Audit Gaji dan Personalia (Chp 21)

Akun Payroll dan Personalia

Tujuan keseluruhan dari audit siklus penggajian dan personalia adalah untuk mengevaluasi apakah saldo

akun yang terpengaruh oleh siklus tersebut telah dinyatakan secara wajar sesuai dengan prinsip prinsip

akuntansi yang diterima umum.

Akun yang umum dalam siklus penggajian dan personalia ditunjukkan pada gambar di atas. Akun T akan

digunakan untuk mengilustrasikan cara informasi akuntansi mengalir melalui berbagai akun dalam

siklus penggajian dan personalia. Dalam sebagian besar system, akun gaji dan upah akrual hanya akan

diguakan pada akhir periode akuntansi. Selama periode berjalan, beban baru akan dicatat apabila

karyawan telah benar benar dibayar dan bukan ketika biaya tenaga kerja terjadi. Akrual untuk tenaga

kerja dicatat dengan ayat jurnal penyesuaian pada akhir periode bagi setiap biaya tenaga kerja yang

dihasilkan tetapi belum dibayar.

Fungsi Bisnis Dalam Siklus Penggajian dan Personalia Serta Dokumen dan Catatan Terkait

Siklus penggajian dan personalia dimulai dengan merekrut karyawan dan diakhiri dengan membayar

karyawan tersebut atas jasa yang mereka laksanakan dan pemotongan pajak oleh pemerintah serta

institusi lain dan pajak gaji serta manfaat akrual. Jadi, siklus tersebut melibatkan perolehan jasa dari

karyawan yang konsisten dengan tujuan perusahaan, dan akuntansi yang tepat untuk jasa tersebut.

Sumber Daya Manusia

Departemen sumber daya manusia menyediakan sumber yang independen untuk mewawancarai dan

merekrut personel yang memenuhi kualifikasi. Departemen tersebut juga merupakan sumber catatan

yang independen bagi verifikasi internal atas informasi upah. Termasuk penambahan dan penghapusan

gajiserta perubahan upah dan pengurangan.

Pencatatan Waktu dan Persiapan Penggajian

Merupakan hal yang penting dalam audit penggajian karena mempengaruhi secara langsung beban

peggajian dalam setiap periode. Untuk mencegah salah saji dalam epat aktivitas berikut diperlukan

pengendalian yang memadai :

Penyiapan kartu waktu oleh karyawan

Pengikhtisaran dan penghitungan pembayaran kotor, pengurangan dan pembayaran bersih

Penyiapan cek gaji

Penyiapan catatan gaji

a. Kartu waktu (time card). Adalah dokumen yang mengidentifikasi waktu per jam karyawan mulai dan berhenti bekerja setiap hari serta jumlah jam kerja karyawa. Kartu waktu ini dapat berupa formulir kertas atau electronic, dan dapat disiapkan secara otomatis oleh jam waktu atau pembaca kartu

identifikasi. Kartu waktu ini biasanya diserahkan setiap minggu. Karyawan yang menerima gaji tetap atau pembebasan biasanya tidak mengisi kartu waktu. Mereka hanya diharuskan mengisi laporan waktu untuk mengklaim upah lembur, cutih libur atau sakit.

b. Tiket waktu pekerjaan Tiket waktu pekerjan adalah formulir yang menunjukkan pekerjaan mana yang dikerjakan karyawan selama periode waktu tertentu. Formulir ini hanya digunakan oleh seorang karyawanmelakukan pekerjaan berbeda atau bekerja dalam departemen yang berbeda. Tiket waktu pekerjan seringkali diakukan secra electronic dengan system pelaporan waktu dan beban.

c. File transaksi penggajian

File yang dibuat oleh computer ini mencantumkan semua transaksi penggajian yang diproses oleh system akuntansi selama satu periode, seperti satu hari, satu minggu, satu bulan, satu tahun. File tersebut berisi semua informasi yang dimasukkankedalam system dan informasi tentang setiap transaksi seperti nama karyawan, dan nomer identifikasi, tanggal, pembayaran kotor dan bersih, berbagai jumlah pemotongan pajak dan klasifikasi akun atau klasifikasi. Tergantung pada kebutuhan perusahaan, informasi mengenai penggajian digunakan untuk berbagai catatan, daftar dan laporan, seperti jurnal penggajian file induk penggajian, dan rekonsiliasi bank penggajian.

d. Jurnal atau data penggajian

Laporan inidibuat dari file transaksi penggajian dan umumnya mencantumkan nama karyawan, jumlah penggajian kotor dan bersih, jumlsh pemotongan, serta klasifikasi akun atau klasifikasi transaksi. Transaksi yang sama dimasukkan kedalam jurnal atau daftar juga diposting secara simultan kebuku besar umum dank e file besar induk penggajian.

e. File induk penggajian (payroll master file) Adalah file computer yang digunakan untuk mencatat transaksi penggajian bagisetiap karyawan dan mempertahankan total upah karyawan yang dibayar selama tahun tersebut hingga tanggal saat ini. Catatansetiap karyawan mencantumkan pembayaran kotor selama setiap periode penggajian, pengurangan dari pembayaran kotor, pembayaran bersih, nomer cek, dan tanggal. File induk ini diperbaharui dari file transaksi peggajian. Total penghasilan setiap karyawan dalam file induk sama dengan saldo penggajian kotor dalam berbagai akun buku besar umum

f. Cek gaji Cek gaji ditulis untuk selanjutnya diserahkan kepada karyawan sebagai pertukaran atas jasa yang dilakasanakannya. Jumlah cek tersebut merupakan pembayaran kotor dikurangi pajak dan potongan lainnya. Cek itu disimpan sebagai bagian dari fungsi penyiapan penggajian, tetapi tanda tangan yang diotorisasi telahmembuat cek tersebut sebagai aktiva. Setelah cek gaji dicairkanoleh karyawan, cek yang dibatalkan lalu dikembalikan keperusahaan dari bank. Cek gaji seringkali disetorkan secara langsung dari rekening bank setiap karyawan.

g. Rekonsiliasi rekening bank penggajian

Rekonsiliasi bank independen merupakan hal yang penting bagi semua akun kas, termasuk penggajian, untuk menemukan kesalahan dan kecurangan. Akun penggajian impress (imprest payroll account) adalah akun penggajian terpisah dimana saldo bernilai kecil dipertahankan.

Jumlah setiap gaji bersih yang ditransfer berdasarkan cek atau transfer dana elektronik dari akun umum ke akun impress segera sebelum distribusi penggajian.

h. Formulir W-2 Adalah formulir yang dikirim kesetiap karyawan untuk mengikhtisarkan setiap menghasilan karyawan slama tahun kalender, termasuk pembayaran kotor, dan potongan FICA (jaminan sosial). Informasi yang sama juga diserahkan kepada internal revenue service dan komisi pajak Negara bagian serta local jika dapat diberlakukan. Informasi ini disiapkan dari file induk penggajian dan biasanya dibuat oleh koputer.

i. SPT pajak penghasilan Adalah formulir yang diserahkan ke unit pemerintah local, Negara bagian, dan federal untuk menunjukkan pembayaran pajak yang dipotong dan pajak perusahaan. Sifat dan tanggal jatuh tempo formulir tersebut bervariasi tergantung pada jenis pajaknya. Formulir trsebut disiapkan dari informasi yang ada pada induk file penggajian dan biasanya dibuat oleh computer.pembayaran pemotongan pajak federal dan jaminan social akan jatuh tempo secara setengah mingguan atau bulanan, tergantung pada julah pemotongan pajaknya.sebagian besar pajak pengangguran negaara bagian jatuh tempo secara kuartalan.

Metodologi Untuk Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif Atas Transaksi

Memahami Pengendalian Internal Siklus Penggajian dan Personalia

a. Pemisahan tugas yang memadai

Pemisahan tugas diterapkan terutama untuk mencegah pembayaran berlebih dan pembayaran kepada

karyawan yang tidak ada atau fiktif. Fungsi penggajian harus independen dari bagian SDM yang

mengendalikan aktifitas penggajian kunci (seperti penambahan karyawan atau menghapus

karyawan), dan terpisah dari penyimpanan cek gaji yang telah ditandatangani.

b. Otorisasi yang tepat Hanya bagian SDM yang boleh mengotorisasi untuk menambah atau

menghapus karyawan dari daftar penggajian atau mengubah tingkat upah serta potongan. Penyelia karyawan berwenang untuk menentukan jumlah jam kerja, terutama lembur. Persetujuan dapat dibubuhkan dalam timecard atau dikecualikan untuk jam lembur saja.

c. Dokumen dan catatan yang memadai Dokumen dan catatan yang memadai tergantung pada sifat dan sistem penggajian. Kartu waktu atau catatan cocok digunakan untuk karyawan paruh waktu atau yang dibayar per jam, namun tidak untuk karyawan tetap. Untuk karyawan yang dibayar menurut tingkat potongan atau sistem intensif lainnya, diperlukan catatan bentuk lainnya. Karena tujuan kelengkapan tidak terlalu diperhatikan, dokumen yang telah dipranomori tidak terlalu diperlukan untuk sistem penggajian.

d. Pengendalian fisik terhadap aktiva dan catatan Akses ke cek gaji yang belum ditandatangani harus dibatasi. Cek harus ditandatangani oleh karyawan yang bertanggungjawab, dan penggajian harus didistribusikan oleh seseorang yang independen dari fungsi penggajian dan pencatatan waktu. Setiap cek yang tidak dicairkan harus langsung disetor kembali. Jika cek ditandatangani oleh mesin, maka akses ke mesin tersebut harus dibatasi.

e. Pengecekan yang independen terhadap kinerja Verifikasi terhadap penghitungan penggajian harus independen. Seorang dari manajer atau karyawan lain harus mereview output penggajian untuk melihat salah saji atau jumlah yang tidak biasa. Jika tenaga kerja manufaktur mempengaruhi persediaan, atau jika akumulasi biaya dihitung berdasarkan pekerjaan, maka dibutuhkan pengendalian memadai untuk menghitung memferifikasi pembebanan yang tepat.

Formulir dan Pembayaran Pajak Penggajian

Dalam hal pajak, perlu diperhatikan pajak penggajian dan pemotongan pajak lainnya. Jumlahnya seringkali material maupun karena kewajiban potensial akibat lalai menyerahkan formulir pajak (SPT) tepat waktu akan menyebabkan kewajiban yang berat.

a. Penyiapan formulir pajak penggajian Sebagai pemahaman atas pengendalian internal, auditor harus mereview setidaknya satu jenis formulir pajak penggajian. Jika klien lalai menyiapkan laporan dengan benar, akan muncul kewajiban berupa pajak yang belum dibayar, denda, atau bunga. Formulir pajak yang dimaksud adalah pajak penghasilan (PPh). Jika auditor yakin bahwa SPT disiapkan secara tidak benar, auditor butuh rekonsiliasi terinci atas informasi yang ada di SPT dan butuh catatan penggajian. Indikasi penyajian tidak benar tersebut mencakup pembayaran bunga dan denda masa lalu akibat pembayaran yang tidak tepat, personil yang menyiapkan dokumen tersebut adalah orang baru, tidak ada verifikasi internal, dan masalah arus kas yang dikadapi klien

b. Pembayaran potongan pajak penggajian dan pemotongan lainnya secara tepat waktu

Auditor harus menguji apakah bagian penggajian telah menyetorkan potongan pajak atas

karyawan, walaupun biasanya dilakukan dari pengeluaran kas umum. Pengujian tersebut

termasuk potongan pajak, iuran pensiun, JHT, JKK, Potongan asuransi, dan tabungan penggajian.

Pertama tama, auditor harus tau aturan pajak nya berdasarkan undang undang dan aturan

turunannya, termasuk kontran kerja karyawan. Setelah itu, auditor dapat dengan mudah untuk

menentukan apakah klien telah melakukan pepembayaran dengan jumlah benar dan tepat

waktu dengan membandingkannya dengan catatan penggajian.

Persediaan dan Pertimbangan Kecurangan Penggajian

Auditor seringkali memperluas prosedur audit penggajian jika penggajian mempengaruhi secara signifikan penilaian persediaan, atau jika auditor menduga kemungkinan adanya transaksi yang curang secara material, seperti karyawan fiktif atau penipuan jam kerja.

1. Hubungan penggajian dan pengurangan jam kerja Klasifikasi akun penggajian yang tidak tepat dapat mempengaruhi akun akun persediaan seperti WIP, FG, atau CIP (terutama untuk perusahaan manufaktur dan konstruksi).

Contoh: FOH akan dibebankan terlalu tinggi jika biaya gaji untuk karyawan administrasi, baik sengaja ataupun tidak, juga dimasukkan sebagai bagian dari FOH. Demikian juga jika biaya gaji karyawan dibebankan secara tidak benar ke pekerjaan atau proses yang salah. Untuk kondisi seperti itu, auditor harus melakukan pengujian pengendalian internal terhadap klasifikasi transaksi penggajian yang tepat. Konsistensi merupakan hal penting bagi klasifikasi dan dapat diuji dengan menelusuri bukti bahwa karyawan telah menyelesaikan pekerjaan tertentu dan pencatatannya ke akuntansi yang mempengaruhi persediaan.

Contoh: Jika karyawan dibayar berdasarkan jam kerja, penting untuk menguji apakan pencatatan jam kerja telah dilakukan dengan benar. Atau bisa ditelusuri dari catatan penggajian ke kartu waktu untuk menguji beban penggajian tidak masuk ke persediaan.

2. Pengujian atas karyawan yang tidak ada (fiktif)

Masih sering terjadi pengeluaran cek untuk membayar gaji karyawan yang sudah tidak bekerja lagi di perusahaan tersebut. Biasanya yang melakukan kesalahan ini adalah klerk, mandor, rekan karyawan, atau mantan karyawan itu sendiri.

Contoh: Mandor dapat menyetujui absen kerja karyawan di lapangan. Jika mandor meneruskan absen itu ke bagian penggajian, maka akan terjadi pembebanan gaji berlebih. Untuk mendeteksi hal itu, auditor dapat meng-cross check absen dengan catatan lainnya pegawai untuk menguji tanda tangan yang diotorisasi dan kelayakan endorsment.

Auditor juga memeriksa endorsment atau endorsment kedua untuk melihat adanya jumlah yang tidak biasa atau kemungkinan penyalahgunaan check. Untuk menguji karyawan yang tidak ada, auditor dapat menguji transaksi jurnal penggajian ke catatan pada bagian SDM untuk menguji apakah karyawan

tersebut benar benar ada pada periode penggajian. Untuk mengetahui bahwa karyawan yang telah berhenti ditangani dengan layak adalah memilih beberapa file karyawan tersebut pada tahun berjalan dari bagian personalia untuk menentukan apakah karyawan tersebut telah diberikan pesangon secara tepat. Jika karyawan telah berhenti namun masih digaji terus, maka dapat di cek dengan memeriksa catatan penggajian periode periode selanjutnya. Namun metode ini tidak efektif bila bagian SDM tidak diberitahu jika karyawan tersebut telah berhenti. Dalam beberapa kasus, auditor akan meminta untuk dilakukan pembayaran gaji kejutan. Ini adalah pengujian dimana semua karyawan harus mengambil cek gaji dan menandatangani di depan penyelia dan auditor. Setiap cek yang tidak diambil dan ditandatangani harus diinvestigasi untuk menentukan apakah itu adalah kecurangan atau penipuan. Prosedur ini sangat mahal namun mungkin merupakan satu satunya cara membuktikan penggelapan uang.

3. Pengujian atas kecurangan waktu Seringkali terjadi jika karyawan melaporkan jam kerjanya lebih banyak daripada sebenarnya. Caranya adalah menguji catatan penggajiann dengan catatan jam kerja yang independen seperti yang sering dilakukan oleh pengendalian produksi. Contohnya dengan mengamati kemungkinan karyawan memasukkan kartu absen temannya. Akan tetapi akan jauh lebih mudah bagi klien untuk melakukan pengendalian internal daripada auditor untuk mengujinya.

Metodologi Untuk Merancang Pengujian Atas Rincian Saldo

Setelah menyelesaikan pengujian tersebut dan menilai kemungkinan salah saji akun laporan keuangan dalam siklus penggajian dan personalia, auditor akan mengikuti metodologi untuk merancang pengujian atas rincian saldo. Gambar di bawah mengikhtisarkan metodologi tersebut.

1. Mengidentifikasi Risiko Bisnis Klien yang Mempengaruhi Penggajian (Tahap I) Risiko bisnis klien mungkin saja terjadi pada kesepakatan kompensasi yang kompleks, yang mencakup bonus dan rencana opsi saham serta kesepakatan kompensasi yang ditangguhkan lainnya. Contohnya adalah banyak perusahaan menyediakan opsi saham yang ekstensif sebagai bagian dari paket kompensasinya untuk karyawan kunci yang secara signifikan mempengaruhi beban kompensasi dan ekuitas pemegang saham.

2. Menetapkan Salah Saji yang Dapat ditoleransi dan Menilai Risiko Inheren (Tahap I)

Selain potensi kecurangan, risiko inheren umumnya juga redah bagi semua tujuan audit yang berkaitan dengan saldo. Jika sebagian besar transaksi melibatkan kas, ada risiko inheren berupa kecurangan penggajian. Karena itu auditor sering mempertimbangkan pentinngnya tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi-keterjadian. Sebagai bagian dari pemahaman mengenai klien, auditor dapat mengidentifikasi masalah yang berhubungan dengan penggajian yang kompleks, seperti rencana kompensasi berdasarkan saham yang dapat meningkatkan risiko inheren yang berhubungan denngan akuntansi dan pengungkapan kesepakatan tersebut.

3. Risiko Pengendalian dan Melaksanakan Pengujian yang Terkait (Tahap I dan II) Telah dijelaskan sebelumnya di atas atas penilaian risiko pengendalian, pengujian pengendalian, serta pengujian substantif atas transaksi yang berhubungan.

4. Melaksanakan Prosedur Analitis (Tahap III)

5. Merancang dan Melaksanakan Pengujian atas Rincian Saldo untuk Akun Kewajiban dan Beban (Tahap III) Dua tujuan audit yang berkaitan dengan saldo yang utama dalam menguji kewajiban penggajian adalah:

Akrual dalam neraca saldo telah dinyatakan pada jumlah yang benar (keakuratan)

Transaksi dalam siklus penggajian dan personalia telah dicatat pada periode yang benar (cut off ).

Perhatian utama dari kedua tujuan adalah untuk memastikan bahwa todak ada kurang saji atau akrual yang dihilangkan. Selanjutnya kita akan membahas akun kewajiban yang utama dalam siklus penggajian dan personalia.

a. Jumlah potongan dari gaji karyawan Pajak penghasilan yang dipotong tetapi belum dibayarkan kepada pemerintah dapat diuji dengan membandingkan saldonya dengan jurnal penggajian, formulir pajak penghasilan yang dibuat pada periode selanjutnya, dan pengeluaran kas periode selanjutnya. Pos lainnya dapat dilakukan pengujian dengan cara yang serupa.

b. Gaji dan upah akrual Ssetelah auditor menentukan kebijakan perusahaan untuk mengakrualkan upah dan mengetahui bahwa hal tersebut konsisten dengan tahun sebelumnya, untuk mengujia cut off dan keakuratan adalah dengan meghitung ulang akrual klien. Salah saji yang sering terjadi adalah kelalaian memasukkan jumlah hari yang tepat yang telah dihasilkan tetapi belum dibayar.

c. Komisi Akrual Konsepnya sama dnegan gaji akrual namun lebih sulit karena adanya ragam perjanjian komisi yang berbeda-beda. Yang harus dilakukan pertama adalah menentukan sifat perjanjian komisi dan kemudian menguji perhitunngannya berdasarkan perjanjian itu. Harus dilihat juga konsistensinya denngan tahun sebelumnya.

d. Bonus akrual Seringnya bonus yang belum dibayarkan pada akhir tahun sangat besar sehingga kelalaiannya juga dapat menimbulkan salah saji yang material. Verifikasinya dengan membandingkannya dengan jumlah yang diotorisasi pada risalah rapat dewan direksi.

e. Pembayaran cuti liburan, cuti sakit, atau tunjangan akrual lainnya Untuk menilai kewajarannya bandingkan konsistensinya dengan tahun sebelumnya. Ketahui kebijakan perusahaan untuk menccatat kewajiban dahulu kemudian hitung ulang jumlah yang tercatat.

f. Pajak penggajian akrual

Diverifikasi dengan formulir pajak yang disiapkan untuk periode selanjutnya untuk menentukan jumlah yang sudah harus dicatat sebagai kewajiban pada tanggal neraca.

g. Pengujian atas rincian saldo untuk akun beban Auditor relatif sedikit melakukan pengujian tambahan disamping prosedur analitis, pengujian pengendalian, pengujian substantif atas transaksi dan pengujian atas akun kewajiban terkait. Auditor hanya perlu melakukan pengujian lebih jika menemukan kelemahan material dalam pengendalian internal atau salah saji signifikan dalam pengujian kewajiban. Akun yang sering

diuji mecakup kompensasi pejabat, komisi, beban pajak pennghasilan, total penghasilan pegawai, dan tenaga kerja kontrak

h. Kompensasi Pejabat Verifikasi apakah total kompensasi dari pejabat adalah jumlah yang disetujui oleh dewan direksi dan komisaris, karena gaji dan bonus mereka harus dimasukkan ke dalam Surat Pemberitahuan pajak.

i. Komisi

Dapat diverifikasi dengan mudah kalau tarif komisi sama untuk masing-masing jenis penjualan dan informasi penjualan yang diperlukan tersedia dalam catatan akuntansi.

j. Beban pajak penggajian Dapat diuji dengan merekonsiliasi total gaji dalam masing-masing formulir pajak penghasilan pegawai dengan total gaji untuk keseluruhan tahun. Total PPh dapat dihitung ulang dengan mengalikan tarif yang sesuai dengan penghasilan kena pajak. Biasanya butuh waktu lama dan biaya tinggi, sehingga sering tidak dilakukan kecuali prosedur analitis mengindikasikan terdapat masalah yang tidak dapat diselesaikan dengan prosedur lainnya.

k. Total penggajian

Perlu diadakan pengujian atas transaksi untuk menemukan kekeliruan dalam pembebanan gaji (apakah transaksi penggajian dibebankan ke perkiraan non penggajian atau seluruhnya tidak dicatat dalam jurnal penggajian).

l. Tenaga kerja kontrak (Outsourcing)

Biaya yang dibayarkan ke perusahaan outsource diuji dengan membandingkan jumlahnya dengan kesepakatan kontrak yang ditandatangani antara perusahaan dengan perusahaan outsource

m. Tujuan penyajian dan pengungkapan

Auditor dapat menggabungkan prosedur audit yang berhubungan dengan keempat tujuan penyajian dan pengungkapan dengan pengujian atas rincian saldo untuk akun kewajiban dan beban.

Sumber : https://www.academia.edu/6952991/Audit_siklus_penggajian_dan_personalia