auditoria. a finalidade de uma auditoria É verificar a conformidade do sistema
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AUDITORIA
A FINALIDADE DE UMA AUDITORIA É VERIFICAR A
CONFORMIDADE DO SISTEMA
AUDITORIA = processo sistemático, documentado e independente, para obter evidência da auditoria e avaliá-la objetivamente para determinar a extensão na qual os critérios de auditoria são atendidos.
EVIDÊNCIA DA AUDITORIA=registros, apresentação de fatos ou outras informações, pertinentes aos
critérios de auditoria e verificáveis.
SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE = sistema de gestão para dirigir e controlar uma organização, no que diz respeito à qualidade.
GESTÃO DA QUALIDADE = atividades coordenadas para dirigir e controlar uma organização, no que diz respeito à qualidade.
MELHORIA CONTÍNUA = atividade recorrente para aumentar a capacidade de atender requisitos.
CONFORMIDADE = atendimento a um requisito.
NÃO-CONFORMIDADE=não atendimento a um requisito.
AÇÃO CORRETIVA = ação para eliminar a causa de uma não- conformidade identificada ou outra situação indesejável.
AÇÃO-PREVENTIVA = ação para eliminar a causa de uma potencial não-conformidade ou outra situação potencialmente indesejável.
REGISTRO = documentos que apresenta resultados obtidos ou fornece evidências de atividades realizadas.
EVIDÊNCIA OBJETIVA = dados que apóiam a existência ou a veracidade de alguma coisa
EFICÁCIA = extensão na qual as atividades planejadas são realizadas e os resultados planejados, alcançados.
EFICIÊNCIA = relação entre o resultado alcançado e os
recursos usados.
AUDITOR = pessoa com competência para realizar uma auditoria.
AUDITADO = organização que está sendo auditada
AUDITOR LÍDER = pessoa designada para gerenciar uma auditoria.
DEVE = sempre que tivermos, na Norma, o termo deve significa que é um requisito obrigatório.
CLASSIFICAÇÃO DAS AUDITORIAS
QUANTO AO TIPO:
AUDITORIA DE PRIMEIRA PARTE - auditoria interna
AUDITORIA DE SEGUNDA PARTE - cliente/fornecedor
AUDITORIA DE TERCEIRA PARTE - auditoria de certificação
QUANTO AO PROPÓSITO:
AUDITORIA DE ADEQUAÇÃO - analisa a adequação do programa de qualidade através da
documentação (política/procedimentos)
AUDITORIA DE CONFORMIDADE - analisa a documentação e sua efetividade nos
locais de uso (implementação)
CLASSIFICAÇÃO DAS AUDITORIAS
DE ACORDO COM O OBJETO:
AUDITORIA DO SISTEMA DA QUALIDADE -documentação e organização
AUDITORIA DE PROCESSO -instruções e procedimentos operacionais
AUDITORIA DE PRODUTO -produto com suas especificações
CLASSIFICAÇÃO DAS AUDITORIAS
CONFORME O ESCOPO:
AUDITORIA COMPLETA - todas as funções e atividades pertinentes ao sistema da qualidade
AUDITORIA PARCIAL - determinada função, área, linha de produto ou atividade de interesse
AUDITORIA DE ACOMPANHAMENTO - verifica a implantação e eficácia de ações corretivas previamente acordadas
CLASSIFICAÇÃO DAS AUDITORIAS
AS AUDITORIAS AINDA PODEM SER:
PROGRAMADAS: Que respondem a um planejamento de auditoria.
POR SOLICITAÇÃO: não programadas realizadas para obter uma
informação específica.
PRÉ-AUDITORIA: Utilizadas para decidir se é viável realizar uma
auditoria de segunda ou de terceira parte.
SEGUIMENTO: São utilizadas para verificar a solução dada a não
conformidades detectadas.
SEM AVISO: São realizadas quando há suspeita de graves desvios
no Sistema de Gestão da Qualidade da organização.
ISO 9001:2000 - UMA AUDITORIA DE PROCESSOS
o foco são os processos da organização;
a lista de verificação padronizada não é de grande valia na
auditoria de processos
a lista de verificação da auditoria de processos terá que ser
preparada a partir da avaliação da documentação e terá que
obrigatoriamente estar fundamentada num mapa de processo
na auditoria de processos poderão ser utilizados os seguintes
documentos: mapas de processo, estudos de capacidade,
especificações, evidências da qualificação das pessoas, legislação.
O QUE NÃO MUDA NA REALIZAÇÃO DE UMA AUDITORIA
obter informação pormenorizada que permita estabelecer a efetividade e eficiência do sistema de gestão da qualidade na realização dos objetivos e metas estabelecidas pela alta administração;
detectar e corrigir desvios no sistema de gestão da qualidade que afetam a capacidade da organização para satisfazer os requisitos de seus clientes;
obter informação que permita melhorar a produtividade e rentabilidade da organização;
verificar atendimento de regulamentos que afetam os negócios da organização;
estabelecer a adequação do sistema de gestão da qualidade no que tange ao estabelecido em normas nacionais e internacionais
QUANDO DEVE OCORRER UMA AUDITORIA?
para avaliar a adaptação do sistema da qualidade implantado;
para levantar informações visando a melhoria para a qualidade;
para identificar áreas de oportunidades de melhoria;
para obter fatos para suportar decisões gerenciais.
PLANEJAMENTO - deve estar estipulado em procedimento a periodicidade das auditorias internas
PROGRAMAÇÃO – deve determinar quais aspectos são relevantes para a auditoria. Ex: auditoria de adequação ou conformidade?
PLANO – deve determinar quais itens serão abordados durante a auditoria, seu escopo e objetivo, data, local, setores a serem auditados
PREPARAÇÃO DE UMA AUDITORIA INTERNA
NOTIFICAÇÃO E AGENDA - a área a ser auditada deve receber com antecedência, a notificação da auditoria, que deverá conter todos os itens do Plano de auditoria
CHECK LIST - o auditor elabora um check list com base nos procedimentos e no SIQ-Construtoras
PREPARAÇÃO DE UMA AUDITORIA INTERNA
CHECK LIST
O check list é elaborado através do questionamento de todas as atividades previstas em procedimentos e no SIQ-Construtoras, desenvolvidas pela empresa
Não é um registro da qualidade, servindo somente como instrumento de apoio utilizado pelo auditor para realização e condução da auditoria
pode conter: área a ser auditada, escopo da auditoria, itens e questionamentos
ETAPAS DE REALIZAÇÃO DA AUDITORIA
Reunião de abertura;
Auditoria propriamente dita (nos postos de trabalho);
Reunião entre auditores;
Reunião de encerramento.
PONTOS A SEREM ABORDADOS:
apresentação
agradecimentos
lembretes
agenda
objetivo
conhecer os participantes
esclarecer as etapas da auditoria
REUNIÃO DE ABERTURA
A auditoria é realizada através de observações: visual e
auditiva;
Utilize o check list elaborado previamente, onde estarão todos
os questionamentos referentes ao procedimento auditado, mas
não se se restrinja ao check list, outros questionamentos podem
ser elaborados durante a auditoria ;
Tenha sempre a norma aplicável, para eventuais dúvidas;
Requisite ao auditado todos os procedimentos aplicáveis na
área.
AUDITORIA PROPRIAMENTE DITA
DURANTE A AUDITORIA
use perguntas abertas:por que; o que; como; de que forma; como você assegura?
em uma auditoria não deve existir “achismos”
não utilize juízos apreciativos
cuidado com o uso de algumas palavras como: “a gente” (hoje em dia a gente sabe)
cuidado com a forma de imposição:( você deixou de... você deve...)
procurar elogiar de forma adequada os elementos positivos
toda não conformidade encontrada deve ser imediatamente informada ao auditado.
EQUIPE DE AUDITORES
é aconselhável uma equipe com no mínimo dois auditores;
os auditores deverão ser determinados com antecedência, de acordo com o que descreve o procedimento de auditorias internas;
os auditores devem estar habilitados para realizar a auditoria (curso de auditor interno).
EQUIPE DE AUDITORES
Poderá ser determinado um auditor líder para cada auditoria, que deverá:
ser responsável por todas as etapas da auditoria;
ter autoridade para tomar decisões finais;
participar da seleção da equipe de auditores;
atuar como representante da equipe de auditores;
apresentar o relatório final de auditoria.
AS SETE OBRIGAÇÕES DO AUDITOR
comprove a implementação das metas da qualidade;
verifique se estas coincidem com o enunciado da Política da Qualidade e o escopo da certificação;
verifique se as metas são conhecidas pelos colaboradores da empresa;
comprove quais são os os meios que foram disponibilizados para implementar as metas;
AS SETE OBRIGAÇÕES DO AUDITOR
verifique se os indicadores da qualidades são avaliados através de métodos objetivos de medição;
avalie a adequação dos métodos estabelecidos utilizando o mapa de processo;
estabeleça quais são as evidencias que permitem evidenciar o atendimento ou não atendimento dos requisitos da norma;
identifique quais processos fornecem e não fornecem valor agregado.
O AUDITOR DEVE:
ser aberto;
ter a maturidade necessária;
ter uma boa capacidade de avaliação;
ter capacidade de coordenar e dirigir;
ser perseverante;
ser atento;
poder reagir eficientemente em situações de estresse;
não permitir que questões pessoais interfiram na auditoria;
tratar o auditado de modo adequado para que se alcance o objetivo da auditoria.
DEVE SER: de maneira moderada criticar o fato e não a pessoa
DEVE TER: Paciência Escuta ativa (deixar terminar de falar)
DEVE MANTER: Contato visual Postura ereta da cabeça
O AUDITOR QUANDO FOR CRITICAR
NÃO-CONFORMIDADE - não atendimento a um requisito
a não conformidade é uma deficiência no Sistema da Qualidade, produto ou serviço;
as não conformidades devem ser encaradas como oportunidades de melhoria para o SGQ da empresa;
sempre que detectadas devem ser comunicadas ao auditado, para evitar o efeito surpresa;
para toda não conformidade encontrada, deve ser dado um tratamento;
a redação das não conformidades, deve trazer todas as informações necessárias, para possibilitar as ações corretivas subsequentes.
Na reunião entre auditores serão:
lavradas as não conformidades;
discutidos os pontos divergentes.
O relatório de auditoria deve descrever:área auditada;data;itens auditados;conformidades ou não conformidades;comentários e observações;conclusão final;auditores.
REUNIÃO ENTRE AUDITORES
Nessa reunião serão :
informadas as não conformidades lavradas
acordados prazos para ações corretivas
esclarecidas as dúvidas com relação aos
resultados da auditoria
realizados os agradecimentos a todos que
colaboraram como o bom andamento da
auditoria
REUNIÃO FINAL OU DE ENCERRAMENTO