Karlita

Gastos de Operacin

Los gastos de operacin son aquellos en el que la empresa incurre para lograr su objetivo, es decir, para vender sus artculos prestar sus servicios requiere efectuar ciertos desembolsos tales como comisiones, propaganda, pago de sueldos departamento en el departamento de ventas, gastos de empaque y desembarque, entre otros. As mismo necesita una adecuada administracin de toda empresa; consecuentemente utilizar los servicios del cuerpo gerencial, de un departamento de contabilidad, de cobranzas, rea legal y otros ms que originan erogaciones necesarias; y por ultimo el pago de intereses ocasionado por algn financiamiento necesario, el cual esta debidamente utilizado.

Como requisito para conocer la utilidad o perdida del ejercicio, debe existir correlacin entre los ingresos y gastos, debiendo justificarse aquellos que no guardan esa relacin, es as que, para fines tributarios sern deducibles los gastos propios del giro del negocio necesario para producir o mantener la fuente productora de la renta, siempre que no est expresamente prohibido por la norma tributaria.

Los gastos no debern anticiparse o diferirse, ni exagerarse o subestimarse en cifras de importancia. Por lo tanto, debe haber corte apropiado de la contabilidad al inicio y al final del periodo.

Los gastos no repetitivos o que son extraordinarios deben reconocerse en el periodo en que se incurren, pero deben ser mostrados por separado de las operaciones ordinarias o normales.

Si la determinacin de los resultados peridicos no se ha mantenido consistentemente los principios de contabilidad, debe cuantificarse el efecto del cambio.

OBJETIVO DE LA AUDITORIA

1. Comprobar que los gastos representan transacciones efectivamente realizadas y que corresponden a los fines propios del Ayuntamiento.

Esta comprobacin se lleva a cabo con el fin de cerciorarse de que los gastos de operacin que se presentan no incluyan gastos ficticios.

Tratndose de provisiones, el auditor deber cerciorarse de que sean razonablemente correctas, verificacin que se realiza comnmente al revisar las cuentas del activo y pasivo que originan el cargo de los resultados.

2. Determinar que todos los gastos de operacin del ejercicio estn incluidos en el estado de resultados y que no se incluyan transacciones de los periodos inmediatos anterior y posterior.

El departamento contable recibe documentacin extempornea, los cuales no han sido debidamente provisionados en el ejercicio econmico que corresponden, dando lugar a registrarlos en el mes de recepcin, utilizando esta fecha como el de operacin; por ello el auditor tributario debe verificar las fechas consignadas en los documentos del ejercicio en revisin y a la vez realizar una lectura rpida de fechas de los documentos del ejercicio posterior sobretodo de los 03 primeros meses.

3. Asegurarse de que los gastos de operacin que se muestren en el estado de resultados provengan de las operaciones normales del negocio y que se revelen las partidas extraordinarias, especiales o no concurrentes as como las transacciones importantes con entidades afiliadas.

A efectos del desarrollo de este punto, el auditor tributario previamente debe haber tomado conocimiento del modus operandi de la empresa a fiscalizar, su inobservancia acarrea reparos injustificados.

Tambin debe tenerse presente las normas de auditoria relacionadas con partidas excepcionales o extraordinarias.

Vanessa

CONTROL INTERNO

Son un conjunto de actividades que lleva a cabo el Ayuntamiento, secretarios o directores y coordinadores, con el objeto de proporcionar un grado razonable de confianza en el logro de objetivos en los siguientes mbitos o categoras:

Existencia de un catlogo de cuentas para clasificar adecuadamente los gastos de operacin.

Revisin sistemtica de las operaciones que afecten las cuentas de gastos de operacin, tales como egresos, compras y cuentas por pagar, planillas, inventarios, etc.

Revisin de las normas de la empresa que regulan la autorizacin de los gastos administrativos, as como los montos mximos de estos (atenciones, gastos de representacin, gasolina, etc.)

Revisin del proceso de emisin de vales de caja, estableciendo claramentelos niveles de la organizacinautorizados para la emisin de los mismos.

IMPORTANCIA RELATIVA Y RIESGO DE AUDITORIA

Para la determinacin de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora en la revisin de gastos, el auditor debe considerar la importancia de stos, en relacin con los estados financieros tomados en su conjunto, as como el riesgo de auditora.

Algunos factores son:

La naturaleza y caractersticas propias de los gastos.

Ausencia o inadecuadas polticas de capitalizacin.

Carencia de controles para reconocer y registrar en forma oportuna y adecuada los gastos.

Cargos y crditos extraordinarios.

Carencia o procedimientos inadecuados de revisin y autorizacin de desembolsos.

Registros auxiliares poco confiables.

Gina

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

Planeacin

El auditor deber efectuar una planeacin adecuada de su trabajo para alcanzar totalmente sus objetivos en la forma ms eficiente posible, considerando siempre los aspectos de importancia relativa y riesgo de auditora.

1. Reunin con el equipo de trabajo a planear, que revisin? y por que?

2. Determinar lo siguiente:

Cuando se realizar la revisin?

Quien participar?

Cuenta con los conocimientos necesarios en el rea?

Duracin de la revisin

Tiempo de entrega del reporte del auditor al director

Plazo para girar oficio a la dependencia para aclaraciones u observaciones

Para establecer de manera fehaciente que los gastos realizados por los contribuyentes corresponden al ejercicio y son aceptados como deduccin por las normas tributarias vigentes a la fecha del examen, el auditor tributario deber efectuar una revisin de los registros contables, la documentacin sustentatoria, tarjetas de personal, contratos, fichas, centros de trabajo, papeles de trabajo, etc. Tambin deber investigar las correspondientes contrapartidas, poniendo especial atencin a las provisiones castigos, reservas, disposiciones.

Las cuentas de gastos mas importantes que debe tener en cuenta los auditores tributarios son los siguientes:

1. Remuneraciones

Son aquellos montos pagados por prestacin de servicios personales, llamados sueldos, salarios, honorarios, comisiones, bonificaciones, vacaciones, gratificaciones, etc.; es decir todo pago que se realiza al trabajador por su labor, siempre que sea necesario para producir renta gravada o mantener su fuente productiva.

Para establecer si el gasto es aceptable el auditor analizar, recurriendo a elementos sustentatorios, tales como: libros de planilla, contratosde trabajo, boletas de pago, documentos de caja y bancos, cuentas corrientes, etc, inclusive de ser posible un pequeo test a algunos de los trabajadores a fin de contrastar vinculacin laboral de familiares accionistas.

Bsicamente el auditor tributario determinar:

a) Que la retribucin sea para generar rentas gravadas o mantener su fuente productora.

b) Que los trabajadores que perciben remuneraciones, sean realmente trabajadores de la empresa; prestando mayor nfasis en el caso de familiares de accionistas, ejecutivos de la empresa.

c) Que las remuneraciones que aparecen en las planillas sean percibidas por los trabajadores.

d) Que las remuneraciones estn dentro de los lmites establecidos por las normas tributarias.

Patty

2.Gastos Financieros

Dentro de estas se incluyen todos aquellos cargos relacionados con intereses, diferencias de cambio y otros. El auditor tributario deber establecer lo siguiente:

a) Establecer si los cargos realizados por el contribuyente guardan relacin con las operaciones propias del mismo, es decir que las deudas contradas sean para la adquisicin de bienes y/o servicios vinculados a producir o mantener la fuente productora de la renta o actividad gravada.

b) Comprobar si los prestamos recibidos estn redituando intereses no mayores a los permitidos por ley.

c) Comprobar la exoneracin total o parcial de los intereses abonados, por prstamos del exterior.

3.Provisiones para incobrables y castigos.

El auditor tributario debe tener en cuenta lo siguiente:

a) Deber verificar que las provisiones para cuentas incobrables debe reunir las exigencias establecidas por la norma del impuesto a la renta.

b) Verificara que no haya castigado directamente las facturas por cobrar.

c) Verificacin que los castigos de los incobrables, se hallan hecho despus de terminados los procesos judiciales de incobrabilidad.

d) Cuando el castigo no requiere intervencin judicial por la cuanta, deber verificarse que corresponda a toda la deuda del cliente y no por documento.

4.-Mermas y Desmedros.

En cuanto a este punto el auditor tributario tendr en cuenta lo siguiente:

a. Que las mermas sean razonables de acuerdo al giro del negocio, en todo caso se solicitaraun estudio tcnico al respecto, este punto se confronta con el anlisis del costo de ventas, en lo relativo a la relacin insumo-producto.

b. En el caso de desmedros de existencias, deber verificarse la fehaciencia de lacertificacin notarial o tcnica respectiva, comunicacin a la administracin tributaria y de ser posible, efectuar una inspeccin ocular del bien afectado.

5.Depreciacin de activos fijos

En cuanto a la depreciacin de activos fijos deber verificar lo siguiente:

a. La existencia fsica y documentos de propiedad de los activos fijos, estableciendo su antigedad, su valuacin y que sirvan para generarrenta gravada o mantener su fuente productora.

b. Que el porcentaje de depreciacin aplicado por el contribuyentesea de acuerdo a la norma tributaria vigente a la fecha de operacin.

c. Que los activos fijos dados de baja, previamente se haya cumplido con las exigencias de la norma tributaria.

d. Que el clculo este efectuado bajo criterios de uniformidad, cuya variacin debe estar debidamente justificada

e. Que corresponda al ejercicio gravable.

f. Que exista una adecuada distribucin del referido gasto.

6.Provisiones de beneficios sociales

El auditor tributario deber verificar lo siguiente:

a) Que corresponda al trabajador existenteprevio anlisis de las remuneraciones.

b) Que los clculos realizados por el contribuyente se ajusten a las normas laborales tributarias.

c) Que las exigencias o formalidades laborales hayan sido aplicadas de acuerdo a ley.

7.Gastos de viaje y representacin

El auditor tributario en su anlisis de este rublo verificara lo siguiente:

a) Que el gasto de viaje sea para generar renta gravada o mantener su fuente productora.

b) Que los gastos por pasajes estn documentados, excepto al de los viticos, pero debe verificarse que no exceda de los limites sealados por la ley tributaria.

c) Que las personas que han realizado el viaje sean representantes del contribuyente.

d) Que los montos pagados como gastos de representacin, no exceda de los montos sealados por la norma y exista documentacin sustentatoria.

e) Existencia de informes del usuario del viajeque comprendanla causa, gestiones y logros realizados en los viajes.

8.-Diferencia de cambio

Comprobar la adecuada determinacin de las diferencias de cambio que afecte a las cuentas de resultados;por ejemplo tenemos: utilizacin del tipo de cambio y determinacin de la moneda de origen.

As mismo deber observar si el efecto de las variaciones registrada en gastos no deriva de compromisos asumidos poractivos aun existentes y no realizados, no utilizados, en trnsito o en construccin, segn normas contables y tributarias.

9.-Gastos Diversos

Este rublo incluye entro otros gastos de administracin y de ventas, tales como luz, agua, fletes, telfonos, primas de seguros, mantenimiento, etc.

El auditor tributario deber verificar entre otros lo siguiente:

a) Procedencia de los gastos, es decir, que la carga sea para generar renta gravada o mantener su fuente productora.

b) Que los gastos no se excedan a los lmites establecidos por las normas.

c) Que los gastos correspondan al ejercicio gravable.

d) Que los mismos hallan sido adecuadamente distribuidos en sus respectivos centro de costos para su valuacin.

Belenchis

Revisin analtica (anlisis)

Son procedimientos de auditoria que proporcionan en forma global y rpida, un anlisis del comportamiento de los gastos en los periodos analizados:

1. Comparacin de las cifras de los distintos renglones del periodo sujeto a revisin contra presupuestos y contra las cifras del ao anterior y juzgar si las variaciones o la ausencia de stas y las tendencias son razonables.

2. Obtener y analizar explicaciones de variaciones importantes o extraordinarias en relacin con el ao anterior y con presupuestos.

3. Revisin conceptual detallada de cada una de las cuentas (no encontrar UPC)

a) Contar con un auxiliar de gastos en forma analtica (al detalle)

b) En hoja electrnica de Excel hacer el comparativo, por importes y por porcentajes

c) En variaciones >10% buscar con personal de tesorera la explicacin de variaciones y discernir si son razonables.

d) Siempre hacer revisin de gastos sensitivos (viticos, consumos en restaurantes) o en nombres de cuentas extraa

Pruebas de cumplimiento

Generalmente el auditor desarrolla pruebas de cumplimiento con objeto de tener una seguridad razonable de que los procedimientos de control interno en los que pretende confiar, existen y se aplican eficazmente, Mediante la aplicacin de muestreos.

a) Identificar controles internos a analizar, tales como:

Firmas mancomunadas en cheques

Requisiciones debidamente firmadas

rdenes de compra debidamente firmadas

Plizas contables firmadas

Cotizaciones, etc.

b) Seleccionar una muestra representativa

c) Documentarlo mediante narrativa

Pruebas sustantivas

a. Verificar que los saldos de los auxiliares de las subcuentas de gastos coinciden contra el mayor general.

b. Revisin general de los auxiliares de gastos para detectar y, en su caso, investigar partidas poco usuales.

c. Examen crtico de los documentos que respaldan los gastos, para verificar que los bienes o servicios hayan sido efectivamente recibidos y que se derivan de transacciones normales y propias.

MYriam

Soporte documental:

Pliza, cheque, factura. Orden de compra, requisicin, contrato

Pliza

Consecutivo

Que este dentro del periodo de la factura

Que las cuentas contables sean de acuerdo al gasto en factura

Que los totales coincidan el gasto factura

SOPORTE DOCUMENTAL

Cheque

Autorizado y por quienes

El nombre del beneficiario sea el de la factura

Los importes coincidan con la factura

Consecutivo

Factura

Sea deducible

El material o el servicio haya sido prestado (firma de recibido)

Las cantidades recibidas sean las solicitadas en cantidad e importe

Los totales coincidan

Sea un gasto necesario para el Ayuntamiento

Orden de Compra

Est debidamente autorizada por el encargado de compras y director administrativo.

La fecha sea previa a la compra

Se pida la cantidad requerida

Se describa claramente el material solicitado

Requisicin

Est debidamente firmada por personal autorizado

Se soliciten materiales indispensables para la operacin

DIVULGACIONES IMPORTANTES

No observacin de los inventarios fsicos iniciales cuyo importe se considera en la determinacin del costo de ventas.

Desglose de operaciones extraordinarias, especiales o no recurrentes.

Determinar los saldos identificar si existen restricciones sobre el uso de los fondos

Identificar y revelar transacciones diferentes al objetivo de la entidad

Identificar la existencia de restricciones sobre la propiedad y uso de los bienes de larga duracin

Cada una de las partidas de gastos, ingresos, prdidas o ganancias que, segn lo requerido por otras Normas, se cargue o abone directamente al patrimonio neto, as como el total de esas partidas