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ATRIBUIÇÕES DOS SETORES DA GERÊNCIA ADMINISTRATIVA, DA BIBLIOTECA E DA FORMAÇÃO CONTINUADA
DA ESCOLA DE ADMINISTRAÇÃO
UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL ESCOLA DE ADMINISTRAÇÃO
Rua Washington Luiz, 855 - Porto Alegre/RS Telefone: 51 3308.3536 www.ea.ufrgs.br
OBJETIVOS
Concentrar as atividades administrativas dos departamentos, comissões de
graduação, extensão, pesquisa e as atividades atuais típicas de secretaria;
Modernizar a estrutura administrativa da UFRGS, tendo em vista os avanços
tecnológicos e criação de diversos sistemas gerenciais na Universidade;
Aproximar os setores afins para unificar o atendimento;
Adequar a força de trabalho através da racionalização, redistribuição de
atividades e capacitação/desenvolvimento;
Propor melhorias de processos e definir padrões aos procedimentos;
Redimensionar e racionalizar o quadro de lotação dos técnico-administrativos;
Proporcionar a execução da Avaliação de Desempenho;
(Apresentação da Gerência Administrativa – PROGESP/DIMA/ 2007)
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Setor: GERÊNCIA ADMINISTRATIVA Email: [email protected] Chefe do Setor: Sandra Regina Cela – email: [email protected] Ramal: 3804 Secretária: Mirtha Rodrigues – Ramal: 3825 – email: [email protected] Atribuições da Gerência:
Coordenar, planejar, acompanhar, avaliar, organizar e normatizar as atividades relacionadas com a administração de bens materiais, dos bens móveis e imóveis, zeladoria, transporte, comunicação, reparos e manutenções de imóveis e equipamentos, bem como gerenciamento dos recursos de informática;
Organizar a infra-estrutura necessária à execução da programação estabelecida pela Unidade;
Planejar, juntamente com a Direção, o planejamento orçamentário anual;
Participar da elaboração da Programação Orçamentária Plurianual;
Coordenar, planejar, acompanhar, avaliar e organizar as atividades relacionadas à administração de recursos humanos;
Coordenar a Gerência Administrativa e as suas funções internas;
Assegurar o cumprimento das metas estabelecidas pelo Programa de Avaliação de Desempenho;
Desenvolver estudos, elaborar propostas e implantar modificações necessárias à organização administrativa;
Articular-se com a Direção da Unidade;
Gerenciar os recursos de caráter institucional da Unidade, provenientes de convênios e outras fontes em conformidade com a programação previamente definida;
Representar formalmente a Unidade Acadêmica junto aos órgãos competentes em questões pertinentes a sua área, quando solicitado;
Gerenciar iniciativas de responsabilidade socioambiental na Unidade;
Acompanhar as sindicâncias;
Acompanhar os processos eleitorais;
Outras atividades inerentes ao cargo. Atribuições da Secretaria:
Secretaria às reuniões do Conselho da Unidade;
Encaminhamentos dos assuntos tratados em reunião;
Despacho de processos administrativos;
Organização e manutenção dos arquivos;
Emissão de atestados e declarações administrativos;
Emissão de ofícios da Direção e do Departamento;
Emissão de portarias da Direção e do Departamento;
Agenda da Direção;
Auxiliar a Gerência Administrativa;
Operacionalizar os sistemas da UFRGS atinentes ao setor;
Outras atividades relacionadas à Gerência Administrativa.
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Setor: RECURSOS HUMANOS Email: [email protected] Chefe do Setor: Maira Comerlato – email: [email protected] Ramal: 4040 Servidores: Maira Comerlato e Andrea Farias Wilde – email: [email protected] Atribuições:
Elaboração, em consonância com a Direção e a Gerência Administrativa, da política de RH da Unidade;
Assessoria ao departamento na realização dos concursos públicos;
Assessoria ao departamento no processo de contratação de substitutos;
Assessoria ao departamento nas progressões funcionais;
Informações sobre legislação de pessoal;
Informações sobre dados funcionais;
Registro da frequência dos servidores;
Gerenciamento de bolsas;
Ambientação de novos servidores; Acolhimento de problemas / conflitos nos setores;
Levantamento de necessidades de pessoal e de capacitações;
Organização de treinamentos e capacitações;
Acompanhamento dos estágios probatórios;
Operacionalização e Gerenciamento dos sistemas de RH;
Demais encaminhamentos: licenças, averbações, contagem de tempo de serviço, abono permanência, etc.
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Setor: FINANÇAS E SUPRIMENTOS – email: [email protected] Chefe do Setor: Luiz Fernando Machados Soares – email: [email protected] Ramal: 3459 Servidores: Marcelo da Silva Mello Machado – ramal: 3803 – email: [email protected] Atribuições:
Elaboração de processos de compras e serviços de consumo e de capital desde a solicitação de orçamentos até o encaminhamento para pagamento.
Elaboração de planilhas para analise, controle e orçamentação da receita e despesa da Escola de Administração (EA) e dos seus projetos associados.
Lançamentos, cadastros, certificações, acompanhamentos, revisões, analises e projeções dos sistemas SIAFI, PROPLAN, COMPRASNET, SICAF, SIASG, SCDP, FAURGS e SEI, entre outros.
Suporte econômico, financeiro e orçamentário ao PPGA.
Projeções financeiras e orçamentárias para a Direção e o CONSUNI da EA. Abertura e distribuição de créditos, transferência orçamentária, elaboração de empenhos.
Controle e fiscalização de contratos, especialmente os de conteúdo financeiro. Abertura Orçamentária.
Fechamento orçamentário, liquidação e restos a pagar.
Reservas de passagens, hospedagens, solicitação de diárias e prestação de contas no SCDP. Inscrições, contribuições e ressarcimentos.
Solicitação de abertura de processos licitatórios. Elaboração de relatórios, pareceres e laudos Econômico-financeiros.
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Setor: INFRAESTRUTURA E MANUTENÇÃO Chefe do Setor: Misael Bassualdo Cabreira Ramal: 3802 Servidores: Estela Maris Peres de Freitas – email: [email protected] Atribuições do Setor:
Vistoriar o prédio para registro de demandas de manutenção hidráulica, elétrica, civil etc., demandas encaminhadas via processo ou chamados via portal do servidor;
Coordenar os funcionários terceirizados que trabalham na limpeza, vigilância, portaria e recepção;
Atender os prestadores de serviço que venham à EA, acompanhando-os, se necessário, nos diferentes espaços físicos durante sua permanência no prédio. Ex: chaveiro, equipes de manutenção predial, elétrica e hidráulica, etc.;
Receber materiais e fornecedores. Ex: almoxarifado central.
Serviço de Correios: postagem de correspondências;
Distribuir materiais do almoxarifado. Ex: materiais de escritório e de limpeza;
Serviço de protocolo: envio e recebimento de processos;
Cuidar do patrimônio da Unidade: transferência dos bens para outras unidades, transferência de responsabilidade, organizar o recolhimento de bens pelo Depatri etc.
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Setor: COMUNICAÇÃO E INTERAÇÃO ACADÊMICA – email: [email protected] Servidor Comunicação: Luana Silva da Cruz – ramal: 3851 – email: [email protected] Servidor Interação Acadêmica: (a/c da gerência Administrativa) – ramal: – email: Atribuições da Comunicação: 1. Comunicação Interna:
Gerenciamento da Intranet;
Email (cogerenciamento de mailings e envio de comunicações);
Memorandos. 2. Comunicação Externa:
Coordenação e atualização do Site;
Atualização e gerenciamento de página no Facebook;
Assessoria de Imprensa contato com demais mídias externas;
Encaminhamento de demandas;
Elaboração de material institucional;
Controle e atualização dos murais da instituição. 3. Eventos:
Programação da agenda de eventos institucionais;
Campanhas de cunho social;
Assessoria a eventos pertinentes à instituição. 4. Material Gráfico
Elaboração de material gráfico, junto à CICOM;
Envio e controle de impressões junto à gráfica da UFRGS. 5. Estúdio de Gravação
Agendamento de reservas do estúdio;
Gravações de audiovisuais;
Edição de audiovisuais para fins acadêmicos ou de interesse institucional Atribuições da Interação Acadêmica:
Acompanhamento da tramitação de novos convênios, nacionais e internacionais;
Revisão dos documentos;
Follow-up aos coordenadores de convênios;
Contato com as instituições parceiras;
Atualização das informações na intranet, site da escola;
Acompanhamento de renovações e vencimento.
Organização e manutenção de banco de dados dos alunos em mobilidade (estatísticas, dados de contato);
Eventos de integração dos alunos internacionais;
Atualização e manutenção do blog e murais dos intercambistas;
Recepção no início do semestre;
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Reunião de acompanhamento no meio do semestre;
E vento de encerramento no final do semestre;
Pesquisa de satisfação pós-intercâmbio;
Inclusão dos alunos internacionais no mailing da Escola de Administração.
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Setor: TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO – email: [email protected] Responsável pelo Setor: Eduardo Corrêa Michelsen – email: [email protected] Ramal: 3852 Bolsistas: Andre Luiz Giordani, Luis Henrique Coelho Atribuições do Setor:
Suporte aos usuários;
Coordenar a busca e implantação de sistemas na unidade;
Gerenciar os recursos de tecnologia da informação no âmbito da unidade;
Propor políticas e diretrizes na área de tecnologia da informação;
Responsabilizar-se pela manutenção dos equipamentos pertinentes ao setor de tecnologia da informação;
Zelar pela garantia da manutenção dos equipamentos e sistemas de informática;
Manutenção das redes cabeadas da unidade;
Gerenciar aquisição de softwares e equipamentos;
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Setor: ACADÊMICO – e-mail: [email protected] Chefe do Setor: Gabriel Dutra da Fonseca – email: [email protected] Ramal: 3805 Secretaria Acadêmica: Louise Ramos da Cunha Freitas - email: [email protected] Ramal: 3843 Atribuições da Chefia do Setor Acadêmico:
Propor e participar do acolhimento dos alunos da unidade de ensino;
Zelar pelo bom andamento do trabalho do setor;
Organizar os fluxos de atendimento, na prioridade que aconteçam.
Cooperar com a coordenação de curso e chefia do departamento, nas atividades que envolvam o respectivo setor em suas atribuições legais;
Organizar reuniões periódicas com a equipe micro e macro, para coletar informações e analisar o andamento do setor e suas necessidades;
Participar das reuniões de chefia da unidade de ensino;
Zelar pelas informações do setor acadêmico, bem como, assinar como responsável legal dos documentos emitidos pelo mesmo;
Propor junto à gerência administrativa, continuamente, melhorias nos aspectos de material e funcionalidade;
Manter a gerência administrativa e a direção da unidade, informadas sobre o andamento do trabalho e suas especificidades, quando solicitado;
Executar coletivamente com todos os servidores do setor, ao final de cada ano letivo, avaliação institucional;
Realizar avaliação de estágio probatório, de todo servidor que neste setor estiver lotado, com informações verdadeiras, e, plena participação do avaliado, como prevê a legislação;
Encaminhar às instâncias superiores, ou quando solicitado por um servidor, todos os registros ou acontecimentos que ferem à legislação vigente.
Atribuições da Secretaria:
Secretaria às reuniões do Colegiado e da Comgrad;
Encaminhamentos dos assuntos tratados em reunião;
Despacho de processos administrativos;
Organização e manutenção dos arquivos;
Operacionalizar os sistemas da UFRGS atinentes ao setor;
Outras atividades relacionadas à Secretaria Acadêmica.
Servidores da Graduação: Nanci Anjos da Silva – email: [email protected]; Gabriel Faria Martins – email: [email protected] e Gustavo Andrada Bandeira – email: [email protected] Ramais: 3645 e 3157 Email: [email protected] Atribuições de Graduação:
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Secretaria às reuniões da COMGRAD;
Encaminhamentos dos assuntos tratados em reunião;
Despacho de processos administrativos/acadêmicos;
Manutenção e organização de arquivos;
Emissão de atestados e declarações;
Emissão de ofícios;
Emissão de portarias;
Programação de horários em conjunto com a COMGRAD e com o departamento;
Alocação das disciplinas nas salas de aula, em conjunto com a PROGRAD;
Acompanhamento da postagem (no portal) dos planos de ensino pelos professores;
Gerenciamento dos procedimentos do sistema de graduação;
Comunicação aos alunos de quaisquer alterações relativas às disciplinas de graduação;
Atualização da relação dos professores regentes das disciplinas;
Colação de grau de palco e de gabinete;
Acompanhamento da vida acadêmica do estudante;
Orientação de apoio pedagógico ao docente;
Alocações de salas de aula para atividades acadêmicas; Servidores da Pós-Graduação: Thiago Antunes Cardoso – email: [email protected]; André Dias Mortari – email: [email protected] Ramais: 3471, 3175, 3494 e 3285 Email: [email protected] Atribuições de Pós-Graduação:
Secretaria às reuniões do PPGA;
Encaminhamentos dos assuntos tratados em reunião;
Despacho de processos administrativos/acadêmicos;
Manutenção e organização de arquivos;
Emissão de atestados e declarações;
Emissão de ofícios;
Emissão de portarias;
Programação de horários em conjunto com a Coordenação do PPGA;
Alocação das disciplinas nas salas de aula;
Acompanhamento da postagem (no portal) dos planos de ensino pelos professores;
Gerenciamento dos procedimentos do sistema de pós-graduação;
Comunicação aos alunos de quaisquer alterações relativas às disciplinas de pós-graduação;
Atualização da relação dos professores regentes das disciplinas;
Acompanhamento da vida acadêmica dos estudantes;
Gerenciamento das bolsas CAPES e CNPq;
Avaliação da CAPES (Sucupira);
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Rua Washington Luiz, 855 - Porto Alegre/RS Telefone: 51 3308.3536 www.ea.ufrgs.br
Setor: BIBLIOTECA - email: [email protected] Chefe do Setor: Tania Marisa de Abreu Fraga Servidores do Setor: Evelin Stahlhoefer Cotta – email: [email protected]; Jaqueline Insaurriaga Silveira – email: [email protected]; Gislaine Brum Martinez Alves Lima – email: [email protected] e Marcia Petinga Irala – email: [email protected] Ramais: 3840, 3841 e 3842 Atribuições da Biblioteca:
Gestão administrativa da Biblioteca da Escola de Administração;
Atendimento aos usuários da Biblioteca que compreende alunos, docentes e técnico administrativos da UFRGS e comunidade;
Recebimento, registro, catalogação e indexação da produção científica da EA;
Gestão do acervo bibliográfico, que compreende aquisição, descrição, catalogação, circulação e guarda de documentos bibliográficos em diferentes suportes.
Treinamento de usuários na utilização dos recursos informacionais disponíveis na biblioteca (catálogos eletrônicos da UFRGS, (SABi, LUME) e nas bases de dados documentais).
Orientação e treinamento de usuários no uso das normas ABNT para trabalhos acadêmicos.
Pesquisas, orientação e levantamentos bibliográficos em bases de dados;
Controle, armazenamento, aquisição e intercâmbio do acervo de periódicos;
Comutação bibliográfica;
Participação em redes e intercâmbio de informações com instituições e centros de informação na América Latina e Europa (CLADEA, EconBiz);
Gerência técnica da Revista REAd;
Divulgação de novas aquisições através do boletim da Biblioteca;
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Setor: EDUCAÇÃO CONTINUADA Cursos Presenciais: Marco Aurélio dos Santos Benites – email: [email protected] Ramais: 3676, 3697, 3698 e 3646 Financeiro: José Carlos Vieira – ramal: 3858 Email: especializaçã[email protected] Atribuições do Setor:
Criação de projetos de especialização presencial no sistema online da PROPG;
Monitoramento do fluxo de projeto junto à câmara de pós-graduação;
Processamento dos relatórios parciais e finais dos cursos de especialização presenciais;
Planejamento anual de divulgação dos cursos de especialização presenciais nas mídias;
Assessoramento aos coordenadores de curso nos despacho de processos administrativos/acadêmicos;
Manutenção e organização de arquivos;
Emissão de atestados e declarações;
Emissão de ofícios;
Agendamento dos cronogramas com o corpo docentes dos cursos de especialização presenciais;
Alocação das disciplinas nas salas de aula;
Atualização no portal dos planos de ensino;
Gerenciamento dos procedimentos do sistema de pós-graduação;
Comunicação aos alunos de quaisquer alterações relativas às disciplinas;
Atualização da relação dos professores das disciplinas.
Controle orçamentário
Atendimento aos alunos dos cursos de especialização presenciais;
Controle e confecção do material didático das disciplinas dos cursos de especialização presenciais
Cursos à Distância: Paulo Roberto Gomes Garcia – email: [email protected] Ramal: 3801 Atribuições do setor:
Criação de projetos de especialização à distância no sistema online da PROPG;
Monitoramento do fluxo de projeto junto à câmara de pós-graduação;
Processamento dos relatórios parciais e finais dos cursos de especialização à distância;
Planejamento anual de divulgação dos cursos de especialização à distância nas mídias;
Assessoramento aos coordenadores de curso nos despacho de processos administrativos/acadêmicos;
Manutenção e organização de arquivos;
Emissão de atestados e declarações;
Emissão de ofícios;
ATRIBUIÇÕES DOS SETORES DA GERÊNCIA ADMINISTRATIVA, DA BIBLIOTECA E DA FORMAÇÃO CONTINUADA
DA ESCOLA DE ADMINISTRAÇÃO
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Rua Washington Luiz, 855 - Porto Alegre/RS Telefone: 51 3308.3536 www.ea.ufrgs.br
Atualização no portal PROPG dos planos de ensino;
Agendamento dos cronogramas com o corpo docentes dos cursos de especialização à distância;
Gerenciamento dos procedimentos do sistema de pós-graduação, tais como: cadastramento de disciplina, vínculo dos professores às disciplinas, matrícula dos alunos, registro de conceitos;
Comunicação aos alunos de quaisquer alterações relativas às disciplinas;
Atualização da relação dos professores das disciplinas;
Atendimento aos alunos dos cursos de especialização à distância;
Controle e confecção do material didático das disciplinas dos cursos de especialização à distância;
Controle orçamentário, tanto receita quanto despesa;
Pagamento dos professores, tutores e bolsistas;
Compra de materiais;
Compra de passagens aéreas;
Reserva de hotel;
Contratação de serviço de terceiros;
Organização dos encontros presenciais;
Cadastro dos alunos no sistema POSGRAD.