augustus 2016 | asbestmagazine 7

Als iets zeker is, dan is het wel dat de bestrijding vanasbestcalamiteiten vraagt om een gespecialiseerdeaanpak. Calamiteiten ontstaan altijd onverwacht, enook al is elke situatie anders, er volgt een vast pa-troon. U kunt het zich voorstellen: snel beslissingennemen, onder grote (tijds)druk handelen, acutenoodmaatregelen. Alles komt tegelijk. Komt de in-formatiestroom niet snel genoeg op gang of hapertde organisatie, dan is de kans groot op onrust ofongecontroleerd gedrag. En juist dan ligt reputatie-schade op de loer. Gericht en evenwichtig handelenis pure noodzaak.

Calamiteit: wees voorbereidIn een noodsituatie moet je direct effectief optredenen risico's, schade en overlast tot een minimum kun-nen beperken. Hoe manage je calamiteiten met asbest-gevaar? Onmisbaar zijn drie hoofdzaken: goedevoorbereiding, structuur en transparantie.Een Asbestcalamiteitenplan is precies daarop gerichten helpt u hierbij. Elke gemeente en provincie zouzo'n plan in huis moeten hebben. Een goed calami-teitenplan biedt u structuur en bestaat in elk geval uitde volgende vier onderdelen:● Noodplan en protocollen● Crisisdraaiboek (crisisteam, taken en verantwoor-

delijkheden, informatiestructuur, mandaat)● Scenario's en hun aanpak (complexiteit, omvang,

risico's)● Communicatieplan

Zorg voor juiste implementatieVeel overheden hebben een Asbestcalamiteitenplan,in meer of minder uitgebreide vorm. Echter, in hetalgemeen kan de voorbereiding op calamiteitennog wel verbeterd worden. Goede voorbereiding issowieso een continu proces. Van groot belang is dat

het calamiteitenplan niet blijft bij een papieren docu-ment. Net zo belangrijk is de inbedding in de organi-satie. Onderschat u dit niet. Er komt meer bij kijkendan in de praktijk veelal wordt gedacht. Zorg er inelk geval voor dat alle betrokken medewerkers overhet calamiteitenplan beschikken en dat zij de inhouden hun verantwoordelijkheden kennen. Organiseerbijvoorbeeld een toolbox of met enige regelmaatextra voorlichting over calamiteiten.Ook heel belangrijk is dat u het draaiboek actueelhoudt. Updaten is essentieel. Krijg je te maken meteen calamiteit, dan moet je onmiddellijk kunnenhandelen.

Zelflerend vermogen: periodiek oefenen enevaluerenWij adviseren altijd om met het crisisteam regelmatigeen scenario te doorlopen. Net zoals ontruimings-of brandoefeningen ook periodiek worden herhaald.Op die manier blijft de kennis geborgd en wordenook nieuwe mensen getraind. U kunt het vergelijkenmet een kwaliteitssysteem. Dat is ook een zelflerendestructuur.Heeft uw organisatie een calamiteitenoefening ge-daan of heeft er daadwerkelijk een incident plaats-gevonden: evalueert u dan met elkaar. Hoe is decalamiteit ontstaan? Is er volgens protocol gehan-deld? Welke oplossingen zijn er toegepast? Wat ginger goed, wat kan er beter? Gevolgd door een checkin de praktijk waaruit blijkt of de gekozen oplossinggoed werkt.Op basis daarvan kunt u het calamiteitenplan telkensactualiseren; dus een verbetercyclus.Door een goede structuur en regelmatig trainenondervang je voor een groot deel dat een calamiteituitloopt op een echte crisis. Het wordt weer eenvoorspelbaar, te managen proces.

CGericht en evenwichtighandelen bij alamiteiten

Grootschalige incidenten met asbest komen regelmatig voor. Wil die'regelmaat' ook zeggen dat we de klappen van de zweep inmiddelskennen, en dat we in Nederland goed zijn voorbereid? Onmisbaar bijprofessioneel calamiteitenmanagement zijn drie hoofdzaken: goedevoorbereiding, structuur en transparantie.

Door: Jasper Kosters

8 asbestmagazine | augustus 2016

1. Wees voorbereid op een calamiteit● Stel een Asbestcalamiteitenplan en een Crisisdraaiboek op.● Implementeer deze in uw organisatie.● Maak een schaduwcrisiswebsite aan.● Zorg voor deskundigheid en mankracht op het gebied van calamiteiten.● Oefen en evalueer de werking van het Crisisdraaiboek periodiek.

3. Manage de calamiteit● Verdeel de taken en verant-

woordelijkheden in het Crisis-team.

● Houd de lijnen kort.● Schaal op én af wanneer de

crisis hier om vraagt (crisis-versus reguliere organisatie).

2. Een calamiteit: adequaat ingrijpen en voorkomen vaneen crisis● Volg het Crisisdraaiboek.● Roep het Crisisteam samen en kom zeker in het begin frequent bij

elkaar.● Bepaal het scenario en uw aandeel in de aanpak van de calamiteit.● Zet de informatievoorziening in gang: communiceer snel en op een

juiste manier.● Regel eerste opvang voor bewoners/gebruikers/getroffenen.● Laat u goed en deskundig informeren:

▪ Stel vast of en zo ja, hoeveel asbest vrijkwam.▪ De bepaling van het verspreidingsgebied en de gebieds-

afzetting.▪ Beschermende maatregelen (mens & milieu).▪ Afstemming crisisgebied op risicogebied.

Calamiteitenmanagement in hoofdlijnen

1

2

3

4. Communiceer gestructureerd met betrokkenen en de pers● Informatiemanagement is de sleutel (strategisch middel) en bevordert besluitvorming:

▪ Snelle, juiste en volledige informatie is cruciaal.▪ Communiceer eenduidig met betrokkenen en de pers. Voorkom verwarring en ruis.▪ Benoem de stakeholders.

● Informeer eerst de direct betrokkenen:▪ Het crisisteam is altijd als eerste en volledig op de hoogte.▪ Informeer uw eigen medewerkers.▪ Informeer eerstelijns betrokkenen (betrokken bewoners/gebruikers/getroffenen).▪ Informeer tweede en hogere lijns betrokkenen (publiek en pers).

● Communiceer structureel gedurende de gehele calamiteit, bij ontstaan, verhelpen en nazorg.● Organiseer de communicatie (communicatieplan):

▪ Wie communiceert met de directe stakeholders.▪ Wie bereidt berichten voor.▪ Regel mediamonitoring en anticipeer op ontwikkelingen.▪ Organiseer informatie-/voorlichtingsmomenten en betrek de pers daarbij.▪ Bereid u voor op vragen: geef rationele uitleg en houdt u aan de feiten.▪ Weet u iets niet of niet zeker, wees daar transparant in. Ook als de situatie wijzigt.▪ Bent u niet inhoudsdeskundig, ga dan af op de adviezen van experts.

4

5. Nazorg● Afhechten van de ontstane situatie.● Voorkom dat de nasleep onvoldoende aandacht krijgt (effect kan oplaaien van de crisis zijn).● Afhandeling van schadevraagstukken, schadeonderzoek, zorgen bij betrokken medewerkers en getroffenen,

nasleep van emoties.● Let op: dit neemt aanzienlijke tijd, energie, capaciteit en middelen in beslag.● Evalueer het crisismanagement en de crisisorganisatie.● Beschrijf de ‘lessons learned’ en vertaal deze naar de crisisorganisatie en het crisisdraaiboek.

5

augustus 2016 | asbestmagazine 9

Kennis delen en van elkaar lerenIn de praktijk is het een valkuil om veel tijd en ener-gie te willen steken in het formuleren van eigen op-lossingen. Bijvoorbeeld bij het opstellen vanprotocollen. Beter is het om samen te werken engebruik te maken van elkaars ervaringen, dan kunt uhet veld ook veel breder overzien. Relevante kennisvan anderen is een kans voor uw eigen organisatie.Calamiteiten zijn complexe situaties en er is al zoveelkennis. Wij zijn er allemaal bij gebaat om de geleerdelessen mee te nemen.Een andere valkuil: het niet voorhanden hebben vande juiste expertise binnen de geleding van de organi-satie. Stelt u een calamiteitenplan op, dan is het goedom u te realiseren of u daadwerkelijk de capaciteit ende expertise in huis heeft voor een asbestcalamiteit.Kennis van calamiteitenmanagement kunt u in uweigen organisatie opbouwen of u kunt expertise in-huren. Bijvoorbeeld door een waakvlamovereen-komst af te sluiten met een externe partij. Hetbelangrijkste is dat u zeker weet dat u de expertisevoorhanden heeft om direct te kunnen ingrijpen alsdat nodig is.

Transparante communicatieNaast goede voorbereiding en structuur is transpa-rante communicatie essentieel. De kreten uit demedia kennen we allemaal wel: “paniek door asbest-gevaar”. Crisiscommunicatie is gevoelig voor fouten,zeker onder grote tijdsdruk. Zet bij een calamiteit deinformatievoorziening zo snel mogelijk in gang enzorg ervoor dat de informatie die u geeft eenduidigis. Snelle, juiste en volledige informatie is echt cruci-aal. Belangrijk is ook dat u de betrokkenen op dehoogte blijft houden gedurende het gehele calamitei-

tenproces. Organiseer informatie-/mediamomentenen bereidt u voor op vragen. Zorg ervoor dat u rati-onele uitleg kunt geven en feitelijke informatie. Weetu iets niet zeker, wees daar dan duidelijk in. U kunter zo nodig op een later moment op terugkomen,wanneer u wel beschikt over de juiste informatie.Houdt u daarbij aan het moment van de dag. Wijzigtde situatie, bijvoorbeeld over de omvang van hetcrisisgebied of het verspreidingsgebied, wees daartransparant in en blijf betrokkenen op de hoogtehouden. Bent u niet inhoudelijk deskundig op hetgebied van asbest of crisiscommunicatie, dan is hetbeter om af te gaan op de adviezen van experts.

Veiligheid van hulpdienstenHulpdiensten krijgen regelmatig te maken met asbest-risico's. Bij een calamiteit kijken zij vaak vanuit eenander perspectief naar de situatie en hun prioriteiten.Bijvoorbeeld de handhaving van de openbare orde:bij een brand moeten de bewoners zo snel mogelijkhun huis uit en gewonden moeten zo snel mogelijknaar het ziekenhuis. Het is belangrijk om u dat terealiseren bij asbestcalamiteiten. Asbestveiligheidbegint voor hulpdiensten met kennis van asbest ende situaties waarmee zij geconfronteerd kunnenworden. Het is daarom aan te raden om de hulp-diensten te laten meedraaien in het Crisisdraaiboek.Ook voor hen moeten de juiste veiligheidsmaatrege-len geregeld en gewaarborgd zijn, zij slaan immersook de brug naar de veiligheid van anderen.

‘Crisiscommunicatie is gevoelig voorfouten, zeker onder grote tijdsdruk’

Jasper KostersCommercieel Manager van OesterbaaiNederland