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Asamblea – Marzo 16 de 2013
Verificación del Quórum y Aprobación del Orden del Día.
Nombramiento de Presidente y Secretario de la reunión.
Nombramiento del Comité para la Verificación del Acta.
Estudio y Aprobación de Reglamento Interno para el Manejo de la Asamblea.
Informe de Gestión de Consejo, Comité de Convivencia y Administración.
Estudio y Aprobación de los Estados Financieros a Diciembre de 2012,
Elección de Revisor Fiscal con Cargo al Presupuesto o Ad Honorem.
Estudio y Aprobación del Presupuesto Vigencia 2013.
Estudio y Aprobación del Manual de Convivencia.
Proyectos Futuros
Elección de Consejo de Administración y Comité de Convivencia.
Proposiciones y Varios.
Asamblea – Marzo 16 de 2013
Consejo Administrativo:
Estudio, Verificación y Elección del mejor proponente para el cargo de Administrador de la Unidad.
Finalización del contrato con la empresa RAPIASEO por no cumplimiento de expectativas y exigencias de la unidad, Contratación con la empresa SEGAL, la cual esta en periodo de prueba.
Estudio, verificación y Elección del mejor proponente para el cargo de Contador de la Unidad.
Asamblea – Marzo 16 de 2013
Consejo Administrativo:
Apoyar a la Administración en la negociación con la compañía de seguridad FORTOX, obteniendo descuento de $10.000.000 sobre la facturación.
Apoyo a la gestión de cartera de copropietarios y en especial la posición frente a Jaramillo Mora.
Definición de necesidades prioritarias que requieren inversión: cerca eléctrica, circuito cerrado, zona de juegos, etc.
Asamblea – Marzo 16 de 2013
Consejo Administrativo:
Contratación del Sistema de Seguridad (Cerca Eléctrica) :
Antes Ahora
Trabajo en ejecución
Asamblea – Marzo 16 de 2013
Consejo Administrativo:
Mejorar condiciones del puesto de trabajo de los Guardas de Seguridad:
Antes Ahora Antes Ahora
Ahora Antes
Asamblea – Marzo 16 de 2013
Consejo Administrativo:
Adecuación la oficina de administración con implementos básicos para su operación:
Antes
Foto Después
Ahora
Escritorio: Donado por el Copropietario de la Casa 41. Silla giratoria
Teléfono Computador Impresora
Asamblea – Marzo 16 de 2013
Consejo Administrativo:
Análisis de los Ingresos y Egresos de la unidad para definir el valor a disminuir en la Cuota de Administración a partir del mes de Febrero/13.
Antes Ahora
ACTIVIDADES REALIZADAS COMITÉ DE CONVIVENCIA
Decoración Navideña
- De 112 Casas, tan solo 42 Copropietarios aportaron para la decoración
Elaboración Manual de Convivencia
Organización del detalle para el día de la Mujer 08/03/2013
Asamblea – Marzo 16 de 2013
Mes Actividad Acciones Recursos
Marzo Día de la Mujer Enviar a cada casa un detalle de almendras y una tarjeta. (Actividad ejecutada).
Presupuesto de la Copropiedad.
Adecuación del salón de juegos
Venta de lechona (en la 1era asamblea). Presupuesto de la Copropiedad e ingresos por ventas.
Abril Día del niño Celebración recreativa y deportiva para niños y adolescentes hasta los 14 años. ( Yincana, Concursos)
Presupuesto de la Copropiedad y pago de inscripción
Mayo Día de la madre Enviar a cada casa una flor y una tarjeta Presupuesto de la Copropiedad
Junio Día del Padre Enviar a cada casa un chocolate y una tarjeta Presupuesto de la Copropiedad
Julio Día de la familia Peña Blanca Aniversario del conjunto, Kermes, actividades recreativas, bingo bailable.
Ingresos mixtos (Ventas, donaciones y presupuesto de la Copropiedad).
Agosto Vacaciones recreativas Talleres, charlas, actividades recreativas y deportivas
Pago de inscripción.
Septiembre Mejora de la zona de picnic Lunada del Día Amor y la Amistad (BBQ y Música en vivo)
Ingresos mixtos (Ventas, donaciones y presupuesto de la Copropiedad).
Octubre Día de los niños – Halloween. Fiesta para niños Fiesta para adultos
Presupuesto de la Copropiedad y pago de inscripción
Diciembre Fiestas navideñas Celebración de la novena por cuadras. Integración en el día de las velitas (alumbrado)
Presupuesto de la Copropiedad
PROGRAMACION ACTIVIDADES COMITÉ DE CONVIVENCIA
OBRAS DE MEJORAMIENTO Y ESTRATEGIAS PROPUESTAS
OBRAS DE MEJORAMIENTO
Adecuación del espacio múltiple (Club House primer piso)
Completar la cancha múltiple (encerramiento completo, segundo tablero de basquetbol, compra de balones propiedad del conjunto).
Mejora de los juegos infantiles en cuanto a suelo y cantidad, para que corresponda con el volumen de niños del conjunto residencial.
Mejora de la zona de picnic, construcción de kiosco y adecuación de mesa y sillas de picnic.
Zona de lectura para adultos, (mesas y sillas) se propone la terraza descubierta contigua al espacio del gimnasio.
Adecuación de la zona verde de la parte posterior del conjunto residencial (otro picnic, otro juego infantil o zona de lectura).
ESTRATEGIAS
Venta de alimentos en la asamblea y otras reuniones masivas.
Domingos de almuerzo: Venta de alimentos el último domingo del mes.
Noches de Bingo: actividad el segundo sábado del mes.
Evento Día de la Familia Peña Blanca
Evento Lunada del Día Amor y la Amistad.
Nevera venta de gaseosas.
Asamblea – Marzo 16 de 2013
COMITÉ DE CONVIVENCIA
Asamblea – Marzo 16 de 2013
Administración
Empalme del servicio de administración con los señores de VRP Ingeniería Ltda. Compra de implementos básicos para la gestión administrativa. Inicio proceso de cobro de cartera pendiente
Valor total cartera vencida a Noviembre 2012 $ 28.439.690.oo Valor total cartera vencida a Febrero 2013 $ 20.649.526..oo
Envío cuentas vencidas a cobro jurídico. Requerimientos a la Constructora Jaramillo Mora Sensibilización en el tema de Convivencia entre los copropietarios. Apoyo y Seguimiento en el proceso de instalación del Sistema de Seguridad. Apoyo y Seguimiento a la nueva compañía de Aseo “SEGAL”. Revisión de la Póliza de Zonas Comunes. Compra de implementos necesarios para un mejor funcionamiento de la parte de seguridad.
Asamblea – Marzo 16 de 2013
Estado de Cartera a Dic. 31/12
Cuotas pendientes de pago:
Se observa que la cartera se encuentra centralizada en 44 casa así:
• 68 Casas al día • 31 Casas con 2 cuotas pendientes de pago • 3 Casas con 3 cuotas pendientes de pago • 6 Casas con 4 cuotas pendientes de pago • 2 Casas con 6 cuotas pendientes de pago • 2 Casas con 7 cuotas pendientes de pago
Cuotas pendientes de pago
Nú
mero
de c
asas
39%
30%
19% 22%
TOTAL CARTERA $ 24.787.442 TOTAL CARTERA MORA $ 17.811.824
Asamblea – Marzo 16 de 2013
Manejo de Escombros: ARTICULO 117: Los sobrantes de materiales de construcción podrán ubicarse en los
parqueaderos, por un tiempo no superior a 5 días calendario.
Asamblea – Marzo 16 de 2013
Manejo de Animales domésticos:
ARTICULO 178: La Alcaldía de Santiago de Cali, reguló por medio del decreto 1068 de noviembre 30
del año 2000 la tenencia de mascotas, norma que entre otros aspectos, exige que los desechos de los animales sean recogidos por su amo, práctica que en todos los casos deberá ser por fuera del Conjunto residencial. Este artículo se fundamenta también en el artículo 108D de la Ley 746 de 2002.
Asamblea – Marzo 16 de 2013
Manejo de los Parqueaderos:
ARTICULO 136: Se prohíbe estacionar vehículos en parqueaderos diferentes a los asignados, o estacionarlos
de forma indebida e incorrecta ocupando de manera irregular (invadiendo) el parqueadero de su vecino u obstaculizando la apertura de las puertas de otros vehículos.
Asamblea – Marzo 16 de 2013
Manejo de los Parqueaderos:
ARTICULO 134: Los automóviles, motos o bicicletas no deben ser estacionados o dejados en las zonas de circulación ó en las áreas verdes o jardines de las zonas comunes. ARTICULO 143: Las bicicletas y motos deben parquearse adecuadamente dentro de la delimitación del parqueadero respectivo y con la seguridad necesaria para que impida su movilización por terceras personas. Si el número de vehículos (Automóviles, Motos, Bicicletas) exceden el espacio del parqueadero, el Residente debe buscar el arrendamiento de un segundo o tercer parqueadero.
Asamblea – Marzo 16 de 2013
Manejo de basuras:
ARTICULO 190: No se podrán dejar las bolsas de desperdicios de las casas en las canecas ubicadas en las zonas comunes, en los pasillos, parqueaderos, jardines o por fuera de la unidad técnica de basuras.
Asamblea – Marzo 16 de 2013
Manejo Salón Social:
ARTICULO 99: La solicitud de préstamo del salón social debe ser de forma escrita, como mínimo con 15 días de anticipación al evento, informando la hora de inicio y terminación y el número de invitados. ARTICULO 103: El horario de uso del Salón Social será: viernes, sábados o domingos en caso de lunes festivo hasta máximo las 2:00 a.m. y entre semana hasta máximo las 10:00 p.m., esto con el fin de respetar el descanso de todos los residentes y de los vecinos de Conjuntos cercanos
Asamblea – Marzo 16 de 2013
Manejo Jardines - Zona común uso
Exclusivo:
ARTICULO 64: Los antejardines de cada casa hacen parte de las zonas comunes de uso exclusivo. Pueden ser adornados de acuerdo al gusto de cada propietario, teniendo en cuenta que solo se podrá cercar por la planta “Duranta” y que ésta no supere 1 metro de altura; sin embargo, es importante observar que las plantas que se van a sembrar no vayan a ocasionar riesgos como: plagas, crecimiento de raíces que dañen el asfalto o las conexiones hidráulicas, eléctricas o de gas que pasan por cada casa, afecten la iluminación de casas vecinas, impidan el paso por los corredores, o sean plantas ilícitas. Para la siembra en ante jardines de arboles o plantas grandes que superen 1 metro de altura, se debe enviar primero notificación a la Administración para su aprobación o rechazo, de acuerdo a la investigación que se realice de dichas plantas. ARTICULO 65: El mantenimiento de los ante jardines de cada casa, corre por cuenta de su propietario y debe ser periódico para evitar el crecimiento de maleza que deteriore la imagen y la presentación del Conjunto. La Administración asumirá el mantenimiento de los antejardines que hayan sido abandonados y que estén generando riesgo de plagas y afectando la estética del Conjunto, el valor de dicho mantenimiento será cargado a la cuota de Administración de cada propietario.
Asamblea – Marzo 16 de 2013
Conclusión Encuesta:
Aprobados los 227 Artículos expuestos en el Reglamento Interno de Convivencia y de Uso de los Bienes de la Copropiedad por la Asamblea General de la unidad Peñablanca.
Asamblea – Marzo 16 de 2013
Adecuación Sala de Espera Portería Señalización Zonas Comunes Adecuación Área de Picnic Adecuación Cancha Múltiple Dotación Salón de Juegos Ampliación Zona de Juegos niños Dotación Gimnasio Encerramiento Salón Social (Se revisara inicialmente con Jaramillo Mora). Mantenimiento Fachada Casas Mejoramiento Zonas Verdes
Se aclara que estas propuestas no están contenidas en el presupuesto del 2013.
Asamblea – Marzo 16 de 2013
Aprobación cuota extra para pago Interventoria, según cotización adjunta
ETAPA DE RECIBO DE LA DOCUMENTACION Y VERIFICACION DEL
CUMPLIMIENTO DEL REGLAMENTO DE PROPIEDAD HORIZONTAL, NORMAS Y
CALIDAD DE LA CONSTRUCCION DE INSTALACIONES FISICAS Y EQUIPOS DE
ACUERDO A PROMESAS DE COMPRA VENTA Y ESPECIFICACIONES
OFRECIDAS POR EL CONSTRUCTOR
ETAPA DE RECONOCIMIENTO FISICO
Esta etapa contempla la visita a la planta física, con el objeto de realizar una inspección
preliminar del inmueble a recibir, con el objeto de poder apreciar localización y
funcionamiento de la edificación, conformación de espacios, características de la
construcción, acabados y determinación del tipo de inmuebles que lo componen
ETAPA DE DETERMINACION DEL ALCANCE DE LA CONSULTORIA
etapa comprende la determinación del tipo de contrato a adelantar, las etapas en las que
se adelantará el proceso de recibo de las zonas comunes, la determinación de los
tiempos estimados para el proceso, valor de la consultoría y forma de pago de la misma.
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Asamblea – Marzo 16 de 2013
Esta etapa comprende solicitar al constructor a través de la administración de la
copropiedad la información de licencias y aprobaciones de urbanismo y construcción con
sus actualizaciones, información técnica de planos, reglamento de propiedad horizontal
que le corresponde a la copropiedad con relación a la edificación adelantada con el objeto
de, cotejar el cumplimiento en obra de lo especificado en planos, memorias de calculo, y
diseños aprobados en lo referente a proyecto urbanístico, arquitectónico, estructural,
hidro sanitario eléctrico, telefónico y citofonía, análisis del cumplimiento de la licencia de
urbanismo, construcción, actas de vecindad, permiso de ventas, promesas de compra
venta, documentos técnicos de soporte tales como manzana catastral, levantamiento
topográfico, estudio de suelos etc.
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ETAPA ELABORACION DE INVENTARIO DE INCONSISTENCIAS Y SOLICITUD
DE CORRECCIONES AL CONSTRUCTOR
Una vez se haya organizado la información suministrada por el constructor de acuerdo a
un inventario elaborado por la empresa (Protocolo para recibo de zonas comunes), en la
que entregan los AZ que le corresponden a la organización de la información técnica, en
documento anexo se debe entregar un informe técnico en power point, indicando las
inconsistencias o falencias que presenta el proyecto de acuerdo a parámetros y normas
de construcción mínimas de obligatorio cumplimiento establecidas en los decretos,
acuerdos y normas (NSR 98, normas NTC, RETIE, acuerdo 20 de 1995 – Curaduria Of
de planeacion , etc), con el objeto de que en el proceso de acercamiento con el
constructor, éste, ajuste, corrija o indemnice a la copropiedad y se concluya en el
proceso de recibo de zonas comunes a través de actas escritas