CUPRINS

1. RESPONSABILITI........................2

2. DESCRIEREA PROCEDURII 2 2.1. Principii generale privind arhivarea documentelor 2 2.2. Categorii de documente care se arhiveaz.. 4 2.3. Etapele pentru arhivarea documentelor.. 5 2.4. ntocmirea Nomenclatorului Arhivistic 5 2.5. Completarea datelor n Nomenclatorului Arhivistic 5 2.6. Pregtirea i predarea documentelor n arhiv. 5 2.6.1. Eticheta dosarului.. 62.6.2. Fisa de inventar7 2.6.3. Proces verbal de predare-primire a documentelor Ia Arhiv..7 2.6.4. Registrul de eviden a documentelor intrate n Arhiv.8 2.6.5. Reguli privind preluarea, nregistrarea i pstrarea documentelor Ia9Arhiv

2.6.6. Reguli privind accesarea documentelor din Arhiv... 11 2.6.7. Reguli privind scoaterea documentelor din Arhiv.. 143. RESPONSABILITI...16 4. NREGISTRRI.16 5. ANEXE17

1.RESPONSABILITI

Responsabilii pentru arhivare sunt ofierii de proiect din cadrul compartimentelor implicate n implementareaProiectului:

a. efectueaza pregtirea, verificarea incopcierea/spiralarea documentelor n bibliorafturi sau dosare;b. ntocmete opisul fiecrui dosar;

c. completeaz i ataeaz etichetele specifice;

d. asigur controlul accesului sau punerea la dispoziie a documentelor (la cerere); e. ntocmete lista inventar predare documente arhiv;f. transmite dosarele spre arhivare.

Responsabilul cu arhivarea la nivelul ntregului proiect:

a. verifica dosarele transmise spre arhivare; b. ntocmete confirmarea de arhivare;c. asigur condiiile de pstrare i organizare a arhivei; asigur condiiile generale de securitate ale spaiilor respective;d. asigur revizuirea procedurii de arhivare, atunci cnd este cazul.

Persoan responsabil cu arhivarea documentelor este desemnat de conductorul unitii.

2.DESCRIEREA PROCEDURII

2.1. Principii generale privind arhivarea documentelor

Arhivarea se face, in conformitate cu prevederile legale, cu respectarea urmatoarelor

reguli generale:

- documentele se grupeaz n dosare pe aceleai tipuri de operaiuni; toate trebuie s fie numerotate i nuruite;- gruparea documentelor n dosare se face cronologic i sistematic, pe urmtoarele categorii:- Dosar pentru documente ce dovedesc execuia contractelor de lucrri, servicii, bunuri (cuprinde situaii de lucrri, certificate interimare de plat ale inginerului, facturi - copii, avize, scrisori de garanie bancare pentru buna execuie i restituirea avansului, procese verbale de custodie, alte documente ce privesc realizarea lucrrilor de investiii); Se va deschide pentru fiecare contract cte un dosar;- Dosar pentru Registrul Activelor n curs de execuie i Registrul cu activele recepionate (documente ce dovedesc realizarea investiiilor pe contracte, surse de finanare, lucrri: Jurnal-Carte Mare a contului 231; Procese verbale de recepie pentru bunurile achiziionate pe contract sau proiect; Procese verbale

de recepie la terminarea lucrrilor; Procese verbale de recepie definitiv; Liste de inventariere);- Dosar cu documentele ce privesc evidena prefinantrii (ncasarea, utilizarea, restituirea);- Dosar cu documentele ce privesc cererile de rambursare a cheltuielilor eligibile; - Dosar cu documentele privindcreditul: trageri, dobnzi, comisioane,rambursri;

- Dosar cu documente ce privesc cheltuielile neeligibile (documentele se vor clasa pe contracte i lucrrideinvestiii);- Dosar privind documentele de plat (facturi in original, ordine de plat, extrase de cont, certificate interimare de plat ale inginerului);- Dosar jumal -cartea mare pentru operaiuni contabile nsoite de notele ntocmite pentru balanaconsolidataS.C. ECOAQUA SA;- DosarcubalaneledeverificarelunarepentruproiectPOS-Mediu;

- Evidena documentelor de arhiva se tine cu ajutorul unui registru de eviden curent, n care sunt inute evidenele dosarelor i documentelor financiar-contabile intrate n arhiv, precum i micarea acestora n decursul timpului;- Documentele vor fi arhivate n urmtoarele forme:

originale;

fotocopii ale documentelor;

versiuni electronice ale documentelor originale;

Dosarele cu documentele justificative se numeroteaz, se nuruiesc i se pstreaz pn la finalizarea Proiectului, iar apoi se predau la arhiva unitii.Termenuldepstrarealdocumentelorcestaulabazanregistrrilor financiar-contabile a documentelor contabile este de 10 ani.Statele de plat se pstreaz 50 de ani.

Dupa expirarea perioadei de 5 ani de la finalizarea proiectului documentele financiar-contabile se depun la arhiva unitii care va proceda conform procedurilor de arhivare la nivel de unitate.Dosarele se depun la compartimentul de arhiv al unitii pe baz de inventare i proces verbal de predate-primiteadocumentelor.

2.2. Categorii de documente care se arhiveaz

- documentele referitoare la solicitarea finanrii Proiectului in cadrul POS Mediu i la

aprobarea acesteia de ctre AM (cerere de prefinanare, cerere de rambursare, anexele la acestea, contractulde finanare);

- documentele referitoare la procedurile de achiziie public derulate n cadrul Proiectului, care constituie baza legal pentru efectuarea plilor i pentru Cererile de Rambursare a cheltuielilor eligibile;

- documente referitoare la implementarea proiectului, la verificrile fizice efectuate, la fiecare obiectiv in parte;

- facturi i documente cu valoare probatorie sirnilar, documente justificative pentru aceste facturi, liste de verificare, documente de plat;

- cererea de prefinanare, cererile de rambursare a cheltuielilor, rapoartele de progres;

- rapoartele de audit i control ntocmite ca urmare a misiunilor de control efectuate de structuri interne sau exteme de audit i control;

- documente contabile, note de contabilitate, Registrul activelor n curs, Registrele de contabilitate, balane de verificare, situaii financiare, conform prevederilor legale;

- Altele.

2.3. Etapele pentru arhivarea documentelor

- ntocmirea Nomenclatorului Arhivistic;

- pregtirea ipredarea n arhiva ctre UIP adocumentelor;

- reguli privind preluarea, nregistrarea i pstrarea documentelor n Arhiv;

- reguli privind accesarea documentelor dinArhiv;

- reguli privind scoaterea (seleionarea) documentelor din Arhiv.

2.4.ntocmirea Nomencatorului Arhivistic

Nomenclatorul documentelor care se arhiveaza - Nomenclatorul Arhivistic (Anexa

nr.1) cuprinde toate documentele i dosarele care se arhiveaz, responsabilitile i perioadele de arhivare. Nomenclatoarele se ntocmesc de ctre serviciile din cadrul UIP.

2.5. Completarea datelor n Nomenclatorului Arhivistic

Documentele care trebuie arhivate in Nomenclatorul arhivistic se completeaz

conform Anexei nr.1, astfel:

- Tipul documentului - reprezint dosarele constituite pe diferite categorii de activiti; - Motivatia arhivrii - se completeaz motivaia;- Serviciul care trimite dosarul spre arhivare;

- Serviciul i persoana care decid arhivarea -se completeaz compartimentul/ serviciul de unde provinedocumentul ifunciapersoaneicaredecidearhivarea;- Compartimentul i persoana care preda -se completeaz cu funcia i persoana care pred documentul la arhiva;- Perioada minimade arhivare - se completeaz conform reglementrilor UE i/sau naionale;- Alteprecizri - secompleteazcuConfidenialsauNeconfidenial.

2.6. Pregtirea i predarea documentelor n arhiv

n vederea predrii la arhiv a documentelor UIP se vor crea Dosarele Proiectelor i n acest scop se vor efectua urmatoarele operaiuni:- documentele cuprinse n dosare se ordoneaz cronologic i tematic; - se ndeprteaz acele, agrafele, clemele metalice i filele nescrise;- documentele din fiecare dosar se aeaz n dosare din PVC, astfel nct s se asigure integritatea lor;

- pe coperta dosarului se ataeaz o etichet care va conine date referitoare la coninutul acestuia;

2.6.1. Eticheta dosarului

Datele deidentificare ale Proiectului (codul SMIS i denumirea);

Numarul de ordine n cadrul proiectului al documentului din Nomenclatorul care se arhiveaz n ordinea n care a fost emis/depus (ex:1 pt. Cererea de Plat pentru acordarea Prefinanrii I 2,3 pt. Cererea de Rambursare, stabilit n ordinea depunerii de ctre solicitani);

Initialele documentului arhivat;

Data arhivrii i numrul registrului deintrri;

Fileledosaruluisaualevolumelor senumeroteaz ncoluldindreapta sus;

Fiecare dosar trebuie s aib OPIS, att naintea primei pagini a acestuia, care, trebuies conin numele dosarului precum i specificarea: Prezentul dosar conine...file" (n cifre i n paranteze n litere);

Precizarea se face sub semntura persoanelor cu responsabiliti -persoana care pred dosarul i arhivarul;

n arhiv, documentele se ordoneaz pe ani, servicii/compartimente

emitente, termene de pstrare i n ordinea inventarelor. Pentru documentele cu termen de pstrare permanent se asigur un loc separat de celelalte documente pentru arhivare. Registrele i alte materiale preconstituite se trec n registru i n inventar dup dosare;

Predarea dosarelor la arhiv se face pe baza Fiei de inventar pentru documentele care se pstreaz permanent (Anexa nr.4) i a Procesului verbal de predare -primire a documentelor la arhiv ( Anexa nr. 5). Fiele de inventar i Procesele verbale de predare - primire se ntocmesc n 2 exemplare, unul rmnnd la arhivar, cellalt exemplar fiind pstrat de ctre serviciul/ compartimentul care a efectuat predarea (Anexa nr.8 -Fluxul documentelor ntocmite n cadrulprocesului dearhivare).

2.6.2. Fia de inventar

Fia de inventar se completeaz, conform Anexei 4, astfel:

Se completeaz serviciul/ compartimentul UIP de la care provin

documentele;

Se completeaz tabelul Fiei de Inventar pentru fiecare dosar n parte, specificndu-se: Numrul de nregistrare al dosarului n arhiv, Coninutul pe scurt al dosarului, numrul de file ale dosarului i anumite observaii, dac este cazul; Se completeaz n continuare numrul total de file i de dosare din cadrul inventarului; Se completeaz csuele care specic dac la preluare nu au lipsit sau au lipsit dosare i care anume; Persoana care preda documentele ii completeaz numele i prenumele, poziia, data predrii i semneaz; Persoanacare primetedocumentele i completeaznumele i prenumele, poziia, data primirii i semneaza; Inventarul se ntocmete n 2 exemplare, unul pentruarhiv i unul pentru serviciul/compartimentul care pred documentele; n rubrica Observaii" se va meniona, de asemenea, Confidential", dac estecazul.

2.6.3. Proces verbal de predare-primire a documentelor Ia Arhiv

Procesul verbal de predare-prirnireadocumentelorlaArhivase

completeaza, conform Anexei 5, astfel:

Se completeaz numrul de nregistrare i data nregistrrii;

Angajatul care pred, completeaz mpreuna cu arhivarul informaiile privind data predrii, numele i compartimentele persoanelor implicate n transferul documentelor, numrul de dosare i perioada n care au fost create; n cazul informaiilor confideniale se completeaz i numele persoanelor care au acces la documente; Se completeaza numrul de pagini dactilografiate conform inventarelor anexate; Persoana care pred i completeaz numele i prenumele, poziia i data predrii, dup care semneaz; Persoana care primete i completeaz numele i prenumele, poziia i data primirii, dup care semneaz; Procesul verbal de predare -primire seintocmete n 2 exemplare, unul pentru

arhiv i unul pentru compartimentul/serviciul carepred documentele. Arhivarul va prelua documentele pe baza Fiei de inventar pentru documentelecare se pstreaz permanent (Anexa nr.4) i a procesului verbal de predare-primire (Anexa nr.5) i va nregistra toate datele necesare n Registrul de eviden a documentelor intrate n arhiv (Anexa nr. 2), dup care va completa i ataa eticheta corespunztoare fiecrui dosar.

2.6.4. Registrul de eviden a documentelor intrate n arhiva

Registrul de eviden a documentelor intraten arhiv secompleteaz, conform Anexei 2,astfel:

Secompleteaz prima coloan cu numrul i codul documentului preluat;

Se completeaz coloana a doua cu denumirea documentului primit;

Se completeaz coloana a treia cu numele beneficiarului;

Se bifeaz coloana a patra pentru caracter confidenial;

Secompleteaz coloana a cincia cu numrul depagini aledocumentului;

Se completeaz coloana a asea cu data depredare;

Se completeaz coloana a aptea cu direcia i persoana care au predat;

Se completeaz coloana a opta cu durata de pstrare;

n coloana a noua se semneaz persoana care a predat;

n coloana a zecea semneaz persoana careaprimit.

Documentele confideniale vor fi marcate Confidenial" de ctre autorul

acestora sau de ctre angajatul din compartimentul/ serviciul care efectueaz predarea ctre arhiv.

De asemenea, n cazul acestor documente se va scrie Confidenial" att pe prima

pagin ct i pe procesul verbal de predare -primire (Anexa nr.5) i sevor preciza persoanele i funciile al cror acces este permis la documente. Chiar i accesul acestor persoane la documentele confideniale seva facepe baz de solicitare scrisctre eful UIP inumai dup aprobareaacestuia.

2.6.5. Reguli privind preluarea, nregistrarea i pstrarea documentelor Ia Arhiv

a) Inregistrarea documentelor

Documentele sunt nregistrate n ordinea cronologic a predarii lor ctre arhiv i succesiv. nregistrarea se va face n baza numrului de nregistrare care se va completa n cadrul Registrului de eviden a documentelor intrate n arhiv (Anexa nr.2) i care se va inscripiona i pe etichet care se aplic pe documentele ctre arhivar, dup ce sunt predate de fiecare serviciu/compartiment al UIP.

b) Durata de pstrare n arhiva UIP

Toate documentele legate de proiecte sunt pstrate minim 5 ani de la data terminrii proiectului, cu excepia urmatoarelor situaii:- Pentru operaiunile supuse unei proceduri de contencios;

- Pentru dosarele de recuperate a sumelor, n cazul procedurilor mpotriva agenilor economici n situaiedelichidare a conturilor;- Cazuri n care perioada de pstrare la arhiv a documentelor acestor proiecte se prelungete pn la ncheierea operaiilor respective;- Durata de pstrare a documentelor care se arhiveaz este specificat, pentru fiecare document, n Anexanr.1 - Nomenclatorularhivistic.Dac termenul de pstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine n momentul predrii sale n arhiv, se menioneaz n registrul de arhiv TI " (Termen Incert). La expirarea termenului prevzut de pstrare, lista acestor documente se prezint Managerului deproiect, careva lua o decizie definitiv.

Documentele curente ale fiecirui compartiment din cadrul UIP (ex. Corespondena) se arhiveaz o data pe an sau ori de cte ori este necesar. Arhivarea acestora se efectueaza n baza Fiei de inventar pentru documentele care se pstreaza permanent (Anexa nr.4) i a procesului verbal de predare - primire (Anexa nr.5).Arhivarul completeaz Registrul de eviden a documentelor intrate n arhiv (Anexa nr.2). Toat corespondena care intr i iese din Secretariatul UIP va fi ulterior arhivat. Astfel va ficentraliza ntreaga corespondenta aUIP,respectndu-se procedurile dearhivare.

c) Modul de pstrare a documentelor n arhiv

n arhiva UIP se pstreaza documentele n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii i sustragerii. Documentele se pstreaza ntr-o ncpere special amenajat n acest scop, cu asigurarea condiiilor de rezisten, igien, temperatur

i umiditate. Nu pot fi folosite drept spaiu pentru arhiv ncperi cu igrasie expuse pericolului de infiltraie, inundaie, incendiu, explozie, etc. Ferestrele depozitelor trebuie asigurate cu gratii mpotriva furtului, iar in interiorul ncperilor se asigur o temperatura de 14 -18 grade Celsius i o umiditate de 60-65%. Depozitele se doteaza cu dulapuri prevzute cu sisteme durabile de nchidere. Se interzice pstrarea n incinta arhivelor a obiectelor strine de arhiv. Pentru protejarea mpotriva degradrii, documentele se introduc in mijloace de protecie in funcie de natura lor (dosare, cartoane, mape, cutii, plicuri, etc.). Documentele se aeaza n aa fel nct s fie vizibil eticheta fiecrui biblioraft sau dosar. nlturarea agenilor duntori se face prin desprfuire, curare mecani, dezinsecie i deratizare. Dezinsecia i deratizarea se face cel puin o dat la 6 luni, iar desprfuirea general cel puin o dat la 2 ani.Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis, a radiatoarelor, reourilor,fumatuluinincintadepozitului,precumiutilizareacomutatoarelor, ntreruptoarelor, prizelor sau a altor instalaii electrice defecte. Msuri similare se vor lua i n cazul ncperilor din vecintatea arhivei. ncperea arhivei ca i ncperile din vecinatatea acesteia trebuie s fie prevzute cu stingtoare de incendiu i se vor asigura toate condiiile legale n vederea interveniilor pentru stingerea incendiilor.

2.6.6. Reguli privind accesarea documentelor din Arhiv

Accesul la documentele aflate n arhiv se realizeaz pe baza unei solicitri scrise ctre Directorul Unitii / efului UIP i numai dup aprobarea primit de la acesta. Solicitarea va preciza n mod clar motivul consultrii documentului din arhiv. Consultarea trebuie s se fac numai n interes de serviciu i nu n scopuri personale.Pentru scoaterea documentelor neconfideniale, solicitantul completeaz o Cerere de eliberare a documentelor neconfideniale din arhiv ( Anexa nr.6) prin care obine mai nti aprobarea din partea efului UIP. Acesta se adreseaza persoanei care ndeplinete funcia de arhivar (secretarul proiectului) care completeaz Registrul de eviden a documentelor ieite din arhiv ( Anexa nr.3).

a) Completarea Registrului de eviden a documentelor ieite din arhiv

Registrului de evidenta a documentelor ieite din arhiv pentru consultare se

completeaz conform anexei nr. 3astfel:

Se completeaz prima coloan cu numarul i codul documentului preluat; Se completeaz coloana a doua cu denumirea documentului predat; Secompleteaz coloana atreiapentru documentele cucaracter confidenial; Se completeaz coloana a patra cu numrul depagini aledocumentului; Se completeaz coloana a cincia cu data de predare a documentului ctre solicitant; Se completeaz coloana a asea cu serviciul/compartimentul i persoana care a solicitat documentul; n coloana a aptea semneaz persoana care a solicitat; n coloana a opta semneaz persoana care a predat; Se completeaza coloana a noua cu data de returnare a documentului ctre arhivar; n coloana a zecea semneaz arhivarul la intoarcerea documentului n arhiv.

b) Completarea Cererii de eliberare a documentelor neconfideniale din Arhiv

Cererea de eliberare a documentelor neconfideniale din arhiv se completeaz, conform Anexei nr. 6 astfel: Se completeaz numrul de nregistrare i data nregistrrii;

Angajatulcaresolicitadocumenteleiicompleteaznumele, compartimentul din care provine, scopul pentru care solicit documentele, durata de consultare a documentelor i insereaz documentele pentru care solicit documentele, durata de consultare a documentelor i insereaz documentele pentru care declar c nu sunt confideniale; Persoana care intocmete cererea i completeaz numele i prenumele, poziia i data, dup care semneaz; Persoana care verific cererea i completeaz numele i prenumele, poziia i data, dup care semneaz; Persoana care avizeaz cererea i completeaz numele i prenumele, poziia i data, dup care semneaz; Directorul Unitii/eful UIP care aprob cererea i completeaz numele i

prenumele, dup care semneaz.

Documentele confideniale pot fi consultate de ctre personalul UIP prin

prezentarea la arhivar cu Cererea de eliberare a documentelor confideniale din arhiv (Anexa nr. 7) aprobat de ctre managerul de proiect UIP. Arhivarul completeaz Registrul de eviden a documentelor ieite din arhiv (Anexa nr. 3).

c) Completarea Cererii de eliberare a documentelor confideniale din Arhiv

Cerere de eliberare a documentelor confideniale din arhiv se completeaz, conform Anexei nr.7, astfel: Se completeaz numarul de nregistrare i data nregistrrii;

Angajatul care solicit documentele ii completeaz numele, compartimentul din care provine, scopul pentru care solicit documentele, durata de consultare a documentelor i specific documentele pentru care declar csunt confideniale; Persoana care ntocmete cererea i completeaz numele i prenumele, poziia i data, dup care semneaz; Directorul Unitii/eful UIP care aproba cererea i completeaz numele i prenumele, dup care semneaz; n cadrul solicitrii de consultare a documentelor confideniale, solicitantul se oblig s pstreze confidenialitatea informaiilor coninute n cadrul documentului respectiv.

d) Regulile administrative pentru accesul la documentele depuse Ia Arhiv

Regulile administrative pentru accesul la documentele depuse la arhiv sunt urmtoarele: Documentele pot fi mprumutate din arhiv, pentru o consultare curent, pe perioad limitat de timp de maxim 3 zile lucrtoare, perioad care, n cazul unui control exercitat de ctre organismele naionalei ale Comisiei Europene se extinde pe toat durata controlului; Fiecare Cerere de eliberare a documentelor confideniale Ineconfideniale din arhiv (Anexa nr.7I6) este nregistrata n - Registrul de eviden a documentelor ieite dinarhiv (Anexa nr. 3);

Accesul la documentele UIP din arhiv este permis urmtoarelor persoane:

Personalul UIP i conducerii S.C.ECOAQUA S.A.

Reprezentanii OIPOS Mediu Bucureti;

Reprezentanii Autoritii de Certificare i Plata;

Experi autorizai sau reprezentani aiComisiei Europene;

Membrii Comitetului deMonitorizare;

Reprezentanii Autoritii de Audit, ai Auditului Intern i ai altor entiti care sunt abilitatesefectuezemisiunideverificare i control;

Toate documentele prevzute n Anexa nr. 1 se depun la depozitul arhivei pe baza de Fi de inventar pentru documentele care se pstreaz permanent (Anexa nr. 4) i Proces verbal de predare-primire(Anexanr.5); Arhivarul va da originalele doar celor care au drept de acces la arhiv pentru a face copii ale acestora i pentru a le retuma n maxim 3 zile lucrtoare. Se face excepie de la aceste reguli doar n cazul controalelor de lung durat (de la diverse uniti ale Comisiei Europene sau ale autoritilor naionale) i care necesit consultarea unui volum foarte mare de documente, caz n care se vor da spre analiz originalele care vor putea fi pstrate de ctre controlori pe toat duratacontrolului; n cazul controalelor anunate, naionale i de la Comisia European, eful UIP va desemna reprezentanii serviciilor/compartimentelor UIP (care se vor ocupa de documentele specifice acestora) care vor fi responsabili pentru scoaterea documentelor necesare de la arhiv i pentru punerea acestora la dispoziia organismelor de control pe toat durata controlului.

2.6.7. Reguli privind scoaterea documentelor din Arhiv

Dup expirarea perioadei stabilite pentru fiecare document, se trece la scoaterea

acestora dinarhiv. n acest sens,n cadrul S.C.ECOAQUA S.A. trebuie sexiste ocomisie de selecionare, numit de Directorul General al S.C. ECOAQUA S.A., comisie care trebuie s fie format din:preedinte, secretar i un numr impar de membrii numii din rndul specialitilor proprii, de regul personal de conducere.

Scopul acestei comisii este de a analiza n parte fiecare categorie de documente predate la arhiv i a stabili situaia lor, iar analizarea ar trebui fcut ori de dte ori este nevoie pe parcursul anului.Hotrrea luat se consemneaz ntr-un Proces verbal de selecionare a documentelor nefolositoare din arhiv ( Anexa nr.9).

a) Procesul verbal de selecionare a documentelor din arhiv

Procesul verbal se completeaz, conform Anexei nr. 9, astfel:

Secompleteaz numrul denregistrare idata inregistrrii; Sebifeaz caseta corespunztoare nivelului dearhivare UIP; Se completeaz numrul deciziei i data de numire a Comisiei de Selecionare, datele edinelor i anii extremi.Preedintele Comisiei de Selecionare i completeaz numele i prenumele, dupa care semneaz. Membrii Comisiei de Selecionare i completeaz numele i prenumele, dupa care semneaz. Secretarul Comisiei de Selecionare i completeaz numele i prenumele, dup care semneaz.

Observatii.

Este obligatorie amenajarea unui spaiu special destinat acestui scop. Spaiul destinat arhivrii este amenajat astfel nct s asigure pstrarea n bune condiii a documentelor, s se evite distrugerea intenionat/ accidental sau sustragerea neautorizat a acestora.Este responsabilitatea UIP s informeze AM cu privire la locul arhivrii documentelor, la nceputul implementarii proiectului i ori de cte ori se produc modificri.

3.RESPONSABILITI

Responsabil Arhivare (arhivar)- Secretar:

- are obligaia s asigure datarea corecta i pstrarea tuturor documentelor financiare;

- are obligaia s pstreze i s furnizeze AM i/sau OI toate documentele care privesc implementarea financiar aproiectului, ntocmite deorganele decontrolabilitate;- asigur confidenialitatea documentelor;

- snregistreze isadatezetoatedocumentelecareaulegaturcuproiectul;

- are obligaia s pstreze toate documentele referitoare la implementarea Proiectului, (Acestea trebuie sa fie uor accesibile, iar arhivarea lor s permit verificarea i auditarea lor);- are obligatia s asigure datarea corect ipstrarea tuturor documentelor;

- are obligatia s pastreze i s furnizeze AM iI sau OI toate documentele referitoare i care privesc implementarea financiar a proiectului, ntocmite de organele de control abilitate.

4.NREGISTRRI

Nr. crt

nregistrarea

Suportul

Completeaza

Locul depastrare

Durata

1.

Nomenclatorul arhivistic

Hrtie

Personal UIP

Arhiva UIP

Ani

2.

Registru de eviden a documentelor intrate in arhiv

Hrtie

Personal UIP

Arhiva UIP

Ani

3.

Registru deeviden a documentelor ieite din arhiv Fia de inventor

Hrtie

Personal UIP

Arhiva UIP

Ani

4.

Hrtie

Personal UIP

Arhiva UIP

Ani

5.

Procesverbaldepredare-primire a documentelor la arhivCerere de eliberare a documentelor neconfideniale din arhivCerere de eliberare adocumentelor confideiale din arhivFluxul documentelor ntocmite n cadrul procesului de arhivareProces verbal de selecionare a documentelor nefolositoare dinarhiv

Hrtie

Hrtie

Hrtie

Hrtie

Hrtie

Personal UIP

Personal UIP

Arhiva UIP

Arhiva UIP

Ani

Ani

6.

7.

8.

Personal UIP

Arhiva UIP

Ani

PersonalUIP

Personal UIP

Arhiva UIP

Arhiva UIP

Ani

Ani

9.

5. ANEXE

Anexa nr.1-Nomenclatorul arhivistic,UIP-01;

Anexa nr.2-Registru de eviden a documentelor intrate n arhiv, UIP-02;

Anexa nr.3-Registru de eviden a documentelor ieite din arhiv, UIP-03;

Anexa nr.4-Fia de inventor,UIP-04;

Anexa nr.5-Proces verbal de predare-primire a documentelor la arhiv, UIP-05;

Anexa nr.6-Cerere de eliberare a documentelor neconfideniale din arhiv, UIP-06;

Anexa nr.7-Cerere de eliberare a documentelor confideniale din arhiva, UIP-07;

Anexa nr.8-Fluxul documentelor ntocmite n cadrul procesului de arhivare, UIP-08; Anexa nr.9-Proces verbal de selecionare a documentelor nefolositoare din arhiv, UIP-09.Anexa nr.10- Pista de audit, UIP-10