UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICASSEMINARIO DE CASOS DE AUDITORIAGRUPO N. 14AUDITORA ADMINISTRATIVA1 CONCEPTOS GENERALESPara realizar una Auditora Administrativa en una empresa, es necesario que el Auditor Interno conozca la definicin, los objetivos, la importancia y las ventajas de la misma, como parte de la profesin de la contadura pblica y auditora.1.1 DefinicinUn examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que de a sus recursos humanos y materiales.1.2 ObjetivosLos principales objetivos de una Auditora Administrativa: Conocer el grado de cumplimiento de las polticas, procedimientos y controles existentes. Asesorar a la administracin en la direccin efectiva de sus actividades. Revelar los hallazgos encontrados y determinar las causas y efectos que inciden en la toma de decisiones. Evaluar los controles internos para establecer su efectividad. Recomendar los mejores mtodos y procedimientos administrativos y tratar de mantenerlos en un alto nivel de rendimiento. Ayudar a maximizar las utilidades y mejorar los servicios. Determinar reas donde puedan efectuarse economas sustanciales. Encontrar debilidades en los manuales de polticas y procedimientos administrativos. Sugerir para economizar el esfuerzo humano a travs de la simplificacin de tareas.1.3 ImportanciaA travs de la Auditora Administrativa se conoce el cumplimiento de objetivos, polticas, procedimientos y controles de la entidad, tambin proporciona una evaluacin del desempeo del trabajo desarrollado por las distintas reas de la institucin.1.4 VentajasLas ms comunes que se obtienen entre otras: Proporciona soluciones especficas a los problemas que afronta la administracin en el desarrollo de su gestin. Es una herramienta importante para evaluar el funcionamiento y desarrollo administrativo de la institucin o parte de ella. Funciona como un control preventivo que ayuda a la administracin de la compaa para verificar el correcto cumplimiento de polticas, normas y procedimientos del proceso administrativo.2 PLANEACINLa planeacin de auditora es el proceso de identificar lo que se debe hacer por quin y cundo. Aun cuando la planeacin debe completarse antes de iniciar el trabajo de campo, el auditor debe estar preparado para modificar los planes originales si durante la aplicacin de los procedimientos de auditora se encuentra ante las circunstancias no previstas o elementos no conocidos previamente. Las razones de los cambios significativos deben ser documentadas.

2.1 ObjetivoDefinir las acciones a seguir y los recursos a utilizar en el desarrollo de las diferentes fases del trabajo, tomando en consideracin las circunstancias a enfrentar para alcanzar los propsitos del trabajo.2.2 Factores a revisarSon todos aquellos elementos fundamentales considerados por el Auditor para llevar acabo el estudio; por ejemplo organizacin, procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos y servicios que presta y adquiere la entidad. Todo lo cual proporciona una visin en conjunto de la forma que se interrelacionan cada uno de ellos, respecto a sus atribuciones y cumplimiento de objetivos esenciales de la compaa.Adems debe considerar los elementos especficos que complementan el proceso administrativo y que se asocian con los atributos fundamentales que enmarcan su objetivo y funcin. Ello permitir verificar la contribucin particular de los elementos relacionados al proceso y funcionamiento de la gestin administrativa, tales como: visin, misin, objetivos, metas, estrategias, polticas, procedimientos y programas.2.3 Fuentes de estudioLugares o documentos internos y externos, en los cuales el Auditor solicita informacin importante para fundamentar el estudio y sustentar los juicios o criterios.A saber, los siguientes: Internas: Gerencia, Auditora Interna, jefes de departamentos, trabajadores claves, manuales, estatutos, escritura de constitucin y otros documentos, por ejemplo: libro de actas, estados financieros, libros contables y dems documentacin y correspondencia mercantil. Externas: rganos de gobierno relacionados con la entidad con respecto a comercio, industria, servicios, tributos y licencias que tienen que ver con el negocio; organizaciones similares a la empresa, sindicatos, socios, organizaciones nacionales e internacionales.2.4 Investigacin preliminarEs la fase en la cual el Auditor Administrativo obtiene conocimiento de los aspectos generales de la naturaleza del negocio, con el propsito de tener elementos de juicio necesarios para planificar el trabajo de campo, entre los ms importantes estn: polticas administrativas y financieras, procedimientos, sistemas y mtodos de control implementados por la administracin, para mantener eficiencia en el proceso administrativo.2.5 Diagnstico preliminarSe refiere a identificar la problemtica, las posibles soluciones que se desean alcanzar de los factores a examinar, las tcnicas y mtodos a emplear y la programacin a utilizar en el proceso de auditora.2.6 Preparacin del proyecto de auditoraEn esta fase se selecciona la informacin necesaria para instrumentar la auditora. Incluye la propuesta tcnica y programa de trabajo. Propuesta tcnica: Contiene un breve resumen de los objetivos que el cliente desea y presenta parte de la informacin recopilada en la entrevista preliminar, tales como: naturaleza del negocio, reas crticas, alcance de su aplicacin, resumen de auditoras anteriores, lo que se desea obtener a travs del examen, actividades indispensables para ejecutar el trabajo, recursos necesarios con sus costos especficos y los beneficios que se esperan alcanzar con la auditora. Programa de trabajo: Debe contener nombre del estudio, los responsables de su realizacin, identificacin de las reas, actividades especficas a examinar, fases, calendario, procedimientos y tcnicas a utilizar.3 INSTRUMENTACINConsiste en seleccionar las herramientas necesarias para recolectar la informacin, las cuales deben estar ntimamente relacionadas con el cumplimiento de los objetivos del trabajo. Los ms comunes aplicables en nuestro medio son: narrativos, cuestionarios y flujogramas.3.1 Recopilacin de informacinEs la fase en la cual se registran todas las evidencias y hallazgos encontrados, los cuales servirn de base para realizar las conclusiones y recomendaciones del proyecto de la auditora.3.1.1 Herramientas o tecnicas que seirven para recoger informacion: Tcnicas de muestreo: el muestro es una herramienta estadstica que permite obtener informacin y realizar diagnsticos en base a una muestra representativa. solo se debe acudir a esta tcnica cuando no se disponga de tiempo o medios para realizar otro tipo de anlisis en mayor profundidad. Entrevistas: una entrevista es una conversacin cuyo objetivo es reunir informacin. es importante realizarla tanto a gerentes como a empleados.Posees dos inconvenientes: el primero que es costosa, y, el segundo que requiere mucho tiempoPosee dos inconvenientes: el primero, que es costosa, y, el segundo que requiere mucho, por lo que se realizara un nmero limitado de personas.Hay que destacar la entrevista a la salida que se realiza a los trabajadores que abandonan la organizacin. Con esta entrevista se busca obtener informacin sobre si las expectativas del empleado eran muy distintas de lo que realmente encontr en su puesto de trabajo, informacin sobre lo que piensa de su salario, formacin, los motivos de su marcha, entre otros. Cuestionarios: es una tcnica muy utilizada. Sirve para recabar por escrito datos pertinentes al problema que analiza el investigador. A travs de los cuestionarios se consigue una descripcin mas precisa del estado real de la situacin del personal en una organizacin. Entre sus ventajas se cuenta utilizar menos tiempo que la entrevista y que suele ser ms sincera y fiable. Analisis de registro: Estos anlisis sirven para asegurarse de que se cumple con las polticas de la compaa al mismo tiempo que con ciertos aspectos legales. Se puede obtener informacin sobre diferentes aspectos: datos sobre el numero de accidentes de trabajo durante un periodo, como evoluciona el numero de quejas de los empleados, cual es la tasa de rotacin y de ausentismo laboral, entre otras. La informacion externa: El auditor recopila informacin sobre organizaciones semejantes a la suya para realizar comparaciones. Todos los datos recogidos por las herramientas analizadas hasta el momento son muy limitados, y, al introducir informacin de fuera, se da una visin ms amplia. Se puede obtener informacin del INEM, del Instituto Nacional de Estadsticas, entre otros. La experimentacion de tecnicas de personal: Consiste en comparar un grupo experimental con otro control. El problema es que los no seleccionados para participar en el experimento desconfan, y los que si forman parte del grupo se pueden sentir manipulados. Adems, lograr que los grupos no intercambien informacin o que el clima laboral no afecte a cualquiera de los dos grupos, es una tarea difcil.3.2 Tcnicas de recoleccinSon los diferentes instrumentos utilizados por el Auditor para recabar la informacin necesaria, entre las cuales se pueden mencionar: Observacin directa, inspeccin fsica, entrevista, consulta, indagacin, recuento y confirmacin entre otras.3.3 MedicinEs la actividad de evaluar el avance de la investigacin a determinadas fechas, con el objeto de garantizar la confiabilidad y validez de la informacin que se registra en los papeles de trabajo.3.4 Papeles de TrabajoPara ordenar, agilizar e imprimir de forma coherente su trabajo, el auditor debe hacerlo en lo que se denomina PAPELES DE TRABAJO; son los registros en donde describe las tcnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones alcanzadas.Estos papeles le proporcionan el soporte principal, que en su momento, el auditor habr de incorporar en su informe, ya que incluye observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo; adems, apoyan la ejecucin y supervisin del trabajo. Deben de formularse con claridad y exactitud, considerando los datos referentes al anlisis, comprobacin, opinin y conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones detectadas. Tambin se indicaran las desviaciones que presentan respecto a los criterios, normas o previsiones de presupuesto, en la medida que esta informacin soporte la evidencia; la cual valida las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditora.El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo, cuya forma y contenido depende de las condiciones de aplicacin de la auditoria, ya que son el testimonio del trabajo efectuado y el respaldo de los juicios y conclusiones.Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido debe incluir: Identificacin de la auditoria El proyecto de auditoria ndices, cuestionarios, cedulas y resmenes del trabajo realizado Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicacin de la auditoria Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo Anotaciones sobre informacin relevante Ajustes realizados durante su ejecucin Lineamientos recibidos por rea o face de la aplicacin Reporte de posibles irregularidadesPara homogenizar su presentacin e informacin, y facilitar el acceso a su consulta, los papeles no deben sobrecargarse con referencias muy operativas sino consignar los tpicos relevantes, estar redactados en forma clara y ordenada, y ser lo ms suficiente slidos en sus argumentos para que cualquier persona que los revise pueda seguir secuencia del trabajo. Asimismo, son un elemento probatorio de que la evidencia obtenida, los procedimientos y tcnicas empleados son suficientes y competentes. 3.5 EvidenciaDocumentacin suficiente y competente contenida en los papeles de trabajo, que sustenta los hallazgos encontrados durante el desarrollo de la auditora; representa el elemento importante para emitir las conclusiones y recomendaciones que se expresan como resultado del trabajo.3.6 Supervisin del trabajoTodo trabajo de auditora debe ser supervisado por personas con capacidad tcnica y legal para garantizar su ejecucin adecuada, de acuerdo a Normas de Auditora Generalmente Aceptadas.4 EXAMENDesde el punto de vista de la Auditora Administrativa, es la evaluacin realizada a determinadas funciones y operaciones de una institucin, con el objeto de identificar los posibles problemas y causas por las cuales hay desviaciones en el desarrollo de las mismas, en relacin a lo planeado.4.1 PropsitoUna entidad se examina con el objeto de identificar cualquier dificultad que est obstaculizando directamente el desarrollo de sus actividades para sugerir las recomendaciones y cambios necesarios.4.2 ProcedimientosSon los planes ms concretos que norman el criterio y la accin que debe seguir apoyada en los objetivos y polticas. Los procedimientos indican claramente cmo y cundo se han de realizar o ejecutar las actividades4.3 Tcnicas de anlisis administrativoPara realizar un proyecto de auditora, es importante que el Auditor conozca algunas tcnicas de anlisis administrativo, tales como: Examinar los resultados en determinadas reas de una organizacin. Revisar las circunstancias que inciden en las consecuencias. Verificar los niveles de efectividad de los controles y Conocer el uso de los recursos.4.4 Formulacin del diagnstico administrativoEs una parte esencial de la Auditora Administrativa, se formula de acuerdo a hechos y acontecimientos de investigacin concretos, capz de evaluar la informacin de una institucin.5 INFORMEEs el documento final de una auditora efectuada en el cual se describen las principales reas que requieren mejoras, los hallazgos encontrados, el alcance, los resultados, las recomendaciones y las conclusiones.La estructura del informe como mnimo debe contener fecha, destinatario, introduccin, resumen de aspectos principales, prrafo final y firma.5.1 Aspectos operativosSe refiere a realizar un anlisis de los aspectos ms importantes que contiene el informe, entre los cuales estn: Objetivos de la auditora, justificacin, alcance, metodologa, resultados, conclusiones y recomendaciones.5.2 Lineamientos generales para su supervisinAl concluir el examen se presenta el informe que contiene los resultados obtenidos durante el desarrollo del trabajo; para obtener una adecuada revisin en el mismo debe tomarse en cuenta lo siguiente: El Auditor Interno debe emitir un reporte por escrito y firmado, cada vez que se concluya un examen. Durante el proceso podr transmitirse entre sus asistentes informacin verbal y por escrito. Antes de emitir el informe final deben discutirse los hallazgos encontrados, las conclusiones y recomendaciones con la administracin de la Compaa. Verificar que el informe sea objetivo, claro, conciso, constructivo y oportuno. El jefe de Auditora Interna o la persona responsable, deber revisar y aprobar el informe final antes de su emisin y decidir a quien le distribuir copias para su conocimiento.5.3 Tipos de informeLa variedad de eleccin para presentar los informes depende del destino, propsito establecido y el impacto que se pretende con su presentacin, si se atienden estos aspectos los ms comunes son: Informe general: Contiene todos los hallazgos encontrados durante el desarrollo del examen, los cuales se fundamentan con las evidencias encontradas y se presenta a las personas que solicitaron la auditora. Informe ejecutivo: Es el solicitado por una persona importante de la compaa y contiene nicamente quien lo prepar, perodo de revisin, objetivos, alcance, metodologa, sntesis y conclusiones. Informe de aspectos relevantes: Documento emitido y presentado para revelar exclusivamente lo ms importante encontrado durante el proceso del examen en la organizacin.5.4 Presentacin del informeUna vez concluido el examen de auditora, terminado estructuralmente y discutido el informe final, se procede a presentarlo a las personas que dirigen la entidad o a quien contrat al Auditor para realizar el trabajo.5.5 Elaboracin y entrega del informe:a) Describir las practicas de RRHH de la empresab) Valorar las practicas: indicar cules son las correctas y cules son las incorrectasc) Proponer sugerencia y recomendaciones con el fin de cubrir las deficiencias detectadas.5.6 Estructura del informe:a) Objetivos y alcance de la auditoria.b) Procedimientos de auditora y aspectos metodolgicos generales aplicados.c) Presentacin de resultado.d) Resumen de las conclusiones.e) Informe del auditor.f) Recomendaciones del auditor.g) Anexo (soporte de los resultados aportados)5.7 El informe debe cumplir una serie de requisitos:a) Claridad: comprensible y de fcil lectura.b) Atractivo: presencia de tablas, graficas, formato muy cuidado, entre otros.c) Riguroso: sin errores de calculo, centrado en hechos constatados mas que en opiniones.d) Relevancia: centrado en los aspectos importante, mas estratgicos.e) Constructivo: presenta recomendaciones y sugiere acciones de mejora.6 BASE TCNICA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA.En virtud que el Instituto de Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores (IGCPA) no ha emitido boletines y normas especficamente relacionadas a la auditora Administrativa, para llevarla a cabo se debe observar la Norma nmero 3, que es la planeacin y supervisin de toda auditora y tambin la gua de Auditora Interna nmero 3, la cual se refiere a la metodologa de la auditora interna, los dos documentos emitidos por el IGCPA.

DICTAMEN DE AUDITORAADMINISTRATIVA

Realizada al 23 de Marzo de 2011 en la empresa Inter Consumo, S.A.De: Carlos Roberto Solares Quinteros Al Sr. Juan Francisco Pelaez Cardona Gerente General

Haciendo uso de su aprobacin para realizacin de la prctica de auditora informtica en la empresa Inter Consumo, S.A., se procedi a ejecutarlo cuyos detalles de la ejecucin se muestran en el presente informe: 1. OBJETO DE AUDITORA Llevar a la prctica los conocimientos recibidos dentro de la materia de Auditora Informtica. Verificar la adecuacin de las medidas aplicadas a las amenazas definidas, as como el cumplimiento de los requisitos exigidos. 2. ALCANCE DE LA AUDITORA El presente examen fue realizado de conformidad con las normas de auditora generalmente aceptadas, habindose practicado los siguientes procedimientos:I. Anlisis y estudio del rea informtica: Anlisis sobre los manuales de organizacin Polticas de Seguridad Sistemas y medidas de Seguridad Capacitacin del PersonalI. Anlisis de la documentacin proporcionada: Polticas Manuales Procedimientos. Programas Aplicaciones. I. Elaboracin de cuestionarios: Los cuestionarios han sido elaborados tomando en cuenta los aspectos generales que se puede abarcar en esta prctica de auditora, tales como el conocimiento de las principales dificultades que se presentan en la administracin de los equipos de cmputo y el requerimiento de recursos. 3. COMENTARIOS Y OBSERVACIONESa. Manual de la OrganizacinLa empresa cuenta con manuales de normas y procedimientos para cada puesto, sin embargo en dicho manual no est separada o especificada quien realizara la funcin entre manipulacin del computador, anlisis y programacin.Al no especificar quien es el encargado de dichas funciones, no existe una persona responsable directamente a la hora de que ocurra una falla en los sistemas y por lo tanto no existe en la organizacin una adecuada segregacin de funciones. b. Dispositivos de Almacenamiento No se cuenta con dispositivos de almacenamiento, ni siquiera cuenta con copias actualizadas de los principales archivos del sistema. Es necesario contar con dispositivos que contengan informacin suficiente, por si llega a suceder un accidente y perdamos la informacin que hemos procesado en el computador especialmente de los principales archivos con copias actualizadas de todas las transacciones que la empresa realiza.c. Polticas de SeguridadLa empresa cuenta con polticas de seguridad, sin embargo dichas polticas no son suficientes como para proteger el sistema, al cien por ciento, ya que no cuenta con contraseas para operar en el sistema y tampoco cuenta con copias actualizadas de los principales archivos fuera del centro.Al no estar protegido completamente los sistemas informticos existe el riesgo de que cualquier persona tenga acceso fcilmente a la informacin procesada y as puede suceder que haya fuga de informacin o que la persona que tiene acceso a la informacin se aduee de esa informacin y la utilice para dar informacin a personas interesadas, as mismo al no poseer copias actualizadas de los principales archivos fuera del centro es muy probable de perder toda la informacin necesaria que ya se ha procesada con anterioridad en cosa de incendios o cualquier otro incidente.d. Medidas de SeguridadLa empresa cuenta con ciertos sistemas y medidas de seguridad en caso de cualquier emergencia que pueda suscitarse en el departamento de sistemas informticos pero lamentablemente no ha cubierto al cien por ciento esas medidas ya que no identifica al personal.Al no contar con identificacin del personal que labora en el departamento de sistemas informticos es muy probable que ingresen personas ajenas al departamento y que se roben informacin o daen los equipos de computacin tanto el hardware como el software.e. Programas de CapacitacinLa empresa lleva un riguroso control sobre cada trabajador y el desempeo de su personal, pero carece de programas y planes de capacitacin para su personal, as como tambin carece de un programa de rotacin de funciones.Es necesarios mantener un programa de capacitacin al personal ya que con esa herramienta es una garanta de que el personal realice su trabajo en la forma ms adecuada y segura evitndonos as de atrasos en el trabajo que cada uno desempea, tambin es necesario un adecuado programa de rotacin de funciones, por si alguno de nuestros colaboradores llegara a ausentarse entonces tendramos a ms personas que pueden realizar las mismas funciones y el trabajo seguira hacia adelante.4. RECOMENDACIONES: 1. Separar la funcin entre manipulacin del computador, anlisis y programacin, ya que con ello indicamos a cada persona cules son sus obligaciones y segregar las funciones dentro del personal.2. Optimizar los programas y aplicaciones necesarias para agilizar los procesos y evitar prdidas de tiempo. 3. Se recomienda que el personal encargado en trabajar en los sistemas informticos tengan una contrasea persona y as resguardarnos de que la informacin sea robada o adulterada.4. Realizar copias de los principales archivos del sistema informtico, as como contar con dispositivos de almacenamiento externo actualizados, ya que en cualquier momento pude surgir accidentes y estas copias nos garantizan que la informacin pueda ser recuperada.5. Tambin es necesario capacitar al personal constantemente para que todo el trabajo se realice de una forma adecuada y oportuna, as como implementar un programa de rotacin de funciones para que a la hora de que falte cierto personal de la empresa pueda haber una persona que pueda suplirlo y realizar eficazmente su trabajo.

Guatemala, 23 de marzo de 2011

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