No. Keluaran : 01

No. Pindaan : 00

Tarikh kuatkuasa : 1 FEBRUARI 2008

PROSEDUR WAJIB KKM-BKP-PKW-03

PROSEDUR AUDIT

DALAMAN

M/Surat :1/6

PROSEDUR AUDIT DALAMAN

DISEDIAKAN OLEH: ………………………………………..….......

(TANDATANGAN)

NAMA : JANAKI RAGHAVAN JAWATAN : WAKIL PENGURUSAN TARIKH : 1 FEBRUARI 2008

DILULUSKAN OLEH: ………………………………………..……….

(TANDATANGAN)

NAMA : NOOR MAJIDAH BINTI WALLAD JAWATAN: SETIAUSAHA BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN TARIKH : 1 FEBRUARI 2008

No. Keluaran : 01

No. Pindaan : 00

Tarikh kuatkuasa : 1 FEBRUARI 2008

PROSEDUR WAJIB KKM-BKP-PKW-03

PROSEDUR AUDIT

DALAMAN

M/Surat :2/6

B-BKP-PKW-01/05

REKOD PINDAAN

Bil. Keluaran / Pindaan

Tarikh Bahagian / Muka Surat

Keterangan Ringkas

Diluluskan Oleh

NO. KELUARAN : 1

No. Keluaran : 01

No. Pindaan : 00

Tarikh kuatkuasa : 1 FEBRUARI 2008

PROSEDUR WAJIB KKM-BKP-PKW-03

PROSEDUR AUDIT

DALAMAN

M/Surat :3/6

1. OBJEKTIF

Untuk menerangkan kaedah pelaksanaan audit dalaman di dalam organisasi. 2. SKOP

Prosedur ini digunakan oleh anggotakerja yang terlibat didalam menjalankan audit dalaman.

3. RUJUKAN - MS ISO 9001:2000 fasal 8.2.2

- Jadual Audit Dalaman

- Pelan Audit

- Nota Audit

- Borang Ketidapatuhan

- Senarai Kehadiran - Laporan Ringkasan Audit

4. SINGKATAN AI - Audit dalaman WP - Wakil pengurusan SPK - Sistem Pengurusan Kualiti NCR - Borang Ketidakpatuhan KA - Ketua Juruaudit

5. PROSEDUR BIL

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

5.1

WP

Perancangan audit

Bertanggungjawab menyediakan jadual audit dalaman dengan mengambilkira status dan kepentingan bahagian atau proses yang akan diaudit dan juga hasil audit yang terdahulu. Setiap elemen SPK akan diaudit sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh 12 bulan. Audit dalaman dilaksanakan bagi memastikan sistem pengurusan kualiti sesebuah organisasi memenuhi keperluan MS ISO 9001:2000 serta dokumentasi yang diwujudkan. Di samping memastikan SPK dilaksanakan, dikekalkan dan efektif

No. Keluaran : 01

No. Pindaan : 00

Tarikh kuatkuasa : 1 FEBRUARI 2008

PROSEDUR WAJIB KKM-BKP-PKW-03

PROSEDUR AUDIT

DALAMAN

M/Surat :4/6

5.2 KA

Ketua audit dan juruaudit akan melaksanakan audit di bahagian atau aktiviti yang tiada kaitan langsung dengan bidangtugasnya. Mereka yang terpilih mestilah telah menghadiri latihan berkaitan dengan keperluan-keperluan ISO dan audit dalaman.

5.3 KA hendaklah menyediakan pelan audit dan memaklumkan jadual/tarikh audit kepada pihak yang akan diaudit. Kumpulan juruaudit perlu menganalisa dokumen berkaitan dengan cawangan yang akan di audit dan menyemak laporan audit yang terdahulu bagi tujuan perancangan audit. Pastikan dokumen berikut disediakan kepada juruaudit:

a) Nota audit

b) Borang ketidakpatuhan

c) Senarai kehadiran

Laporan ringkasan audit

5.4 KA Pelaksanaan audit

Mengadakan mesyuarat pembukaan bersama pihak yang diaudit bagi menerangkan audit program dan mendapatkan persetujuan berkenaan skop dan objektif audit, masa dan tempat bagi mengadakan mesyuarat penutup.

Aktiviti audit akan dilaksanakan di cawangan aktiviti berkaitan dijalankan. Semasa audit, juruaudit akan :

a) Menemubual dengan orang yang menjalankan tugas

b) Membandingkan pelaksanaan dengan prosedur

c) Pengesahan rekod-rekod

d) Merekod penemuan dan fakta dengan tepat dan betul

Setiap pemerhatian semasa audit hendaklah direkodkan ke dalam nota audit dan persetujuan mestilah diperolehi dari pihak yang diaudi, sebelum laporan Ketidakpatuhan dibuat. Sebarang percanggahan berkaitan Ketidakpatuhan mestilah dirujuk kepada WP.

No. Keluaran : 01

No. Pindaan : 00

Tarikh kuatkuasa : 1 FEBRUARI 2008

PROSEDUR WAJIB KKM-BKP-PKW-03

PROSEDUR AUDIT

DALAMAN

M/Surat :5/6

Setelah Ketidakpatuhan dipersetujui oleh kedua-dua pihak, pihak yang diaudit akan mencadangkan tindakan pembetulan terhadap Ketidakpatuhan berserta tempoh yang diperlukan bagi pelaksanaan tindakan pembetulan dan merekodkannya kedalam borang Ketidakpatuhan serta menandatanganinya.

Bagi memastikan tidakan pembetulan telah dilaksanakan oleh pihak yang diaudit, juruaudit akan melakukan tindakan audit susulan.

5.5 KA / Juruaudit Pelaporan audit

perlu menyediakan laporan audit yang mengandungi laporan Ketidakpatuhan dan nota audit dan menyerahkannya kepada ketua juruaudit setelah audit selesai. Ketua juruaudit akan menyediakan laporan ringkasan audit yang merangkumi ringkasan Ketidakpatuhan dan cadangan penambahbaikan di mana berkaitan.

5.6

KA

Mesyuarat penutup

Selepas laporan audit dilengkapkan, ketua juruaudit akan mengadakan mesyuarat penutup bersama-sama dengan pihak yang diaudit dan akan membincangkan perkara berikut:

a) aspek positif yang dikenalpasti semasa audit

b) penemuan audit dan ketidakpatuhan yang berlaku

c) pemerhatian keseluruhan dan cadangan

d) persetujuan mengenai tindakan pembetulan dan tempoh pelaksanaannya

e) menandatangani laporan ketidakpatuhan oleh kedua-dua pihak

Dua salinan laporan audit dan laporan Ketidakpatuhan diperlukan. Salinan asal diserahkan kepada yang diaudit dan satu salinan kepada WP untuk direkodkan ke dalam log NCR.

5.7 KA Tindakan audit susulan

Melakukan audit susulan keatas Ketidakpatuhan

No. Keluaran : 01

No. Pindaan : 00

Tarikh kuatkuasa : 1 FEBRUARI 2008

PROSEDUR WAJIB KKM-BKP-PKW-03

PROSEDUR AUDIT

DALAMAN

M/Surat :6/6

setelah tamat tempoh tindakan pembetulan perlu diambil.

Setelah berpuashati dengan tindakan pembetulan yang diambil oleh pihak yang diaudit, juruadit akan merekodkannya ke dalam borang Ketidakpatuhan yang berkenaan dan menandatanganinya bagi menandakan kes Ketidakpatuhan ini telah selesai.

Sekiranya, Ketidakpatuhan masih berlaku, juruaudit akan mengeluarkan laporan Ketidakpatuhan sekali lagi. Pihak yang diaudit perlu menjawab Ketidakpatuhan yang diterima dalam tempoh lima hari berkerja dari tarikh laporan dikeluarkan. Pihak yang diaudit diberi tempoh sebulan untuk melaksanakan tindakan pembetulan berkenaan.

Audit susulan yang lain akan dilakukan ke atas Ketidakpatuhan selepas tindakan pembetulan dilaksanakan. Sekiranya Ketidakpatuhan yang sama tidak diambil tindakan selepas dua kali audit susulan dijalankan, perkara ini akan di bawa kepada WP untuk tindakan selanjutnya.

5.8 WP Semakan penemuan

perlu merekodkan semua Ketidakpatuhan kedalam log NCR bagi tujuan pemantauan dan kemaskini jadual audit. WP akan melaporkan penemuan dan hasil audit ke dalam mesyuarat pengurusan. Semua rekod-rekod berkaitan aktiviti audit dalaman akan disimpan mengikut presedur kawalan rekod.

6.0 Lampiran

6.1 Carta Aliran - Tiada

6.2 Borang

i) Jadual Audit Dalaman ( B-BKP-PKW-03/01 )

ii) Pelan Audit Dalam ( B-BKP-PKW-03/02 )

iii) Senarai Kehadiran ( B-BKP-PKW-03/03 )

iv) Nota Audit ( B-BKP-PKW-03/04 )

v) Ketidakpatuhan ( B-BKP-PKW-03/05 )

iii) Laporan Ringkasan Audit ( B-BKP-PKW-03/06 )

iv) LOG NCR ( B-BKP-PKW-03/07 )

No. Keluaran : 01

No. Pindaan : 00

Tarikh kuatkuasa : 1 FEBRUARI 2008

PROSEDUR WAJIB KKM-BKP-PKW-03

PROSEDUR AUDIT

DALAMAN

M/Surat :7/6

v) Laporan Pemerhatian Audit Dalaman ( B-BKP-PKW-03/08 )