Att använda sociala medier

– råd till dig som arbetar i Göteborgs Stad

3

Vad är sociala medier?

Med sociala medier menar vi internetbaserade sociala nätverk, forum, bloggverktyg och fildelningssajter för ljud och bild med innehåll som användarna själva skapar. Syftet med sociala medier är att interagera, nätverka och skapa relationer. Det handlar om att dela med sig – av tankar och åsikter, eller av bilder, musik och filer.

4

5

Några exempel:

Facebook är ett ”mingelparty”. Det är ett av de största sociala nätverken i världen, med drygt 500 miljoner användare. Medlemmarna lägger upp profiler och kommunicerar med sina kontakter/vänner genom meddelanden, statusuppdateringar och att skriva på varandras anslagstavlor.

Blogg är ”dagboken på internet”. Ordet är en kortform för engelskans ”weblog”. Bloggar kan drivas av en eller flera personer, ett företag eller en organisation. En blogg kan vara allmän eller nischad inom ett särskilt ämne, vara personlig eller kommersiell. På en blogg kan läsarna ofta kommentera det som skrivs.

Twitter är i dagsläget den största mikrobloggen. Text- inläggen får vara högst 140 tecken. Oftast kan du välja att följa vem som helst, och vem som helst kan följa dig. Men det finns också inställningar som kan begränsa detta.

Youtube är ”tv-kanalen”. Här kan man skapa ett konto och dela med sig av filmklipp samt kommentera andras material.

6

Ett komplement i vår kommunikation

De sociala medierna är lättillgängliga och billiga att använda. Möjligheterna är många. Men sociala medier ska vara ett komplement till våra befintliga kanaler för intern och extern kommunikation. Stadens officiella webbplats är goteborg.se, där informationen är tillgänglighetsanpassad, kvalitetssäkrad och har en ansvarig utgivare. Alla verksamheter ska i första hand presentera sin service och sina tjänster på goteborg.se.

7

1. Målformulera. Vad är syftet? Vad vill ni uppnå med kommu- nikationen i sociala medier?

2. Studera. Ta reda på hur olika kanaler fungerar och vilka målgrupper de lockar.

3. Planera. Planera för ert del- tagande i de sociala medierna. Hur ser beredskapen ut? Vem bevakar och uppdaterar? Hur hanterar ni kritik?

4. Utvärdera. Hur kan ni mäta om ni nått ert mål? Är det antalet kontakter, inlägg eller en viss uppnådd effekt som är viktigast? Hur ska ni gå vidare?

Förberedelse är A och O

8

Tänk på att: Välj rätt kanal. Sociala medier bör ingå som en del i er kanal- strategi där ni beslutat vilka kanaler som ska användas till vad.

Svara snabbt. Förväntningar på snabb respons är stor i sociala medier.

Håll koll så att inte olagliga eller kränkande kommentarer läggs ut. När innehållet skapas av användarna ställer det större krav på bevakning av utsedd moderator.

Informationsansvaret följer linjen. Det är ansvarig chef som bedömer om och hur en verksamhet ska använda sig av sociala medier. Det är också högsta chefen som är straffrättsligt ansvarig för innehållet. Kontakta gärna informationsansvarig för att diskutera frågan.

Omvärldsbevaka. Vad skrivs om er verksamhet i sociala medier? Om ni upptäcker felaktigheter eller kritik, kontakta närmaste chef och diskutera om ni ska agera eller bemöta kritiken.

Kontrollera upphovsrätten. Läs alltid igenom vad som gäller för upphovsrätt till text och bild inom respektive media.

Kontrollera sekretessinställningar. Gå noga igenom dessa så att du vet vem som kan ta del av materialet som publiceras.

9

10

Vem har ansvar för vad?

Alla inlägg på en förvaltnings officiella kanal i sociala medier är att betrakta som allmän handling. Personuppgifter kan behandlas på två olika sätt; genom organisationens egna inlägg eller inlägg som publiceras av besökare. Facebook och bloggar: Myndigheten är ansvarig för personupp- gifter som publiceras på den egna facebooksidan eller bloggen. Ansvaret omfattar både personuppgifter som myndigheten själv publicerar och sådana som publiceras av andra, i till exempel en kommentar på sidan. Även den besökare som skrivit en kommentar kan ha ett ansvar för vad den själv skrivit.

Twitter: Myndigheten ansvarar endast för personuppgifter som man själv publicerat, inte personuppgifter som andra twittrande lämnar. Det beror på att myndigheten inte kan påverka publiceringen av andras inlägg (tweets).

För andra sociala medier måste myndigheten göra en egen bedömning av vilket ansvar den har. Kan ni själva påverka det som besökaren publicerar och ta bort inlägg, eller kan ni det inte?Mer information: www.datainspektionen.se

11

Så agerar vi on-line

Var trovärdig. Var noggrann, sanningsenlig och tydlig när du besvarar inlägg.

Tänk på att du är en offentliganställd person. Kom ihåg att du alltid är en ambassadör för din organisation. När det behövs, klargör din befattning inom organisationen.

Skilj på privat och professionellt agerande. – Använd inte din privata profil i tjänsteärenden. För intern- kommunikation som rör arbetet bör ordinarie kanaler användas. – Fundera över vilka personliga detaljer du lämnar ut i professionella sammanhang. – Du har ett personligt ansvar för att informationsspridning, som inte ingår i dina ordinarie arbetsuppgifter, formuleras så att det framgår att informationen är privat och inte kommer från Göteborg Stad som myndighet.

Tänk efter före. Använd ditt sunda förnuft. Ställ dig frågan om det du publicerar är riktigt, relevant och om det är rätt kanal som används för ändamålet.

12

13

Lagar som styr

Personuppgiftslagen (1998:204, PuL). PuL syftar till att skydda män- niskor mot att deras integritet kränks när personuppgifter behandlas.

Yttrandefrihetsgrundlagen (1991:1469, YGL) Yttrandefrihets- grundlagen ger svenska medborgare rätt att offentligt uttrycka sina åsikter eller lämna information i vilket ämne som helst via radio, tv, internet eller andra tekniska upptagningar.

Lagen om elektroniska anslagstavlor (1998:112, BBS-lagen). Innehavaren av en elektronisk anslagstavla ska informera om sin identitet och att insända meddelanden kommer att göras tillgängliga för andra. Den ansvarige har också uppsiktsplikt och ansvar för att rensa bort olagligt eller kränkande material.

Sekretesslagstiftning. Sekretessen inskränker yttrandefrihets- grundlagen. En kommunal tjänsteman får alltså inte publicera upp- gifter som är belagda med sekretess eller tystnadsplikt.

Myndigheternas serviceskyldighet (1986:223, Förvaltningslagen). Enligt Förvaltningslagen är en myndighet skyldig att besvara frågor från enskilda medborgare så snart som möjligt.

Läs mer om detta i den längre versionen, ”Myndigheten i sociala medier – råd för medarbetare i Göteborgs Stad. SKL har också tagit fram riktlinjer som berör den juridiska aspekten.

14

15

Kontakt:redaktionen@goteborg.se

Produktion: Göteborgs Stad november 2010Text: Malin BaezaIllustrationer: Kerstin Wistedt