artevelde de functie evenementen binnen een kmo
DESCRIPTION
Presentatie voor de studenten Communicatiemanagement aan de Arteveldehogeschool in het kader van hun vak \'Events\'. Presentatie over de positieve punten en valkuilen van een marketing -events functie binnen een kleinere KMO.TRANSCRIPT
De functie ‘Events’ binnen een KMO
Arteveldehogeschool
8 maart 2010
Verschil KMO – MULTINATIONAL
KMO MULTINATIONAL
Geen aparte functie Aparte functie / afdeling
Geen outsourcing Evenementenbureaus
Kleine budgetten Grote budgetten
Lokale basic events ‘Sexy’ events
Personeelsfeest – Degustatie –Opendeur
Product Launch – Kick-offs – Stunts –Media-acties
CASE:
• KMO
• Familiebedrijf
• Gavere
• < 50 werknemers
• FMCG > charcuterie
Bedrijfsstructuur
DIRECTIE (IVAN DEKEYSER)
STAFFUNCTIES
ADMINISTRATIE (4)
COMMERCIEEL (1 verantwoordelijke)
MARKETING (1)
KWALITEIT & MILIEU (2)
MARKETING
• Jonge functie (2004)
• Verantwoording + eindbeslissing > zaakvoerder
• Taken > divers en uitgebreid, ‘vuilbak’
• Events = klein onderdeeltje
PERSONEELSFEEST BREYDELFEESTEN
OPEN BEDRIJVEN DAG
SNEUKELTOEREN
DEGUSTATIES
LOKALE SPONSORINGEN
KOOKSESSIES BEURZEN
Onder de kerktoren !
Imagovormend
Proeven
Streekgebonden
‘Ambachtelijk’
Geen rode draad
Vriendjespolitiek
Geen echte strategie aanwezig!
Moeilijkheden?
• Contact zaakvoerder
• Bewegingsvrijheid
• Timing / voorbereiding / opvolging
• Eenduidigheid / reglement
• Budget
• Ondersteuning
• Promotiemateriaal
• Teveel > netwerk van je baas…
• Hulp: ‘One man/woman Show’
Voorbeeld 1: degustaties
• Definitie
• Wekelijks 3 à 4
• In diverse winkels
• Team > +/- 10 personen
+/- 160 per jaar,
exclusief beurzen/kleine events
TAKEN?
– Samenstellen team / sollicitaties
–Opleiding team
–Opvolging/ evaluatie/motivatie
–Materiaal + producten + kledij
–Promotiemateriaal
– Jaarplanning leveranciers
–Nieuwe verkoopsacties
–Individuele planning team
–Briefing team
–Evaluatie achteraf
–Controlebezoeken
1 dag per week!
PROBLEMEN?
– Last-minute cancelling
– Stalen/ materiaal
– Spanningen binnen team
– Last-minute acties
–Uniformiteit
–Controle!
–Tijdsdruk
VOORBEELD 2: EVENT
• Breydelstop
• Ism stad Oudenaarde
• Zondag > augustus
• 3000 Deelnemers
TAKEN?
–Meetings vooraf met partners
–Aanpak? Actie? Promotie?
–Materiaal? Transport?
–Personeel?
–Promotiemateriaal?
–Opbouw
–Coördinatie D-day
–Afbouw
– Evaluatie
PROBLEMEN?
–Contact andere partners
–Timings te krap
–Personeel
– Slecht weer
–Goodiebags
– Slechte afspraken
VOORBEELD 3: BEURZEN
• 2 onafhankelijk zelfstandigen
• Onderaanneming
• Marktwagen vs. Beurscafé
• Verkoop > zelfstandigen
• Promotie > Breydel
TAKEN?
–Planning
– Inschrijving
–Overleg / Afspraken
–Contracten / Reglement
–Bestelling / promotiemateriaal
–Controlebezoeken + evaluatie
PROBLEMEN?
–Geen eigen personeel
– Imago bewaken
–Afspraken
–Controle
–TIJD > research
VOORBEELD 4: SPONSORING
• Eetfestijnen
• Sportploegen
• Verenigingen
• Lokale events
• Familie/ vrienden zaakvoerder
• …
TAKEN?
–Planning / kalender
–Personeel eetfestijnen + briefing
–Bestelling
–Afspraken
–Klaarzetten materiaal
–Opruimen materiaal
– Evaluatie
PROBLEMEN?
–Geen reglement
–Geen strategie
–Weinig return
–Grote inspanning > geen hulp
–Uitlenen materiaal
– Imago
–TIJD
CONCLUSIES
• Theorie ↔ Praktijk
• KMO ↔ Grotere bedrijven
• Events > onderdeel marketing
• Onderschat / minderwaardig!
• TIJD!
TIPS
• Strategie!
• Planning / Tijdsverdeling
• Wees creatief!
• Uitbesteding / ondersteuning
• Communicatie van het event!
• Blijf realistisch
• Help zelf mee!
VRAGEN?