arsip desa_harlytangkilisan
TRANSCRIPT
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
1/29
Arsip Desa < [email protected]>
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
2/29
BADAN DIKLAT PROV. SULUT
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
3/29
Arsip Desa < [email protected]>
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
4/29
APA ITU ARSIP?
Arsip (record) /warkat adalah setiap catatan tertulis baik
dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuatketerangan mengenai sesuatu subjek (pokok persoalan)ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya
ingatan orang itu pula
(Barthos, 2000 )Cotohnya : surat surat, kwitansi, faktur, pembukuan,
daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, baganorganisasi, foto
Arsip Desa < [email protected]>
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
5/29
A. Filosofis- arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa.- arsip, merekam kegiatan atau peristiwa
sebagaimana apa Adanya.- arsip, mewakili fakta yang direkam.- arsip menunjukkan kejujuran
B. Yuridis- arsip adalah alat bukti.- arsip adalah alat/bahan pertanggungjawaban.
LATAR BELAKANG
Arsip Desa < [email protected]>
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
6/29
C. Sosiologis- arsip adalah identitas.- arsip bermanfaat bagi kehidupan perseorangan,
organisasi, masyarakat, negara.- arsip adalah refleksi masa lalu.- arsip, dapat membangkitkan sense of ownership.
Arsip Desa < [email protected]>
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
7/29
Lembaga kearsipan terdiri atas:~Arsip Nasional Republik Indonesia;~Arsip daerah provinsi;~Arsip daerah kabupaten/kota; dan
~Arsip perguruan tinggi.Arsip daerah provinsi wajib dibentuk olehpemerintahan daerah provinsi, arsip daerah
kabupaten/kota wajib dibentuk oleh pemerintahandaerah kabupaten/kota, dan arsip perguruan tinggiwajib dibentuk oleh perguruan tinggi negeri.
(Pasal 16) uu 43/2009
LEMBAGA ARSIP
Arsip Desa < [email protected]>
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
8/29
Arsip daerah provinsi, wajib melaksanakan pengelolaanarsip statis yang diterima dari:~ satuan kerja perangkat daerah provinsi dan
penyelenggara pemerintahan daerah provinsi;~ lembaga negara di daerah provinsi dan kabupaten/kota;perusahaan;
~ organisasi politik;
~ organisasi kemasyarakatan; dan perseorangan.(Pasal 22 ayat (4)
KEWAJIBAN LEMBAGA ARSIP
Arsip Desa < [email protected]>
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
9/29
(1)Arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga kearsipan
daerah kabupaten/kota.(2)Pemerintahan daerah kabupaten/kota wajib membentuk
arsip daerah kabupaten/kota.(3)Pembentukan arsip daerah kabupaten/kota dilaksanakan
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.(4)Arsip daerah kabupaten/kota sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yangditerima dari:a. satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan
penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota;b. desa atau yang disebut dengan nama lain;c. perusahaan;d. organisasi politik;e. organisasi kemasyarakatan; danf. perseorangan.
Pasal 24
KEWAJIBAN LEMBAGA ARSIP
Arsip Desa < [email protected]>
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
10/29
MACAM ARSIP
ARSIP STATIS ARSIP DINAMIS
ARSIP INAKTIF ARSIP AKTIF
Arsip Desa < [email protected]>
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
11/29
Keberadaan arsip sebagai dokumen penting tidak bolehdiremehkan. Desa sebagai ujung tombak pemerintahandituntut berperan aktif mengamankan arsip negara
ARSIP DESA
Pengelolaan Arsip desa adalah bagian daripenyelenggaraan administrasi pemerintahan desa
Pelayanan Masyarakat
Arsip Desa < [email protected]>
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
12/29
ARSIP DESA
Ketidakberesan arsip mulai dari tingkat desamenjadi penyebab persoalan teroris yang belumterpecahkan sampai sekarang. "Arsip yang tidak
beres memungkinkan satu orang bisa memegangdua identitas berbeda . (Djoko Utomo, Kepala ANRI)
Arsip Desa < [email protected]>
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
13/29
PENTINGNYA ARSIP
Kita sering melihat banyak orang merekamperilaku atau informasi yg dilakukannya.
Beberapa alasan mereka melakukan hal itu
adalah untuk alasan pribadi, sosial, ekonomi,hukum, dll. Demikian juga di pemerintah desa,pasti terjadi transaksi keuangan baik dari kasdesa, APBDes, maupun APBD. Ketika terjadi
proses transaksi tentu menghasilkan datapertanggungjawaban. Dari aspek hukum adanya
pertanggungjawaban juga sebagai cermin
taransparansi keuangan. Arsip Desa < [email protected]>
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
14/29
PENTINGNYA ARSIP
Karena itu ketika pemerintah desa melaksanakankegiatan maka perlu pendokumentasian terhadap
semua bukti yg tercipta, bisa jadi bukti-bukti
tersebut berupa foto, rekaman video, film pundalam bentuk kertas. Ini sangat penting untukmemudahkan ingatan kita yg terbatas. Hal ini punmerupakan salah satu solusi untuk menghindari
hilangnya informasi, disamping itu arsip ygtercipta menjadi bukti bagi pemdes untuk
menunjukkan kepada masyarakat. Arsip Desa < [email protected]>
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
15/29
PENTINGNYA ARSIP
Sampai saat ini budaya merekam kegiatan yangdilakukan oleh pemerintah desa masih rendah.
Hal ini terlihat dari kebiasaan pemerintah desa ygcenderung terbiasa dengan budaya lisan dari pada
budaya tulis.Misalkan ketika rapat tidak ada notulensi,
keputusan-keputusan yg dihasilkan dalam rapattidak ada buktinya.
Arsip Desa < [email protected]>
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
16/29
PENTINGNYA ARSIP
Permasalahan klasik hilangnya arsip penting,kecepatan menemukan membutuhkan waktu yg
relatif lama serta seringnya arsip aktif dan inaktif tercampur sehingga ketika dibutuhkan sulitditemukan.
Arsip Desa < [email protected]>
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
17/29
RAGAM ARSIP PEMERINTAH DESA
Arsip desa tercipta seiring dengan kegiatan ygdilaksanakan di desa yg bersangkutan. Banyaknya
pekerjaan yg harus dilaksanakan pemerintahdesa, maka arsip yg terciptapun semakinmeningkat. Oleh karena itu pemerintah desasudah saatnya memperhatikan pengolahan
arsipnya agar terjaga keutuhan dan keamananinformasi.
Arsip Desa < [email protected]>
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
18/29
RAGAM ARSIP PEMERINTAH DESA
Untuk dapat mengola arsip pemerintah desa,maka perlu diketahui ragam arsip pemerintah
desa yang tercipta, di antaranya:
1. Arsip Perangkat Desa Peraturan perundang-undangan2. Arsip Kependudukan
KK, SK, BLT, Jamkesmas, Raskin
3. Arsip Mutasi Penduduk Akte Kelahiran, Akte Kematian, Laporan Kependudukan,Surat Nikah, Cerai, Talak, Rujuk
Arsip Desa < [email protected]>
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
19/29
RAGAM ARSIP PEMERINTAH DESA
4. Arsip Monografi Desa Pemerintah desa, batas dan luas wilayah, jumlah
penduduk, data perekonomian, data keagamaan
5. Arsip Pajak Bumi dan Bangunan
Berkaitan dengan penciptaan arsip, surat-menyurat punadalah salah satu jenis arsip yg sering pula dilakukan oleh
pemerintah desa Arsip Desa < [email protected]>
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
20/29
SISTEM PENGARSIPAN
Arsip Desa < [email protected]>
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
21/29
Sistem Abjad/Alphabetical FilingSystem
Arsip Desa < [email protected]>
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
22/29
Arsip Desa < [email protected]>
Sistem Masalah/Perihal (SubjectFiling System) (dengan satu submasalah)
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
23/29
Sistem Nomor(Nummerical Filing System)
Arsip Desa < [email protected]>
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
24/29
Arsip Desa < [email protected]>
Sistem Wilayah/Daerah(Regional/Geographical Filing System)
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
25/29
Arsip Desa < [email protected]>
Sistem Tanggal/urutan waktu(Chronological Filing System)
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
26/29
ARSIP MASUK DESA
Program AMD merupakan sistem informasi pengelolaanarsip pedesaan, yang merupakan struktur pemerintahan
paling bawah. Diharapkan AMD ini dapat menjadi tonggaktertibnya pengelolaan arsip pemerintahan di tingkat
pedesaan.Meliputi arsip pertanahan, akte kelahiran, data
kependudukan, penerima Bantuan Langsung Tunai (BLT),Daftar Pemilih Tetap (DPT).
Kepentingan Penelitian Pengembangan Kesejahteraan
Arsip Desa < [email protected]>
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
27/29
ARSIP MASUK DESA
Dengan semakin baiknya sistem pengarsipan dipedesaan pada tahun 2014 Pelayanan Publik akan
semakin baik pula. Mulai dari desa bergerak kelingkup yang lebih luas.
Desa adalah garda terdepan dalampemerintahan
Arsip Desa < [email protected]>
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
28/29
KESIMPULAN
Pengelolaan dan memanfaatkan arsip desa secaraoptimal akan mendukung tertib administrasi desa,
yang pada akhirnya bermuara pada lancarnyapelaksanaan pembangunan desa tetapi juga
terwujudnya pelayanan yang optimal kepada
masyarakat.
Arsip Desa < [email protected]>
-
8/2/2019 Arsip Desa_harlytangkilisan
29/29
SEKIAN DAN TERIMA KASIH
Arsip Desa < [email protected]>