragen ...
Empfänger sollen sich selbst in Listen eintragen können
Wollen Sie z.B. einen Newsletter-Service realisieren, bietet sich die Verwendung von
Webformularen an. Hier können sich Personen jederzeit selbst in Ihre Listen eintragen.
Mittels der Autoresponder-Funktion können Sie flexibel auf Neueintragungen,
Austragungen und fehlerhafte Nachrichten mit frei definierbaren Antwortnachrichten
reagieren, die MailList Controller automatisch verschickt (Kapitel 3.9).
Zu Ihrer eigenen Sicherheit sollten Sie dabei die Einstellung "Double Opt In"
verwenden. MailList Controller verschickt dann automatisch eine Aufforderung an die
angegebene Emailadresse, in der der Absende aufgefordert, seine Eintragung zu
bestätigen. Erst wenn dies erfolgt ist, wird er in die Liste übernommen (Kapitel 3.9).
Auch nicht mehr erreichbare Empfänger (Rückläufer) können von MaiList Controller
automatisch verarbeitet werden (Kapitel 4.5).
Webformulare können auf verschiedene Arten ausgelesen werden ...
Webformular mit einem PHP – Skript auswerten
Webformular mit einem Formmailer auswerten
Eintragung über einen simplen Link
Empfänger werden aus einer anderen Datenquelle direkt importiert
MailList Controller bietet die Möglichkeit, jeder Liste durch den direkten Import von
Daten aus einer externen Datei Personen hinzuzufügen. Die Daten können aus einer
MS Access, MS Excel oder jeder anderen ODBC-fähigen Datenbank importiert
werden.
auf Empfängerlisten in einer externen Datenquelle verweisen
Soll eine bereits vorhandene Datenbank mit Empfängerdaten (z.B. eine Kundendaten-
bank) verwendet werden, bietet sich neben dem Import auch die direkte Verwendung
dieser Datenbank an. MailList Controller erstellt in diesem Fall eine Echtzeit-
Referenzierung auf diese Datenquelle (Kapitel 4.2).
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 72
4.6.1 Eintrag per Webformular
Ein Formular auf einer Webseite ist der bequemste Weg, um sich in eine Liste einzutragen. Ein
weiterer Vorteile dieser Methode sind die bis zu 15 frei definierbare Felder, die Sie durch MailList
Controller auswerten lassen können.
4.6.1.1 Webformular automatisch erstellen mit dem Webform Generator
MailList Controller bietet einen Generator für Webformulare, der ein komplett einsatzbereites
Formular erstellen kann. Dazu benötigen Sie kein Fachwissen über PHP, HTML oder ähnliches.
Einzige Voraussetzung ist, dass Ihr Webserver PHP-Skripte verarbeiten kann.
Klicken Sie zum Start des Generators im Hauptfenster auf den Menüpunkt „Generator für
Webformulare“ auf dem Karteireiter „Empfängerlisten“.
Der Generator führt Sie nun Schritt für Schritt zum fertigen Formular, das bereits alle
notwendigen Einstellungen enthält, damit alle Eingaben ausgewertet und in die entsprechende
Empfängerliste aufgenommen werden.
WICHTIG … Fügen Sie vor der Bearbeitung durch den Generator in die Webseite, die
das Formular später enthalten soll, den Text AMLC-WEBFORM ein und zwar genau an
der Position, an der später das Formular sein soll. Der Generator durchsucht die
Webseite nach diesem Text und fügt dort dann das Formular ein.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 73
4.6.1.2 Webformular mit PHP – Funktion manuell erstellen
PHP ist eine Skriptsprache, die vielfältige Möglichkeiten für eine Webseite bieten … unter
anderem das Auswerten eines Formulars. Bitte prüfen Sie, ob Ihr Internet-Provider den Einsatz
von PHP anbietet.
Mit dem folgenden simplen Skript können sich Personen über ein Formular in Ihre
Empfängerlisten eintragen. Es soll ein Formular mit zwei Feldern realsiert werden.
Der folgende Text dient zum Aufruf des eigentlichen PHP-Skripts und zur Auswertung der beiden
Eingabefelder. Fügen Sie ihn in die Webseite ein, auf der auch das Formular ist.
</html>
...
<form method="POST" action="eintragung.php">
<p>Name: <input type="text" name="Name" size="20"></p>
<p>Email: <input type="text" name="Email" size="20"></p>
<p><input type="submit" value="Submit" name="Submit"></p>
</form>
</html>
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 74
Das folgende PHP - Skript können Sie mit jedem beliebigen Editor erstellen und dann abspeichern
(hier in diesem Beispiel als eintragung.php … siehe entsprechenden Aufruf in der Webseite oben).
<?php
## CONFIG ##
# LIST EMAIL ADDRESS
$recipient = "Geben Sie hier die Emailadresse der Liste an";
# SUBJECT (Subscribe/Remove)
$subject = "Subscribe";
# RESULT PAGE
$location = "Geben Sie hier die Adresse und den Namen der Antwortseite ein";
## FORM VALUES ##
# SENDER
$email = $_REQUEST['Email'] ;
# MAIL BODY
$body .= "Name: ".$_REQUEST['Name']." \n";
$body .= "Email: ".$_REQUEST['Email']." \n";
# add more fields here if required
## SEND MESSGAE ##
mail( $recipient, $subject, $body, "From: $email" ) or die ("Mail could not be sent.");
## SHOW RESULT PAGE ##
header( "Location: $location" );
?>
Kopieren Sie abschliessend die Webseite mit dem Formular sowie die PHP – Datei auf Ihren
Webserver (Angaben Ihres Providers bezüglich der Verzeichnisse beachten). Bitte beachten Sie,
dass das Skript nicht auf Ihrem lokalen Computer funktioniert, sondern nur in der
entsprechenden PHP – Konfiguration.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 75
4.6.2 Eintrag per Webformular mit einem Formmailer
Neben einem PHP – Skript kann ein Webformular auch mit einem sogenannten Formmailer
ausgewertet werden.
Voraussetzungen für ein Webformular mit einem Formmailer
Zur Benutzung von Webformularen muss auf Ihrem Internetserver ein sog. Formmailer installiert
sein. Meist sind diese Programme im Verzeichnis "/cgi-bin" zu finden. Dieser Formmailer wertet
die Eingaben des Benutzers aus und versendet die Daten als Email an die vorgegebene
Emailadresse (hier die Adresse Ihrer Empfängerliste). MailList Controller wertet alle Nachrichten
aus und trägt vorhandene Daten in die entsprechende Liste ein.
.
Konzeption
Anhand eines Beispiels soll nun die Erstellung und Einbindung eines Formulars dargestellt
werden. Neben zwei Eingabefeldern soll es noch einen Button zum Abonnieren der Mitgliedschaft
enthalten.
Realisierung
Zum Erstellen des Formulars verwenden wir in diesem Beispiel Microsoft® FrontPage®.
Nachdem Sie das Layout entworfen haben, sollen die Elemente für die Auswertung definiert
werden. Klicken Sie dazu mit rechts auf das entsprechende Element, z.B. das Eingabefeld für die
Emailadresse und wählen die Option "Formularfeldeigenschaften".
Die Bezeichnung dieses Eingabefelds muss exakt mit dem vergebenen Feldnamen im MailList
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 76
Controller übereinstimmen (in diesem Fall der Begriff "Email" ... siehe Auflistung der Felder in
der unteren Grafik). Die Gross- und Kleinschreibung muss nicht berücksichtigt werden. Diese
Werte können Sie beim Anlegen einer neuen Liste frei definieren und jederzeit einsehen. Öffnen
Sie dazu die Listeneigenschaften. Auf dem Karteireiter "Eingehende Nachrichten" finden Sie den
Button „Eintrag per Webformular“.
Hier werden alle notwendigen Einstellungen für ein Webformular angezeigt. Neben der
Emailadresse finden Sie hier auch alle verfügbaren Feldnamen und das wichtige Schlüsselwort
zum Eintrag in die Empfängerliste (hier "Eintragen").
Nun muss der Button zum Versand der Nachricht aktiviert werden. Öffnen Sie dazu das Menü
mit den Eigenschaften und wählen Sie den Schaltflächentyp "Abschicken". Der Inhalt der beiden
Zeilen ist beliebig.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 77
Nun legen wir noch die Funktionen fest, die das Formular bei einem Klick auf "Eintragen"
ausführen soll. Öffnen Sie dazu die Formulareigenschaften und wählen die erweiteren Optionen.
Mittels der Option "Hinzufügen" können Sie hier nun die gewünschten Formularaktionen
einfügen. Alle notwendigen Angaben finden Sie wie oben erläutert in den Einstellungen der Liste.
Öffnen Sie abschliessend noch das Optionsmenü. Im Feld "Aktion" geben Sie die Position des
Formmailers an. Dieses Programm liegt meistens im "cgi-bin" Verzeichnis Ihres Webservers. Als
Übertragungsmethode sollte auf jeden Fall "POST" gewählt werden.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 78
4.6.3 Eintrag per Hyperlink
Personen können sich auch über einen Link auf einer Webseite in eine Liste ein- und austragen.
Der grösste Nachteil dieser Methode ist, dass lediglich die Emailadresse der Person für den
Eintrag in die Liste verwendet werden kann.
Weitere Felder zur späteren Personalisierung (z.B. Name und Adresse) können auf diese Art nicht
übermittelt werden. Werden mehrere Felder benötigt, sollten Sie am besten ein Webformular
(Kapitel 4.6.1) verwenden, da hier mehrere Felder für Angaben möglich sind.
Beispiel für eine Eintragung per Hyperlink
Text: Klicken Sie hier, um sich in unseren Newsletter einzutragen
Linkeigenschaften: mailto:newsletter@meine_firma.xxx?subject=Eintragen
Dieser Text mit dem verknüpften Link z.B. auf einer Webseite öffnet automatisch das
Emailprogramm des Anwenders und füllt alle notwendigen Felder mit den entsprechenden
Angaben …
Von: [email protected]
An: mein.newsletter@meine_firma.xxx
Betreff: Eintragen
Wenn die Person diese Email dann absendet und MailList Controller sie empfängt, ordnet er sie
automatisch der richtigen Liste (hier newsletter@meine_firma.xxx) zu und trägt den Absender
als neues Mitglied ein. Bitte beachten Sie, dass das Schlüsselwort mit dem in den
Listeneinstellungen verwendeten identisch sein muss. Diese Schlüsselwörter können Sie für jede
Liste individuell einstellen und jederzeit verändern (Kapitel 3.7).
Ein Link zum Austragen aus einer Liste ist identisch aufgebaut. Lediglich das Schlüsselwort muss
hier entsprechend der Listeneinstellung abgeändert werden.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 79
4.6.4 Schlüsselwörter für das Ein- und Austragen
Personen können sich selbstständig in Listen ein- oder austragen. Dies geschieht per Email, die
entweder über ein Webformular (Kapitel 4.6.1) oder einen Hyperlink (Kapitel 4.6.2) generiert
werden. MailList Controller wertet dazu die entsprechenden Emails aus und sucht dabei nach
Schlüsselwörtern. Diese Begriffe, die den entsprechenden Vorgang der Ein- oder Austragung
auslösen, können Sie selbst festlegen.
Wie Sie die Schlüsselwörter festlegen und bearbeiten, sehen Sie in Kapitel 3.7.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 80
4.6.5 Nachrichtenformat für eine Eintragung
Damit MailList Controller erkennt, ob eine empfangene Nachricht zur Eintragung in eine
Empfängerliste dient, muss diese eines der folgenden Formate (die grün dargestellten Werte
sind variabel) haben …
Von: [email protected]
Betreff: Eintragen
Nachrichten-Text: Name: Peter Meier
oder ...
Von: [email protected]
Betreff: Eintragen
Nachrichten-Text: Email: [email protected]
Name: Peter Meier
oder …
Von: [email protected]
Betreff: Eintragen
Nachrichten-Text: Email = [email protected]
Name = Peter Meier
MailList Controller benutzt die Emailadresse aus den Nachrichten-Body (Fall 2 und 3), falls diese
hier auftaucht. Sonst wird die Emailadresse aus der Von – Zeile verwendet.
Die richtigen Einstellungen für jede Liste finden Sie in den jeweiligen Listeneinstellungen auf
dem Karteireiter „Eingehende Nachrichten“ durch einen Klick auf „Eintrag per Webformular“.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 81
4.6.6 Nachrichtenformat für eine Austragung
Analog zur Eintragung in eine Empfängerliste können auch Nachrichten zum Austragen aus einer
Empfängerliste automatisch ausgewertet und verarbeitet werden. Die Nachricht muss dazu in
einem der folgenden Formate vorliegen …
Von: [email protected]
Betreff: Austragen
Nachrichten-Text: Name: Peter Meier
oder ...
Von: [email protected]
Betreff: Austragen
Nachrichten-Text: Email: [email protected]
oder …
Von: [email protected]
Betreff: Austragen
Nachrichten-Text: Email = [email protected]
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 82
4.6.7 Protokolle für eingehende Nachrichten
MailList Controller protokolliert alle eingehenden Nachrichten mit. Wechseln Sie zur Ansicht
dieser Protokolle im Hauptfenster auf den Karteireiter „Eingehende Nachrichten“. Hier finden Sie
eine tabellarische Auflistung aller Empfängerlisten, deren Gesamtanzahl an Mitglieder sowie die
tägliche Anzahl an Ein-, Austragungen usw.. Die aktuelle Anzeige kann mit den Schaltflächen auf
der linken Fensterseite beliebig angepasst werden.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 83
4.6.8 Direktimport von Empfängern
Neue Mitglieder können auf verschiedene Arten zu einer Liste hinzugefügt werden ...
über ein Formular auf einer Webseite (Kapitel 4.6.1)
über einen Hyperlink auf einer Webseite (Kapitel 4.6.2)
per Echtzeit-Referenzierung auf eine andere Datenbank (Kapitel 4.2)
per Direktimport aus einer anderen Datei. Dieser Fall wird hier dargestellt.
Direktimport aus einer Datei
Neue Mitglieder können jederzeit durch den direkten Import von Daten aus einer anderen Quelle
(Datenbank, Textdatei usw.) hinzugefügt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Liste noch
leer ist oder bereits mehrere tausend Mitglieder enthält.
Starten Sie den Import, indem Sie auf dem Karteireiter "Empfängerlisten" durch einen Klick
zuerst die Zielliste für die neuen Daten auswählen. Durch einen weiteren Klick auf das Symbol
"Empfänger importieren" starten Sie den Importvorgang.
WICHTIGER HINWEIS:
Wenn Sie Daten aus einer Microsoft Excel – Tabelle importieren, darf
diese während des Imports nicht geöffnet sein.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 84
Wählen Sie hier nun die Quelldatei aus, die die zu importieren Daten enthält. Im Feld "Verbindung
zur Datenbank" steht nun die ausgewählte Datei inklusive der kompletten Pfadangabe. Diese
Verbindung kann jederzeit manuell bearbeitet werden. Aktivieren Sie dazu die Option
„Verbindung bearbeiten“ … dann können Sie den Sting im Anzeigefeld manuell editieren. Klicken
Sie auf "Weiter".
Im oberen Bereich werden alle Tabellen der Datenquelle aufgelistet. Wählen Sie die Tabelle aus,
die die gewünschten Datensätze enthält. Daraufhin werden im unteren Bereich alle enthaltenen
Datensätze und einige Beispieldaten zur besseren Kontrolle angezeigt. Klicken Sie auf „Weiter“.
Hier können Sie nun die vorhandenen Datensätze aus der Datenbank den einzelnen
Personalisierungsfeldern der Empfängerliste zuordnen.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 85
Das wichtigste Feld ist die Emailadresse. Dieses Feld muss in der Empfängerliste auch gefüllt
sein, da sonst kein Empfänger für die Nachrichten vorhanden ist. Alle anderen Datensätze
können wahlweise und nach Bedarf verwendet und zugeordnet werden.
MailList Controller zeigt in diesem Fenster alle vorhandene Felder der Empfängerliste an (in
diesem Beispiel Email und Name). Sollten Sie mehr Felder benötigen, dann können Sie in den
Listeneinstellungen jederzeit weitere Felder hinzufügen … insgesamt bis zu 15 Stück (Kapitel
4.4.2 – Datenbankfelder).
Klicken Sie auf den kleinen Bereich am rechten Ende der jeweiligen Zeile (in der Grafik rot
markiert), um eine Ansicht aller möglichen Datenbankfelder zu sehen. Klicken Sie auf „Weiter“,
wenn Sie alle gewünschten Felder zugeordnet haben.
Abschliessend können Sie noch der Status der neuen Listenmitglieder festlegen. Sollte der
Empfänger schon in der Liste vorhanden sein, können Sie diesen Datensatz mit der Option
„Status aktualisieren“ automatisch überschreiben und auf den gewünschten Status setzen
lassen.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 86
4.6.9 Export von Kontakten
Alle Mitglieder einer Kontaktliste können jederzeit in eine MS Access Datenbank exportiert
werden. Starten Sie den Exportprozess, indem Sie auf dem Karteireiter "Empfängerlisten" zuerst
eine Liste auswählen und dann auf das linke Symbol "Empfänger exportieren" klicken.
Hier können Sie nun wahlweise alle Mitglieder der Liste oder auch nur Untergruppen auswählen.
Geben Sie ggf. noch ein anderes Zielverzeichnis für die Exportdatenbank an und klicken Sie
abschliessend auf „Fertig stellen“, um den Export zu starten.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 87
4.7 Kontakte einer Liste anzeigen
Damit alle Mitglieder einer Kontaktliste übersichtlich dargestellt werden können, erfolgt die
Anzeige in einem neuen Fenster. Durch einen Doppelklick auf ein der Listen öffnen Sie diese
Anzeige.
Die genaue Handhabung sowie alle Anzeige- und Bearbeitungsmöglichkeiten finden Sie im
Kapitel 1.4 – Empfängerverwaltung zur Anzeige aller Mitglieder einer Liste.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 88
4.8 Daten und Status eines Kontakts bearbeiten
Jedes Mitglied einer Kontaktliste hat einen aktuellen Status. Diesen Status erkennen Sie in der
Empfängerverwaltung in der Spalte „Status“.
MailList Controller unterscheidet insgesamt vier Statusmöglichkeiten, die das Verhalten beim
Versand einer Nachricht festlegen …
Aktiv
Diese Person ist ein aktives Mitglied der Liste und wird beim Versand einer Nachricht
berücksichtigt.
Ausgetragen
Diese Person hat die Mitgliedschaft in der Liste gekündigt und erhält deshalb keine
Nachrichten mehr.
Unzustellbar
Diese Person ist unter der angegebenen Emailadresse nicht mehr erreichbar (Rückläufer)
und wird deshalb beim Versand nicht mehr berücksichtig.
Unbestätigt
Personen mit diesem Status haben sich per Double Opt In in die Liste eingetragen, die
Echtheit der Angaben ist aber noch nicht bestätigt worden (mehr zum Thema Opt In
finden Sie in Kapitel 3.9).
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 89
Daten eines Kontakts bearbeiten
Sie können jederzeit alle Daten eines Kontaks manuell bearbeiten und ändern. Öffnen Sie dazu
die entsprechende Liste und selektieren den zu ändernden Datensatz mit einem Doppelklick. Alle
verfügbaren Angaben zu diesem Empfänger öffnen sich in einem neuen Fenster.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 90
4.9 Kontakte aus einer Liste löschen
Kontakte können jederzeit manuell aus einer Liste gelöscht werden. Klicken Sie dazu den
betreffenden Eintrag mit der rechten Maustaste an. Es öffnet sich ein Menü. Mit dem Punkt
„Kontakt löschen“ wird das ausgewählte Mitglied aus der Liste ausgetragen.
Es können auch mehrer Mitglieder gleichzeitig ausgewählt und gelöscht werden. Klicken Sie dazu
das erste zu löschende Mitglied an, drücken Sie dann die SHIFT – Taste, halten Sie sie gedrückt
und klicken Sie dann alle weiteren Einträge an.
Löschen können Sie dann wahlweise wieder mit der rechten Maustaste oder mit dem Punkt
„Entfernen“ in der oberen Menüleiste.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 91
5. Nachrichten – Erstellung und Verwaltung
5.1 Interner oder externer Editor
Nachrichten können auf drei Arten erstellt werden ...
mit dem programminternen Editor
Der programminterne Editor bietet alle Funktionen zur Erstellung von personalisierten
HTML- und Textnachrichten
mit einem beliebigen anderen Editor
Sie können einen Nachrichtenentwurf auch mit Ihrem gewohnten Editor erstellen und
dann diese Vorlage für den Versand mit MailList Controller importieren.
mit einem anderen Email-Programm
Als Besonderheit können Sie Nachrichten auch einfach mit Ihrem gewohnten
Emailprogramm (z.B. Outlook) erstellen und diese dann an MailList Controller
weiterleiten. Der Versand an die Liste erfolgt automatisch.
Genaue Informationen zum Versand über ein anderes Emailprogramm finden Sie in
Kapitel 3.6 – Externes Sendekonto.
Im folgenden wird die Erstellung und der Versand einer Nachricht mit dem internen Editor
dargestellt.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 92
5.2 Der programminterne Editor im Überblick
Klicken Sie im Hauptfenster auf „Neue Nachricht“, um den Editor zu starten. Mit dem Editor
können Nachrichten im HTML-Format (Webseiten mit Grafiken und verschieden Schriftarten)
und reine Textnachrichten erstellt werden.
Mit dem Programm werden etliche Designvorlagen für Newsletter und Infomails mitgeliefert.
Diese Vorlagen können frei verwendet und abgeändert werden.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 93
Die Schaltknöpfe in der oberen Reihe (1) bieten folgende Möglichkeiten:
Neue Nachricht
beginnt mit einem leeren Entwurfsfenster für eine neue Nachricht
Vorlagen
öffnet ein Auswahlfenster mit einer Übersicht über alle mitgelieferten Designvorlagen
Öffnen
zeigt alle gespeicherten Nachrichtenentwürfe an
Speichern
speichert die erstellte Nachricht mit allen Informationen ab
Speichern & Exit
speichert die Nachricht mit allen Einstellungen und beendet den Editor
Dateianhang
öffnet eine Auswahlbox, um eine oder mehrere Dateien auszuwählen, die mit der Email
verschickt werden soll(en)
Email testen
erlaubt den Versand einer Nachricht an eine beliebige Emailadresse. So kann überprüft
werden, ob die erstellte Nachricht inhaltlich und optisch korrekt ist.
Email senden
die Nachricht wird für den Versand vorbereitet. Datum und Uhrzeit des Versands können
hier festgelegt werden.
Anleitung
öffnet diese Bedienungsanleitung
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 94
Mit dem Drop-Down Menü (2) können Sie aus allen vorhandenen Listen die gewünschte Zielliste
für die Nachricht auswählen.
Im grossen Eingabebereich (3) auf dem Karteireiter „HTML – Entwurf“ können Sie Ihre Nachricht
entwerfen oder auch eine vorhandene HTML-Seite importieren und diese weiter bearbeiten.
Sollten die Bearbeitungsmöglichkeiten nicht ausreichen, können Sie den Entwurf auch mit Ihrem
gewohnten Webeditor bearbeiten, ohne dass Sie Ihre Arbeit mit MaiList Controller beenden
müssen. Klicken Sie dazu auf den Punkt „Mit externem HTML Editor öffnen“. Der Entwurf wird
darauf hin mit dem entsprechenden Editor geöffnet. Bearbeiten Sie nun hier den Entwurf und
speichern Sie ihn am Ende ab (ohne den Namen zu ändern). Schliessen Sie nun den Webeditor
und klicken Sie dann in dem kleinen Fenster auf den Button „Jetzt aktualisieren“. Der Entwurf
wird dann vom MailList Controller Editor automatisch neu eingelesen und alle vorgenommenen
Änderungen werden übernommen.
Bitte beachten Sie, dass Nachrichten im HTML – Format von Emailprogrammen aus
Sicherheitsgründen oft gar nicht oder nur unvollständige dargestellt werden. Sie können deshalb
vorsichtshalber die Nachricht auch in reiner Textform mitsenden. Klicken Sie dazu auf den
Karteireiter „Nur Text“ und dort auf den Punkt „Text aus dem HTML-Entwurf verwenden“. MaillList
Controller übernimmt dann automatisch den gesamten Text aus dem HTML-Entwurf.
Die Schaltflächen (4) dienen zur Personalisierung der Nachricht. Wählen Sie zuerst mit dem
Drop-Down Menü „Feld“ das gewünschte Datenbankfeld aus. Dieses Feld kann nun wahlweise in
den Entwurf eingefügt werden („Feld in Text einfügen“) oder in die Nachrichtenzeile An (Feld in
„An“ einfügen) oder auch in die Betreff – Zeile der Email („Feld in Betreff einfügen“).
Alle Schaltflächen (5) dienen zur Bearbeitung des Entwurfs.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 95
5.3 Eine neue Nachricht erstellen
Starten Sie den Editor, indem Sie im Hauptfenster auf „Neue Nachricht“ klicken. Nach dem
Start wird automatisch der Karteireiter „HTML – Entwurf“ angezeigt.
Wählen Sie nun zuerst die Liste aus, an die die Nachricht versendet werden soll. Durch die
Auswahl wird im Feld „Von“ plötzlich Text angezeigt. Dieser Text ist die von Ihnen beim Anlegen
der Liste vergebene Bezeichnung. Sie können diesen Text jederzeit in den Listeneinstellungen
bearbeiten.
Auch die Box "Feld" füllt sich automatisch mit den Werten aus der Liste, die alle zur
Personalisierung der Nachricht benutzt werden können.
In das Feld "An" wird automatisch die Emailadresse des Empfängers eingetragen. Sie können
hier auch weiteren Text (inkl. Personalisierung) eingeben. Der Inhalt des Feldes "Betreff“ ist frei
definierbar und kann ebenfalls personalisiert werden.
Das Feld "Beschreibung“ dient nur zu Ihrer internen Verwendung und erscheint nicht in der
Email.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 96
Nachdem alle notwendigen Voreinstellungen getroffen sind, kann der eigentliche Nachrichtentext
erstellt werden. Im folgenden werden die einzelnen Teilbereiche einer Nachrichtenerstellung
beschrieben ...
Textteil der Nachricht
HTML – Teil der Nachricht
Personalisierung der Nachricht
Grafiken in die Nachricht einbinden
Dateianhänge / Attachments
Einen anderen HTML – Editor verwenden
Entwürfe speichern und wiederverwenden
Versand über ein externes Sendekonto
Eine Testnachricht versenden
Den Sendezeitpunkt festlegen
Sendeprotokolle
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 97
5.4 Mitgelieferte Vorlagen verwenden
Dem Programm sind etliche Nachrichtenvorlagen und Designentwürfe beigefügt. Alle Vorlagen
können Sie frei verwenden und abändern. Klicken Sie entweder im Hauptprogramm oder im
Editor auf „Vorlagen“, um das Auswahlfenster für die Designentwürfe zu öffnen.
Vorlagen im Editor öffnen
Vorlagen im Hauptprogramm öffnen
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 98
5.5 Nachrichten im Textformat
Reine Textnachrichten bieten nicht den optischen Reiz einer HTLM-Email, können aber sicher
von jedem Emailprogramm korrekt dargestellt werden. Auch Textnachrichten können ohne
Probleme personalisiert werden (Kapitel 5.7).
Textnachrichten können Sie im Editor auf dem Karteireiter "Nur Text - Entwurf" erstellen. Neben
den Grundfunktionen zur Erstellung von Textnachrichten bietet MailList Controller auch eine
bequeme Möglichkeit, aus einer bereits erstellten HTML-Nachricht eine Textnachricht zu machen.
Klicken Sie dazu einfach auf den Button "Text aus dem HTML-Entwurf verwenden". Das
Programm übernimmt daraufhin den gesamten Text aus dem HTLM-Entwurf und fügt ihn auf
dem Textfenster ein. Es kann sein, dass Sie lediglich die Formatierung noch etwas überarbeiten
müssen.
Sollten Sie die Nachricht personalisiert haben (Kapitel 5.7), können Sie sich auf dem Karteireiter
"Vorschau für Nur Text" jederzeit eine Voransicht mit ausgefüllten Datensätzen anzeigen lassen.
So ist eine optimale Kontrolle über die Korrektheit der Nachricht gewährleistet.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 99
5.6 Nachrichten im HTML - Format
HTML – Nachrichten können im Gegensatz zu reinen Textnachrichten auch Grafiken und
Formatierungen wie Tabellen enthalten. Ausserdem stehen verschiedene Schriftarten und Farben
zur Verfügung. Leider zeigen etliche Emailprogramme HTML – Nachrichten aus
Sicherheitsgründen nur teilweise oder gar nicht an.
Auch bei einer HTML – Nachricht stehen alle verfügbaren Datenfelder der Liste zur
Personalisierung zur Verfügung (Kapitel 5.7).
Sollten Ihnen die technischen Möglichkeiten des programminternen Editors nicht reichen, können
Sie jederzeit fertige Vorlagen öffnen und diese als Vorlage für Ihre Nachricht verwenden.
Alternativ können Sie auch direkt während der Erstellung einen anderen Editor in die Bearbeitung
mit einbinden, ohne die Arbeit mit dem programminternen Editor beenden zu müssen (Kapitel
5.11).
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 100
5.7 Personalisierung von Nachrichten
Alle Nachrichten können personalisiert werden. MailList Controller bietet dazu bis zu 15 frei
definierbare Datenbankfelder an, um dazu notwendige Informationen wie Vor- und Nachname
zu speichern. Diese Felder können für jede Liste separat festgelegt und damit optimal auf den
Zweck der jeweiligen Empfängerliste abgestimmt werden.
Für die Personalisierung von Nachrichten werden innerhalb des Textes Platzhalter der Form
##PLATZHALTERNAME## eingefügt, die beim Versand dann automatisch durch die
entsprechenden Werte aus der Empfänger - Datenbank ersetzt werden. So wird aus den
Platzhaltern ##ANREDE## ##NACHNAME## in der versendeten Email dann automatisch "Sehr
geehrter Herr Winter".
Alle verfügbaren Datenbankfelder Ihrer Empfängerliste werden sichtbar, sobald Sie im Editor
eine Liste ausgewählt haben. Wählen Sie das gewünsche Feld aus (hier z.B. EMAIL) und
platzieren Sie dann einen Platzhalter für dieses Datenbankfeld an der gewünschten Position …
entweder im Textfenster, in der Zeile „An“ oder in der Zeile „Betreff“.
Beim Versand der Nachricht durchsucht MailList Controller die gesamte Nachricht nach diesen
Platzhaltern und ersetzt sie bei jeder verschickten Email durch die entsprechenden Werte aus
der Empfängerdatenbank.
WICHTIG: Benennen Sie die Platzhalter keinesfalls um, da MailList Controller sie sonst
nicht mehr erkennen und ersetzen kann.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 101
Überprüfung der Personalisierung I - Voransicht
Nachdem Sie alle gewünschten Platzhalter eingefügt haben, können Sie sofort kontrollieren, ob
alle Werte passen. Wechseln Sie dazu auf den Karteireiter „Vorschau für HTML - Entwurf“.
Hier werden alle gefundenen Platzhalter durch richtige Werte aus der Empfängerdatenbank
ersetzt. Mit den kleinen Pfeiltasten können Sie zusätzlich alle Datensätze durchblättern.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 102
Überprüfung der Personalisierung II - Testnachricht
Es gibt eine weitere Möglichkeit, um die Nachricht zu überprüfen … eine Testnachricht an Sie
selbst. Klicken Sie dazu auf „Email testen“ im oberen Menü und geben Sie als Zieladresse Ihre
eigene Emailadresse an. Holen Sie danach die Email mit Ihrem normalen Emailprogramm ab,
um die Nachricht auf Korrektheit hin zu überprüfen.
Auch die Personalisierung kann so überprüft werden. Wenn die Option „Felder zur Kontrolle der
Personalisierung ...“ aktiviert ist, werden alle eingefügten Platzhalter mit den Werten aus der
Empfängerdatenbank ausgefüllt.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 103
5.8 Grafiken in Nachrichten einbinden
In jede Nachricht können beliebig viele Grafiken integriert werden. Dies kann auf zwei Arten
geschehen …
Direkt eingebettete Grafiken
Die Grafik liegt dabei lokal auf Ihrem Computer oder Netzwerk und ist direkt in die
Nachricht eingebettet. Ein Nachteil ist, dass die Grösse der Email durch die Grafiken
enorm zunehmen kann.
Verlinkte Grafiken
Innerhalb der Nachricht wird dabei nur ein Link auf eine im Internet liegende Grafik
angelegt. Erst beim Empfänger wird die Grafik dann aus der angegebenen Quelle, z.B.
Ihrem Server geladen. Vorteil … die Nachricht bleibt dadurch klein.
Geben Sie dazu die Adresse [z.B. http://www.mein_server.abc/grafik_01.gif] der Grafik
im Feld "Bildherkunft" ein. Ob die Grafik korrekt geladen wird, können Sie anhand der
Voransicht (auf dem Karteireiter "Vorschau - HTML") kontrollieren.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 104
5.9 Source Mode – HTML-Quelltext ohne Änderungen importieren
Bei importieren Vorlagen und Entwürfen (z.B. aus Adobe Dreamweaver) kann es zu einer
automatischen Reformatierung des Quelltextes im programminternen Editor kommen. Dies ist
meist nicht erwünscht und kann das Layout der Nachricht durcheinander bringen.
Um diese Reformatierung zu verhindern, können Sie die Option „Source Mode“ auf dem
Karteireiter „HTML - Quelltext“ aktivieren. Alle importieren HTML-Entwürfe werden dann ohne
Änderungen übernommen.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 105
5.10 Dateianhänge / Attachments
Jeder Nachricht können beliebig viele Dateien als Anhang beigefügt werden. Diese Attachments
werden beim Versand mit jeder Nachricht an alle Empfänger verschickt. Dies kann den
Sendeprozess enorm verlängern. Deshalb sollten die Anhänge in Menge und Grösse so klein wie
möglich gehalten werden.
Zur Kontrolle sehen Sie auf dem Karteireiter „Angefügte Dateien“ in der Tabelle alle Dateien und
Grafiken, die für die Nachricht verwendet werden. Grafiken, die innerhalb des HTML-Parts
verwendet werden, erkennen am Content-Type.
Reine Attachments, die mit der Nachricht verschickt werden sollen, haben die Content-ID
"Attachment".
Eine Sonderstellung nimmt hier die Option "HTML – Inhalt übernehmen" ein. Mit ihrer Hilfe
können Sie reinen HTML-Content wie z.B.CSS oder Java-Scripte zu der Nachricht hinzufügen.
Wählen Sie dazu die entsprechende Datei mittels der Option aus, um sie danach in den HTML-
Quelltext einzubinden.
"Dateianhang auswählen" öffnet eine Auswahlbox, um eine Datei als Anhang auszuwählen,
"Anhang löschen" entfernt das ausgewählte Attachment aus der Email.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 106
5.11 Einen anderen HTML – Editor verwenden
Der programminterne HTML-Editor bietet nicht den Funktionsumfang spezialisierter Software.
Deshalb können Sie diese Programme optimal in den Arbeitsablauf mit einbinden.
Sie können dabei jederzeit auf die Leistungen Ihres gewohnten HMTL-Editors zugreifen, ohne die
Arbeit mit dem MailList Controller unterbrechen zu müssen.
Wir wollen im Text eine Tabelle einzufügen. Dies soll mit einem externen HTML-Editor erfolgen.
Klicken Sie dazu auf "Externer Editor". Der Entwurf wird darauf hin in Ihrem standardmässig
benutzten HTML-Editor geöffnet.
WICHTIG: Bitte gehen Sie nun exakt in der beschriebenen Reihenfolge vor …
1. Nehmen Sie im externen Editor die gewünschten Änderungen vor
2. Speichern Sie nach der Bearbeitung die Datei ab (Name und Pfad nicht ändern !)
3. Schliessen Sie den externen Editor
4. MailList Controller zeigt Ihnen ein Hinweisfenster an ...
5. Klicken Sie hier "Jetzt aktualisieren", um alle gemachten Änderungen zu übernehmen
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 107
5.12 Nachrichtenentwürfe speichern und wiederverwenden
Alle mit den Editor erstellten Nachrichten können Sie speichern, wiederverwenden und
nachbearbeiten.
Nachdem Sie eine Nachricht erstellt haben, können Sie diese "in ihrer Gesamtheit" abspeichern
... dabei werden alle vorgenommen Einstellungen übernommen. Dazu zählen die ausgewählte
Empfängerliste, die Felder "Von", "An" und "Betreff", die Beschreibung der Nachricht und
natürlich die eigentliche Email inkl. aller Dateianhänge.
Klicken Sie auf "Speichern" im oberen Menü, um die komplette Nachricht als Entwurf
abzuspeichern. Alle abgespeicherten Entwürfe finden Sie im Hauptprogramm auf dem
Karteireiter "Nachrichten Entwürfe". Um eine Nachricht vor dem Beenden des Editors zu
speichern, klicken Sie auf „Speichern & Exit“.
Veränderten Entwurf abspeichern
Wollen Sie die Nachricht nach der Bearbeitung abspeichern, ohne den Originalentwurf zu
verändern, dann benutzen Sie die Option "Als neue Nachricht speichern" im Menüpunkt "Datei".
Wenn Sie erneut nur auf "Email speichern" klicken, wird der ursprüngliche Entwurf überschrieben
!
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 108
Einzelne Nachrichtenteile bearbeiten und speichern
Eine Nachricht setzt sich aus mehreren Teilen zusammen. Den Text- und HTML-Part einer Email
können Sie jederzeit separat importieren, bearbeiten und abspeichern. Dies sei am Beispiel der
HTML-Nachricht dargestellt.
Ein Klick auf das Disketten-Symbol öffnet einen Dialog, in dem Sie den Zielort für den Entwurf
festlegen können. Analog können Sie so ein HTML-Dokument in den Editor laden oder ein
komplett leeres Blatt erzeugen. All diese Optionen können Sie auch für Textentwürfe ("Nur Text")
verwenden.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 109
5.13 Versand über ein externes Sendekonten
Sie können Nachrichten an alle Mitglieder eine Kontaktliste auch mit Ihrem gewohnten
Emailprogramm versenden. Dies hört sich im ersten Moment seltsam an, aber MailList Controller
bietet Ihnen auch diese Möglichkeit.
Genaue Informationen zu dieser Art von Versand finden Sie im Kapitel 3.6 – Externes
Sendekonto.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 110
5.14 Testnachrichten
Testnachrichten sind die optimale Möglichkeit, eine erstellte Nachricht vor dem Versand an eine
Kontaktliste zu überprüfen. Fehler in der Nachricht können sonst schnell zu peinlichen
Ergebnissen und Reaktionen führen. Nutzen Sie deshalb vor den richtigen Versand immer die
Möglichkeit einer Testnachricht.
Klicken Sie dazu im oberen Menü auf den Punkt „Email testen“ und geben Sie als Zieladresse
Ihre eigene Emailadresse an. Um auch die Personalisierung zu überprüfen, muss die Einstellung
„Felder zur Kontrolle ...“ aktiviert sein. Dann werden alle eingefügten Platzhalter durch reale
Datensätze aus der Empfängerdatenbank erstetzt.
Holen Sie nach dem Versand die Testnachricht mit Ihrem normalen Emailprogramm ab und
überprüfen Sie die Email auf ihre Korrektheit. Wenn alles in Ordnung ist, steht dem Versand an
alle Mitglieder der Kontaktliste nichts mehr im Weg.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 111
5.15 Sendezeitpunkt und Versandstatus
Nach all den Mühen der Erstellung kann endlich der Versand der Nachricht an die Mitglieder der
Liste erfolgen. Klicken Sie dazu im Editor auf das Symbol "Email versenden".
Der Editor wird darauf hin geschlossen und es öffnet sich der Sendedialog. Im unteren Bereich
sehen Sie nochmals eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Sendeeinstellungen.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 112
Den Zeitpunkt zum Versand der Nachricht können Sie wie folgt festlegen …
Nachricht sofort versenden
Die Nachricht wird unverzüglich zu den anstehenden Sendeaufgaben hinzugefügt und
verschickt.
Nachricht an folgendem Zeitpunkt versenden ...
Hier kann ein beliebiger Zeitpunkt festgelegt werden, an dem die Nachricht verschickt
werden soll. Bitte achten Sie dafür, dass die Software zu diesem Zeitpunkt auch aktiv
ist, da sonst kein Versand möglich ist.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 113
5.16 Nachrichtenversand an Untergruppen
Die Nachricht muss nicht zwangsläufig an alle Mitglieder der Empfängerliste versendet werden.
Sie können auch eine Untergruppe auswählen. Aktivieren Sie dazu die Option „Nachricht nur an
folgende Untergruppe versenden“.
Auf diesem Bildschirm können Sie nun Abfragen erzeugen, so dass nur bestimmte Datensätze
der Empfängerliste auswählt werden und dann Nachrichten nur an diese Untergruppe sendet.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 114
Es können zwei Filter gleichzeitig eingesetzt werden. Wählen Sie zuerst den Feldnamen aus …
MailList Controller zeigt hier alle verfügbaren Datenbankfelder an. In unserem Beispiel soll das
Feld „Anrede“ verwendet und gefiltert werden. Reicht ein Datenbankfeld für die Abfrage, so dass
das zweite Feld nicht benötigt wird, dann wählen Sie hier den Feldnamen <n/a> aus.
Soll eine Nachricht nur an Empfänger versendet werden, die sich seit der letzten Aussendung
neu eingetragen haben, dann aktivieren Sie hier die Option „Nur für neu hinzugekommene
Empfänger verwenden“.
Folgende Abfrageoperatoren stehen zur Verfügung:
Equal: = 'string'
z.B. [Name] = 'Müller'
liefert alle Empfänger mit dem Namen Müller
Unequal: <> 'string'
z.B. [Name] <> 'Meier'
liefert alle Empfänger, der Name NICHT Meier ist
Like: LIKE '%string%'
Diese Anweisung sucht nach Textteilen,
z.B. liefert [Name] LIKE 'M%' alle Namen, die mit M beginnen.
[Name] LIKE '%x' liefert alle Namen, die mit einem x enden.
[Name] LIKE '%abc%' liefert alle Namen, die die Zeichenkette abc enthalten
Not Like: NOT LIKE '%string%'
entspricht der LIKE – Anweisung, aber es werden alle Datensätze angezeigt, die die
angegebenen Zeichen NICHT enthalten.
In: IN string1, string2, ...
sucht alle Datensätze, die eine der angegebenen Zeichenketten enthalten.
z.B. [Name] IN ('Müller','Meier','Huber') liefert alle Empfänger mit den Namen Müller,
Meier und Huber
Die ganz unten angezeigte WHERE - Bedingung wird anhand der getroffenen Einstellungen
automatisch generiert und führt beim Versand die Datenbankabfrage durch.
Mit der Option „Nur für neue Empfänger ...“ ist es möglich, Nachrichten nur an Listenmitglieder
zu versenden, die sich seit der letzten Aussendung neu in die Liste eingetragen haben.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 115
Datenbankabfragen bei einer externen Datenbank / Kontaktliste
Ist die Liste vom Typ „Externe Kontaktliste“, werden alle verfügbaren Datenbankfelder angezeigt.
Die Abfrageoperationen müssen hier allerdings selbst erstellt werden.
Für die Abfrage können alle verfügbaren Datenbankfelder verwendet werden.Geben Sie alle
gewünschten Anweisungen für die Abfrage in der Zeile unter „WHERE [Email] ...“ ein.
Hier eine kleine Übersicht über die am häufigsten verwendeten SQL Operatoren:
SQL Range Operators: < <= > >=
SQL Equality Operators: = <>
SQL Logical Operators: AND OR
SQL - In: [fieldname] IN ('value1','value2','value3', ... );
SQL - Like: [fieldname] LIKE '%substring%'
Mit der Option „Vorschau der Abfrage“ können Sie sich die Kontakte anzeigen lassen, die durch
die Abfrage ausgewählt wurden und die die Nachricht erhalten werden.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 116
5.17 Sendeaufgaben
Alle anstehenden Aussendungen werden im Hauptfenster auf dem dem Karteireiter „Ausgehende
Nachrichten“ aufgelistet.
Eine für einen späteren Zeitpunkt vorgesehene Aussendung kann mit der Option „Nachricht
sofort versenden“ augenblicklich vorgenommen werden.
Um den Versand einer Nachricht zu unterbinden, klicken Sie diese in der Übersicht an und wählen
dann die Option „Versand unterbrechen“.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 117
5.18 Sendeprotokolle
MailList Controller protokolliert alle Sendevorgänge mit. Eine Übersicht über alle verfügbaren
Protokolle finden Sie auf dem Karteireiter „Gesendete Nachrichten“ im Hauptfenster.
Detailierte Angaben zu der jeweiligen Aussendung erhalten Sie, wenn Sie den entsprechenden
Sendereport anklicken und dann links „Sendebericht anzeigen“ auswählen. Es öffnet sich dann
eine Webseite, auf der alle Angaben wie Sendezeitpunkt, Anzahl der Fehler usw. zu diesem
Sendvorgang aufgelistet sind.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 118
6. Nachrichten-Verfolgung / Email-Tracking
EIN WICHTIGER HINWEIS: Die genaue Anzahl von Personen zu ermitteln, die die
versendeten Nachrichten empfangen bzw. lesen, ist heute realistisch gesehen nicht
mehr möglich.
Grund für diese Tatsache … um die Anzahl der Leser zu ermitteln, werden normalerweise kleine
Grafiken innerhalb der Nachricht platziert, die vom eigenen Webserver nachgeladen werden. Die
Anzahl dieser nachgeladeten Grafiken kann ermittelt werden und entspricht dann normalerweise
ungefähr der Anzahl von Personen, die die Nachrichten empfangen haben.
Da heute aber die meisten Emailprogramme Grafiken ohne Zustimmung nicht mehr anzeigen,
wird das Ergebnis komplett verfälscht und ist objektiv gesehen nicht mehr verwertbar.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 119
6.1 Auswertung durch Click-through Tracking
Der Begriff Click-through Tracking beschreibt die Auswertung der Klickanzahl auf Links, die in
einer Nachricht stehen. Es kann also ermittelt werden, wieviele Personen auf welchen Link
klicken. Zur statistischen Auswertung ist eine Statistiksoftware notwendig.
Wir zeigen die Realisierung einer solchen Trackinglösung anhand der weitverbreiteten und
kostenlosen Lösung Google™ Analytics.
Klicken Sie dazu im Hauptfenster auf dem Karteireiter „Gesendete Nachrichten“ auf den Eintrag
„Google™ Analytics“. Alle weiterführenden Informationen finden Sie dann online, sobald Sie die
gewünschte Option anklicken.
SEHR WICHTIGER HINWEIS:
Beachten Sie bei der Verwendung von Google™ Analytics, dass
der Einsatz in Deutschland in Bezug auf das Datenschutzrecht zum
aktuellen Zeitpunkt (September 2014) nicht eindeutig geklärt ist.
Wir empfehlen hier dringend, sich auf entsprechenden Informationsseite
im Internet über den aktuellen Status der Rechtslage bzgl. der Verwendung
von Google™ Analytics zu informieren.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 120
7. Sonstiges
7.1 Service und Support
Für Fragen rund um die Software stehen wir Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung. Bitte senden
Sie uns eine Email an folgende Adresse
oder benutzen Sie unser Online-Webformular
https://www.arclab.com/de/kontakt.php
Bitte beachten Sie auch unsere FAQ – Webseite, auf der die wichtigsten Probleme
und Fragen ausführlich behandelt werden.
https://www.arclab.com/de/newsletter-software/faq.html
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 121
7.2 Problemlösungen und häufig gestellte Fragen (FAQ)
Bei einer komplexen Software wie MailList Controller können immer wieder Probleme
auftauchen, sei es bei der Anbindung an eine vorhandene Infrastruktur oder einfach beim
täglichen Umgang mit dem Programm. Wir stehen Ihnen deshalb gerne mit Rat und Tat zur Seite,
damit die Aussendung Ihrer Newsletter und Serien – Nachrichten optimal funktioniert.
Die bekanntesten und wichtigsten Probleme werden auf der MailList Controller – FAQ Webseite
behandelt … https://www.arclab.com/de/newsletter-software/faq.html
Hier nun kurz die beiden häufigsten Fehlerursachen bei Probleme mit MailList Controller.
Grundproblem: Es können keine Nachrichten verschickt werden
Fehlerquelle Nr. 1 – Falsche Authorisierung für den Postausgangsserver
Kontrollieren Sie in diesem Fall zuallererst die Einstellungen für den Postausgangsserver. Der
Fehler rührt mit hoher Wahrscheinlichkeit von einer fehlgeschlagenen Anmeldung an Ihrem
Postausgangsserver her. Überprüfen Sie die Einstellungen wie in Kapitel 3.5 beschrieben.
Fehlerquelle Nr. 2 – Die Empfängerdatenbank liegt auf einem Netzlaufwerk
Haben Sie beim Anlegen einer neuen Liste die Datenbank auf ein Netzlaufwerk gelegt, kann es
sein, dass MailList Controller keinen Zugriff hat. Die Folge ist, dass keine Nachrichten versendet
werden können.
Die genaue Ursache dieses Problems ist, dass der Mailservice, der für den Versand der
Nachrichten zuständig ist, keinen Zugriff auf das Laufwerk mit der Datenbank hat. Der MailList
Controller Mailservice ist ein sogenannter Windows-Dienst.
Er hat keine eigene Programmoberfläche und läuft im Hintergrund (wie bei einer
Antivirensoftware), um ständig einsatzbereit und von der eigentlichen Programmoberfläche
unabhängig zu sein. Er hat aber leider wie jeder Windows-Dienst standardmässig auch nur eine
lokale Berechtigung und kann deshalb nicht auf eine Datei auf einem Netzlaufwerk zugreifen.
Sie müssen deshalb einmalig die Berechtigung für den Mailservice ändern, dann funktioniert der
Versand.
Starten Sie zur Änderung der Berechtigung das Programmsetup (Menüpunkt "Datei" ->
"Programmeinstellungen"). Auf dem ersten Karteireiter finden Sie den Punkt "Programm - Setup
erneut ausführen". Wählen Sie hier "Benutzerdefiniertes Setup". Als letzten Punkt finden Sie die
Option "Mailservice mit folgenden Benutzereinstellungen ausführen". Hier können Sie die
Berechtigung ändern.
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 122
7.3 Programmversionen, Funktionen, Bestellung und Preise
MailList Controller gibt es in verschiedenen Versionen, die sich in der möglichen Anzahl der
Empfänger unterscheiden. Folgende Programmversionen sind verfügbar ...
Free Edition
Preis: kostenlos / verwaltet eine Kontaktliste mit bis zu 50 Einträgen
Light Edition
Preis: 49.- Euro / verwaltet eine Kontaktliste mit bis zu 500 Einträgen
Professional Edition
Preis: 99.- Euro / verwaltet bis zu 10 Kontaktlisten mit bis zu 100.000 Einträgen
Extreme Edition
Preis: 199.- Euro / verwaltet beliebig viele Kontaktliste mit beliebig vielen Einträgen
Eine Tabelle mit dem Funktionsumfang der Programversionen finden Sie hier ...
https://www.arclab.com/de/newsletter-software/funktionen.html
Die Kaufversionen der Software können Sie hier erwerben …
https://www.arclab.com/de/newsletter-software/bestellung.html
Arclab MailList Controller – Anleitung – Seite 123
7.4 Impressum
Firmenbezeichnung:
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Gesellschaft bürgerlichen Rechts
Anschrift:
Yorckstrasse 22
D – 93049 Regensburg
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