Att investera i lösningar för Talent och Performance Management - Hur ta fram beslutsunderlag?

Calle Blomberg, GreenBullet Solutions AB Anders Bevegård, CatalystOne Solutions AB

6 september 2013

Agenda

• Introduktion• Varför systemstöd?• Hur ta fram beslutsunderlag?• Exempel på beslutsunderlag och ROI-kalkyl• Frågor

- Konsultbolag inom Talent Management- Kontor i Stockholm och Göteborg- Stor erfarenhet av oberoende utvärderingar, process- och

verktygsimplementation och förvaltning av Talent management-system

Exempel på kunder:

- Programvara och expertis inom Talent&Performance Management samt HRIS- Ledande nordisk leverantör av molnlösningar- Nordiska kunder med global närvaro

Exempel på kunder:

?

Vanliga misstag• Förslag till lösning utan klar koppling till bakomliggande problemställningar• Inget koppling till överordnad strategi• Oklar målbild• Bristande eller obefintlig kostnads/intäktskalkyl• Bristande risk/konsekvens-analys

KostnadsbesparingarMer effektiva

processer

Strategiska effekter Utvecklat beslutsstöd

Förväntade effekter och vinster

KostnadsbesparingarMer effektiva

processer

Strategiska effekterUtvecklat

beslutsstöd

• Frigörande av administrativ tid för HR, chefer och medarbetare

• Reducerad personalkostnad

• Lägre personalomsättning

• Reducerad sjukfrånvaro

• Bättre styrning av medarbetarsamtalsprocessen

• Bättre kontroll

• Samlad översikt

KostnadsbesparingarMer effektiva

processer

Strategiska effekterUtvecklat

beslutsstöd

KostnadsbesparingarMer effektiva

processer

Strategiska effekterUtvecklat

beslutsstöd

• Mer likformade, kvalitetssäkrade processer

• Nöjdare personal

• Nöjdare kunder

KostnadsbesparingarMer effektiva

processer

Strategiska effekterUtvecklat

beslutsstöd

• Mer kvalitativ data

• Statistik och uppföljning

• Rapporter

Exempel: En kunds huvudargument till att investera i en Talent management-lösning

HR

• Tillgång till information om anställda och möjlighet att dela denna till HR-verksamma inom andra delar av organisationen

• Spendera mindre tid på administration och mer på strategiskt arbete

Ledning

• Arbeta mer effektivt med team och mål

• Ökad synlighet och transparens avseende mål

• Ökad vinst genom engagerade medarbetare

Anställda

• Möjlighet att ta större ansvar för karriär och utveckling

GreenBullets metodik

• Förstå nuläge och önskat läge avseende mål och omfattning med en Vision Workshop tillsammans med processägare

• Utgå sedan från de processer och arbetsflöden som utgör grunden för strategiska HR-processer idag

• Skaffa en översiktlig bild över marknaden och prisnivå.

• Bryt ner till krav eller “user stories” som prioriteras. Ta reda på hur väl dessa kan implementeras i de olika plattformarna

• Titta även på icke-funktionella krav som drift, användbarhet och leverantörernas finansiella stabilitet

• Bjud in ett fåtal leverantörer

Några råd

• Börja med processen, analysera nuläge och önskat läge• Hjälp leverantörerna förstå• Engagera leverantörerna i processen och lär av dem• Se långsiktigt – finns det möjligheter att utöka antal processer i framtiden?• Se över hur användaradministrationen kommer se ut• SaaS-/molntjänster innebär att systemet enkelt kan rullas ut stegvis utan

onödiga kostnader• Rätt bemannat projekt oerhört viktigt för en lyckad implementation – gäller

såväl leverantör, slutkund som tredjeparts-leverantörer och konsulter• Ta referenser• Externt stöd sparar ofta både tid och pengar

”Performance management without a tool is not going to happen” (Large utilities corporation)

Ett stödjande verktyg är A och O…

…men ett verktyg är bara en faktor i lösningen!

Strategiskriktning

Effektivt verktyg

Användnings-gradx x=Affärs-nytta

Drivkrafterna bakom Performance Management

Talang- och prestationsledning

Ökat engagemang

Ökad produktivitet Ökad kundnöjdhet

Reducerade kostnader och ökade intäkter

Lägre oönskad personalrörlighet

Lägre sjukfrånvaro

Tydligare riktning

Bättre återkoppling

Belöning efter prestation

Rätt person på rätt position

Målinriktad kompetensstyrning

Omsättning per anställd är i snitt 26% högre i företag med ett effektivt Talent MgmtPersonalomsättning är i snitt 40% lägre bland nyckelmedarbetare. (Bersin&Associates)

Grundprinciperna för den ekonomiska bedömningen av beslutsunderlaget

Nyttor

Finansiella såsom ökad omsättning, sänkt kostnad och ökad vinst

Icke finansiella såsom ökad arbetsglädje, engagemang, minskad personalomsättning, ökad produktivitet och effektivitet

Kostnader

Direkta såsom licens, drift, support och konsultstöd

Indirekta såsom intern tidsåtgång och konsekvenser för omgivande processer och system

Exempel på finansiella nyttorFinansiella Nyttor

Ökat fokus på värdeadderande arbete (I linje med strategin)

Ökad produktivitet (Rätt person på rätt roll, effektivare samarbete, kunskapsdelning, transparens)Minskad personalomsättning (Synliggör och belöna prestation, återkoppling mm)

Minskad sjukfrånvaro (Rätt roll, lagom belastning, återkoppling)

Effektivare hävstång på rörlig lön och bonusmedel (Individanpassad bonusmodell)

Effektivare hävstång av kompetensutvecklingsmedel (Individanpassad kompetensutveckling)

Exempel på icke-finansiella nyttorIcke-finansiella nyttor

Online åtkomst till all relevant information

Mer historik ger spårbarhet, säkrare bedömningar och möjlighet till trendanalys

Möjliggör faktisk nedbrytning och koppling av företagsmål till individuella mål

Möjliggör effektiv uppföljning av progress och framtagning av rapporter

Ger HR bättre verktyg att arbeta mer strategiskt

Ger chefer bättre verktyg att arbeta med faktabaserat ledarskap

Möjliggör mer frekvent målstyrning och ett agilt ledarskap

Belöning efter prestation baserat på faktiska resultat

Karriärutveckling baserat på faktiska prestationer

Kompetensutveckling baserad på faktiska mål och resultat

Säkrare och mer normerade bedömningar

Inverkan på Employer Branding och rekrytering

Grunddata:Antal anställda som ska använda programvaran 150Genomsnittlig årslön per anställd (i tusen kronor) 500Totala personalkostnader i förhållande till årslön (som faktor) 1,5Sjukfrånvaro (i procent) 3%Årlig budget för kompetensutveckling (i tusen kronor) 1 500Årlig budget för prestationsbaserad bonus (i tusen kronor) 6 000Personalomsättning (i procent) 5%

Ökad produktivitet: Kronor per år

Genomsnittligt värdeskapande per anställd relativt årslön (som faktor) 1,2Uppskattad produktivitetsförbättring via bättre talang- och prestationsledning (i procent) 1%

Värde av ökad produktivitet 1 350 000

Minskad sjukfrånvaro Kronor per år

Estimerad minskad sjukfrånvaro (i procentpoäng) 1,0 %Kostnadsbesparing per anställd (i kronor) 7500

Total kostnadsbesparing vid minskad sjukfrånvaro 1 125 000

Minskad personalomsättning Kronor per år

Estimerad minskad personalomsättning (i procentpoäng) 1%

Kostnad för att ersätta en anställd (i tusen kronor) 500

Kostnadsbesparing vid reducerad personalomsättning 750 000

Ökad hävstång av bonus- och kompetensutvecklingsmedel Kronor per år

Effektförbättring via mer målstyrt och individanpassat användande av kompetensutvecklingsmedel (i procent) 5% 75 000Effektförbättring via starkare korrelation mellan bonus och prestationer ( i procent) 5% 300 000

Total effektförbättring av bonus- og kompetensutvecklingsmedel 375 000

Total årlig ROI (i kronor) 3 600 000

BeräkningVärdeskapande per anställd per år 900 000

Effekten av ökad kundnöjdhet är inte inkluderat

Estimerad ROI vid införande av Performance Management-lösning

1. Executive Summary

2. Dagens situation, problembeskrivning

3. Förväntade effekter av initiativet

4. Lösningsförslag

5. Kost/nytto-kalkyl

6. Övergripande projektplan

7. Risk/konsekvens-analys

8. Konklusion och rekommendation

Struktur för ett beslutsunderlag

Beslutsunderlag- en uppsummering

• Identifiera problem, rotorsaker och konsekvenser. Kvantifiera dessa

• Koppla beslutsunderlaget till övergripande mål och strategi

• Var så konkret som möjligt i kost-/nyttoanalysen

• Gör en risk/konsekvens-analys

Frågor?

Tack för oss och hör gärna av er!

Calle Blomberg, GreenBullet Solutions ABcalle.blomberg@greenbullet.se / 073-5200218

Anders Bevegård, CatalystOne Solutions ASabevegard@catalystone.com / 076-6351988