audit externe de l’organisation...
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AUDIT EXTERNE
DE L’ORGANISATION INTERNATIONALE
DE LA FRANCOPHONIE (OIF)
RAPPORT DE L’AUDITEUR EXTERNE
SUR LES ETATS FINANCIERS DE L’EXERCICE CLOS
LE 31 DECEMBRE 2014
CdC-OIF-AEF/2014_1
2
Table des matières
I. Objectifs et périmètre de l’audit 5
II. Faits significatifs de l’exercice et évènements post-cloture 6
III. Recommandations de l’audit des états financiers 2013 et 2014 7
1. Suivi des recommandations de l’Auditeur externe au titre de 2013 7
2. Synthèse des recommandations 2014 9
IV. Revue analytique des états financiers de l’exercice 2014 11
1. Etat de la situation financière 11
2. Etat de la performance financière 13
3. Etat des variations de l’actif net/situation nette 16
4. Tableau des flux de trésorerie 17
5. Notes afférentes aux états financiers 18
V. Observations et recommandations 19
1. Trésorerie et placements 19
2. Immobilisations et stocks 23
3. Contributions et protocoles d’accord 24
4. Achats et fournisseurs 27
5. Personnel 29
6. Fonds de prévoyance 29
Annexe 33
3
Liste des abréviations
Abréviation Intitulé
APECO Antenne régionale pour les pays de l’Europe centrale et orientale
BPP Bon pour paiement
BRAC Bureau régional pour l’Afrique centrale et l’océan indien
BRAO Bureau régional pour l’Afrique de l’ouest
BRAP Bureau régional pour l’Asie et le pacifique
BRPC Bureau régional pour les pays du caraïbe
CIJF Comité international des jeux de la francophonie
CMF Commission ministérielle de la francophonie
CPF Conseil permanent de la Francophonie
CREFAP Centre régional francophone de l’enseignement du Français en Asie Pacifique
CREFECO Centre régional francophone pour l’enseignement du Français en Europe centrale et orientale
DAF Direction de l’administration et des finances
DPE Direction de la planification et de l’évaluation
IFDD Institut de la Francophonie pour le développement durable
RPG Représentation permanente auprès des nations unies et autres organisations à Genève
RPNY Représentation permanente auprès des nations unies à New-York
RPUA Représentation permanente auprès de l’union africaine
RPUE Représentation permanente auprès de l’union européenne
SIG-2g Système d’information global de deuxième génération
UHS Unités hors siège
4
Liste des tableaux
Tableau n° 1 : Résumé de la mise en oeuvre des recommandations émises au titre de l’exercice 2013 ...... 8
Tableau n° 2 : Etat de la situation financière .............................................................................................. 11
Tableau n° 3 : Etat de la performance financière ........................................................................................ 13
Tableau n° 4 : Ratio des charges de programmation .................................................................................. 15
Tableau n° 5 : Retraitement du résultat net après élimination des dotations .............................................. 15
Tableau n° 6 : Ratio charges / contributions statutaires .............................................................................. 16
Tableau n° 7 : Etat des variations de l’actif net/situation nette ................................................................... 16
Tableau n° 8 : Tableau des flux de trésorerie .............................................................................................. 17
Tableau n° 9 : Placements dont la maturité est supérieure à un an au 31 décembre 2014 .......................... 20
Tableau n° 10 : Exemples de dépenses imputées dans des comptes inappropriés ...................................... 27
Tableau n° 11 : Ecarts entre les montants confirmés et les soldes comptables ........................................... 27
5
I. Objectifs et périmètre de l’audit
1. Conformément à notre mandat d’audit externe, objet de la lettre de mission en date du 26
février 2015, une équipe de sept auditeurs est intervenue au siège de l’Organisation
internationale de la Francophonie (OIF) du 4 au 21 mai 2015. L’objectif de cette mission
était d’auditer les états financiers de l’OIF de l’exercice clos le 31 décembre 2014.
2. L’audit s’est déroulé conformément aux normes internationales d’audit (ISA1et ISSAI
2)
ainsi qu’au règlement financier de l’OIF en vigueur en 2014.
3. L’audit a pour objet de déterminer, avec une assurance raisonnable, si les états financiers,
pris dans leur ensemble, ne comportent pas d’anomalies significatives afin que l’auditeur
puisse exprimer une opinion indiquant si ces états sont établis, dans tous leurs aspects
significatifs, conformément au référentiel d’information financière applicable, le
référentiel IPSAS3.
4. Les observations et recommandations ont été discutées au préalable avec la direction de
l’administration et des finances (DAF). Celle-ci a confirmé la validité des faits exposés.
Le présent rapport prend en compte les commentaires et les réponses de l’OIF, telles
qu’elles ont été communiqués le 8 juin 2015.
5. L’Auditeur externe délivre une opinion sans réserves sur les états financiers.
6. L’Auditeur externe a procédé à l’appréciation du suivi des recommandations émises suite
à l’audit des états financiers de l’exercice 2013.
7. Il émet par ailleurs 10 nouvelles recommandations au titre de l’exercice 2014.
1ISA : Normes internationales d’audit -International Standards on Auditing- 2 ISSAI: Normes internationales des institutions supérieures de contrôle -International Standards of Supreme Audit Institutions- 3 IPSAS : Normes comptables internationales du secteur public-International Public Sector Accounting Standards-
6
II. Faits significatifs de l’exercice et évènements post-clôture
8. Lors de la mission, l’OIF a fait état à l’Auditeur externe des faits significatifs suivants :
Organisation du XVème
sommet de la Francophonie à Dakar
9. Le XVème sommet s’est déroulé à Dakar du 29 au 30 novembre 2014. Il a été
essentiellement marqué par :
- l’élection d’un nouveau Secrétaire général de l’Organisation pour un mandat de quatre
ans ;
- l’adoption du cadre stratégique de la programmation pour la période 2015-2022 ;
- l’adoption du budget quadriennal 2015-2018.
Développement du SIG 2ème
génération
10. Démarrés au cours du deuxième semestre de l’année 2013, les travaux de développement
du SIG-2g se sont poursuivis tout au long de l’année 2014. Ils ont mobilisé l’ensemble
des unités administratives de l’Organisation.
11. Le nouveau système d’information est entré en application en janvier 2015. Toutefois, le
troisième lot relatif aux tableaux de bord n’a pas été attribué. Un nouvel appel d’offres,
pour ce lot, sera lancé au cours de l’année 2015.
Réforme des mécanismes de contrôle de l’Organisation
12. Dans le cadre de la modernisation de la gestion de l’Organisation, entamée en 2009 avec
le plan de gestion stratégique, les instances de l’Organisation ont adopté un nouveau
règlement financier dont les principaux éléments sont :
- la suppression du poste de contrôleur financier ;
- la responsabilisation plus accrue des ordonnateurs délégués ;
- la création, au niveau de la direction de l’administration et des finances, d’une
fonction en charge du contrôle de conformité ;
- la création d’un poste de directeur de l’audit interne ;
- la création d’un comité d’audit.
7
Incident informatique
13. Au cours du mois d’octobre, un incident informatique, survenu au siège de
l’Organisation, a entrainé la perte d’importants fichiers sauvegardés sur le serveur de
l’OIF.
14. Le fonctionnement de la sous-direction du budget et des finances, en charge de la
préparation des états financiers de l’Organisation a été affecté par cet incident, en
particulier en ce qui concerne les travaux de clôture des comptes de l’exercice 2014.
III. Recommandations de l’audit des états financiers 2013 et 2014
1. Suivi des recommandations au titre de 2013
15. La directive n° 01/2014 relative à la mise en œuvre et au suivi des recommandations des
auditeurs externes, entrée en vigueur le 29 avril 2014, prévoit ce qui suit :
- déterminer les rôles et responsabilités dans la mise en œuvre de chaque
recommandation jusqu'à l'exécution complète ;
- fixer un délai d’exécution de 12 mois après l'émission du rapport d'audit définitif ;
- établir un rapport et le remettre à l'Administrateur au plus tard le 1er
mars de l'année
suivante.
16. Cette directive prévoit également la production de deux annexes : l'annexe A relative au
suivi de la mise en œuvre des recommandations et l'annexe B présentant l’état
d’exécution annuel de ces recommandations. Toutefois, l’Auditeur externe n’a pas reçu
les annexes A et B durant sa mission.
17. L’Auditeur externe a examiné la mise en application des recommandations au titre de
l’exercice 2013. Sur les 13 recommandations, deux ont été mises en œuvre, quatre en
cours de mise en œuvre et sept non encore mises en œuvre, comme résumé au tableau ci-
après :
8
Tableau n° 1 : Résumé de la mise en œuvre des recommandations émises au titre de l’exercice 20134
Résumé de l’objet de la recommandation Mise en
œuvre
En cours de
mise en
œuvre
Non mise en
œuvre
Utilisation du reliquat de fonds du Régime Interne de Perte d’Emploi
Suivi des signatures de comptes bancaires
Mise en place des mécanismes de recouvrement des contributions
statutaires au niveau du règlement financier
Suivi des crédits de TVA auprès de l’administration fiscale française
Analyse des litiges provisionnés depuis plus de 3 ans
Actualisation des inventaires physiques des immobilisations corporelles
Présentation des états financiers dans les délais
Mise en place des outils de suivi analytique des protocoles d’accord
Analyse des avances sur protocoles supérieures à un an
Réalisation de l’outil analytique de suivi des fonds spéciaux
Suivi des comptes bancaires des unités hors siège
Dénouement des provisions liées aux litiges
Suivi des factures non parvenues à la clôture de l’exercice
Total 2 4 7
4 Cf. en annexe, tableau détaillé de suivi des recommandations incluant les réponses de l’OIF et les commentaires de l’Auditeur externe
9
2. Synthèse des recommandations 2014
18. Au terme de ses diligences, l’Auditeur externe émet les dix recommandations suivantes :
Recommandation n° 1
L’Auditeur externe recommande à l’OIF de définir la politique de placement des fonds en
séparant ceux du Fonds de prévoyance et ceux provenant des excédents de trésorerie de
l’Organisation et d’instaurer des procédures de leur gestion.
Recommandation n° 2
L’Auditeur externe recommande à l’OIF de rationaliser la gestion de ses comptes de
trésorerie par :
- l’établissement de situations et de plans de trésorerie au moins mensuels ;
- la préparation des états de rapprochement bancaires respectant les principes de
contrôle interne ;
- la mise en place d’un dispositif visant à maîtriser les dépenses payées par voie de
cartes bancaires.
Recommandation n° 3
L’Auditeur externe recommande à l’OIF de mettre au rebut tous les biens amortis et hors
d’usage et de n’immobiliser que les biens dont la valeur d’acquisition dépasse 500 € HT.
Recommandation n° 4
L’Auditeur externe recommande à l’OIF d’intégrer dans ses stocks les fournitures et
consommables ainsi que les publications destinées à être diffusées gratuitement.
Recommandation n°5
L’Auditeur externe recommande à l’OIF d’adopter une méthode de provisionnement des
contributions statutaires sur la base d’une approche par les risques visant à décider de
l’opportunité et à déterminer le montant de la provision, au cas par cas.
Recommandation n° 6
L’Auditeur externe recommande à l’OIF d’apurer la situation des protocoles d’accord dont
les avances n’ont pas été justifiées dans les délais par rapport aux clauses contractuelles.
Recommandation n° 7
L’Auditeur externe recommande à l’OIF de renforcer son système d’organisation comptable
par :
10
- le développement du manuel comptable qui doit préciser, en particulier, les méthodes
d’évaluation et de présentation des états financiers, le plan et les modalités de
fonctionnement des comptes ainsi que la nomenclature des pièces justificatives
d'engagement et de paiement des dépenses ;
- l’instauration des règles de supervision et de justification périodique des comptes.
Recommandation n° 8
L’Auditeur externe recommande à l’OIF :
- d’élaborer le plan quadriennal des achats ;
- de respecter le seuil de recours aux appels d’offres ;
- de formaliser les délégations de pouvoirs ;
- de détailler les grilles d’analyse et d’évaluation des offres.
Recommandation n° 9
L’Auditeur externe recommande à l’OIF de :
- recourir systématiquement aux appels à candidatures pour pourvoir les postes vacants
du personnel international ;
- clarifier les critères de choix de la courte liste et procéder à son approbation par le
Comité consultatif de sélection ;
- respecter le délai de confirmation après la période probatoire ;
- mettre à jour les dossiers du personnel ;
- mettre en place une procédure relative aux formations de longue durée.
Recommandation n° 10
L’Auditeur externe recommande à l’OIF de :
- compléter les notes afférentes aux états financiers relatives au Fonds de prévoyance en
précisant le taux de son rendement ;
- prendre en compte, dans les engagements actuariels du Fonds, les avances au
personnel sur le Fonds de prévoyance et les taux de change par rapport aux principales
monnaies des contrats.
11
IV. Revue analytique des états financiers de l’exercice 2014
19. Les états financiers comprennent l’état de la situation financière, l’état de la performance
financière, l’état des variations de l’actif net/situation nette, le tableau des flux de
trésorerie et les notes afférentes aux états financiers.
1. Etat de la situation financière
20. L’état de la situation financière en fin d’exercice se présente ainsi :
Tableau n° 2 : Etat de la situation financière
en k€
Postes 31/12/2014 31/12/2013 Variation
Trésorerie et équivalents de trésorerie 54 261 57 901 - 3 641
Contributions à recevoir 1 133 2 785 - 1 651
Créances TVA 827 781 + 46
Autres actifs courants 7 793 6 952 + 841
Total actifs courants 64 014 68 419 - 4 405
Immobilisations financières 1 423 1 348 + 75
Immobilisations incorporelles 22 17 + 5
Immobilisations corporelles 108 821 112 023 - 3 202
Total actifs non courants 110 266 113 388 - 3 122
Total Actifs 174 280 181 807 - 7 527
Dettes fournisseurs 6 898 8 259 - 1 361
Dettes sociales 2 325 1 903 + 422
Autres dettes 5 452 6 647 - 1195
Autres passifs courants 94 95 - 1
Total passifs courants 14 769 16 904 - 2 135
Avantages au personnel à plus d’un an 23 642 23 960 - 318
Autres passifs non courants 105 281 110 751 - 5 470
Total passifs non courants 128 923 134 711 - 5 788
Total Passifs 143 692 151 615 - 7 923
Dons 101 101 0
Réserves 30 487 30 091 + 396
Total Actif Net 30 588 30 192 + 396
Source : OIF
12
21. La trésorerie et équivalents de trésorerie de l’OIF ont diminué de 6,28% au 31 décembre
2014 pour s’établir à 54 261 k€ contre 57 901 k€ au 31 décembre 2013, soit une baisse de
3 641 k€.
22. Cette rubrique est alimentée par le Fonds de prévoyance à hauteur de 22 849 k€. Par
conséquent, les excédents de trésorerie propres à l’OIF au 31 décembre 2014 s’établissent
à 31 412 k€, soit l’équivalent de près de 10 mois de contributions statutaires. En outre, les
placements dont la maturité est supérieure à un an se sont élevés à 38 973 k€, soit 72 %
de l’ensemble de la trésorerie de l’OIF.
23. Le montant des contributions à recevoir a diminué de 59 %, atteignant 1 133 k€ au 31
décembre 2014.
24. Les immobilisations corporelles, essentiellement composées de la Maison de la
Francophonie à Paris, enregistrent une réduction de 3 202 k€ liée directement à
l’amortissement de cet immeuble en 2014.
25. Les dettes fournisseurs baissent de 16 %, totalisant 6 898 k€ au 31 décembre 2014.
26. Les avantages au personnel incluent 22 849 k€ au titre des engagements envers le
personnel liés au Fonds de prévoyance de l’OIF.
27. Les autres dettes, s’élevant à 5 452 k€ à fin 2014, diminuent de 1 195 k€, soit une baisse
de 18 %. Elles sont principalement composées des reports des fonds spéciaux liés aux
projets de l’OIF.
28. Les autres passifs non courants comportent notamment la contrepartie de la Maison de la
Francophonie pour 105 281 k€ qui a diminué au même rythme que l’actif corporel
correspondant mis à disposition par la France sur une période de 50 ans.
29. Ce dernier montant, correspondant à la subvention d’investissement, ne constitue pas un
passif au sens de la norme IPSAS1 qui le définit comme « une obligation actuelle de
l’entité résultant d’événements passés et dont l’extinction devrait se traduire pour l’entité
par une sortie de ressources représentatives d’avantages économiques ou d’un potentiel
de services ».
13
2. Etat de la performance financière
30. L’état de la performance financière de l’OIF de l’exercice se présente comme suit :
Tableau n° 3 : Etat de la performance financière en k€
Postes 2014
2013
Variation
Contributions statutaires 38 624 38 562 + 62
Contributions volontaires 21 621 26 025 - 4 404
Subventions hors budget 4 593 1 576 + 3 017
Fonds spéciaux 1 172 2 507 - 1 335
Autres produits opérationnels 9 844 9 730 + 114
Reprise de provisions et transferts de charges 3 334 6 546 - 3 212
Total produits opérationnels (A) 79 188 84 946 - 5 758
Achats, charges externes, impôts/taxes et autres charges 21 373 23 270 - 1897
Charges de personnel 27 069 24 911 + 2 158
Charges de programmation 20 646 19 647 + 998
Dotations aux amortissements et provisions 6 630 9 121 - 2 491
Total charges opérationnelles (B) 75 718 76 949 - 1 231
Solde activités opérationnelles (C= A-B) 3 470 7 997 - 4 526
Produits financiers 1 633 1 478 + 154
Charges financières 4 702 5 857 - 1 555
Produits (+)/charges sur cessions d’immobilisations (-) 1 - 5 + 6
Solde activités non opérationnelles (D) - 3 068 -4 384 + 1 316
Solde activités ordinaires (E=C+D) 402 3 613 - 3 210
Eléments extraordinaires (F) - 6 -58 + 52
Solde net de l’exercice(E-F) 396 3 554 - 3 158
Source : OIF
31. Les produits opérationnels enregistrent une diminution de 5 758 k€ en 2014 par rapport à
2013. Cette variation résulte principalement de :
- la diminution de 4 404 k€ du montant des contributions volontaires ;
- la baisse de 1 335 k€ des fonds spéciaux ;
14
- la réduction des reprises de provisions de 3 212 k€, expliquée notamment par la
reprise en 2014 des provisions sur les contributions statutaires pour un montant plus
faible que l’exercice précédent ;
- l’augmentation de 3 017 k€ des subventions hors budget.
32. Les contributions statutaires proviennent principalement de la France, du Canada, de la
Suisse et de la Fédération Wallonie-Bruxelles qui représentent 84 % du total.
33. Les contributions volontaires proviennent principalement de la France, du Canada, du
Canada-Québec et de la Fédération Wallonie-Bruxelles qui représentent 94 % du total.
34. Sur l’exercice 2014, les charges opérationnelles diminuent de 1 231 k€ par rapport à
2013, compte tenu de la conjugaison des variations suivantes :
- une augmentation de 2 158 k€ des charges de personnel, soit 8,65 %, qui
s’explique principalement par la passation de 67 contrats de recrutement dont 17
concernent des agents statutaires, la hausse des cotisations sociales et les
avancements accélérés d’échelons au titre de 2013 ;
- une hausse de 998 k€ des charges de programmation ;
- une baisse des dotations aux amortissements et provisions d’un montant de 2 491
k€, soit 27,30 %, du fait de provisions exceptionnellement élevées enregistrées en
2013 au titre des projets « Hub & Spokes » et « Justice-Haïti » pour un montant
global de 1 504 k€ ;
- une diminution des achats, charges externes, impôts, taxes et autres charges d’un
montant global de 1 897 k€.
35. Les dotations aux amortissements incluent les dotations aux amortissements de la Maison
de la Francophonie pour 4 314 k€.
36. Les charges financières s’élèvent à 4 702 k€ correspondant au traitement comptable de la
Maison de la Francophonie, conformément aux dispositions de la norme IPSAS 13.
37. Le ratio des charges de programmation est en amélioration de 1,73 point par rapport à
celui de l’exercice 2013, suite à une augmentation des charges de programmation de
5,08 % conjuguée avec une baisse des charges opérationnelles de 1,60 %.
15
Tableau n° 4 : Ratio des charges de programmation
en k€
Nature des charges 2014 2013
Charges de programmation (a) 20 646 19 647
Charges opérationnelles (b) 75718 76949
Ratio (a/b) 27,26 % 25,53 %
Source : états financiers OIF 2014
38. Cependant, il est à préciser que la répartition des charges entre programmation et
fonctionnement ne résulte pas d’une comptabilité analytique développée et ce, en
l’absence de clés de répartition pour l’affectation du coût des unités administratives
d’appui (centres auxiliaires) aux unités de programmation (centres principaux).
39. Il convient de signaler également que la baisse des charges opérationnelles résulte en
grande partie de la diminution des charges calculées (dotations).
Tableau n° 5 : Retraitement du résultat net après élimination des dotations
et reprises de provisions sur contributions
en k€
Libellé 2014 2013
Solde net figurant dans l’état de la performance financière (a) 396 3 554
+ Dotations/Provisions sur contributions statutaires et volontaires (b) 1554 1551
- Reprises des provisions constituées les exercices antérieurs (c) 1803 5961
Solde net exclusion faite des dotations et reprises de provisions (a+b-c) 147 -856
Source : Données OIF retraitées par l’Auditeur externe
40. Il ressort du tableau ci-dessus que les soldes nets ont été fortement impactés par l’effet
des dotations et reprises des provisions au titre des contributions. Ceci concerne
particulièrement l’exercice 2013 dont le résultat net positif de 3 554 k€ devient négatif de
856 k€, du fait de reprises particulièrement élevées ayant atteint 5 961 k€.
16
Tableau n° 6 : Ratio charges / contributions statutaires
en k€
Libellé 2014 2013
Charges de personnel (a) 27 069 24 911
Total charges opérationnelles (b) 76 949 75 718
Total des contributions statutaires (c) 38 624 38 562
Ratio (a/b) 35,18 % 32,89 %
Ratio (a/c) 70,08 % 64,59 %
Ratio (c/b) 50,19 % 50,92 %
Source : Données OIF
41. Le poids des charges de personnel est passé, entre 2013 et 2014, de 32,89 % à 35,18 %
par rapport aux charges opérationnelles (soit + 2,29 points) et de 64,59 % à 70,08 % par
rapport au produit des contributions statutaires (soit + 5,49 points).
42. Le taux de couverture des charges opérationnelles par les contributions statutaires n’a
quasiment pas évolué (50,92 % en 2013 contre 50,19 % en 2014). Ainsi, les contributions
statutaires couvrent à peine la moitié des charges opérationnelles, relativement
incompressibles.
43. Cette situation appelle une vigilance au niveau de la maîtrise des charges opérationnelles
et de la pérennité des ressources pour les couvrir, notamment celles provenant des
contributions statutaires.
3. Etat des variations de l’actif net/situation nette
44. L’état des variations de l’actif net/situation nette se présente comme suit :
Tableau n° 7 : Etat des variations de l’actif net/situation nette
en k€
Poste 31/12/2013 Augmentation Diminution 31/12/2014
Fonds de roulement 8 000 500 8 500
Fonds de réserves 17 932 3 054 20 986
Dons 101 101
Écart de réévaluation 605 605
Solde net 3 554 396 3 554 396
Actif net 30 192 3 950 3 554 30 588
Source : Données OIF
17
45. Le fonds de roulement a augmenté de 500 k€ du fait de l’affectation du solde net
excédentaire de l’exercice 2013 et ce, conformément à la résolution du CPF du 27 juin
2014 pour s’établir à 8 500 k€ au 31 décembre 2014.
46. Le fonds de réserves a enregistré une hausse de 3 054 k€ suite à l’affectation du solde net.
47. L’amélioration de l’actif net pour un montant de 396 k€ s’explique par le solde net
excédentaire de l’exercice 2014 qui est en instance d’affectation.
4. Tableau des flux de trésorerie
48. Le tableau des flux de trésorerie (TFT) est synthétisé comme suit :
Tableau n° 8 : Tableau des Flux de Trésorerie En k€
Postes 31/12/2014 31/12/2013
Flux net de trésorerie généré par l'activité -1 919 6 527
Capacité d'autofinancement -1 359 1 516
Variation stocks, créances, dettes et fonds prévoyance - 560 5 011
Stocks 6 -21
Contributions 3 206 3 264
Etat -TVA -145 835
Personnel 341 -214
Autres créances -2 522 -1 456
Dettes fournisseurs -1 361 2 178
Dette personnel 378 436
Fonds de prévoyance -280 200
Organismes sociaux 90 -286
Autres dettes -273 74
Flux net de trésorerie lié aux opérations d'investissement -1 722 -1 110
Acquisitions d'immobilisations corporelles et incorporelles -1 689 -1 229
Acquisitions d'immobilisations financières -35 114
Cession d'immobilisations 2 5
Variation nette de trésorerie -3 641 5 417
Trésorerie d'ouverture 57 901 52 485
Trésorerie de clôture 54 261 57 901
Source : Données OIF reclassées par l’Auditeur externe
18
49. Le processus d’élaboration du tableau des flux de trésorerie n’est pas automatisé. Celui-ci
est élaboré manuellement à partir de données comptables dans un tableur.
50. La capacité d’autofinancement positive de 1 516 k€ en 2013 est devenue négative de
1 359 k€ en 2014, soit une variation en valeur absolue de 2 875 k€. Cette évolution
s’explique par la baisse du solde net de l’exercice et par la baisse des dotations (charges
non décaissables).
51. Les subventions hors budget non utilisées, d’un montant de 919 k€, bien qu’inscrites en
tant que produits dans l’état de la performance financière, n’ont pas été intégrées dans le
calcul de la capacité d’autofinancement car l’OIF considère qu’elles ne correspondent pas
à un encaissement.
52. Les variations du fonds de prévoyance ont été traitées au niveau des flux générés par
l’activité alors qu’il s’agit d’activités liées aux opérations de financement.
5. Notes afférentes aux états financiers
53. Au cours de la mission, la déclaration d’intégralité et les notes afférentes aux états
financiers ont fait l’objet d’échanges entre l’Auditeur externe et la DAF.
54. Des modifications ont été apportées à la version initiale de ces notes, notamment en ce
qui concerne :
- les faits significatifs et les évènements post-clôture ;
- les conventions comptables ;
- le fonds de prévoyance ;
- les placements ;
- l’information sectorielle ;
- la règle de comptabilisation des charges ;
- la gestion des risques.
19
V. Observations et recommandations
1. Trésorerie et placements
Classification des actifs financiers
55. L’OIF inscrit la totalité de ses placements dans une seule rubrique au niveau de ses états
financiers. Elle ne procède pas à la classification de ses actifs financiers telle que prévue
par la norme IPSAS 29.
56. Selon cette norme, les actifs financiers sont répartis en quatre catégories :
- les actifs financiers à la juste valeur ;
- les actifs financiers détenus jusqu’à leur échéance ;
- les prêts et créances ;
- les actifs financiers disponibles à la vente.
57. Ceci impacte les méthodes d’évaluation et de présentation des états financiers de l’OIF.
58. En outre, la présentation et l’enregistrement comptable de tous les placements en
équivalents de trésorerie ne sont pas conformes avec les méthodes comptables de l’OIF
contenues dans les notes afférentes aux états financiers. Ces dernières stipulent que « les
placements de l’OIF sont constitués d’actifs financiers, non dérivés, à échéance fixe ou
déterminable et qui ne sont pas cotés sur un marché actif, notamment les certificats de
dépôt. Ils sont inclus dans les actifs courants, à l’exception de ceux dont les durées de
remboursement sont supérieures à 12 mois suivant la date de reddition des comptes,
considérés comme des actifs non courants».
59. Les placements dont la durée de remboursement est supérieure à un an se sont élevés à
38 973,3 k€ au 31décembre 2014, soit 91% du total des placements.
60. Il y a lieu de préciser que le contrat de capitalisation avec BNP est d’une maturité de 9
ans.
61. La possibilité de revente, avant échéance, des bons à moyen terme négociables sur le
marché secondaire ne justifie pas le traitement adopté par l’OIF car il y a un risque
d’entrainer une perte en capital.
62. Le tableau suivant présente les placements dont la maturité est supérieure à un an à fin
2014.
20
Tableau n° 9 : Placements dont la maturité est supérieure à un an au 31 décembre 2014 Montants en k€
Produit Valeur au
31/12/2014 Maturité
BMTN- CDN 31 910,0 >1an et =< 5 ans
BMTN- BNP 4 000,0 >1an et =< 5 ans
BNP- Contrat de capitalisation 3 063,3 9 ans
Montant total 38 973,3
Total des placements 42 874,2
Part dans le total des placements 91%
Part dans la trésorerie et équivalents de trésorerie 72%
Source : Auditeur externe d’après les données OIF
Informations dans les notes afférentes aux états financiers
63. Les informations relatives aux placements contenues dans les notes afférentes aux états
financiers ne sont pas suffisantes. La norme IPSAS 30, notamment dans ses paragraphes
30.11, 30.24 et 30.25, prévoit la communication d’informations sur le revenu des
placements, les maturités, les méthodes comptables et sur la gestion des risques.
Fonds de prévoyance
64. Les notes afférentes aux états financiers indiquent qu’une partie des placements, d’un
montant de 22 849 k€, est détenue dans des fonds fiduciaires constitués au bénéfice du
personnel pour garantir le fonds de prévoyance.
65. Toutefois, aucune information n’est fournie quant à l’affectation des placements entre la
trésorerie de l’OIF et le fonds prévoyance.
66. En outre, l’OIF ne rattache pas les revenus des placements provenant du fonds de
prévoyance à ce dernier, alors que l’article 6 dans son alinéa 2.c du règlement financier
de 2008 stipule que les revenus de placements sont comptabilisés comme recettes
accessoires et affectées aux fonds d’où proviennent ces placements.
21
Comptabilisation des intérêts latents
67. Les intérêts latents d’un montant de 63,3 k€, relatifs au contrat de capitalisation
« Multiciel Privilège 2 » ont été enregistrés en produits financiers à la clôture de
l’exercice 2013. Ce contrat prévoit une rémunération minimale pour une durée de 9 ans.
68. Ce traitement comptable n’est pas conforme à la norme IPSAS 29 et au manuel
comptable de l’OIF (paragraphe 3.5.1).
69. En 2014, les intérêts latents n’ont pas été constatés dans les états financiers et ce,
conformément à la norme IPSAS précitée. Toutefois, l’OIF n’a pas procédé à la
régularisation des intérêts latents constatés en 2013.
70. L’enregistrement des intérêts en question au résultat de l’exercice 2013 implique que le
fonds de réserve ainsi que la valeur de la trésorerie au titre de 2014 se trouvent impactés
de ce montant.
Gestion des placements
71. L’examen de la gestion des placements fait ressortir les constats suivants :
- non formalisation de la politique de placement ;
- non traçabilité des décisions du CPF ;
- absence des procédures relatives aux conditions et aux modalités de gestion des
placements (structure de gestion, choix des instruments financiers, établissements
de gestion…).
Gestion de la trésorerie
72. L’examen de la gestion trésorerie de l’OIF a fait ressortir les observations suivantes :
Comptes bancaires
- absence des situations journalières de trésorerie ;
- manque de plans prévisionnels de trésorerie périodiques ;
Recommandation n° 1
L’Auditeur externe recommande à l’OIF de définir la politique de placement des
fonds en séparant ceux du Fonds de prévoyance et ceux provenant des excédents de
trésorerie de l’Organisation et d’instaurer des procédures de leur gestion.
22
- existence de soldes comptables négatifs en cours d’exercice : 50 cas constatés en
2014 mais ne générant pas de frais bancaires ;
- insuffisances caractérisant des états de rapprochement bancaire : non séparation de
tâches, absence de dates et de signataires.
Caisses et régies d’avance
- soldes comptables journaliers négatifs de certains comptes de caisses en raison des
décalages entre les dates d’enregistrement comptable de l’alimentation de caisses et
les dates de décaissement : 37 cas relevés en 2014 ;
- maniement des fonds sans autorisation écrite préalable : cas des trois caisses
CREFAP, des deux caisses de CREFECO et des deux caisses BRECO (ex-
APECO) ;
- maintien des régies d’avance non mouvementées en 2014 : cas Justice Haïti avec un
solde débiteur de 277 k€ et BRECO d’un montant de 2 133,33 €, correspondant à
des dépenses rejetées par le Contrôleur Financier et provisionnées en totalité.
Cartes bancaires
- Insuffisances dans l’utilisation de cartes bancaires : absence d’engagement
budgétaire préalable, insuffisance des pièces justificatives, non indication de l’objet
des rencontres pour les dépenses de restauration, non mention de l’objet des
rencontres d’affaires, ni des noms des invités pour les dépenses de restauration.
Recommandation n° 2
L’Auditeur externe recommande à l’OIF de rationaliser la gestion de ses comptes de
trésorerie par :
- l’établissement de situations et de plans de trésorerie au moins mensuels ;
- la préparation des états de rapprochement bancaires respectant les principes
de contrôle interne ;
- la mise en place d’un dispositif visant à maitriser les dépenses payées par voie
de cartes bancaires.
23
2. Immobilisations et stocks
Inventaires comptable et physique
73. L’OIF dispose d’un inventaire comptable des biens du siège et des Unités Hors Siège
(UHS) géré au niveau de son système d’information comptable. En juillet 2014, une
nouvelle directive sur la gestion et le contrôle des biens immobilisés est entrée en
vigueur.
74. L’examen de l’inventaire comptable des biens de l’OIF soulève les observations
suivantes :
- manque d’informations nécessaires pour qualifier avec précision certaines
catégories de biens : numéros de série pour le matériel informatique et audio-
visuel ;
- immobilisation des biens acquis en 2014 d’une valeur inférieur à 500 € ;
- non concordance de l’inventaire comptable avec les inventaires physiques
actualisés de certaines UHS (RPUE, RPNY, BRAC, RPUA) : les informations
relatives à certains biens n’étant pas disponibles (prix et date d’acquisition par
exemple) pour les UHS alors que l’inventaire comptable comporte ces
informations.
75. En outre, l’inventaire physique n’est pas réalisé de manière périodique, notamment au
niveau du siège. Le dernier inventaire remonte au 25 octobre 2011.
76. Par ailleurs, l’Auditeur externe a procédé à la vérification de la matérialité d’un
échantillon d’immobilisations acquises en 2013 et 2014 et a constaté ce qui suit :
- non concordance des numéros de série figurant dans l’inventaire comptable et les
fiches de réception de biens d’une part et les numéros de série réels des biens
vérifiés d’autre part ;
- absence d’étiquettes comportant les numéros d’inventaire sur les biens vérifiés ;
- non actualisation des lieux d’affectation des biens.
77. En 2014, l’OIF a procédé à la mise au rebut de 20 biens acquis avant 1998 qui ont une
valeur d’acquisition de 118 k€ et une valeur comptable nette de 7 k€. Toutefois,
l’inventaire comptable des immobilisations au 31/12/2014 fait ressortir des articles
anciens qui pourraient être hors d’usage : 985 biens, d’une valeur totale d’acquisition de
1 937 k€, soit 25% de la valeur total des immobilisations, ayant un âge de plus de 10 ans.
24
78. En plus, il a été constaté que des acquisitions ont été classées comme des œuvres d’art
alors que, de par leur nature, elles ne s’apprêtent pas à une telle classification. C’est le cas
de l’encyclopédie Universalis acquise le 11/02/2008 d’un montant de 2 960 € et d’une
autre encyclopédie du même montant acquise le 03/03/2008.
Stocks des publications
79. Les stocks enregistrés à l’actif de l’OIF ont atteint 37 k€ en 2014 enregistrant une baisse
de 15% par rapport à 2013. Ces stocks correspondent à des publications de l’IFDD qui
sont destinées à la vente.
80. Les publications destinées à être diffusées gratuitement ou à un prix symbolique ne sont
pas considérées comme un stock, alors que la norme IPSAS 12 paragraphe 43 dispose
que les biens destinés à être distribués à un coût nul ou symbolique doivent être
comptabilisés.
81. De même, il a été noté l’absence de stocks de fournitures et consommables à la clôture de
l’exercice bien que des achats aient été effectués par l’OIF.
3. Contributions et protocoles d’accord
Recouvrement des créances
82. La résolution portant ouverture de crédits de l’OIF au titre de l’année 2014 prévoit un
total de contribution statutaires de 38 499 k€ dont 97% reviennent aux membres de plein
droit.
Recommandation n° 3
L’Auditeur externe recommande à l’OIF de mettre au rebut tous les biens amortis et
hors d’usage et de n’immobiliser que les biens dont la valeur d’acquisition dépasse
500 € HT.
Recommandation n° 4
L’Auditeur externe recommande à l’OIF d’intégrer dans ses stocks les fournitures et
consommables ainsi que les publications destinées à être diffusées gratuitement.
25
83. A fin 2014, le montant des contributions recouvrées s’élève à 36 962 k€, soit 96% des
contributions prévues. Les créances concernent 30 membres de l’OIF et s’élèvent à
8 403 k€. Les créances de 11 Etats et gouvernements représentent 92% du total. Hors le
Qatar, dont la créance représente 24%, ce pourcentage baisse à 68%.
84. Le Groupe de travail sur le barème des contributions, lors de sa 11e
réunion tenue le 22
octobre 2014, constate l’absence d’évolution significative dans la situation de neuf
membres de l’OIF. En outre, ce Groupe a relevé la non évolution dans la situation des
arriérés de contributions statutaires concernant deux membres de l’Organisation.
85. Ce même Groupe a invité l’OIF en 2013 à approcher les Etats et gouvernements afin de
mettre en place un plan d’apurement des arriérés. A fin 2014, deux propositions de plans
d’apurement ont été soumis à l’attention du Cabo Verde et de la Mauritanie et une
convention de règlement des arriérés, durant la période 2014 à 2019, a été signée avec le
gouvernement de Djibouti.
86. Au titre de ces trois plans, l’OIF a accordé un montant de 1 266 k€ d’abattements
représentant 15% du total des créances (Mauritanie : 592 k€, Djibouti : 567 k€ et Cabo
Verde : 107 k€). En 2013, ce montant s’élève à 3 303 k€.
Méthode de provisionnement des arriérés
87. L’OIF adopte une méthode de provisionnement des arriérés de créances sur une base
forfaitaire dont le taux augmente en fonction de l’ancienneté. Cette provision est établie,
lorsqu’il existe des éléments objectifs, sur un examen des montants dus à la date de
clôture, tendant à indiquer que l’OIF ne sera pas en mesure de recouvrer toutes les
sommes échues.
88. Cette méthode a abouti à la constatation de reprises de provisions pour des montants
relativement importants affectant ainsi la lisibilité des comptes et la comparabilité des
indicateurs de l’état de la performance financière. Ces reprises ont atteint 5 961 k€ en
2013 et 1 803 k€ en 2014, soit 84% des provisions.
Recommandation n° 5
L’Auditeur externe recommande à l’OIF d’adopter une méthode de
provisionnement des contributions statutaires sur la base d’une approche par les
risques visant à décider de l’opportunité et à déterminer le montant de la provision,
au cas par cas.
26
Avances sur protocoles
89. Dans le cadre des protocoles convenus avec ses partenaires pour la mise en œuvre de sa
programmation, l’OIF accorde des avances au profit de ses partenaires.
90. Les engagements de l’OIF sont suivis dans le cadre de la gestion budgétaire et font
l’objet d’une information dans les notes afférentes aux états financiers.
91. A fin 2014, les sommes dues aux partenaires au titre des programmes s’élèvent à 8 213
k€ alors que les engagements donnés par l’OIF pour financer les programmes présentent
un solde de 5 570 k€, soit une différence de 2 643 k€ qui correspond aux décaissements
des tranches contractées sur l’exercice 2015.
92. Selon les protocoles d’accord, si les pièces justificatives des dépenses ne sont pas
produites au bout des deux mois à partir du versement de l’avance (première tranche),
l’OIF demande son remboursement. Toutefois, l’analyse d’un échantillon de protocoles
non soldés a montré que des pièces justificatives n’ont pas été produites et l’OIF n’a pas
demandé le remboursement des avances consenties.
93. L’examen de la situation des protocoles d’accord montre que certains acomptes ont été
consentis depuis 2012 et sont provisionnés depuis cette date sans que la deuxième tranche
ne soit versée, ni le protocole soldé. Le montant des provisions correspondantes a atteint
1 235 k€.
Recommandation n° 6
L’Auditeur externe recommande à l’OIF d’apurer la situation des protocoles
d’accord dont les avances n’ont pas été justifiées dans les délais par rapport aux
clauses contractuelles.
27
4. Achats et fournisseurs
Organisation comptable
94. Des charges ont été imputées dans des comptes inappropriés, comme illustré ci-dessous :
Tableau n° 10 : Exemples de dépenses imputées dans des comptes inappropriés
Compte débité Date Référence BPP Montant (€) Objet de la dépense
selon l’Auditeur externe
6132002 19/03/2014 BPP20140612-040 20 334,39 Missions, réceptions
6226102 25/03/2014 BPP20140328-015 28 737,00 Achats d’études et de prestations de services
6226102 25/03/2014 BPP20140612-007 37 189,93 Charges liées aux charges de programmation
6226102 30/04/2014 BPP20140514-029 20 800,00 Achats d’études et de prestations de services
6226102 10/07/2014 BPP20141229-036 29 214,00 Charges de programmation
6237002 01/10/2014 BPP20141009-009 21 420,00 Achats d’études et de prestations de services
Comptes fournisseurs
95. L’examen de la balance auxiliaire des fournisseurs a permis de relever les observations
suivantes :
- existence des soldes débiteurs de comptes fournisseurs pour un montant de 237,8
k€, l’analyse des comptes fournisseurs n’ayant pas été réalisée par l’OIF à même de
justifier les soldes fournisseurs débiteurs signalés ;
- les pièces justificatives, hors protocoles d’accord, communiquées à l’Auditeur
externe ne sont matérialisées que par des BPP en l’absence de factures d’avoir ;
- présence de comptes non mouvementés de fournisseurs pour un montant de
401,7 k€, comportant le risque de réclamation d’intérêts de retard.
96. Par ailleurs, l’examen des réponses aux lettres de confirmation des fournisseurs
communiquées révèle des écarts par rapports aux soldes comptables figurant dans la
balance de l’OIF au titre de l’exercice clos le 31/12/2014, comme détaillé ci-dessous :
Tableau n° 11 : Ecarts entre les montants confirmés et les soldes comptables
Compte Solde comptable (€) Solde confirmé (€) Ecart (€)
4003305 - 105 500,00 11 500,00 94 000,00
4000626 - 100 500,00 89 000,00 11 500,00
40010313 320 101,03 0,00 320 101,03
4000010 59 449,75 3 136,37 56 313,38
28
Consultations et appels d’offres
97. L’examen des appels d’offres de l’OIF, par référence à la directive n° Dir-04/2010
relative à l’acquisition de biens, travaux et services, fait ressortir les observations
suivantes :
- non centralisation de la situation des fournisseurs agréés au niveau de la
sous-direction des achats ;
- absence du plan quadriennal des achats ;
- non formalisation de la délégation des pouvoirs pour la présidence des commissions
des marchés ;
- non-respect du seuil de 25 k€ pour le lancement d’appel d’offres ;
- grilles de notation des offres des concurrents insuffisamment détaillées ;
- variabilité de la décision d’élimination de concurrents : non paraphe du cahier des
charges considéré comme motif d’élimination dans le cas d’un appel d’offres et non
pris en considération dans un autre cas ;
- attribution de notes différentes à des concurrents ayant obtenu la même appréciation
de la sous-commission technique.
Recommandation n° 8
L’Auditeur externe recommande à l’OIF de :
- mettre en place le plan quadriennal des achats ;
- respecter le seuil de recours aux appels d’offres ;
- formaliser les délégations de pouvoirs ;
- détailler les grilles d’analyse et d’évaluation des offres.
Recommandation n° 7
L’Auditeur externe recommande à l’OIF de renforcer son système d’organisation
comptable par :
- le développement du manuel comptable qui doit préciser, en particulier, les
méthodes d’évaluation et de présentation des états financiers, le plan et les
modalités de fonctionnement des comptes ainsi que la nomenclature des pièces
justificatives d'engagement et de paiement des dépenses ;
- l’instauration des règles de supervision et de justification périodique des
comptes.
29
5. Personnel
98. L’examen du processus de recrutements et des retraites de personnel de l’OIF a permis
de relever les observations suivantes par référence au Statut du personnel et aux
directives y afférents :
- recrutement sans appel à candidatures de personnel international ;
- imprécision des critères de sélection de la courte liste et de la grille d’analyse des
candidatures ;
- dossiers administratifs incomplets ;
- maintien au-delà de l’âge limite de retraite, fixé à 60 ans, de neuf cas en 2014 ;
- absence de procédures relatives à l’autorisation ou prise en charge des frais de
formation de longue durée ;
- non-respect du délai réglementaire relatif à la confirmation après la période
probatoire.
6. Fonds de prévoyance
99. A fin décembre 2014, l’évaluation des engagements du Fonds de prévoyance a connu un
changement de l’hypothèse relative au taux d’actualisation par rapport aux exercices
précédents.
100. Ce changement consiste en l’adoption du rendement des obligations des entreprises
AA+ (AA10+) à 10 ans, au lieu du rendement des bons de l’Etat à 10 ans (TEC10).
101. Les notes des états financiers ne renseignent pas sur les taux de rendement prévisionnels
des actifs du Fonds.
Recommandation n° 9
L’Auditeur externe recommande à l’OIF de :
- recourir systématiquement aux appels à candidatures pour pourvoir les postes
vacants du personnel international ;
- clarifier les critères de choix de la courte liste et procéder à son approbation
par le Comité consultatif de sélection ;
- respecter le délai de confirmation après la période probatoire ;
- mettre à jour les dossiers du personnel ;
- mettre en place une procédure relative aux formations de longue durée.
30
102. En outre, la méthode d’évaluation des engagements du Fonds retenue par l’actuaire n’a
pas tenu compte :
- des taux de change liés aux contrats libellés en monnaies étrangères (dollar
canadien, franc suisse, dollar américain) et leurs impacts éventuels sur les
engagements du Fonds ;
- des avances octroyées aux personnels sur le Fonds de prévoyance ayant totalisé en
2014 un montant de 703 k€.
-
-
Recommandation n° 10
L’Auditeur externe recommande à l’OIF de :
- compléter les notes afférentes aux états financiers relatives au Fonds de
prévoyance en précisant le taux de son rendement ;
- prendre en compte, dans les engagements actuariels du Fonds, les avances
au personnel sur le Fonds de prévoyance et les taux de change par rapport
aux principales monnaies des contrats.
31
Annexe
Annexe n° 1 : Suivi des recommandations 2013 par l’Auditeur externe
Objet Description
Mis
en
œu
vre
En
co
urs
de
mis
e en
œu
vre
No
n m
is e
n œ
uv
re
Réponse de l’OIF dans le cadre l’audit de
l’exercice 2014
Commentaires de l’Auditeur externe dans le
cadre de l’audit de l’exercice 2014
Présentation des
notes afférentes aux
états financiers, pour
le prochain exercice,
dans les délais
convenus
Recommandation n° 1 :
L’Auditeur externe recommande à l’OIF
de poursuivre l’évolution de son
processus d’établissement des états
financiers, afin d’être en mesure de
présenter pour le prochain exercice, dans
les délais convenus, des états financiers
complets à son Auditeur externe dès le
début de l’intervention de celui-ci.
Des efforts ont été faits ces dernières années pour
réduire les délais de clôture des comptes.
Pour les comptes de l’année 2014, la clôture a été
difficile en raison de la perte de fichiers suite à
l’incident informatique du mois de septembre
2014.
Pour l’exercice 2015, les comptes seront clôturés
plus tôt du moment où la date de clôture des
comptes est réduite avec l’entrée en vigueur d’un
nouveau règlement financier.
L’auditeur n’a pas enregistré de progrès en matière
de délais en 2014 par rapport à 2013.
Au titre de 2014, une première version des états
financiers a été communiquée à l’ouverture de la
mission le 4 mai 2015. Une deuxième version des
états financiers a été remise à l’Auditeur externe le 6
mai 2015.
La première mouture des notes afférentes aux états
financiers et du tableau des flux de trésorerie ont été
reçus le 13 mai 2015.
Ces notes ont été modifiées et communiquées à
l’Auditeur externe le 26 mai 2015, après la tenue de
la réunion de sortie tenue le 21 mai 2015.
L’état de rapprochement entre le budget et la
comptabilité générale a été communiqué à
l’Auditeur externe le dernier jour de la mission, soit
le 21 mai 2015.
33
Mise à jour de la liste
de signataires des
comptes bancaires
Recommandation n° 3 :
L’Auditeur externe recommande à l’OIF
de mettre à jour systématiquement la
liste des personnes habilitées à réaliser
des opérations sur les comptes bancaires,
consécutivement aux nominations ou
aux mouvements de personnels, et de
vérifier la prise en compte par les
banques de ces modifications.
La liste des personnes habilitées à signer les
comptes bancaires est mise à jour dès qu’une
nouvelle nomination est faite.
L’Auditeur externe confirme la réponse de l’OIF.
Compléter le RF
pour les mécanismes
de recouvrement des
contributions
statutaires
Recommandation n° 8 :
L’Auditeur externe recommande à l’OIF
de compléter le règlement financier en ce
qui concerne les mécanismes de
recouvrement des contributions
statutaires.
Les mécanismes de recouvrement des
contributions statutaires ne sont pas traités par le
nouveau règlement financier. Le groupe de travail
sur le barème des contributions a proposé des
sanctions à l’encontre des pays qui ont des
arriérés. Ces sanctions peuvent aller jusqu’à la
suspension des pays concernés pour les réunions
des instances.
L’Auditeur externe confirme la réponse de l’OIF.
Mise en place un
outil de suivi
analytique des
protocoles d’accord
Recommandation n° 9 :
L’Auditeur externe recommande à l’OIF
de mettre en place un outil de suivi
analytique des protocoles d’accord
conclus avec ses partenaires, permettant
de vérifier l’avancement et l’exécution
financière des projets en date de clôture.
L’outil de suivi analytique des protocoles d’accord
sera intégré dans l’appel d’offre du lot 3 du SIG
2g. Ce lot concerne les reportings.
Analyse, lors de la
clôture annuelle des
comptes, des
avances sur
protocoles
supérieures à un an
Recommandation n° 10 :
L’Auditeur externe recommande à l’OIF
de réaliser, lors de la clôture annuelle des
comptes, une analyse des avances sur
protocoles supérieures à un an.
Une analyse des avances est effectuée en fin
d’année dans le cadre des travaux de clôture des
comptes. Cette analyse sera facilitée par l’outil
analytique mentionné dans la recommandation n°
9.
34
Mise en place d’un
outil analytique de
suivi des fonds
spéciaux
Recommandation n° 11 :
L’Auditeur externe recommande à l’OIF
de mettre en place un outil analytique de
suivi des fonds spéciaux, permettant de
déterminer les montants à enregistrer à
ce titre en date de clôture.
L’outil de suivi analytique de suivi des fonds
spéciaux sera intégré dans l’appel d’offre du lot 3
du SIG 2g. Ce lot concerne les reportings.
En attendant cet outil, une analyse est effectuée en
fin d’année en vue de procéder au report du solde
des fonds spéciaux sur l’exercice suivant et pour la
comptabilisation des fonds spéciaux.
Amélioration du
processus de suivi
des crédits de TVA
Recommandation n° 12 :
L’Auditeur externe recommande à l’OIF
d’améliorer le processus de suivi des
crédits de TVA auprès de
l’administration fiscale française, via le
ministère des affaires étrangères.
Au cours de l’année 2014, des progrès ont été
effectués. La demande de remboursement de la
TVA du 1er trimestre a été envoyée au cours du
2ème trimestre de l’année 2014.
L’incident informatique survenu au mois de
septembre 2014 a entraîné la perte des fichiers. La
demande de remboursement de la TVA des trois
derniers trimestres de l’année 2014 a été transmise
à l’administration fiscale française au mois d’avril
2015.
Les efforts seront poursuivis au cours de l’année
2015.
L’Auditeur externe vérifiera lors de l’audit de
l’exercice 2015 l’état de réalisation de cette
recommandation.
Rationalisation du
suivi comptable des
comptes bancaires
des UHS
Recommandation n° 2 :
L’Auditeur externe recommande à l’OIF
de rationaliser le suivi comptable des
comptes bancaires des unités hors siège
en harmonisant les formats de remontée
mensuelle, puis en appliquant le même
système d’information financière (SIG
2g) dans toutes les unités hors siège.
Au cours de la formation des assistants de gestion
des UHS qui a eu lieu du 30 juin au 4 juillet 2014,
un modèle d’état de rapprochement harmonisé a
été présenté. La mise en œuvre a commencé au
sein de certaines UHS.
L’Auditeur externe recommande de continuer
l’effort de rationalisation de suivi comptable des
comptes bancaires.
35
Inscription en
créances
irrécouvrables les
montants
provisionnés au titre
du litige concernant
les anciens salariés
L. et M.
Recommandation n° 4 :
L’Auditeur externe recommande à l’OIF
d’inscrire en créances irrécouvrables les
montants provisionnés au titre du litige
concernant les anciens salariés L. et M.
si le contentieux en cours n’aboutit pas
en 2014.
L’ultime démarche confiée à l’avocat de l’OIF
concernant ce litige n’a pas abouti. Au cours de
l’année 2015, les créances concernées seront
inscrites comme irrécouvrables.
L’Auditeur externe vérifiera lors de l’audit de
l’exercice 2015 l’inscription de ces créances
irrécouvrables au vu des diligences effectuées par
l’OIF.
Analyse des litiges
provisionnés depuis
plus de trois ans
Recommandation n° 5 :
L’Auditeur externe recommande à l’OIF
d’effectuer une analyse des litiges
provisionnés depuis plus de trois ans,
afin d’actualiser le risque et de mesurer
la pertinence du maintien des provisions
liées à ces litiges dans l’état de situation
financière.
Une analyse de ces litiges a été effectuée au cours
de l’année 2014. Les créances considérées comme
irrécouvrables seront passées par perte et profit au
cours de l’année 2015.
Une analyse de ces litiges a été effectuée au cours de
l’année 2014.
Cependant, cette analyse n’a pas concerné tous les
litiges provisionnés.
Décision en 2014 sur
l’utilisation du
reliquat de fonds du
Régime Interne de
Perte d’Emploi
Recommandation n° 7 :
L’Auditeur externe recommande à l’OIF
de prendre une décision en 2014 sur
l’utilisation du reliquat de fonds du
Régime Interne de Perte d’Emploi,
désormais prescrit et s’élevant à 123 k€
au 31 décembre 2013.
L’Administrateur a décidé en 2014 de reverser le
reliquat du RIPE au Comité du personnel pour le
financement d’actions sociales.
L’Auditeur externe confirme la réponse de l’OIF.
36
Renforcement de la
procédure de
recensement des
factures non
parvenues
Recommandation n° 13 :
L’Auditeur externe recommande à l’OIF
de renforcer, en l’absence d’un module
performant de gestion budgétaire, la
procédure de recensement des factures
non parvenues à la clôture de l’exercice.
Le traitement des factures non pas lié à un module
de comptabilité analytique mais plutôt à un
module de l’application de comptabilité financière.
Ce point sera pris en compte dans le lot 3 du SIG
2g consacré aux outils de reporting.
Actualisation
régulière des
inventaires physiques
des immobilisations
corporelles
Recommandation n° 6 :
L’Auditeur externe recommande à l’OIF
d’actualiser régulièrement les
inventaires physiques des
immobilisations corporelles détenues au
siège et dans les unités hors siège, de
manière à garantir l’existence et
l’exhaustivité des immobilisations
corporelles dans l’état de situation
financière.
Au cours de l’année 2014, les inventaires
physiques de plusieurs UHS ont été actualisés.
Pour le siège, il est prévu un inventaire physique
exhaustif au cours de l’année 2015.
L’Auditeur externe réitère cette recommandation.