Audit Internal danRapat Tinjauan Manajemen

Dr. Deswara, MM

Kepala Klinik

Bid. Pelayanan Klinik

-Pelayanan umum

Pelayanan gigi

KB/KIA

-dll

Bidang Penunjang

- Laboratorium

- Farmasi

- Gizi

dll

Bid. Admisitrasi

- Keuangan

-SDM

Pemasaran

-dll

Mutu

Tim Mutu Audit Intenal PPI Keselamatan

Pasien K3 Kepuasan

Pelanggan

Sistem Manajemen Klinik

Pengertian Audit

Audit adalah suatu rangkaian kegiatan

untuk membandingkanantara praktik aktual dgn standar, pedoman yg ada

dgn mengumpulkan data, informasisecara objektif,

termasuk membuat laporan hasil audit.

Audit merupakan instrumen manajemenuntuk membantu mencapai visi, misi, dan tujuan organisasi

(Slide Dr. Suparman Supriadi, Mkes)

Jenis AuditAudit internal:

• dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor internal yang juga karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan internal organisasi sendiri.

• Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya sebagai termuan, dsebut juga sebagai: audit pihakpertama

• Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia

Audit eksternal:

• audit yang dilakukan oleh pihak di luar organisasi,

Jenis Audit

BerdasarkanPelaksana Audit (Auditor)

BerdasarkanObjek Audit

Audit Internal Audit Eksternal Audit Klinis/Medis Audit Non Klinis

Dilakukan di dalam organisasioleh Auditor Internal yangjuga karyawan organisasisendiri, untuk kepentinganinternal organisasi sendiri.

Auditor Internal tak memilikitanggungjawab hukum kpdpublik atas apa yg dilakukandan dilaporkannya sebagaitemuan, disebut juga sebagaiAudit Pihak Pertama.

Auditor Internal bisa bentukUnit, Orang, atau Panitia

Dilakukan oleh pihak di luarorganisasi,

Ada 2 jenis :

1. Audit Pihak Kedua

(oleh pelanggan)

Contoh :

• Audit BPJS thd Faskes ygmenjadi mitra kerjasamaBPJS,

2. Audit Pihak Ketiga

(oleh institusi independen)

Contoh :

• Survei Akreditasi,

• Audit Bawas

Objek Audit :Pelayanan klinis/medis.Contoh :• Audit Pelayanan Umum• Audit Pelayanan Gigi• Audit Pelayanan Lab

Auditor, dapat :• Auditor Internal, atau• Auditor Eksternal

Auditor harus profesiklinis/medis

Objek Audit : Pelayanan non klinis/medis.Contoh :• Audit Pengelolaan Keuangan• Audit Pengelolaan Barang• Audit Pengelolaan Program

Auditor, dapat :• Auditor Internal, atau• Auditor Eksternal

(Slide Dr. Suparman Supriadi, Mkes)

• Audit internal tim audit internal yang dibentuk oleh Kepala Klinik

• Menilai kinerja pelayanan di Klinik

• Dengan adanya audit internal dapat diidentifikasi kesenjangan kinerja menjadi masukan untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan baik padasistem pelayanan maupun sistem manajemen.

• merupakan instrumen bagi manajemen untuk membantu mencapai visi, misi dantujuan organisasi

• rekomendasi auditor dasar pengambilan keputusan, pengendalianmanajemen, perbaikan dan atau perubahan.

• Audit internal merupakan salah satu mekanisme pengawasan dan pengendalianinternal untuk manajemen FKTP

• Kriteria audit : Kriteria yang digunakan untuk melakukan audit yang dapat berupa standar, prosedur, indikator dan target kinerjayang digunakan dalam penilaian audit

• Bukti audit : rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi

• Temuan audit : hasil evaluasi bukti audit yang dikumpulkan terhadapkriteria audit

• Auditee : Pihak yang di audit

Beberapa istilah yang harus dipahami

Prinsip-prinsip Auditor :

a. Kode Etik Dasar Profesionalisme.

b. Penyajian yang obyektif.

c. Profesional

d. Independent :

e. Pendekatan berdasarkan bukti.

TUJUAN UMUM

Terselenggaranya pelayanan kesehatan yang bermutu

TUJUAN KHUSUS

1) Terlaksananya monitoring implementasi sistem manajemen mutu yang diterapkan di FKTP

2) dengan persyaratan atau kriteria audit

3) Tersedianya data yang valid.

4) Teridentifikasinya peluang yang cukup untuk melakukan perbaikan terus-menerus (Continuous Improvement)

5) Terukurnya kinerja individu, maupun kinerja unit dan institusi

Tehnik audit

Mewawancarai auditee.

Mengamati proses pelaksanakan kegiatan.

Meminta penjelasan kepada auditee

Meminta peragaan oleh auditee.

Memeriksa dan menelaah dokumen.

Memeriksa dengan menggunakan instrumen daftar tilik.

Mencari bukti-bukti.

Melakukan pemeriksaan silang.

Mencari informasi dari sumber luar.

Menganalisis data dan informasi

Menarik Kesimpulan

Tahapan Audit Internal

Tahap I : Penyusunan rencana audit:

• Menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit,

• tujuan audit,

• jadualan audit, dan

• menyiapkan instrumen audit.

• Program audit internal harus direncanakan untuk seluruh kegiatanaudit selama satu tahun, Tentukan unit-unit kerja yang akan diauditdan ditetapkan juga periode

RENCANA PROGRAM AUDIT INTERNAL

• I. Latar Belakang:

• II. Tujuan audit:

• III. Lingkup audit:

• IV. Objek audit:

• V. Jadual dan alokasi waktu (lihat lampiran)

• VI. Metoda audit: Observasi, wawancara, dan melihat dokumen danrekaman yang ada

• VII. Kriteria audit:

• VIII. Instrumen audit:

Tahap II : Tahap pengumpulan data.

• Dengan menggunakan instrumen audit, Data Primer, data sekunder

Tahap III : Tahap analisis data audit, perumusan masalah, prioritasmasalah dan rencana tindak lanjut audit.

• Hasil pengumpulan data dianalisis dengan cara membenturkandengan standar/kriteria yang digunakan

• Akan diperoleh temuan-temuan

Tahap IV : Tahap pelaporan dan diseminasi hasil audit.

Bagi pucuk pimpinan

Referensi dalam membuat keputusan: mengambil atau merubah kebijakan agar lebih sesuai dengan perencanaan

organisasi jangka panjang

Bagi unit operasional

Mengidentifikasi dan memahami permasalahan yang ada dalam organisasi secara keseluruhan ataupun secara spesifik pada unit

operasional sehingga dapat mengambil langkah langkah perbaikan

Bagi unit pengelola mutu

Membatu pengendalian mekanisme jaminan mutu baik pada tahapinput, proses, maupun hasil

Bagi karyawan

Proses pembelajaran dan pertumbuhan serta pembangunan budaya organisasi: budaya mutu, budaya taat prosedur, budaya perbaikan,

budaya kerja sistematis

Manfaat bagi auditor

Proses pembelajaran dan pertumbuhan

Bagi pelanggan

Audit internal merupakan proses pendeteksian segala kemungkinan yang dapat menciptakan ketidak puasan

pelanggan (dan juga risiko) dan dilanjutkan dengan tindakan perbaikan dan pencegahan sehingga komitmen untuk

memberikan kepuasan dan keamanan pada pelanggan benar-benar tercapai

Bagi rekanan

Memberi umpan balik terhadap kinerja rekanan

Peran Auditor internal

Katalisator untuk mempercepat perubahan dalam upaya:• Memastikan kebijakan mutu dilaksanakan

• Memberdayakan sistem mutu

• Memperbaiki sistem pelayanan

• Meningkatkan kinerja pelayanan

No Uraian Ketidak

sesuaian

Bukti bukti

objektif

Ketdk sesuaian thd standar/instr

Standar / Kriteria yang digunakan

Analisis Tindakan perbaikan

Tindakan pencegahan

Target

Waktu penyelesaian

Form Ringkasan Temuan Auditdan

Rencana Tindak Lanjut

No dok::Status revisi:Tgl berlaku:Halaman:

Unit Yang Diperiksa:Tanggal pemeriksaan:

Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee

-------------------------------- -------------------------------

Tindak lanjut audit• Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan

audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan

• Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana perbaikan

• Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas

• Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan monitoring

• Auditor internal wajib menyampaikan hasil-hasil audit pada saat pertemuan tinjauan manajemen

• Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP dan disampaikan tembusan kepada auditor internal

Laporan audit

I. Latar belakang

II. Tujuan audit

III. Lingkup audit

IV. Objek audit

V. Standar/kriteria yang digunakan

VI. Auditor

VII. Proses audit

VIII. Hasil dan analisis hasil audit

IX. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati bersama dengan auditee

Kepala Klinik

Bid. Pelayanan Klinik

-Poli umum

Poli gigi

KB/KIA

-dll

Bidang Penunjang

- Laboratorium

- Farmasi

- Gizi

dll

Bid. Admisitrasi

- Keuangan

-SDM

Pemasaran

-dll

Mutu

Tim Mutu Audit Intenal PPI Keselamatan

Pasien K3 KSKP

Sistem Manajemen Klinik

Sistem Manajemen Mutu

Rapat TinjauanManajemen

Tim Mutu Audit Intenal PPI Keselamatan

Pasien K3 KSKP

Rapat TinjauanManajemen

Mutu

Pembahasan Hasil audit internal oleh audit internal Umpan balik pelanggan berhubungan dengan kepuasan pelanggan Kinerja pelayanan Pencapaian sasaran-sasaran mutu/indikator-indikator kinerja Status tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan Tindak lanjut tehadap hasil tinjauan manajemen yang lalu Kebijakan mutu dan kebijakan pelayanan Perubahan yang perlu dilakukan terhadap sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan

Agenda RAPAT tinjauan manajemen• Pembukaan oleh Penanggung Jawab Manajemen Mutu

• Arahan dari Kepala Puskesmas

• Pembahasan hasil pertemuan tinjauan manajemen yang lalu

• Pembahasan hasil audit internal

• Permbahasan umpan balik/keluhan pelanggan

• Hasil penilaian kepuasan pelanggan

• Hasil penilaian kinerja

• Masalah-masalah operasional yang terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu, penyelenggaraan pelayanan (klinis dan UKM)

• Rencana perbaikan/perubahan yang perlu dilakukan baik pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan (klinis dan UKM)

• Rekomendasi untuk perbaikan

• Penutup

RAPAT Tinjauan Manajemen

Pertemuan yang dilakukan secara periodik untukmeninjau

kinerja sistem manajemen mutu, dankinerja pelayanan untuk memastikan kelanjutan,

kesesuaian, kecukupan, dan efektifitas system manajemenmutu dan system pelayanan

KARAKTERISTIK RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN• Berkala, minimal 2x setahun

• Direncanakan dengan baik

• Didokumentasikan dengan baik

• Mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen mutu dan dampaknya pada mutu dan kinerja

• Membahas perubahan yang perlu dilakukan

• Hasil pertemuan ditindak lanjuti

• Tindak lanjut dipantau pelaksanaannya

• Pihak manajemen dan pelaksana yang terkait diundang dalam rapat

• Pertemuan diawali dengan pembahasan hasil dan tindak lanjut pertemuan tinjauan manajemen sebelumnya

• Dilaksankan dengan agenda yang jelas

• Menghasilkan luaran:• Rencana perbaikan

• Rencana peningkatan kepuasan pelanggan

• Rencana pemenuhan sumber daya yang diperlukan

• Rencana perubahan-perubahan untuk mengakomodasi persyaratan produk/layanan/pelanggan