ASP2 IRAT szakrendszer

Felhasználói dokumentáció

Dokumentum jóváhagyás

DmsOne Zrt.

2019.06.20.

Tartalomjegyzék 1. Bevezető .....................................................................................................................................3

2. Jóváhagyáshoz/véleményezéshez szükséges jogosultságok beállítása..........................................3

3. Workflow sablonok létrehozása ..................................................................................................4

4. Jóváhagyás létrehozása, módosítása, lezárása .............................................................................6

5. Jóváhagyás/véleményezés ..........................................................................................................9

6. Dokumentum sablonok készítése .............................................................................................. 11

3

1. Bevezető

A jelen dokumentum a DMS One Ultimate iktató, ügyiratkezelő rendszer „Dokumentum jóváhagyó”

moduljának felhasználói szintű használatát hivatott bemutatni. A dokumentáció kitér a jóváhagyáshoz

szükséges felhasználói jogosultságok, szerepkörök beállítására, workflow sablonok készítésére,

továbbá jóváhagyások létrehozására, jóváhagyás/véleményezési feladatok elvégzésére.

2. Jóváhagyáshoz/véleményezéshez szükséges jogosultságok

beállítása

A dokumentumok véleményezéséhez/jóváhagyásához szükséges jogosultságokat a

Rendszer\Beállítások\Szervezet-felhasználó menüpont alatt állíthatjuk be. A jogosultságok

beállításához adminisztrátori szerepkör szükséges.

A jóváhagyó modul alapvetően 3 szerepkört használ:

- Dokumentum jóváhagyása

- Dokumentum létrehozása

- Dokumentum véleményezése

4

Dokumentum jóváhagyása: a szerepkör lehetővé teszi, hogy a felhasználó a számára kiosztott

jóváhagyási feladatot elvégezze (jóváhagy vagy elutasít), továbbá döntéséhez megjegyzést fűzzön.

Dokumentum létrehozása: a szerepkör lehetővé teszi, hogy a felhasználó jóváhagyási folyamatot

indítson, módosítson, illetve zárjon le.

Dokumentum véleményezése: a szerepkör lehetővé teszi, hogy a felhasználó a számára kiosztott

véleményezési feladatot elvégezze, azaz megjegyzést fűzhessen a jóváhagyáshoz.

3. Workflow sablonok létrehozása

A workflow sablonok segítségével előre definiált jóváhagyási folyamatokat rögzíthetünk, melyeket a

későbbiekben betölthetünk jóváhagyások indításakor. A sablon rögzítéséhez adminisztrátori szerepkör

szükséges, vagy az adott felhasználói csoportnak rendelkeznie kell a „workflowsablon” menüjoggal. Új

workflow sablon rögzítéséhez válasszuk a Rendszer\Beállítások\Workflow sablon menüpontot, majd

kattintsunk az „új workflow sablon” gombra.

Sablon adatok fül: A fülön megadhatjuk a sablon kódját, valamint nevét. A „szervezeti egység és

felhasználó” mezők kitöltésével szervezeti egységhez, illetve felhasználóhoz köthetjük a sablon

használhatóságának jogosultságát.

5

Sablon felhasználók fül: Ezen a fülön rögzíthetjük a folyamatban résztvevő

jóváhagyókat/véleményezőket. Az egyes szintek alatt található számokkal megadhatjuk, hogy egy

szinten hány jóváhagyás szükséges a folyamat folytatásához (0 esetén az adott szinten szereplő összes

jóváhagyónak jóvá kell hagynia a folyamatot).

A „ ” ikonra kattintva adhatunk hozzá egy felhasználót a jóváhagyási folyamathoz. A felugró

„Módosítás” ablakban kiválaszthatjuk a felhasználót, annak jogosultságát, illetve a jóváhagyás

határidejét.

A gombra kattintva rögzíthetjük a workflow sablont.

6

4. Jóváhagyás létrehozása, módosítása, lezárása

Jóváhagyási folyamatot kétféleképpen indíthatunk:

- Ügyintézés\Irataim menüpont alól egy irat kiválasztását követően a (Dokumentum

létrehozás indítás) gomb segítségével

- Ügyintézés\Jóváhagyás/véleményezés menüpont alól az gomb segítségével

Ha az Ügyintézés\Irataim menüpont alól indítjuk a jóváhagyást, akkor a kijelölt dokumentum kerül

jóváhagyás/véleményezésre, az Ügyintézés\Jóváhagyás/véleményezés menüből pedig egy új

dokumentumot küldhetünk véleményezésre, melynek adatait megadhatjuk. Az Ügyintézés\Irataim

menüből történő jóváhagyás indítása esetén csupán egy workflow sablont kell kiválasztanunk, mely

alapján el is indíthatjuk a jóváhagyást.

Az Ügyintézés\Jóváhagyás/véleményezés menüpontból az gomb segítségével indíthatunk

jóváhagyást. A felugró ablakban megadhatjuk a jóváhagyandó dokumentum adatait.

7

Adatok ablakrész:

Az adatok ablakrészen belül a dokumentummal kapcsolatos metaadatokat rögzíthetjük.

Csatolmányok ablakrész:

A jóváhagyandó dokumentumhoz csatolmányokat rögzíthetünk, melyek elérhetővé válnak a

jóváhagyók részére.

A feltöltött csatolmányokat verziószámmal látja el a program, a csatolmány módosítása esetén

(jelenleg .docx kiterjesztésű fájlok módosíthatóak) a csatolmány új verziószámmal lesz ellátva, továbbá

a korábbi verziók is megtekinthetőek maradnak. A törölt csatolmányokat áthúzva jeleníti meg a

program.

8

Workflow ablakrész

Az ablakrészben meghatározhatjuk a jóváhagyás/véleményezés folyamatát: választhatunk

előredefiniált workflow sablonok közül (melyeket a Rendszer\Beállítások\Workflow sablon menüpont

alatt hoztunk létre), vagy a dokumentum rögzítését követően a „folyamat szerkesztése ( )” ikonra

kattintva manuálisan szerkeszthetjük a jóváhagyás folyamatát.

Vélemények ablakrész

A későbbiekben ez az ablakrész fogja tartalmazni a jóváhagyással kapcsolatos

véleményeket\jóváhagyásokat\elutasításokat.

Kommentek ablakrész

A kommentek ablakrészbe kell a jóváhagyónak véleményét rögzíteni, majd a

véleményez/jóváhagy/elutasít gombbal rögzíteni.

A dokumentum, illetve a hozzá kapcsolódó jóváhagyási folyamat adatainak rögzítését követően a

gomb segítségével indíthatjuk el a workflow folyamatot.

9

5. Jóváhagyás/véleményezés

A jóváhagyási/véleményezési folyamat elindítását követően az első szinten lévő felhasználókhoz kerül

jóváhagyásra/véleményezésre az adott dokumentum. A felhasználók a jóváhagyási feladatukat két

módon végezhetik el:

- a hírfolyamban ( ) az adott jóváhagyási feladathoz tartozó feladat elvégzése ( ) gombbal

- a jóváhagyás\véleményezés menüpont alatt a feladat kijelölését követően a

gombra kattintva

Az elvégzés módjától függetlenül a már korábbról ismerős jóváhagyási ablak fog a felhasználó elé

tárulni.

10

A felhasználónak lehetősége nyílik a jóváhagyáshoz tartozó dokumentumok megtekintésére (docx

esetén szerkesztésére a megfelelő jogosultság megléte mellett), illetve véleménye rögzítésére. A

folyamat továbblépéséhez az adott szinten megszabott jóváhagyásoknak teljesülnie kell, ellenkező

esetben a jóváhagyás visszakerül a létrehozóhoz, aki újraindíthatja, vagy lezárhatja a folyamatot.

Ha az utolsó szinten is jóváhagyták a dokumentumot (vagy valamely szinten elutasításra került), akkor

a dokumentum visszakerül a létrehozó jóváhagyás\véleményezés menüjébe.

A létrehozó ebben az esetben újraindíthatja a jóváhagyást, ehhez az egér bal gombjával duplán kell

kattintania a kiválasztott feladatra, majd a jóváhagyó ablak Workflow ablakrészében újra kell

szerkesztenie a folyamatot. Másik esetben a felhasználó lezárhatja a dokumentum jóváhagyását a

gombbal.

A gomb megnyomására elénk tárul a „Dokumentum lezárása” ablak. Az ablakban nem

iktatandóvá tehetjük a dokumentumot (ebben az esetben nem kerül át az iktatás menübe, hanem nem

iktatandóvá válik), illetve dokumentumsablont rögzíthetünk hozzá. Amennyiben iktatni kívánjuk a

szóban forgó dokumentumot, az elvégző dolgozó kijelölését, ellenőrzését követően a

gombbal zárhatjuk le a folyamatot.

11

6. Dokumentum sablonok készítése

A Rendszer\Beállítások\Dokumentumtár, illetve a Feladatok\Eseti feladatok\Dokumentumtár

menüpont alatt dokumentumsablonokat rögzíthetünk, melyeket a későbbiekben feltölthetünk egy-

egy dokumentum adataival. A lényegi különbség a két menüpont között, hogy a Rendszer menü alatt

legenerált sablonok akár az összes felhasználó számára elérhetőek lehetnek, míg a Feladatok

menüpont alatt rögzített sablonok csak a rögzítő felhasználó számára maradnak elérhetőek.

Az menüponton belül az gomb segítségével új dokumentumsablont rögzíthetünk.

A felugró ablakban feltölthetjük az előre testreszabott dokumentumsablonunkat (jelenleg rendszerünk

csak és kizárólag az .rtf kiterjesztésű fájlokat támogatja dokumentumsablonként). A típus

kiválasztásánál dokumentum, ill. sablon értékek közül választhatunk: a dokumentum egy nem

módosítható irat, mint például egy szabályzat, vagy kézikönyv, ellenben a sablont feltölthetjük az irat

adataival, ha az a megfelelő sablonkódokkal ki van töltve (ezekről a későbbiekben bővebben szót

ejtünk). A fentieken túl a név megadása kötelező, a többi érték opcionális (megadhatjuk a sablon

érvényességének dátumát, mely szervezeti egységek számára legyen elérhető a sablon, illetve rövid

leírást rögzíthetünk).

Ha a Feladatok\Eseti feladatok\Dokumentumtár menüpontból indítjuk a dokumentumsablon

létrehozást, akkor csupán a sablon kódját, nevét kell megadnunk, illetve az előre elkészített .rtf fájlt

kell feltöltenünk.

12

Sablonkódok

Az .rtf kiterjesztésű sablonunkat az alábbi sablonkódokkal tölthetjük fel:

#registry_number - iktatószám

#subject - tárgy

#client_name - címzett

#reference_number - hivatkozási szám

#postcode - irányítószám

#city - város

#address - cím

#date - dátum

#approvements - jóváhagyók (csak jóváhagyásnál)

A sablonban az egyes mezőkre a #sablonkód formátummal lehet hivatkozni.

Példa az .rtf dokumentumra

A fenti sablont alapul véve az alábbi végeredményt kapjuk

13

Sablon generálása

Ha sikeresen létrehoztuk dokumentumsablonunkat, akkor kétféle módon generálhatjuk le azt egy

dokumentumhoz:

- az Ügyintézés\Irataim menüpont alatt található dokumentum előállítás ( ) gombbal

- a workflow folyamat lezárásakor dokumentumsablon kiválasztásával

Az Ügyintézés\Irataim menüpont alatt található dokumentum előállítás( ) gomb megnyomására

felugrik a dokumentum sablon letöltése ablak:

Az ablakban kiválaszthatjuk, hogy mely dokumentumsablont szeretnénk legenerálni, illetve a „Sablon

csatolása” jelölőnégyzet bepipálásával csatolhatjuk is a sablont az adott dokumentumoz. A

gomb megnyomására a rendszer felajánlja letöltésre a kitöltött dokumentumsablont