Tartu Kutsehariduskeskus

IKT osakond

Johanna Riivik

ASJAAJAMISKORDADE VÕRDLUS

Iseseisev töö

Juhendaja Mirjam-Merike Sõmer

Tartu 2014

2

Sisukord Sissejuhatus ................................................................................................................................... 3

1. Tallinna Lasteaed Kirsike asjaajamiskord .............................................................................. 4

2. Otepää Gümnaasiumi asjaajamiskord .................................................................................. 5

3. Tabel asjaajamiskordade sisu vastavusest ............................................................................ 6

Kokkuvõte ................................................................................................................................... 11

Kasutatud kirjandus .................................................................................................................... 12

3

Sissejuhatus

Valisin oma töö asjaajamiskordadeks Otepää Gümnaasiumi asjaajamikorra ja Tallinna

Lasteaed Kirsikese asjaajamiskorra. Esiteks vaatlesin nii Otepää Gümnaasiumi, kui ka

Tallinna Lasteaia Kirsikese asjaajamiskordades nii ülesehitust, jõustumist, sisu. Teiseks

võrdlesin tabelina asjaajamiskordade sisu vastavust VV 26.02.2001 määrusele nr 80

„Asjaajamiskorra ühtsed alused” peatükiga nr 1, § 4. Asutuse asjaajamiskorraga. Lõ-

puks tõin kokkuvõttes välja oma arvamused nendest asjaajamiskordadest.

4

1. Tallinna Lasteaed Kirsike asjaajamiskord

Tallinna Lasteaia Kirsikese asjaajamiskord on jõustunud 27. detsember 2013. aastal.

Seegi jaguneb suuremateks peatükkideks mida on kokku kaheksa ning mille all on

omakorda alapealkirjad. Iga peatüki pealkiri on arusaadav ja konkreetne, ning muudab

tänu sellele otsitava kiiremini leitavaks. Sisu on küll lühike aga sellest hoolimata ker-

gesti jälgitav ja kõik vajalik on olemas. Väga suur pluss on ka see, et lahti on seletatud

kasutatavad mõisted seoses dokumendihaldussüsteemiga ning ka olemas on näited kui-

das dokumentidele vormistatavad elemendid kirjutada. Lasteaia asjaajamise tagab direk-

tor.

5

2. Otepää Gümnaasiumi asjaajamiskord

Otepää Gümnaasiumi asjaajamiskorra jõustumise kuupäeva ei ole märgitud. Ülesehitus on aru-

saadav ja kergesti jälgitav. Koosneb seitsmest suuremast peatükist ja omakorda alapealkirjadest.

Kuid üheks miinuseks võib tuua selle, et mõisteid pole lahti selgitatud. Välja on toodud ka, et

Otepää Gümnaasiumi asjaajamiskord kehtib Otepää Gümnaasiumis ja on kohustuslik täitmiseks

kõikidele töötajatele. Kooli asjaajamise korraldamise eest vastutab direktor ja asjaajamist kor-

raldab juhiabi. Direktori asetäitjad vastutavad nõuetekohase asjaajamise eest oma tegevuse

valdkonnas.

6

3. Tabel asjaajamiskordade sisu vastavusest

§ 4. Asutuse asjaaja-

miskord

Otepää Gümnaasiumi asja-

ajamiskord

Tallinna Lasteaed Kirsike asjaaja-

miskord

Asutuse juht kehtestab

asutuse asjaajamiskorra. Kooli asjaajamise korral-

damise eest vastutab di-

rektor ja asjaajamist kor-

raldab juhiabi.

Lasteaia asjaajamise tagab di-

rektor.

Asutuse asjaajamispe-

riood või –perioodid. Asjaajamisperiood on 1.

jaanuarist kuni

31. detsembrini.

Lasteaia asjaajamisperioodiks on

kalendriaasta.

Asutuse dokumendiring-

luse kord või skeemid. Dokumendiringluse kord. Dokumendiringluse kord.

Dokumendiplankide

hoidmise ja kasutamise

kord.

kirjaplank -vormistatakse

ametikirjad;

üldplank - vormistatakse:

käskkirjad, aktid, proto-

kollid.

Dokumendiplankide

hoidmisest polnud midagi

kirjutatud.

Lasteaias tegutsevad komisjo-

nid, pedagoogiline nõukogu ja

hoolekogu kasutavad lasteaia

planke, lisades lasteaia nimele

komisjoni või nõukogu nime.

Lasteaia plankidel kasutatakse

sümbolina Tallinna suure vapi

kujutist.

Paberdokumentide plankide tur-

vaelemendiks on rekvisiitide si-

nine värv.

Lasteaia planke hoitakse lukus-

tatud ruumis.

Registreeritavate doku-

mentide liigid, registree-

rimise kord ja dokumenti-

de tähistuste (viidete) süs-

teem.

õpilaspiletid ja õpingu-

raamatud;

lepingud (majanduslepin-

gud, töölepingud jm);

saabunud ja väljasaadeta-

vad dokumendid (kirjad,

avaldused, märgukirjad,

taotlused, teabenõuded,

volikirjad jm);

käskkirjad;

põhikooli ja gümnaasiumi

lõputunnistused ja hinne-

telehed;

kiituskirjad ja medalid.

Asutus on kohustatud re-

gistreerima dokumendi-

registris ülesannete täit-

misel loodud ja saadud

dokumendid.

Dokument on registreeri-

sissetulevad kirjad;

väljaminevad kirjad;

avaldused, taotlused;

vastused avaldustele ja taotluste-

le;

teabenõuded;

vastused teabenõuetele;

lepingud;

haldusaktid ja ettekirjutused.

Dokument on registreeritud, kui

talle on antud indeks ja tema

kohta on registrisse kantud iden-

tifitseerimist võimaldavad and-

med vastavalt registreeritava

dokumendi liigile.

Dokumentide registreerimine

lasteaias on ühekordne.

7

tud, kui talle on antud in-

deks ja tema kohta on re-

gistrisse

kantud identifitseerimist

võimaldavad andmed

vastavalt registreeritava

dokumendi liigile.

Dokumentide või toimin-

gute kohta dokumendire-

gistrisse kantavate andme-

te loetelu.

Asutus on kohustatud re-

gistreerima dokumendi-

registris ülesannete täit-

misel loodud ja saadud

dokumendid.

Dokumendiregistrisse

kantavad andmed seotak-

se omavahel nii, et neid ei

oleks hiljem võimalik jäl-

gi jätmata muuta.

Dokumendiregister koos-

neb dokumendiliikide

järgi peetavatest allregist-

ritest.

Dokumendi andmeid

säilitatakse dokumendire-

gistris senikaua, kui säili-

tatakse dokumenti.

Kirjas oli ainult, et lasteaia

dokumendihaldussüsteemi või-

malusteks on avalikustada laste-

aia dokumendiregister.

Dokumentide läbivaata-

miseks esitamise või

saatmise kord.

Asutusesisene dokumen-

tide kooskõlastamise

kord.

Asutustevaheliseks koos-

kõlastamiseks esitatud

dokumentide kooskõlas-

tamise

tähtaega hakatakse arves-

tama dokumendi saabu-

misele järgnevast kuu-

päevast ning

dokumendid kooskõlasta-

takse õigusaktides ette-

nähtud tähtaegu arvesta-

des.

Asutusesisese dokumendi

kooskõlastamise tähtaeg

on 5 päeva.

Kui dokumendi jõustumiseks on

õigusaktiga ette nähtud selle ko-

hustuslik

kooskõlastamine asutuse või

ametiisikuga, vormistatakse

kooskõlastusmärge analoogili-

selt rekvisiidiga “kinnitusmär-

ge”.

Dokumendi

kooskõlastamise vormiks on sel-

le eelnõu viseerimine.

Kooskõlastamise tähtajast pol-

nud midagi kirjutatud.

Asutusesisene dokumen- Teabevaldaja on kohusta- Dokumendihaldussüsteemi va-

8

tide teatavakstegemise

kord.

tud avalikustama järgmi-

se tema ülesannetega seo-

tud olemasoleva teabe:

asutuse põhimääruse;

ametijuhendid;

asutuse koosseisud ja neis

ettenähtud ametikohti

täitvate ametnike ees- ja

perekonnanimed, eriala

ning elektronpostiaadres-

sid;

andmed asutuse täitmata

ametikohtade kohta;

asutuse dokumendiregist-

ri.

hendusel, tagades isiku eraelu

puutumatuse.

Dokumentide allkirjasta-

mise ja ametliku kinnitu-

sega tõestamise kord.

Protokollid allkirjastatak-

se ühes eksemplaris.

Väljasaadetud kirja asu-

tusse jääv ärakiri allkir-

jastatakse.

Allkirja jäljend ei asenda

allkirja.

Juhul kui allkirjast ei ole

võimalik välja lugeda all-

kirjastaja nime, tuleb all-

kirja juurde kirjutada ka

allkirja andja nimi.

Dokumendi allkirjastami-

se õigus on asutuse direk-

toril või direktori käskkir-

jaga

määratud asetäitjal.

Allkirjastamise kohta oli kirjuta-

tud, ainult kui elemendist.

Dokumentide avalikusta-

mise, neile juurdepääsu

tagamise ja juurdepääsu-

piirangute kehtestamise

kord.

Dokumentide avalikus-

tamise kohta polnud

Dokumendiregistri pidaja

peab võimaldama juurde-

pääsu dokumendiregistril.

Juurdepääsupiirang keh-

testatakse sellistele do-

kumentidele, milles sisal-

duvale

teabele on juurdepääs

seadusega kehtestatud

Lasteaia dokumendid avalikusta-

takse lasteaia kodulehel:

www.kirsike.ee

Juurdepääsu märke kohta oli kir-

jutatud ainult üldiselt, et kuu sel-

le paigutama peab ja kes teeb et-

tepaneku märke kasutamise koh-

ta.

Lasteaiasiseseks kasutamiseks

mõeldud dokumentidele kehtes-

9

korras piiratud.

Kui dokumendile on keh-

testatud juurdepääsupii-

rangud, peab register si-

saldama andmeid juurde-

pääsupiirangu ja selle

tähtaja kohta.

tab juurdepääsupiirangud

lasteaia direktor lähtudes avaliku

teabe seadusest ja isikuandmete

kaitse seadusest.

Juurdepääsupiirangu märkus ja

alus on märgitud dokumentide

loetelus ning dokumenti

registreerides tuleb see märkida

dokumendihaldussüsteemi.

Vastust või lahendamist

vajavate, dokumentidest

tulenevate ülesannete

täitmise ja asjade tähtaeg-

se lahendamise kontrolli

kord.

Vastus kirja kohta oli

toodud välja, kuidas vor-

mistama peab.

Kirjavahetuse puhul pai-

gutatakse samasse toimi-

kusse esmane (algatus)

kiri koos

vastuskirjade ja muude

asjalahendamise käigus

tekkinud dokumentidega.

Kui asi vajab lahenda-

mist, võib tähtaega pi-

kendada 30

kalendripäevani.

Kui dokument ei vasta nõuetele,

teatatakse sellest võimaluse kor-

ral viivitamata dokumendi

saatjale või koostajale ning do-

kument registreeritakse üksnes

juhul, kui puudused on

kõrvaldatud.

Kui asja lahendamine ei kuulu

lasteaia pädevusse, siis edasta-

takse avaldus, taotlus,

märgukiri või teabenõue vasta-

valt kuuluvusele, teatades sellest

saatjale 5 tööpäeva jooksul.

Asi loetakse lahendatuks, kui

dokumendist tulenevad toimin-

gud on õigusaktidega ettenähtud

korras sooritatud ja asjaosaliste-

le on sellest teatatud või kui do-

kumendi saatjale on vastatud.

Dokumentide hoidmise ja

hävitamise kord kooskõlas

Vabariigi Valitsuse

29. detsembri 1998. a

määrusega nr 308 kinnita-

tud „Arhiivieeskirjaga”;

Säilitustähtaja ületanud

arhivaale pole vaja säili-

tada kauem, kui doku-

mentide

loetelus ettenähtud on.

Arhivaalid hävitatakse

hävitamisakti alusel. Hä-

vitamisakti kavand esita-

takse

kooskõlastamiseks avali-

kule arhiivile.

On kooskõlas Vabariigi Valit-

suse 29. detsembri 1998. a mää-

rusega nr 308.

Ametniku teenistusest või

töötaja töölt vabastamise,

teenistus- või töösuhte

peatumise või asutuse

töökorralduse muutmise

Enne teenistus- või töö-

kohalt vabastamist või

teenistus- või töösuhte

peatumisel on juhiabi ko-

hustatud asjaajamise üle

Enne teenistus- või töökohalt

vabastamist või teenistus- või

töösuhte peatumisel on juhiabi

kohustatud asjaajamise üle and-

ma teda asendama määratud

10

korral asjaajamise üle-

andmise kord.

andma teda asendama

määratud ametnikule või

töötajale asutuse juhi

poolt selleks määratud

tähtajal.

Pikalt oli ka kirjutatud

mida Asjaajamise

üleandmis-

vastuvõtmisakt peab si-

saldama .

ametnikule või töötajale asutuse

juhi poolt selleks määratud täht-

ajal.

Pikalt oli ka kirjutatud mida As-

jaajamise üleandmis-

vastuvõtmisakt peab sisaldama .

Muud toimingud tulene-

valt asutuse ülesannetest Polnud midagi märgitud Polnud midagi märgitud

11

Kokkuvõte

Võib öelda, et nii Otepää Gümnaasiumi kui ka Tallinna Lasteaia Kirsike asjaajamiskor-

rad olid väga hästi üles ehitatud. Mõlemalt oli väikseid puudusi, kuid sain mõlemast

asjaajamiskorrast hea ja selge ülevaate. Mulle meeldis rohkem Tallinna Lasteaia Kirsike

asjaajamiskord, kuna see oli lühike, kuid väga selgesti mõistetav ja kõik oli väga täpselt

ja korrektselt välja toodud. Otepää Gümnaasiumi asjaajamiskord oli aga väga mahukas,

seal oli kuidagi nii palju teksti ja raskesti arusaadav minu arust. Tabelit vormistades sain

selge ülevaate, et peaaegu kõik oli olemas mis vaja, et asjaajamiskorras olema peab ning

Otepää Gümnaasiumi ja Tallina Lasteaia Kirsike asjaajamiskorrad ühtisid § 4. Asutuse

asjaajamiskorras olevatele nõuetele.

12

Kasutatud kirjandus

Allika tüüp Kasutatud kirjandus

Veebileht https://www.riigiteataja.ee/akt/130122011062

Veebileht http://www.tallinn.ee/est/kirsike/Asjaajamiskord.pdf-2

Veebileht

http://www.nuustaku.edu.ee/lehed/avalik_teave/OG_asjaajamiskord.pdf