arkivets rolle og erfaringer med bergen kommunes løsning for … · samarbeid mellom byarkiv og...

Arkivets rolle og erfaringer med Bergen kommunes løsning for digital kommunikasjon med innbyggerne

Av ei som er fra Ålesund:

Karin Gjelsten

Fagsjef for moderne arkiv

Bergen Byarkiv

DIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 2

DIGITAL KOMMUNIKASJON

MED INNBYGGERNE

3


MED INNBYGGERNE

4


MED INNBYGGERNE

5


MED INNBYGGERNE

6


40 år etter:


MED INNBYGGERNE

8


MED INNBYGGERNE

9

• Bergen

• Bergen Byarkiv

• Elektroniske arkiv

• Digital kommunikasjon

• Digital kommunikasjon med innbyggerne



MED INNBYGGERNE

11


MED INNBYGGERNE

12

Utfordring:•Kjapp kommunikasjon med innbyggerne via Bergen kommunes portalløsning.

•Dokumenter kommer inn i fagsystem:

-feilmeldinger (vei, vann, kloakk)

-leie av kano på byfjellene

•Du kan også chatte med kommunen

•Du kan også kommunisere med kommunen på facebook


Arkivets utfordring:

• Dokumentfangst

• Bergen kommune - en stor organisasjon

• Mange samarbeidspartnere: byrådsavdelinger, fagetater, IKT avdeling og arkiv


MED INNBYGGERNE

14

Mål:

- å få saksdokumentene tilgjengeliggjort via

sak-/arkivsystemet


MED INNBYGGERNE

15


MED INNBYGGERNE

16

Digital kommunikasjon –prosjekter der byarkivet er involvert:

• Byggesaksprosjektet

• Offentlig journal på nett

• Formidlingsprosjekter internett:

– Wikipedia

– Facebook

– oVe

– Bergen byleksikon

• Innsynsløsningen

• SvarUtDIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 17

Byggesaksprosjektet:

• Oppstart våren 2009

• Digitalisering av Bergen kommunes byggesaker i perioden 1899 – 2005

• Totalt ca. 190 000 saker

• 1200 hyllemeter

• Den 11. april 2013: 165 000 saker ferdig

• Plan: Sluttføring i løpet av sommeren 2013

• Lansering og markeringDIGITAL KOMMUNIKASJON MED INNBYGGERNE 18


MED INNBYGGERNE

19

Innsynsløsningen:

• En applikasjon i kommunens intranett for søk og innsyn i data fra avsluttete kommunale datasystemer.

• Foreløpig internt i kommunen.

• Tilgangsstyrt gjennom påloggingen.

• Deler av Innsynsløsningen skal også kunne legges åpent ut på nettet.


Informasjon om:

• Lønn- og personalsystem: 1986 - 2010

(ansiennitets- og pensjonsberegning)

• Inakassosystem 1995 - 2009

• Byggesaker 1981 - 1998

• Elevsystem 1988 – 2003

• Saksindeksen – formannskapssaker og andre kommunale saker 1978 - 1997


Informasjon på «sikker sone»:

• Helsesystemer (medisinsk dokumentasjon fra legevakt, bedriftshelsetjeneste, smittevern, pleie og omsorg)

• Barnevern

• Sosialtjeneste


Statistikk:

• 85 moduler totalt, inklusiv 20 helsemoduler

• I 2012 foretok 165 brukere 135 183 oppslag for å hente informasjon

• Flest søk i byggesaker i 2012

• Lønn og personal også mye brukt



MED INNBYGGERNE

24


MED INNBYGGERNE

25


MED INNBYGGERNE

26


MED INNBYGGERNE

27

Felles for byggesaksprosjektet og Innsynsløsningen:

• Byarkivet har hatt ansvar for prosjektering og gjennomføring

• Leverandør av:

• Innhold

• Kvalitetssikring i alle ledd

• Ansvar for langtidslagring -sikringsmagasin


SvarUt:

• Elektronisk utsending av dokumenter fra kommunen

• KS – prosjekt

• Nasjonal standard for utsending av dokumenter

• Koblet til sak-/arkivsystemet

• Brev fra kommunen sendes til din digitale postkasse


SvarUt:

• Du får sms eller e-post om at kommunen har sendt brev til deg

• Hvis du ikke åpner brevet i den digitale postkassen (via Altinn) – får du vanlig papirbrev i posten

• Raskere svar til innbyggerne

• Kommunen sparer porto


Utfordrende!

• IKT-Konsern er Bergen kommunes representanter i prosjektet

• Arkivtjenesten blir involvert, må følge opp/kvalitetssikre i sak-/arkivsystemet

• Viktig at arkivledelsen er orientert og kjenner rutinene - som går utover ordinære, daglige arkivrutiner



MED INNBYGGERNE

32

Vinn – vinn situasjon:

• SvarUt forutsetter fullelektroniske arkiv

• SvarUt satte fortgang i prosjektet «fullelektroniske arkiv i Bergen kommune»

• SvarUt er en komponent som er integrert med sak-/arkivsystemet

• SvarUt satte fortgang prosesser med integrasjon av fagsystemer med sak-/arkivsystemet i Bergen kommune


Samarbeid mellom byarkiv og IKT:

• Nytte, glede, utvikling og effektivitet

• Grenseoppganger mellom arkiv og IKT må avklares

• Dialog – samhandling og framdrift på alle områder

• Gode samarbeidsprosjekt i Bergen kommune: «Fullelektronisk arkiv», Skolesektor og Kemner


Digital kommunikasjon med innbyggerne handler om:

• Utsikt

• Innsikt

• Samarbeid innad i organisasjonen

– Fagavdelinger

– IKT avdeling

– Arkivtjeneste


arkivets rolle og erfaringer med bergen kommunes løsning for … · samarbeid mellom byarkiv og...

Documents