White Paper

En rapport för dig som funderar på en molnmigration.

Augusti 2019

Att flytta till molnet: Win, train or lose

White Paper

2

Innehåll

Inledning 2

Vad är molnet? 3

Strategiska aspekter 5

Organisatoriska aspekter 10

Ekonomiska aspekter 13

Tekniska aspekter 16

Avslutning 26

InledningOm du använder en Microsoft Dynamics-plattform måste du förr eller senare bestämma dig för om du ska ta steget till molnet. Du har tre alternativ:

Lose: Du kan välja att ignorera den omställning som på bara några år kommer att revolutionera företagens IT-användning. Istället kan du hoppas på att det i framtiden dyker upp någon smart metod som snabbt och enkelt flyttar upp dig i molnet utan att du behöver göra något. Det alternativet tar vi oss friheten att kalla ”lose”.

Win: Du kan gå all-in enligt mottot ”friskt vågat, hälften vunnet”. Genom att investera i en standardkonfiguration och göra den insats på ledningsnivå som krävs för att förändra företagets interna arbetsprocesser kan du få ett stort försprång gentemot konkurrenterna. Du blir bland de första som skördar frukterna av att ha hela affärssystemet i molnet. Men det kräver samtidigt att du vågar göra stora förändringar inom din organisation och satsar tid och resurser på att genomföra dem. Du riskerar även misstag som måste justeras eller att du blir tvungen att byta riktning längs vägen. Det alternativet kallar vi ”Win”.

Train: Ett tredje alternativ är att gå långsammare framåt och ta ett steg i taget. Du flyttar gradvis alltmer affärskritiska system till molnet med minimal risk och gör upp en långsiktig plan för hur du ska gå iland med det på ett tryggt och säkert sätt. Det alternativet kallar vi ”Train”.

Detta är en rapport för dig som funderar på en molnmigration. När du har läst den vet du mer om:

• Vilka processer i verksamheten och affärssystemet som påverkas av en flytt till molnet.

• Vilka krav det ställer på förändringar i företagets organisation och ledning.

White Paper

3

Vad är molnet?Mycket med molnet är nytt, men mycket är samtidigt redan välbekant. De flesta av oss har länge använt molntjänster både privat och på jobbet. Vi streamar filmer via Netflix, Viaplay, HBO eller Amazon Prime, lyssnar på musik genom Spotify, delar dokument via Dropbox och sköter våra sociala kontakter på Facebook, LinkedIn och Instagram osv. Många arbetar också med Office 365 som är en lösning där Office-paketet ligger i molnet. Att söka på Google är en molnbaserad aktivitet där datorn skickar din sökning vidare till Googles servrar, som skickar tillbaka svaret till din dator (via molnet). Många använder också webbaserade e-postprogram med molnlagring.

I arbetslivet har många företag länge använt nischlösningar i molnet, till exempel med tredjepartslösingar för CRM och produktdata. Den internationella undersökningen The Global State of Information Security Survey 2017 som genomförts av PwC visar följande:

• 63 procent av företagen sköter IT-relaterade uppgifter i molnet.

• 36 procent sköter driftsrelaterade uppgifter i molnet.

• 34 procent har flyttat sin kundtjänst till en molnlösning.

• 34 procent har även flyttat försäljning och marknadsföring till molnet.

• 32 procent (nästan vart tredje företag globalt) hanterar sin ekonomi i en molnlösning.

Siffrorna säger något om hur trygga många företag idag känner sig med molnet som plattform för IT-lösningar.

”Vi ser en explosionsartad ökning av antalet företag som överväger att lägga kritiska affärsprocesser och -funktioner i molnet, till exempel redovisning, finans, drift och HR”, säger David Burg, global chef för cybersäkerhet på PwC, i rapporten. Hans bedömning är att den trenden kommer att hålla i sig när fördelarna blir allt tydligare. Rapporten nämndes i den danska utgåvan av Computerworld den 10 oktober 2016 i en artikel med den talande rubriken ”IT-experter tvivlar inte längre på att molnet är säkert: Nu kan molnet rentav förbättra säkerheten”.

Danska företag flockas till molnet

Två av fem företag har idag lösningar i molnet. Det är framförallt inom information och kommunikation som användandet av molnlösningar är utbrett. Det visar färska siffror från Danmarks statistikbyrås årliga kartläggning av danska företags IT-användning.

”Vi ser att fler och fler företag flyttar upp sina lösningar från källaren till molnet. Många företag har insett att det blir enklare att komma igång med digitaliseringen om de väljer internets motsvarighet till färdigrätter. Då kan de också nå mätbara affärsfördelar snabbare än om de skulle utveckla egna lösningar”, säger Kirstin Rolver, ansvarig för digitalt företagande på IT-Branchen, den danska branschorganisationen för IT och telekom.

White Paper

4

Affärssystem i molnet är alltså inte heller något nytt. Men för större företag med komplexa lösningar innebär flytten till molnet betydligt större risker, eftersom deras IT-miljö ofta består av flera delar som är mer affärskritiska. Det gäller exempelvis produktionsföretag med MES- och SCADA-system eller detaljhandelskedjor med kort- och kassaterminaler i butikerna. På dessa företag är verksamheten helt beroende av att internetuppkoppling och åtkomsten till molnet är så nära hundraprocentig som det bara går. Vid nertid stannar verksamheten, vilket kan få stora ekonomiska konsekvenser för ett produktionsföretag eller en butikskedja.

Alla experter är dock eniga om att de flesta IT-system på sikt kommer att ligga i molnet. Det finns nämligen många stora fördelar med det. Frågan är bara när och hur flytten ska ske. Den här rapporten gör dig lite klokare på när och mycket klokare på hur.

White Paper

Fakta om molnet

När vi talar om molnet måste vi vara säkra på att vi menar samma sak. Molnet kan delas in i två eller tre delar, först och främst i privata och publika moln. Skillnaden mellan dem är graden av kontroll. I en privat molnlösning skyddas dina data bakom en brandvägg och du har själv ansvaret för att underhålla servern. Punkt 1 nedan är ett privat moln. Publika molnlösningar innebär att din data ligger på servrar på hostingcentret som sköter underhåll och uppdatering. Data från andra företag ligger på samma servrar, men åtskilt, och säkerhetsproblem uppstår sällan.

Här går vi främst in på publika moln, Platform as a Service och Software as a Service.

Molnlösningar kan också delas in i följande grupper:

1. IaaS – Infrastructure as a Service Här har man sina egna servrar stående på ett hostingcenter (som gott kan ha samma storlek som MS Azure). Det går snabbt att starta en server med en viss konfiguration och som användare betalar du ibland bara för den tid då servern är igång.

2. PaaS – Platform as a Service Din leverantör driver och underhåller din grundläggande IT-plattform. Programunderhållet sköter du själv.

3. SaaS – Software as a Service Du köper en färdig lösning för exempelvis CRM eller e-post, oftast utan att veta var den ligger.

White Paper

5

Strategiska aspekterAtt flytta företagets IT till molnet är en stor omställning. Det är inte bara ”business as usual” och en fråga om att välja ny IT-plattform eller placera servern någon annanstans. Det är en helt ny modell för IT-användningen och en övergång till digitalisering och att bedriva verksamhet i den digitala tidsåldern.

Digitalisering handlar inte bara om att använda digitala verktyg för att stödja verksamheten och förbättra företagets produkter och tjänster. Det handlar om att sammanföra verksamheten och det digitala. I framtiden kommer det digitala att vara en naturlig och integrerad del av alla våra aktiviteter i samhället och i affärsvärlden. Det digitala kommer att genomsyra och ligga till grund för allt. Men att sammanföra affärsverksamheten och det digitala är endast möjligt om affärslösningarna ligger i molnet.

Flytta fokus från IT till verksamhetsstyrning Charles Møller, professor i processinnovation vid Aalborg Universitet, påpekar att verksamheter som lägger sina IT-lösningar i molnet har stora möjligheter att flytta resurser, kompetens och fokus från IT-drift till affärs- och processutveckling: ”Molnet kan göra det möjligt för verksamheter att flytta fokus från drift till affärsutveckling. Det ställer en hel del krav, men potentialen kan vara stor för vissa företag. Amazon är kanske det mest välkända företaget som på allvar lyckas ta vara på de möjligheter till skalbarhet, flexibilitet, hastighet och innovation som molnet erbjuder.

Amazon förnyar sig hela tiden och ser ut att vara på god väg att utöka sitt affärsområde till fler delar av värdekedjan. Företaget är inte längre bara en smart plattform för att köpa böcker på nätet. Idag är Amazon en effektiv distributör och detaljhandelsjätte inom hundratusentals produktkategorier. Dessutom ryktas det att de snart ska ge sig in i produktionsledet.”

Microsoft flyttar till molnet

Om ditt företag använder en Microsoft Dynamics-plattform kommer du snart att ställas inför valet att antingen flytta till molnet eller byta system. Microsoft har varit tydliga med att den enda vägen in i framtiden går via molnet. ”Antingen flyttar du upp i molnet eller så får du välja en annan plattform. Så enkelt är det faktiskt. Microsoft blir en molnbaserad plattform i framtiden. Ju snabbare du tar det beslutet, desto snabbare kan du börja göra dig redo för framtiden”, säger Anders Borggaard Jensen, direktör för Service Offerings på DXC Technology.

White Paper

6

Molnet är inte kostnader, det är affärsutveckling En av de stora drivkrafterna för att lägga ut affärsaktiviteter och tjänster externt brukar vara möjligheten att få lägre kostnader och högre kvalitet. Charles Møller anser inte att organisationer ska flytta till molnet för att sänka sina kostnader. Motivet ska istället vara att utveckla verksamheten genom bättre IT-drift, högre säkerhet, skarpare processer, bättre kontroll över grunddata, tillgång till mer specialiserade tjänster och inte minst ökad flexibilitet. ”Molnet kan ge företag bättre möjlighet att utvecklas snabbare och enklare, men det finns förstås också fallgropar och nackdelar som man måste väga in i bedömningen”, säger han. ”En flytt till molnet medför stora förändringar av IT-avdelningens roll i verksamheten och hela verksamhetens IT-strategi måste läggas om.”

Thomas Munksgaard, Senior Management Consultant på DXC, håller med Charles Møller om att omställningen från lokala servrar till molnet inte bara handlar om att välja en ny IT-plattform. Förändringen gör det även möjligt att gå från fokus på hårdvara, infrastruktur och underhåll till att istället fokusera på verksamheten, utveckling av nya funktioner och nya avancerade tjänster samt utveckling av hela värdeerbjudandet till kunderna.

”Utvecklingen av big data, Industry 4.0 och IoT samt den ökande automatiseringen av industriella och administrativa processer ställer stora krav på affärssystemens arkitektur, säkerhet, flexibilitet och skalbarhet liksom på kompetens. Både idag och i framtiden behöver vi IT som är långt mer integrerad och informationstung där allt genomsyras av det digitala och olika lösningar samverkar. Molnlösningar gör det lättare att ligga steget före och kunna möta de nya kraven och för de flesta kommer de nog att visa sig helt nödvändiga”, säger Thomas Munksgaard.

Thomas Munksgaard tror därför att många verksamheter under de närmaste tre åren kommer att flytta stora delar av sin IT från lokala servrar till molnet. ”Det är en naturlig utveckling där man gradvis kommer att ägna mindre tid åt maskinvara, infrastruktur och säkerhet och istället lägga krafterna på att skapa värde åt kunderna och företaget.”

Molnet växer

Enligt analysfirman IDC kommer antalet verksamheter som använder molnlösningar fortsätta stiga. I Danmark uppgick marknaden för publika moln till 2,5 miljarder kronor år 2015 och IDC räknar med en tillväxt på 20 procent om året till 6,2 miljarder kronor år 2020.

”Den kraftiga tillväxten på molnmarknaden beror på flera saker. Först och främst gör molnet att företag kan agera snabbare och lansera nya tjänster mycket billigare med mycket lägre risk. Vi ser också att många verksamheter med tiden har fått viss erfarenhet av molnet och därför vågar lägga mer kritisk data och applikationer där. Slutligen underlättar molnlösningar för IT-leverantörer, som snabbare kan göra ändringar eller rättelser och slipper ge support för flera versioner av lösningar, vilket de måste göra när användarna har köpt och installerat program lokalt”, säger Anders Elbak, analyschef på IDC.

White Paper

7

Så påverkas organisationen av flytten till molnet Oavsett om du väljer Win- eller Train-alternativet som nämndes inledningsvis måste IT-avdelningen göra en omfattande analys inför flytten till molnet. Analysen ska kartlägga den IT-arkitektur och de kompetenser som finns inom verksamheten idag. Kartläggningen jämförs sedan med en molnarkitektur där det krävs andra kompetenser och därmed förmodligen en annan organisationsstruktur. Hur stämmer de båda kartorna överens? Finns det överlappningar eller luckor? Och hur kan man täcka eventuella kompetensluckor?

En molnlösning är alltid en standardkonfiguration och övergången till en sådan kräver en omfattande genomgång av verksamhetens processer. Efter en grundlig kartläggning av dessa bedöms även hur verksamheten kan anpassa sina individualiserade processer till ett IT-system som i huvudsak är en standardlösning. En molnlösning kan ibland justeras med hjälp av best practice-moduler men är aldrig en specialutvecklad lösning som kan anpassas till verksamhetens traditionella arbetssätt. Istället måste verksamhetens processer anpassas till IT-systemets uppbyggnad och funktionalitet.

Förändringsledning – en stor uppgift För de flesta verksamheter är det en stor omställning att gå från ett anpassat affärssystem som kunnat justeras för att passa interna arbetssätt till ett standardsystem som kräver att man i högre grad arbetar med standardprocesser.

”Men det medför också fördelar, de flesta verksamheter har stor nytta av att standardisera sina processer. Det betyder att det blir tydligare hur processerna ska utföras och att organisationen kan få en bättre avstämning mellan medarbetare och funktioner i processutförandet. Det resulterar alltid i att såväl kvalitet som effektivitet ökar”, berättar Thomas Munksgaard.

Han fortsätter: ”I praktiken är det bara i en övergångsfas som det kan dyka upp utmaningar. Erfarenheten visar att cirka 60 procent av en verksamhets processer är standardprocesser som finns inom alla organisationer. Dessa går det utmärkt att stödja med ett standardsystem. 30 procent av processerna är branschspecifika och kan stödjas av branschlösningar som integreras med huvudsystemet. De sista 10 procenten är strategiska processer som rör verksamhetens strategiska kärna. Här kan man överväga att använda en speciallösning som integreras med huvudsystemet. Jag tror att de flesta företag kommer att bygga en hybridmodell där huvudsystemet täcker det mesta och resten täcks av tilläggslösningar eller appar som är integrerade med huvudsystemet via avancerad mellanvara.”

De allra flesta ekonomi- och IT-chefer har med tiden hunnit uppleva nackdelarna med att anpassa affärssystemet. Därför är det ofta ett uttalat mål vid projektstart att allt ska hållas så standardiserat som möjligt. Men när man kommit en bit på väg i projektet ser det ofta lite annorlunda ut. Standardsystemet ställer nämligen stora krav på förändringar av verksamhetens invanda processer, rutiner och metoder som kan vara svåra att genomföra. Därför frestas många att anpassa systemet istället.

Mot den bakgrunden kan molnet faktiskt vara en del av lösningen. Här är det plötsligt inte längre möjligt att anpassa systemet, utan det enda som kan anpassas är verksamheten. Molnet kan alltså hjälpa organisationen att hålla fast vid föresatsen om att förändra verksamheten, eftersom att ”bara göra som vi brukar” helt enkelt inte är något alternativ.

White Paper

8

Så lyckas du med processförändringar För de flesta företag innebär en flytt till molnet många processförändringar där processerna standardiseras så att de passar det molnbaserade standardaffärssystemet. Processlandskapet varierar mellan olika verksamheter men kan se ut som i följande exempel. Ett typiskt processlandskap kan bestå av sex huvudprocesser som stöds av affärssystemet:

1. Quote to cash – ordermottagande till betalning

2. Procure to pay – inköpsorder till betalning

3. Plan to perform – planeringsprocessen

4. Manufacturing operations – produktionsprocessen

5. Product life cycle – produktlivscykeln

6. Financial management – ekonomistyrning

Vilka är huvudprocesserna i din verksamhet? Det kan vara en besvärlig uppgift att förändra processerna så att de passar det nya standardsystemet, eftersom det innebär att medarbetarnas arbetssätt och vanor måste förändras. Då kan ett business case vara ett användbart verktyg för att synliggöra effekter och affärsmässiga vinster på ett pedagogiskt och motiverande sätt.

Vi ska se närmare på de tre stegen förändra processer, mäta positiva effekter och fördela vinster.

1) Förändra processer I många verksamheter finns det en risk att de nya arbetsprocesserna och den nya IT-lösningen endast används i begränsad omfattning. Även om den nya lösningen är effektivare och mer optimerad fortsätter medarbetarna i praktiken på det gamla invanda sättet, medan den nya smarta lösningen förblir oanvänd. Det ger naturligtvis inte produktiviteten något lyft. Om vi exempelvis talar om tiden det tar innan investeringen i molnlösningen blir lönsam (ROI) så kan inte systemet i sig ge någon avkastning, utan det är organisationens användning av affärssystemet och förändringen av verksamhetens processer som gör att investeringen på sikt lönar sig.

Om ett företag till exempel inför en optimerad arbetsgång där medarbetarna kan nå prislistan via affärssystemet istället för att leta i manuella mappar och prislistor, så gäller det att de verkligen använder den nya processen för att man ska kunna skörda frukterna. Med business caset som styrverktyg blir det snabbt tydligt om medarbetarna istället fortsätter enligt de gamla rutinerna och letar efter priser i mappar och manuella prislistor.

White Paper

9

2) Kunna mäta positiva effekter En positiv effekt kan till exempel vara att man sparar tid. För att kunna avgöra om så är fallet måste du kunna mäta effekten av processoptimeringen i samma scenario före och efter förändringarna. Baslinjemätningar av As-Is-situationen görs i det inledande arbetet med business caset. Det är viktigt att uppföljningsmätningarna efter implementeringen av den nya lösningen görs på samma användningsfall och med samma medarbetare för att få jämförbara data. Hur lång tid tar det till exempel att packa tre order som innehåller samma orderrader?

3) Fördela vinster Vinster brukar uppstå i någon av de fyra kategorierna tids-/resursbesparingar, kostnader, omsättning och kvalitet. Du bör framför allt tänka på att ha en plan för att ta vara på tids- och resursbesparingar. Om Pia på förpackningsavdelningen till exempel sparar två timmar i veckan på att streckkoder införs ska den tiden fyllas med något nytt som skapar värde åt företaget. I den fasen, där allt arbetet redan är gjort, misslyckas många företag med att skörda frukterna på ett strukturerat sätt. Om du inte organiserar arbetet finns det en risk att den frigjorda tiden bara går till spillo. En del av den frigjorda tiden kan förstås användas till att minska medarbetarnas arbetspress, men det ska i så fall vara resultatet av ett medvetet beslut.

En annan viktig aspekt av förändringsledning som ofta underskattas vid omläggning av affärssystem och förändring av processer är behovet av kontinuerlig, öppen och ärlig kommunikation via en rad kanaler, t.ex. möten på arbetsplatsen, nyhetsbrev, anslagstavlor, intranät osv. Målet är att medarbetare och andra intressenter fortlöpande ska underrättas om vad förändringarna får för konsekvenser för just deras vardag. Känslan av att vara delaktig är viktig för många medarbetares vilja och lust att välkomna förändringar.

Många fördelar men även osäkerhet ”Jag är helt säker på att de flesta IT-lösningar på sikt kommer att ligga i molnet. Fördelarna är helt enkelt så stora att det kommer att gå av sig självt. Men mycket med molnet är fortfarande nytt och det finns en hel del hinder som måste hanteras först. Det finns många fördelar för verksamheter som väljer att flytta en del resurser från den egna organisationen till molnet. Vissa kostnader som tidigare varit fasta lönekostnader blir istället rörliga kostnader. IT-avdelningens roll förändras också radikalt och kommer att handla mycket mer om affärsutveckling än om bits och bytes. Men samtidigt minskar komplexiteten och det blir lättare att ha ett tydligt fokus på kärnverksamheten”, säger Charles Møller.

”Molnet ger också helt nya möjligheter att få tillgång till komplexa tjänster och hög utvecklingskraft. Företag får tillgång till specialiserade lösningar som kan ge avancerat stöd för särskilda behov inom CRM, orderhantering, grunddatahantering, ekonomihantering, lagerstyrning, transportstyrning med mera. Det är tjänster som kan göra stor skillnad för ett företags konkurrenskraft. Det är också den typ av tjänster som IT-medarbetarna i framtiden ska fokusera på att hitta fram till och driva.”

White Paper

10

Kanske delvis en generationsfråga Professor Jan Stentoft på Syddansk Universitet håller med Charles Møller om att molnet är framtiden. Men han ser också vissa hinder: ”Jag har precis avslutat ett konsultprojekt hos ett produktionsföretag med runt 25 medarbetare där vi kartlade alla huvudprocesser och tittade närmare på IT-stödet. Företaget funderade på om de skulle äga eller hyra sin IT i framtiden. Verksamheten leds av ägaren och grundaren, en professionell hantverkare som är mycket kompetent inom sitt område. Han är ingen IT-person och för honom var det omöjligt att överblicka de ekonomiska och praktiska konsekvenserna av att flytta IT-plattformen till molnet. Därför valde han att fortsätta med en on premises-lösning”, säger Jan Stentoft, och fortsätter:

”Den här företagsledaren är över 45 och jag tror att åldern spelar stor roll för hur trygg man känner sig med molnet. De som idag är 25 år eller yngre har normalt mycket lättare att acceptera molnbaserade lösningar. De är vana vid molnet från iCloud, Dropbox, Spotify med mera. De som är 45–50 år eller äldre har istället varit med om paniken inför millennieskiftet när det var så mycket snack om att alla IT-system måste säkras för att klara övergången till år 2000. Den oron var ju klart överdriven och det gjorde intryck på många i den generationen.”

Organisatoriska aspekter En flytt till molnet får stora konsekvenser för företagets IT-avdelning. Rollen för IT kommer att förändras och därför även IT-avdelningens roll. Där IT förr mest var en uppsättning verktyg som fungerade som miniräknare, skrivmaskiner, postsystem och arkivskåp blir det nu till en del av organisationens centrala nervsystem. I den digitala framtiden blir IT verksamhetens centrum eftersom IT kommer att genomsyra allt.

Vad betyder då detta för IT-organisationen? IT-medarbetarna, som länge varit ett slags skickliga mekaniker som löst problem med hjälp av kodning och programmeringsspråk, blir istället affärsutvecklare. IT-avdelningarna kommer att samarbeta mycket närmare med verksamheten och måste veta vad som är viktigt i de processer som ska stödja de vitt skilda behoven i olika delar av verksamheten, som försäljning, HR, ekonomi, supply chain osv.

Enterprise-arkitekter Framtidens IT-avdelning kommer förmodligen i högre grad att vara organiserad kring verksamheten och rekrytera medarbetare med en bakgrund inom ekonomi eller supply chain istället för IT-specialister till att sköta ekonomi-it och supply chain-it. Den tendensen märks redan inom många företag men kommer att accelerera när allt fler verksamheter migrerar till molnet under de närmaste åren.

Vi har pratat med en central IT-medarbetare på ett större danskt företag som har valt att vara anonym och som formulerar saken så här: ”Jag brukar säga till mina medarbetare att de måste vara minst lika bra på ekonomi och supply chain som på IT. Om man kan fungera som bollplank åt ekonomi- eller supply chain-avdelningen på övergripande nivå blir det sedan mycket enklare att genomföra rätt initiativ. Dessutom stärks IT-avdelningens ägarskap om medarbetarna har en djupare affärsmässig förståelse för det som IT ska stödja.”

White Paper

11

Källan menar att övergången från rollen som skickliga mekaniker till affärsutvecklare kan underlättas genom att IT-avdelningen får flera nya ”enterprise-arkitekter” som har en affärsmässig inställning och gärna gedigen erfarenhet av verksamheten. Dessa superarkitekter ska kunna hjälpa IT-avdelningen att bedöma hur nya initiativ passar in i den befintliga applikationsstrukturen, så att komplexa initiativ hanteras på ett sätt och enkla initiativ enligt en simplare struktur. De kan skapa överblick så att enkla initiativ blir överblickbara och de komplexa kan prioriteras och ges den uppmärksamhet som behövs.

Från reaktiva till proaktiva insatser IT-chefens nya roll blir att knyta samman IT och affärsverksamheten. Kanske måste rollen som IT-chef till och med delas upp i två: en teknisk och en affärsorienterad. En CIO i den nya rollen behöver ha nya kompetenser med tonvikten på djupgående affärsinsikt och -förståelse samt förändringsledning. Ledningen av IT blir radikalt annorlunda så att den kan stödja utvecklingstendenserna nedan.

Säker IT-drift och effektiva applikationer blir handelsvaror i molnvärlden och IT-avdelningen måste i högre grad ha fokus på att bidra till att utveckla verksamheten och skapa affärsvärde. Det kräver dock en IT-organisation och en IT-ledning som tar ansvar och ligger steget före verksamheten samt vet hur tekniken kan bidra till att nå verksamhetens mål, se figur 1. När verksamheten utvecklas ska medarbetarna kunna röra sig obehindrat framåt genom att följa den teknologiska stig som IT-organisationen redan har trampat upp.

Figur 1. För att kunna fungera proaktivt som rådgivare måste IT-funktionen och IT-ledningen utgå från strategin och hjälpa organisationen i rätt riktning.

Från teknik til strategi

Teknik

Applikationer

Organisation

Strategi

Teknisk plattform som stödjer strategin.

Minskad komplexitet och ökad flexibilitet.

Ostört fokus på strategi och målsättning.

Helhetssyn på organisationens processer och applikationer.

White Paper

12

Vi ska illustrera det här med ett fiktivt exempel. Textilföretaget Cloud Fashion upplever kraftig tillväxt.

IT-avdelningen och företagets molnpartner tar därför initiativ för att hantera det faktum att IT-systemen blir alltmer komplexa i takt med att verksamheten växer. Cloud Fashions IT-avdelning vill undvika att bli tagna på sängen av nya krav som tvingar in dem i en reaktiv roll där alla resurser måste läggas på att hinna göra de nödvändiga anpassningarna så gott det går. Därför har de tagit saken i egna händer.

På Cloud Fashion går IT-avdelningen till den operativa verksamheten och säger: ”Nu ska jag tala om för er vad ni behöver”. De IT-verktyg som organisationen får är alltså sådana som IT-avdelningen har prioriterat. På så sätt ligger IT-avdelningen alltid steget före och kan tillgodose de behov som uppstår i den operativa delen av organisationen.

Den här proaktiva modellen är att föredra vid alla former av förändringar, oavsett om ett företag i likhet med Cloud Fashion växer kraftigt eller om det istället förändras genom kraftig konsolidering, produktionsomläggning eller utveckling av nya tjänster. Något förenklat kan vägen dit sammanfattas i fyra grundregler:

• Var relevant för verksamheten.

• Skapa och upprätthåll momentum.

• Bygg upp en stark organisation med rätt kompetenser.

• Bygg in en molnbaserad volymknapp eller skalbarhet i teknikmodellen.

White Paper

13

Ekonomiska aspekterVad kostar det att flytta IT från on premises till molnet och vilka ekonomiska/investeringsrelaterade faktorer bör man ta hänsyn till? Hur ser ett business case egentligen ut? Det finns inga absoluta rätt och fel i valet mellan on premises och molnet. Inte heller finns det någon allmängiltig omvandlingstabell för vad de båda modellerna innebär ekonomiskt. Allt beror på hur verksamheten ser ut och i vilken kontext systemet ska fungera. Däremot går det att peka på en rad för- och nackdelar som påverkar business caset och som du måste undersöka när du utvärderar kostnaderna och de ekonomiska vinsterna av en flytt till molnet.

För- och nackdelar Följande tre faktorer påverkar ekonomin:

• Teknisk kompetens: En on premises-lösning kräver att det finns teknisk kompetens internt. Den kompetensen kan eventuellt frigöras med en molnlösning. Det betyder lägre lönekostnader och minskat beroende av nyckelpersoner. En molnlösning är å andra sidan mer standardiserad och mindre anpassad till verksamhetsspecifika behov. Den viktigaste aspekten inom det här området är att företag med molnbaserade affärssystem inte har lika stort behov av programmerare med smal spetskompetens. Behovet av teknisk kompetens täcks istället av molnleverantören som sköter underhåll och utveckling av systemet. Samtidigt får företaget behov av fler medarbetare som kan bygga broar mellan IT och den operativa verksamheten.

• Åtkomst och geografi: Molnlösningar är tillgängliga när som helst och var som helst eftersom de nås via nätet. Det gör det lättare att expandera till nya länder och världsdelar. Som redan nämnts är en molnlösning å andra sidan mer standardiserad och det är leverantören som bestämmer när och hur uppdateringar ska göras.

• Sårbarhet vid nertid: Molnleverantörer har normalt extremt god upptid, men det kan uppstå problem med internetuppkopplingen. Vad skulle det innebära för din verksamhet? Hur lång nertid klarar du? Har du till exempel produktionsplaner som är avgörande för driften? Eller butiker med kassaapparater som helt enkelt måste fungera? Skulle det vara bäst med en hybridlösning där vissa data sparas lokalt medan modersystemet finns i molnet?

Ekonomiska implikationer Nästa steg är att överväga de ekonomiska implikationerna av en flytt till molnet. Leverantören tar över en del av de uppgifter som idag sköts internt, men outsourcingen får du förstås betala för. Licenskostnaderna ökar därför och kan mycket väl bli upp till tre till fem gånger högre. Om du tidigare betalat exempelvis 200 000 kronor för licenser till dina on premises-system hamnar kostnaderna för licenserna kanske på 600 000–1 000 000 kronor efter molnflytten. Leverantören står för fler tjänster och tar naturligtvis betalt för dem.

400

300

450

400

100

1.450

1.050

White Paper

14

En viktig aspekt här är att företaget flyttar vissa kostnader från capex till opex eller från investeringskostnader till driftskostnader. Det frigör likviditet som företaget kan använda till andra värdeskapande investeringar eller aktiviteter, t.ex. innovationsprojekt, kompetensutveckling eller processförbättringar. Sådant som tidigare varit fasta kostnader blir istället rörliga eftersom IT-miljön i högre grad är abonnemangsbaserad och företaget därför enkelt kan justera antalet licenser efter det verkliga behovet.

”Det stora säljargumentet från leverantörshållet är att fasta kostnader flyttas till rörliga för företagen som på så sätt frigör likviditet. Men ur kundernas perspektiv är det väldigt svårt att avgöra om det här verkligen är någon fördel. Jag möter många företagsledare och -ägare, framför allt i små och medelstora företag som är skeptiska mot argumentet. De är benägna att satsa på det de redan känner till”, säger Jan Stentoft, professor i supply chain management vid Syddansk Universitet, som är konsult i många verksamhetsprojekt.

Kostnader som faller bort Hur motiveras då ett sådant beslut rent ekonomiskt när licenskostnaderna ökar? Svaret är att det normalt finns en rad rörliga kostnader som faller bort när företaget tar steget till molnet. Du bör därför identifiera de kostnader som faller bort och väga dem mot den ökade licenskostnaden, se figur 2.

När licensstrukturen ändras måste ofta investeringen motiveras.

Huvudbudskapen:

• Licensstrukturen har ändrats i molnlösningen.

• Utarbeta ett business case som visar att investeringen är motiverad.

• Business caset visar att molnet ger en nettominskning på 100 000 DKK i driftskostnader.

• En on premises-lösning har en förväntad livslängd på 10 år.

• Dynamics AX 2012 stöds inte efter 2021.

Figur 2. Obs: Exemplet baseras på 200 användare.

Exempel: Årliga kostnader i 1 000 DKK

Licenskostnader för nuvarande Dynamics AX

Hostingkostnader (hårdvara, infrastruktur, avskrivningar)

Externa kostnader för patch management

Interna kostnader för underhåll

Förväntade molnlicens-kostnader

Licenskostnader Dynamics AX 2012

Potentiella besparingar

Infrastruktur Extern assistans

Underhåll Nettoeffekt Licenskostnader Dynamics 365

White Paper

15

”En god nyhet är att de kostnader som faller bort enligt min erfarenhet i många fall är större än ökningen av licenskostnaderna, vilket gör att det finns ekonomiska skäl att välja molnet. I många fall går det att ta fram ett business case som visar de ekonomiska fördelarna med att flytta till molnet”, säger Thomas Munksgaard.

Följande är några typiska områden där det kan finnas kostnader som faller bort:

• Kostnader för hårdvara, infrastruktur och avskrivningar på IT-investeringar

• Interna kostnader för drift och underhåll av systemet

• Interna kostnader för utveckling av systemet, oftast periodiska

• Kostnader för externa konsulter, till exempel i samband med teknisk uppgradering (som framöver hanteras av molnleverantören)

• Andra sänkta driftskostnader, t.ex. tack vare minskad elförbrukning, utrymmesbesparing osv. (oftast en mindre del av de samlade kostnader som faller bort).

Total cost of ownership En sista ekonomisk aspekt som bör utvärderas är ”Total Cost of Ownership” (TCO). Hur höga blir de samlade kostnaderna för de olika lösningsmodellerna under deras livstid? Den molnlösning du överväger kan vara framtidssäkrad genom att leverantören löpande underhåller och uppdaterar både systemet och den tekniska plattormen så att inte systemet behöver bytas. Ett on premises-system har däremot förmodligen en begränsad livslängd på kanske 10 år innan det måste bytas ut igen. Den kostnaden kan mycket väl vara den största av de kostnader som faller bort.

Sist men inte minst ska man komma ihåg att business caset inte utarbetas bara för att legitimera beslutet. Tanken är att det ska genomföras i praktiken så att affärslogiken faktiskt tillämpas.

White Paper

16

Tekniska aspekterSom nämnts ovan finns det i princip två sätt att genomföra flytten till molnet på, nämligen följande:

Win: Du kan gå all-in enligt mottot ”friskt vågat, hälften vunnet”. Genom att investera i en standardkonfiguration och göra den insats på ledningsnivå som krävs för att förändra företagets interna arbetsprocesser kan du få ett stort försprång framför konkurrenterna. Du blir bland de första som skördar frukterna av att ha hela affärssystemet i molnet. Men det kräver samtidigt att du vågar göra stora förändringar i din organisation och satsar tid och resurser på att genomföra dem. Du riskerar även misstag som måste justeras eller att du blir tvungen att byta riktning längs vägen. Det tillvägagångssättet kallar vi ”Win”.

Eller:

Train: Du kan också välja att gå långsamt framåt ett steg i taget. Du börjar med att flytta nischsystem som inte har samma affärskritiska tyngd till molnet. Sedan flyttar du gradvis alltmer affärskritiska system med minimal risk. Du gör också upp en mer långsiktig plan för hur du ska lyckas med det på ett säkert sätt. Det tillvägagångssättet kallar vi ”Train”.

”Hur man än väljer att hantera omställningen från on premises till molnet så är det inget för amatörer”, säger Charles Møller, professor på Aalborg Universitet. ”Det är en stor uppgift som kräver omsorg både i förberedelserna och i genomförandet. Vid en flytt till molnet behövs mycket stor precision i krav- och behovsspecifikationer till molnleverantören och i verksamhetens egna processer, datadisciplin och organisation.

Det krävs ett tydligt fokus på hur molnsystemet ska integreras med olika tilläggslösningar, appar, branschlösningar med mera som stödjer specialtjänster och företagsspecifika processer. Dessutom måste det finnas ett fokus på säkerhet och grunddata.”

Låt oss titta närmare på några av de tekniska aspekter som är viktiga att tänka på när man vill flytta från on premises till molnet.

När och hur ska vi börja? För många företag består de första stegen in i molnvärlden av att flytta över mindre workloads till en molnbaserad lösning, medan de stora och mer affärskritiska till en början får ligga kvar på egna servrar. Om det går bra börjar IT-chefen eller ledningen ofta utvärdera möjligheterna att flytta fler av företagets funktioner till molnet.

Det medför att molntjänsten skalas upp. Att hantera en mindre, väl avgränsad molnlösning är ganska enkelt, men komplexiteten ökar markant när ett företag börjar lägga över stora workloads i molnet.

Det finns inget allmängiltigt svar på om det är bäst att gradvis flytta mindre system till molnet och sedan fortsätta med större och mer affärskritiska, eller om det tvärtom är bäst att gå all-in och flytta företagets huvudsystem först. Det beror på en rad olika faktorer som typ av verksamhet, marknad, IT-uppsättning, företagets IT- och processmognad, ledningens och ägarnas inställning m.m.

White Paper

17

Här finns det två centrala aspekter som du med fördel kan titta närmare på:

• Ta upp frågan till diskussion på företaget så att du kan börja bena ut vad som är bäst för ditt företag och komma igång med förberedelserna. Ju bättre förberedd du är både mentalt och praktiskt, desto bättre är utsikterna för att transformationen blir framgångsrik.

• Vad betyder valet av strategi och turordning för transformationsprocessen? Vilka arbetssätt behöver förändras och hur ska det göras? Behöver företaget nya IT-kompetenser? Och finns det IT-kompetens idag som blir överflödig i framtiden därför att uppgifterna i princip övertas av molnleverantören?

När du påbörjar resan till molnets nya värld bör du även tänka på följande tre saker:

• Få koll på styrningen: I många större organisationer börjar molnanvändningen med att olika avdelningar oberoende av varandra börjar flytta mindre applikationer till molnet. IT-avdelningen är inte alltid delaktig. Det kan snabbt bli riskabelt när omfattningen ökar. Det är viktigt att IT-avdelningen får veta exakt vem som styr och hanterar de många olika kontona så att de kan göra sig en samlad överblick och skapa gemensamma regler samt se till att räkningarna skickas till ett och samma ställe så att företaget kan hålla ordning på kostnaderna.

• Släck när du går ut: Det är väldigt enkelt för enskilda avdelningar att skala upp molnresurserna. Ofta räcker det med några klick och ett OK för att få mer plats och fler möjligheter. Men det är inte alltid avdelningarna är lika snabba att skala ner resurser som inte längre behövs. Därför kan det vara bra om IT-avdelningen regelbundet går igenom alla avdelningars molnanvändning och kontrollerar att resurserna svarar mot de verkliga behoven.

• Varken för mycket eller för lite: En viktig fördel med molnet är just möjligheten att betala endast för exakt den mängd utrymme och IT-resurser du behöver vid en given tidpunkt. Men det gäller att vara noggrann så att du inte betalar för något du inte använder. Utvärdera alltså omsorgsfullt vad en viss molnapplikation ska användas till och kontrollera om du har gjort rätt val eller om du betalar för överkapacitet.

I den här rapporten tittar vi närmare på vad du bör tänka på när du ska flytta affärs- eller ERP-systemet till molnet. Liknande faktorer bör vägas in vid flytt av andra system, t.ex. Office 365, e-post, Business Analytics-system eller testmiljöer i molnet.

White Paper

18

Förändringsledning är ett måste när du byter till en standardlösning Molnbaserade affärssystem är standardsystem, medan de flesta on premises-system brukar ha en hel del anpassningar. I praktiken visar det sig ofta vara lättare att justera systemet lite än att förändra sina processer. Processer och människors arbetssätt och vanor brukar vara väldigt svåra att förändra. Därför brukar on premises-system skötas av en liten stab IT-specialister som titt som tätt blir ombedda att göra små anpassningar av systemet så att det bättre stödjer olika typer av ordermottagning, inköpsorder, betalvillkor eller produktregistrering. Det fungerar inte i molnet. Där är affärssystemet en standardlösning som utvecklas centralt av leverantören och är likadan för alla. Annars skulle det helt enkelt inte fungera att regelbundet uppdatera det med nya funktioner.

Integration, integration, integration Om du flyttar till molnet har du valt ett standardalternativ. Med en standardlösning som huvudsystem måste du titta noga på hur du överför data mellan olika system. Microsoft har med sin nya lösning Dynamics 365 tagit full hänsyn till detta och delat in systemen i olika nivåer, där Dynamics 365 är basnivån med alla standardprocesser (se figur 3). Den grunden kan sedan byggas ut med en rad så kallade extensions enligt en modulprincip där företaget lägger till det man har behov av. Extensions är tilläggslösningar eller appar som stödjer mer specifika processer.

Figur 3. Microsoft har delat in sina system i nivåer där ett grundsystem kan kompletteras med tilläggslösningar eller appar och branschlösningar efter behov.

Tillvägagångssätt för processoptimering eller -anpassning

• Dokumentera As Is-processer genom medarbetarintervjuer

• Sätt dig in i fakta

• Förbered To-Be-workshops

• Definiera To-Be-processer under medarbetarworkshops (hur ska den nya processen se ut?)

• Dokumentera To-Be-processer

• Beskriv fördelar

De huvudsakliga leveranserna är:

• Dokumentation av As-Is-processer

• Dokumentation av To-Be-processer

• Kvalitetssäkring av fördelar

White Paper

19

I anslutning till diskussionen om standard, tilläggslösningar och appar är det naturligt att också titta på integrationsperspektivet. Tre centrala frågor här kan vara:

• Matchar dina molnsystem alla dina andra system?

• Hur skapar du bästa möjliga arkitektur mellan molnet och lokala system?

• Hur säkrar du en effektiv och stabil integration?

I regel är molnsystem relativt öppna. Det kan dock vara svårt att säga något om integrationen med lokala system utan att undersöka den underliggande plattformen. Därför måste du också se till att ditt valda molnsystem passar ihop med affärskritiska system som exempelvis MES och SCADA.

Här är integrationen helt avgörande. Ska den till exempel ske synkront eller asynkront? En asynkron integration kan vara avgörande för företag som är helt beroende av hög upptid. Några exempel är produktionsföretag som behöver konstant förbindelse mellan produktionssystemet och produktionsapparaten, eller detaljhandeln där butikernas kassaapparater och kortterminaler måste vara anslutna hela tiden. Vid en asynkron integration är inte dataöverföringen lika beroende av en obruten förbindelse. En asynkron integration kan därför bättre klara kortare avbrott utan att det stör driften. En synkron integration kräver istället att de integrerade systemen hela tiden kan skicka och ta emot meddelanden. Det kan vara värt att fundera över vilken data man behöver ha lokalt i exempelvis ett produktionsföretag för att driften ska kunna fortsätta även om internetanslutningen bryts.

Internetuppkopplingen får också stor betydelse för användarupplevelsen efter flytten till molnet. Det är väldigt vanligt med asynkrona internetanslutningar (oftast kallade xDSL), men det kan vara en fördel att välja en synkron anslutning när man arbetar mot molnet. Med en synkron anslutning är nedladdningshastigheten och uppladdningshastigheten lika stora. Det är avgörande för en hostad lösning. Du laddar ner data när du till exempel surfar på nätet, öppnar program eller hämtar filer och laddar upp data när du skriver i ett dokument, skickar e-post eller klickar med musen.

Integrationen ska baseras på kraftfull mellanvara som obehindrat kan flytta data mellan olika system. Dennis Zachariasen är en av ägarna till BIZbrains, ett företag som är specialiserat på att integrera IT-lösningar. Han instämmer i att det i nuläget är klokt att överväga molnlösningar, både för delsystem och för de breda affärssystemen.

”Många är avvaktande till molnlösningar, bland annat därför att de menar att det kan vara svårt att integrera deras on premises-lösningar med molnlösningar. Men vår erfarenhet är att det går utmärkt att integrera kundernas molnlösningar med on premises-lösningar och andra lösningar i molnet.” Han påpekar dock att man inte ska tro att SaaS-lösningar är enkla att integrera bara för att de har ett API (Application Programming Interface, ett gränssnitt som gör att program kan interagera med varandra).

Många gånger är dessa inte plug and play, utan kräver viss arbetsinsats.

White Paper

20

”De flesta API:er är väldesignade och fungerar bra, men det är ganska vanligt att vi stöter på sådana som är otillräckliga. Ett API är ju ingen garanti för god design utan bara en lösning för integration. Ett system som erbjuder ett API kan till exempel kräva att API-användarna själva håller reda på om det rör sig om en uppdatering eller en nyhet när det gäller kunddata eller något annat. Om avsändarsystemet måste ha den informationen blir integrationen lite mer komplex. Det finns många andra exempel på API-design som har gått lite för snabbt. Och det kan man kanske ha förståelse för, för det är inte den typen av funktionalitet som hamnar i fokus när molnlösningen ska säljas”, säger Dennis Zachariasen. Han anser att många API:er fungerar utmärkt, men att man ska vara försiktig med att låta sig förblindas och tro att integrationen ska fungera bara för att det rör sig om ett API. ”Det är inte alla API:er som är skickligt designade och genomarbetade.”

Hybridmoln – det bästa från två världar De flesta företag har så kallade legacysystem, gamla trotjänare som är väl inarbetade i verksamhetens arbetssätt och bland medarbetarna. Dessa kan fungera bra och täcka behovet. Men det är också möjligt att de kanske borde ersättas av eller uppdateras med modernare lösningar, men att detta av många skäl inte prioriteras eller inte är realistiskt. De finns där och i vissa organisationer är de avgörande för att verksamheten ska fungera. Dessa system ska i så fall integreras med molnlösningarna. Ett sätt att göra det är med ett så kallat hybridmoln där nätverket av legacysystem flätas ihop med huvudsystemet och systemen sedan flyttas till molnet ett steg åt gången under en lämplig tidsperiod. Man kan också göra motsatsen: lägga system i molnet och integrera dem med ett affärssystem som är on premises. I många fall är en hybridmodell det enda realistiska om företaget ska slippa mycket stora utgifter för nya system och samtidigt undvika de stora riskerna med att byta ut flera system samtidigt.

Med en hybridmodell finns det en rad frågor att ställa sig, t.ex. följande:

• Vad planerar du att flytta till molnet?

• Hur säkrar du en bra integration mellan legacysystem och molnsystem (som uppdateras löpande) eller omvänt?

• Vilken plan har du för att byta ut program över tid?

• Hur ser kostnadsbilden ut om en del lösningar finns i molnet och andra on premises?

• Hur skapar du ett gemensamt datagränssnitt så att legacysystem och molnsystem samarbetar?

Ordning på grunddata ”Kraven på datakvalitet, datadisciplin och grunddatahantering är i princip desamma i molnet som i on premises-lösningar. Alltihop är oerhört viktigt i båda fallen”, säger Lars Kyed och Morten Buch från GS1 Denmark.

White Paper

21

GS1Trade Sync, en databas för produktdata som drivs av non profit-organisationen GS1, och lösningen Trade Exact, en tjänst som kontrollerar grunddata för en fysisk produkt mot de data som företaget har angett i GS1Trade Sync. Det kan vara grunddata som höjd, längd, vikt och ingredienser, vilka måste stämma när varor flyter in till ett helautomatiskt lager på en dagligvarukoncern. ”En dagligvarukedja kontrollerade under 2015 alla grunddata för varor som levererades till deras lager. Det visade sig att det fanns felaktigheter i 60 procent av all logistikgrunddata. Felprocenten för ingredienser och allergener var ännu högre”, säger Morten Buch.

”Ju mer data man delar, desto bättre ordning måste man ha på grunddata och processer. När man lägger IT i molnet har man inte samma möjligheter att låta rutinerade medarbetare korrigera data manuellt eller rätta till dem med ett skript, för eventuellt har man inte åtkomst till databasen och man äger inte infrastrukturen. Så innan du delar data i molnet ska du se till att kvaliteten är god. Alla parter måste vara överens om var grunddata finns, vem som ansvarar för kvaliteten och hur datan ska hanteras i framtiden. Det är också viktigt att alla parter använder standarder så att man t.ex. är överens om vad som är längd och bredd på en vara. Om det finns felaktigheter i grunddata kommer alla andra aktiviteter och transaktioner att baseras på en felaktig grund och det skapar massor av problem, förluster och ineffektivitet”, säger Lars Kyed.

Professor Jan Stentoft från Syddansk Universitet instämmer i att grunddata ofta försummas och att det är viktigt att hantera dem rätt vid en flytt till molnet.

Enligt honom kostar dåliga grunddata miljardtals kronor för företag på grund av sådant som:

• Extra logistikkostnader för dubbelhantering, returvaror, expressleveranser och felrättning

• Utebliven försäljning på grund av otillräcklig och inkonsekvent marknadskommunikation

• Förluster på grund av felaktiga kampanjpriser

• Extraarbete på butiksgolvet för att justera felleveranser, felaktiga priser, otillräcklig och långsam information m.m.

• Osv. – listan kan göras lång.

Problemet är mycket utbrett och medför stora kostnader. Mindre än en femtedel av alla danska företag har ordning på sin masterdata eller grunddata. Det framgår av en undersökning som lektor Anders Haug och professor Jan Stentoft från Syddansk Universitet genomförde 2009, och ingenting tyder på att situationen har förbättrats sedan dess.

Professorn anser inte att problemet beror på att kunskapen saknas: ”Alla chefer vet att dålig indata ger dålig utdata. Men trots det får grunddata aldrig någon strategisk uppmärksamhet. Det handlar nog dels om förträngning, dels om att grunddata inte är så sexigt. Det ger ingen status eller prestige att jobba med grunddata.”

White Paper

22

Jan Stentoft framhäver att kvaliteten på grunddata är viktig oavsett om företaget använder on premises- eller molnlösning, men menar att en flytt till molnet kan vara ett bra tillfälle att gå till botten med problemet. Han ger sex råd för hur verksamheter kan förbättra kvaliteten på sina grunddata:

• Ange tydligt vem eller vilka som har ansvaret för att underhålla grunddata. På många ställen finns det ingen tydlig ansvarsfördelning.

• Gör datadisciplin och underhåll av grunddata till en integrerad del av incitamentsstrukturen och målstyrningen.

• Inför fasta rutiner eller processer för kontroll av data.

• Stärk medarbetarnas kompetens så att relevanta medarbetare förstår hur viktigt det är med korrekta grunddata för nästan alla delar av verksamheten.

• Erbjud medarbetarna bra, enkla och användarvänliga IT-verktyg.

• Följ upp, följ upp och följ upp, systematiskt och varaktigt.

Flexibilitet ”Molnet öppnar nya möjligheter till ökad teknisk flexibilitet. ”Några av de främsta fördelarna med att ha IT-applikationer och inte minst affärssystem i molnet är skalbarhet, flexibilitet och transparens, där det sistnämnda handlar om att man får bättre insyn i verksamheten. Det finns ett nära samband mellan teknisk flexibilitet och affärsstrategisk flexibilitet”, säger Thomas Ødum Halse, som är Product Marketing Manager på Microsoft.

Flexibiliteten märks bland annat inom följande tre områden:

• Time to deploy, eller implementeringstiden för nya funktioner och tjänster, blir kortare eftersom standardsystemet gör att man snabbare kan utöka med tillägg, branschlösningar och liknande.

• Man kan upprätta och lägga ner en utvecklingsmiljö med en knapptryckning. Det gör det möjligt att komma igång snabbt och att misslyckas snabbt (”fail fast”).

• Uppdateringar blir enklare att installera eftersom extensions och appar kommer att påminna mer om den modell som Apple eller Google har på konsumentmarknaden, där operativsystemet kan uppdateras och alla appar integreras med den nya versionen.

Den tekniska flexibiliteten ger också större flexibilitet på det affärsstrategiska planet och gör företaget bättre rustat att utnyttja disruptiva affärsmodeller eller hantera att konkurrenterna gör det.

”Standardsystemet är enhetligt både om man ser till den tekniska miljön och till själva applikationen. Det gör systemet enkelt och överskådligt att administrera, ge support för och utveckla vidare. Det skapar hög säkerhet och stor flexibilitet. Microsofts ambition är att se till att grundsystemet alltid har tillräckligt med djup och bredd för att stödja en effektiv verksamhet samtidigt som det ska vara användarvänligt och ge verksamheten utrymme att växa”, säger Thomas Ødum Halse. ”Nya Dynamics 365 finns med alternativ för en eller flera produkter och olika typer av användare. Själva standardlösningen kan sedan byggas ut med branschslösningar eller funktionsspecifika appar.

White Paper

23

De olika delarna i lösningen sätts ihop ungefär som legobitar i ett legohus.” Se figur 4.

Figur 4. Microsoft Dynamics 365 består av en standardlösning med en mängd olika tillägg som kan klickas fast på basen ungefär som legobitar.

Thomas Munksgaard, DXC, instämmer i att skalbarhet och flexibilitet är den allra största fördelen med molnet. ”Molnlösningar är enklare att rulla ut i flera länder eftersom de globala molnlösningarna redan har alla anpassningar av språk, valuta och juridiska aspekter. Det blir också betydligt enklare att integrera sakernas internet och big data i systemlandskapet och affärsstrategin, liksom det rent praktiskt blir enklare att hantera en växande medarbetarstyrka.”

Projektplan och -risker När ett företag inleder ett molnprojekt finns det som i alla projekt risker att hantera. Den viktigaste faktorn för ett bra genomförande är att man har en bra projektplan eller roadmap som bygger på verksamhetens digitala strategi, inkluderar alla viktiga aspekter och säkrar att alla moment i molnflytten genomförs i rätt ordning.

Att flytta hela affärssystemet till molnet eller välja en hybridlösning är som redan påpekats ett viktigt led i digitaliseringen av verksamheten.

Dessa båda modeller svarar mot det som vi i inledningen kallar ”Win-modellen” (fullständig flytt) respektive ”Train-modellen” (hybridmodellen). Båda varianterna har sina för- och nackdelar.

Valet mellan molnet och on premises kan jämföras med valet mellan att köpa och hyra din nya bil. Följande är några exempel på vanliga funderingar i det sammanhanget:

• Det kommer ofta nya modeller.

• Den nyaste är alltid bättre och snabbare.

• Har jag verkligen behov av det?

• Det är dyrt att uppgradera.

• Min nuvarande bil fungerar bra.

White Paper

24

En jämförelse mellan för- och nackdelar med en on premises- respektive molnlösning skulle kunna se ut så här:

En bra projektplan innehåller i grova drag sex steg:

1. Analysera nuvarande verksamhet och strategi i en digital kontext.

2. Utarbeta en digital strategi.

3. Utarbeta ett business case för den digitala omställningen.

4. Förbered en digital roadmap.

5. Genomför, eventuellt med ett agilt tillvägagångssätt där du accepterar fel, lär dig av misstagen och gör rättelser längs vägen.

6. Bedöm och utvärdera.

Överväganden som kan ligga bakom vart och ett av de sex stegen:

1) Det här steget skulle kunna vara en intensiv röntgenanalys som görs under en vecka. Ledning och nyckelmedarbetare analyserar gemensamt viktiga aspekter som affärsmodell, värdekedja, de kundnära delarna av verksamhet och processer, produkter och tjänster, datafångst och -modell, plattformsarkitektur, bedömning av hur sårbart företaget är för disruptiva affärsmodeller osv.

2) Relevanta frågor kan vara: Hur ser företaget sig självt om 5–10 år? Hur svarar det mot den nuvarande IT-miljön? Finns det digital teknik som kan hjälpa företaget i rätt riktning (exempelvis är en molnlösning utmärkt om man ska utvidga till fler länder)? Vad behöver vi göra innan vi kan använda dessa tekniker? (Det är t.ex. viktigt att ha ordning på data innan man installerar en stor Business Analytics-lösning). Vilka kompetenser kräver det? Och behövs det några större IT-investeringar som inte ryms inom nuvarande budget därför att man vill använda IT mer proaktivt? Många av de beslut som måste fattas kring IT-planen är strategiska.

3) Några exempel på centrala frågor: Vilken omsättningspotential finns i bättre processer för leadsgenerering, processer för pipelinemanagement, merförsäljning osv? Vilken potential finns för bättre resultat, lägre kostnader och bättre beslut?

FÖRDELAR:

• Skalbarhet och globalisering

• Hållbar plattform

• Kontrollerad kundanpassning (med vägledning från leverantören)

• Outsourcing av 24/7-drift, infrastruktur och säkerhet

• Automatiskt underhåll/uppgradering

• Kan anpassas helt efter dina behov

• Full kontroll över data och system

• Kontroll över tidpunkt för uppgradering

• Egna resurser för underhåll och support

NACKDELAR:

• One size fits all

• Begränsade möjligheter att anpassa systemet

• Ändrad licensstruktur

• Kräver tekniska resurser

• Dyrt att underhålla/uppgradera

• Begränsad skalbarhet

• Okänd livslängd

LÖSNING:

MOLN:

ON PREMISES

White Paper

25

4) Av din digitala roadmap ska det framgå vem som ska göra vad när och i vilken ordning. Den bygger på svaren på de frågor som hanterats i processens första tre steg.

5) Genomförandet kräver disciplin och struktur. Data ska vara tillgänglig, avtalen ska vara på plats och det ska finnas en uttalad vilja att följa dem. Ouppfyllda förväntningar skapar stor osäkerhet och hindrar genomförandet. Ett agilt tillvägagångssätt där man satsar på snabba utvecklingssprintar och snabbt lärande kan vara en fördel. Då prioriteras alla insatser utifrån det affärsvärde de skapar. De första tre stegen drivs av ledningen och eventuellt av superanvändare, men här i genomförandefasen är det mycket viktigt att medarbetarna involveras ordentligt. Det uppnås genom intensiv kommunikation som hjälper dem att se poängen med förändringarna och omställningen.

6) I förlängningen av det agila tillvägagångssättet i genomförandet är det viktigt att löpande bedöma, utvärdera och vid behov snabbt korrigera om företaget och projektgruppen märker att genomförandet inte leder till de förväntade vinsterna. Det är viktigt att löpande kritiskt undersöka om åtgärderna har effekt eller inte. Om de inte fungerar behövs en korrigering.

Professor Charles Møller pekar på en rad faktorer som företag bör vara uppmärksamma på när de genomför molnprojekt:

• Formulera krav och behov noggrant och exakt.

• Analysera integrationsuppgiften i förväg. Vem som ska hantera den?

• Analysera säkerhet och integritet. Vem har åtkomst till vilken data? Och hur ska verksamheten se till att följa EU:s nya dataskyddsförordning?

• Få ordning på grunddata innan den läggs upp i molnet. Annars kommer det att uppstå problem, och det kan vara svårare att rätta till datan i molnet än on premises.

• Inse att behovet av och möjligheterna till IT-support kommer att förändras. IT-supporten kommer att flyttas från den interna IT-avdelningen till en extern leverantör. Stäm av förväntningar på reaktionstider och serviceavtal.

Charles Møller pekar också på en annan riskkälla, nämligen att det just nu pågår en kamp om vilket molnekosystem som ska bli dominerande. Den kampen kan påminna om den mellan VHS- och Betamax-standarderna för videoband när det begav sig. Företagen som konkurrerar om att bli dominerande på molnmarknaden är Amazon, Microsoft Azure, Google och IBM.

Säkerhet och datatillgänglighet är två aspekter som brukar uppfattas som risker med att flytta sin IT till molnet. Säkerheten står förstås högt på dagordningen för ledningen och IT-avdelningen. ”Många tror att säkerheten är sämre i molnet, men det håller jag inte med om. Min bedömning är att det går att få högre säkerhet i molnet än on premises, helt enkelt därför att molnleverantörer har mer muskler och större kompetens att hantera säkerhet än företagens relativt små IT-avdelningar, där ett litet antal medarbetare måste ha kompetens inom en mängd områden”, säger Charles Møller.

White Paper

DXC Technology SverigeGustav III:s Boulevard 36 169 85 StockholmSverigeT +46 (0)10-5201600

Om DXC TechnologyDXC Technology är världens ledande oberoende leverantör av IT-tjänster. Företaget hanterar och moderniserar affärskritiska system och integrerar dem med nya digitala lösningar som skapar mervärde. Företagets globala räckvidd, expertis, innovationsplattformar, teknikoberoende och omfattande partnernätverk möjliggör för mer än 6 000 privata och offentliga kunder i 70 länder att utvecklas och växa med förändringar. Mer information finns på www.dxc.technology.

© 2019 DXC Technology Company. All rights reserved.

Get the insights that matter.www.dxc.technology/optin

EG-058S. Augusti 2019

AvslutningMolnet kommer att vara oumbärligt för de flesta verksamheter i framtiden. Många leverantörer av affärssystem håller på att ta steget till molnet och på sikt kommer alla utvecklingsinsatser att koncentreras dit. När och hur ett företag flyttar sin IT till molnet kommer dock att variera kraftigt mellan olika verksamheter. Men en sak är säker: alla företag måste börja diskutera om, när och hur de bör flytta sin IT till molnet och det krävs ett grundligt förarbete innan man kan ta det beslutet.

Tyvärr finns inga allmängiltiga råd som gäller alla verksamheter. De analyser, reflektioner och rekommendationer som sammanställts här kan vara en hjälp i överläggningarna. Men i slutändan måste du undersöka din egen verksamhet och hur IT används i just din organisation.

Learn more at www.dxc.technology