Att samverka – hur och varför

Anna Pegelow – e-delegationen

Anna Johansson - Tillväxtverket

Grundläggande krav

Myndighetsförordningen:

3 § Myndighetens ledning ansvarar inför regeringen för verksamheten

och skall se till att den bedrivs effektivt och enligt gällande rätt och

de förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i Europeiska

unionen, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt

samt att myndigheten hushållar väl med statens medel.

6 § Myndigheten skall fortlöpande utveckla verksamheten.

Myndigheten skall verka för att genom samarbete med

myndigheter och andra ta till vara de fördelar som kan vinnas för

enskilda samt för staten som helhet.

Kundernas förväntningar

Lös mitt ärende!

Idag är du koordinatorn. I morgon är det förvaltningen

som koordinerar.

Varför samverka?

En förutsättning för en innovativ och effektiv förvaltning

Vad gör E-delegationen?

Vilka är med i E-delegationen?

16 mest IT-intensiva myndigheterna och SKL

Regeringens e-förvaltningsstrategi

• Enklare

• Öppnare

• Effektivare

Gemensamma tjänster och information Tjänster och

information från en

enskild organisation

Gemensamt Enskilt Näringslivet

e-legitimation Mina ärenden

Mina fullmakter Mina meddelanden Effektivare

Infoförsörjning.

E-arkiv och e-

diarium

Företagare Student Bostadslös Förälder Nyanländ Sjuk Arbetslös

Tjänster och

information från

privata sektorn

xx xx xx

Efterlevande

Enklare Öppnare Effektivare

Förutsättningar för samverkan (vägledningar, standarder, arkitektur, informationsförsörjning)

Metod för Utveckling i Samverkan

11

12

13

Skapa en gemensam problembild/målbild

• Utgå alltid från användarens

behov

• Utgå inte från att vi känner till

dem

– Involvera målgruppen

• Analysera vilket problem som

ska lösas

Behovsdriven utveckling

• Ta sikte på den förändring vi vill uppnå!

• Hur beräknar vi nyttan

• Vem är ansvarig för att nyttan uppnås

- Förändringsledning!

• Arbeta med tidiga committments och

anslutningsplaner!

Nyttorealisering

Finansieringsmodell

• Hur delar vi på kostnaderna för

utveckling och drift / förvaltning

• Vem betalar för användarnyttan

• Vilka avtal behöver vi skriva

• ”Finansieringsparadoxen”

18

Rättsliga förutsättningar

• Använd juristen på rätt sätt

• Olika tolkningar av samma

regelverk

• Vad gäller i samverkan för t.ex.

– Upphandling

– Diarieföring

– Dela handlingar

– Etc..

19

Kommunikation

• Vem är avsändare

• Uppfattar kunden vilken myndighet som är ansvarig när

gränserna suddas ut

• Olika strategier för att t.ex. finnas i sociala media,

medverka på mässor etc.

• Hur - och när - ”säljer vi in” den nya tjänsten

Arkitektur och

återanvändning

• Använder vi samma begrepp för samma saker

• Gemensamma principer och standarder för hur vi bygger

lösningen

• Vad finns det som vi kan återanvända

Informationssäkerhet

• Vem äger vilken information när i

den gemensamma kundprocessen

• Olika skyddsnivåer för olika

information

Gemensam förvaltning

• Ta höjd för förvaltningen

redan vid projektstart

• Involvera de som ska

ansvara för förvaltningen i

projektet

• Ingår den gemensamma

tjänsten i kärnverksamheten

Organisation och beslutsmodeller

KONSENSUS STARKAST BESTÄMMER

UTPEKAT ANSVAR SVAGASTE LÄNKEN

Resurser och kompetens

• Hantera olika kulturer

• Ta vara på olikheter

• Bemanna med rätt

kompetens

Stöd:

Metod för Utveckling i Samverkan

Finansiering Finns förslag på hur

kommande förstudie

finansieras?

Finns en idé om hur

utvecklingen som helhet kan

finansieras?

H ar avstämning gjorts

gentemot vägledning för

Affärsmodell (är under

framtagning) gällande

alternativ för finansiering?

H ar avstämning gjorts

gentemot vägledning för

Affärsmodell (är under

framtagning) gällande

alternativ för den utvecklade

produkten/ tjänsten?

Finns framtagna

finansieringsförslag per i

förstudien beskrivna

lösningsalternativ?

Finns konkretiserat förslag på

finansiering för

genomförande?

Finns beslutad

finansieringsmodell för

utveckling och införande?

Finns förankrat förslag för

kostnadsfördelning mellan

ingående parter?

Finns förankrat förslag på

affärsmodell för förvaltning?

Finns beslutad

kostnadsfördelning och

förankrat åtagande hos

ingående parter?

Finns beslut på affärsmodell

för produkten/ tjänsten, med

exempelvis prismodell och

modell för finansiering av drift

och förvaltning?

Finns avtal kring anslutning

upprättade mellan

samverkanspartners?

Finns avtal med nyttjare av

produkten/ tjänsten?

Finns etablerade

finansieringsavtal med drift-

och

förvaltningsorganisation?

Finns förslag på hur

kommande nyttouppföljning

ska finansieras?

Finns beskrivning på effekt i

relation till inversterat kapital?

Förvaltning N / A Finns förslag på

förvaltningsorganisation

som innehållande

ansvarsfördelning och

finansiering?

H ur säkerställs en

förvaltningsbar lösning?

Är förslag på förvaltnings-

organisation förankrad med

aktuella samverkanspartners?

Finns det tydlig beskrivna

objekten som ska lämnas över

till förvaltning/ förvaltningar?

Finns detaljerat förslag på

förvaltningsorganisation

som innehåller förslag på

ansvarsfördelning och

finansiering som är

förankrad med aktuella

samverkanspartners?

Finns förslag på

förvaltningsmodell som

stödjer samverkan (för

ärendehantering, incident,

ändring, finansiering,

planering, vidareutveckling,

mm)?

Finns ett tydligt, förstått och

accepterat förvaltnings-

uppdrag för samtliga

samverkanspartners?

H ar det skett förändringar

mot ursprunglig plan som

påverkar förslag till

förvaltning inom organisation,

modell och objekt?

Finns det en finansierad

förvaltningsplan?

Vilka krav ställer

förvaltningsorganisationen på

dokumentation?

Finns en bemannad och

resurssatt förvaltnings-

organisation?

Finns det en tydlig tidsplan

för när överlämning ska ske,

från utvecklande/ införande-

organisation till

förvaltningsorganisation?

Finns en överlämningsplan

till förvaltning framtagen?

Finns etablerad styrning

mellan samverkanspartners

med kontinuerlig förbättring

och utveckling?

H ar förvaltnings-

organisationen förstått och

accepterad sin roll kopplat

till beskriven

nyttorealisering?

Finns erforderlig

dokumentation framtagen

och överlämnad till

förvaltning?

N / A

Informationssäkerhet Finns informations-

livscykeln dokumenterad?

Är kontaktperson för

informationssäkerhet utsedd

i utvecklings-insatsen?

Är målgruppernas behov av

informationssäkerhet

identifierat?

H ar övergripande riskanalys

genomförts ur ett

samhällsperspektiv?

Finns processen identifierad

för informationshanteringen

i utvecklad e-tjänst?

Är analys av aggregerad

information i synnerhet

avseende informationens

livcykel och ur ett juridiskt

perspektiv genomförd?

Är fördjupad riskanalys ur

informationssäkerhets-

synpunkt genomförd?

Finns kravställningar ur

informationssäkerhets-

synpunkt på

kunder/ slutanvändare

framtagna?

Finns beskrivning av

skyddsnivåer som krävs i

tjänsten för att matcha

målgruppernas behov av

säkerhet (ska kunna matchas

mot kundernas

informationsklassning)?

Är analys av beroenden mot

andra tjänster och funktioner

samt integrationer är

genomförd?

Finns krav på lagring och

gallring framtagna med

lösningsförslag?

Finns beskrivning av ansvar

för informationsägare och

systemägare?

Finns detaljerade

beskrivningar över

beroenden framtagna,

inklusive beskrivning hur

leverans från dessa

beroenden ska säkerställas?

Är analys av

kompetensbehov gällande

informationssäkerhet under

hela informations livscykeln

genomförd?

Analys av behov av

underleverantörer

genomförd?

H ar tillgänglighetskrav

(kontinuitetsplanering för

leverantör) tagits fram och

finns överenskommelse?

Finns detaljerade

beskrivningar av skyddsnivåer

framtagna?

Är utformningen av

säkerhetslösningar i nivå med

kravställda säkerhetsnivåer?

H ar styrande dokument för

informationssäkerhet tagits

fram för utvecklad tjänst?

H ar avtalsvillkor ur

informationssäkerhetssynpun

kt tagits fram?

H ar test och drifts-

godkännande genomförts av

säkerhetslösningar?

Finns process för fortlöpande

kravställning inom

informationssäkerhet

kund/ leverantör framtagen?

H ar program för

information och utbildning i

informationssäkerhet

kopplat till tjänsten tagits

fram?

H ar kommande

förvaltningsorganisation

tagit del av styrande

dokument gällande

informationssäkerhet och

avtalat att följa dessa?

H ar avtal/ överenskommelse

slutits mellan leverantör och

kunder i säkerhetsfrågor?

H ar leveransgodkännande av

tjänstens eller lösningens

informationssäkerhet skett?

H ar revisionsprogram

gällande informations-

säkerhet tagits fram för

tjänsten?

N / A

Ta fram lösnings-alternativ

Identifiera behov Detaljera

vald lösning Utveckla Införa

Etablera förvaltning

Realisera nyttor Initiera

• Digital samverkan

• Nyttorealisering

• Sociala medier

• Direktåtkomst

• Behovsdriven utveckling

• Webbutveckling

• Återanvändning av offentlig information (PSI)

• m.m.

Vägledningar

Kontakt:

anna.johansson@tillvaxtverket.se

anna.pegelow@regeringskansliet.se

Tack!