ARRANGÖRSHANDBOK 2015

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 1 -

Innehåll

Om arrangörshandboken ............................................................................................................ - 2 - Övergripande organisation ......................................................................................................... - 2 - Styrdokument .............................................................................................................................. - 2 - Tidplan & deadlines ..................................................................................................................... - 3 - Checklistor ................................................................................................................................... - 4 - Sveab support .............................................................................................................................. - 4 - Försäljning ................................................................................................................................... - 5 - Marknadsföring ........................................................................................................................... - 8 - Grafisk produktion .................................................................................................................... - 12 - Prislista grafisk produktion ........................................................................................................ - 16 - Media & PR ................................................................................................................................ - 16 - Arena ......................................................................................................................................... - 17 - Central utrustning ..................................................................................................................... - 23 - Säkerhet .................................................................................................................................... - 27 - Central organisation .................................................................................................................. - 28 - Lokal organisation ..................................................................................................................... - 30 - Tävlingsadministration .............................................................................................................. - 36 - Matchproduktion ...................................................................................................................... - 39 - Prisceremoni ............................................................................................................................. - 39 - TV-produktion ........................................................................................................................... - 42 - Prispengar ................................................................................................................................. - 42 - Spelare ....................................................................................................................................... - 44 - Utvärdering ............................................................................................................................... - 45 -

Styrdokument Varumärkesplattform

Bilagor Checklistor förberedelsearbete Arenaproduktionsplan

Kompletterande dokument Byggskiss sandlåda Byggskiss läktartopp Dagschema över sommaren Centralt elbehov

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 2 -

Om arrangörshandboken Syftet med arrangörshandboken är att i detalj beskriva hur de olika delmomenten i produktionen av Swedish Beach Tour ska fungera samt vilken utrustning och vilka resurser som krävs. Arrangörshandboken är upplagd på ett sätt som ska göra det möjligt för delansvariga hos den lokala arrangören att gå in och läsa utvalda kapitel, men det är rekommenderat att alla personer som har nyckelpositioner i den lokala organisationen har läst arrangörshandboken för att bilda sig en uppfattning om hur helheten fungerar. Arrangörshandboken är såväl ett centralt styrdokument (tillsammans med arrangörsavtalet) som ett stöd för den lokala arrangören i sitt arbete med att producera deltävlingen.

Övergripande organisation Swedish Beach Tour är ett koncept för evenemang inom elitbeachvolley som skapats av Svenska

Volleyevent AB (Sveab) i samarbete med volleybollrörelsen. Sveab ägs till 100% av Svenska

Volleybollförbundet (SVBF) och bildades 2006 för att utveckla en ny nationell beachtour.

På Swedish Beach Tour ansvarar Sveab för eventproduktion, marknadsföring, ekonomi,

försäljning och kommersiell utveckling. SVBF ansvarar för tävlingsfrågor och sportslig utveckling.

Styrdokument Swedish Beach Tour styrs av ett antal styrdokument som ligger till grund för arbetet inom ett

antal givna områden. De styrdokument som rör eventproduktion och kommersiell utveckling

fastställs av Sveab (bolagsstyrelse/vd) och de som rör tävling fastställs av SVBF

(förbundsstyrelse). Genom arrangörsavtalet som tecknas mellan Sveab och lokal arrangör

förbinder sig den lokala arrangören att följa dessa styrdokument. På samma sätt förbinder sig

spelarna på touren genom spelaravtalet att göra detsamma.

Eventproduktion och kommersiell utveckling

Gameplan för Swedish Beach Tour

Varumärkesplattform för Swedish Beach Tour

Arrangörshandbok för Swedish Beach Tour

Tävling

Tävlingsbestämmelser för beachvolley

Ekonomiska bestämmelser

Dopingpolicy

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 3 -

Tidplan & deadlines Nedan följer en sammanställning av viktiga hållpunkter och deadlines för den lokala arrangören.

Hållpunkterna är antingen fasta datum eller rörliga datum i förhållande till genomförande av

aktuell deltävling. Med redovisas avses att aktuellt dokument eller information senast angett

datum, men gärna tidigare, ska skickas via e-post till tourens produktionsledare. Eventuella

avsteg från nedanstående tidplan, deadlines och redovisning ska efter att avtal mellan lokal

arrangör och Sveab är underskrivet överenskommas med produktionsledaren eller

projektledaren för touren.

15 februari Arbetet med lokalt säljmaterial ska vara påbörjat (se Försäljning).

28 februari Projektbudget redovisas.

28 februari Checklista 1 redovisas.

15 mars Arenaskiss version 1 redovisas (se Arena).

15 mars Organisationsschema samt namn och kontaktuppgifter till

projektgruppens nyckelfunktioner redovisas (Lokal organisation).

1 april Deltävlingens planerade sidoevents redovisas (se Försäljning).

1 april Funktionärsbehov redovisas (Lokal organisation).

1 april En ansvarig för den lokala deltävlingens Facebook-sida redovisas (se

Marknadsföring).

1 april Marknadsplan redovisas (se Marknadsföring).

1 maj Checklista 2 redovisas.

1 maj Polistillstånd (tillställning/nyttjande av allmän plats) redovisas (se

arrangörsavtal).

1 maj Lokal FAS-1 etableringsplan redovisas (se Arena).

15 maj Officiellt hotell samt priser redovisas (se arrangörsavtal).

15 maj Storlek på sandlåda samt leveransdatum redovisas (se Arena).

15 maj Arenaskiss slutversion redovisas (se Arena).

15 maj Sandleverantör och kvalitet redovisas (se Arena).

15 maj Läktarleverantör och modell redovisas (se Arena).

15 maj Planerad spelarservice redovisas (se Spelare).

15 maj Karta över arenans interna elnät redovisas (se Arena).

15 september Lokal utvärdering redovisas (se Utvärdering).

30 september Ansökan om deltävling 2016 bör vara Sveab tillhanda.

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 4 -

Grafisk produktion. Egen tidplan. Se arrangörshandboken Grafisk

produktion.

Tidsintervall före deltävlingen:

4 v före evenemanget Checklista 3 redovisas.

4 v före evenemanget Lista över lokala sponsorer redovisas.

4 v före evenemanget Domarna bjuds in/kontaktas inför den aktuella deltävlingen.

2 v före evenemanget Media- och PR-koordinering med Sveab.

1 v före evenemanget Inbjudan med praktisk info till spelare, domare och ledare.

Checklistor För att underlätta för den lokala arrangören och för att säkerställa att arbetet med respektive

deltävling flyter på som planerat ska den lokala arrangören fylla i och skicka in tre checklistor, nr

1 den 28 februari, nr 2 den 1 maj och nr 3 fyra veckor före deltävlingen. Checklistorna innehåller

ca 5-10 frågor och besvaras till större delen genom enkla ja- och nej-frågor och bifogas denna

arrangörshandbok.

Sveab support Strukturen på Swedish Beach Tour, präglas av en hög grad av kollektiva lösningar i syfte att

skapa professionella lösningar till låga kostnader. Sveab är navet som koordinerar de kollektiva

lösningarna och ska även överföra erfarenheter mellan arrangörerna.

Några konkreta exempel på support från Sveab

Budgetering

Mall (Excel) som tar upp alla vanliga förekommande poster för en deltävling.

Goda exempel, smarta lösningar på detaljposter och feedback på budgetarbetet.

Försäljning

Bollplank/feedback vid utveckling/arbete med strategi, inventering av kommersiella

rättigheter och paketering av tjänster.

Mall/gott exempel och feedback vid utvecklingen av innehållet i presentationsmaterial.

Originalarbetet (baserat på tidigare gjord folder) med en lokal sponsorfolder.

Goda exempel, smarta lösningar och idéer på samarbeten och aktiviteter för sponsorer.

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 5 -

Grafisk produktion

Original för arenaexponering, trycksaker och andra grafiska produktioner (se detaljer i kapitlet

om grafisk produktion).

Arena

Sveab:s produktionsledare bistår med utformningen av en lokal arenaproduktionsplan utifrån

ett malldokument. Planen behandlar etablering, avetablering, utrustning, bemanning mm.

Organisation

Mall för bemanningsschema som specificerar behovet av funktionärer och som underlättar vid

rekrytering. Råd och rekommendationer för rekrytering, utbildning och uppmuntran av

funktionärer. Sveab tar fram en enklare funktionärshandbok.

Försäljning Försäljningen baseras i huvudsak på dels en noggrann inventering av de kommersiella rättigheter som kan säljas och dels en paketering med ambitionen att i första hand sälja möjligheten att vinna besökarnas hjärtan. Styrkan är de värden som finns i sporten, livsstilen och i besökarnas profil. En mer detaljerad beskrivning av tourens sponsorstrategi finns i ”Gameplan”.

Lokal försäljning Sponsorstruktur Den lokala sponsorstrukturen är samma för alla deltävlingar. Strukturen anger de nivåer som partners kan associeras med evenemanget och antal möjliga partners per nivå. Officiell värdstad/värd 1 Lokala huvudsponsorer 0-4 Lokala sponsorer Ingen begränsning Tillkommer gör kunder som köper enstaka tjänster, t.ex. deltagande i företagscup, annonser i tourguiden eller tidningsbilaga etc. Notera att man inom ramen för lokala sponsorer kan erbjuda olika paket med avseende på rättighetsinnehåll och priser. Paketering och priser Paketering och prissättning anpassas till de lokala förutsättningarna. Inom respektive kategori/nivå kan det finnas olika paketeringar/tjänster. De kommersiella rättigheterna att sälja (form och antal) varierar och beror främst på arenornas storlek och design. Den lokala marknadens storlek, sportens lokala status, lokal säljkompetens

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 6 -

och säljresurs är några faktorer att väga in vid prissättning och paketering. Den lokala arrangören får support av Sveab vad gäller prissättning och paketering. Kommersiella rättigheter (som ägs av arrangören)

Rättighet Antal Spec Beskrivning

Association

Värdstad/värd 1

Rätt att använda SBT-logo och associationslogotyp.

Lokala huvudsponsorer 4

Rätt att använda SBT-logo och associationslogotyp.

Lokala sponsorer Obeg.

Rätt att använda SBT-logo och associationslogotyp.

Expo och marknadsföring

Reklamsarg x-16 2,25 x 80 Logotyp eller variant på logotyp.

Läktartopp insida X-12 225 x 80 Logotyp eller variant på logotyp. X=tot antal platser

Läktartopp utsida X 225 x 80 Logotyp eller variant på logotyp. X=tot antal platser

Arenaflagga X-16 90x350 Teknisk lösning meddelas senare. X=tot antal platser

Eventvepa 1

Alla sponsorer (centrala/lokala alla nivåer) presenteras.

Domarstol 1 ca 30x100 Logotyp nedre exponeringsytan, båda sidor.

Sandlådedekor (cityevent) 4 Ca 30x100 Vepa runt sandlådan (en sponsor per sida, 2-4 expo/sida).

Jinglar 6 10-20s 15 per dag, mp3-format.

Presentatörsjingel 2 20s Introjingel till dam eller herr, mp3.

Logotyp annons/affisch 5

4 lokala huvudsponsorer och värdstad.

Logotyp webb 5 Klickbar 4 lokala huvudsponsorer och värdstad, banner.

Annonser Obeg. Programblad.

Arenaaktiviteter

Utställarplats X-5 3 x 3 m Enbart yta och el som ingår. Försäljning möjlig.

Publikaktiviteter 5 5 min På sanden mellan två matcher.

Sampling Ja På läktare Sampling på läktare, stöd av speaker. Antal koordineras.

Prisutdelning 2

Representant från värdstad/sponsor.

Prisbordet Obeg.

Värdstad/sponsorer kan bidra till prisbordet.

Hospitality Reserverade platser x

Mat och dryck x Sidoevents

Företagscupen Ja

Genomförs på fullutrustad arena med DJ/speaker. En dag.

Övriga Ja

Genomförs före/efter speldagarna alt morgnar/kvällar.

Arenaförsäljning

Mat och dryck Ja

Med hänsyn till branschexklusivitet/i eventuellt samarbete med toursponsorer.

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 7 -

* Preliminärt antal baserat på den genomsnittliga arenan på Swedish Beach Tour.

Några framgångsfaktorer Ett professionellt utformat säljmaterial som grundar sig på en genomtänkt struktur och paketering. Att börja bearbeta, framför allt de tänkta större sponsorerna, i god tid är ofta avgörande för att nå ett större avslut. Allt fler företag har större framförhållning och noggrannare planering vad gäller sponsring. Visa på en affärsmässig ordning och reda (orderbekräftelse, avtalsskrivningar, produktion av exponering etc.). Att vara påläst om kunden för att lättare presentera attraktiva samarbetsförslag och idéer kring sponsoraktivering. Hjälp sponsorerna med deras egen utvärdering genom att leverera en summering av evenemanget. Avtalsskrivning Sveab har färdiga avtalsmallar som kan användas av lokal arrangör vad gäller avtal med värdstad, lokal huvudsponsor och lokal sponsor. Säljstöd för lokal arrangör Sveab har tagit fram en rad olika former av säljstöd som den lokala arrangören kan använda eller få hjälp med:

Tourpresentation

Publikundersökning

Summering (föregående sommar)

Varumärkesplattform

Lokal sponsorpresentation (se ”Grafisk produktion”)

Säljmapp

Kuvert

Promotion-film

Powerpoint-mall

Word-mall

Sidoevents Lokal arrangör har möjlighet att anordna sidoevents under en dag innan deltävlingen förutsatt att tourens logistikschema har utrymme för det. Sidoevents kan vara ungdomstävlingar, företagscuper, uthyrning av arenan mm. Sådana sidoevents ska senast 1 april specificeras och redovisas för tourens produktionsledare. Detta för att tourens övergripande logistik ska kunna fastställas och planeras.

Nationell försäljning Nationell sponsorstruktur

Titelsponsor (1 st)

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 8 -

Toursponsorer (4-6 st)

Mediapartners

Övriga partners/officiella leverantörer

Vi har ett arbetssätt som innebär att alla sponsorer erhåller en definierad plats i sponsorstrukturen. När det gäller paketering av rättigheter utgår vi ifrån vilket behov sponsorn har, vilket innebär en stor flexibilitet över vilka rättigheter som slutligen ingår i avtalet. Vi säljer inte färdiga paket utan skräddarsyr för varje enskild partner. Branschexklusivitet och protektion Våra samarbeten inom touren är branschexklusiva med undantag för spelarna som äger sina kommersiella rättigheter själva. Det finns dock möjlighet att komplettera ett avtal med rättigheter som inkluderar spelarna (kläder eller utrustning) alternativt så kallad protektion som innebär att man inom en viss bransch inte får teckna avtal med konkurrerande varumärken. Genom bestämmelser och avtal med spelarna regleras vilka branscher spelarna kan samarbeta med och i vilken omfattning. Utvärdering På Swedish Beach Tour gör vi med jämna mellanrum en publikundersökning som bl.a. mäter besökarnas attityder, demografiska profil och hur man uppfattar tourens samarbetspartners. Resultatet sammanställs och analyseras efter att touren avslutats. Inför sommaren väljer vi ut ca 4st städer där undersökningen görs och arrangör och/eller värdstad har möjlighet att få med unika frågor i undersökningen mot en medfinansiering (preliminärt 10 000 kr/stad). Efter säsongen gör vi även en summering och som sammanfattar Swedish Beach Tour sportsligt och kommersiellt.

Marknadsföring Lokal arrangör ansvarar för att upprätta en marknadsplan med lokala/regionala aktiviteter samt

genomförandet av densamma. I arrangörsavtalet sätts vissa minimikrav vad gäller den aktuella

deltävlingens marknadsföring. Minikraven består av vissa utvalda aktiviteter som vi vill ska

finnas med som obligatoriska delar i den lokala marknadsplanen. Det är viktigt att poängtera att

dessa minimikrav inte räcker för att täcka de marknadsföringsbehov som finns för en deltävling.

I detta kapitel finns ett antal exempel på aktiviteter som kan ingå i en marknadsplan för en

deltävling. Den lokala marknadsplanen för deltävlingen bör redovisas till tourens

produktionsledare senast 1 maj.

Annonser i dagspress

Annonsering i en dominerande morgontidning är en traditionell kanal som ofta är tacksam att

jobba med. Många morgontidningar är intresserade av ett utbyte och barteravtal är vanligt

förekommande. Annonsering i den dominerande morgontidningen är kanske inte den mest

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 9 -

effektiva kanalen för att nå tourens huvudsakliga målgrupp, däremot finns det en del andra

viktiga värden. Genom att synas i den dominerande morgontidningen kan man åstadkomma viss

status samt nå politiker och beslutsfattare inom såväl offentlig som privat sektor.

Allt fler av de stora morgontidningarna satsar på webben och bannerannonsering på en bra

nyhetswebb är ett bra komplement till annonserna i papperstidningen eftersom tourens

målgrupp i stor utsträckning rör sig just på webben.

Annonser i gratistidningar

I de större städerna finns även ett antal gratistidningar på nyhetssidan som kan vara ett

alternativ till dagspressen om det blir för dyrt eller om det är svårt att åstadkomma ett bra

samarbete.

Det finns även i de flesta städer olika former av nöjesmagasin som delas ut gratis på stan eller

som kommer direkt i brevlådan. Dessa tidningar brukar tycka att det är intressant med ett

samarbete där man gör en barter och byter sponsorpaket mot annonsytor.

Webbannonser

Banners på lokala sajter och communities kan vara en bra kanal för att nå den yngre delen av

målgruppen.

Affischer

I de undersökningar vi gjort bland besökarna där vi tittat på vilka kanaler som de

uppmärksammat evenemangen i, kommer affischer oväntat högt. Affischering på utvalda ställen

där antalet kontakter är stort kan vara ett kostnadseffektivt sätt att nå ut. Inte minst gäller det

om det går att använda lite större affischer, 50x70cm, Eurosize eller liknande (busskurer,

stortavlor på Clearchannel/JCDecaux etc.). Dessa typer av exponering inger dessutom status och

signalerar att evenemanget har en viss storlek och anseende.

Infartsskyltar

De flesta städer har någon form av infartsskyltar på de större lederna eller på väg in mot

centrum. I vissa fall kan man bara publicera text och i vissa fall finns det stora digitala tavlor.

Vissa städer bjuder på de ytorna medan en del andra tar betalt. Eftersom det oftast bara är de

större evenemangen som syns där kan det vara en god idé, inte minst då statusmässigt, att

använda denna kanal. Antalet möjliga kontakter är stort.

AM-aktiviteter

Action marketing-aktiviteter är ofta kostnadseffektiva och ett roligt sätt att arbeta på, inte minst

om man har en kreativ höjd i aktiviteterna. En förutsättning för att kunna jobba med AM-

aktiviteter är att man har tid att planera och genomföra på ett bra sätt. Exempel på AM-

aktiviteter:

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 10 -

Funktionärer eller spelare som går genom gågatan och bollar (i officiell klädsel),

eventuellt samtidigt som man delar ut flyers. Kan genomföras både före och under

evenemanget.

Utdelning av flyers.

Utdelning av give-aways tillsammans med någon sponsor inför evenemanget.

Placering av domarstol och domare på gågatan med affischer på domarstolen eller på

trottoarpratare. Domaren blåser av de som passerar för dubbelslag, övertramp eller

liknande.

Placering av beachvolleynät i rondeller eller på andra publika platser.

Hemsidor

Hemsida för kommunen och för besöksnäringen. Den senare har i stort sett alltid någon form av

kalendarium och banners så man får använda fritt.

Turistbyrån

Placera affischer och tourguiden på Turistbyrån och informera personalen om evenemanget så

att de i sin tur kan informera turisterna.

Sommarguider etc

Många kommuner/turistbyråer ger ut en sommarguide eller liknande trycksak där man berättar

om vilka evenemang och attraktioner som finns under sommaren. Når ofta både de som bor på

orten och de som tillfälligt besöker den. Dessa sommarguider går ofta i tryck i mars så tänk på

att vara ute i god tid.

Radioreklam

Radioreklam är en ganska effektiv kanal, inte minst sommartid. Tänk på att välja en kanal som

har en hyfsat matning med touren vad gäller målgrupp (The Voice, NRJ, Rix FM och Mix

Megapol är att föredra framför Lugna favoriter och Rockklassiker).

Sveab har färdig jingel för radioreklam som snabbt anpassas för respektive stad.

TV-reklam/reklamfilm

De lokala TV4-stationerna kan erbjuda olika möjligheter för TV-reklam. I flera städer använder

man ett upplägg där man samarbetar med de större evenemangen genom att arrangören får

köpa utrymme till en bra rabatt. Kostnaden för utrymmet kan finansieras genom att arrangören

säljer billboards i slutet av reklamfilmen (1-4 logotyper visas precis i slutet) och i bästa fall kan

man även göra ett överskott på den försäljningen. Det finns även andra medier som kan vara

bra när det gäller reklamfilm, t.ex. storbildsskärmar på stadsfestivaler/gatufester om de

arrangeras nära i tiden inför evenemanget.

Sveab har rörliga bilder som snabbt kan anpassas till reklamfilm till en låg kostnad.

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 11 -

Tidningsbilaga

Om man kan åstadkomma ett bra samarbete med dagstidningen på orten och få en bra rabatt

på en bilaga i papperstidningen så är det ett effektivt sätt att nå ut brett lokalt och regionalt och

tidningsbilagan hamnar då hos alla hushåll som får morgontidningen. Genom att sälja annonser

i bilagan kan kostnader för tryck och grafisk produktion täckas och i bästa fall kan ett överskott

genereras på produkten.

Banderoller/vepor

Att använda banderoller som hängs över gågatan är ett effektivt och kostnadseffektivt sätt att

nå de som rör sig på stan inför evenemanget. Olika städer hanterar dessa banderoller på olika

sätt och i vissa fall måste man söka tillstånd. Vanligtvis låter man banderollen sitta uppe 2-4

veckor inför evenemanget.

Sociala medier

Sveab administrerar gruppen Swedish Beach Tour på Facebook och varje deltävling läggs upp

som ett event. På Facebook har vi möjligheten att på ett enkelt och naturligt sätt kommunicera

med våra fans samt möjligheten att bjuda in besökare till våra evenemang.

Swedish Beach Tours Facebook-sida administreras av Sveab och Sveab ansvarar för all övergripande information på sidan angående touren samt kommunikation på ”första-sidan”. Sveab ansvarar även för att lägga upp material under alla de punkter som ryms under ”första-sidan”.

Som lokal Facebook-administratör ansvarar du för ”ditt” evenemang. Sveab lägger upp alla evenemang i evenemangskalendern på SBT-sidan. Sveab fyller även alla evenemang med viss basinformation och ser till att alla evenemangs information presenteras på samma sätt. Du som lokal Facebook-administratör har rätt att fylla på med information (exv om sidoevenemang) som du lägger till under den dagen då det kommer att genomföras. Information om Lokala sponsorer läggs till efter rubriken ”Lokal arrangör”.

Den information som finns på ditt evenemangs sida när du börjar arbeta med den får inte raderas. Lokal arrangör får dock lägga till och ta bort lokal information.

Ansvarsfördelning Sveab – sköter all administration på Facebook exkl. lokal information och inbjudningar. Lokal arrangör – sköter administration på ”sitt” evenemang. Inbjudningar, lokal information och kommunikation. Raderar ej någon information som är på evenemangssidan från början.

Dessutom administrerar Sveab över Swedish Beach Tour på Youtube, Twitter, Instagram och

Spotify.

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 12 -

Grafisk produktion En av fördelarna och stora poängerna med en tour som har hög grad av kollektiva lösningar är att tävlingarna får en uniform och professionell arenadesign. För att lyckas med detta så framställer Sveab original och skapar riktlinjer för hur arenaexponering ska produceras i samarbete med en upparbetad leverantör som producerar det centrala materialet. Kapitlet om Grafisk produktion behandlar alla de olika typer av exponering, trycksaker och övriga original som är aktuella på Swedish Beach Tour.

Programblad

Arrangören ska producera och dela ut ett lokalt programblad under respektive deltävling. Precis

som all annan grafisk produktion så ska programbladet utformas enligt Svenska volleyevents

grafiska profil. Sveab tillhandahåller en mall på programbladet för att säkerställa att profilen

efterföljs. Sveab kan även bistå med att producera den grafiska utformningen i det lokala

matchprogrammet förutsatt att LA tillhandahåller underlag.

Arenaexponering

Arenaexponering omfattar reklamsarg, läktartopp, arenaflaggor, domarstol samt vepor och

övriga banderoller/exponeringsytor.

Format

En förutsättning för att kunna producera arenaexponeringen är att producenten har rätt typ av

original att arbeta med. Originalet som ska användas för varje enskild lokal sponsor ska bestå av

logotyp eller variant på logotyp i vektoriserat eps-format alternativt högupplöst pdf

(upplösningen på slutprodukten måste bli minst 100 dpi). När ni begär in original från lokala

sponsorer så var noga med att upplysa dem exakt om vilka format som gäller och tillåt inga

andra format än de som är specificerade ovan. Våra tidigare erfarenheter är att sponsorer har

mycket dålig koll på filformat och att det är omständligare och mer tidskrävande än vad man

kan tro att samla in originalen. Notera att producenter normalt sett enbart accepterar

filformaten ovan.

Exponeringsytor (ytan innanför den blå ramen):

Reklamsarg 600 x 2050 mm

Läktartopp 600 x 2000 mm

Specifikation reklamsarg påse & läktartopp banderoll

Riktlinjer för produktion av dessa reklamsarg och läktartopp beskrivs nedan: CMYK är 100.30.10.0

Topparna är 2250x800mm(blåa) och den vita exponeringsytan är 2000x600mm (centrerat på denna ytan).

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 13 -

Sargerna är 2280x1600mm (blåa), den vita exponeringsytan är 2080x600mm, 100mm sidorna och nertill.

Arenaflagga

Arenaflaggorna monteras på läktar-

toppen. Flaggorna ska sitta med jämna mellanrum på

hela läktaren. Flaggorna är 350 x 90 cm stora och antalet

flaggor bestäms av storleken på läktarna. Viktigt att notera

är att måttet på ”tunneln”, dvs kanalen i flaggan man trär

in flaggstången i har diameter måttet 7 cm. Detta mått

är inte standard och vissa flaggor har mindre tunnlar vilket

gör att dem inte passar på våra flaggstänger. Eftersom vi har ett speciellt utformat system för

flaggfästen så använder vi inte andra fästen. Har flaggorna fel mått på tunneln är risken därför

att vi inte kan använda dem på läktaren. Sveab tillhandahåller flaggfästen och flaggstänger.

Specifikation på flaggform beskrivs i separat dokument som skickas till respektive LA vid behov.

Exponeringens formgivning

Original till arenaexponering bör endast innehålla

logotyp. Exponeringen syftar till att öka medvetandet

om företagets existens och förbättra anseendet genom att förknippas med evenemanget. En del

kunder vill gärna även förmedla t.ex. adress, telefon och e-post. Om logotypens storlek blir

mindre/otydlig pga. övrig tilläggsinformation, så undermineras huvudsyftet med partnerskapet.

Dessutom riskerar exponeringen att ge ett oprofessionellt intryck då de hamnar i ett i övrigt

stilrent sammanhang. Genom att i förekommande fall upplysa våra kunder om detta och

försöka påverka utformningen till det bättre hjälper vi kunderna med att öka värdet på deras

investering.

Övrig exponering

Om ni behöver vepor eller banderoller utöver den ordinarie arenaexponeringen kan vår

leverantör även ordna detta till bra pris. Vid behov, kontakta projektledaren för SBT i god inför.

Affischer och annonser

Våra annonser och affischer utgår alla från samma grund. Ambitionen är att mottagaren ska

känna igen sig i vår kommunikation. I affisch- och annonsoriginal finns det plats för värdstaden

(kan ej ersättas av ytterligare en lokal sponsor) samt fyra lokala sponsorer (under rubriken

lokala huvudsponsorer alternativt lokala sponsorer).

För annonser och affischer gäller att original (logotyper i vektoriserat eps-format) levereras till

den grafiska produktionsledaren senast två veckor innan ni behöver tryckfärdigt digitalt original.

Format annonser

Vi levererar annonsoriginal (fritt) för tryckta medier i följande format:

Arenaflaggor

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 14 -

Modul 31 (banner med datum och plats etc.)

Modul 34 (undantagsfall)

Modul 35 (undantagsfall)

Modul 62

Modul 68

Om inget annat överenskommes är det modul 62 som bör användas då den storleken ger bra

yta för ett bildelement som kompletterar texten. Om andra format önskas så producerar Sveab

det fast kostnaden får LA stå för.

Webbannonser

Webbannonser (olika typer av banners) är positivt då webben är en vanlig mötesplats för vår

målgrupp. Sveab står för produktionen av dessa med reservation för om formatet passar de

format som vi vanligen hanterar. Om formatet skiljer sig mycket åt gentemot de format vi

vanligen har så kan det tillkomma en mindre produktionskostnad.

Format affischer

Vi levererar affischoriginal (fritt) i A3-format, 50x70cm, 70x100 cm och sk ”euro-size”. Om andra

format önskas så producerar Sveab det fast kostnaden får LA stå för.

Tryck av affischer

Lokal arrangör ansvarar för att trycka affischerna, Sveab ansvarar för att leverera tryckfärdigt

original. Om lokal arrangör vill ha hjälp med tryck/print av affischer, kontakta projektledaren för

SBT.

Hemsida

Lokala sponsorer kan exponeras i en banner under respektive stads sida på

swedishbeachtour.se. Bannern kommer att ligga i underkant på hemsidan. I bannern finns det

plats för värdstaden (kan ej ersättas av ytterligare en lokal sponsor) samt fyra lokala sponsorer

(under rubriken lokala huvudsponsorer alternativt lokala sponsorer).

Dessa original (logotyper i vektoriserat eps-format) ska levereras tillsammans (alla logotyper

som ska finnas med i bannern på en gång) och senast två veckor innan bannern ska läggas ut på

hemsidan, dock senast 20 juni. Originalen skickas till SBTs projektledare tillsammans med

instruktioner för eventuell gruppering av logotyperna samt eventuella länkar.

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 15 -

Tidningsbilaga

Att ge ut en tidningsbilaga som skickas med dagstidning/gratistidning i regionen inför

evenemanget kan vara ett sätt att nå ut med marknadsföringen på bred front samtidigt som

möjligheter till annonsintäkter finns. Ett samarbete med lokal tidning (eller annat mediabolag)

är troligen en förutsättning för att få tillräckligt utbyte (kostnad och arbetsinsats i förhållande till

intäkter och marknadseffekter). Bilagor för deltävlingar är gjorda förut, så det finns

investeringar i redaktionellt material och originalarbete som går att återanvända. En bilaga ska

följa tourens grafiska koncept och därför ska originalarbetet utföras av Sveab (via reklambyrån

eller annan utsedd leverantör). Framtagandet av en tidningsbilaga kan med fördel synkas och

användas som programblad vid deltävlingen (se programblad). Kostnaden för originalarbetet

står den lokala arrangören för.

Övriga trycksaker

Om ni funderar på att göra egna trycksaker utöver vad som ingår från

Sveab, kontakta SBTs projektledare. Samtliga grafiska original som används

på touren bör produceras och koordineras via Sveab.

Tidplan

En viktig förutsättning för att produktionen av arenaexponeringen

ska fungera som planerat är att vi/producenten får in alla original i tid.

Först ska samtliga original samlas in och sammanställas och därefter ska de

centrala och lokala sponsorernas placering på arenan fastställas av Sveab. Därefter producerar

NRA ett korrektur som vi skickar ut till lokal arrangör som i förekommande fall inhämtar

kommentarer från sina lokala sponsorer (gäller i hög grad det grafiska och i låg grad

placeringen). När korrekturen godkänts produceras de grafiska elementen i fabriken och

därefter skickas de till aktuell ort (via fraktbolag eller tourlastbilen).

En förutsättning för att kunna säkerställa kvaliteten i dessa produktioner är framförhållning. Vi

vet av erfarenhet att det nästan alltid förekommer något fel i korrekturen och för att upptäcka

och rätta till detta behövs den tid som avsatts. Om lokal arrangör inte följer tidplanen

alternativt skickar in felaktiga filformat kan konsekvensen i värsta fall bli att exponeringen

levereras fel alternativt inte levereras alls.

Tidplan för affischer och annonser

Senast två veckor innan ni behöver tryckfärdigt original skickas logotyper i vektoriserat

eps-format till er grafiske produktionsledare.

Alla logotyper måste skickas senast den 20 juni.

Eurosize-skylt i Halmstad 2010

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 16 -

Tidplan för banner swedishbeachtour.se

Senast två veckor innan bannern ska läggas ut på hemsidan skickas logotyper i

vektoriserat eps-format tillsammans, med instruktion för gruppering av logotyperna

samt med eventuella länkar till er grafiske produktionsledare.

Alla logotyper måste levereras senast den 22 juni.

Prislista grafisk produktion Detta är ungefärliga priser för den grafiska produktionen utöver det som ingår enligt arrangörsavtalet. Produktionsansvar se nedan i rött.

10 st SBT-mapp, 175 kr,

25 st SBT-kuvert C4, 120 kr

25 st SBT-kuvert C5, 80 kr

100 st visitkort, 500 kr

SBT-presentation , 150 kr/st. Sveab

Lokal säljfolder 12 sidor, 45 kr/st. LA

Reklamsarg, 1 200 kr. LA

Läktartopp, 260 kr/löpmeter. LA

Flagga bara tyg/budskap, 1 100 kr. LA

Flagga tyg/budskap, stång, markskruv och väska, 2 900 kr. LA

Betongfot (15kg) med rotator (till beachflagga), 600 kr. LA

Domarstol, 1 250 kr. Sveab

Sandlådedekor (delar), 2 600 kr. LA

Övrig fyrfärgsexpo på banderollväv, 300 kr/m2. LA

Affischer A3 med fyrfärgstryck, 1 200 kr/100st. LA

Affischer 50x70cm med fyrfärgstryck, 3 900 kr/200st. LA

Banderoll ”gågata”, dubbelsidig, öljetter, 500 kr/m2. LA

A6 flyer, 400 kr/300st. LA

Priserna är angivna exklusive moms och frakt.

Media & PR Lokal arrangör ansvarar för den lokala/regionala bearbetningen av media inför, under och efter

evenemanget. Det är starkt rekommenderat att lokal arrangör upprättar en medieplan för

detta, vilket underlättar både kontinuitet och uppföljning.

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 17 -

Sveab ansvarar för bearbetningen av riksmedia samt lokal media utanför deltävlingens

upptagningsområde. Hur detta arbete läggs upp bestäms senare och kan variera mellan olika

deltävlingar.

Arena

Utrymme och underlag

Det krävs normalt ett fritt utrymme som motsvarar en bredd på ca 30 m och en längd på ca 50

m. Det finns även alternativa uppställningar på arenan som medger utrymme med en bredd på

ca 40 m och en längd på ca 40 m. Den totala ytan som vi bedömer behövs är på 1 500 – 2 000

m2 beroende på deltävlingens storlek. Underlaget ska vara fritt från fasta element och lutning

och eventuella variationer ska vara begränsade.

Etablering

Lokal arrangör ansvarar för etablering och avetablering av arenan, även de delar av arenan som

levereras från touren. FAS 1-etablering innefattar den del av etableringen som lokal arrangör

ansvarar för medan FAS 2-etableringen är den centrala delen av etableringen. D.v.s. den del

som ser likadan ut varje vecka. FAS 1- och FAS 2-etableringen regleras i dokumentet Lokal

Arenaproduktion samt sommarens dagschema som skickas till lokal arrangör tidigt under våren.

För att påbörja FAS 2-etablering krävs att FAS 1-etableringen genomförts vilket innebär att det

är av yttersta vikt att lokal arrangör har datum klart för sig och att man har förstått vilka delar

som ska vara klara. Då de centrala delarna fraktas mellan städerna innebär det att det är knappt

om tid för att få upp FAS 2. En normal FAS 2-etablering tar ca 8-12 timmar. För

funktionärsbehov, se under avsnittet Arenafunktionärer i Lokal organisation. Se bifogad Lokal

Göteborg 2011

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 18 -

Arenaproduktionsplan för att se vilka delar som ingår i FAS 1- respektive FAS 2-etablering. Lokal

FAS 1-etableringsplan ska redovisas till tourens produktionsledare senast 30 april enligt mall

från Sveab.

Etablering i Karlskrona 2010

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 19 -

Avetablering

Avetableringen regleras i dokumentet ”Lokal arenaproduktion”. De delar som går under FAS 2-

etablering avetableras först och sedan tas de lokala delarna av arenan ned. En avetableringsplan

finns klar och under evenemangsveckan kommer tourens produktionsledare i samråd med lokal

projektledare och arenachef att välja 3-4 arbetsledare ur den lokala organisationen. För

funktionärsbehov, se under avsnittet Funktionärer i Lokal organisation.

Sandlådan

Sandlådan byggs i storlekarna 15 x 25 meter upp till 16 x 26 meter i halvmetersintervaller.

Den klart vanligaste storleken på sandlådan är 15 x 25 meter och är också den storlek som är

bäst anpassad för att ha minimalt med passbitar på reklamsargen. Sveab rekommenderar 15 x

25 meter.

Sveab har två stycken sandlådor som skickas mellan städerna under sommaren med hjälp av

logistikföretag (Schenker, DHL etc.) Därför är det viktigt att ni bestämmer vilken dag ni vill att

sandlådan levereras, då den således ska bokas i förväg. Storlek på sandlådan samt

leveransdatum ska kommuniceras till tourens produktionsledare senast 15 maj.

När sandlådan anländer med Schenker (eller annan logistikpartner) krävs att lokal arrangör har

en traktor/truck eller motsvarande med gafflar som kan ta ut sandlådan ur lastbilen. Med

sandlådan skickas också skruvar och spikplattor för att lokal arrangör ska kunna skruva ihop den.

Vanligtvis blir skruvarna sämre för varje vecka sandlådan används, därför är det en god idé att

komplettera med en låda skruv själva utifall det råder brist på skruv. Använd i sådant fall T20

Torx, 45 mm.

Under våren skickas en byggskiss för sandlådan ut. Läs den noga och se till att ha den utskriven

när sandlådan skall byggas då det är viktigt att den byggs rätt. Märk ut dagen innan FAS 1-

etableringen inleds exakt var sandlåda och läktare ska placeras. Genom att göra det dagen

innan förenklar ni er logistik. Använd märkfärg i gräset/på torget och murarsnöre för att få

sandlådan rak. Det ska vara högst 2 meter mellan sandlåda och läktare och minst 1,5 meter.

Detta mäter ni från sandlådan, ej från spelarbås och matchsekretariat. Spelarbåsen och

matchsekretariatet sticker ut 1,5 meter från sandlådan. Om det är ojämnt underlag där

sandlådan byggs är det möjligt att det behövs någon stöttning i de värsta groparna. Sandlådan

riskerar annars att se sned och vind ut vilket ger ett oprofessionellt intryck av reklamsarg och

spelplan.

Sandlådan etableras i Halmstad 2009

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 20 -

Tänk också på att mäta sandlådan innan den skruvas ihop. Den grafiska produktionen som styr

reklamplatser runt banan är anpassad efter att sandlådan byggs enligt det val lokal arrangör

gjort för storlek på sandlådan. Mät långsidorna, kortsidorna och sist diagonalerna.

Sand

Vid cityevenemang ska sanddjupet vara minst 30cm och max 35cm. Sanden ska kontrolleras i

förväg av lokal arrangör för att säkerställa att den håller tillräcklig kvalitet och att den passar för

elitspel. Lokal arrangör ska säkerställa att sanden är fri från föremål som kan skada spelare eller

funktionär. Vid strandtävlingar är detta extra viktigt då risken är större för att okända föremål

kan finnas i sanden. Vid citytävlingar ska sandleverantör och sandkvalitet redovisas till tourens

produktionsledare senast 15 maj.

Läktare

Arenakapaciteten bör vara minst 1 500 personer, dock minst 1 000 personer. Antalet sittplatser

på läktare bör vara minst 750. Vid Tourfinal bör kapaciteten vara ännu högre. Det är viktigt att

läktaren är i bra skick och att den ser tilltalande ut (för att ge ett professionellt intryck).

Läktarleverantör och modell/utseende ska redovisas till tourens produktionsledare senast 15

maj.

Läktartopp

Samtliga läktare ska längst upp förses med en läktartopp i trä med en exponeringsyta på 80 cm.

Läktartoppsbanderollen som levereras av Sveab fästes med häftpistol. Konstruktionsskiss på

läktartopp erhålls på begäran av tourens produktionsledare.

Sponsorby

I direkt anslutning till arenan ska det finnas en sponsorby där

tourens centrala sponsorer tillsammans med de lokala sponsorerna

kan skapa personliga möten direkt med besökarna. Sponsorbyn ska

placeras så att besökarna passerar den på vägen in till läktarna.

Placeringen av ”utställarna” i sponsorbyn fastställs av Sveab i

samråd med lokal arrangör.

TV-torn

Vid eventuell TV-sändning står lokal arrangör för att förse arenan med TV-torn, saxlift eller

motsvarande för TV-produktionens huvudkamera. Huvudkameran placeras vanligtvis i mitten av

Malmö 2011

Läktartopp och flaggor Swedish Beach Tour 2011

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 21 -

den kortsida som ligger närmast det väderstreck där solen befinner sig under sändningstiden.

Ytan som rekommenderas från produktionsbolaget är 2 x 2 meter men 1,5 m x 75 cm fungerar

också. Saxliften måste nå över läktaren på ena kortsidan. En alternativ lösning är att bygga en

plattform på läktaren så länge plattformen inte tar för mycket utrymme av läktarplatserna.

Verktyg

Lokal arrangör står för verktyg som behövs under FAS 1-etablering samt avetableringen. För FAS

2-etablering och drift under evenemanget medföljer verktyg. Tänk på att ha tillgång till

skruvdragare och torx T20-bits under FAS 1-etableringen då det i är torx T20-skruv som skickas

med sandlådan.

El

Lokal arrangör ansvarar för att förse arenans alla delar med el vilket omfattar såväl själva

elströmmen som utrustning för att dra fram el till de olika enheter som behöver

strömförsörjning. Elkarta över det interna elnätet upprättas med stöd av tourens

produktionsledare och redovisas senast 15 maj. Framdragning av el ska ske på ett säkert sätt

vilket innefattar att ingen kan komma till skada såväl som att säkerställa att samtliga enheter

aldrig står utan strömförsörjning. Lokal arrangör ska i god tid erhålla detaljerad specifikation av

Sveab vad avser strömbehov för central utrustning och centrala sponsorer. En preliminär

specifikation finns under kapitlet ”Central utrustning”.

Ritning över arenan

Lokal arrangör ska upprätta skalenlig ritning över arenan som inkluderar alla arenans

övergripande element. Ritningen framtas i dialog med tourens produktionsledare. Första

utkastet till arenaritning ska vara Sveab tillhanda senast 15 mars och slutversion ska redovisas

senast 15 maj.

Arenaritningen skall minst innehålla:

Läktare

Planen

Sponsorby

DJ-tält

Eventsekretariat

Spelartält

Funktionärstält

Yttre perimetrar

Eventuella toaletter

Eventuellt TV-torn

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 22 -

Grafisk produktion

Korrektur på all exponering av reklamsarg, läktartopp och arenaflaggor ska godkännas av Sveab

innan lokal arrangör producerar materialet. Priser och tillvägagångssätt regleras i kapitlet

”Grafisk produktion”.

Eventsekretariat

På arenan ska det finnas ett vädersäkrat eventsekretariat i form av sekretariatsvagn eller

liknande. El och Internet ska dras fram till vagnen som ska finnas på plats senast då tourens

produktionspersonal anländer till spelplatsen.

Spelartält

På arenaområdet bör det finnas ett tält (eller motsvarande) för spelarna där de kan uppehålla

sig i direkt anslutning till match. Området ska stå under tillsyn så att ingen obehörig kommer in.

Förutom ett tält behövs också inredning och service i spelarutrymmet.

Inredning som ska finnas: Bord Stolar Inredning som bör finnas: Brassestolar/campingstolar Hyllor/bord att ställa väskor i/på. Kyl.

Funktionärsutrymme Förutom ett spelartält är det viktigt att ge funktionärerna någonstans att hänga av sig samt samlas på. Ett tält på backstage-området där gruppcheferna kan samla sina funktionärer och berätta om arbetsuppgifterna, arbetsdagen eller dylikt. Tältet blir också ett naturligt ställe att använda till funktionärsmaten.

Säkerhet

Om lokala myndigheter ställer krav på särskild utrustning eller skyltning

vad gäller brandsäkerhet, utrymning etc. står lokal arrangör för dessa

arrangemang.

Bevattning/dricksvatten

Vid soligt/varmt väder krävs att man vattnar planen. Lokal arrangör

ansvarar för att trädgårdsslang finns framdraget till centercourten.

Även dricksvatten ska finnas tillgängligt för spelare, domare,

funktionärer och övrig personal på arenan.

Dricksvatten på arenan i Sundsvall

2010.

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 23 -

Toalett

Toalett bör finnas för spelare, domare, funktionärer och gäster. Om lokala myndigheter ställer

krav på att det ska finnas toaletter även för besökarna ansvarar lokal arrangör även för detta.

Internet

Arenan ska förses med fiber ifall TV/webb-sändning planerar att sända matcher. Kontakta

projektledaren för mer information om er specifika deltävling. Arenan ska även ha minst en fast

uppkoppling till Internet som är driftsäker och kan användas av tävlingsledningen för att

uppdatera resultat, ladda upp bilder etc. Internetanslutningen dras fram till eventsekretariatet

och denna anslutning ska vara exklusiv för Sveab. Om arrangören önskar ett eget nätverk på

arenan måste ytterligare en anslutning göras.

Central utrustning Arena Nätsystem och domarstol

Markförankring

Stolpar

Stolpskydd

Nät

Reservnät

Repskydd (runt repet mellan antenn och stolpe) Uppsala 2008

Antenner

Linjer

Domarstol

Spelarbås och matchsekretariat

Spelarbåsen och matchsekretariatet byggs utanpå sandlådan med samma sorts limträbalk som

övriga sandlådan byggs av. Limträbalken skickas med sandlådan på en egen pall. Alla balkar som

är ämnade för spelarbåsen och matchsekretariatet är märkta med ”spelarbås” eller ”matchsek”.

Alla balkar märkta med detta lämnas åt sidan under etableringen av sandlådan då Sveab bygger

dessa under FAS 2-etableringen.

Utrustningen i spelarbåsen avgörs av vilka centrala sponsorer som finns och vilka rättigheter de köpt. Preliminärt består varje spelarbås av två stolar, två parasoller samt eventuellt en kyl alternativt bord.

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 24 -

Utrustningen till matchsekretariatet tillhör den centrala utrustningen och kommer alltså med lastbilen. I matchsekretariatet finns det två bord och fyra stolar. Dessutom ett tält som skyddar mot regn alternativt två parasoller om det är sol.

Reklamsarg

40 st. á 220 cm (alla ryms dock ej runt cc).

Fötter för montering på sandlåda (vid cityevenemang).

Fötter för montering i sand (vid strandevenemang).

Entréportaler

Efter SBTs premiär i Uppsala 2008 har våra blåa entréportaler välkomnat

många glada besökare genom åren. Inför 2015 har beslut tagits att avverka

dessa portaler då det befintliga skicket ej längre ger ett professionellt intryck.

Sveab ser över en ny möjlighet att välkomna framtida besökare in på

arenaområdet.

Tävlingsinformation

Tävlingens spelschema presenteras på en 2,2m x 1,3m stor tavla som ställs på arenaområdet.

Ljudsystem (tillhandahålls av SVEAB, bekostas av LA)

För att skapa ett lika starkt stereoljud oavsett man befinner sig på läktarna så behövs denna

utrustning.

Mast med trosslyft, 4 st

Satellithögtalare, 4-8 st

Bas, 4 st

Discomixer

Förstärkare, slutsteg etc.

Trådlös mikrofon, 2 st

Strömkablar för intern strömförsörjning (internt inom ljudsystemet)

Avgiften för ljudsystemet beror på hur många läktare arenan har:

2 läktare = 11 750:- exkl moms.

3 läktare = 15 250:- exkl moms.

Musiken och speakern är en viktig del för helhetsupplevelsen av Swedish Beach Tour och med

detta ljudsystem garanterar vi en kvalitativ och bra ljudbild för alla besökare oavsett väder.

Podie och tält för speaker/dj

Topptält på 3 x 3 m samt podie på 3 x 4 m (1 m podie sticker fram framför tältet). Podiet har en

höjd på ca 60–80 cm.

Portal

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 25 -

Eyecatchers

Sponsorernas eyecatchers medföljer. Antal, utformning och

storlek meddelas senare.

Flaggor

Arenaflaggor:

Sponsorer, 15-20 st

SBT (används om utrymme finns), 6 st (finns fler som kan ”täcka upp” vid behov).

Verktyg

Verktyg som används för den utrustning som kommer med lastbilen. Lokal arrangör ordnar själv

med de verktyg som behövs för att etablera arenan i enlighet med kapitlet Arena.

Förbrukningsmaterial

Det förbrukningsmaterial som behövs till tourens utrustning.

Pall-lyft

En pall-lyft medföljer.

Eventproduktion

Ackrediteringar

Produceras endast vid behov, i så fall på LA´s bekostnad.

Regnponchos

Vid regn finns regnponchos i lastbilen som får användas till personal som måste vistas ute i

regnet.

Långärmade tröjor

I lastbilen finns det ett kit med ca 20 st långärmade tröjor i olika storlekar (S-XL). Dessa tröjor

ska användas till matchfunktionärerna vid kallt väder (om inte lokal arrangör har egna uniforma

långärmade tröjor). Den lokala arrangören ansvarar för att alla tröjor återlämnas till

produktionsledaren. Ej återlämnade tröjor debiteras med 150 kr/st.

Sjukvårdsutrustning

Sjukvårdslåda med första förband samt utrustning som man behöver för enklare åkommor inom

beachvolley samt för vanligt förekommande småskador under etablering/avetablering.

Prispall

Prispall som ska användas vid prisceremonin.

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 26 -

Tävling

Banutrustning och matchsekretariat

Krattor och skrapor (totalt 2 st)

Spadar (3 st)

Måttband 50 m

Mätsticka till nät

Matchsekretariat

Bollvagn Mikasa, 2 st

Bollpåse Mikasa, 2 st

Bollpump Mikasa, 2 st

Digital tryckmätare Mikasa

Bestraffningskort Mikasa, 2 uppsättningar

Sifferpaddlar

Linjedomarflaggor (2 uppsättningar á 4 st)

Poängtavla blädderblock matchsekretariat (1 st)

Parasoller 2 st

Pennor

Skrivunderlägg 2 st

Bollar

Det antal bollar som ingår i arrangörsavtalet levereras med vår lastbil. I det fall regn gör att

bollarna blir obrukbara finns extra bollar att tillgå i lastbilen. De bollar som tas ut extra ska

återlämnas till produktionsledaren. Ej återlämnade bollar debiteras med 400 kr/st.

Centrala sponsorer Information om de centrala sponsorernas utrustning till sponsorbyn meddelas senare.

Elbehov Nedanstående elbehov är preliminärt. Detaljerad specifikation skickas ut från Sveab till lokal

arrangör senast 1 maj.

Ljudsystem

1 x 16A (3-fas).

TV-produktion

Kontakta projektledaren för mer detaljerad information om eventuell TV-sändning och vilket

elbehov som i så fall finns.

Kommentatorshytt

Ett 3x3 m eventtält medföljer till kommentatorshytt vid eventuell TV/webb-sändning.

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 27 -

Skåp/kylbil

Preliminärt 1 x 16A (1fas).

Elbehov sponsorby

Preliminärt 16A (3-fas) till varje utställarplats.

Matchsekretariat

230V.

Eventsekretariat

230V.

Parkering Sveab anländer med en lastbil. De bör kunna parkeras i anslutning till evenemangsområdet,

gärna på området. För det krävs ofta ett tillstånd från kommunens trafikförvaltning. Lokal

arrangör ansvarar för att tillstånd införskaffas samt eventuell kostnad för detta.

Lastbil

Lastbilen med registreringsskylt HHT 495 ska kunna stå på eller i nära anslutning till

evenemangsområdet. Om parkering ej är möjlig i anslutning till arenan ansvarar lokal arrangör

för att ordna annan parkering där lastbilen kan ställas på ett ändamålsenligt och säkert sätt.

OB-buss/länkbuss

OB-buss och länkbuss (av storleken som får köras med B-körkort) ska kunna stå på eller i nära

anslutning till evenemangsområdet (enbart vid TV-sändningar). Registreringsnummer för dessa

fordon erhålls i förväg via tourens produktionsledare.

Säkerhet Lokal arrangör ansvarar för den övergripande säkerheten på arenan. Sveab ansvarar för

säkerheten kring den utrustning som följer med touren (se central utrustning).

Etablering och avetablering

Arenan ska hägnas in med staket/byggstaket under etablering och avetablering för att

säkerställa att obehöriga ej kommer in och skadar sig samt för att minska stöldrisken av verktyg

och annan begärlig utrustning.

Läktare

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 28 -

Lokal arrangör ansvarar för att läktaren är besiktigad av lämplig tillsynsman/leverantör innan

arenan öppnas för publik.

Lokala ordningsföreskrifter

Lokal arrangör ansvarar för att de lokala ordningsföreskrifterna följs på arenan. Kontakt med

polismyndighet bör tas i förväg för att säkerställa på vilket sätt man tillsammans handhar

eventuella problem, t.ex. avhysning av fyllerister och andra störande element.

Vakter

I vissa städer, företrädesvis storstäder behövs godkända ordningsvakter som kan säkerställa

ordningen på evenemanget under arenans öppettider.

Nattvakter

Arenan måste alltid stå under bevakning och för detta ansvarar lokal arrangör (minst från det

att central etablering påbörjas till dess att central avetablering slutförts.) Arenan ska alltid vara

stängd (ingen släpps in på arenaområdet) under de tider arenan inte nyttjas för spel eller andra

publika aktiviteter. Under de delar av dygnet som arenan inte används måste det finnas minst

två nattvakter på plats. Utbildning/erfarenhet/nivå på dessa nattvakter ska anpassas efter en

bedömning av säkerhetsläget nattetid på den aktuella platsen vid den aktuella tidpunkten. Vissa

arrangemang klarar sig med nattvakter från klubben (alltid över 18 år) medan vissa arrangörer,

företrädesvis i storstäderna, behöver godkända ordningsvakter/bevakningsfirma.

Central organisation Svenska Volleyevent AB

Sveab är promotor för Swedish Beach Tour och ansvarar därför ytterst för alla frågor som rör

touren. Undantaget är tävlingsfrågor där SVBF har det yttersta ansvaret.

Projektledning

Med projektledning avses det arbete som Sveab bedriver inför, under och efter touren och dess

deltävlingar. Består av: Projektledare, Produktionsledare och produktionsledarassistent (er).

Projektledningen närvarar inte vid samtliga deltävlingar men det gör självfallet

produktionsledaren och eventuell produktionsledarassistent (er).

Grafisk produktionsledare

Ansvarar för samordning och kontroll av allt grafiskt material som involverar lokal arrangör.

Detta omfattar t.ex. original till affischer och annonser. Lokal arrangör förser den grafiska

produktionsledaren med korrektur av original/logotyper. Projektledaren för SBT är grafisk

produktionsledare.

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 29 -

Produktionsledare

Produktionsledaren är Sveab:s operative platschef på respektive deltävling. Under perioden

januari till maj ansvarar tourens projektledare för planering tillsammans respektive deltävlings

projektledare. Under perioden säsongen åker produktionsledaren med touren och är då

operativt ansvarig och arbetsledare ute på deltävlingarna.

Produktionsassistent

”Roddare” som är underställd produktionsledaren. Som produktionsassistent arbetar man

operativt samt med viss arbetsledning vid etablering och avetablering av arenan.

Webbredaktör

Webbredaktören är ansvarig för uppdateringar av hemsidan, Facebook, Youtube, Instagram och

Twitter. Han/hon ansvarar även för allt rörligt material som produceras för dessa kanaler.

Webbredaktör: utgörs av projektledningen i samarbete med SVBF.

Presskoordinator

SVBF:s kommunikationsansvarige ansvarar tillsammans med projektledaren för de övergripande

kontakterna med media. Ibland kompletteras dessa med en presskoordinator på enstaka

deltävlingar eller delar av touren.

Speaker

Sveab förser sommarens deltävlingar med en huvudspeaker. Lokal arrangör ansvarar för att

huvudspeakern blir avbytt av lämplig ersättare vid ett par matcher speldag 2 för att kunna äta

lunch/middag. Lokal projektledare ansvarar i samråd med speakern om vilken tidpunkt som är

lämplig för bytet. All kommunikation som LA önskar skall ske via speakern ska godkännas av

produktionsledaren och ges skriftligen till speakern.

DJ

Sveab förser sommarens deltävlingar med en DJ. Lokal arrangör ansvarar för att Sveabs DJ blir

avbytt av lämplig ersättare vid ett par matcher speldag 2 för att kunna äta lunch/middag. Lokal projektledare ansvarar för vem som ska byta av Sveab:s DJ. Avbytaren skall vara informerad i god tid innan bytet sker så eventuella frågetecken kan redas ut. Lokal projektledare skall i samråd med Sveab:s DJ välja tidpunkt som är lämplig för bytet.

Svenska Volleybollförbundet SVBF är ytterst ansvarigt för alla tävlingsfrågor på Swedish Beach Tour.

Teknisk delegat

SVBF tillsätter en teknisk delegat som har huvudansvaret för tävlingsfrågorna vid den aktuella

deltävlingen och som är direkt underställd SVBF:s tävlingsledning. Den tekniska delegaten tar

beslut gällande tävlingsbestämmelser före deltävlingen och under dess genomförande samt

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 30 -

leder tävlingsjuryns arbete under deltävlingen i de fall sådana ärenden uppstår. Den tekniska

delegaten leder det tekniska mötet på deltävlingen.

Överdomare

SVBF tillsätter en överdomare vid varje deltävling som har till uppgift att fördela domaruppdrag,

inspektera arenan tillsammans med teknisk delegat samt ingå i tävlingsjuryn. Överdomaren

utses av SVBF bland de domare som är tillsatta för deltävlingen och dömer även matcher

parallellt med sitt uppdrag.

Resultatservice

SVBF tillsätter en person som ansvarar för resultatservice under tävlingen.

Lokal organisation Detta kapitel beskriver vilket minimibehov som finns av funktionärer vid deltävlingar på Swedish

Beach Tour. Minimibehovet är angivet enligt vad som minst behövs under varje match och

under hela evenemanget, det är alltså upp till lokal arrangör att göra en bedömning utifrån

detta för vad som ytterligare krävs för att bemanna evenemanget så att funktionärer får vila,

matpauser och liknande i tillräcklig omfattning.

Nyckelfunktioner/projektgrupp

I detta kapitel ges även en viss beskrivning av de nyckelfunktioner som ska finnas hos varje lokal

arrangör enligt arrangörsavtalet. Dessa nyckelfunktioner behöver nödvändigtvis inte ligga på

enskilda individer, en och samma person kan inneha flera av de nedan beskrivna

nyckelfunktionerna. Våra erfarenheter säger oss dock att det är en framgångsfaktor att fördela

ansvaret på så många personer som möjligt. Det är givetvis fullt möjligt för lokal arrangör att

komplettera dessa nyckelfunktioner med fler personer efter behov. Lokal arrangör bör senast

15 maj redovisa ett organisationsschema samt namn och kontaktuppgifter till de

nyckelfunktioner som redovisas nedan.

Nyckelfunktioner:

Projektledare

Tävlingsledare

Banchef

Arenaansvarig

Medieansvarig

Försäljningsansvarig

Marknadsansvarig

Grafisk produktion

Funktionärsansvarig

Publikvärdsansvarig

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 31 -

Projektledare

Den lokala projektledaren är ytterst ansvarig från den lokala arrangörens sida. Han/hon

ansvarar för den lokala projektledningen och ansvarar även för att samordna övriga lokala

nyckelfunktioner. Det är den lokala projektledaren som står för den huvudsakliga (operativa)

kontakten med projektledare och produktionsledare hos Sveab.

Tävlingsledare

Den lokala tävlingsledaren ingår tillsammans med SVBF:s tekniska delegat och överdomaren i

tävlingsjuryn. Den lokala tävlingsledaren ska i samråd med Sveab:s produktionsledare

koordinera publikaktiviteter, prisutdelning och annat som sker inne på planen. I uppgiften ingår

även att ansvara för banutrustning och säkerhet på banan.

Banchef

Banchefen är direkt underställd tävlingsledaren och ansvarar för att tillsammans med SVBF:s

tekniska delegat och Sveab:s producent koordinera och leda allt som sker inne på sanden. Detta

omfattar bl.a. funktionärernas arbete (bollrullare och matchsekretariat) samt att koordinera

domare, spelare och sponsoraktiviteter inne på plan. Banchefen ansvarar även för att

banutrustning och säkerhet på banan sköts enligt regler och riktlinjer.

Arenaansvarig

Ansvarar för etablering, drift och avetablering (de delar som lokal arrangör ansvarar för). Inför

evenemanget ska den arenaansvarige säkerställa att det upprättas såväl arenaritning som

elkarta och etableringsschema. Arbetet bedrivs i nära samarbete med Sveab:s

produktionsledare.

Medieansvarig

Ansvarar för bearbetning av lokal och regional media inför, under och efter evenemanget.

Arbetet bedrivs i nära samarbete med Sveab:s presskoordinator.

Försäljningsansvarig

Ansvarar för den lokala försäljningen av de rättigheter som lokal arrangör förfogar över enligt

arrangörsavtalet.

Marknadsansvarig

Ansvarar för den lokala marknadsföringen av evenemanget liksom framtagandet av den lokala

marknadsplanen.

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 32 -

Grafisk produktion

Ansvarar för grafisk produktion, ansvarar för all kontakt med Sveab:s grafiska produktionsledare

vid produktion av arenaexponering, annonser, affischer och andra trycksaker. Lämpligen läggs

detta ansvar på den som är försäljningsansvarig eller projektledare.

Funktionärsansvarig

Ansvarig för rekrytering, utbildning och koordinering av evenemangets funktionärer.

Publikvärdsansvarig

Ansvarar för att leda och koordinera publikvärdarnas arbete under evenemanget.

Andra nyckelfunktioner

Utöver vad som krävs i arrangörsavtalet kan det, beroende på lokala förutsättningar, finnas

anledning att ha nyckelfunktioner på fler områden. Det kan t.ex. handla om lokalt ansvar för

spelarservice, domare och hospitality. Om lokal arrangör kompletterar med fler

nyckelfunktioner vill vi att Sveab får information om även dessa personer så att Sveab:s

producent och produktionsledare vid behov kan prata med rätt person inom respektive område.

Banfunktionärer

Samtliga matcher ska avgöras med trebollssystem vilket alltid tar fem personer i anspråk (på

sidobana är tre bollrullare minimum). De fem bollrullarna är även ansvariga för att kratta och

jämna till spelplanen under och mellan spel.

Matchsekretariat

Matchsekretariatet bemannas med fyra personer med ansvar för matchprotokoll,

statistikprotokoll, och scoreboard. Det är av stor vikt att de personer som ska skriva

matchprotokoll och statistikprotokoll i förväg har erhållit adekvat utbildning.

Linjedomare

Se Linjedomare i kapitlet tävlingsadministration.

Publikvärdar

Antalet publikvärdar som behövs beror på deltävlingens storlek och arenans omfattning men

bör alltid uppgå till minst tre personer. De ansvarar för att hälsa besökarna välkomna och att

samla in mejladresser till Sveab:s publikundersökning (mer info om i vilka städer

publikundersökningen är aktuell ges av SBT:s projektledare), dela ut matchprogram, hjälpa

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 33 -

publik, dela ut eventuella flyers m.m. Antalet publikvärdar ska anpassas till flödet av besökare,

det innebär att arrangören måste planera för ökad bemanning under de tider man räknar med

många besökare. Publikvärdarna bör vara över 18 år och vara representativa. Det första

besökarna möter är just publikvärdarna, de måste därför inte bara kunna ge ett gott intryck

utan även ha instruktioner för hur man hanterar frågor som stökiga besökare, fyllerister,

sjukdomsfall samt kunna skicka vidare sponsorer, media osv. till rätt personer/platser på

arenan.

Spelarvärdar Spelartältet/utrymmet är en plats där endast spelare ska vistas, därför är det viktigt att övervaka utrymmet så att inga obehöriga kommer in. En spelarvärd som finns på plats kan dessutom se till att det finns förfriskningar i tältet samt att det städas med jämna mellanrum.

VIP-värdar

Har deltävlingen en VIP-läktare eller VIP-restaurang ska den förses med en VIP-värd som hälsar

besökarna välkomna och ser till att besökare utan rätt ackreditering nekas tillträde till området.

Arenafunktionärer (FAS-1 etablering, drift och lokal avetablering)

Hur många funktionärer som behövs för arenans etablering, drift och rivning beror till stor del

på spelplatsen, hur arenan ser ut, hur läktarna är konstruerade och hur stora de är. Sveab:s

produktionsledare gör i samråd med den arenaansvarige hos den lokala arrangören en

bedömning av vilka personella resurser som krävs för att etablera (FAS-1), sköta driften och

avetablera (lokalt).

Arenafunktionärer (FAS-2 etablering, central avetablering)

Det krävs i normalfallet 10-12 personer 18-60 år som har ett visst praktiskt handlag samt bra

förutsättningar för fysiskt arbete. FAS-2 etablering inleds vanligtvis med start 08.00 och med

avslut någon gång mellan 18.00 och 21.00. Arbetet pågår dock fram till dess att FAS-2

etableringen är klar.

En avetableringsplan finns klar och under evenemangsveckan kommer tourens

produktionsledare i samråd med lokal projektledare och arenachef välja 3-4 arbetsledare ur den

lokala organisationen. Varje arbetsledare behöver mellan 6-8 personer vilket innebär att ca 25

funktionärer är optimalt för en effektiv avetablering (20 st är minimikravet). En avetablering av

de centrala delarna tar ca 3 timmar. Gör tidigt klart för funktionärerna som arbetar under

finaldagen att de ska stanna kvar och hjälpa till med rivning. Åldern på funktionärerna vid

avetableringen är inte lika viktig som vid etableringen. Dock ska det finnas minst 10 personer

med samma förutsättningar som etableringsfunktionärerna.

Summering av funktionärsbehov

Banfunktionärer: 5

Matchsekretariat: 2

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 34 -

Publikvärdar: 3

Spelarvärdar: 1

VIP-värdar: ELB

Arenafunktionär drift: 2

Arenafunktionär FAS-1: ELB

Arenafunktionär FAS-2: 10-12

Avetablering centralt: 25 (30)

Avetablering lokalt: ELB

ELB = Efter lokalt behov.

Ovanstående är minimikrav och i samtliga fall angivet efter hur många som måste vara igång

samtidigt för att produktionen ska fungera som planerat. Eftersom funktionärer behöver vila

och äta och då en och samma person sällan vill eller kan jobba från morgon till kväll behövs

således betydligt fler individer för att tillgodose det behovs som finns vid varje givet tillfälle.

Arrangören ska senast 1 april redovisa sitt planerade funktionärsbehov fördelat på ovanstående

funktioner (arrangören kan även addera fler funktioner).

Ålder på funktionärer

Erfarenheter från tidigare säger oss att det är en stor fördel att arbeta med funktionärer som

fyllt 18 år. Det är lättare att ställa krav på funktionärerna och som arrangör behöver man inte

lägga lika stort fokus på ansvaret för den enskilda individen (som fallet är för betydligt yngre

funktionärer). Nu skiljer sig förutsättningar åt mellan olika arrangörer. För en lokal arrangör med

ungdomsverksamhet kan det finnas flera bra skäl till varför ungdomarna ska vara delaktiga.

Det är dock viktigt att tänka på att vi har höga krav på att evenemangen ska se professionella ut.

För att kunna ställa rätt krav och för att den utrustning som funktionärerna ska bära ska se bra

ut går det inte att krypa allt för långt ner i åldrarna. Förmågan att utföra ett bra jobb och att

kunna bära utrustningen på ett korrekt sätt är centralt varför funktionärerna bör vara minst 13

år. Finns det yngre personer än så i föreningen som bör involveras går det säkerligen att hitta

alternativa uppgifter på evenemanget än de funktionärsposter som beskrivs i

arrangörshandboken.

Utbildning

Deltävlingens funktionärer ska i förväg erhålla en introduktion/utbildning där de dels får en

bakgrund till Swedish Beach Tour och svensk beachvolley och dels får en utbildning anpassad för

det uppdrag de ska ha på evenemanget. I samband med denna introduktion/utbildning ska

arrangören visa en kort Powerpoint-presentation om Swedish Beach Tour samt dela ut en

funktionärshandbok (Sveab tillhandahåller både presentation och funktionärshandbok).

Klädsel

Funktionärernas klädsel är mycket central för hur besökare, media och sponsorer uppfattar

evenemanget. Våra tidigare erfarenheter säger oss att det är viktigt att i förväg förmedla till

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 35 -

funktionärerna varför vi är så noga med hur kläderna används och hur centrala de är för hur vår

omgivning uppfattar oss. Få dem att känna stolthet för den helhet vi kan kommunicera tack vare

deras insats. Funktionärskläderna levereras i storlekarna small till extra large. Regnponchos

kommer att finnas i lastbilen ifall behov uppstår.

Regler för funktionärernas klädsel:

Ansvarig person hos lokal arrangör avgör vilken klädsel som ska användas vid en viss

tidpunkt. Har man både t-shirt och långärmad tröja används antingen t-shirt eller tröja

ytterst, plaggen får inte blandas (åtminstone inte inom samma grupp av funktionärer).

Keps, om finns tillgängligt, ska alltid bäras och den ska bäras på vanligt vis, dvs. med

skärmen rakt fram.

T-shirten bärs utanpå shortsen. Upprullade ärmar, shortsben etc. är inte tillåtet.

Ackrediteringen, om sådan finns, ska alltid bäras runt halsen i logoband såvida inte

uppdraget kräver att den tillfälligt placeras i shortsfickan. Banfunktionärer har

ackrediteringen i fickan under sitt uppdrag på sanden.

Kläderna ska vara hela och i möjligaste mån rena. Om funktionärskläder av olika

anledningar blivit smutsiga ska vi sträva efter att tillfälligt byta mellan personer i

synnerhet vid finalpass och TV-sändningar.

Eventuella skor/sandaler bör användas utan strumpor. Om strumpor används ska dessa

synas så lite som möjligt.

Olika väderomständigheter kan göra att vissa avsteg måste göras från ovanstående. Dessa

avsteg beslutas ytterst av tourens produktionsledare på plats.

OBS! Någon klädsponsor för 2015 är ännu ej klar. Avtal med en ny klädsponsor kan påverka

ovanstående.

Försäkring

Vi rekommenderar lokal arrangör att se över sitt eget försäkringsskydd. Funktionärer som

arbetar för lokal arrangör som är medlemsförening i Svenska Volleybollförbundet erhåller

försäkringsskydd via licensförsäkringen och försäkring via Riksidrottsförbundet, se

http://www.volleyboll.se/t3.aspx?p=712882 för mer information samt villkor.

Fotograf

LA ansvarar för att det varje tävlingsdag finns en ändamålsenlig fotograf som tar bilder på

deltävlingen och att dessa bilder kan användas fritt (mot fotocredit) av såväl LA som av Sveab

och spelare och övriga LA (dock ej säljas till tredje part).

Med ändamålsenlig avses att fotografen bör vara så pass duktig att vi kan få professionella

bilder som vi kan använda i vår kommunikation. Sveab har en lista på duktiga och lämpliga

fotografer som LA kan använda sig av i rekryteringen. Väljer LA att anlita en egen fotograf ska

Sveab ta emot minst 5 arbetsprover för att avgöra kvaliteten på bilderna och därefter godkänna

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 36 -

att kvaliteten är tillräcklig för SBT. Eventuell ersättning för uppdraget hanteras mellan LA och

fotografen. Lokal arrangör ansvarar för att aktuell fotograf får detta PM.

Fotografen bör som minimum finnas på plats vid hälften av matcherna dag 1 och dag 2 samt

under alla matcher dag 3. Dag 1 och dag 2 bör fotografen företrädesvis vara på plats under de

tider där publiktillströmningen är som störst (oftast från lunch och framåt).

Bilder på spelarna och spelet är givetvis centrala men lika viktigt är det med bilder på det som

sker runt omkring, t.ex. sponsorby, publikaktiviteter, uppvisningar, publik, översiktsbild på

arenan mm. Bilder på finaldagens avslutande prisutdelning är av hög prioritet samt att det finns

bilder på alla spelare i finalerna.

Fotografen ska löpande leverera bilder varje speldag och förse tourens webbredaktör med

minst 25st utvalda bilder (blandade motiv enligt ovan). Dessa bilder används i första hand för

tourwebben och Facebook. Dessa bilder ges till tourens webbredaktör. Bilderna ska vara 550px

breda för att passa tourens hemsida. Foto-byline anges på tourens webbsida under bilden.

Fotografen bör vara behjälplig med högupplösta bilder till press om det behovet uppstår.

Högupplösta bilder, ska vara totalt minst 200st varav minst 50st från respektive tävlingsdag,

laddas över till webb-redaktörens bärbara hårddisk alternativt skickas till Svenska Volleyevent

AB på USB-minne eller liknande senast en vecka efter slutförd tävling. Bilderna ska vara så pass

högupplösta att de kan användas för press och grafisk produktion.

Tävlingsadministration SVBF är ytterst ansvarigt för alla tävlingsfrågor på Swedish Beach Tour.

Teknisk delegat

Den tekniske delegaten utses av SVBF och är den högste ansvarige på plats vad avser

tävlingsfrågor. Ansvaret för den tekniska delegaten omfattar:

Att leda det tekniska mötet.

Att ta beslut i tävlingsfrågor på plats.

Att ta beslut kring eventuella undantag från gällande regler för spelarnas utrustning.

Att bestämma matchordningen.

Fördela matcher mellan olika banor då mer än en bana används.

Leda tävlingsjuryn då den nyttjas.

Övervaka den lokala arrangörens tävlingsadministration.

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 37 -

Tävlingsledare

Den centrala tävlingsledaren från SVBF ansvarar för de delar av evenemanget som innefattar

tävlingsfrågor. Detta innefattar t.ex. det som händer inne på sanden, matchsekretariat,

tävlingssekretariat, uppdatering av spelschema och resultat samt koordinering av

matchfunktionärer. Den lokala tävlingsledaren ingår tillsammans med SVBF:s tekniska delegat

och överdomaren i tävlingsjuryn.

Domare

SVBF tillsätter vanligen tre domare till varje deltävling. Vid deltävlingar står de tre domarna för

samtliga förstadomaruppdrag samt alla andredomaruppdrag utom i fyra matcher under speldag

2 då den lokala arrangören ansvarar för att tillsätta andredomare (inga krav på formell

utbildning/legitimation). Vid en deltävling med fler än 8+8 lag som innebär fler matcher på CC

behöver LA ge domarna samma förutsättningar till pauser likt speldag 2 då de får bytas av med

lokala domare mitt på dagen. Överdomaren avgör vilka fyra matcher som den lokala arrangören

tillsätter andredomare till. Om den lokala arrangören vill veta detta i förväg kontaktas

överdomaren innan deltävlingen.

Lokal arrangör ska bjuda in de tillsatta domarna (via telefon, brev eller e-post) i god tid innan

deltävlingen (senast 3 veckor innan) och se till att domarna erhåller den praktiska information

de behöver.

Sveab ansvarar för utrustning till de domare som tillsätts av SVBF. Lokal arrangör ansvarar för

utrustning till den andredomare som lokal arrangör står för. Denna andredomare ska bära

officiella funktionärskläder för touren (om den personen saknar officiell domarklädsel).

Precis som spelarna så påverkar de yttre omständigheterna domarnas prestation. Lokal

arrangör kan bidra till bra domarprestationer genom att skapa så bra yttre omständigheter som

möjligt för domarna på plats.

Linjedomare

Lokal arrangör får använda sig av linjedomare under förutsättning att:

Två linjedomare används vid samtliga matcher.

Att alla linjedomare i förväg erhåller adekvat utbildning/instruktion.

Att alla linjedomare är minst 18 år.

Att alla linjedomare utrustas med de officiella funktionärskläderna för touren.

Att aktuell överdomare meddelas minst två veckor före deltävlingen.

Anmälan

Spelarna anmäler sig till respektive deltävling via SVBF:s tävlingsverktyg Cupassist där man

löpande kan se vilka spelare som anmält sig till deltävlingen.

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 38 -

Startfält och kvalifikation

Vid en vanlig deltävling på Swedish Beach Tour kvalificerar sig totalt 8 lag per klass enligt

följande:

De fyra lagen med högst entry point.

Två lag kvalar in via Challenger veckan före.

Två wild card.

Om ett eller flera wild card inte delas ut eller om något kvallag ej kommer via Challenger så går

platsen eller platserna till nästa lag på rankingen (entry points).

Mer information finns att läsa i tävlingsbestämmelserna för beachvolley. Vid frågor kring

bestämmelser och andra tävlingstekniska frågor rörande 12 eller 16-lags turnering, kontakta

tävlingsledningen, tl@volleyboll.se.

Wild card och utländska spelare

SVBF fattar alla beslut vad gäller wild card och inbjudna lag. Vid deltävlingar med 8 lag per klass

kan upp till två wild card delas ut. Samråd med lokal arrangör görs vanligen innan SVBF fattar

beslut. Lokal arrangör har ingen möjlighet att rekrytera egna lag, varken Svenska eller utländska,

till tävlingen. Däremot kan lokal arrangör föreslå lag för SVBF och skapa förutsättningar för

utländska lag att delta.

SVBF eller Sveab har inga budgeterade medel för resor och hotell till utländska spelare. Om lokal

arrangör via sponsorer kan finansiera resebidrag och/eller hotell för utländska spelare ökar

chanserna att de vill ställa upp i deltävlingen, i synnerhet om man är ute efter mer kvalificerade

spelare.

Resultatrapportering

Resultatrapportering sker via Cupassist. SVBF ansvarar för resultatrapporteringen via FX.

Matchprotokoll

Matchprotokoll (det internationella matchprotokollet används) ska fyllas i vid samtliga matcher

på Swedish Beach Tour. Efter avslutad tävling överlämnas matchprotokollen till den tekniske

delegaten som ser till att dessa arkiveras hos SVBF. SVBF jobbar på en digital lösning för att

underlätta administreringen av protokollen. Lokal arrangör ansvarar för all administration av

matchprotokoll under deltävlingen.

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 39 -

Matchproduktion Besökarna bedömer inte bara vår produkt efter de sportsliga prestationerna utan framför allt är

den totala upplevelsen avgörande. Produktionen är formad för att skapa speciellt

arenautseende, ljudbild och känsla som tillsammans med duellerna på planen intresserar och

engagerar publiken på plats och framför TV-apparaterna.

I huvudsak är det tre dokument som styr matchproduktionen; spelprogrammet,

minutprogrammet och DJ/speaker-scriptet. Spelprogrammet upprättas av SVBF:s tekniska

delegat. Minutprogrammet för respektive speldag upprättas av Sveab och beskriver tidschemat

för matcher och andra aktiviteter på centercourt. I scriptet finns detaljerade anvisningar för DJ

och speaker (manus, jingelschema, musikval m.m.). Händelser planerade i dessa dokument

genomförs med hjälp av banchefen (ledare i lokala organisationen) som ansvarar för

planfunktionärernas uppdrag och uppträdande. Alla representanter har en roll att spela på

arenan och i synnerhet inne på centercourten som man kan betrakta som en scen.

Planfunktionärerna bör komma ihåg att de är en del av showen.

Proceduren från matchslut till matchstart:

Eventuell intervju med spelare.

Deltagande lag och domare lämnar utan dröjsmål centercourten genom utgången i

sargen.

Eventuell publikaktivitet.

Linjer, sand, nätsystem, resultattavlor, bildskärmar och övrig planutrustning justeras.

Lagen går in på centercourt genom sargens ingång.

Uppvärmning och lottning.

Spelarna sitter i stolarna. Presenteras av speakern.

Matchstart.

Prisceremoni Prisceremonin är den officiella avslutningen på respektive evenemang varför det är

betydelsefullt att produktionen är professionell, högtidlig och värdig. Det är den lokala

arrangören som ansvarar för prisceremonins genomförande med stöd av SVBF:s tekniska

delegat och Sveab:s produktionsledare.

Manus för prisceremonin ska vara klart senast dagen innan finaldagen (när sista match för

dagen avslutas). Det färdiga manuset ska då i utskriven form delas ut till teknisk delegat,

produktionsledare, speaker, DJ, banchef, funktionärsansvarig och samtliga spelare som är klara

för semifinal. Manuset ska innehålla:

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 40 -

Detaljerat minutschema (nollpunkt i tidsschemat sätts vid inslagen matchboll).

Utrustning som ska ordnas och vem som ansvarar att allt kommer på plats.

Anvisningar om var prisbord, prispall, prisutdelare, funktionärer, spelare mm ska

uppehålla sig före, under och efter prisutdelningen.

Funktionärernas klädsel.

Spelarnas klädsel.

Namn, titel och ordning (den ordning de ska gå in/presenteras på arenan) på samtliga

prisutdelare.

Fördelning av prispengar/placering.

Övriga lokala varupriser/sponsorer som ska nämnas.

Notera att vissa av punkterna ovan regleras

nedan. I dessa fall kan alltså den lokala

arrangören kopiera texten direkt från

arrangörshandboken när man gör manus för

prisceremonin.

Tidpunkt för prisceremonins genomförande

Prisceremonin ska genomföras direkt efter den sista

finalmatchen. Det är viktigt att förberedelserna inför prisceremonin är gjorda så att det efter

matchboll bara är att bära in utrustning och ställa denna på plats. Prisceremonin TV-sänds

normalt inte men däremot kan vissa av spelarna engageras i slutet av sändningen varför

koordinering med TV-produktionen krävs. Prisceremonin ska normalt inledas maximalt 5 min

efter inslagen matchboll.

Utrustning

Följande utrustning/tillbehör ska finnas på plats. Inom parantes anges vem som ansvarar för att

utrustningen finns. Lokal arrangör ansvarar alltid för att all utrustning och alla tillbehör bärs in

på plan och placeras enligt manus.

Prispall (Sveab).

Blommor till alla lag (lokal arrangör).

Mousserande vin, 1 st/vinnande lag (lokal arrangör).

Bord med duk för priser/tillbehör (lokal arrangör).

Eventuella varupriser (lokal arrangör/Sveab). Funktionärernas klädsel Samtliga funktionärer ska bära den officiella funktionärsklädseln med shorts, t-shirt/piké och ev keps. Kepsen ska sitta rakt fram och ev ackreditering placeras i fickan. Det är viktigt att alla bär samma klädsel, funktionärer som av någon anledning har avvikande shorts eller tröja medverkar ej inne på planen vid prisutdelningen. Spelarnas klädsel

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 41 -

Spelarna ska vid prisutdelningen bära proper och om möjligt uniform klädsel. Prisutdelare Prisutdelarna utses av LA och kan huvudsakligen delas in i fyra kategorier:

Representant för SVBF/Sveab

Representant för central sponsor

Representant för lokal arrangör

Representant för värdstad/lokal huvudsponsor Hur många prisutdelare som används beror på vilka lämpliga och aktuella namn som finns närvarande vid tillfället. Minimibemanningen är två stycken, en representant från SVBF/Sveab och en från lokal arrangör. Representanten för SVBF/Sveab är i första hand styrelsemedlem och i andra hand tjänstemän. Lokal arrangör representeras av projektledare (eller motsvarande) alternativt styrelseledamot (eller motsvarande). Vem eller vilka som sköter utdelningen av prischeckar, blommor, mousserande vin och eventuella övriga priser regleras i manuset. Prisbordet Prisbordet ska bestå av ett prydligt bord som bör dekoreras med lämplig duk (anpassas till rådande väderförhållanden). På prisbordet ställs blommor, mousserande vin samt eventuella varupriser. Fördelning av prispengar Se kapitlet om ”Prispengar” för prissumma för respektive placering i förhållande till total prissumma. Ramar för prisceremonin Följande punkter ska finnas med när lokal arrangör gör manus för prisceremonin:

Prispall och prisbord iordningsställs.

Samtliga funktionärer (som inte behövs kvar på sina poster) ställer upp på rad utanför öppningen i reklamsargen.

Speakern presenterar den lokala arrangören varvid alla funktionärer marscherar in från öppningen i reklamsargen och sedan längs med reklamsargen till dess att funktionärerna ramar in platsen för prisceremonin (samt så att alla får plats, armbåges bredd mellan varje funktionär).

Prisutdelarna ställer upp utanför öppningen i reklamsargen.

Spelarna i den klass som inleder prisceremonin (den klass som spelade den första finalen) ställer upp utanför öppningen i reklamsargen.

Speakern presenterar prisutdelarna i ordning enligt manus varvid prisutdelarna går in på planen och går fram till prisbordet.

Prisutdelning första klassen.

Efter prisutdelningen ställer sig samtliga pristagare i den första klassen sig i en grupp på lämplig plats i närheten av prispallen (för senare gemensam fotografering).

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 42 -

Spelarna i den klass som avslutat prisceremonin ställer upp utanför öppningen i reklamsargen.

Prisutdelning andra klassen.

Gemensam fotografering alla pristagare (båda klasserna).

Prisceremonin avslutas och speakern tackar publiken.

TV-produktion Sveab har slutit ett avtal med WSB om rättigheterna till rörlig media. Detaljer kring

sändningarna och vilka deltävlingar som kommer sändas 2015 samt vilka förutsättningar

produktionsteamet är i behov av är ej ännu bekräftat. Mer info kommer.

Preliminärt ansvarar lokal arrangör vid TV-produktion för följande:

Att det finns parkeringsyta för OB-buss (av storlek som får köras med B-körkort) i direkt

anslutning till arenan.

Att fiberanslutning med minst 10Mbit åt båda hållen finns vid arenan.

Att det finns strömförsörjning, på maximalt 20 m avstånd från OB-bussen.

Saxlift eller TV-torn för huvudkamera vid kortsida, alternativt en plattform högst upp på

läktaren.

Prispengar Prispengar på Swedish Beach Tour utbetalas av Sveab. Samtliga prispengar betalas till respektive

spelares förening. Vid utbetalning till utländsk medborgare/utländsk förening beskattas

prispengarna enligt Skatteverkets direktiv. LA har möjligheten att med lokala sponsorer öka

mängden prispengar.

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 43 -

Fördelning prispengar för SBT 2015 är ej fastställd.

4 000 kr/klass, totalt 8 000 kr

1:a, 2 000 kr

2:a, 1 000 kr

1 000 kr till bonuspoolen

8 000 kr/klass, totalt 16 000 kr

1:a, 4 000 kr

2:a, 2 000 kr

3:a, 2 x 1 000 kr

10 000 kr/klass, totalt 20 000 kr

1:a, 5 000 kr

2:a, 2 500 kr

3:a, 2 x 1 250 kr

12 000 kr/klass, totalt 24 000 kr

1:a, 6 000 kr

2:a, 3 000 kr

3:a, 2 x 1 500 kr

14 000 kr/klass, totalt 28 000 kr

1:a, 7 000 kr

2:a, 3 500 kr

3:a, 2 x 1 750 kr

16 000 kr/klass, totalt 32 000 kr

1:a, 8 000 kr

2:a, 4 000 kr

3:a, 2 x 2000 kr

20 000 kr/klass, totalt 40 000 kr

1:a, 9 000 kr

2:a, 4 500 kr

3:a, 2 x 2 250 kr

5:a, 2 x 1 000 kr

25 000 kr/klass, totalt 50 000 kr

1:a, 10 000 kr

2:a, 5 000 kr

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 44 -

3:a, 2 x 2 500 kr

5:a, 2 x 1 500 kr

7:a, 2 x 1 000 kr

30 000 kr/klass, totalt 60 000 kr

1:a, 12 000 kr

2:a, 6 000 kr

3:a, 2 x 3 000 kr

5:a, 2 x 2 250 kr

7:a, 2 x 1 250 kr

Bonuspool

Vid ev bonuspool gäller följande kriterier gäller:

Prispengar från bonuspoolen delas ut individuellt.

Endast rankingpoäng som tagits på Swedish Beach Tour räknas.

Bonuspoolen fördelas lika mellan dam- och herrklassen till de 6-10 bäst placerade spelarna i

respektive klass. Hur många som delar på pengarna beror på hur stor bonuspoolen är.

Bonuspoolen utbetalas av Sveab efter tourfinalen.

Innan första tävlingen bestäms OM det blir bonuspool och hur stor den i så fall är samt hur den

fördelas.

Spelare Spelarna utgör en oerhört central del i produkten Swedish Beach Tour. Det är kring deras insatser som vi bygger touren och ett av huvudsyftena med att touren finns till är att den ska utgöra en plattform för spelarutveckling där spelarna förbereds för att kunna ta steget ut till internationellt spel. Utveckling av resurser, prispengar, spelarservice och status är viktiga parametrar som har en positiv påverkan på den sportsliga utvecklingen. En positiv påverkan på dessa parametrar är därför en prioriterad fråga för touren. Spelarservice Spelarna utgör en viktig del av produkten Swedish Beach Tour och det är viktigt att ge dem så bra förutsättningar som möjligt för att de ska kunna prestera bra på deltävlingen. Bra service till spelarna reducerar även deras kostnader vilket är mycket uppskattat då de allra flesta spelarna på SBT fortfarande måste skjuta till privata medel för att täcka alla tränings- och tävlingskostnader.

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 45 -

Spelarservice som enligt arrangörsavtalet ska finnas och som åligger den lokala arrangören:

Tillgång till dricksvatten på arenan.

Spelartält på arenan som är övervakat.

Förmånligt hotellalternativ.

Dusch, tvättställ eller enklare anordning där spelarna kan spola av sand (såvida det inte finns anordnat dusch/omklädningsrum eller liknande i direkt närhet till arenan).

Spelarservice som bör finnas:

Massör

Turneringsläkare

Fri tillgång till frukt, drycker, mellanmål

Fria luncher och/eller middagar

Fri after beach/beachbankett

Subventionerat/fritt hotellboende

Fria lokala transporter (inom en radie av 10 km från spelplatsen). Lokal arrangör ska senast 15 maj redovisa till tourens produktionsledare vilken spelarservice som planeras för de deltagande spelarna. Spelarnas rättigheter och skyldigheter Spelarnas rättigheter och skyldigheter regleras dels genom SVBF:s styrdokument (se kapitlet ”Styrdokument”) och dels genom det spelaravtal som samtliga svenska spelare måste skriva under för att få spela på touren. Det är viktigt att den lokala arrangören har läst igenom spelaravtalet så att man är medveten om vilka rättigheter och skyldigheter spelarna har vi deltävlingarna.

Utvärdering För att kunna utveckla Swedish Beach Tour är det centralt att utvärdera produktionen, såväl det

lokala som det centrala arbete som bedrivs samt attitydundersökningar bland våra besökare.

Sveab gör följande utvärderingar:

Övergripande utvärdering av eventproduktionen.

Utvärdering av respektive lokal arrangör utifrån arrangörsavtal och arrangörshandbok.

Attitydundersökning bland besökarna på minst 4 deltävlingar.

Sammanställning och utvärdering av exponeringar i media (tryckt och digital press).

Sammanställning och utvärdering av inslag i TV.

Summering.

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 46 -

Lokal arrangör ska senast 15 september redovisa en lokal utvärdering till tourens

produktionsledare som minst ska omfatta följande delar:

Samarbetet med Sveab

Samarbetet med SVBF

FAS 1-etableringen

FAS 2-etableringen

Avetableringen (lokal+central)

Arenadesign

Grafisk produktion

Funktionärer och funktionärssrekrytering

Marknadsföring

Försäljning

Sidoevents

Spelarservice

Deadlines och tidplaner (har projektet följt uppsatta tidplaner)

Projektledning

Det står naturligtvis arrangören fritt att lägga till fler områden i den lokala utvärderingen.

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 47 -

Ordlista

Billboard - logotype med voice over (speakerröst) som visas innan/efter TV-sändningen samt i

vissa fall i reklampauser.

Ljudjingel - ljudfil i mp3-format som spelas i ljudsystemet av dj och som kommunicerar ett

budskap från en sponsor eller ifrån arrangörerna.

4cc - obestruket papper med optimal ytjämnhet vilket garanterar en utmärkt bildåtergivning.

Colorcopy - obestruket, glättat och lätt pigmenterat färgkopieringspapper.

Eps-format - filformat för framförallt vektorgrafik som innebär att brukaren kan göra

produktionen i valfri storlek utan att kvaliteten påverkas.

DPI - måttenhet för upplösning.

Moduler - tidningssidan delas upp i bestämda måttmoduler. Modulsystemet gör det enkelt att

se hur stor en annons är och vad den kostar. Varje modul har ett bestämt mått. Besök

http://www.totaltumea.se/priser-a-format för att se hela modulkartan.

Cupassist – system för administration av resultat och spelprogram.

Matchproduktion - innefattar produktionen av en match inkluderat musik, speaker, intro och

övriga aktiviteter som sker från det att spelarna går på banan tills de går av.

Perimeterboard - skärmar för digital exponering av animationer (rörliga AVI-filer) som ofta syns

runt fotbollsplaner på större arenor. Har används på SBT även till scoreboard.

FAS-1 etablering - den del av etableringen som omfattar allt på arenan som den lokala

arrangören ansvarar för. Ska alltid vara klar innan FAS-2 etablering påbörjas.

FAS-2 etablering - den del av etableringen som omfattar den utrustning som kommer med

tourens lastbilar.

Lokal avetablering - avetablering av det som etablerats under FAS-1.

Central avetablering - avetablering av det som etablerats under FAS-2.

Arenadesign - design av arenan utifrån hur vi optimerar upplevelsen för besökaren och effekten

för våra sponsorer. Dvs. hur vi placerar sandlåda, läktare, val av läktare, servering, sponsorby,

ingångar, inramning mm.

ARRANGÖRSHANDBOK

2014-10-09

- 48 -

OB-buss - lastbil med inredd studio (OB=outside broadcast) där TV-sändning produceras och där

bild, ljud, ljus och grafik styrs.

Länkbuss – mindre skåpbil med stor parabol på taket som skickar TV-signalen till Stockholm via

satellit. Måste placeras på ett sätt som säkerställer kontakt med satelliten under hela

sändningen.

Rättighetsinnehavare - den som säljer en sponsorrättighet till en rättighetsköpare (sponsor).

Rättigheterna finns vanligen inom association, exponering, aktiviteter, biljetter och hospitality.

Rättighetsköpare - kund till rättighetsinnehavaren, sponsor.

Sandlåda - den träkonstruktion bestående av limträbalk som omger sanden vid cityevenemang.

Reklamsarg - den sarg av aluminiumprofiler som monteras ovanpå sandlådan och som omger

sanden på centercourt.

Läktartopp - exponering (80cm hög, varierande längd) som monteras på en träkonstruktion

längst upp på läktarna.

Arenaflaggor - reklamflaggor av typen beachflaggor som monteras på läktartoppen.