Auditoria AdministrativaPodemos definir a la auditora administrativa como el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora.La auditoria administrativa es un proceso en el que se busca examinar detalladamente las actividades que realiza cada departamento dentro de la organizacin, buscando mantenerun control dentro de ella y conocer la efectividad en la forma de operar.Es unexamendetallado, metdico y completo practicado por un profesional de la administracin sobre la gestin de un organismo social. Consiste en la aplicacin de diversos procedimientos, con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados en relacin con las medidas fijadas; los recursos humanos, financieros y materiales empleados; la organizacin, utilizacin y coordinacin de dichos recursos; los mtodos y controles establecidos y su forma de operar.Objetivos de la auditoria administrativaEntre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes:De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos.De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin.De organizacin.- Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo.De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes.

De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus Contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.De cambio.- La transforman en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin.

De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.

De toma de decisiones.- Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin.Importancia del proceso de verificacinUna responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar que es lo que s esta haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la practica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que l responsable del rea o el supervisor piensan que esta ocurriendo. Los procedimientos de auditoria administrativa respaldan tcnicamente la comprobacin en laobservacindirecta, la verificacin de informacin de terrenos, y el anlisis y confirmacin dedatos, los cuales son necesarios e imprescindibles.

Alcance de la auditoria administrativa Por lo que se refiere a su rea de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuacin. Esta connotacin incluye aspectos tales como:Naturaleza jurdicaCriterios de funcionamientoEstilo de administracinProceso administrativoSector de actividadmbito de operacinNmero de empleadosRelaciones de coordinacinDesarrollo tecnolgicoSistemas de comunicacin e informacinNivel de desempeoTrato a clientes (internos y externos)EntornoProductos y/o serviciosSistemas de calidad

Diferencias entre Auditora financiera y administrativa.- El aadido financiero tiene por objetivo distinguirla de otros tipos de auditora. Este se lleva a cabo para determinar si el conjunto de estados financieros se presentan de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados.auditoria administrativa o de gestin.- Es un examen detallado de la administracin con el fin de evaluar la eficiencia de sus resultados, el cumplimiento de sus metas, la utilizacin de sus recursos humanos, financieros, materiales, sus mtodos , controles y su forma de operar.En esencia la auditoria administrativa es la revisin analtica total o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva suficiente.Las auditorias pueden efectuarse internamente en la empresa o contratar servicios de contadores independientes que no tienen relacin alguna y nada que ver con la empresa.

CARACTERSTICAS MS COMUNES ENTRE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA.

TIPOAUDITORIA ADMINISTRATIVAAUDITORIA FINANCIERA

SEMEJANZAS Los mtodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las fases del proceso administrativo aplicados en toda la organizacin. Asegurar confiabilidad e integridad de la informacin, complementndose con la operacional y financiera. Se lleva a cabo por contador pblico interno o externo, e interdisciplinaria. La situacin e informacin financiera de la empresa. Asegurar confiabilidad e integridad de la informacin, complementndose con la operacional y administrativa. Se lleva a cabo por contador pblico interno o externo, o independientemente autorizado.

DIFERENCIAS No es numrica. Utiliza los estados financieros como un medio. Se emiten recomendaciones por medio de una carta dirigida a los encargados de la administracin y en su caso a los dueos de la empresa. Auditoria numrica. Utiliza los estados financieros como un fin. Se emite una opinin por medio de un dictamen

OBJETIVOS Evaluar y promover el cumplimiento del proceso administrativo Evalua la calidad de la administracin en su conjunto.Expresar una opinin sobre las cuentas, rubros y conceptos examinados, para dar confiabilidad a los estados financieros. La opinin servir para efectos internos o externos .

Auditora AdministrativaLa auditora administrativa es y ser siempre la herramienta ms til en la administracin de una organizacin, ya que a travs de ella se puede penetrar en lo ms hondo de la empresa, para entender dnde est ubicada, cmo lleg hasta all, de dnde parti y a dnde quiere llegar.

Qu es una auditora administrativa?

La auditora administrativa es el acto de hacer una revisin profunda del proceso administrativo de la empresa, con el fin de corregir o reforzar sus operaciones para que sta logre una ventaja competitiva.Una vez que tienes una idea bsica del significado de la auditora administrativa, puedes identificar los objetivos que se persiguen al llevarla a cabo en las organizaciones.

Con base en qu criterios se definen los objetivos de la auditora administrativa?

Los objetivos de la auditoria administrativa varan dependiendo de los resultados especficos que busca la organizacin, es decir, de si la organizacin quiere atender un problema o deficiencia en particular, o si pretende hacer ms eficiente a toda la empresa.

En virtud de lo anterior, es necesario definir los criterios que soportan los objetivos de la auditora administrativa.

Los criterios que deben ser considerados como base para la definicin de los objetivos de la auditora, debern estar siempre enfocados a apoyar a los miembros de la organizacin en el desempeo de sus actividades y a garantizar el buen funcionamiento administrativo y operativo de la misma.

stos pueden ser: control, productividad, organizacin, servicio, calidad o hasta para facilitar la toma de decisiones.A continuacin explicamos en qu consiste cada uno de ellos:a) Control. Plantear los objetivos sustentados en este criterio, sirve para garantizar el cumplimiento de las metas de la organizacin.b) Productividad. Desde este criterio, se aprecia el que un proceso o rea arroje mejores resultados, es decir, haga ms con menos.c) Organizacin. De acuerdo con este criterio, los objetivos contemplan que cada quien realice sus funciones correspondientes y que no haya actividades sin un responsable.d) Servicio. Con base en este criterio se plantean objetivos vinculados con la atencin y satisfaccin del cliente, tanto interno como externo.e) Calidad. Este criterio implica tener claras las expectativas de la organizacin.f) La toma de decisiones. Es una constante en la organizacin. Tomar decisiones que amortigen o minimicen los riesgos es imprescindible para su buen funcionamiento. Este criterio implica que la informacin recopilada a travs de la auditora permita a los directivos decidir con firme conocimiento de los hechos.Una vez definidos los objetivos que se pretende alcanzar a travs de la auditora administrativa, se establece el alcance de la misma.

Qu define y abarca el alcance dentro de la auditora administrativa?

La auditora administrativa puede abarcar desde un rea o departamento hasta la totalidad de la empresa, en el que se tendr que descubrir y analizar todo su funcionamientoadministrativo. Adems, incluye: aspectos de su estructura organizacional, niveles jerrquicos, relaciones interpersonales, operaciones, estndares de desempeo, desarrollo tecnolgico, entre otros.

Para puntualizar, podemos decir que el alcance define la amplitud y profundidad con que se aplicar la auditora administrativa, esto significa delimitar el nmero de reas o departamentos y los tipos de procesos; as como si se desea slo la deteccin de necesidades o problemas, o hasta su correccin.

La auditora administrativa es aplicable a cualquier tipo de organizacin ya que, sin importar el estilo de administracin, los procesos o lineamientos que se sigan son sujetos a una revisin.La auditora administrativa se puede aplicar principalmente a organizaciones privadas, pblicas o sociales.Son aquellas que funcionan con capital de particulares y, por tanto, sus fines son principalmente lucrativos. En estas empresas la auditora administrativa se realiza con el fin de hacer ms eficientes sus procesos administrativos y operativos para incrementar sus utilidades.Veamos una situacin en la cual ameritara llevar a cabo una auditora en las empresas privadas.Como t sabes, en la actualidad muchas empresas privadas buscan alguna certificacin de calidad. Obtenerla implica auditar a toda la organizacin para garantizar,al rgano certificador, que se cumple con los indicadores dispuestos. As, la auditora adems de fortalecer y mejorar los procesos internos le da un valor aadido a su producto, lo que se traduce en la auditora con mayor alcance y profundidad.

Por qu es importante aplicar una auditora administrativa?

La auditora administrativa es una herramienta que nos permite descubrir las deficiencias y reas de oportunidad en una organizacin, ya que muchas veces el trabajo diario no nos permite ver que existen aspectos sujetos a mejora.Es importante realizar una auditora administrativa, al menos una vez al ao, para descubrir cules son las fallas, en qu se puede mejorar y qu se est haciendo bien para fortalecerlo.En todas las organizaciones, sin importar su condicin de privada, pblica o social, se buscan mejoras continuas; as como procesos que les permitan sortear mejor los riesgos. La auditora, al brindar informacin sobre cmo son, cmo funcionan y con qu cuentan las organizaciones, es confiable, veraz y oportuna.De acuerdo con lo anterior, la auditora no es importante en s misma, sino en funcin de las caractersticas de los resultados y el momento en que se obtienen, pues de ellos depende la toma de decisiones que marcan el futuro de la organizacin.En algunos casos las auditoras han llevado a los directivos a tomar decisiones, incluso drsticas, como el cierre de una planta, prescindir de los servicios de una o varias personas o el llevar a cabo una inversin.Para terminar, podemos anotar que otro de los motivos en los que estriba la importancia de la auditora es su alcance, que como vimos antes, puede implicar la revisin de toda o una parte de la organizacin en sus objetivos, planes y programas; los procedimientos y controles; el personal y las instalaciones. Todo con la intencin de lograr una eficiencia administrativa. La profundidad se relaciona con qu tan a fondo se quiere llegar a una situacin dada.

Metodologa para la Auditora Administrativa

Metodologa para realizar una Auditora Administrativa. La auditora Administrativa se encarga de evaluar la forma en que la administracin est cumpliendo sus objetivos, desempeando las funciones gerenciales de planeacin, organizacin, direccin y control y logrando decisiones efectivas en el cumplimiento de los objetivos trazados por la organizacin. La metodologa de la auditora administrativa tiene el propsito de servir como marco de actuacin para que las acciones en sus diferentes fases de ejecucin se conduzcan en forma programada y sistemtica, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisarn y aplicarn los enfoques de anlisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados. Tambin cumple la funcin de facilitar al auditor la identificacin y ordenamiento de la informacin correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y seguimiento. Para utilizarla de manera lgica y accesible se ha dividido en etapas, en cada una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes. De conformidad con lo que se ha explicado hasta aqu, las etapas que integran la metodologa son: Planeacin. Instrumentacin. Examen. Informe. Seguimiento.

Planeacin. Se refiere a los lineamientos de carcter general que regulan la aplicacin de la auditora administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios.

Qu cubre la planeacin? 1. Objetivo. 2. Factores a revisar. 3. Fuentes de informacin. 4. Investigacin preliminar. 5. Preparacin del proyecto de auditora. 6. Diagnstico preliminar.

Objetivo. En esta etapa se define el propsito de la auditora. Se establecen las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditora en forma secuencial y ordenada tomando en cuenta las condiciones para lograrlo en tiempo y forma.

Factores a revisar. Como primera medida es necesario determinar los factores que se consideran fundamentales para el estudio de la organizacin en funcin de dos vertientes: a) El proceso administrativo b) Los elementos especficos que forman parte de su funcionamiento.

El proceso administrativo: se incorporan las etapas de su proceso y se definen los componentes que lo fundamentan, los cuales permiten realizar un anlisis lgico de la organizacin.

Fuentes de Informacin. Las fuentes de informacin representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la informacin que se registra en los papeles de trabajo del auditor. Estas pueden ser Internas o Externas

Fuentes de informacin Internas rganos de gobierno rganos de control interno Socios Niveles de la organizacin Unidades estratgicas de negocio Sistemas de informacin

Fuentes de informacin externas. Competidores actuales y potenciales Proveedores actuales y potenciales Clientes/usuarios actuales y potenciales Grupos de inters Organismos nacionales e internacionales que dicten lineamientos o normas regulatorias y de calidad. Organizaciones lderes en el mismo giro industrial o en otro.

Investigacin Preliminar. El siguiente paso lgico es realizar un reconocimiento o investigacin preliminar para determinar la situacin de la organizacin. Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura tcnica y legal y toda clase de documentos relacionados y de inters. Este procedimiento puede provocar una reformulacin de objetivos, estrategias, acciones o tiempos de ejecucin. Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta lo siguientes criterios: Determinar las necesidades especficas. Identificar los factores que requieren atencin. Definir estrategias de accin. Jerarquizar prioridades en funcin del fin que se persigue Describir la ubicacin, la naturaleza y extensin de los factores. Especificar el perfil del auditor. Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.

Preparacin del Proyecto Con base en la informacin preliminar se debe proceder a preparar la informacin necesaria para instrumentar la auditora, la cual incluye dos apartados: Propuesta Tcnica Programa de Trabajo

Propuesta tcnica: Tipo de auditora que se pretende realizar.

Alcance: reas de aplicacin. Antecedentes: Recuento de auditoras administrativas y estudios de mejoramientos previos. Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar con la aplicacin de la auditora administrativa. Estrategia: Ruta fundamental para orientar el curso de accin y asignacin d recursos. Justificacin: Demostracin de la necesidad de instrumentarla. Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin. Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos. Costo: Estimacin global y especfica de recursos financieros necesarios. Resultados: Beneficios que se espera lograr. Informacin complementaria: Material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.

Programa de trabajo. Identificacin: Nombre de la auditora. Responsable(s): Auditor a cargo de su implementacin. Area(s) Universo bajo estudio. Clave: Nmero progresivo de las actividades estimadas. Actividades: Pasos especficos para captar y examinar la informacin. Fases: Definicin del orden secuencial para realizar las actividades. Calendario. Fechas asignadas para el inicio y trmino de cada fase. Representacin grfica: Descripcin de las acciones en cuadros e imgenes. Formato: Presentacin y resguardo de avances, Reportes de avance: Seguimiento de las acciones. Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances.

Diagnstico Preliminar. Esta fase se fundamenta en la percepcin que el auditor tiene sobre la organizacin como producto de su visin. Si bien no existen elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional. Con base en este conocimiento se debe preparar un marco de referencia que fundamente la razn por la que surge la necesidad de auditar Para ello se deben considerar, los siguientes elementos:

Gnesis de la organizacin: Creacin de la organizacin. Cambios en su forma jurdica. Conversin del objeto en estrategias. Manejo de la delegacin de facultades. Infraestructura: Esquema de operacin (procesos/funciones) Modificaciones a la estructura organizacional. Programacin institucional. Nivel de desarrollo tecnolgico.

Forma de operacin: Desempeo registrado. Logros alcanzados.

Instrumentacin: Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentacin de la auditora, etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que se estimen ms viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditora, la medicin que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, as como la supervisin necesaria para mantener una coordinacin efectiva.

Recopilacin de informacin Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que haga posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de interpretacin que causen retrasos u obliguen a recapturar la informacin, reprogramar la auditora o, en su caso, a suspenderla. Asimismo, es conveniente aplicar un criterio de discriminacin, teniendo siempre presente el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisin y evaluacin, para mantener una lnea de accin uniforme.

Tcnicas de recoleccin Para recabar la informacin requerida en forma gil y ordenada, se puede emplear alguna, o una combinacin, de las siguientes tcnicas. Investigacin documental. Observacin directa. Acceso a redes de informacin. Entrevistas. Cuestionarios. Cedulas.

Investigacin documental Consiste en la localizacin, seleccin y estudio de la documentacin que puede aportar elementos de juicio a la auditora. A las fuentes documentales bsicas a las que se pueden acudir son:

Normativa: Acta constitutiva Ley que ordena la creacin de la organizacin Reglamento interno Reglamentacin especifica Tratados y convenios Decretos y acuerdos Administrativos Organigramas Manuales administrativos Sistemas de Informacin Sistemas de normalizacin y certificacin Cuadros de distribucin de trabajo Plantillas de personal Inventarios de mobiliario y equipo Auditoras administrativas previas

Mercado: Productos y servicios reas (poblacin ingresos factores limitantes). Comportamiento de la demanda (situacin actual, situacin futura proyectada, caracterstica). Comportamiento de la oferta situacin actual, situacin futura (previsible), anlisis del rgimen de mercado. Determinacin de precios

Ubicacin geogrfica Localizacin Ubicacin espacial interna Caractersticas Del terreno Distancias y costo de trasporte Justificacin en relacin con el tamao y los procesos.

Estudios financieros: Recursos financieros para inversin Anlisis y proyecciones financieras Programas de financiamiento Evaluacin financiera Situacin econmica Sistema econmico Naturaleza y ritmo de la del desarrollo de le economa Aspectos sociales Variables demogrficas Relaciones con el exterior

Observacin directa. Es el acercamiento y revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo de la organizacin, para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable presida la observacin directa, comente y discuta su percepcin con su equipo de trabajo; de esta manera se asegurar de que exista un consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del rea y podr definir los criterios a los que deber sujetarse en todo momento la auditora.

La entrevista. Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener informacin. Este medio es posiblemente el ms empleado, y uno de los que puede brindar informacin ms completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, adems de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.

Cuestionarios. Se emplea para obtener la informacin deseada en forma homognea. Estn constituidos por una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciales y separadas por capitulo o temticas especficas. La calidad de la informacin que obtenga, depender de su estructura y forma de presentacin.

Cedulas. Se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el propsito de la auditora. Estn conformadas por formularios cuyo diseo incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su remisin y anlisis, tambin abren la posibilidad de ampliar el rango de respuestas.

Medicin. Para consolidar la instrumentacin, es necesario que los hechos se puedan evaluar relacionndolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el proceso administrativo y de los elementos especficos, as como del propsito estratgico y atributos fundamentales asociados con uno y con otro. La escalas que se empleen con este fin, cumplen con la funcin de garantizar la confiabilidad y validez de la informacin que se registra en los papeles de trabajo, y que, posteriormente, servirn para comprobar la veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de la auditora.

Papeles de trabajo. Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde describe las tcnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones alcanzadas. Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor habr de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos argumentos para respaldarlos; adems apoyan la ejecucin y supervisin del trabajo. Deben de formularse con claridad y exactitud, considerando los datos referentes al anlisis, comprobacin, opinin y conclusiones sobre los hechos, transacciones, o situaciones detectadas. Tambin se indicaran las desviaciones que presentan respecto de los criterios, normas o previsiones de presupuesto, en la medida que esta informacin soporte la evidencia; la cual valida las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditora. El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo cuya forma y contenido dependen de las condiciones de aplicacin de la auditora, ya que son el testimonio del trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones. Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido debe incluir:

Identificacin de la auditora. El proyecto de auditora ndices, cuestionarios, cedulas y resmenes del trabajo realizado. Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicacin de la auditora Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo Anotaciones sobre informacin relevante Ajustes realizados durante su ejecucin Reporte de posibles Irregularidades Lineamientos recibidos por rea o fase de la aplicacin

Para homogenizar su presentacin e informacin, y facilitar el acceso a su consulta, los papeles no deben sobrecargarse con referencias muy operativas sino consignar los tpicos relevantes, estar redactados en forma clara y ordenada, y ser lo suficientemente slidos en sus argumentos para que cualquier persona que los revise pueda seguir la secuencia del trabajo. Asimismo, son un elemento probatorio de que la evidencia obtenida, los procedimientos y tcnicas empleados son suficientes y competentes. Aunque los papeles de trabajo que prepara el auditor son confidenciales, podr proporcionarlos cuando reciba una orden o citatorio para presentarlos, por lo que debe resguardarlos por un periodo suficiente para cualquier aclaracin o investigacin que pudiera emprenderse y, tomando en cuenta su utilidad, para auditoras subsecuentes.

Evidencia. La evidencia es la comprobacin fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditora, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor. Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que pueda traer consigo, as como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se apegue en todo momento a la lnea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a los criterios que durante el proceso de ejecucin vayan surgiendo. La evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros:

Fsica: Se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las actividades, bienes o sucesos, y se presenta a travs de notas, fotografas, cuadros, mapas o muestras materiales.

Documental. Se obtiene por medio del anlisis de documentos y est contenida en cartas, contratos, acatas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicacin producto del trabajo.

Testimonial. Se consigue de toda persona que realice declaraciones durante la aplicacin de la auditora.

Analtica. Comprende clculos, comparaciones, razonamientos y desagregacin de la informacin por reas, apartados o componentes. Para que la evidencia sea til y valida, debe cubrir los siguientes requisitos: Suficiente: Si es la necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor.

- Competente: Si cumple con ser consistente, convincente, confiable, y ha sido validada. - Relevante: Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho de forma lgica y clara. - Pertinente: Cuando existe congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditora. - Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de control interno, al titular de la organizacin y al lder del proyecto las siguientes situaciones. - Problemas para obtener una evidencia suficiente, producto de los registros incorrectos, operaciones no registradas., archivos incompletos y documentacin inadecuada o alterada: - Transacciones realizadas fuera del curso normal - Limitaciones para acceder a los sistemas de informacin. - Registros incongruente con las operaciones realizadas - Condicionamiento de las reas para suministrar evidencias - En todas las oportunidades, el auditor deber proceder con prudencia, preservando su integridad profesional y conservando los registros de su trabajo, incluyendo los elementos comprobatorios de las inconsistencias detectadas.

Supervisin del trabajo Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa aprobado, es necesario ejercer una estrecha supervisin sobre el trabajo que realizan los auditores, delegando la auditora sobre quien posea experiencia, conocimiento y capacidad. De esta manera, a medida que se descienda el nivel de responsabilidad, el auditor que encabece una tarea, tendr siempre la certeza de dominar el campo de trabajo y los elementos de decisin para vigilar que las acciones obedezcan a una lgica en funcin de los objetivos de auditora. La supervisin, en las diferentes fases de ejecucin de la auditora, comprende: - Revisin del programa de trabajo - Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores - Aclaracin oportuna de dudas - Control del tiempo invertido en funcin del estimado - Revisin oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo - Revisin final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que estn completos y cumplen con su propsito. Para llevar a cabo la supervisin en forma consistente y homognea es conveniente observar los siguientes criterios. - Asegurarse de que existe coincidencia en las lneas fundamentales de investigacin en todo el equipo de auditores - Monitorear constantemente el trabajo de los auditores para atender cualquier duda - Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y ajustes pertinentes - Efectuar cambios en el equipo de auditores cuando prevalezcan actitudes negativas o no se apliquen las lneas de investigacin definidas. - Celebrar reuniones peridicamente para mantener actualizado a los auditores e instruirlos para mejorar su desempeo. As mismo, es de vital importancia que la supervisin del trabajo contemple: - Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de revisin del auditor responsable - Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean sometidos a revisin y no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable. - Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del auditor lder del equipo, para garantizar el contenido de las conclusiones. - Llevar una bitcora donde se derriba el comportamiento de los auditores. - Preparara un informe que comprenda los logros y obstculos encontrados a lo largo de la auditora. - Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones esenciales detectadas y el camino para instrumentarlas. En resumen podemos decir que en la instrumentacin se determina cmo recopilar la informacin a travs de las tcnicas de recoleccin como la investigacin documental, observacin directa, acceso a redes de informacin, entrevistas, cuestionarios, y cedulas, y se toman en cuenta los aspectos de medicin como indicadores y escalas, los papeles de trabajo del auditor, la evidencia que sustenta los hallazgos y la supervisin del trabajo en sus diferentes modalidades.

Examen En el examen se establece el propsito, el procedimiento y las variables cuantitativas seleccionadas para revisar la informacin captada, y la formulacin del diagnstico administrativo, en el cual se incorporan los aspectos que habrn de servir para evaluar los hechos, las tendencias y situaciones para consolidar un modelo analtico de la organizacin. El examen de los factores de la auditora consiste en dividir o separar sus elementos componentes para conocer la naturaleza, las caractersticas y el origen de su comportamiento, sin perder de vista la relacin, interdependencia e interaccin de las partes entre s y con el todo, y de estas con su contexto.

Propsito Aplicar las tcnicas de anlisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensin y profundidad que requiere el universo sujeto a examen, y las circunstancias especficas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisin ptimos.

Procedimiento El examen provee de una clasificacin e interpretacin de hechos, diagnstico de problemas, as como los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un cambio. El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos: - Conocer el hecho que se analiza - Describir ese hecho - Descomponerlo para percibir todos sus hechos y detalles. - Revisarlo crticamente para comprender mejor cada elemento - Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin, seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogas y discrepancias. - Definir las relaciones que operan entre cada elemento considerado individualmente y en conjunto. - Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atencin. Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemtica seis cuestionamientos: - Que trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que realizan. - Porque se hace? propsitos que se pretende alcanzar. - Quin lo hace? Personal que interviene. - Cmo se hace? Mtodos y tcnicas que se aplican. - Con que se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan - Cundo se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos. Despus de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, estas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio, planteando la pregunta Por qu? hasta en cinco ocasiones, de manera consecutiva. A partir de ese momento el examen se torna ms crtico, y permite que las nuevas respuestas vayan abriendo una perspectiva cada vez mas profunda en cuanto a las alternativas para respaldar las conclusiones y juicios del auditor. (Franklin 2003 pp.73).

Tcnicas de anlisis administrativos. Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus observaciones, y le posibilitan: - Comprobar cmo se estn ejecutando las etapas del proceso administrativo. - Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos. - Examinar los resultados que est obteniendo la organizacin. - Revisar las circunstancias que inciden en los resultados. - Verificar los niveles de efectividad. - Conocer el uso de los recursos. - Determinar la medida de consistencia en procesos especficos. Entre las tcnicas que se utilizan para realizar el anlisis, y que representan un apoyo valioso para el auditor, se encuentran las siguientes:

Organizacionales - Administracin por objetivos - Anlisis de sistemas - Anlisis de costo beneficio - Anlisis de estructura - rbol de decisiones - Autoevaluacin - Control total de la calidad - Diagrama de causa y efecto - Control de calidad - Diagrama de pareto - Benchmarking - Empowerment - Estudio de factibilidad - Estudio de viabilidad - Inteligencia emocional - Reingeniera organizacional - Reorganizacin

Cuantitativas - Anlisis de serie de tiempos - Cadena de eventos - Modelo de inventarios - Modelos integrados de produccin - Muestreo - Programacin dinmica - Programacin lineal - Teora de las colas o de lneas de espera - Teora de las decisiones.

Formulacin del diagnstico administrativo El diagnstico administrativo, parte esencial de la auditora administrativa, es un recurso que traduce los hechos y circunstancias en informacin concreta, susceptible de cuantificarse y calificarse. Es tambin una oportunidad para disear un marco legal de anlisis; para sistematizar la informacin de la realidad de una organizacin, para establecer la naturaleza y magnitud de sus necesidades; para identificar los factores ms relevantes de su funcionamiento; para determinar los recursos disponibles en la resolucin de problemas; y, sobre todo para servir como cauce a las acciones necesarias que ofrezcan su atencin efectiva. El diagnstico es un mecanismo de estudio y aprendizaje, toda vez que fundamenta y transforma las experiencias y los hechos en conocimiento administrativo, a la vez que permite evaluar tendencias y situaciones para formular una propuesta interpretativa, o modelo analtico, de la realidad de la organizacin

Informe Al finalizar el examen de la organizacin, es necesario preparar un informe, en el cual se consignen los resultados de la auditora; identificando claramente el rea, sistema, programa, proyecto auditado, el objeto de la revisin, la duracin, alcance, recursos y mtodos empleados. En virtud de que en este documento se sealan los hallazgos as como las conclusiones y recomendaciones de la auditora, es indispensable que brinde suficiente informacin respecto a la magnitud de hallazgos y la frecuencia con que se presentan, dependiendo del nmero de caos o transacciones revisadas en funcin de las operaciones que realiza la organizacin. As mismo, es importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones estn sustentados por evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor. Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, debern reunir tributos como: - Objetividad: visin imparcial de los hechos. - Oportunidad. Disponibilidad en tiempo y lugar de la informacin. - Claridad: Fcil comprensin del contenido. - Utilidad: Provecho que puede obtenerse de la informacin. - Calidad: Apego de normas de la calidad y elementos del sistema de calidad en materia de servicios. - Lgica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas. El informe constituye un factor invaluable en tanto que posibilita conocer si los instrumentos y criterios contemplados fueron acordes con las necesidades reales, y deja abierta la alternativa de su presentacin previa al titular de la organizacin para determinar los logros obtenidos, particularmente cuando se requieren elementos probatorios o de juicio que no fueron captados en la aplicacin de la auditora. As mismo, permite establecer las condiciones necesarias para su presentacin e instrumentacin. En caso de una modificacin significativa, derivada de evidencia relevante, el informe tendr que ajustarse.

Aspectos operativos Antes de presentar la versin definitiva del informe, es necesario revisarlo en trminos prcticos, partiendo de las premisas acordadas para orientar las acciones que se llevaron a cabo en forma operativa. Para abordar este aspecto, es aconsejable ajustarse al siguiente orden. - Introduccin: Criterios que se contemplaron para comprender e interpretar la auditora. - Antecedentes: Informacin que enmarca la gnesis y situacin actual de la organizacin. - Justificacin: Elementos que hicieron necesaria su aplicacin. - Objetivos de la auditora: Razones por las que se efectu la auditora y fines que se persiguen con el informe. - Estrategia: Curso de acciones seguidas y recursos ejercidos en cada uno de ellos. - Recursos: Medios humanos, materiales y tecnolgicos empleados. - Costos: Recursos financieros usados en el desarrollo. - Alcance: mbito, profundidad y cobertura del trabajo. - Acciones: Pasos o actividades realizados en cada etapa. - Metodologa: Marco de trabajo, tcnicas e indicadores en el que se sustent la auditora. - Resultados. Hallazgos significativos y evidencia suficiente que los sustenta. - Conclusiones: Inferencias basadas en las pruebas obtenidas. - Recomendaciones: Sealamientos para mejorar la operacin y el desempeo. - Alternativas de implantacin: programas y mtodo viables. - Desviaciones significativas: Grado de cumplimiento de las normas aceptadas para la auditora. - Opiniones de los responsables de las reas auditadas: Puntos de vistas externos acerca de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones. - Asuntos especiales: Toda clase de aspectos que se requieren de un estudio profundo.

Lineamientos generales para su preparacin - No perder de vista el objeto de la auditora cuando se llegue a las conclusiones y recomendaciones finales. - Ponderar las soluciones que propongan para hacerlas prcticas y viables. - Explorar las diferentes alternativas para inferir las causas y efectos inherentes a los hallazgos, y traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, segn sea el caso. - Homogenizar las integracin y presentacin de los resultados para que exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para su creacin. - Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar slidamente los resultados. - Ofrecer a los niveles de detencin los elementos idneos para una toma de decisiones objetiva y consistente. - Sentar las bases para la constitucin de un mecanismo de informacin permanente. - Crear conciencia en los niveles de decisin de la importancia que reviste el no cumplir, o hacerlo extemporneamente, con las medidas recomendadas. - Establecer la forma y contenido que debern observar los reportes y seguimientos de las acciones. - Tomar en cuenta los resultados de auditoras realizadas con anterioridad, para evaluar el tratamiento y cursos de accin tomados en la obtencin de resultados. Es conveniente que antes de emitir el informe, una persona independientemente a la aplicacin de la auditora, revise los borradores y los papeles de trabajo, a fin de verificar que han cumplido con todas las normas de auditora.

Presentacin del informe Un vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable de auditora convocar al grupo auditor para efectuar la revisin de su contenido; en caso de detectar algn aspecto susceptible de enriquecer o aclarar, realizar los ajustes necesarios para depurarlos. Cuando ya se cuente con el informe final, se proceder a su entrega y presentacin a: - Titular de la organizacin - rgano de gobierno - Niveles directivos - Mandos medios y nivel operativo. - Grupos de filiacin, corporativos o sectoriales La presentacin del informe puede realizarse con el apoyo de equipos de computacin, lminas o material audiovisual. En el informe se registran los resultados de la auditora, los aspectos operativos acordados para orientar su ejecucin y los lineamientos generales para su pr