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CODIGO: DNO-COEN-001-04

VERSION: PRIMERA

AREA:

DIRECCION NACIONAL DE OPERACIONES

CENTRO DE OPERACIONES DE EMERGENCIA NACIONAL (COEN)

TITULO:

ATENCION DE EMERGENCIAS

RUBRO NOMBRE FIRMA FECHA

Formulado por:

Equipo de Elaboración del MAPRO-

OPP

Aprobado por: Encargado del COEN-2004

V°B° OPP: Oficina de Planificación y

Presupuesto

INDECI PROCEDIMIENTO: COD: DNO-COEN-001-04 PAG

Sede Central

ATENCION DE EMERGENCIAS FECHA: 30/06/2005

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1. OBJETIVO

Obtener, verificar y analizar información, de diversas fuentes, sobre emergencias o riesgos producidos en el país para su atención de manera oportuna; así como realizar la supervisión y monitoreo de las acciones que realizan los Comités de Defensa Civil y las Direcciones Regionales del INDECI en la atención de emergencias.

2. ALCANCE

El alcance del proceso “Atención de Emergencias” es para la población en general, los Comités de Defensa Civil en sus distintos niveles, la Jefatura del INDECI, y el Centro de Operaciones de Emergencia Nacional (COEN) el que depende funcionalmente de la Jefatura del INDECI y administrativamente de la Dirección Nacional de Operaciones. Asimismo, participan la Dirección Nacional de Logística (DINALOG), la Oficina de Estadística y Telemática y la Oficina de Administración. Describe las actividades desde la recepción de la información preliminar sobre un riesgo o emergencia hasta el monitoreo de la ayuda humanitaria brindada a la población afectada o damnificada.

3. BASE LEGAL

3.1. Constitución Política del Perú. 3.2. Decreto Ley N° 19338, Ley del Sistema de Defensa Civil, y sus normas

modificatorias Decretos Legislativos Nos. 442, 735 y 905, Ley N° 25414 y el Decreto de Urgencia Nº 049-2000.

3.3. Decreto Supremo N° 005-88-SGMD, aprueba el Reglamento del Sistema de Defensa Civil, y su norma modificatoria Decreto Supremo N° 058-2001-PCM.

3.4. Decreto Supremo N° 064-2002-PCM, que reglamenta los alcances del Decreto de Urgencia N° 049-2000 para la utilización de recursos provenientes de crédito extraordinario permanente y revolvente asignados al INDECI.

3.5. Decreto Supremo N° 059-2001-PCM, aprueba Reglamento de Organización y Funciones del INDECI, Título X, Capítulo II, artículos 63° y 64°.

3.6. Texto Ordenado Unificado de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado y su reglamento aprobado con Decreto Supremo 012-2001-PCM.

3.7. Decreto Supremo N° 001-A-2004-DE/SG, que aprueba el Plan Nacional de Prevención y Atención de Desastres.

3.8. Resolución Jefatural N° 345-2002-INDECI, que aprueba la Directiva N° 023-2002-INDECI/OET: “Información sobre el funcionamiento del Sistema Nacional de Información para la Prevención y Atención de Desastres - SINPAD”.

3.9. Resolución Jefatural N° 325-2004-INDECI, que aprueba el Manual de Funcionamiento del Centro de Operaciones de Emergencia Nacional.

4. REQUISITOS DEL PROCESO

Reporte o aviso de emergencia por causa de fenómenos naturales o tecnológicos, recibidos u obtenidos a través de medios de comunicación directos y/o indirectos, realizados por los Comités de Defensa Civil, Direcciones Regionales de Defensa Civil, Sectores, Instituciones, medios de comunicación, entre otros.


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5. RESPONSABLES DEL PROCESO 5.1. Centro de Operaciones de Emergencia Nacional (COEN), el que depende

funcionalmente del Jefe del INDECI y Administrativamente de la Dirección Nacional de Operaciones. El Evaluador del COEN es el conductor del proceso.

5.2. Dirección Nacional de Logística. 5.3. Dirección Nacional de Prevención. 5.4. Direcciones Regionales de Defensa Civil.

6. MACROPROCESO

6.1. RELACION Y CODIFICACION DE SUBPROCESOS QUE INTEGRAN EL PROCESO ATENCION DE EMERGENCIAS

FASE 1 RECEPCION, BUSQUEDA Y VERIFICACION DE INFORMACION SOBRE EMERGENCIAS

Código: Subprocesos:

DNO-COEN-002-04 Recepción de Información Preliminar, Complementaria, EDAN sobre Emergencia.

DNO-COEN-003-04 Recepción y Revisión del Parte Diario de Ocurrencias.

DNO-COEN-004-04 Monitoreo y Difusión de Información transmitida por los Medios de Comunicación referente a Riesgos y Emergencias.

DNO-COEN-005-04 Verificación de Información Preliminar de una Emergencia.

DNO-COEN-006-04 Monitoreo y Análisis de Información sobre Situaciones de Riesgo.

FASE 2

ANALISIS Y DIRECCION DE ATENCION DE EMERGENCIA

Código: Subprocesos:

DNO-COEN-007-04 Coordinación con los Sectores e Instituciones de Apoyo para la Atención de Emergencias.

DNO-COEN-008-04 Obtención de EDAN.

DNO-COEN-009-04 Cambio en la Condición de Funcionamiento del COEN.

DNO-COEN-010-04 Activación de Grupo de Intervención Rápida para Emergencias o Desastres (GIRED).

DNO-COEN-011-04 Activación del Centro de Apoyo Logístico Adelantado (CALA).

DNO-COEN-012-04 Entrega de Ayuda Humanitaria a los CDC desde el Centro de Apoyo Logístico Adelantado - CALA.

DNO-COEN-013-04 Monitoreo de Ayuda Humanitaria brindada a la Población en zonas de emergencia.

DNO-COEN-014-04 Actualizar la Información sobre Movimiento de Bienes del Plan Logístico en los Almacenes Adelantados.

DNO-COEN-015-04 Gestión de la Comunicación.


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6.1. DIAGRAMA DE BLOQUES

ATENCION DE EMERGENCIAS (DNO-COEN-001-04)

Recepción de InformaciónPreliminar, Complementaria,

EDAN sobre emergencia(DNO-COEN-002-04)

Recepción y Revisión delParte Diario de Ocurrencias

(DNO-COEN-003-04)

Monitoreo y Difusión deInformación Transmitida porlos Medios de Comunicación

Referente a Riesgos yEmergencias

(DNO-COEN-004-04)

Verificación deInformación Preliminar

de una Emergencia(DNO-COEN-005-04)

Gestión de la Comunicación(DNO-COEN-015-04)

Actualizar la Información sobre Movimiento de Bienes del Plan Logístico en los Almacenes Adelantados(DNO-COEN-014-04)

Monitoreo y Análisis de Información Sobre Situaciones de Riesgo(DNO-COEN-006-04)

Coordinación con losSectores e Instituciones

de Apoyo para la Atenciónde Emergencias

(DNO-COEN-007-04)

Obtención de EDAN(DNO-COEN-008-04)

Activación del Grupo deIntervención Rápidapara Emergencias oDesastres (GIRED)

(DNO-COEN-010-04)

Cambio en la Condiciónde Funcionamiento del

COEN(DNO-COEN-009-04)

Activación del Centro deApoyo Logístico

Adelantado (CALA)(DNO-COEN-011-04)

Entrega de AyudaHumanitaria a los

CDC Desde el Centrode Apoyo LogísticoAdelantado-CALA

(DNO-COEN-012-04)

Monitoreo de AyudaHumanitariaBrindada a la

Población en Zonade Emergencia

(DNO-COEN-013-04)

DN

L E

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los

CD

C

Ayuda HumanitariaBrindada a

Población Afectadao Damnificada

Reporte o Aviso deSituación de

Emergencia a Causade un Fenómeno

Natural oTécnologico

FASE I FASE II

SPCCC gestionaAyuda Internacional


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7. CONSIDERACIONES

7.1. El proceso debería iniciarse con el ingreso de información sobre emergencias en el SINPAD, sin embargo la poca o nula disponibilidad de tecnología en muchas zonas del país, obliga a seguir utilizando otros canales de comunicación con el COEN, tales como: teléfono, correo electrónico, fax, la prensa, entre otros. La información sobre emergencias obtenida por otros canales de comunicación y que no pueda ser registrada por el Comité Regional de Defensa Civil será registrada en el SINPAD por las Direcciones Regionales de Defensa Civil o por el COEN.

7.2. El Evaluador del Centro de Operaciones de Emergencia Nacional, como representante del Jefe del INDECI en el COEN, será el encargado de conducir este proceso, realizando las coordinaciones necesarias con los Directores o Jefes de las demás Unidades Orgánicas, así como propone las diversas acciones para la oportuna atención de la emergencia o desastre.

7.3. Una vez obtenida la Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades (EDAN), el INDECI coordinará con los Comités de Defensa Civil y tomará las acciones correspondientes para atender las necesidades de la población de acuerdo a la magnitud del evento, determinando si se deben instalar almacenes temporales cercanos a la zona afectada, Grupos de Intervención Rápida (GIRED) para el apoyo a los Comités de Defensa Civil en acciones operativas y logísticas, así como otras acciones.

7.4. Es responsabilidad de los Comités de Defensa Civil la atención inmediata de las emergencias; cuando sobrepase su capacidad de respuesta deberán solicitar apoyo al Comité Provincial o Regional de Defensa Civil, según sea el caso.

7.5. De acuerdo a la magnitud de la emergencia se establecerá la condición de funcionamiento para el COEN.

7.6. Es responsabilidad de las Direcciones Regionales de Defensa Civil efectuar el asesoramiento y el monitoreo de las emergencias.

7.7. La Dirección Nacional de Operaciones coordinará en forma constante con la Dirección Nacional de Logística acerca de los niveles de stock del Almacén General y de los Almacenes Adelantados, así como los correspondientes a las Direcciones Regionales de Defensa Civil; determinando si es necesario su reabastecimiento.

7.8. El requerimiento de los bienes logísticos que deben ser entregados a los Comités de Defensa Civil para la atención de la emergencia, se realizará a través de la Dirección Nacional de Operaciones. En caso sea necesario, a través del Ministerio de Relaciones Exteriores y los Sectores se solicitará para que coordinen con Organismos Nacionales y/o Internacionales el apoyo humanitario requerido.

7.9. Para facilitar y agilizar la interacción entre responsables y usuarios del proceso, el COEN ha establecido el empleo de formatos, los cuales están incluidos en el desarrollo de los subprocesos correspondientes.

8. DEFINICIONES

8.1. Apoyo Logístico: Provisión de bienes materiales de consumo para ser entregados en forma gratuita e inmediata a la población afectada o damnificada por una emergencia o desastre.

8.2. Fenómeno Tecnológico: Fenómeno inducido por el hombre que, voluntaria o involuntariamente, origina situaciones de emergencia.


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8.3. Medios de Comunicación Directos: Medios a través de los cuales la

población afectada o damnificada envía información que es recibida por el Centro de Operaciones de Emergencia Nacional (COEN) acerca de un riesgo o emergencia. Ejemplo de medios de comunicación directos: SINPAD, teléfono, fax. correo electrónico, sistema de radio, etc.

8.4. Medios de Comunicación Indirectos: Medios a través de los cuales el COEN

capta o reúne información acerca de un peligro o emergencia. Ejemplo: radio, televisión, diarios (en Internet o prensa escrita), etc.

8.5. Parte Diario de Ocurrencias: Informe consolidado remitido diariamente (en dos horarios 08:00 hrs. y 18:00 hrs.) por las Direcciones Regionales de Defensa Civil, supervisoras, al Centro de Operaciones de Emergencias Nacional (COEN), donde se detallan las emergencias o riesgos que se presentan en las regiones que están bajo la supervisión de su ámbito de acción.

8.6. Subproceso: Secuencia lógica de actividades mediante las cuales los insumos se convierten en subproductos.

8.7. Subproducto: Una parte de un bien o servicio.

9. GLOSARIO DE TERMINOS

9.1. Afectado: Persona, animal, territorio o infraestructura que sufre perturbación en su ambiente por efectos de un fenómeno. Puede requerir de apoyo inmediato para eliminar o reducir las causas de la perturbación para la continuación de la actividad normal.

9.2. Atención de una Emergencia: Acción de asistir a las personas que se encuentran en una situación de peligro inminente o que hayan sobrevivido a los efectos devastadores de un fenómeno natural o inducido por el hombre. Básicamente consiste en la asistencia de techo, abrigo y alimento así como la recuperación provisional (rehabilitación) de los servicios públicos esenciales.

9.3. Damnificado: Persona afectada parcial o íntegramente por una emergencia o desastre y que ha sufrido daño o perjuicio en su salud o bienes, en cuyo caso generalmente ha quedado sin alojamiento o vivienda en forma total o parcial, permanente o temporalmente por lo que recibe refugio y ayuda humanitaria temporales. No tiene capacidad propia para recuperar el estado de sus bienes y patrimonio.

9.4. Desastre: Una Interrupción grave en el funcionamiento de una comunidad causando grandes pérdidas a nivel humano, material o ambiental, suficientes para que la comunidad afectada no pueda salir adelante por sus propios medios, necesitando apoyo externo. Los desastres se clasifican de acuerdo a su origen (natural o tecnológico)

9.5. EDAN (Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades): Localización, identificación y registro cuantitativo y cualitativo de los daños que ha ocasionado un evento adverso o un desastre en la comunidad, y la identificación de los recursos necesarios para atender dicho evento o desastre de manera oportuna.

9.6. Emergencia: Estado de daños sobre la vida, el patrimonio y el medio ambiente ocasionados por la ocurrencia de un fenómeno natural o tecnológico que altera el normal desenvolvimiento de las actividades de la zona afectada.


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9.7. Monitoreo: Proceso de observación y seguimiento del desarrollo y variaciones

de un fenómeno, ya sea instrumental o visualmente, y que podría generar un desastre.

9.8. Movilización: Es un proceso permanente e integral planeado y dirigido por el Gobierno, consiste en adecuar el poder y potencial nacional a los requerimientos de la Defensa Nacional, a fin de disponer y asignar oportunamente los recursos necesarios para enfrentar situaciones de emergencia ocasionadas por conflictos o desastres que atenten contra la seguridad, cuando éstos superen las previsiones de personal, bienes y servicios así como las posibilidades económicas y financieras.

9.9. Peligro Natural: Es la probabilidad de ocurrencia de un fenómeno natural potencialmente dañino, de una magnitud dada, para un período específico y una localidad o zona conocidas. Terremotos, maremotos, actividad volcánica, inundaciones, aludes, aluviones, deslizamientos, derrumbes, hundimientos, son algunos de los Peligros Naturales.

9.10. Respuesta ante una emergencia: Es el conjunto de acciones y medidas utilizadas durante la ocurrencia de una emergencia o desastre a fin de minimizar sus efectos. Implica efectuar evaluaciones, socorrer, auxiliar y brindar atención inmediata de la población afectada y dar seguridad a sus bienes; incluye la Rehabilitación que es la recuperación temporal de los servicios vitales (agua, desagüe, comunicaciones y otros).

9.11. SINADECI (Sistema Nacional de Defensa Civil): Conjunto interrelacionado de organismos del sector público y no público, normas, recursos y doctrinas; orientados a la protección de la población en caso de desastres de cualquier índole u origen; mediante la prevención de daños, prestando ayuda adecuada hasta alcanzar las condiciones básicas de rehabilitación, que permitan el desarrollo continuo de las actividades de la zona.

9.12. Sistema Nacional de Información para Prevención y Atención de Desastres (SINPAD): Software basado en el empleo de mapas electrónicos. Su acceso es a través de la página WEB del INDECI, permite el registro y seguimiento del peligro o emergencia ocurrida en el territorio nacional con la finalidad de que las autoridades del SINADECI actúen coordinada, oportuna y eficientemente ante una amenaza de peligro inminente o una emergencia.


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10. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

UNIDAD ORGANICA

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Operador Módulo de Operaciones

Se inicia el subproceso “Recepción de Información Preliminar, Complementaria, EDAN sobre Emergencia”.

Evaluador Se inicia el subproceso “Recepción y Revisión del Parte Diario de Ocurrencias”.

Dirección Nacional de Operaciones/

COEN Operador del Módulo

de Prensa

Se inicia el subproceso “Monitoreo y difusión de información transmitida por los medios de comunicación referente a riesgos y emergencias”.

Secretaría General e Imagen Institucional Imagen Institucional

Se inicia el subproceso de Imagen Institucional “Elaboración de Síntesis Periodística”, el que concluye con la entrega de la Síntesis Periodística al Evaluador del COEN.

Operador Módulo de Monitoreo y Análisis

Se inicia el subproceso de “Monitoreo y Análisis de Información sobre Situaciones de Riesgo”, el que concluye con la entrega del Boletín de Alerta con la Información Complementaria del INDECI sobre Cambios Climáticos y Medidas de Prevención a Nivel Nacional al Evaluador del COEN.

Evaluador

1. Lee Síntesis Periodística y Boletín de Alerta.

2. Analiza la información preliminar recibida a través de los medios de comunicación directos e indirectos del COEN, sobre las emergencias o riesgos ocurridos en el país.

No hay situación de riesgo y emergencia Ir a la actividad 54.


COEN


Hay situación de riesgo y/o emergencia Se inicia el subproceso “Verificación de Información Preliminar de una Emergencia”, donde se consulta con otras fuentes de información, los datos preliminares de la(s) emergencia(s).

Una vez que se tiene la información verificada y registrada en el SINPAD


COEN


3. Deriva, al Evaluador del COEN, la información verificada, impresa o en fax, o le indica que está en el SINPAD para que la revise y tome las acciones correspondientes.


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Evaluador

4. Lee información enviada por fax, correo electrónico o directamente del SINPAD acerca del riesgo o emergencia.

5. Analiza la información recibida, evaluando de acuerdo a la magnitud del evento, si se requiere o no la coordinación con los sectores, así mismo determinará si el evento puede generar peligros por efectos secundarios, ordenando el monitoreo para mitigar sus posibles efectos o daños.

Se requiere intervención de sectores para la atención de la emergencia Se inicia el subproceso “Coordinación con los Sectores e Instituciones de Apoyo para la Atención de Emergencias”, luego ir al subproceso “Obtención de EDAN”. No Se requiere intervención de sectores para la atención de la emergencia

No existe riesgo por efectos secundarios, Ir al subproceso “Obtención de EDAN”. Existe riesgo por efectos secundarios 6. Ordena al Operador del Módulo de

Monitoreo y Análisis que analice y registre la situación de riesgo por efectos secundarios en el SINPAD y se inicie el monitoreo.

Operador Módulo de Monitoreo y Análisis

7. Analiza y registra situación de riesgo en el SINPAD e inicia el monitoreo correspondiente.

Se inicia el subproceso “Monitoreo y Análisis de información sobre situaciones de Riesgo”, donde se realiza un monitoreo constante al peligro que puede generar alto riesgo a la población. Riesgo no se convirtió en emergencia Continuar con el subproceso “Monitoreo y Análisis de información sobre situaciones de Riesgo”. Riesgo se convirtió en emergencia Ir al subproceso “Obtención de EDAN”.


COEN


Se inicia el subproceso “Obtención de EDAN”, donde los Comités Regionales de Defensa Civil realizan y remiten la Evaluación de Daños ocurridos en la zona afectada por la emergencia, así como las necesidades de la población, alimento, abrigo, techo, medicamentos, entre otros, se realizan las coordinaciones necesarias con cada uno de los sectores responsables: Medicamentos-Ministerio de Salud, Alimentos-PRONAA, herramientas-Ministerio de Transportes y Comunicaciones, otros.


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8. Entrega Evaluación de Daños y Análisis

de Necesidades al Evaluador del COEN.


COEN Evaluador

9. Recibe y lee informe de Evaluación de Daños y Análisis de Necesidades (EDAN). La emergencia NO EXCEDE capacidad de respuesta local Ir a la actividad 19. La emergencia EXCEDE capacidad de respuesta local 10. Informa de la emergencia producida al

Jefe del INDECI (en su calidad de Jefe del COEN), al Director Nacional de Operaciones, al Director Nacional de Prevención, al Encargado del COEN, y al Responsable de la Unidad de Planificación y Operaciones Técnicas (UPOT), quienes asesoran y apoyan en la coordinación de las acciones para la atención de la emergencia. En todo momento se mantiene informado al Jefe del INDECI acerca de las acciones tomadas o por tomarse para atender la emergencia.

11. En coordinación con el Responsable de la UPOT, evaluará la condición de funcionamiento del COEN y si es necesario cambiar de nivel (de alerta verde a alerta amarilla o roja) según la magnitud de la emergencia.

No requiere cambio en el Nivel de Funcionamiento del COEN Ir a la actividad 54. Se requiere cambio en el Nivel de Funcionamiento del COEN Se inicia el subproceso “Cambio en la condición de funcionamiento del COEN”. Existe solicitud de Declaratoria de Emergencia en zonas afectadas por emergencia o desastre Ir al subproceso “Declaratoria de Estado de Emergencia”, después Ir a la actividad 12.


UPOT Responsable

Se inicia el subproceso “Declaratoria de Estado de Emergencia”, luego ir después de la actividad 15.


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COEN

Evaluador

No existe solicitud de Declaratoria de Emergencia en zonas afectadas por emergencia o desastre, 12. Analiza si es necesario activación del

Grupo de Intervención Rápida para Emergencias o Desastres (GIRED).

Comité Regional de Defensa Civil solicitó activación del GIRED Se inicia el subproceso “Activación del Grupo de Intervención Rápida para Emergencias o Desastres (GIRED)”, luego ir al condicional ¿Se requiere activar el CALA? Comité Regional de Defensa Civil NO solicitó activación del GIRED 13. Analiza si es necesario activar un

Centro de Apoyo Logístico Adelantado (CALA). Es necesario la activación del CALA Realiza las coordinaciones necesarias con el Operador del Módulo de Logística y se inicia el subproceso “Activación del Centro de Apoyo Logístico Adelantado (CALA)”. No es necesario la activación del CALA 14. Ordena al Operador del Módulo

de Logística la búsqueda de recursos materiales en Almacenes Adelantados cercanos a la zona de emergencia.

Operador Módulo de Logística

15. Verifica en los sistemas (SIGAO/SINPAD) la disponibilidad de recursos materiales en Almacenes Adelantados e informará al Evaluador del COEN.

Se cuenta con bienes suficientes en los Almacenes Adelantados 16. Comunica al Evaluador del COEN los

Almacenes Adelantados que cuentan con bienes suficientes para el apoyo logístico y el nivel de stock de cada uno de ellos.


COEN

Evaluador

17. Es informado por el Operador del Módulo de Logística y comunica al Operador del Módulo de Operaciones que coordine con los Comités de Defensa Civil para brindar apoyo logístico mediante la transferencia de bienes materiales desde un Almacén Central o Adelantado a la zona en emergencia.


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COEN

Operador del Módulo de Operaciones

18. Coordina con los Comités de Defensa Civil de las zonas afectadas y cercanas para que se realice la entrega de bienes a los pobladores afectados o damnificados.

Dirección Regional de Defensa Civil Unidad de Logística

Una vez realizadas las coordinaciones con la DRDC, el COEN y el Director Nacional de Operaciones se inicia el subproceso “Entrega de Bienes del Plan Logístico a los CDC”, donde se entrega el apoyo logístico humanitario al Comité de Defensa Civil para que se encargue de la distribución de los bienes del Plan Logístico a la población afectada o damnificada. Stock suficiente para atender la emergencia 19. Entregan ayuda humanitaria al

Comité de Defensa Civil. Luego ir al subproceso “Monitoreo de ayuda humanitaria brindada a la población en zonas de emergencia”.

Stock no es suficiente para atender la emergencia 20. Solicita reabastecimiento de sus

almacenes al INDECI para continuar con la atención de la emergencia. Luego ir a la condicional “¿Bienes suficientes en Almacenes Centrales de la DRDC?”

Operador del Módulo de Logística

No se cuenta con bienes suficientes en Almacenes Adelantados

Se cuenta con bienes suficientes en Almacenes Centrales de la DRDC 21. Informa al Evaluador sobre

existencia de bienes en Almacenes Centrales para abastecer o reabastecer a los Almacenes Adelantados.

Evaluador

22. Ordena al Operador del Módulo de Operaciones que coordine con las DRDC, para reabastecer los Almacenes Adelantados.


COEN


23. Coordina con DRDC correspondiente.


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24. Se trasladan los recursos del Almacén Central a los Almacenes Adelantados de las Direcciones Regionales de Defensa Civil correspondientes a la zona afectada.

Luego ir al subproceso “Entrega de Bienes del Plan Logístico a los CDC”, después de la actividad 18.


No se cuenta con bienes suficientes en Almacenes Centrales de la DRDC

Se cuenta con bienes suficientes en Almacén General 25. Comunica al Evaluador del

COEN la existencia de bienes suficientes en el Almacén General.


COEN

Evaluador

26. Evalúa y analiza forma de transportar apoyo logístico a zonas afectadas.

Se debe trasladar recursos por vía terrestre 27. Coordina con el Director

Nacional de Operaciones la posibilidad de trasladar el apoyo logístico por vía terrestre. A su vez el Director Nacional de Operaciones realizará las coordinaciones necesarias con el Director Nacional de Logística y el Jefe de la Oficina de Administración para el traslado o reabastecimiento de bienes a los almacenes Centrales y/o Adelantados de las DRDC del INDECI, manteniendo informado al Jefe del INDECI sobre el traslado de recursos por esta vía.

Dirección Nacional de Logística

Unidad de Abastecimiento

Se inicia el subproceso “Salida de Artículos del Almacén General por Requerimiento”, donde se habilita el apoyo logístico humanitario a la DRDC, para que sea trasladado por la OA.

Oficina de Administración Servicios Generales

INDECI dispone de transporte terrestre Se inicia el subproceso “Servicio de Transporte para atender a las Unidades Orgánicas de la Sede Central”, donde se traslada el apoyo logístico a la DRDC. Luego ir a la actividad 24, para que las DRDC


Sede Central


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entreguen los bienes a los Almacenes Adelantados de las Regiones. INDECI No dispone de transporte terrestre Se inicia el subproceso “Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de bienes y servicios”, donde se contratará los servicios de una empresa de transporte, para que traslade los bienes a los Almacenes Centrales de la Dirección Regional de Defensa Civil, luego ir a la actividad 24.


COEN Evaluador

No se deben trasladar recursos por vía terrestre 28. Informa al Jefe del INDECI y

coordina con el Director Nacional de Operaciones acerca de la necesidad de enviar el apoyo logístico por vía aérea, siendo necesario contar con los servicios de aeronaves.

Dirección Nacional de Operaciones Director

29. Solicita a Institución encargada de transporte aéreo (FFAA, PNP, Grupo Aéreo Nº 8, Empresa de transporte aéreo), que brinde una aeronave para el traslado de apoyo logístico a zonas cercanas a la zona de emergencia.

Institución encargada de transporte aéreo Responsable

30. Toma conocimiento acerca del requerimiento de aeronave por parte del INDECI; de haber aeronave disponible, le remite vía fax proforma donde se detalla el costo del servicio (costo por horas de vuelo).


Sede Central


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Director

31. Recibe proforma y realiza coordinaciones con el Responsable de la Institución encargada de transporte aéreo, para acordar las horas de vuelo estimadas, el costo por el servicio, la carga que va a ser transportada, entre otras consideraciones.

32. Una vez que se concretó con la Institución Responsable el apoyo de Transporte Aéreo, solicita a Secretaria preparar requerimiento para la contratación de aeronave. Una vez formulado el requerimiento, firmará y entregará a Secretaria para su distribución.

Dirección Nacional de Operaciones

Secretaria 33. Entrega el requerimiento de aeronave a la DINALOG.

Dirección Nacional de Logística Director

Recibe el requerimiento y se inicia el subproceso “Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios”, donde se coordina con la FFAA, PNP o Compañía Aérea para que se contrate el servicio por transporte aéreo.

INDECI cuenta con Transporte Terrestre de bienes del Almacén General al Aeropuerto Se inicia el subproceso ”Servicio de Transporte para atender a las Unidades Orgánicas de la Sede Central”, donde se traslada el apoyo logístico desde el Almacén General al aeropuerto desde donde va a despegar la aeronave transportando el apoyo logístico, luego ir a la actividad 34.

INDECI no cuenta con Transporte Terrestre de bienes del Almacén General al Aeropuerto Se inicia el subproceso “Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de bienes y servicios”, donde se contratará los servicios de una empresa de transporte, para que traslade los bienes al aeropuerto.


Sede Central


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FFAA/PNP/ Compañía Aérea Responsable

34. Recepciona bienes y prepara traslado de recursos.

Se debe trasladar recursos a pistas de aterrizajes cercanas a Almacenes Centrales de la DRDC 35. Se traslada recursos a

pistas de aterrizajes cercanas a almacenes de las DRDC.


36. Trasladan apoyo logístico al Almacén Central de la Dirección Regional de Defensa Civil, luego ir a la actividad 24.

FFAA/PNP/ Compañía Aérea Responsable

Se deben trasladar recursos a pistas de aterrizajes cercanas a Almacenes Adelantados 37. Se traslada recursos a

pistas de aterrizaje cercanas a almacenes adelantados.


38. Reciben bienes para ser entregados al Comité de Defensa Civil.

Ir al subproceso “Entrega de Bienes del Plan Logístico a los CDC”, después de la actividad 18.


COEN


No se cuenta con bienes suficientes en el Almacén General 39. Comunica al Evaluador sobre la

insuficiencia de recursos en el Almacén General.


COEN

Evaluador

40. Analiza y decide la forma de obtener recursos, informa al Director Nacional de Operaciones. Se deben obtener recursos mediante compra 41. Informa al Jefe del INDECI

y coordina con el Director Nacional de Operaciones sobre la necesidad de comprar bienes para reabastecer a los Almacenes Centrales o Adelantados de la Dirección Regional de Defensa Civil correspondiente.


Sede Central


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42. Solicita a Secretaria preparar requerimiento para la compra de recursos. Una vez formulado el requerimiento, firmará y entregará a Secretaria para su derivación.

Dirección Nacional de Operaciones Secretaria

43. Entrega requerimiento de compra de recursos a la DINALOG.

Dirección Nacional de Logística Responsable

Se inicia el subproceso “Procedimiento General para la Adquisición y Contratación de Bienes y Servicios”, donde se realizará la compra de bienes. Luego ir a la actividad 26.


COEN

Evaluador

Se debe obtener recursos mediante donaciones 44. Coordina con el Director

Nacional de Operaciones sobre la necesidad de solicitar donaciones a organismos nacionales y/o internacionales.


45. Toma conocimiento, informa al Jefe del INDECI para que se realicen las coordinaciones con los organismos nacionales y/o internacionales.

Ir al subproceso “Gestión de Ayuda Internacional”.

SPCCC Director

Se inicia el proceso “Gestión de Ayuda Internacional”, en el que se realiza las coordinaciones con el Ministerio RREE y concluye con la donación efectuada por el país extranjero.

Ministerio de Relaciones Exteriores

Ministro de RREE

46. El Ministerio de Relaciones Exteriores realiza las coordinaciones necesarias con Organismos Internacionales para que brinden apoyo a las zonas afectadas. Asimismo se coordinará con Instituciones y/o empresas nacionales para que realicen donaciones.

Organismos Nacionales y/o Internacionales

Responsable

47. Entrega donación al INDECI, de acuerdo a las necesidades de la población afectada o damnificada.


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Dirección Nacional de Logística/UCP

Unidad de Donaciones

Es donación nacional Se inicia el subproceso “Aceptación de donación a favor del INDECI efectuada por una persona natural o jurídica de nacionalidad peruana”, luego ir a la actividad 26. Es donación internacional Se inicia el subproceso “Aceptación de donación a favor del INDECI efectuada por una entidad extranjera”, luego ir a la actividad 26.


COEN

Operador Módulo de Operaciones/


Se inicia el subproceso “Monitoreo de ayuda humanitaria brindada a la población en zonas de emergencia”, donde se realiza un monitoreo constante sobre el apoyo logístico brindado a la población.

Una vez atendida la emergencia

Dirección Regional de Defensa Civil

Unidad de Operaciones

Se inicia el subproceso “Elaboración del Parte Diario de Ocurrencias”, donde se informa al Evaluador del COEN sobre el desarrollo de la emergencia u otra nueva.


COEN Evaluador

Se inicia el subproceso “Recepción y Revisión del Parte Diario de Ocurrencias”.

Emergencia No ha terminado 48. Ordena a Operador del Módulo de

Operaciones y Logística que continúen con el monitoreo de la emergencia. Ir al subproceso “Monitoreo de ayuda humanitaria brindada a la población en zonas de emergencia”.

Emergencia ha terminado No Existe información sobre movimiento de bienes en Almacenes Adelantados Se inicia el subproceso “Actualizar la Información sobre movimiento de bienes materiales en Almacenes Adelantados”. Existe información sobre movimiento de bienes en Almacenes Adelantados Ir a la condicional “Comité de Defensa Civil puede registrar información en el SINPAD”.


COEN


Comité de Defensa Civil registró información en el SINPAD Registra información. Fin del proceso. Comité de Defensa Civil No registró información en el SINPAD 49. Solicita al Comité de Defensa


Sede Central


19/34

Civil registrar información sobre movimiento de bienes de los almacenes en el SINPAD.

Comité de Defensa Civil

Presidente del Comité de Defensa

Civil

Comité de Defensa Civil puede registrar información en el SINPAD 50. Registra movimiento de

bienes de los almacenes adelantados en el SINPAD.

Comité de Defensa Civil No puede registrar información en el SINPAD 51. Comunica al COEN los

motivos por los cuales no puede registrar en el SINPAD, y solicita que registren la información.


COEN


52. Registra información sobre movimiento de bienes en los Almacenes Adelantados en el SINPAD/SIGAO. Se da fin al proceso.

En caso de no haber riesgo o emergencia

Evaluador

53. Ordena a Módulos del COEN que continúen con el monitoreo sobre eventos que puedan generar riesgo y/o emergencias.


COEN Operador del Módulo

de Operaciones

No hay información de riesgo o emergencia, regresar a la actividad 54. Hay información de riesgo o emergencia 54. Informa al Evaluador del COEN acerca

del riesgo o emergencia, luego ir al inicio donde se activan los subprocesos “Recepción de Información Preliminar, Complementaria, EDAN sobre Emergencia”, “Recepción y Revisión del Parte Diario de Ocurrencias”, “Monitoreo y Difusión de Información transmitida por los Medios de Comunicación referente a Riesgos y Emergencias”, “Monitoreo y Análisis de Información sobre Situaciones de Riesgo”, y “Elaboración de Síntesis Periodística”.


Sede Central


20/34

Evaluador

No es necesario elaborar un Informe de Emergencia, regresar a la actividad 54. Es necesario elaborar un Informe de Emergencia 55. Coordina con el Operador del

Módulo de Operaciones la formulación del Informe sobre la emergencia, en el que se incluyen el EDAN y la ayuda humanitaria entregada.


56. Elabora Informe, en base al Parte Diario de Ocurrencias y reportes de Alerta, remitidas por las DRDC supervisoras y las Instituciones Técnico-Científicas (SENAMHI, IGP, HIDRONAV, otras).

57. Presenta Informe al Evaluador, con copias.

Evaluador

58. Evalúa Informe de acuerdo a los Partes Diarios de Ocurrencias, y reportes de las Instituciones Técnico-Científicas.

No es conforme 59. Realiza observaciones,

entrega a Operador del Módulo de Operaciones para su corrección.


60. Realiza correcciones, luego regresar a la actividad 58.

Evaluador

Es conforme 61. Firma informe y copias en

señal de conformidad, entrega informe y copias al Operador del Módulo de Operaciones para su distribución.


62. Envía por correo electrónico el Informe al Jefe y SubJefe del INDECI. Entrega Informe al Operador del Módulo de Comunicaciones, y a la Secretaria de Jefatura y SubJefatura.


COEN

Operador del Módulo de Comunicaciones

63. Recibe Informe y lo coloca en el Panel del COEN y entrega cargo para archivo. lo archiva.

Jefatura/Subjefatura del INDECI

Secretaria del Jefe y Subjefe del INDECI

64. Recibe y registra Informe sobre el Servicio, entrega al


Sede Central


21/34

Jefe del INDECI y al SubJefe del INDECI dando fin al proceso.


COEN Evaluador

65. Registra las últimas acciones en el Cuaderno de Novedades del COEN, da fin al servicio a las 20:00 hrs., firmando el Cuaderno de Novedades del COEN. Asimismo, comprueba que los equipos se encuentren apagados y cierra el COEN, coordinando previamente con el Módulo de Comunicaciones la finalización del servicio.

Funcionamiento del COEN, después de las 20:00 horas


COEN

Módulo de Comunicaciones

66. Efectúa el monitoreo de los medios de comunicación, sobre la ocurrencia de riesgos o emergencias en el servicio de 20:00 horas a 8:00 horas del día siguiente, informando al Evaluador de turno y al Director Nacional de Operaciones sobre la ocurrencia de algún evento de magnitud. De ser relevante se informará también al Jefe del INDECI. Se da por terminado el proceso.

12. DIAGRAMA DE FLUJO

DNO


Operador de Modulo de Operaciones Evaluador

INDECI

COENOperador de Modulo de Prensa

SGIIIMAGEN

INSTITUCIONAL

Recepción de informaciónpreliminar, complementaria,

EDAN sobre emergencia

Recepción y revisión del ParteDiario de Ocurrencias

Verificación de informaciónpreliminar de una emergencia

Monitoreo y Difusión deInformación Transmitida porlos Medios de Comunicación

Referentes a Riesgos yEmergencias

Elaboración desíntesis periodística

1Recibe y lee síntesis

periodística y Boletín de Alerta

2Analiza información preliminar

t

3Deriva información

3Recibe información

4Lee correo electrónico,

fax y SINPAD

Una vez que se tiene laInformación verificada yregistrada en SINPAD

Obtención de EDAN...

Hay situaciónde riesgo

?

Si

No

a

c d e

αb

Inicio

u

u

uu

Operador de Modulo de Monitoreo y Análisis

Monitoreo y Análisis deInformación Sobre

Situaciones de Riesgo

α

DNO


Operador de Modulo deOperaciones Evaluador

INDECI

COEN DNPOperador de Modulo de

Análisis y Monitoreo

9Lee EDAN

Coordinación coninstituciones sectoriales

para la atención deemergencias

5Analiza información

Serequiere

intervenciónde sectores

?

No

Si

Existeriesgos por

efectossecundarios

?

6Ordena registro deriesgo en SINPAD

Si

No

8Entrega EDAN a

Evaluador

d

7Registra riesgo en

SINPAD

Monitoreo y Análisis deInformación Sobre

Situaciones de Riesgo

Emergenciaexcede capacidadde respuesta local

?

b

f

Riesgo seconvirtio enemergencia

?

e

No

Si

10Comunica emergencia

11Evalua nivel de

funciónamiento delCOEN

10Orienta,

recomienda

10Orienta,

recomienda

10Recibe informaciónsobre emergencia

producida

UPOT Director Jefe del INDECI

JEFATURA

11Evalúa nivel de

funcionamiento del COEN

Si

No

β

c

10Orienta,

recomienda

Cambio en la condiciónde funcionamiento

del COEN

β

DNO


Operador de Modulo deOperaciones Evaluador

INDECI

COENSGII

IMAGENINSTITUCIONAL

Operador de Modulo deAnálisis y Monitoreo

UPOT Director Jefe del INDECI

JEFATURA

Cambioen nivel de

funcionamiento?

No

Si

Declaratoriade estado deemergencia

?

g

12Analiza si es

necesariaactivación del

GIRED

Declaratoria deEstado de

Emergencia

No

Si

CRDCsolicitó

activaciónGIRED

?

Activación del Grupode Intención rápida

para Emergencias oDesastres (GIRED)

13Analiza si es necesario

activar el CALA

No

Si

Serequiere activar

el CALA?

Activación delCentro de Apoyo

Logístico Adelantado(CALA)

Si

χ

No

h

χ

14Ordena búsqueda de recursos

en almacenes cercanos azona de emergencia

DNO


Evaluador

INDECI

COENCDC

Operador de Modulode Logística

Director

15Verifica en SIGAO/SINPAD

deisponibilidad de bienes materiales enalmacenes adelantados

Bienessuficientes en

almacenesadelantados

?

No

Si

16Comunica aEvaluador

17Ordena a Módulo de

Operaciones que coordine conCDC para que se brinde apoyo

entre regiones

18Coordina con CDC

18Coordina

Operador de Modulo deOperaciones


almacenescentrales de la

DRDC?


19Coordina

DRDC

Entrega de Bienes del PlanLogístico a los CDC

Stocksuficiente para

atenderemergencias

?

20Solicita

reabastecimientoal INDECI

j

19Entrega al CDC laayuda humanitaria

i

f

22Ordena a Módulo de

Operaciones que coordinecon DRDC para que brindeapoyo a zonas afectadas

δ

l

q

No

Si

No

Si

k

j

h

(Regional, Provincial,Distrital) UL

18Coordina

19Distribuye ayuda

humanitaria a población

Fin

δ

DNO


Evaluador

INDECI

COENOperador de Módulo de

LogísticaDirectorOperador de

Módulo de Operaciones

23Coordina con DRDC

apoyo logístico

23Coordina

DRDC

24Traslado de recursos al

Almacen Adelantado

on p

k

l


AlmacenGeneral

?


26Evalua forma de enviar

apoyo logístico

Se debetrasladar

recursos por víaterrestre

?

27Coordina trasladode recursos por

tierra

m

27Coordina con OArequerimiento detransporte y de

bienes

27Coordina

JEFATURADINALOG/OFICINA DE ADMINISTRACION

27Toma conocimiento

INDECIdispone deTransporte

?

Servicio deTransporte para

atender a lasUnidades Orgánicasde la Sede Central

ProcedimientoGeneral para laAdquisición y

Contratación deBBSS

n

o

28Coordina con Directortraslado de recursos

por aeronave

28Toma conocimento,

informa

28Recibe informaciónsobre necesidad decontratar aeronaves

ε

UNIDAD DE OPERACIONES/UNIDAD DE LOGISTICA

No

Si

No

Si

No

Si

r s

Salida de Artículosdel AlmacénGeneral por

Requerimiento

ε

DNO


INDECI

DirectorFFAA/PNP/COMPAÑIA AEREA DINALOG/

OFICINA DE ADMINISTRACION

29Requiere instituciónque brinde aeronave

29Toma conocimento

30Recibe proforma de

servicio

30Remite proforma de

servicio (vía fax)

31Acuerdan

contratación deaeronave

31Acuerdan

contratación deaeronave

32Solicita y firmarequerimiento,

adjuntando proforma

32Prepara

requerimiento

33Entrega

requerimiento aDINALOG

34Recibe bienes, prepara

traslado

Procedimiento Generalpara la Adquisición y

Contratación de BBSS

Secretaria

INDECIdispone detransporte

?

Procedimiento Generalpara la Adquisición y

Contratación de BBSS

Servicio de Transportepara atender a las

Unidades Orgánicas dela Sede Central

Se debetrasladar a pistas deaterrizaje cercanas a

AlmacenesRegionales

? 35Trasladan bienes a zonas

cercanas a AlmacenesCentrales de la DRDC

36Reciben bienes

DRDC

UNIDAD DE OPERACIONES/UNIDAD DE LOGISTICA

φ

No

Si

No

Si

p

φ

DNO


INDECI

Director

FFAA/PNP/COMPAÑIA

AEREA Secretaria

Se debetrasladar a pistas

de aterrizaje cercanasa AlamcenesAdelantados

?

Si

No

37Traslada bienes a zonascercanas a Almacenes

Adelantados

Fin

m

SPCCCCOEN

EvaluadorOperador de Modulo

de Logística

39Comunica a Evaluador

40Analiza forma de obtener

recursos

Se debeobtener recursosmediante compra

?

41Coordina

con Director

Se debeobtener recursos a

travez dedonaciones

?Fin

No

Si

Si

No

41Coordina e informa a

Jefe del INDECI

41Toma conocimento

42Solicita y firma

requerimiento derecursos

42Prepara

requerimiento derecursos

43Entrega a DINALOG

ProcedimientoGeneral para laAdquisición y

Contratación deBBSS

44Comunica a Director

45Toma conocimento e

informa a Jefe deINDECI

Gestion deAyuda

Internacional

Gestion deAyuda

Internacional

46SPCCC informa alJefe de INDECI,

PCM, Presidencia dela Republica

γ

r

DINALOG/OFICINA DE

ADMINISTRACION

DRDC

UL

38Reciben bienes

q

DNO


Evaluador

INDECI

COEN

Operador de Módulode Logística

Operador de Módulo deOperaciones

DINALOG/OFICINA DE ADMINISTRACION

γ

47Coordinan con Organismos

Nacionales y/o Internacionalespara que brinden apoyo a zona

afectada

48Realizan donación

47Coordinan

Donaciónnacional

?

Aceptación dedonación a

favor del INDECIefectuada por unapersona natural o

Jurídica denacionalidad peruana

Aceptación dedonación a

favor del INDECIefectuada por unaEntidad Extranjera

Recepción y Revisiónde Parte Diario de

Ocurrencias

Monitoreo de AyudaHumanitaria brindadas

a la Población enzonasde emergencia

Atendida la Emergencia

PRESIDENCIA DELA REPUBLICA,

PCM, MINISTERIODE RELACIONES

EXTERIORES

ORGANISMOSNACIONALES Y/O

INTERNACIONALES

Monitoreo de AyudaHumanitaria brindada a

la Población enzona de emergencia

s

Emergenciaha terminado

?

49Ordena continuar con

monitoreo a operadores deMódulos de Operación y

Logística

η

t i

t

NoSi

No

Si

DRDC

UO

Elaboración del ParteDiario de Ocurrencias

...

η

DNO


Evaluador

INDECI

COEN

Operador de Módulode Logística


CDC(Regional, Provincial

o Distrital)

ExisteInformación

sobre movimiento debienes en Almacen

Adelantado?

Seregistro

información enel SINPAD

?

Actualizar la Informaciónsobre Movimiento de Bienes

del Plan Logístico en losAlmacenes Adelantados

50Solicita a CDC registrarinformación en SINPAD

Fin

Actualizar la Informaciónsobre Movimiento de Bienes

del Plan Logístico en losAlmacenes Adelantados

50Coordina registro de

información

Puederegistrar en

SINPAD?

52Comunicaa COEN

51Registra en

SINPAD

Fin

52Toma conocimento

53Registra en SINPAD

Fin

Operador de Módulo deComunicaciones

No

Si

No

Si

No

Si

DNO


Evaluador

INDECI

COEN



o Distrital) Operador de Módulo deComunicaciones

56Coordina preparación

de informe

56Coordina

57Elabora informe en base a

Partes Diarios deOcurrencias y reporte de

alertas

SGII

SECRETARIA GENERAL

JEFATURA/SUBJEFATURA

En caso de no haberpeligro o emergencia

54Ordena a Módulos que

continuen con monitoreo

54Realiza y continua

monitoreo

a

No esnecesario elaborar

un informe deemergencia

?

54Realiza y continua

monitoreo

HayInformaciónde riesgo oemergencia

?

55Informa a Evaluador

55Toma conocimiento

y registra en elcuaderno de cargo

u

No

Si

No

Si

g

ι

58Presenta informe

58Recibe informe

59Evalua informe de acuerdo a

reportes diarios de ocurrencias

Conforme?

60Observaciones

62Firma en señal de conformidad,

registra en Cuaderno deNovedades del COEN

Fin

61Realiza correciones

63Distribuye informe

64Recibe informe

Administración delProceso de Tramite

Documentario

Funcionamiento del COEN despuésde las 20:00 horas

67Monitorea medios de comunicación,sobre eventos que pueden ocasionarriesgos y/o emergencias, informando

al Evaluador de turno

Fin

65Recibe informe sobre

servicio realizado

Fin

No

Si

ι

DNO


Evaluador

INDECI

COEN

Operador de Modulo deOperaciones


o Distrital) Operador de Modulo deComunicaciones

SGII

SECRETARIA GENERAL

JEFATURA/SUBJEFATURA

66Registra en Cuaderno de

Novedades del COEN, 20:00horas cierra el servicio,comunica a Modulo de

Operaciones

66

66Toma conocimiento del

cierre de servicio

63Recibe informe

atencion de emergencias - indeci tarea de...

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