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Í N D I C E
I. Objetivo 2 II. Alcance 3 III. Referencias normativas 3 IV. Políticas 3 V. Descripción de las actividades 12 VI. Diagrama de Flujo 17 VII. Plan de Calidad 23 VIII. Control de cambios 25 IX. Glosario 25 X. Anexos 26
I. OBJETIVO
Gestionar los proyectos de la Institución de conformidad con estándares nacionales e internacionales, determinando niveles de aprobación y administración en el uso de recursos asignados a la cartera de proyectos en apego de los controles de calidad definidos por la Entidad, asesorando al personal en relación a procesos y metodologías empleadas en la administración de proyectos, permitiendo la identificación de mejoras durante el ciclo de vida de los mismos, a fin de mantener actualizado el estado que guarda el repositorio central de proyectos de la Entidad con la finalidad de generar información útil en la toma de decisiones para mandos medios y superiores. Adicionalmente, desarrollar, gestionar y mantener una base de conocimientos dinámica derivada de la ejecución de los proyectos y de los resultados y experiencia de los mismos.
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II. ALCANCE
Aplica a los proyectos de la Institución autorizados y registrados en el Sistema de Administración de Proyectos de la Gerencia de Administración de Proyectos, los cuales iniciarán con el registro electrónico del Acta Constitutiva del Proyecto y finalizará con la autorización del Informe Final del Proyecto. III. REFERENCIAS NORMATIVAS
Manual Administrativo de Aplicación General en materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones
NMX-CC-9001-INMC-2008 Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos
ISO/IEC 27001:2005 Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información - Requerimientos
WLA-SCS:2006 Estándar de Control de la Seguridad
BS 25999-2:2007 Gestión de Continuidad del Negocio – Especificación
PAS 99:2006 Especificación Pública Disponible para la Integración de Sistemas de Gestión
WLA Marco de Juego Responsable
ISO/IEC 20000-1:2011 Tecnología de la información – Gestión de Servicios – Requerimientos
Responsabilidad Social
PMBOOK Versión 4
Manual de Operación del Tablero de Control de Proyectos IV. POLÍTICAS 1. Las Unidades Administrativas de la Entidad son responsables de implementar los
proyectos necesarios para atender y alinearse a los objetivos, metas y estrategias institucionales establecidos en el Programa de Desarrollo Institucional de Pronósticos para la Asistencia Pública.
2. Es responsabilidad de la Gerencia y del Departamento de Administración de Proyectos, asesorar a las áreas que así lo requieran respecto de los proyectos institucionales que se implementen, orientándolos sobre los requisitos que deben cumplir, documentación básica que debe generarse, metodología de implementación, seguimiento y control de los mismos.
3. La Gerencia de Administración de Proyectos, debe vigilar que se mantenga actualizado el Sistema de Administración de Proyectos, a fin de que la Alta Dirección pueda
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consultar el estatus del Portafolio de la Institución, así como el estatus que guarda cada proyecto.
4. La administración de los proyectos se llevará a cabo a través de la metodología propia de Pronósticos para la Asistencia Pública llamada Project Management to Customer (PM2C) en su segunda versión, la cual considera las siguientes fases, conforme a las buenas prácticas:
En donde:
A. Análisis. Identifica de manera clara y objetiva el origen, el propósito y apoya a los
líderes a ubicar el proyecto de forma más precisa en su contexto.
B. Planeación. Establece la dirección a seguir por cada uno de los integrantes del
equipo, examina, analiza y discute sobre las diferentes alternativas y facilita la
posterior toma de decisiones, supone mayores beneficios y menores riesgos.
C. Ejecución. Logra los resultados esperados del proyecto, realiza el fin de la acción y
contribuye efectivamente a su objetivo, gestiona eficientemente los recursos
asignados y supervisa e informa sobre el estado de avance.
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D. Cierre. Culminación de proyecto, momento de hacer balance del mismo. Durante el
cierre se advierte y documentan, lecciones aprendidas y propuestas de mejora, en
especial, se analiza y evalúa el grado alcanzado en el cumplimento de los objetivos
planteados.
Fase de Análisis 5. Todo proyecto debe iniciar con un análisis formal acerca de su viabilidad, en el cual se
deberá considerar distintas herramientas para su desarrollo, como son costo-beneficio, impacto al negocio, impacto al mercado, entre otros. El principal resultado de esta etapa, es confirmar que el proyecto tiene elementos suficientes para su implementación.
6. En el análisis del proyecto, se han determinado los siguientes roles y responsabilidades
del equipo que potencialmente participará en los proyectos:
7. El Sistema de Administración de Proyectos es una herramienta que se administra bajo
el enfoque de tres flujos de trabajo: operación, liderazgo del proyecto y administración del proyecto, respectivamente. Estos flujos de trabajo llevan implícitas autorizaciones y validaciones para avanzar a lo largo del mismo y se describen a continuación:
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8. El proyecto debe ser dado de alta desde su análisis de viabilidad, en el Sistema de
Administración de Proyectos en la sección 1. ACP, el cual considera las siguientes secciones:
A. Información General B. Análisis Preliminar C. Control de Cambios
En cada una de estas secciones se deberá llenar la información solicitada, si no se tiene toda la información, ésta puede ser guardada en versión preliminar y conservar un estatus 1.2 permitiendo la captura posterior de la información faltante. Se tienen 15 días para completar la información y pasar a la autorización del Líder, si no se completa la información ocurre lo siguiente:
Color Verde, de 0 a 7 días de haber iniciado la captura.
Color Amarrillo, de 8 a 14 días de iniciado la captura.
Color Rojo, de 15 a 21 días de iniciado la captura.
Para el día 22 el proyecto es eliminado del sistema por inactividad y se pierde toda la información.
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9. Una vez capturada la información del Acta de Constitución del Proyecto (ACP), ésta deberá ser confirmada y autorizada electrónicamente por el Líder del Proyecto, para tal efecto, el proyecto pasará al estatus 1.8. El sistema automáticamente notificará electrónicamente al Líder que el ACP ha sido liberado para su revisión, adecuación, aprobación o rechazo, según corresponda.
10. En caso de rechazo, el sistema solicitará registrar el motivo y comunicará electrónicamente al usuario que registró el proyecto con la elaboración del ACP correspondiente, esto hace que el registro regrese al estatus 1.2. En caso de ser aceptada la información del ACP, el proyecto cambia al estatus 1.9 y el sistema notifica vía correo electrónico al Administrador del Proyecto asignado, el cambio de estado del proyecto para validación del ACP.
11. El Administrador del Proyecto revisa el ACP para su aprobación o rechazo, según corresponda. En caso de rechazo, el sistema solicitará registrar el motivo y se le comunicará electrónicamente al Líder del Proyecto para realizar los ajustes necesarios, esto hace que el estatus regrese al estatus 1.8. En caso de ser aceptada el ACP por parte del Administrador del Proyecto, este pasa al estatus 2, en donde se activa la sección 2. PGP.
12. Una vez aprobada el ACP, ésta sólo podrá ser modificada por el Administrador del Proyecto por medio de la justificación correspondiente.
13. En la sección de Análisis Preliminar del ACP, se capturará la fecha estimada de fin de la
ejecución del proyecto. Esta podrá ser modificada en la sección 4. SCP – D. Control de Fechas, indicando la nueva fecha y la causa del cambio
Fase de Planeación 14. En la sección 2. PGP se debe registrar la siguiente información:
A. Información General B. Alcance C. Actividades/Entregables D. Costos E. Calidad F. Recursos G. Riesgos H. Comunicación I. Control de Cambios
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El estado inicial de esta sección es 2.1. En la secciones de la A a la I, deberá registrarse la información solicitada, de no contar con la información completa, ésta puede ser guardada en el sistema y conservar un estatus 2.2, permitiendo continuar posteriormente la captura de la información faltante. Se tienen 15 días para completar la información y pasar a la autorización del Líder, de no concluir el proceso de elaboración ocurre lo siguiente:
Color Verde, de 0 a 7 días de haber iniciado la captura
Color Amarrillo, de 8 a 14 días de iniciado la captura
Color Rojo, de 15 días de iniciado la captura
15. Para el caso de riesgos, se establece una breve descripción de posibles riesgos detectados, así como la descripción de un plan de mitigación o de contingencia en el que se debe identificar la causa raíz para mitigar o reaccionar ante la posibilidad u ocurrencia del riesgo descrito.
16. Una vez capturada la información del Plan de Gestión del Proyecto (PGP), ésta deberá ser confirmada y autorizada por el líder del proyecto, por lo que el proyecto cambiará al estatus 2.8, el sistema automáticamente notificará al Líder que el PGP ha sido liberado para su aprobación o rechazado, según corresponda.
17. En caso de rechazo, el sistema solicitará registrar el motivo y comunicará electrónicamente al usuario que elaboró el PGP, esto hace que el registro regrese al estatus 2.2. En caso de ser aceptada la información del PGP, el proyecto cambia de estatus a 2.9 y el sistema notifica al Administrador del Proyecto asignado, el cambio de estado del proyecto para validación del PGP.
18. El Administrador del Proyecto revisa el PGP para su aprobación o rechazo, según corresponda. En caso de rechazo, el sistema solicitará registrar el motivo y se le comunicará electrónicamente al Líder del Proyecto para realizar los ajustes necesarios, esto hace que el estatus regrese al estatus 2.8. En caso de ser aceptado el PGP por parte del Administrador del proyecto, el proyecto cambia al estatus 3, en donde se activa la sección 3.CCP.
19. El nombre del proyecto deberá coincidir en su totalidad con el nombre del cronograma, el cual es generado por el Administrador del Proyecto de conformidad con la información del ACP, PGP y de reuniones de trabajo con el Líder y equipo de trabajo del Proyecto. El sistema automáticamente busca el cronograma del proyecto y lo habilita para su consulta.
20. Una vez aprobado el PGP, éste sólo podrá ser modificado por el Administrador del Proyecto por medio de la justificación correspondiente.
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Fase de Ejecución
21. El control de las actividades se llevará a cabo en la sección 3. CCP por medio del archivo Ms Project, mismo que es actualizado por el Administrador del Proyecto asignado conforme a lo reportado en el avance de actividades. Una vez que el archivo Ms Project es completado por el administrador, pasa al estatus 3.8, para que sea validado por el Líder del Proyecto y pasará al estado 3.9 para que el administrador lo acepte como final.
22. El avance de proyecto será llevado mediante reuniones semanales y deberá actualizarse el Cronograma semanalmente con el Líder y Administrador del Proyecto, mientras un proyecto se encuentre en ejecución, este conservará un estatus 4, sólo cuando se tenga el 100% del proyecto concluido en el cronograma, este pasará al estatus 4.8 para que el Líder del Proyecto autorice que todas las actividades fueron llevadas de acuerdo al plan y en caso de estar de acuerdo autorizar el cierre del cronograma lo cual hará que el estatus pase a 4.9 para que el Administrador del Proyecto se asegure que se tienen todas las actividades concluidas y al aceptar se libera la sección de IFP (Informe Final del Proyecto)
23. Dentro de esta misma etapa se tienen las pestañas de SCP (Seguimiento y Control del Proyecto) y EEP (Entregables de Ejecución del Proyecto)
24. En la sección 4.SCP se registrará el avance del proyecto por medio de las siguientes secciones:
A. Reporte de estatus B. Histórico de minutas C. Nueva minuta D. Control de fechas E. Control de cambios
25. Semanalmente el avance del proyecto será reportado en la sección C. Reporte de
estatus, por el Líder del Proyecto en cuestión, considerando:
Actividades realizadas conforme a lo planificado en las secciones 2.PGP y 3.CCP.
Posibles cambios conforme a lo planificado.
Riesgos identificados, así como el estatus de los previamente identificados y documentados.
26. El reporte semanal de avance es medido a través de un semáforo conforme a las siguientes reglas, según el día y hora en que registre la información:
Verde; de martes a jueves las 24 hrs.
Amarillo; viernes entre las 8 y 15 hrs.
Rojo; a partir del viernes 15:01 hrs.
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27. Los avances registrados deberán contener información veraz, oportuna y de utilidad para la Alta Dirección de Pronósticos.
28. En la sección 5.EEP se deben cargar los entregables del proyecto registrados en la sección 2.PGP, C. Actividades / Entregables. Cabe mencionar que el sistema admite cualquier formato electrónico.
29. Una vez cargados los entregables del proyecto en la sección 5.EEP, ésta deberá ser confirmada y autorizada por el líder del proyecto, por lo que el proyecto cambiará al estatus 5.8 para tal efecto. El sistema automáticamente notificará electrónicamente al Líder que los entregables del proyecto han sido liberados para su aprobación o rechazado, según corresponda.
30. En caso de rechazo, el sistema solicitará registrar el motivo y comunicará electrónicamente al usuario que cargó los entregables del proyecto, esto hace que el registro regrese al estatus 5.2. En caso de ser aceptados, el proyecto cambia de estatus a 5.9 y el sistema notifica al Administrador del Proyecto asignado, el cambio de estado del proyecto para validación de los mismos.
31. El AP revisa los entregables del proyecto para su aprobación o rechazo conforme a lo planificado, según corresponda. En caso de rechazo, el sistema solicitará registrar el motivo y se le comunicará electrónicamente al Líder del Proyecto para realizar los ajustes necesarios, esto hace que el estatus regrese al estatus 5.8. En caso de ser aceptados por parte del Administrador del proyecto, el proyecto cambia al estatus 6, en donde se activa la sección 6.IFP
Fase de Cierre
32. Una vez concluidas las acciones necesarias para cumplir los objetivos del proyecto y validados los entregables del mismo en la sección 5.EEP, inicia el estatus 6.IFP, en la sección correspondiente del sistema debe registrar la siguiente información:
A. Información General B. Alcance C. Recursos D. Tiempo E. Sistemas (sistemas de gestión) F. Comunicación G. Integración
33. En la sección G.Integración, se captura la información relacionada con las lecciones aprendidas durante el ciclo de vida del proyecto, así como las diversas propuestas de mejora detectadas.
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34. En el Sistema de Administración de Proyectos se concentrarán las lecciones aprendidas documentadas de los proyectos.
35. Una vez elaborado el IFP, éste deberá ser confirmado y autorizado por el líder del proyecto, por lo que el proyecto cambiará al estatus 6.8. El sistema automáticamente notificará electrónicamente al Líder que el IFP ha sido liberado para su revisión, adecuación, aprobación o rechazo, según corresponda.
36. En caso de rechazo, el sistema solicitará registrar el motivo y comunicará
electrónicamente al usuario que elaboró el IFP, esto hace que el registro regrese al estatus 6.2. En caso de ser aceptada la información del IFP, el proyecto cambia al estatus 6.9 y el sistema notifica electrónicamente al Administrador del Proyecto asignado, el cambio de estado del proyecto para validación del IFP.
37. El Administrador del Proyecto revisa el IFP para su aprobación o rechazo conforme a lo planificado, según corresponda. En caso de rechazo, el sistema solicitará registrar el motivo y se le comunicará electrónicamente al Líder del Proyecto para realizar los ajustes necesarios, esto hace que el estatus regrese al estatus 6.8. En caso de ser aceptado por parte del Administrador del proyecto, el proyecto es formalmente cerrado y cambia al estatus 8.
38. El estatus 7 se encuentra reservado para la integración de un cuestionario de evaluación y retroalimentación en relación a la ejecución del proyecto.
39. En caso de que un proyecto tenga que ser cancelado, esto será posible realizar desde cualquier estatus, cambiando así al estado 9.
40. En caso de proyectos cancelados, será necesario contar con los entregables mencionados que hayan sido elaborados y revisados por el Líder y Administrador del proyecto, respectivamente, al momento de la cancelación.
41. El proyecto será “Postergado” cuando el Patrocinador o Líder del proyecto así lo señalen, ésta redacción será incluida en el reporte semanal del proyecto, así como la fecha o suceso tentativo de la reactivación del mismo, cambiando así al estado 10.
42. Las iniciativas de proyectos son registradas en las tareas de la Dirección General.
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V. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO
1. Usuario 1.1 Elabora Acta de Constitución del Proyecto (ACP), guarda cambios hasta completar el documento. El Sistema de Administración de Proyectos (SAP) comunica electrónicamente al Líder del Proyecto la liberación del mismo para su revisión, adecuación, aprobación o rechazo, según corresponda.
ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
CORREO ELECTRÓNICO
2. Líder del Proyecto 2.1 Recibe notificación electrónica del ACP
CORREO ELECTRÓNICO
2.2 Revisa el ACP. Ver Plan de Calidad
¿Aprueba el ACP?
2.3 No.- Documenta en el sistema el motivo del rechazo (regresa a actividad 1.1)
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
2.4 Si.- Cambia el estatus a Aprobado y establece fecha para el registro del Plan de Gestión del Proyecto (PGP). El SAP comunica electrónicamente al Administrador del Proyecto la liberación del mismo para su revisión, aprobación o rechazo, según corresponda.
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
CORREO ELECTRÓNICO
3. Administrador del Proyecto
3.1 Recibe notificación electrónica del ACP
3.2 Revisa el ACP. Ver Plan de Calidad
¿Aprueba el ACP?
3.3 No.- Documenta en el sistema el motivo del rechazo (regresa a actividad 2.1)
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
3.4 Si.- Cambia el estatus en el SAP (el sistema comunica electrónicamente al Líder del Proyecto y al Usuario).
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
CORREO ELECTRÓNICO
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RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO
4. Usuario 4.1 Elabora PGP y en caso de ser necesario establece una breve descripción de posibles riesgos detectados, así como la descripción de un plan de mitigación o de contingencia en el que se debe identificar la causa raíz para mitigar o reaccionar ante la posibilidad u ocurrencia del riesgo descrito; guarda cambios hasta completar el documento. El SAP comunica electrónicamente al Líder del Proyecto la liberación del mismo para su revisión, adecuación, aprobación o rechazo, según corresponda.
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
/ PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO / SECCIÓN DE
RIESGOS
5. Líder del Proyecto 5.1 Recibe notificación electrónica del PGP
CORREO ELECTRÓNICO
5.2 Revisa el PGP. Ver Plan de Calidad
¿Aprueba el PGP?
5.3 No.- Documenta en el sistema el motivo del rechazo (regresa a actividad 4.1)
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
5.4 Si.- Cambia el estatus Aprobado y establece fecha de elaboración de cronograma. El SAP comunica electrónicamente al Administrador del Proyecto la liberación del mismo para su revisión, aprobación o rechazo, según corresponda.
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
CORREO ELECTRÓNICO
6. Administrador del Proyecto
6.1 Recibe notificación electrónica del PGP
CORREO ELECTRÓNICO
6.2 Revisa el PGP. Ver Plan de Calidad
¿Aprueba el PGP?
6.3 No.- Documenta en el sistema el motivo del rechazo (regresa a actividad 5.1)
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
6.4 Si.- Cambia el estatus en el SAP (el sistema comunica electrónicamente al Líder del Proyecto y al Usuario).
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
CORREO ELECTRÓNICO
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RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO
7. Usuario / Administrador del Proyecto
7.1 Genera el Cronograma Preliminar del Proyecto con la información del PGP y sesiones de trabajo. El SAP comunica electrónicamente al Líder del Proyecto la liberación del mismo para su revisión, adecuación, aprobación o rechazo, según corresponda
CRONOGRAMA
8. Líder del Proyecto 8.1 Recibe notificación electrónica del Cronograma.
CORREO ELECTRÓNICO
8.2 Revisa el Cronograma.
Ver Plan de Calidad
¿Aprueba el Cronograma?
8.3 No.- Documenta en el sistema el motivo del rechazo (regresa a actividad 7.1)
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
CORREO ELECTRÓNICO
8.4 Si.- Cambia el estatus a Aprobado. El SAP comunica electrónicamente al Administrador del Proyecto la liberación del mismo para su revisión, aprobación o rechazo, según corresponda
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
CORREO ELECTRÓNICO
9. Administrador del Proyecto
9.1 Recibe notificación electrónica del Cronograma
CORREO ELECTRÓNICO
9.2 Revisa el Cronograma.
Ver Plan de Calidad
¿Aprueba el Cronograma?
9.3 No.- Documenta en el sistema el motivo del rechazo (regresa a actividad 8.1)
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
CORREO ELECTRÓNICO
9.4 Si.- Cambia el estatus en el SAP (el sistema comunica electrónicamente al Líder del Proyecto y al Usuario).
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
CORREO ELECTRÓNICO
10. Usuario / Líder del Proyecto / Administrador del Proyecto
10.1 Actualizan el cronograma de acuerdo con los avances alcanzados.
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
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RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO
10.2 Captura minuta de las reuniones en el SAP en la sección de SCP (Seguimiento y Control de Proyecto) – Opcional
MINUTAS DEL PROYECTO SISTEMA DE
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
11. Usuario 11.1 Elabora reporte de estatus cada semana, considerando en su caso, los riesgos identificados, así como el estatus de los previamente identificados y documentados; guarda cambios hasta completar el documento. El SAP comunica electrónicamente al LP la liberación del mismo para su revisión, adecuación, aprobación o rechazo, según corresponda.
REPORTE DE ESTATUS SEMANAL
12. Líder del Proyecto 12.1 Recibe notificación electrónica del reporte de estatus.
CORREO ELECTRÓNICO
12.2 Revisa, aprueba o rechaza el reporte de estatus y sólo documenta en el sistema el motivo del rechazo.
REPORTE DE ESTATUS SEMANAL CORREO
ELECTRÓNICO
13. Administrador del Proyecto
13.1 Revisa, valida o rechaza el reporte de estatus y sólo documenta en el sistema el motivo del rechazo.
REPORTE DE ESTATUS SEMANAL CORREO
ELECTRÓNICO
El sistema tomará el avance del proyecto del Cronograma General de Trabajo, y hasta que éste se encuentre al 100% este notifica electrónicamente al líder del proyecto
14. Líder del Proyecto 14.1 Recibe notificación electrónica del cronograma finalizado
CORREO ELECTRÓNICO
14.2 Revisa, aprueba o rechaza el cronograma finalizado y sólo documenta en el sistema el motivo del rechazo.
CRONOGRAMA CORREO
ELECTRÓNICO
15.Administrador del Proyecto
15.1 Revisa, valida o rechaza el cronograma finalizado y sólo documenta en el sistema el motivo del rechazo
CRONOGRAMA CORREO
ELECTRÓNICO
16. Usuario / Líder del Proyecto
16.1 Sube información de entregables al sistema en la sección de EEP (Entregables de Ejecución del Proyecto) – En cualquier fase del proyecto.
ENTREGABLES DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO
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RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO
17. Administrador del Proyecto
17.1 Valida la existencia de los entregables del proyecto.
ENTREGABLES DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
18. Usuario 18.1 Elabora Informe Final del Proyecto (IFP), guarda cambios hasta completar el documento. El SAP comunica electrónicamente al Líder del Proyecto la liberación del mismo para su revisión, adecuación, aprobación o rechazo, según corresponda.
INFORME FINAL DEL PROYECTO
19. Líder del Proyecto 19.1 Recibe notificación electrónica del IFP CORREO ELECTRÓNICO
19.2 Revisa el IFP.
Ver Plan de Calidad
¿Aprueba el IFP?
19.3 No.- Documenta en el sistema el motivo del rechazo (regresa a actividad 18.1)
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS INFORME FINAL DEL PROYECTO
CORREO ELECTRÓNICO
19.4 Si.- Cambia el estatus Aprobado. El SAP comunica electrónicamente al Administrador del Proyecto la liberación del mismo para su validación.
INFORME FINAL DEL PROYECTO
CORREO ELECTRÓNICO
20. Administrador del Proyecto
20.1 Recibe notificación electrónica del IFP
CORREO ELECTRÓNICO
20.2 Revisa el IFP.
Ver Plan de Calidad
¿Valida el IFP?
20.3 No.- Documenta en el sistema el motivo del rechazo (regresa a actividad 19.1)
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
CORREO ELECTRÓNICO
20.4 Si.- Registra en el SAP el cierre del mismo cambiando el estatus (el sistema comunica electrónicamente al Líder del Proyecto y al Usuario).
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
CORREO ELECTRÓNICO INFORME FINAL DEL PROYECTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Correo electrónico
Correo
electrónico
Acta de Constitución del
Proyecto
Correo
electrónico
Correo electrónico
Correo electrónico
VI. DIAGRAMA DE FLUJO.
ENTRADA OPERACIÓN SALIDA
Inicio
2.1 Recibe notificación del ACP
ADMINISTRADOR DEL PROYECTO
LÍDER DE PROYECTO
NO
SI
1
USUARIO
1.1 Elabora Acta de constitución del proyecto
2.2 Revisa el ACP
¿Aprueba el ACP?
2.3 Documenta motivo de rechazo
A
A
2.4 Cambia a estatus Aprobado y establece fecha para PGP
3.1 Recibe notificación del ACP
3.2 Revisa el ACP
NO
SI
¿Aprueba el ACP?
3.3 Documenta motivo de rechazo
B
3.4 Cambia a estatus Aprobado
B
1 2
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CLAVE DEL DOCUMENTO: SGI-PRO-26 TIPO: RESERVADO
FECHA DE EMISIÓN
JULIO, 2009 NIVEL DE REVISIÓN
04
NOMBRE DEL DOCUMENTO: ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE LA ENTIDAD
DN-07 Versión 01
Correo electrónico
Correo
Electrónico
PGP
Correo
electrónico
Correo electrónico
Correo electrónico
ENTRADA OPERACIÓN SALIDA
5.1 Recibe notificación del PGP
ADMINISTRADOR DEL PROYECTO
LÍDER DE PROYECTO
NO
SI
2
USUARIO
4.1 Elabora PGP
5.2 Revisa el PGP
¿Aprueba el PGP?
5.3 Documenta motivo de rechazo
C
C
5.4 Cambia a estatus Aprobado y establece fecha para Cronograma
6.1 Recibe notificación del PGP
6.2 Revisa el PGP
NO
SI
¿Aprueba el PGP?
6.3 Documenta motivo de rechazo
D
6.4 Cambia a estatus Aprobado
D
1
3 4
ÁREA EMISORA: HOJA No. DE
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04
NOMBRE DEL DOCUMENTO: ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE LA ENTIDAD
DN-07 Versión 01
Correo electrónico
Correo
Electrónico
Cronograma
preliminar
Correo
Electrónico
Correo electrónico
Correo electrónico
ENTRADA OPERACIÓN SALIDA
8.1 Recibe notificación del Cronograma
ADMINISTRADOR DEL PROYECTO
LÍDER DE PROYECTO
NO
SI
3
USUARIO / ADMINISTRADOR DEL PROYECTO
7.1 Genera Cronograma preliminar
8.2 Revisa el Cronograma
¿Aprueba Cronograma?
8.3 Documenta motivo de rechazo
E
E
8.4 Cambia a estatus Aprobado
9.1 Recibe notificación del Cronograma
9.2 Revisa Cronograma
NO
SI
¿Aprueba el Cronograma?
9.3 Documenta motivo de rechazo
F
9.4 Cambia a estatus Aprobado
F
2
5 6
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NOMBRE DEL DOCUMENTO: ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE LA ENTIDAD
DN-07 Versión 01
Correo electrónico
Reporte
de estatus
Minuta
Correo
electrónico
Reporte de estatus
Reporte de estatus
Cronograma
ENTRADA OPERACIÓN SALIDA
ADMINISTRADOR DEL PROYECTO
USUARIO
4
USUARIO / LÍDER DE PROYECTO / ADMINISTRADOR
DEL PROYECTO
10.2 Captura minuta (opcional)
12.1 Recibe notificación del Reporte
12.2 Revisa, aprueba o rechaza reporte
3
11.1 Elabora Reporte
LÍDER DE PROYECTO
13.1 Revisa, valida o rechaza reporte
10.1 Actualiza el Cronograma del Proyecto
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FECHA DE EMISIÓN
JULIO, 2009 NIVEL DE REVISIÓN
04
NOMBRE DEL DOCUMENTO: ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE LA ENTIDAD
DN-07 Versión 01
Correo
electrónico
Correo
electrónico
Reporte de estatus
Reporte
de estatus
Entregables
Entregables
Informe Final
ENTRADA OPERACIÓN SALIDA
ADMINISTRADOR DEL PROYECTO
USUARIO / LÍDER DE PROYECTO
5
14.1 Recibe notificación del Cronograma
finalizado
14.2 Revisa, aprueba o rechaza Cronograma
4
LÍDER DE PROYECTO
15.1 Revisa, valida o rechaza Cronograma
16.1 Sube información de entregables
17.1 Valida existencia de entregables
USUARIO
18.1 Elabora Informe Final
G
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CLAVE DEL DOCUMENTO: SGI-PRO-26 TIPO: RESERVADO
FECHA DE EMISIÓN
JULIO, 2009 NIVEL DE REVISIÓN
04
NOMBRE DEL DOCUMENTO: ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE LA ENTIDAD
DN-07 Versión 01
Correo
electrónico
Correo electrónico
Correo
electrónico
Correo
electrónico
Correo electrónico
Informe Final del Proyecto
Informe Final del Proyecto
Informe Final del Proyecto
ENTRADA OPERACIÓN SALIDA
INICIO / FIN PUNTO DE CONTROL
PROCESO / ACTIVIDAD DECISIÓN
DOCUMENTO / REGISTRO
BASE DE DATOS SISTEMA
CONECTOR EN LA MISMA
PÁGINA
CONECTOR EN OTRA PÁGINA
ARCHIVO
FIN
5
19.1 Recibe notificación del IFP
ADMINISTRADOR DEL PROYECTO
LÍDER DE PROYECTO
NO
SI
19.2 Revisa el IFP
¿Aprueba el IFP?
19.3 Documenta motivo de rechazo
G
19.4 Cambia a estatus Aprobado
7
20.1 Recibe notificación del IFP
20.2 Revisa el IFP
NO
SI
¿Valida el IFP?
20.3 Documenta motivo de rechazo
20.4 Registra en el SAP el cierre del mismo cambiando el estatus
H
H
8
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FECHA DE EMISIÓN
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NOMBRE DEL DOCUMENTO: ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE LA ENTIDAD
DN-07 Versión 01
VII. PLAN DE CALIDAD
No
ACTIVIDADES
RESPONSABLE DE LA VERIFICACIÓN
FRECUENCIA DE VERIFICACIÓN
CARACTERÍSTICA A VERIFICAR
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
REGISTRO PLAN DE ACCIÓN ANTE
SITUACIONES NO CONFORMES
1 Revisa el ACP
Líder del proyecto
Cada que el usuario elabora el ACP para aprobación.
ACP elaborada conforme a los lineamientos establecidos y requeridos en el SAP
Que cumpla con de lineamientos determinados para ACP.
Sistema de Administración de Proyectos / ACP
Solicitar al Usuario el cumplimiento de los requisitos determinados para el ACP y en su caso prestar el apoyo necesario para lograr el cumplimiento de los mismos.
2 Revisa el ACP
Administrador del proyecto
Cada que el Líder del proyecto aprueba el ACP.
ACP elaborada conforme a los lineamientos establecidos y requeridos en el SAP
Que cumpla con de lineamientos determinados para ACP.
Sistema de Administración de Proyectos / ACP
Solicitar al Líder del proyecto el cumplimiento de los requisitos determinados para el ACP y en su caso prestar el apoyo necesario para lograr el cumplimiento de los mismos.
3 Revisa el PGP
Líder del proyecto
Cada que el usuario elabora el PGP para aprobación.
PGP elaborado conforme a los lineamientos establecidos y requeridos en el SAP
Que cumpla con de lineamientos determinados para PGP y que en su caso, se identifique la causa raíz del riesgo y acciones a realizar.
Sistema de Administración de Proyectos / PGP
Solicitar al Usuario el cumplimiento de los requisitos determinados para el PGP y en su caso prestar el apoyo necesario para lograr el cumplimiento de los mismos.
4 Revisa el PGP
Administrador del proyecto
Cada que el Líder del proyecto aprueba el PGP.
PGP elaborado conforme a los lineamientos establecidos y requeridos en el SAP
Que cumpla con de lineamientos determinados para el PGP.
Sistema de Administración de Proyectos / PGP
Solicitar al Líder del proyecto el cumplimiento de los requisitos determinados para el PGP y en su caso prestar el apoyo necesario para lograr el cumplimiento de los mismos.
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FECHA DE EMISIÓN
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04
NOMBRE DEL DOCUMENTO: ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE LA ENTIDAD
DN-07 Versión 01
No
ACTIVIDADES
RESPONSABLE DE LA VERIFICACIÓN
FRECUENCIA DE VERIFICACIÓN
CARACTERÍSTICA A VERIFICAR
CRITERIO DE ACEPTACIÓN
REGISTRO PLAN DE ACCIÓN ANTE
SITUACIONES NO CONFORMES
5 Revisa el Cronograma
Líder del proyecto
Cada que el usuario elabora el Cronograma para aprobación.
Cronograma elaborado conforme a los lineamientos establecidos y requeridos en el SAP
Que cumpla con de lineamientos determinados para el Cronograma y se apegue a los tiempos establecidos para el proyecto.
Sistema de Administración de Proyectos / Cronograma
Solicitar al Usuario el cumplimiento de los requisitos determinados para el Cronograma y se apegue a los tiempos determinados para la ejecución y fin del proyecto y en su caso prestar el apoyo necesario para lograr el cumplimiento de los mismos.
6
Revisa el Cronograma
Administrador del proyecto
Cada que el Líder del proyecto aprueba el Cronograma.
Cronograma elaborado conforme a los lineamientos establecidos y requeridos en el SAP
Que cumpla con de lineamientos determinados para el cronograma.
Sistema de Administración de Proyectos / Cronograma
Solicitar al Líder del proyecto el cumplimiento de los requisitos determinados para el Cronograma y en su caso prestar el apoyo necesario para lograr el cumplimiento de los mismos.
7 Revisa el IFP.
Líder del proyecto
Cada que el usuario elabora el Informe Final del Proyecto para aprobación.
IFP elaborado conforme a los lineamientos establecidos y requeridos en el SAP
Que cumpla con de lineamientos determinados para el IFP
Sistema de Administración de Proyectos / Informe Final del Proyecto
Solicitar al Usuario el cumplimiento de los requisitos determinados para el Informe Final del Proyecto y en su caso prestar el apoyo necesario para lograr el cumplimiento de los mismos.
8 Revisa el IFP.
Administrador del proyecto
Cada que el Líder del proyecto aprueba el Informe Final del Proyecto
IFP elaborado conforme a los lineamientos establecidos y requeridos en el SAP
Que cumpla con de lineamientos determinados para el IFP
Sistema de Administración de Proyectos / Informe Final del Proyecto
Solicitar al Líder del proyecto el cumplimiento de los requisitos determinados para el Informe Final del Proyecto y en su caso prestar el apoyo necesario para lograr el cumplimiento de los mismos.
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CLAVE DEL DOCUMENTO: SGI-PRO-26 TIPO: RESERVADO
FECHA DE EMISIÓN
JULIO, 2009 NIVEL DE REVISIÓN
04
NOMBRE DEL DOCUMENTO: ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE LA ENTIDAD
DN-07 Versión 01
VIII. CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA
00 Incorporación del documento a los Sistemas de Gestión de la Calidad y de Seguridad de la Información.
Julio, 2009
01 Se incluyó Referencias Normativas, en Políticas en la fase de inicio y planeación se agregó nueva política respectivamente, se modificaron el Diagrama de actividades y Plan de Calidad.
Febrero 2010
02 Adecuación de todo el documento considerando la operación actual basada en el SAP e inclusión en el apartado de firmas de los Subdirectores Generales, Coordinador Técnico y Jurídico y del Director General.
Febrero, 2011
03 Actualización de responsables de firmar y de la referencias
normativas de ISO/IEC 20000-1:2005 a ISO/IEC 20000-1:2011
Noviembre 2011
04 Se eliminó “Guía de Adhesión” de las Referencias
Normativas.
Enero 2012
IX. GLOSARIO
Acta Constitutiva del Proyecto (ACP).- Documento que define los distintos componentes y elementos que deberán considerarse durante el proceso de inicio del proyecto, algunos sucesos de este proceso ocurren antes de que el proyecto sea registrado para su formal administración, sin embargo, es importante retomarlos, considerarlos y registrarlos para aumentar la eficacia en la administración del mismo, ya que esto tiene un impacto considerable en el cumplimiento del los objetivos y alcance del proyecto, así como del EEP. Estos componentes son detallados y aumentados en el Plan de gestión del proyecto durante la fase de planificación del mismo. Administrador del Proyecto (AP).- Administrador del Proyecto, personal de la GAP designado al seguimiento y control del proyecto. Asesora y coadyuva con el Líder del proyecto en sus funciones. Cliente del proyecto.- Miembro de la Organización que recibe y aprueba el Entregable de la ejecución del proyecto. Cronograma de Control del Proyecto (CCP).- Archivo electrónico en formato Microsoft Project
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FECHA DE EMISIÓN
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04
NOMBRE DEL DOCUMENTO: ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE LA ENTIDAD
DN-07 Versión 01
DAP.- Departamento de Administración de Proyectos de Pronósticos para la Asistencia Pública. Entregable de la Ejecución del Proyecto (EEP).- Producto, resultado o capacidad producida al concluir la fase de ejecución del proyecto, el cual se encuentra sujeto a la aprobación del Patrocinador o cliente del proyecto en cuestión. GAP.- Gerencia de Administración de Proyectos de Pronósticos para la Asistencia Pública. Informe Final del Proyecto (IFP).- Documento que define los distintos componentes y elementos que deberán registrarse al cierre del proyecto. Estos elementos son necesarios para evaluar la realización del proyecto y generar conocimiento hacia la Entidad. Líder del Proyecto (LP).- Personal de la Entidad designado por el Patrocinador para garantizar la eficiencia de los recursos asignados y cumplir con los objetivos, alcane y calidad del Entregable de la ejecución del proyecto (EEP).
Patrocinador del Proyecto.- Miembro de la Organización perteneciente a la Alta o Media Dirección de la Entidad con la autoridad necesaria y suficiente para iniciar o cerrar el proyecto y garantizar los recursos necesario para la realización del mismo. Plan de Gestión del Proyecto (PGP).- Documento que define los distintos componentes y elementos que deberán considerarse durante el proceso de planificación, el cual es constante durante el ciclo de vida del proyecto. Por lo anterior, los elementos contenidos en este plan deberán ser actualizados y controlados durante la administrar del proyecto para aumentar la eficacia y eficiencia en el mismo. Sistema de Administración de Proyectos (SAP).- Portal electrónico ubicando en la Intranet de Pronósticos para la Asistencia Pública empleado en la gestión de los proyectos autorizados y registrados en la Gerencia de Administración de Proyectos. Seguimiento y Control del Proyecto (SCP).- Sección en donde se lleva el control de avance del proyecto, mediante minutas, acuerdos y actualización de los avances significativos.
X. ANEXOS No aplica