ARQUIVO E DOCUMENTAO

1. CONCEITO DE DOCUMENTAO

Documento toda informao registrada em suporte material, suscetvel de ser utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenmenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada poca ou lugar.

Documentos de arquivo so todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informao. Formam um conjunto orgnico, refletindo as atividades e se vinculam expressando os atos de seus produtores pelos quais so produzidos, determinando a sua condio de documento de arquivo e no a natureza do suporte ou formato.Os documentos de um arquivo apresentam caractersticas, contedo e formas diferentes; so classificados em dois grupos:

1.1 Quanto ao gneroOs documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representao nos diferentes suportes:-textuais: so os documentos manuscritos,datilografados/digitados ou impressos;

-cartogrficos: so os documentos em formatos e dimenses variveis, contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia.

-Iconogrficos: so os documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ou no, contendo imagens estticas.

-Filmogrficos: so os documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de iamgem (types), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento.

-Sonoros: so os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registros fotogrficos.

-Microgrficos: so os documentos em suporte flmico resultante da microreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas.

-Informticos: so os documentos produzidos, tratados earmazenados em computador.

1.2 Quanto natureza do assuntoQuando se considera a natureza do assunto tratado em um documento, pode ser:a)Ostensivo

b)Sigiloso: (ultra-secreto,Secreto, Confidencial e Reservado)

2. ARQUIVO

2.1 - CONCEITO DE ARQUIVOUma viso moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, ex-

arquivista dos Estados Unidos: Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.

Segundo a Lei n 8159, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos,instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

2.2 - FINALIDADES DOS ARQUIVOS

-Servir administrao, constituindo-se, conseqentemente, em base do conhecimento da Histria.2.3 FUNO

-Guarda e conservao dos documentos, visando a sua utilizao.

2.4 IMPORTNCIAS DO ARQUIVO

Os homens quando passaram a um estgio de vida social mais organizados compreenderam o valor dos documentos e comearam a reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resumo de suas atividades polticas, sociais, econmicas,religiosas e at mesmo em suas vidas particulares.

Assim surgiram os arquivos destinados no s guarda dos tesouros culturais da poca, mas tambm com a finalidade de proteger a integridade dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimnios, bem como daqueles que contavam a histria de sua grandeza.

Em uma empresa, as informaes existentes devem estar devidamente organizadas e, ao mesmo tempo, estabelecer critrios de prioridade quanto a sua manipulao para decidir o que fazer no momento exato. Tudo isso s pode acontecer se existir um arquivo, seja ele convencional, microgrfico ou automatizado, com objetivo de fornecer informaes vitais para a manuteno das necessidades empresariais ou de quaisquer outras.

2.5 TIPOS DE ARQUIVAMENTO

A posio em que so dispostos fichas e documentos, e no a formados mveis, distinguir os tipos de arquivamento. So eles: Horizontal e Vertical.

Horizontal os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso , desaconselhvel nos arquivos correntes, uma vez que para se consultar qualquer documentos necessrio retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localizao da informao.

Vertical os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas.

Receber os documento

Organizar os

Preservar os

Disponibilizar os documentos

Atividades Especificas dos

3. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOSOs arquivos so classificados em quatro grupos assim especificados:

3.1 - Quanto extenso de sua atuao

3.2 - Quanto natureza dos documentos

3.3 - Quanto entidade mantenedora

Considerando a natureza da entidade mantenedora, classifica-se em:

3.4- Quanto ao estgio de evoluo

4. ADMINISTRAO E ORGANIZAO DE ARQUIVOSCORRENTES

Para administrar arquivos correntes necessria a utilizao de uma metodologia para o fim de CONTROLAR a criao, o uso, a manuteno, a guarda, o descarte ou a preservao dos documentos, visando alcanar a recuperao da informao e a disponibilizar para pesquisa, envolvendo medidas administrativas e operacionais como a coordenao de pessoal, espao fsico e equipamento (material permanente e de consumo).

Arquivos Arquivos Gerais ou

Arquivo Especial

Arquivo Especializado

Pblico

Institucional

Comercial

Familiar ou Pessoal

Arquivo 1 idade

Arquivo 2 idade

Arquivo 3 idade

Corrente

Intermedirio

Permanente

Os arquivos correntes correspondem s atividades de recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio dos documentos correntes, por suas atividades encontra-se na estrutura organizacional das instituies a designao de rgos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicao ou outras denominaes similares. Embora as atividades de protocolo, expedio e arquivo corrente sejam distintos, o ideal que funcionem de forma integrada, com vistas racionalizao de tarefas comuns, so distribudas em cinco setores as atividades dos arquivos correntes:

a)Protocolo

que inclui como setores de recebimento e classificao:

Recebimento e Classificao - Receber, separar e distribuir as correspondncias oficiais das particulares; Apor carimbo de protocolo numerador/datador, sempre que possvel, no canto superior direito do documento; anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo de assunto, se for ocaso; elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo; encaminhar os papis ao setor de registro e movimentao etc.;

Registro e Movimentao - Preparar ficha de protocolo, em duas vias anotando: nmero de protocolo, data de entrada,procedncia, espcie, nmero e data do documento, cdigo e resumo do assunto, primeira distribuio; anexar a segunda via da ficha ao documento encaminhando-o ao seu destinatrio;arquivar as fichas do protocolo em ordem numrica;encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente; etc.

b)Expedio

que como rotina receber a correspondncia enviada do protocolo; verificar se no faltam folhas ou anexos; numerar e completar a data, no original e nas cpias; separa original das cpias; expedir o original, com os anexos se for ocaso, pela ECT, malotes ou em mos; Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivo.

c) Arquivar a funo primordial dos arquivos disponibilizar as informaes contidas nos documentos para tomada de deciso e comprovao de direitos e obrigaes. Para se alcanar tais objetivos necessrio utilizao de mtodo que veremos mais frente.

d) Emprstimo e consulta sem dvida uma das atividades nobre dos arquivos, pois todo o trabalho arquivstico, do recebimento ao arquivamento, desenvolvido visando recuperao rpida e completa da informao.

De modo geral, os documentos s podem ser consultados ou cedidos, por emprstimo, aos rgos que os receberam ou produziram, aos rgos encarregados das atividades a que se referem os documentos e s autoridades superiores, na mesma linha hierrquica. Recomenda-se, salvo alguns casos, que os documentos no sejam retirados das pastas para emprstimo,para facilitar o profissional deve colocar uma Guia fora no lugar, informando onde se encontra o

documento. A utilizao da guia fora facilita o rearquivamento e possibilita a cobrana das pastas no devolvidas no prazo estipulado.

e) Destinao

H documentos que freqentemente so usados como referncia, h outros aos quais se faz referencia com menos freqncia ou quase no so usados e ainda aqueles que, aps a concluso do assunto, no sofrem nenhum uso ou referncia.Devido a essas diferenas relativas ao valor e freqncia de uso dos documentos, a avaliao , a seleo , a eliminao de documentos devem ser cuidadosamente estudadas, planejadas e implantadas.

5. ORGANIZAO DE ARQUIVO

A organizao de arquivos pressupe o desenvolvimento de fases constitudas em:

5.1. LEVANTAMENTO DE DADOS

Deve-se buscar na estrutura (organograma) as alteraes que a empresa sofreu aprovadas em estatuto e normas alm de buscar entender as finalidades, funes a atividades, o volume da documentao, o gnero dos documentos (escritos, audiovisuais etc), as espcies de documentos mais freqentes (cartas, relatrios etc), os modelos e os formulrios, bem como os mtodos de arquivamento adotados e conceito de conservao dos documentos.

Legislao pertinente:

-mbito externo empresa: leis, decretos, resolues, normas e procedimentos-mbito da instituio (interno): estatuto, regimentos, atos normativos-mbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos

Organizao

-organograma: grfico que representa a organizao formal da instituio delineada pelo estudo, permitindo a visualizao dos diversos rgos que integram a organizao e seus respectivos nveis hierrquicos.

-Funciograma: grfico que amplia partes setoriais do organograma tornando claras as atividades de cada um de seus rgos.

Documentao -gnero: textuais, audiovisuais, cartogrficos etc;-tipo (espcie): cartas, faturas, relatrios, projetos, atas, listagem de computador;-volume: total e mdia de arquivamentos efetivados por dia, por ms;-estado fsico: necessidade de restaurao.

Processos-rotinas e formulrios em uso na empresa;-registros e protocolo (receber, separar, distribuir, encaminhar, classificar a correspondncia com base no cdigo de assuntos adotado, se for o caso, carimbar, data);-arranjo e classificao documental.

Recursos- Humanos: todas as pessoas que so usadas para otimizar o funcionamento da empresa (nvel das pessoas,escolaridade);- fsico: mveis, edifcios, material de consumo, equipamento;- ambientais: extenso, iluminao, umidade, proteo.

5.2. ANLISE DE DADOS COLETADOSEm resumo, a etapa de anlise dos dados coletados consiste em verificar se a

estrutura, as atividades e a documentao de uma instituio correspondem sua realidade operacional. O diagnstico aponta os pontos de atrito, as falhas ou lacunas no complexo administrativos onde o arquivo est sendo organizado.

5.3. PLANEJAMENTOColetados os dados necessrios, feita a sua anlise e verificada a localizao

do arquivo na empresa, a prxima etapa elaborar o plano arquivstico para que cumpra seus objetivos, em todos os estgios de sua evoluo corrente intermedirio e permanente. Esse plano precisa contemplar as disposies legais e as necessidades da instituio, devendo estar divido em trs partes:

1 parte Sntese da situao real encontrada;

2 parte Anlise e diagnstico da situao;

3 parte Projeto propriamente dito, com prescries, recomendaes, procedimento a serem adotados e prioridades para sua implantao.

5.4. IMPLANTAO E ACOMPANHAMENTO

A ltima fase para a organizao de um arquivo a implantao do projeto arquivstico e seu acompanhamento.

6. CONSERVAO E PRESERVAO DE DOCUMENTOS

Os acervos de bibliotecas e arquivos so em geral constitudos de livros, mapas, fotografias, manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da informao, alm de tintas das mais diversas composies. O papel, por mais variada que possa ser sua composio, forma do basicamente por fibras de celulose proveniente de diferentes origens.

A acidez e a oxidao so os maiores processos de deteriorao qumica da celulose, tambm h outros agentes de deteriorao que so os insetos, roedores e o prprio homem.Embora, com muita freqncia, no possamos eliminar totalmente as causa do processo de deteriorizao dos documentos, com certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo, atravs de cuidados com o ambiente, o manuseio, as intervenes e a higiene, entre outros.Estabilizar um documento , portanto, interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados, atravs de procedimentos mnimos de interveno. Por exemplo: estabilizar por higienizao significa que uma limpeza mecnica corrige o processo de deteriorizao.

6.1. Preservao - um conjunto de medidas e estratgias de ordem administrativa, poltica e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservao da integridade dos materiais.

6.2. Conservao - um conjunto de aes estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradao de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamento especficos (higienizao, reparos e acondicionamento).Neste sentido pode-se verificar que o projeto arquitetnico de um edifcio de arquivo, a manuteno das instalaes, um plano de emergncia, o controle das condies fsicas e ambientais, a educao de empregados e a conscientizao do usurio em relao ao uso dos acervos so aspectos que devem ser acompanhados e administrados por um arquivista como parte de um programa de conservao.

6.3. Restaurao - um conjunto de medidas que objetivam a estabilizao ou a reverso de danos fsicos ou qumicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso,intervindo de modo a no comprometer sua integridade e seu carter histrico.

7. MATERIAL DE ARQUIVO

Na estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, alm dos seus objetivos, dois aspectos fundamentais: o material permanente e o material de consumo; ou seja, o material arquivstico.O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e includo no inventrio da instituio, que relaciona todo o seu patrimnio. J o material de consumo, denominado arquivstico, no deve ser includo no inventrio, pois tem durao mdia inferior a trs anos e constantemente substitudo.

Material Permanente:

Arquivos, estantes ou armaes, armrios, fichrios, etc.

Material de Consumo:

Pastas, etiquetas, projees, fichas, guias e material de escritrio (lpis, canetas, grampos, papeis, etc.).

MICROFILMAGEM

A inveno da microfilmagem atribuda ao ingls John Benjamin Dancer, fabricante de aparelhos ticos que em 1839, deslumbrou seus amigos, reduzindo um documento tamanho ofcio a uma imagem de menos de meio centmetro. Em 1925 George Mac Carthy,funcionrio de um banco de Nova York, desenvolveu um sistema para microfilmar cheques com o objetivo de preservar na forma do filme os registros das transaes bancrias.Hoje, o microfilme representa um papel significativo na administrao pblica e particular. Reduzindo custos de manuteno, acelerando o processo de informao, diminuindo as reas quadradas ocupadas pelos arquivos convencionais, protegendo a documentao contra danos materiais e simplificando as tarefas de rotina administrativa.O microfilme uma cpia fotogrfica de algum tipo de documento reduzido a uma pequena frao do formato original.

Pelo seu tamanho no legvel a olho nu; apesar da extrema reduo, mantm as caractersticas fies do documento e pode ser lida atravs da ampliao da imagem num vdeo de um leitor ou aparelho de leitura.So os vrios formatos que pode assumir o microfilme na sua apresentao final como instrumento de arquivo ou de recuperao da informao.Podem ser confeccionados para utilizao em forma de rolos de filmes com vrias larguras e comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de diferentes tipos e tamanhos, as mais utilizadas so as seguintes:

- rolo de microfilme;

- jaqueta;

-microfichas;

-carto-janela.

A utilizao da microfilmagem est prevista na Lei Federal n. 5.433,de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto n. 1.799, de 30de janeiro de 1996.

9. MTODOS DE ARQUIVAMENTO

A finalidade do arquivo servir administrao. Neste sentido, deve propiciar o acesso imediato a informao desejada, de modo eficiente e eficaz, facilitando a tomada de deciso; a escolha do mtodo de arquivamento tem que ser determinada pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da Organizao.

Os mtodos pertencem a dois grandes sistemas:

Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em bsicos e padronizados:

BSICOS

9.1 - MTODOS ALFABTICO

o mais simples. O elemento principal a ser considerado o nome das pessoas fsicas ou jurdicas. Neste mtodo, as fichas ou pastas so colocadas rigorosamente na ordem alfabtica, respeitando-se as regras de alfabetao.

REGRAS DE ALFABETAO

O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetao, e que so as seguintes:

1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome.

SistemasDireto

Indiret

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam.

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.

4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais.

5. Os artigos e preposies, tais com a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados (ver tambm regra n 9)

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho so consideradas parte integrante do ltimo sobrenome , mas no so considerados na ordenao alfabtica.

7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses.

8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais(ver tambm regras n 10 e 11).

9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider- las como parte integrante do nome quando escritas com letras maiscula.

10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de famlia do pai.

11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam.

12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam,no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome.

13. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies,assemblias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses.

9.2 - MTODOS NUMRICOS

Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o nmero, devemos adotar os seguintes mtodos: numrico simples ou numrico cronolgico.

9.2.1. Numrico Simples

Atribui-se um nmero para cada correspondente (pessoa) a quem enviamos ou de quem recebemos correspondncias, sejam de pessoa fsica ou jurdica.

9.2.2. Numrico Cronolgico

Neste mtodo os documentos so numerados em ordem cronolgica de emisso. Assim, alm da ordem numrica, observa-se tambm a data. adotado em quase todas as reparties pblicas. Numera-se o documento e no a pasta. O documento depois de autuado colocado numa capa cartolina, onde alm do nmero de protocolo so transcritas outras informaes, em geral, passa a ser denominado de processo. Alm da ficha numrica, tambm chamada ficha de protocolo deve ser preparada ndices auxiliares (em fichas) alfabtico-onomstico, de precedncia e de assunto para facilitar a recuperao da documentao.

9.3 - MTODOS IDEOGRFICOS (ASSUNTO)

No um mtodo de fcil execuo por ser necessrio que o arquivista, para elaborar a tabela de classificao de assunto,conhea bem a organizao da instituio, alm de ter que possuir a capacidade de interpretao dos documentos a serem analisados. aconselhado nos casos de grandes massas de documentais. Podem ser adotados dois mtodos no arquivamento por assunto: o alfabtico e o numrico. O alfabtico pode ser dividido em ordem dicionria e ordem enciclopdica.

9.3.1. Alfabtico

a)Dicionrio

Como no dicionrio, os assuntos isolados so colocados em rigorosa ordem alfabtica.

b)Enciclopdico

Os assuntos correlatos so agrupados sob ttulos gerais eordenados alfabeticamente.

9.3.2. Numrico

O numrico pode ser subdividido em: decimal e duplex.

a) Decimal

A diviso dos assuntos parte do geral para o particular. As 10 primeiras divises so denominadas classes; as 10seguintes, subclasses, e, a seguir, diviso, grupos, subgrupos,subsees etc.A tabela com a classificao adotada, tem o nome de classificador ou cdigo. necessrio a organizao de um ndice alfabtico.

b) Duplex

Neste mtodo, a documentao dividida em classe, conforme os assuntos, partindo-se do gnero para a espcie e desta para a minscula. A quantidade de classes a ser aberta ilimitada, por isso, exige-se muito cuidado para no serem abertas pastas para assuntos, como primrias, de assuntos j includos em subclasses. preferido ao decimal por possibilitar a abertura ilimitada de classes.

9.4 - MTODO GEOGRFICO

O mtodo geogrfico do sistema direto. a busca feita diretamente ao documento. Este mtodo preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento a PROCEDNCIA ou LOCAL.

As melhores ordenaes geogrficas so:

a) Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabtica em relao s demais cidades, que devero estar dispostas aps as capitais. Exemplo:

b) Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal elemento de identificao a cidade e no o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabtica por cidade, no havendo destaque para as capitais. Exemplo:

CIDADE ESTADO CORRESPONDENTECampos Rio de Janeiro Almeida, Jos de

Itacoatiara Amazonas Santos, Antnio JLorena So Paulo Silva, AlbertoManaus Amazonas Sobreira, Lusa

Rio de Janeiro Rio de Janeiro Rodrigues, IsaSo Paulo So Paulo Corra, Gilson

No necessrio o emprego de guias divisrias correspondentes aos estados, pois as pastas so guardadas em ordem alfabtica pela cidade. imprescindvel, porm, que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque h cidades com o mesmo em diferentes estados. Exemplo:

Braslia (Distrito Federal)

Braslia (Minas Gerais)

Itabaiana (Paraba)

Itabaiana (Sergipe)

ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE

Amazonas Manaus (capital) Sobreira, LusaAmazonas Itacoatiara Santos, Antnio J.

Rio de Janeiro Rio de Janeiro(capital) Rodrigues, IsaRio de Janeiro Campos Almeida, Jos de

So Paulo So Paulo (capital) Corra, GilsonSo Paulo Lorena Silva, Alberto

Correspondncias de outros pases alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguindo da capital e do correspondente. As demais cidades sero alfabetadas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se referem. Exemplo:

PAS CIDADE CORRESPONDENTE

Frana Paris (capital) UnescoFrana Lorena Vadim, RogerPortugal Lisboa (capital) Pereira, JosPortugal Coimbra Albuquerque, MariaPortugal Porto Ferreira, Antnio

VANTAGEM DESVANTAGEM

Busca direta / Fcil manuseio Exige duas classificaes: local e nome do correspondente.

TERMINOLOGIA

ACERVO totalidade dos documentos conservados num arquivo

ANLISE confirmao ou no da codificao adotada peloprotocolo (se o documento chegar ao arquivo corrente semclassificao, este o momento de classific-lo);complementao da classificao por outros mtodos de arquivamento (nome, local, data), se necessria;estabelecimento de referncias cruzadas.

ARQUIVAMENTO - insero do documento na unidade dearquivamento pr-estabelecida, utilizando pastas adequadas esinalizao visvel (projees, etiquetas etc).

ARQUIVOLOGIA disciplina que tem por objeto o conhecimentoda natureza dos arquivos e das teorias, mtodos e tcnicas aserem observados na sua constituio, organizao,desenvolvimento e utilizao.

ATIVIDADE-FIM conjunto de operaes que uma instituioleva a efeito para o desempenho de suas atribuies especficase que resulta na acumulao de documentos de cartersubstantivo para o seu funcionamento.

ATIVIDADE-MEIO conjunto de operaes que uma instituioleva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suasatribuies especficas e que resulta na acumulao dedocumentos de carter instrumental e acessrio.

AVALIAO processo de anlise de documentos, visando aestabelecer sua destinao de acordo com os valores que lhesforem atribudos.

CLASSIFICAO: paralelo ao estudo, fazemos a classificaoque a interpretao do documento com base num cdigoadotado;

CODIFICAO: colocao de smbolos correspondentes aomtodo de arquivamento adotado;

DESTINAO encaminhamento dos documentos, emdecorrncia da avaliao, guarda temporria ou permanente, eliminao e/ou mudana de suporte.

DOCUMENTO: Unidade de registro de informao, qualquer queseja o suporte utilizado.

ELIMINAO: Destruio de documentao que, na avaliao,foram considerados sem valor peranente. Tambm chamadaexpurgo de documentos.

ESTUDO: leitura minuciosa de cada documentos paraverificarmos qual a entrada (assunto) que vai ter, se existe algumantecedente (dossi);

FUNDO o acervo arquivstico produzido, recebido eacumulado em processo natural por uma mesma instituio,entidade ou pessoa.

-principal unidade de arranjo estrutural nos arquivospermanentes, constituda dos documentos provenientes de umamesma fonte geradora de arquivos.

-a principal unidade de arranjo funcional nos arquivospermanentes, constituda dos documentos provenientes de maisde uma fonte geradora de arquivo reunidas pela semelhana desuas atividades, mantido o princpio da provenincia.

INSPEO: feita para sabermos se os documentos sedestinam ao arquivo, ou apenas para informao;

verificao no s da presena do competentedespacho de arquivamento, como tambm da existncia deantecedentes, providenciando-se a devida reunio, se for o caso.

ORDENAO: dispor os documentos de acordo com aclassificao e a codificao dada.

OPERAES EM ARQUIVAMENTO: Para que tenhamos umbom desempenho no arquivo, a documentao passa por umasrie de fases at o arquivamento, a consulta e o emprstimo.

SELEO: Separao de documentos de valor permanentedaqueles passveis de eliminao, mediante critrio e tcnicaspreviamente estabelecidos em tabela de temporalidade.

EXERCCIOS

01) No cdigo de classificao de documentos de arquivo das atividades-meio da administrao pblica brasileira as funes, atividades, espcies e tipos documentais, genericamente denominados deassuntos, encontram-se hierarquicamente distribudos de acordo com: (CEFET/RJ)

a) os critrios estabelecidos por cada rgo; b) a espcie documental.c) a tipologia documental.d) o regimento do organismoe) as funes e atividades desempenhadas pelo rgo.

02) Os elementos informativos mais comumente tomados como referncias para a ordenao dosdocumentos de arquivo so: (CEFET/RJ)a) nmero do documento, data, local de procedncia, nome do emissor ou destinatrio, objeto outema especfico do documento. b) Nmero do documento, data, local de procedncia, nome do emissor ou destinatrio, notao.c) Nmero do documento, data, local de procedncia, nome do emissor ou destinatrio, cdigo declassificao.d) Nmero do documento, data, local de procedncia, nome do emissor ou destinatrio,recolhimentoe) Nmero do documento, data, local de procedncia, nome do emissor ou destinatrio,transferncia.

03) A avaliao uma funo arquivstica que visa a identificar o valor primrio e o valor secundrio deum documento. Respectivamente, o valor primrio e valor secundrio significam: (CEFET/RJ)a) a qualidade do documento primeiramente recebido a qualidade do documento recebido posteriormente b) a qualidade do documento simples a qualidade do documento complexoc) a qualidade do documento utilizado apenas por quem o criou a qualidade do documentoutilizado por todos.d) a qualidade do documento baseado nas utilizaes imediatas e administrativas que lhe deram osseus criadores, ou seja, nas razes para as quais o documento foi criado a qualidade dodocumento baseado nas utilizaes no imediatas ou cientficas , ou seja, de testemunho privilegiadoe) a qualidade do documento da idade corrente a qualidade do documento da idade intermediria

04) As obras de referncia que identificam, resumem e localizam os conjuntos documentais permanentesso chamados de: (CEFET/RJ)

a) planos de classificao de documentos b) planos de classificao de documentos por assuntoc) tabela de temporalidaded) instrumento de localizaoe) instrumento de pesquisa

05) O projeto arquitetnico de um edifcio de arquivo, a manuteno das instalaes, um plano deemergncia, o controle das condies fsicas e ambientais, a educao de empregados e a conscientizaodo usurio em relao ao uso dos acervos so aspectos que devem ser acompanhados e administrados por um arquivista como parte de um: (CEFET/RJ)a)programa de engenharia b)programa de conservaoc)projeto de restauraod)projeto de acondicionamento de acervoe)programa de acervo06) Podemos afirmar que Fundo de Arquivo constitudo por um: (CEFET/RJ)

a) conjunto de coleo de documentos b) conjunto dos documentos de qualquer natureza proveniente de diferentes administraes, pessoas fsicas ou jurdicasc) conjunto de textos manuscritosd) conjunto de documentos recebidose) conjunto dos documentos de qualquer natureza provenientes de uma mesma administrao, deuma mesma pessoa fsica ou jurdica.

06) O conjunto de atividades destinadas a orientar o usurio no acesso aos documentos e aos instrumentosde pesquisa objetivo de servio denominado: (Eletrobrs)

a) intercmbio b) disseminao seletiva c) transferncia da informaod) refernciae) recuperao da informao

07) A adoo de recursos tecnolgicos para alterao do suporte da informao requer a observncia decritrios fundamentais que levem em considerao: (Eletrobrs)a) legislao em vigor; comutao bibliogrfica internacional, aplicao de normas internacionais b) preceitos tcnicos da arquivologia, legislao em vigor e relao custo/benefcio de suaimplantaoc) relao custo/benefcio de sua implantao; aplicao de normais internacionais; comutao deregistros documentais nacionais e internacionaisd) comutao bibliogrfica; normais internacionais de websites; princpios arquivsticose) fundamentos arquivsticos, insero no Programa da Sociedade da Informao; comutao deregistros documentais internacionais

08) Uma das lojas de uma grande rede recebeu um auto de infrao. Para elucidar-los, os dirigentes darede precisam encontrar certos documentos, mas a desorganizao do arquivo vem lhes causandodificuldades. Alguns de seus problemas so: as vrias origens dos documentos foram mescladas; no existe cronologia formal nos volumes de documentos; os documentos correntes esto misturados aosintermedirios e permanentes; existem, desordenadamente, vrias revistas

especializadas, catlogos de preos, boletins, folhetos de publicidade, fotografias, disquetes etc. O procedimento correto para iniciar essa organizao : (CVM, 2005)

a) solicitar a colaborao do diretor da empresa

b) fazer o levantamento documental

c) numerar o acervo para eliminar os documentos

d) arranjar sistematicamente a documentao

e) elaborar os instrumentos de pesquisa

09) O ciclo vital dos documentos administrativos compreende trs idades: os arquivos correntes, quemantm os documentos durante seu uso funcional, administrativo e jurdico; os arquivos intermedirios,que guardam os documentos que j ultrapassaram o prazo de validade jurdico-administrativo, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor; e os arquivos permanentes, onde os documentos so preservadosdefinitivamente. A especialidade dos arquivos pode ser identificada por sua localizao fsica. Portanto,os arquivos de primeira e segunda idades devem estar localizados, respectivamente: (CVM, 2005)

a) fora da cidade, arquivo nacional b) prxima ao corrente, lugar descentralizadoc) acima de estrutura, rea de seguranad) em torno da capital, perto do centroe) junto ao produtor

10) A Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. De acordo com ela, os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos: (BNDES, 2002)

a) produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas,em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoas fsicas, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos

b) produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos e privados dembito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funesadministrativas, legislativas e jurdicas, qualquer que seja o suporte a informao ou a naturezados documentos

c) e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento emfase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou transferncia para guarda permanente,qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos

d) de mais de 50 anos de idade produzidos e recebidos por instituio pblica ou privada, emdecorrncia de suas atividades ligadas ao servio pblico ou no, qualquer que seja o suporte dainformao ou a natureza dos documentos

e) pessoais ou administrativos, produzidos e recebidos pelas autoridades do poder executivo em seurespectivo nvel de competncia, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dosdocumentos

11) A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade que determina o: (UFRJ,2004

a) conjunto de classificaes b) mtodo de arquivamentoc) sistema de notaesd) descarte de projeese) instrumento de pesquisa

12) A classificao Decimal de Dewey empregada nos arquivos divide o saber humano em: (UFRJ, 2004)a)cinco classes principais e cinco classes gerais b)seis classes principais e quatro classes geraisc)sete classes principais e trs classes geraisd)oito classes principais e duas classes geraise)nove classes principais e uma classe geral16) Para organizao de uma massa documental constituda especificamente de processos, o arquivistadeve utilizar o mtodo: (UFRJ, 2004)

a) enciclopdico b) numricoc) dicionriod) unitermoe) geogrfico

13) Assegurar a preservao dos documentos que no mais so utilizados pela administrao e que devemser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecer a eliminao ou o arquivamentodefinitivo a funo principal do arquivo: (UFRJ, 2004)

a) onomstico b) permanentec) especializadod) intermedirioe) estratgico

14) Na mensagem: informamos que, na reunio ordinria da Sub-Reitoria de Planejamento da UFRJ, foidiscutido o oramento para o ano 2005, as palavras-chaves principais so: (UFRJ, 2004)

a) informao, reunio e ordinria b) reunio ordinria, Sub-Reitoria de Planejamento e oramento para 2005c) informao, Sub-Reitoria e Planejamento da UFRJd) reunio ordinria, informao e oramento para 2005e) informao, UFRJ e ano 2005

15) Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituio, de acordo com os valoresinformativos e probatrios, atividade da comisso de: (UFRJ, 2004)

a) avaliao de documentosb) incinerao de documentosc) restaurao de documentosd) movimentao de documentose) preservao de documentos

16) Antes de eliminar documentos inservveis para a instituio, o tcnico de arquivo deve recorrer aoinstrumento de destinao aprovado pela autoridade competente, que a tabela de: (UFRJ, 2004)

a) operacionalidade b) caducidadec) organicidaded) temporalidadee) originalidade

17) O controle de temperatura, de unidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com oobjetivo de criar uma atmosfera favorvel conservao dos documentos, denomina-se: (UFRJ, 2004)

a) monitorao b) climatizaoc) esterilizaod) fumigaoe) refrigerao

18) O instrumento que procede ao relacionamento das antigas notaes para as novas que tenham sidoadotadas, em decorrncia de alterao no sistema de arranjo, a tabela de: (UFRJ, 2004)

a) temporalidade b) prescrioc) destinaod) equivalnciae) conservao

19) So inalienveis e imprescritveis os documentos de valor: (UFRJ, 2004)

a) primriob) permanentec) especiald) intermedirioe) corrente

20) Os princpios tericos e prticos de arranjo e descrio consagrados pela Arquivstica contemporneaaplicam-se: (MPEAm, 2002)

a) aos acervos arquivsticos pblicos e privadosb) tanto aos arquivos como s bibliotecasc) aos arquivos, s bibliotecas e aos museusd) s colees de particulares e de organismos privadose) aos acervos hemorogrficos por particulares

21) O que um arquivista deve compreender como um plano de classificao de documentos?(MPEAm,2002)

a) um plano que permita a ordenao intelectual e fsica dos documentos de um arquivo corrente b) um plano fsico que fornea ao rgo as bases para manuteno de documentos com informaessignificativas e que indique a possvel classificao daqueles que no contenham dadosrelevantesc) um plano de tratamento e de avaliao, sob todos os aspectos possveis e imaginveis, de umamassa documental acumuladad) um plano de descarte sistemtico, acompanhado de um programa de microfilmagem ou dedigitalizao das imagens dos documentos com o uso de recursos informticose) um plano geral de microfilmagem dos documentos mantidos pela instituio

22) Uma das tendncias mais expressivas da Arquivstica do mundo atual o enfoque da informao com prioridade sobre o documento. Deste modo, as novas teorias arquivsticas indicam que:

a) os documentos registrados em suporte convencionais devem ser imediatamente copiados esumariamente eliminados b) os documentos registrados em meio magntico so os que realmente importam para o presente e para o futuroc) os contedos dos documentos convencionados e no-convencionais vm ganhando maior significao para o trabalho profissionald) as espcies documentais continuaro a ser o principal vetor para o processo de tratamentoarquivsticoe) tudo deve ser mantido do mesmo modo que sempre

23) As instituies denominadas arquivos pblicos federais, estaduais, municipais e institucionais solocais onde, em situao ideais, guardam-se:

a) os documentos de valor corrente, isto , de uso constante b) os documentos de valor permanente, isto , de valor informativoc) os documentos de todos os tipos e valoresd) os documentos sem valor corrente, porm ainda teis por algum tempo ou destinados preservao definitivae) os documentos que esto esperando a definio de suas situaes

24) O uso da microfilmagem alcanou ampla difuso nas ltimas dcadas. Por isso, instituies pblicas e privadas utilizam-se em vrios casos. Segundo especialistas, este recurso: (MPEAm, 2002)

a) tornam mais barato o tratamento e a manuteno de acervos arquivsticos em suporte papel,fotogrfico e videogrficob) tem custos similares aos dos procedimentos mais convencionaisc) indicado somente para os arquivos correntesd) torna bem mais caro o tratamento dispensado aos acervos arquivsticose) utilizvel em aplicaes especficas na preservao de documentos essenciais sob o ponto devista jurdico e histrico-cultural

25) a digitalizao de documentos j chegou ao Brasil. Com ela possvel que se produzam arquivoseletrnicos de imagens mapeadas em bist ou de dados por meio do reconhecimento tico de caracteres.Sob o ponto de vista arquivstico: (MPEAm, 2002)

a) os documentos a serem digitalizados no precisam ter uma ordenao prvia que permita arecuperao das informaes contidas b) os documentos devem ser digitalizados, respeitando-se os padres nacionais de qualidadec) os documentos a serem digitalizados devem ser objeto de um tratamento tcnico-cientfico preliminar, executado por profissionaisd) a digitalizao, em qualquer caso, resolve os problemas de arquivo de um rgo, diminuindo oespao de guarda e facilitando o acessoe) a digitalizao substitui a necessidade do tratamento do profissional de arquivo

26) De modo geral, os dois registro e suportes dominantes, em termos quantitativos, nos arquivos pblicos brasileiros so: (MPEAm, 2002)

a) o documento textual em papel e a fotografiab) a correspondncia e os dossis funcionaisc) os microfilmes e os disquetesd) o processo administrativo e a correspondnciae) as mquinas digitais contemporneas e os discos ticos

27) A anlise acerca da situao do acervo arquivstico existente em uma instituio pblica ou privada obtida mediante a elaborao de um: (TJDFT, 2000)

a) plano de ao b) plano de gestoc) plano de classificaod) programa de gesto documentale) diagnstico do acervo

28) De acordo com a Resoluo n. 10 do CONARQ, os usurios de microfilmes de documentosarquivsticos sero obrigatoriamente informados, por meio da utilizao de smbolos especficos, quandoo estado fsico original dos documentos apresentar a situao de: (TJDFT, 2000)I original ilegvelII texto manchadoIII numerao incorretaIV data-limite atribudaV repetio de imagemEsto certos apenas os itens:

a) I, II e IV b) I, II e Vc) I, III e Vd) II, III e IVe) III, IV e V

29) Na terminologia arquivstica, o esquema preestabelecido para armazenagem, ordenao eclassificao de documentos um conceito atribudo para aelaborao do plano de: (TJDFT, 2000)

a) ordenao

b) destinaoc) classificaod) arquivamentoe) armazenamento

30) Das atividades abaixo, assinale a que no se caracteriza como atividade de arquivo corrente: (TJDFT,2000)

a) anlise b) ordenaoc) descriod) arquivamentoe) emprstimo

31) O processo que consiste na ordenao dos documentos em fundos, na ordenao das sries dentro dosfundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro das sries : (TJDFT, 2000)a)a catalogao b)o arranjoc)a anlised)a avaliaoe)a descrio37) Um programa de gesto de documentos eficiente prev a gesto dos acervos e dos recursos nelaempregados. Isso implica planejar a distribuio prvia das reas de depsito, indicando a utilizao atuale futura dos espaos disponveis. Conforme o Dicionrio de Terminologia Arquivstica da Associao dosArquivistas de So Paulo, esse planejamento consubstancia-se no plano de:

a) destinao b) arquivamentoc) armazenamentod) classificaoe) descrio

32) Quanto aos instrumentos de pesquisa utilizados nos arquivos, assinale a opo incorreta: (TJDFT,2000)

a) o inventrio o instrumento que descreve conjuntos ou unidades documentais na ordem em queforam arranjados b) no catlogo a descrio exaustiva ou parcial de um fundo toma por base a srie documentalc) [o guia de arquivo tem por finalidade oferecer informaes bsicas sobre um ou mais arquivos eseus fundos]d) um inventrio pode contemplar um fundo inteiro, uma srie, parte dela ou mesmo uma unidadede arquivamentoe) o repertrio um instrumento de pesquisa que seleciona documentos pertencentes a um ou maisfundos e os descreve minuciosamente

33) O instrumento de pesquisa em que a descrio exaustiva ou parcial de um fundo, ou de uma ou maisde suas subdivises, toma por base a pea documental, respeitada ou no a ordem de classificao o:(TJDFT, 2000)

a) catlogo b) inventrioc) guia

d) repertrioe) ndice

34) No cdigo de classificao de documentos de arquivo das atividades-meio da administrao pblica brasileira as funes, atividades, espcies e tipos documentais, genericamente denominados deassuntos, encontram-se hierarquicamente distribudos de acordo com: (Folha Dirigida 09 a 15 de julho/2005)a)os critrios estabelecidos por cada rgo b)espcie documentalc)a tipologia documentald)o regimento do organismoe)as funes desempenhadas pelo rgo.41) Classifique como verdadeira (V) ou falsa (F) cada afirmao sobre arquivos apresentada abaixo. Aordem correta : (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005)

a) ( )Cada empresa deve adotar a metodologia de arquivamento que atenda s suas necessidadesespecficas b) ( )Os arquivos podem passar por trs estgios de evoluo, que no so complementaresc) ( )A maneira de conservar e organizar os documentos deve mudar de acordo com a idade doarquivod) ( )Embora o termo arquivo seja usado em referncia a qualquer uma das trs idades, osarquivos propriamente ditos so os de terceira idade.a) V-V-F-V b) V-V-F-Fc) V-F-V-Vd) F-F-V-Fe) F-V-F-V

35) Assinale a afirmativa correta a respeito de arquivos intermedirios. (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005)

a) Devem necessariamente ser conservados prximo aos escritrios b) Devem disponibilizar seus documentos para consulta freqentec) So tambm chamados de limbo, purgatrio ou arquivo mortod) Guardam documentos oficiais ou de valor histrico em carter permanentee) Renem documentos que precisam estar acessveis, apesar de menos consultados

36) A respeito dos mtodos de arquivamento, so feitas as afirmaes abaixo. (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005).I A escolha do mtodo de arquivamento deve ser determinada pela natureza dos documentos e aestrutura da entidade, embora, de modo geral, qualquer sistema possa apresentar resultados satisfatriosse for adequadamente aplicado.II Em comparao aos demais, o mtodo alfabtico o mais simples, rpido e barato, alm dedificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o volume de documentos grande.III Podem-se dividir os mtodos de arquivamento em duas grandes classes, a dos alfabticos e a dosnumricos; cada uma delas, por sua vez, divide-se em diversas subclasses.

a) I, apenas b) II, apenasc) III, apenasd) I e II, apenase) II e III, apenas

37) As pastas abaixo devero ser arquivadas segundo as regras de alfabetao. (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005)I Terceiro Seminrio Brasileiro de PesquisaII XX Congresso de Biblioteconomia e Cincias da InformaoIII 9 Simpsio de Diretores de Bibliotecas Universitrias da Amrica LatinaIV Dcimo Stimo Encontro de Informao e Documentao JurdicaV 15 Encontro Nacional de Informao e Documentao Jurdica

a) I III IV V II b) I IV II V IIIc) II IV V I IIId) II V IV I IIIe) IV V II III I

38) Assinale a afirmao incorreta a respeito do mtodo de alfabetao para nomes de pessoas. (FolhaDirigida 07 a 13 de julho/2005)

a) Quando os sobrenomes so iguais, prevalece a ordem alfabtica dos prenomes b) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo (como Monte Verde) no so separadosc) Sobrenomes iniciados com a palavra Santa (como Santa Cruz) so compostos e no se separamd) Ttulos que acompanham nomes, como General ou Ministro, so considerados na alfabetaoe) Os nomes orientais (japoneses ou rabes, por exemplo) so registrados exatamente como seapresentam.