Asiakirjahallinto ja arkistotoimi yhdistyksessä

Yhdistysarkistokurssi

Salon kansalaisopistolla

13.3.2014

Päivi Niemelä

Koulutuksen sisältö:

- Peruskäsitteiden määrittely

- Arkistonmuodostuksen suunnittelu

- Arvonmääritys ja seulonta

-Arkistokelpoisuus

- Sähköinen arkistointi ja digitointi

- Vanhan arkiston järjestäminen

-Yhdistyksen arkistotoimi ja lainsäädäntö

Mikä arkisto on? kirjasto - arkisto - museo

- arkistot syntyvät toiminnan tuloksena – sivutuotteena

- arkistoon kuuluvat asiakirjat ovat joko saapuneet yhteisölle tai syntyneet sen tehtävien hoidossa, ovat sen laatimia - alkuperäiset asiakirjat: mm. paperi tai sähköinen - ”vanhat” arkistot: tietoinen, keskitetty säilyttäminen

Kuvat: Museovirasto, TMA

© Turun maakunta-arkisto

4

Asiakirja

Kirjallinen tai kuvallinen esitys tai sellainen sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatu esitys, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein (Arkistolaki 831/1994)

Asiakirjalla tarkoitetaan tässä laissa kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla (Julkisuuslaki 1999/621)

Tieto, jonka organisaatio tai henkilö on tuottanut tai vastaanottanut osana laillisia velvoitteitaan tai liiketoimintaansa ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena (SFS-ISO 15489-1: Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinto. Osa 1. Yleistä)

5

Mikä ei ole asiakirja?

Mainokset, lehdet, kirjat (elleivät organisaation julkaisuja)

Viranomaisilla lisäksi (julkisuuslaki): – Yksityiskirjeet (jotka eivät kuulu toimintaan)

– Luonnokset joita laatija ei ole vielä antanut päätöksentekoa varten

– Muistiinpanot

– Sisäistä koulutusta varten hankitut asiakirjat

– Tilaustutkimukset (monitilaajatutkimukset)

– Löytötavara-asiakirjat

6

Mitä asiakirjat merkitsevät yhdistykselle?

– tukevat järjestöä esim. oikeustapauksissa, suojella järjestön etuja sekä sen toimielinten ja muiden jäsenten etuja

– tukevat ja dokumentoivat nykyistä ja tulevaa toimintaa, saavutuksia ja historiallista tutkimusta

– tarjoavat todisteita järjestötoiminnasta, yksilöiden toiminnasta ja kulttuuritoiminnasta

– luovat ja vahvistavat järjestötoiminnallista, yksilöllistä ja kulttuuri-identiteettiä

– ylläpitävät organisatorista, henkilökohtaista ja kollektiivista muistia

Asiakirjahallinto ja arkistotoimi -asiakirjahallinta

8

Asiakirjahallinto ja arkistotoimi

Asiakirjahallinto:

– Kehittää ja ohjaa yhteisön toimintaa koskevien asiakirjallisten tietojen vastaanottamista, tuottamista, käsittelyä, tallentamista, säilytysarvon määrittelyä ja käyttöön saattamista

Arkistotoimi: (Arkistolaki 831/1994 §7)

– Asiakirjojen käytettävyyden (löydettävyys, luettavuus, tunnistettavuus) varmistaminen

– Asiakirjojen säilymisen varmistaminen

– Asiakirjojen säilytysarvon määrittely ja tarpeettoman aineiston hävittäminen

9

Arkistotoimen ja asiakirjahallinnon sisältö viranomaisilla

Asiakirjahallinto

Tiedon tuottaminen

Tiedonsiirto ja kopiointi

Ajankohtaiseen aineistoon kohdistuva tietopalvelu

Julkisuus- ja salassapitonäkökohtien huomioon ottaminen (yhdistyksillä tietosuoja)

Tietoturvallisuus (järjestelmä- ja ohjelmistoturvallisuus) (myös yhdistysten otettava

huomioon)

Hyvä tiedonhal-

Lintatapa (julkisuus-

asetus, koskee vain

Viranomaisia)

Arkistokelpoisuus ja tallennusmenetelmät

Tietojärjestelmien suunnitteluun osallistuminen

Kirjaaminen ja rekisteröinti

Arvonmääritys ja seulonta

Arkistointi

Määräajan säilytettävien asiakirjojen hävittäminen

Arkistotoimi

Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen

Järjestäminen

Luettelointi ja kuvailu

Päätearkiston tietopalvelu

Julkisuus- ja salassapitonäkökohdat päätearkiston tieto-

palvelussa

Arkistointi - asiakirjojen liittämistä arkistoon osaksi asiakirjojen

kokonaisuutta ennalta laaditun suunnitelman mukaisesti (vrt. arkiston järjestäminen) = arkistointi on erottelua, ryhmittelyä ja asiakirjojen sijoittamista oikeille paikoilleen - arkistointia tapahtuu koko asiakirjan ”elinkaaren” ajan sen syntymästä hävittämiseen tai pysyvään säilyttämiseen

Arkistointia ohjaa parhaimmillaan…

… arkistonmuodostajan itsensä

laatima arkistonmuodostussuunnitelma - vrt. arkistointisuunnitelma

Arkistonmuodostus

Arkistonmuodostus käsittää ne toiminnot ja tehtävät, joiden tuloksena syntyy yhteisön (arkistonmuodostajan) arkisto =

Saapuneiden ja laadittujen asiakirjojen käsittelyn, arkistoinnin ja seulonnan ohjaaminen

Arkistonmuodostaja

Yhdistys, henkilö tai viranomainen, jolle tehtäviä hoitaessa muodostuu muista toimintayksiköistä riippumaton arkistokokonaisuus

Provenienssi- eli alkuperäperiaate

– Kukin arkisto säilytetään omana itsenäisenä kokonaisuutenaan eikä asiakirjoja jälkikäteen siirretä arkistosta toiseen

– Asiakirjat on säilytettävä sillä paikallaan, johon ne ovat päätyneet palvellessaan arkistonmuodostajan tarpeita

Mikä on arkistonmuodostaja

Mikä on arkistonmuodostaja, eli miten nimeät arkiston tai kokoelman?

– luovuttajan mukaan?

– luovuttajan tahdon mukaan?

– sen mukaan, jota tai mitä aineisto koskee?

– sen mukaan, jonka toiminnan tuloksena aineisto syntynyt?

=> arkistolle aina nimi arkistonmuodostajansa perusteella

Kokoelmalla ei ole arkistonmuodostajaa

Arkistonmuodostussuunitelma

Suunnitelmallinen arkistointi säästää työtä:

– Arkistoa ei tarvitse jälkikäteen järjestää

– Seulottavaa ja pysyvästi säilytettävää aineistoa voidaan (ja on hyvä) säilyttää erillään

– AMS toimii parhaimmillaan tietojen käsittelyn ja säilyttämisen ohjeistona ja se käsittää kaikki asiakirjat ja aineistot

Arkistonmuodostuksen suunnittelu

Arkistonmuodostuksen suunnittelu lähtee yhdistyksen toiminnasta

Siinä otetaan huomioon kaikki eri tehtävissä syntyvät asiakirjat ja niihin rinnastettavat aineistot, myös ne joita on tarkoitus säilyttää vain määräajan

HUOM: arkistonmuodostussuunnitelmalla ohjataan ainoastaan muodostuvan arkiston asiakirjojen arkistointia ja säilyttämistä

Vanhan arkiston järjestäminen on asia erikseen !

Arkistonmuodostussuunitelman laatiminen - kartoitetaan toiminta ja sen tuloksena syntyvät

asiakirjat (= arkistonmuodostus)

- määritellään asiakirjojen säilytystarve (arvonmääritys)

- arvonmäärityksen perusteella suoritetaan toisaalta

seulonta ja hävittäminen määrä-ajoin, toisaalta pysyvä

säilyttäminen

- tehtävät, niissä syntyvät asiakirjat ja niiden

säilytysajat merkitään erityiseen asiakirjaan,

arkistonmuodostussuunnitelmaan, AMS

- AMS sisältää asiakirjojen käsittelyvaiheet niiden

synnystä hävittämiseen tai pysyvään säilyttämiseen

Arkistonmuodostussuunnitelman laatiminen: Tehtävien kartoitus

Lakisääteinen toiminta: määritellään lainsäädännössä

– Apuna yhdistyslaki, kirjanpitolaki, säännöt yms.

Varsinainen toiminta: yhdistys itse pitää tärkeinä, on olemassa tiettyä tarkoitusta varten (=substanssi)

– Apuna säännöt, toimintasuunnitelmat, toimintakertomukset

Tukitoiminta: – Yleishallinto

– Taloushallinto

– Henkilöstöhallinto

– Kiinteistönhoito

– http://www.jelli.fi/valineita-jarjestotyohon/apua-ja-ohjeita-jarjestotoimintaan/yhdistyslainsaadanto/

AMS:n laatiminen Inventointi

Mitä tehtäviä/asioita yhdistykselle yhdistyslain, kirjanpitolain ja yhdistyksen sääntöjen mukaan kuuluu; mitkä vastuutahot hoitavat po. Tehtäviä

Esim. yhdistyksen perustaminen, rekisteröinti, lakkauttaminen, hallitus

ja hallituksen tehtävät – yhdistyksen johtaminen, toiminnan suunnitelu

ja – valvonta, koulutus, projektinhallinta, jäsenhallinta, taloudenhallinta

Millaisia asiakirjoja (asiakirjojen tyypit ja muoto) syntyy em. johdosta, missä muodossa niitä säilytetään

– Paperi, sähköinen, muu

Apuvälineenä esim. inventointilomake

Inventointilomake

Asiakirjojen nimikkeet

Säilytyksestä vastaavat tahot

Säilytysajat

Säilytysmuodot (paperi, sähköinen)

Tietosuojaan liittyvät näkökohdat (arkaluontoiset henkilötiedot suojataan)

jo jäsenluettelo voi olla yhdistyksen toiminnasta riippuen (potilasyhdistykset)

Merkitään KAIKKI asiakirjat, myös määräajan säilytettävät

21

Esimerkki arkistonmuodostussuunnitelmasta Palloilusäätiö/Eerikkilän urheiluopisto 3. KOULUTUS

No Asiakir-

jat

Säilytys-

paikka

Säilytys-

aika

Säilytys-

muoto

Säilytys-

järjestys

Julki-

suus

Vuosi-

kartun-

ta

Lisätie-

toja

3.1 Vuosit-

tainen

koulu-

tus

Opetus-

suunnite

lmat

arkisto

apulais-

rehtori

SP paperi kronologi

nen

J 0,3

Kurssi-

kohtai-

set

ohjelmat

arkisto

apulais-

rehtori

SP paperi kronologi

nen

J 0,4

Hake-

mukset

kurssille

arkisto

apulaisreh

tori

2 v paperi kronologin

en/aakko-

sellinen

J/S 0,7

Mitä arkistoida ja kuinka pitkäksi aikaa?

Arvonmääritys ja seulonta yhdistyksessä

Yhteisöjen käyttämä tietoaines

1. Muualla tuotettua

– Sisältyy erilaisiin rekistereihin ja julkaisuihin

2. Yhteisön omaa toimintaansa varten tuottamaa ja muokkaamaa tietoa

Seulonta

Seulontaa ovat toimenpiteet, joilla

– Asiakirjat jaetaan pysyvästi ja määrä-ajan säilytettäviin ryhmiin

– Määritellään säilytyksen määrä-ajat (0,1,5, 10 vuotta)

Seulonta

Ennakkoseulonta:

– Asiakirjojen säilytysajat selvitetään jo ennen kuin asiakirjoja laaditaan

– Seulonta tehdään usein AMS:n laadinnan yhteydessä

Taannehtiva seulonta

– aikaa vievää (=kallista), lopputulos ei välttämättä hyvä

– Seulonta tehdään usein arkiston järjestämisen yhteydessä

Arvonmääritys

Hyväksyttyjen seulontaperiaatteiden ja kriteerien soveltamista asiakirjojen säilytystarpeen selvittämiseksi

– Seulontaperiaate esim.: yhdistysten toiminnasta jäätävä riittävä dokumentointi

– Yksityisten ja yhteisöjen ei tarpeen noudattaa yhtä tiukkaa seulontaa kuin julkishallinnossa (10-15 % paperiasiakirjoille)

– Seulontakriteeri esim.:

Vain yksi kappale samaa asiakirjaa säilytetään

säilytetään asiakirjat, joissa tieto on mahdollisemman suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa

– Esim. lomakkeet kortisto

– Esityslistat kokouspöytäkirjat

Arvonmäärityksessä huomioon otettavaa

Asian käsittelyaika – Asiakirjaa säilytetään niin kauan kuin sen välitön

tarkoitus on saavutettu ( yhdistyksen ja sen jäsenten oikeusturva, tilintarkastus)

Toiminta – asiakirjoja ehkä myöhemmän päätöksenteon

pohja-aineistona

– Asiakirjoja tarvitaan dokumentoimaan yhdistyksen toimintaa historiantutkimuksen ja muun tutkimuksen tarpeisiin (”riittävä dokumentointi”) Esim. yhdistyksen oman historian kirjoittaminen

28

Mitä arkistossa pitää olla, mitä ei 1

Asiakirjan arvon ja säilytysajan määrittävät:

1. Lait ja asetukset

2. Järjestön/organisaation omat tarpeet

– säännöt, jäsenten ja toimihenkilöiden edut ja oikeusturva

– toiminnan tarpeet

– järjestön menneisyyden säilyttäminen, historia

3. Tutkimus

29

Mitä arkistossa pitää olla, mitä ei 2

Arkistosta kuvastuu arkistonmuodostajan koko toiminta

Arkisto on kokonaisuus, siihen kuuluvat kaikki asiakirjat

Periaatteessa tieto arkistoidaan vain kertaalleen

30

Mitä arkistossa pitää olla, mitä ei 3

1) pysyvästi säilytettävät asiakirjat (sp):

oman toiminnan tulos: ”Mikä meillä syntyy, se meillä säilyy” (ei kaikkea meillä syntyvääkään

säilytetä)

Ks. http://www.arkisto.fi/fi/palvelut/yksityisarkistojen-luovutus

31

Mitä arkistossa pitää olla, mitä ei 4

esim. yhdistysten vuosikokouspöytäkirjat, perustavan kokouksen pöytäkirjat kuukausikokous- ja vaalikokouspöytäkirjat hallituksen kokouspöytäkirjat jäsenkirjeet; jäsenluettelot; tiedotteet esim. kotisivulta toimintakertomukset; tapahtumiin/tempauksiin liittyvät

asiakirjat tilinpäätökset, taseet, tilintarkastuskertomukset,

toiminnan tarkastuskertomukset (1.9.2010) valokuvat (tunnistetiedoin); lehtileikkeet muut oleellisesti omaan toimintaan liittyvät asiakirjat

(esim. projektit tms.)

32

Mitä arkistossa pitää olla, mitä ei 5 saapuvat ”tärkeät” [toimenpiteisiin johtavat]

asiakirjat

kirjeet: onnitteluadressit ym. omiin tapahtumiin liittyvät asiakirjat

33

Mitä arkistossa pitää olla, mitä ei 6

2) määräajan säilytettävät asiakirjat: tiliasiakirjat 10 v., tilitositteet (6 v., KirjanpitoL)

saapuvat tiedotteet, yleiskirjeet (2-5 v.)

saapuvat lyhytaikaiset vähäarvoiset viestit ja ilmoitukset (2 v.)

saapuvat mainokset (hävitetään heti kun ei tarvita)

erilaiset määräaikaiset viranomais- ym. ohjeet (voa*)

Huom! jos joltakin vuodelta on vain kuitteja, ei muuta aineistoa, niin nekin voi säilyttää todisteeksi siitä, että järjestö on toiminut

voa = voimassaoloaika

Suomen internet-tutkimuksen seuran asiakirjojen seulonta

Asiakirjat Säilytysajat

postitusluettelo, kovalevyllä at (ajan tasalla)

yksityisten tiedustelut seuralle paperilla ja sähköisesti (kovalevy) 5 v.

Kongressien esitelmät ja keskusteluäänitteet Arkistokappaleet painetusta julkaisusta sp.

esitelmät 5 v., äänitteet 5 v., mikäli nauhat

purettu (purut sp), muuten sp.

vuosikertomukset (painettuina ja kotisivuilla) Arkistokappale sp., kotisivuilla 10 v.

apurahahakemukset ja päätökset (paperi ja

sähköinen)

paperilla sp, kovalevyllä 5 v.

Kiitoskortit, joulukortit (saapuneita) 5 v.

Jäsenlehti (vain kotisivuilla) Tulosteet sp, kotisivulla 10 v.

Suomen internet-tutkimuksen seuran asiakirjojen seulonta 2

Asiakirjat Säilytysajat

Hallituksen kokouspöytäkirjat paperilla sp, sähköisesti 5 v. (kovalevy)

Seminaarien osallistujaluettelot paperilla sp, sähköisesti (kovalevy) 2 v.

Kirjanpidon tositteet 6 v. paperilla

Arkistoluettelo paperilla sp, sähköisesti 2 v. (ajan tasalla)

Opintomatkoihin liittyvät asiakirjat Keskeiset sp paperilla, muut 10 v. paperilla,

sähköisesti 5 v. (kovalevy)

Näyttelyjulisteet Arkistokappale sp. (omat näyttelyt)

yleiskokousten pöytäkirjat Paperitulosteet sp, kotisivuilla 5 v.

Arkiston käytettävyyden takaaminen:

Luettelointi, kuvailu ja järjestäminen

Hierarkkinen malli arkistosta (http://www.narc.fi/VAKKA_Esittely/narc_cd_sivu_05.html)

Arkistonmuodostaja

Arkisto(t)

Pääsarjat

Sarjat

Arkistoyksiköt

Säilytysyksiköt

Mikrofilmit

Digitaaliarkisto

Luetteloinnin pääperiaatteet

Arkistoluettelo laaditaan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista, usein myös pitkään säilytettävistä

Arkistoluettelon tarkoituksena on arkiston järjestyksen ja tietosisällön osoittaminen niin, että

– asiakirjat ovat löydettävissä

– arkiston järjestys, tietosisältö ja asiakirjojen keskinäiset yhteydet käyvät selkeästi ilmi ilman aiempaa arkiston käyttöä

Luettelo laaditaan lähtökohtaisesti asiakirjojen järjestyksen mukaan, ei päinvastoin

Arkistokaava

Arkistokaava voi olla ns. tehtäväpohjainen tai ABC-kaava

Tehtäväpohjainen arkistokaava perustuu arkistonmuodostussuunnitelmaan ja on siis arkistokohtainen

Samaan tehtävään/asiakirjaryhmään liittyvistä pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista muodostetaan arkistokaavassa oma kokonaisuutensa

Tehtäväpohjaista kaavaa tulee käyttää muodostuvan aineiston luetteloinnissa

Tehtävä/toimintopohjainen kaava, esimerkki 1 Suositus

00 Yleishallinto 01 Henkilöstöhallinto 02 Taloushallinto, verotus ja omaisuuden hallinta 03 Lainsäädäntö ja lainsäädännön soveltaminen 04 Kansainvälinen toiminta 05 Sosiaalihuolto ja sosiaaliturva 06 Terveydenhuolto 07 Järjestys ja turvallisuus 08 Maankäyttö, rakentaminen ja asuminen 09 Ympäristönsuojelu 10 Opetus-, tutkimus ja sivistystoimi Suosituksia: esim. JHS 151: Julkisyhteisöjen tehtäväluokat

Esimerkki: Sarja ja arkistoyksiköt

1 HENKILÖSTÖHALLINTO Päätehtävä

10 Henkilöstöpolitiikka ja sen toteutt. Tehtävä

100 Henkilöstösuunnittelu Alatehtävä

100.1 Henkilöstötilinpäätökset/ Sarja

100.1:1 Henkilöstötilinpäätökset 1990 – 2003 AY

100.1:2 Henkilöstötilinpäätökset 2003 - AY

AY = arkistoyksikkö

Arkiston järjestäminen

Arkiston järjestäminen

Arkiston järjestämisen viisi vaihetta

1. tutustuminen arkistonmuodostajaan (organisaatioon)

2. tutustuminen aineistoon ja sen läpi käyminen

3. aineiston inventointi ja tarpeettoman aineiston poistaminen

4. aineiston ryhmittely sarjoiksi ja yksityiskohtainen järjestäminen

5. viimeistely ja arkistoluettelon laatiminen - aineiston siistiminen ja koteloiminen - arkistoluettelon laatiminen ja toimittaminen

käyttäjien ulottuville

Kartoittaminen ja inventointi

Aineisto inventoidaan kursorisesti:

Asiakirjojen sisältö selvitetään (pääpiirteittäin)

aikarajaus ja järjestys selvitetään

aineisto ryhmitellään pääluokkiin niin, että järjestystä ei sekoiteta

Koteloiden ja muiden säilytysyksiköiden nimiöiden paikkansapitävyys tarkastetaan

Aineistosta laaditaan perustiedot sisältävä inventointiluettelo tai tiedot merkitään erillisille inventointilehdille

Kartoittaminen ja inventointi

Mikäli aineistoa ei ole sijoitettu säilytysyksiköihin, sijoitetaan se järjestämisen kannalta tarkoituksenmukaisesti avohyllyille tai muuhun sille varattuun tilaan

Arkistosta erotetaan siihen kuulumaton aineisto kuten painotuotteet, kopiot ja muu kuin asiakirjallinen aines ja tarkistetaan aineiston kunto

Irralliset ja epäjärjestyksessä olevat asiakirjat palautetaan alkuperäiseen yhteyteensä, mikäli sellainen on havaittavissa

Aineiston kunnon arviointi, puhdistaminen ja kunnostaminen

Inventoinnin ja järjestämisen yhteydessä arvioidaan aineiston fyysinen kunto

Mikäli arkisto on erityisen huonossa kunnossa, otetaan yhteyttä esim. arkistolaitokseen

Huonokuntoisen aineiston kunnostamisesta itse on enemmän haittaa kuin hyötyä ja se voi olla terveydelle vaarallista

Puhdistaminen ja kunnostaminen

Kunnostamisen pääsäännöt: - Älä tee mitään, mitä et osaa - Älä tee asiakirjalle mitään peruuttamattomia toimenpiteitä - Vältä liiman, teipin ja saksien käyttöä - Älä poista irtoilevia palasia tai reunoja asiakirjoista

Järjestäminen ja luettelointi

Aineisto pyritään saattamaan inventoinnin yhteydessä paljastuneeseen alkuperäiseen järjestykseensä, minkä mukaan aineisto lopullisesti ryhmitellään tai jaetaan eri ala-arkistoiksi

Tarvittaessa alkuperäistä järjestystä voidaan joiltakin osin muokata

Vain erityistapauksissa koko arkisto järjestetään uudelleen

Aineisto luetteloidaan siten, että lopputuloksena on vähintään säilytysyksikön tarkkuudella luetteloitu arkisto

”Alkuperäinen järjestys”

Alkuperäinen järjestys: arkistonmuodostajan toiminnassaan asiakirjoille luoma järjestys

Vrt. provenienssiperiaate!

Provenienssiperiaate

- jokaisen arkistonmuodostajan arkisto

muodostaa oman, muista arkistoista erillisen kokonaisuuden (ulkoinen periaate)

- arkistonmuodostajan toiminnassa muodostunutta arkiston sisäistä järjestystä ei saa jälkikäteen muuttaa

Provenienssiperiaate käytännössä

… ● Arkistossa säilytetään organisaation asiakirjoilleen

suunnittelema keskinäinen järjestys tai

● Arkistossa säilytetään organisaation käytännön työssä muodostunut asiakirjojen keskinäinen järjestys

Jos alkuperäistä järjestystä ei ole…

Aineistolle voidaan laatia tehtäväpohjainen kaava, mutta yleensä asiakirjojen muotoon perustuva, ns. ABC-kaava soveltuu järjestöjen ja yhdistyksen arkiston järjestämiseen paremmin

ABC-kaavan pääsarjat

A DIAARIT

B LUETTELOT C PÖYTÄKIRJAT D TOISTEET E SAAPUNEET ASIAKIRJAT F KIRJEISTÖ G TILIASIAKIRJAT H SISÄLLÖN MUKAAN JÄRJESTETYT ASIAKIRJAT I KARTAT JA PIIRUSTUKSET K TILASTOASIAKIRJAT L ELEKTRONISET ASIAKIRJAT M MUISTIOT JA SUUNNITELMAT S ELOKUVAT JA ÄÄNITTEET T MIKROFILMIT U(J) MUUT ASIAKIRJAT

A DIAARIT Kirjediaarien lisäksi sarjaan sisällytetään sellaiset luettelot ja päiväkirjat, joihin päivittäin tai lyhyin väliajoin tehdään merkintöjä käsitellyistä asioista. Esim. postikirjat, vieraskirjat. B LUETTELOT Sarjaan liitetään varsinaiset luettelot, joiden tarkoitus ei ole kirjata kirjeenvaihtoa tai käsiteltyjä asioita. Esim. henkilökuntaluettelot, jäsenluettelot, -kortistot. C PÖYTÄKIRJAT Sarjaan kuuluvat kaikki arkistonmuodostajan itsensä laatimat tai sen tehtävien johdosta laaditut pöytäkirjat. Muilta viranomaisilta, seuroilta, yhdistyksiltä ym. saapuneet pöytäkirjat kuuluvat sarjaan E. D TOISTEET Keskeiset arkistonmuodostajan itse laatimat kirjeet ja sen tekemät päätökset ja toimintakertomukset (elleivät ole esim. vuosikokouspöytäkirjojen liitteinä) liitetään sarjaan.

E SAAPUNEET ASIAKIRJAT Tähän sarjaan sijoitetaan pysyvästi säilytettävät kirjeet ja muut pysyvästi säilytettävät saapuneet asiakirjat. F KIRJEISTÖ Sarjaa käytetään, kun saapuneet kirjeet ja lähteneiden kirjeiden toisteet säilytetään yhdessä. G TILIASIAKIRJAT Pysyvästi säilytettävä kirjanpitoaineisto. H SISÄLLÖN MUKAAN JÄRJESTETYT ASIAKIRJAT I KARTAT JA PIIRUSTUKSET K TILASTOASIAKIRJAT L ELEKTRONISET ASIAKIRJAT M MUISTIOT JA SUUNNITELMAT Elleivät muistiot ja suunnitelmat ole muissa sarjoissa olevien asiakirjojen liitteinä tai kuulu johonkin muuhun kokonaisuuteen, ne sijoitetaan tähän. S ELOKUVAT JA ÄÄNITTEET T MIKROFILMIT; U(J) MUUT ASIAKIRJAT

ABC-kaavan sarjat

Alasarjoja voidaan muodostaa melko vapaasti esim. aineiston sisällön mukaan

Asiakirjat ja arkistoyksiköt voidaan sarjan sisällä järjestää mm. aika-, aakkos-, numero- ja maantieteelliseen tai asiasisällön mukaiseen järjestykseen

– standardi SF4600: Aakkostaminen ja siihen liittyvä ryhmittely

Erityisaineistojen osalta luettelon voi laatia vapaamuotoisemmin

Järjestön arkistokaava: http://www.kansanarkisto.fi/kaava.htm

ABC-kaavan sarjat

Alasarjoja voidaan muodostaa melko vapaasti esim. aineiston sisällön mukaan

Asiakirjat ja arkistoyksiköt voidaan sarjan sisällä järjestää mm. aika-, aakkos-, numero- ja maantieteelliseen tai asiasisällön mukaiseen järjestykseen

– standardi SF4600: Aakkostaminen ja siihen liittyvä ryhmittely

Erityisaineistojen osalta luettelon voi laatia vapaamuotoisemmin

Järjestön arkistokaava: http://www.kansanarkisto.fi/kaava.htm

Henkilöarkistot

Tutustu arkistonmuodostajaan, nimeä arkistonmuodostaja ja arkisto ja erota muista arkistoista sekä inventoi

2. Tarkista/laadi arkistokaava, seulo ja hävitä

selkeät kokonaisuudet

3. Järjestä, seulo, luetteloi ja kuvaile

4. Viimeistele fyysinen kunto ja arkistohakemisto

=> Arkisto annettavissa tämän jälkeen asiakkaiden käyttöön

ARKISTON JÄRJESTÄMISEN, LUETTELOINNIN JA KUVAILUN VAIHEET

61

Henkilöarkiston järjestäminen

(Henkilöarkiston järjestäminen, KA, Yksityisarkistoyksikkö 8.1.1996)

Järjestämisessä erityispiirteitä Aineisto usein heterogeenisempää kuin järjestöjen arkistoissa

Järjestys epäsystemaattinen

asiakirjat eivät määrämuotoisia, tunnistetiedot puutteellisia

Inventointi usein asiakirja asiakirjalta

varottava, etteivät asiakirjojen väliset yhteydet katkea (esim. irrallisten muistiinpanolappujen yhteydet)

Arkistonmuodostajien rajaukset joskus vaikeasti ratkaistavia (talo vai suku vai henkilö)

Usein monen eri AM:n aineistoa samassa luovutuksessa (esim. puolisot, vanhemmat, isovanhemmat)

Ei dramaattista, koska kuvailulla voidaan osoittaa suhteet ja yhteydet

Miten arkistoida

Arkistojen säilyminen ja käytettävyyden varmistaminen

63

Asiakirjojen säilyttäminen

siirretään sp-asiakirjat säännöllisesti arkistokoteloihin ja ylläpidetään niistä arkistoluetteloa

säilytysvälineet

– rengaskansiot hyvin suojaavat, hapottomat arkistokotelot (neutraali, pH n. 7)

erityisaineistot omissa säilytysvälineissään:

– valokuvat, diat, negatiivit, filmit, julisteet

säilytystilat:

– arkistot suojataan tulelta, vedeltä ja muulta tuhoutumiselta sekä asiattomalta käytöltä

– tasaiset olosuhteet lämpötilan (n 18) ja kosteuden suhteen (n. 50 %)

64

Arkistokelpoisuus ja tallennusvälineet

pysyvästi säilytettävät, tärkeät asiakirjat laaditaan arkistokelpoisin menetelmin arkistokelpoisille materiaaleille

luettelo arkistokelpoisista materiaaleista: http://www.narc.fi/paatos.html

http://extranet.narc.fi/siirto-opas/index.php?option=com_content&task=view&id=34&Itemid=49

toistaiseksi kaikki pysyvästi säilytettävä aineisto kannattaa tulostaa arkistokelpoiselle paperille

65

Asiakirjojen säilytystavat ja välineet

aktit: – samaa asiaa koskevat irralliset

asiakirjat liitetään yhdeksi kokonaisuudeksi eli asiakirjavihkoksi

sitominen – yleensä tärkeimmät pysyvästi

säilytettävät asiakirjat

koteloiminen – pysyvästi säilytettävät irralliset

asiakirjat ja asiakirjavihkot siirretään arkistokoteloihin ennen päätearkistoon sijoittamista

SFS 4117, paljon kokoja

ISO 16245 (Staples)

66

Arkistokoteloiden täyttö

Ennen suojustamista oio ja siisti asiakirjat;

poista metalliset liittimet, muovitaskut ja kuminauhat

käytä vaippalehtiä (taitettu kopiopaperi A 3)

valitse oikean kokoinen kotelo

yli 10 cm leveiden koteloiden käyttöä on syytä välttää

arkistoi kotelo täyteen, jotta asiakirjat säilyvät suorassa; koteloiden liiaksi täyttäminen tai tyhjäksi jättäminen vaurioittaa asiakirjoja ja vie turhaan tilaa

säilytä koteloita pystyasennossa

Säilytysyksiköiden nimiöinti (SFS 4117)

Erityisaineistojen säilyttäminen

Kartat ja piirustukset Säilytys suorana laatikostoissa tai rullalla Alkuperäisestä yhteydestä poistettuihin merkintä alkuperästä

69

Muut erityisaineistot: Valokuvat

- Kuva-aukolliset passepartout -kuoret

- Albumeissa kiinnitys kuvakulmilla (ei liimalla tai teipeillä)

- Säilytys esim. arkistokelpoisesta pahvista valmistetuissa laatikoissa tai valokuvataskussa (EI MUOVI)

- Muista tunnistetiedot!

- Muista metatiedot!

70

Muut erityisaineistot: Valokuvat, metatiedot (kuvailu)

Milloin kuva otettu (aika)

paikka

kuvaaja

kuvan aihe

kuvan kohde, kuvan tapahtuma

71

Kuva- ja äänitallenteet

- Videokasetit, c-kasetit, uraäänilevyt ja CD:t säilytetään hyllyillä pystyasennossa

- Säännöllinen siirto uudemmille säilytysvälineille

- Neuvoja Kansallisesta audiovisuaalisesta arkistosta ja Yleisradiosta

- Muista tunnistetiedot!

Sähköinen arkistointi, säilyttäminen ja digitointi

73

Sähköinen arkistointi

Tavoitteena: sähköisesti tuotettu tieto myös säilytetään sähköisesti (viranomaistaho)

Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen (arkistolaitoksen määräys 19.12.2008, AL 9815/07.01.01.00/2008)

SÄHKE2 –määräys (voimaan 1.1.2009)

Useita laajoja sähköisessä muodossa säilyttämiseen liittyviä hankkeita meneillään

SÄHKE 3: huomioon myös yksityiset tahot?

Sähköinen arkistointi ja säilyttäminen

Edellyttää suurta suunnitelmallisuutta ja alan jatkuvaa seurantaa

sähköiset aineistot ovat asiakirjoja, mutta vaikeasti sähköisinä säilytettäviä: laitteet ja järjestelmät uudistuvat tiheästi, mikä edellyttää jatkuvaa siirtämistä ja varmistustoimenpiteitä

Ympäristö toimii hyvin käyttöarkistona ja lyhyen aikaa säilytettävän aineiston säilytyspaikkana

Tärkeät asiakirjat MYÖS paperilla

Sähköinen arkistointi ja säilyttäminen

On laadittava säännöt siitä, mitä tietovarastoon talletetaan, missä muodossa, kenen toimesta

Hakemistot ja tiedostot nimettävä niin, että niistä ilmenee sisältö myös aikojen kuluttua

Varmuuskopioinnista on huolehdittava

On huolehdittava, että

Asiakirjat ovat teknisesti yhdenmukaisia

– Aineistot on tallennettava teknisesti pitkäikäisessä muodossa , joita pystytään lukemaan mahdollisimman monilla ohjelmilla sallittuja tiedostomuotoja tulee olla vähän

– Esim. valokuville TIFF, JPG, teksteille PDF

Systemaattisesti hävitettävissä säilytystarpeen lakattua

Siirrettävissä johonkin sähköiseen säilytysjärjestelmään sitten, kun organisaatio ei niitä tarvitse

ohjelmistoriippuvuutta tulee välttää: avoimet formaatit

76

Sähköinen säilyttäminen

toistaiseksi ei ole olemassa hyvää pitkäaikaista tallennusvälinettä

uudelleenkopioitava tasaisin väliajoin

– uusimmilla laitteistoilla ja ohjelmistoilla aineisto säilyy käytettävänä muutaman vuoden

alan arkistot käyttävät automaattista varmuus- ja

uudelleenkopioita tekeviä nauharobottijärjestelmiä

77

Sähköiset aineistot: säilyminen

– levyke 1 vuosi

– magneettinauha 1 -5 vuotta 30 vuotta, optinen levy

3 – 50 vuotta, paperi 500 vuotta, mikrofilmi 300 vuotta

– kovalevy vain väliaikaiseen säilytykseen:

rikkoutuminen tai pelkkä Windowsin sekaisin meno

levyn formatoituminen uudelleenlatauksen yhteydessä

– CD- rom tai DVD ( väh. 2 kpl): poltettava uudelleen n.

kymmenen vuoden välein

– auringonvalo, naarmut, tussit, saasteet vaurioittavat

78

Sähköiset aineistot: säilyminen

– ulkoinen kovalevy (+ väh. 2:ssa paikassa)

– rikkoutuvat myös

– laitteet ja järjestelmät uudistuvat tiheästi, mikä

edellyttää säännöllistä siirtämistä (kotikone 5 -10

vuotta?)

– hajautetut ympäristöt, virtuaaliset albumit ja muut

säilytys-, arkistointipalvelut: teknisesti ok, mutta kuka

takaa, että palveluntarjoaja jatkaa toimintaansa?

– toistaiseksi ei ole olemassa hyvää pitkäaikaista

tallennusvälinettä uudelleenkopioitava tasaisin

väliajoin

79

Sähkäöiset aineistot, käytettävyys

etuja: pieneen tilaan mahtuvuus, kopioitavuus, haettavuus, käytettävyys

metatietojen merkitys kasvaa sähköisissä aineistoissa

(todistusvoima, löydettävyys)

digitointipalvelut: esim. Mikkelin ammattikorkeakoulut

(www.mikpoli.fi

Yhdistysten arkistotointa koskevaa lainsäädäntöä

Arkistot ja lainsäädäntö

Henkilötietolaki (HeTiL 523/1999)

Muutoksia 2000 ja 2007

– Henkilötieto

Henkilöä taikka tämän ominaisuuksia tai elinolosuhteita kuvaavat merkinnät

Nimi, syntymäaika, syntymäpaikka, henkilötunnus, sukupuoli, uskonto, jne.

Kirjanpitolaki (1336/1997)

HT-lain ohella keskeisimpiä yhdistysten arkistotointa koskevia lakeja

Kirjanpidossa voidaan käyttää sähköisiä välineitä

Poikkeus: tasekirja säilytettävä paperilla

Järjestelmän oltava sellainen, että tiedot voidaan tarvittaessa tarkastaa ja tulostaa paperille

Kirjanpitoaineiston säilyttämisen oltava turvallista ja varmaa

Tilikauden aikana kahdella sähköisellä tietovälineellä

Jos tositteet myös paperilla, riittää yksi väline

Tilikauden jälkeen varmennettava, että tiedot säilyvät muuttumattomina

Kirjanpitolaki (1336/1997)

Kirjanpitokirjojen säilytysaika vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä

Tositteiden säilytysaika vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättynyt

Tasekirjat SP

Määrä-ajan säilytettävät tiedot tulisi hävittää säilytysajan umpeuduttua

Yhdistyslaki 1989-2010, erityislait

Perustamiskirja, säännöt

Jäsenluettelo

Pöytäkirjan laatiminen

Yhdistyksen nimenkirjoittajat, jne.

Arkistolaki

Ei pääsääntöisesti koske yhdistyksiä

Vain, jos julkinen tehtävä, asiakirjoihin, jotka syntyvät julkisen tehtävän hoidossa

Virkavastuu ja lain vo:n toiminnan julkisuudesta soveltaminen

86

Yksityisarkistoja koskevia suosituksia

Yksityisarkistojen seulontaohje, 2011

Valtakunnallinen hankintapolitiikka, 2014?

Ohjeet yksityisarkistojen luovuttajille, 2010 (KA)

Ks: http://www.arkisto.fi/fi/palvelut/yksityisarkistojen-luovutus

Kannattaa tutustua: Arkistolaitoksen yksityisarkistostrategia, 2007

Arkistonhoitajat eettiset säännöt, ICA 1996

ARVI-tietokanta: www.kotiseutuarkistot.fi

87

Arkistolaitos – arkistohallinnon viranomainen Suomessa

• Kansallisarkisto - vanhimmat asiakirjat - keskushallinnon asiakirjat - yli 40 v. vanhempaa - yksityisarkistoja hankintapolitiikan mukaan

• Maakunta-arkistot - valtion piiri- ja paikallis- hallinnon asiakirjat - yli 40 v. vanhempaa - yksityisarkistoja hankintapolitiikan mukaan - toimialueina arkistopiirit

88

Yksityisarkistoasiain neuvottelukunta

Arkistolaitoksen asettama

2006 alkaen, 3-v. toimikausi

edustettuina: arkistolaitos, yksityiset keskusarkistot, muut yksityisarkistoja säilyttävät tahot, yksityisarkistoja käyttävät tutkimustahot

KS-arkistot edustettuina Kotiseutuliiton edustajan kautta

antanut suosituksia, jotka koskevat myös KS-arkistoja

hankintapoliittiset linjaukset: arkistolaitos ei pääsääntöisesti ota vastaan sellaista aineistoa, joka on jonkin valtionapuarkiston (SKS, SLS, TyArk, KaA, THA, PTA, KMA, SCA (RKP:n arkisto), ELKA, SuA, UKK, Pop Rock jazz-arkisto)

89

Yksityisarkistoasiain neuvottelukunta

Arkistolaitoksen asettama

2006 alkaen, 3-v. toimikausi

edustettuina: arkistolaitos, yksityiset keskusarkistot, muut yksityisarkistoja säilyttävät tahot, yksityisarkistoja käyttävät tutkimustahot

KS-arkistot edustettuina Kotiseutuliiton edustajan kautta

antanut suosituksia, jotka koskevat myös KS-arkistoja

hankintapoliittiset linjaukset: arkistolaitos ei pääsääntöisesti ota vastaan sellaista aineistoa, joka on jonkin valtionapuarkiston (SKS, SLS, TyArk, KaA, THA, PTA, KMA, SCA (RKP:n arkisto), ELKA, SuA, UKK, Pop Rock jazz-arkisto)

90

Mikä on kotiseutuarkisto?

- Voidaan viitata esimerkiksi kunnan kirjaston yhteydessä

toimivaan organisaatioon, joka ottaa vastaan, säilyttää ja

antaa käyttöön yksityis-luonteista arkistoaineistoa

- voidaan viitata tilaan, jossa säilytetään koti-

seutuarkistolle luovutettua aineistoa

- voidaan viitata esimerkiksi museon hallussa olevaan

yksityisluonteisista arkistoista muodostuvaan arkistojen

kokonaisuuteen

91

Kotiseutuarkiston tehtävät

”Kotiseutuarkiston tehtävänä on tallentaa paikallinen yksityisluontoinen arkistoaines sekä paikkakunnan henkinen perinne, saada se säilymään* ja saattaa käytettäväksi *siten, että se palvelee sekä yleisen että paikallisen tutkimuksen, opetuksen, harrastustoiminnan ja käytännön tarpeita”

* miten arkistoida

Suomen Kotiseutuliiton suositus v. 2000

92

Kotiseutuarkisto organisaationa

Kotiseutuarkistotoimintaa hoitavien ja ylläpitävien

organisaatioiden tulee määritellä kotiseutuarkiston

- asema organisaatiossa ja

- käytännön hoitovastuu

Jos kunta: KSA-toiminta järjestetään samoin kuin

kunnan muiden tehtävien hoito

Jos kotiseutuyhdistys: sääntöjen tulee sisältää vastaavat

määräykset

93

Kotiseutuarkisto organisaationa

SUOSITUS:

- tulee aina olla vastuullinen hoitaja, joka vastaa ja

huolehtii käytännön toiminnasta

- kotiseutuarkiston käyttöön asettamisesta vastaa sen

säilyttäjä

- vastuullinen hoitaja huolehtii aineiston asian-mukaisesta

vastaanottamisesta, hoidosta ja käyttöön asettamisesta.

94

Aineiston vastaanotto luovutussopimuksen perusteella

- Sisältö

- luovuttajan nimi

- luovutettavan arkiston tai kokoelman nimi

- käyttörajoitukset ja internetiin vieminen (henkilötiedot)

- hävitettävä aineisto (saako hävittää)

- Kopiointi

- Kaukolainaus

- tekijänoikeudet, jos valokuvia tms.

- => sopimus 2 kappaleena, allekirjoitukset

95

”Paikallinen yksityisluontoinen arkistoaines”

- esim. yhdistykset, seurat, yksityisluontoiset aineistot (arkistot), jotka eivät ole päätyneet / päädy julkisen arkistonhoidon piiriin

- paikallista yksityisluontoista aineistoa eivät ole viranomaisten arkistot, seurakuntien arkistot (ort. ja ev.lut.)

- joskus raja häilyvä: henkilön julkisessa tehtävässä ”viran puolesta” syntynyt aineisto kuuluu viranomaisarkistoon, yksityiset muistiinpanot, puheet yms. henkilöarkistoon/talo- sukuarkistoon, jne.

- Suomen Kotiseutuliiton suositus v. 2000

KIITOS!