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DEPARTAMENTO DE RISARALDA Despacho del Gobernador
EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Versión: 3 Vigencia: 08-2013
Seguimiento Proyecto “Implementación de una ruta turística del centro occidente de Risaralda” Página 1
ASPECTOS GENERALES
OBJETIVO GENERAL
Auditar el PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DE UNA RUTA TURÍSTICA DEL CENTRO OCCIDENTE DE RISARALDA, en las etapas de la planeación del proyecto, área financiera y gestión del mismo, para el periodo 2018. ALCANCE La auditoría se realizará para evaluar la planeación, el área financiera y gestión del proyecto de “Implementación de una ruta turística del centro occidente de Risaralda”, durante la vigencia 2018, de conformidad con los recursos asignados por el Fondo Nacional de Regalías. CRITERIOS Para la presente auditoría se toman como referentes, entre otros, los siguientes documentos:
AUDITORIA INTERNA: AUDITORIA INTEGRAL AL PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DE UNA RUTA TURÍSTICA DEL CENTRO OCCIDENTE DE RISARALDA.
FECHA ELABORACIÓN: 28 de Noviembre de 2018.
DIRECTIVO RESPONSABLE: Héctor Fabio Álzate Bermúdez Asesor de Control Interno AUDITOR(ES): Ana Cristina Vinasco Vergara Jakeline Andrea Marín Hurtado Jose de Jesús Ardila Parra
DESTINATARIO: Diana Yaneth Osorio Bernal Secretaria de Desarrollo Económico y Competitividad. Juliana Pérez Moreno Directora Administrativa Gloria Milena Arango Contratista
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- Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
- Resolución 119 de 2006 Contaduría General de la Nación conciliación de la información.
- Resolución 357 de 2008, Contaduría General de la Nación “Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable”.
- Decreto 1499 de 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública”, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015.
- Estatuto Orgánico del Presupuesto Ordenanza 077 de diciembre 4 de 1996. - Decreto 0982 19 de Septiembre de 2017, Por medio del cual se realiza una
modificación al decreto 0140 del 26 de Enero de 2017 por medio del cual se aprueba la apertura presupuestal del capítulo independiente del Sistema General de Regalías SGR correspondiente al bienio 2017-2018.
- Ordenanza número 006, “por la cual se adopta el plan departamental de desarrollo para el periodo 2016–2019, Risaralda verde y emprendedora, y se dictan otras disposiciones.
- Constitución Política de Colombia - Ley 80 de 1993 “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación” y su
Decreto Reglamentario 2170 de 2002. - Ley 1150 de 2007, “Por medio de la cual se Introducen Medidas para la Eficiencia y
la Transparencia en la ley 80 de 1993…”. - Ley 1712 de 2014. - Ley 1474 de julio 12 de 2011,”Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer
los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.
- Ley 1882 de 2018. - Decreto Ley 019 de 2012. - Decreto Ley 4170 de 2011. - Decreto 0316 de 05 Marzo de 2018 – Manual Interventor y Supervisión. - Decreto 0936 del 5 de septiembre del 2017 “Por medio del cual se adopta el Manual
de Contratación para el Departamento de Risaralda - Administración Central” - Decreto 1599 de 2013 MECI. - Decreto 1082 de 2015. - Ley 1499 del 2017 “Por medio de la cual se modifica el Decreto 1083 del 2015”. - Normatividad interna y externa aplicable al Proceso Contractual-Pos contractual en
el marco de las normas que rigen la materia. - Políticas de operación.
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METODOLOGÍA:
- Diseño y aplicación de listas de verificación para entrevistas Responsables del Proceso.
- Diseño y aplicación de lista de chequeo para la revisión documental de contratos en las etapas contractual y poscontractual.
- Recopilación, revisión y análisis de la información suministrada por los entrevistados como evidencia.
- Socialización de los resultados de la auditoría mediante mesas de trabajo. - Entrega de informe preliminar - Análisis de contestación a los informes y posibles contradicciones a los mismos. - Entrega de informe final de auditoría.
DESARROLLO DE LA AUDITORIA
La oficina Asesora de Control Interno dentro del plan de acción de la vigencia 2018,
determinó la realización de la auditoria al PROYECTO DE “IMPLEMENTACIÓN DE UNA
RUTA TURÍSTICA DEL CENTRO OCCIDENTE DE RISARALDA”, en las etapas de la
planeación del proyecto, área financiera y gestión del mismo para el periodo 2018, de
conformidad con los recursos asignados por el Fondo Nacional de Regalías.
PRIMER OBJETIVO: PLANEACIÓN
A través del Desarrollo de auditoria se identificó que el proyecto nace en 2001, cuando el
Ministerio de Cultura convoca a los Departamentos de Antioquia, Caldas, Tolima, Quindío,
Risaralda y Valle del Cauca para iniciar el análisis, delimitación y aplicación de los criterios
del paisaje cultural cafetero Colombiano.
Donde los equipos fueron conformados por las delegaciones de las gobernaciones,
Corporaciones autónomas regionales, comités departamentales de cafeteros y
universidades como la Nacional (Sede Manizales), la universidad de Caldas, Quindío, la
Tecnológica de Pereira, la Católica Popular de Risaralda y la universidad del Valle; la
Federación Nacional de Cafeteros consolidó la información y la suministró al Ministerio de
Cultura , quien presentó el proyecto a la Organización de las Naciones Unidas para la
Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el 25 de junio de 2011 le otorgo estatus de
patrimonio cultural de la humanidad al Paisaje Cultural Cafetero Colombiano (PCC).
El 07 de Octubre de 2011, mediante Resolución No. 2079, se reconoce el Paisaje Cultural
Cafetero Colombiano (PCC) como patrimonio cultural de la nación y como bien inscrito en
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la lista de patrimonio mundial de la Organización de las Naciones Unidas para la
Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO), que consiste en un territorio compuesto por
zonas de especial interés arqueológico, histórico y cultural.
En el Acuerdo para la prosperidad número 43, del sector cultura realizado en la vigencia
2011 en Montenegro (Quindío), se definieron y priorizaron acciones, responsables y
cronogramas de ejecución, buscando “asegurar la sostenibilidad integral del paisaje cultural
cafetero con una implementación del plan de manejo”.
De acuerdo con la decisión 35 COM 8B, 43 del Comité de Patrimonio Mundial, la
Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO)
reconoce el valor universal del paisaje cultural cafetero.
A través de este proyecto el Departamento de Risaralda pretende implementar una
estrategia de desarrollo turístico en los municipios de: Apia, Pueblo Rico, Santuario, La
Virginia, Balboa, La Celia, Belén de Umbría, Mistrato, Guatica, Quinchia y Marsella con el
ánimo de contribuir a la conservación del paisaje cultural cafetero e impulsar un turismo
especializado como estrategia de desarrollo económico y competitivo en la región.
Es así como en el marco de la declaratoria de Risaralda como Paisaje Cultural Cafetero de
Colombia y considerando las metas y objetivos de la entidad departamental, es evidente
que el Departamento de Risaralda, tiene inmensas oportunidades turísticas, como
Departamento verde en el corazón de Colombia que se ha ido consolidando como destino
de turismo de naturaleza, turismo de salud y de bienestar, turismo cultural y de patrimonio y
turismo de negocios, en el cual once (11) de sus catorce municipios hacen parte del
Paisaje Cultural Cafetero, declarado patrimonio de la humanidad por la Organización de las
Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO).
Teniendo en cuenta lo anteriormente descrito, la Secretaria de Desarrollo Económico y
Competitividad formulo proyecto denominado “Implementación de una ruta turística en el
centro occidente del Departamento de Risaralda”, el cual fue viabilizado, validado y
aprobado por el órgano Colegiado de Administración y Decisión (OCAD), mediante el
Acuerdo 039 del 17 de Agosto de 2017.
El proyecto, dentro del Plan de Desarrollo se encuentra como: “Risaralda Verde y
Emprendedora”, Programa del PND 53401 “Turismo como motor de desarrollo regional”,
PROGRAMA No. 22 “RISARALDA DESTINO DEL PAISAJE CULTURAL CAFETERO,
COMPETITIVO Y SOSTENIBLE SUBPROGRAMA Nº 22.1 RISARALDA CON
INNOVADORES Y CREATIVOS PRODUCTOS TURÍSTICOS, CUYO PROPÓSITO ES
FORTALECER LA OFERTA TURÍSTICA DEL DEPARTAMENTO CON PRODUCTOS
COMPETITIVOS E INNOVADORES.SUBPROGRAMA No. 22.2 OFERTA TURÍSTICA Y
RECURSO HUMANO COMPETITIVO”.
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Y en los Planes de Desarrollo Distritales o Municipales descritos así:
- Plan de Desarrollo Apia Somos todos 2016-2019"
- Plan de Desarrollo Balboa "Porque Balboa somos todos 2016-2019"
- Plan de desarrollo Belén de Umbría "Juntos Somos más 2016-2019"
- Apia: Desarrollo Turístico el cual prevé la estructuración de un programa de
aprovechamiento del Paisaje Cultural Cafetero.
- Belén Programa 9. Juntos por Belén turístico Subprograma 9.1 Belén Turístico y
Cafetero
- La Virginia: desplegando su potencial turístico.
De acuerdo a la ficha EBI, lo que se plantea es el bajo desarrollo de la oferta turística en los
municipios del departamento de Risaralda, está asociado a la falta de sensibilización en
cultura turística de sus habitantes; la débil promoción y comercialización de servicios y
productos turísticos en los municipios, también se presenta por la baja inversión de
recursos públicos para la recuperación y sostenibilidad del patrimonio del paisaje cultural
cafetero y turístico en las zonas con potencial de desarrollo de actividades turísticas. A esto
se suma las deficiencias en las estrategias para la formación y capacitación de los
prestadores que permitan aumentar la legalidad del desarrollo empresarial y la calidad de
los servicios de demanda turística en la región. No se observan para ninguno de los
municipios en donde se desarrolla la problemática, la organización o definición de rutas
turísticas que permitan aumentar promoción y comercialización de los atractivos turísticos
en los municipios.
Identificación del problema o necesidad:
Tabla 1. Identificación del problema proyecto de implementación de una ruta turística
del centro occidente de Risaralda.
DIRECTO INDIRECTO
Baja intervención para embellecer el entorno paisajístico
como aporte a la sostenibilidad del patrimonio público
cultural urbano y rural municipales
Baja participación del turismo en la economía regional.
Bajo nivel de implementación de herramientas de
planeación de la oferta turística desde los componentes de
competitividad y promoción.
Fuente: Metodología General de Formulación
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EL OBJETIVO GENERAL- PROPÓSITO:
“Fortalecer el desarrollo de la oferta turística a través de la implementación de una ruta
turística en los municipios del Centro Occidente del departamento de Risaralda”.
Indicadores que miden el objetivo general:
Tabla 2. Indicadores que miden el objetivo General del proyecto implementación de
una ruta turística del centro occidente de Risaralda.
Nombre del Indicador Unidad de medida Meta
Municipios fortalecidos desde el área de
competitividad y promoción en el sector
turismo.
Número 11
Fuente: Metodología General de Formulación
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Consolidar la cultura popular del Paisaje Cultural Cafetero a través del embellecimiento del entorno paisajístico en 11 Municipios del Departamento de Risaralda.
Impulsar los productos y servicios turísticos en 11 Municipios del Departamento de Risaralda para el fortalecimiento de la planeación territorial de la oferta turística.
Gestionar estrategias de desarrollo económico para la articulación con entidades público-privadas.
Tabla 3. Determinación de los objetivos, productos y actividades del proyecto
implementación de una ruta turística del centro occidente de Risaralda.
OBJETIVOS PRODUCTOS ACTIVIDADES
Consolidar la cultura popular del Paisaje
Cultural Cafetero a través del
embellecimiento del entorno paisajístico en
11 Municipios del Departamento de
Risaralda
Municipios con acciones para fortalecer el
turismo y embellecimiento del entorno
paisajístico en medio de la cultura popular
contemporánea
1-Enlucimiento de 4523 fachadas dentro de
la ruta turística urbana y/o rural en cada
uno de los municipios integrantes de la ruta
turística; comprendida en los municipios de
Apia, Pueblo Rico, Santuario, la Virginia,
Balboa, la Celia, Belén de Umbría, Mistrato,
Guatica, Quinchia y Marsella.
2. Fortalecimiento a la ornamentación y
paisajismo de los 11 municipios
Beneficiarios.
3. Reemplazo de 660 avisos y tableros en
establecimientos comerciales acordes a la
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arquitectura de Paisaje Cultural Cafetero en
los municipios Beneficiados
Impulsar los productos y servicios turísticos
en 11 Municipios del Departamento de
Risaralda para el fortalecimiento de la
planeación territorial de la oferta turística.
Servicios de asistencia técnica y
acompañamiento productivo empresarial
-Capacitación de 80 intérpretes del
patrimonio ( Storytelling) en los municipios
de Apia, Pueblo Rico, Santuario, la Virginia,
Balboa, la Celia, Belén de Umbría, Mistrato,
Guatica, Quinchia y Marsella.
-Estrategia de Posicionamiento turístico
con publicidad, marketing, plan de medios
(Free Press, web, Vallas), fortalecimiento y
articulación marcas existentes (marca país
y PCC), videos promocionales, agencias de
turismo, internet, promoción en Peajes,
Aeropuertos, misiones comerciales para el
posicionamiento turístico.
-Fortalecimiento a la producción de
actividades culturales, artísticas y/o
creativas que visibilizan y hacen tangible la
cultura cafetera generadora de turismo.
-Fortalecimiento de la atención al turista
(Hoteles, restaurantes, comercio)
construcción y aplicaciones de planes de
mejoramiento y creación de capacidades.
-Fortalecimiento de la oferta turística
diferenciada en los municipios de Apia ,
Pueblo Rico, Santuario, La Virginia, Balboa,
La Celia, Belén de Umbría, Mistrato,
Guática, Quinchía y Marsella.
-Fortalecimiento de los productos turísticos
del paisaje cultural Cafetero para el
Departamento de Risaralda.
-Fortalecimiento técnico- comercial a
establecimientos con productos y servicios
con alto potencial de venta al turista, como
son productos bandera artesanal,
agroindustrial, gastronómico y cafés
especiales, promoviendo la creación de
productos diferenciados talleres y concurso
para la creación del plato, bebida y postre
típico, incentivando Los saberes culinarios
o la gastronomía, representados
fundamentalmente por el tipo de comida
(“paisa” o “montañera”).
-Proceso de interventoría integral durante
el tiempo de ejecución del proyecto para
garantizar el correcto funcionamiento y
cumplimiento del objetivo.
-Procesos de gestión operacional para el
desarrollo del proyecto.
-Promoción del turismo responsable y la
seguridad turística. Adquisición y dotación
de carpa de promoción de turismo
responsable y seguridad turística, logística.
-Señalización de los corredores turísticos
con demarcaciones que promocionen los
productos turísticos de los municipios
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beneficiarios acorde al manual de
señalética del Paisaje Cultural cafetero
Fuente: Metodología General de Formulación
A continuación, se desarrollan y verifican cada uno de los objetivos planteados en el plan de auditoría: SEGUNDO OBJETIVO: EVALUAR EL ÁREA FINANCIERA DEL PROYECTO. Al realizar seguimiento al desarrollo y planeación financiera del proyecto de “Implementación de una ruta turística en los municipios del Centro Occidente del departamento de Risaralda”, encontramos que el Comité de Patrimonio Mundial y la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) reconocieron el valor universal del paisaje cultural cafetero, donde Risaralda tiene inmensas oportunidades turísticas a través de once (11) de sus catorce municipios, los cuales conforman el paisaje cultural cafetero y donde el Plan de Desarrollo Departamental (2016-2019) “Risaralda Verde y emprendedora” dentro del programa Nº 22 Risaralda destino del paisaje cultural cafetero, competitivo y sostenible. Se ha evidenciado que después de dicha aprobación el Departamento de Risaralda formuló el proyecto a través de la Secretaría de Desarrollo Económico y competitividad denominado “Implementación de una ruta turística en el centro occidente del Departamento de Risaralda”, el cual fue viabilizado, validado y aprobado por el órgano Colegiado de Administración y Decisión (OCAD), mediante el acuerdo 039 del 17 de Agosto de 2017. Donde dicho proyecto pretende implementar una estrategia de desarrollo turístico en los municipios de: Apia, Pueblo Rico, Santuario, La Virginia, Balboa, La Celia, Belén de Umbría, Mistrato, Guatica, Quinchia y Marsella con el ánimo de contribuir a la conservación del paisaje cultural cafetero e impulsar un turismo especializado como estrategia de desarrollo económico y competitivo en la región. El proyecto fue formulado mediante Código BPIN: 2016000040033, donde se contempla una población afectada de 38.500, según fuentes de información de las proyecciones de las alcaldías y municipios afectados y los cuales pertenecen al área rural y urbana de los mismos y donde el propósito principal es fortalecer el desarrollo de la oferta turística a través de la implementación de una ruta turística en los municipios del Centro Occidente del departamento de Risaralda.
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Dentro del desarrollo del proyecto se evidencia en el módulo de preparación de la alternativa de solución, la relación de los productos donde se encuentra: actividades con el respectivo costo de inversión, el valor total del proyecto de Siete mil setecientos veinticuatro millones doscientos noventa y siete mil ochocientos cuarenta y siete pesos M/cte. ($ 7.724.297.847) y donde se detalla en los beneficios de ingresos para la vigencia 2019, un valor de Siete Mil Novecientos Treinta y Cinco Millones Seiscientos Noventa Mil Pesos M/cte. ($ 7.935.690.000).
En el flujo de caja del proyecto se observa que se utilizó una tasa interés de oportunidad del 6.17% la cual fue tomada del DTF actual al momento de su elaboración (24/03/2017), cumpliendo con lo estipulado en la formulación del DNP obteniendo el siguiente comportamiento:
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Tabla 4. Costo de Oportunidad del proyecto
Tasa de Oportunidad
Justificacion de la tasa de
oportunidad
Año 0 (2017) Año 1 (2018) Año 2 (2019)
Amortizacion de creditos
Costos de inversion 6.323.055.491,50 1.196.336.293,50 204.906.062,00
Costos de operación
Costos de preinversion
Creditos
Flujo Neto de Caja 6.323.055.491,50 - 1.196.336.293,50 - 7.730.783.938,00
Ingresos y beneficios 7.935.690.000,00
Intereses Creditos
Valor de Salvamento
Costo de Oportunidad
Flujo de Caja
6,17%
DTF Actual al 24 marzo 2017
Fuente: Formulación del Proyecto de implementación de una ruta turística Del centro occidente de Risaralda
En la auditoria se realiza un análisis de las actividades versus la contratación realizada para la vigencia 2018, donde se identificó un valor de ejecución de: Cinco Mil Quinientos Treinta y Seis Millones Seiscientos Veintisiete Mil Doscientos Ochenta y Cuatro Pesos M/cte. ($ 5.536.627.284) los cuales fueron corroborados con el presupuesto del Departamento y efectivamente corresponden a los valores registrados. En la tabla Nº 5. Se encuentra el comparativo del presupuesto de las actividades del proyecto versus la ejecución contractual.
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Tabla Nº 5. Cuadro Comparativo Presupuesto del proyecto por actividades versus ejecución contractual.
Nº Actividad Valor REGALIAS CONTRAPARTIDA
MUNICIPIOS Nº Contrato OBJETO RP
RP
REGALIA
S
Valor
1
Capacitación de 80 interpretes del patrimonio (
Storytelling) en los municipios
de Apia, Pueblo Rico, Santuario, la Virginia, Balboa,
la Celia, Belén de Umbría,
Mistrato, Guatica, Quinchia y Marsella.
144.000.000 144.000.000 1308
Prestación de servicios para el
desarrollo del proyecto denominado:
Implementación de una ruta turística
en el Centro-Occidente del
departamento de Risaralda
4132
8618 144.000.000,000
1308
Prestación de servicios para el
desarrollo del proyecto denominado:
Implementación de una ruta turística
en el Centro-Occidente del
departamento de Risaralda
4127 8118 1.062.782.500,000
1456
Suministro de pintura y demás
elementos necesarios para realizar la
actividad de intervención de
fachadas a través del color del
componente de enlucimiento de
fachadas del proyecto denominado
"Implementación de una ruta
turística en el centro de occidente en
el departamento de Risaralda" 5436 9418 871.600.000,000
3Fortalecimiento a la ornamentación y paisajismo de
los 11 municipios
beneficiarios
476.200.000 366.200.000 110.000.000 1308
Prestación de servicios para el
desarrollo del proyecto denominado:
Implementación de una ruta turística
en el Centro-Occidente del
departamento de Risaralda 4127 8118 307.900.000,000
4
Reemplazo de 660 avisos y tableros en
establecimientos comerciales acordes a
la arquitectura de Paisaje Cultural Cafetero en los
municipios Beneficiados
398.200.000 376.200.000 22.000.000
5Promoción del turismo responsable y la seguridad
turistica; Adquisicion y
dotación de carpa de promoción de turismo
responsable y seguridad turistica,
logistica.
40.000.000 40.000.000
1276
"Adquisición de equipos
tecnológicos requeridos por la
secretaría de desarrollo económico y
competitividad en la ejecución del
proyecto denominado
implementación de un ruta turística
en el centro- occidente del
departamento de Risaralda" 3838 7518 5.000.000,000
+
Señalización de los corredores turísticos con
demarcaciones que promocionen
los productos turísticos de los municipios
beneficiarios acorde al manual de
señaletica del Paisaje Cultural cafetero
382.940.000 382.940.000
1.190.245.414 1.190.245.414
966
Prestación de servicios profesionales
para diseñar y desarrollar
campañas,estrategias y acciones
comunicativas requeridas para la
promoción y divulgación del
proyecto "Implementación de una
ruta turística del Centro-Occidente
en el Departamento de Risaralda" a
ejecutar por la Secretaría de 1187 3018 41.800.000
1111
Prestación de servicios profesionales
como comunicadora social-
periodista, para realizar las
actividades de divulgación y
promoción, y gestión social del
proyecto denominado
"Implementación de una ruta
turística del Centro-Occidente en el
Departamento de Risaralda" a
ejecutar por la Secretaría de
Desarrollo Económico y
Competitividad de la Gobernación de
Risaralda 1346 3418 50.160.000
1140
Prestación de servicios profesionales
en la Secretaría de Desarrollo
Económico y Competitividad para
apoyar la ejecución de las actividades
de conceptualización, diseño,
estrategia de comunicación y
promoción en el proyecto
denominado: "Implementación de
una ruta turística del Centro-
Occidente en el Departamento de
Risaralda" 1338 3618 50.160.000
1382
Prestación de servicios para
desarrollar la estrategia de
promoción y divulgación del
proyecto denominado
"Implementación de una ruta
turística en el Centro-Occidente del
departamento de Risaralda" 4586 9118 950.000.000
8
Proceso de interventoria integral durante el tiempo
de ejecucion del proyecto
para garantizar el correcto funcionamiento y
cumplimiento del objetivo.
400.000.000 400.000.000
1348
Realizar la interventoría integral del
proyecto denominado:
Implementación de una ruta turística
en el Centro-Occidente del
departamento de Risaralda 4360 9018 400.000.000,000
9
Fortalecimiento de la atención al turista (Hoteles,
restaurantes, comercio)
construcción y aplicaciones de planes de
mejoramiento y creación de
capacidades.
446.200.000 446.200.000
1308
Prestación de servicios para el
desarrollo del proyecto denominado:
Implementación de una ruta turística
en el Centro-Occidente del
departamento de Risaralda 4131 8518 446.200.000,000
10
Fortalecimiento técnico- comercial a
establecimientos con productos y servicios
con alto potencial de venta al turista, como son
productos bandera artesanal,
agroindustrial,gastronómico y cafés especiales ,
promoviendo la creación de
productos diferenciados talleres y concurso para la
creación del plato, bebida y
postre típico, incentivando Los saberes culinarios o la
gastronomía,
representados fundamentalmente por el tipo de
comida (“paisa” o “montañera”).
346.780.000 324.780.000 22.000.000
1308
Prestación de servicios para el
desarrollo del proyecto denominado:
Implementación de una ruta turística
en el Centro-Occidente del
departamento de Risaralda 4133 8718 279.560.000,000
11Fortalecimiento de los productos turísticos del
paisaje cultural Cafetero para el Departamento de
Risaralda.
132.000.000 132.000.000
1308
Prestación de servicios para el
desarrollo del proyecto denominado:
Implementación de una ruta turística
en el Centro-Occidente del
departamento de Risaralda 4134 8818 132.000.000,000
12Fortalecimiento de la oferta turística diferenciada en
los municipios de Apia , Pueblo Rico, Santuario, La
Virginia, Balboa, La Celia, Belén de Umbría,
Mistrato, Guática, Quinchía y Marsella.
407.000.000 385.000.000 22.000.000
1308
Prestación de servicios para el
desarrollo del proyecto denominado:
Implementación de una ruta turística
en el Centro-Occidente del
departamento de Risaralda 4129 8318 110.000.000,000
13Fortalecimiento a la producción de actividades
culturales, artisticas y/o creativas
que visibilizan y hacen tangible la cultura cafetera
generadora de turismo.
447.499.200 436.499.200 11.000.000
1308
Prestación de servicios para el
desarrollo del proyecto denominado:
Implementación de una ruta turística
en el Centro-Occidente del
departamento de Risaralda 4129 8318 436.499.200,000
953
Prestación de servicios profesionales
especializados, para apoyar la 1018 3218 31.070.457,000
968
Prestación de servicios profesionales
especializados para apoyar a la
Secretaría de Desarrollo Económico y
Competitividad en la coordinación
del Proyecto denominado
"Implementación de una ruta
turística del Centro-Occidente en el
Departamento de Risaralda" a
ejecutar por la Secretaría de
Desarrollo Económico y
Competitividad 1186 3118 55.000.000,000
1104
Prestación de servicios profesionales
para apoyar a la Secretaría de
Desarrollo Económico y
Competitividad en la gestión técnica
del proyecto denominado
"Implementación de una ruta
turística del Centro-Occidente en el
Departamento de Risaralda" a
ejecutar por la Secretaría de
Desarrollo Económico y
Competitividad 1270 3318 47.250.005,000
1105
Prestar servicios profesionales de
apoyo a la Secretaria de Desarrollo
Económico y Competitividad en el
trámite de los procesos
administrativos, contractuales y
actividades de seguimiento en la
ejecución del proyecto denominado
“Implementación de una ruta
turística en el Centro-Occidente del
Departamento de Risaralda” 1335 3518 25.250.005,000
1130
Prestación de servicios profesionales
para apoyar a la Secretaría de
Desarrollo Económico y
Competitividad en la gestión de la
información y documentación del
proyecto denominado
"Implementación de una ruta
turística del Centro-Occidente en el
Departamento de Risaralda" 1398 5618 44.000.000,000
1276
"Adquisición de equipos
tecnológicos requeridos por la
secretaría de desarrollo económico y
competitividad en la ejecución del
proyecto denominado
implementación de un ruta turística
en el centro- occidente del
departamento de Risaralda" 3837 7418 21.315.117,000
1308
Prestación de servicios para el
desarrollo del proyecto denominado:
Implementación de una ruta turística
en el Centro-Occidente del
departamento de Risaralda 4129 8318 25.080.000,000
TOTAL 7.724.297.846 7.317.297.846 407.000.000 5.536.627.284
5.552.806.832
- REINTEGRO ABOGADO16.179.548,000
14
Estrategia de Posicionamiento turístico con
publicidad, marketing, plan de
medios ( Free Press, web, Vallas), fortalecimiento y
articulacion marcas
existentes ( marca pais y PCC), videos
promocionales, agencias de turismo, internet,
promocion en Peajes, Aeropuertos, misiones
comerciales para el
posicionamiento turistico
7
Procesos de gestión operacional para el desarrollo
del proyecto494.896.315 494.896.315
Enlucimiento de 4523 fachadas dentro de la ruta
turística urbana y/o rural en
cada uno de los municipios integrantes de la ruta
turística; comprendida en los
municipios de Apia, Pueblo Rico, Santuario, la
Virginia, Balboa, la Celia, Belén
de Umbría, Mistrato, Guatica, Quinchia y Marsella
2.418.336.917 2.198.336.917 220.000.000 2
Fuente: Fuente: Contratos Proyecto de implementación de una ruta turística en los municipios del centro
occidente del Departamento de Risaralda.
Es importante tener en cuenta que por parte del Departamento se han realizado una serie de solicitudes de desembolso al momento de la auditoria, las cuales suman un valor de Mil Quinientos Cuarenta y Cuatro Millones Trescientos Sesenta y Dos Mil Diecinueve Pesos M/cte. ($ 1.544.362.019) como se observa a continuación en la imagen Nº1:
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Imagen Nº1. Solicitudes de Desembolso del proyecto de implementación de una ruta turística en los municipios del centro occidente del departamento de Risaralda
(vigencia 2018).
Fuente: Secretaria de Desarrollo Económico y Competitividad
Tabla Nº 6. Cuadro seguimiento composición contractual según actividades
Fuente: Secretaria de Desarrollo Económico y Competitividad
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Tabla Nº 7. Cuadro seguimiento CDP Departamento, CDP Regalías y Registros Presupuestales.
Fuente: Secretaria de Desarrollo Económico y Competitividad
Tabla Nº 7. Cuadro seguimiento composición presupuestal y ejecución.
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Se debe tener en cuenta que estos recursos provenientes del Sistema General de Regalías (SGR) son recursos sin situación de fondo, los cuales hacen parte del presupuesto del Departamento y su movimiento es estrictamente presupuestal, debido a que no hacen tránsito, ni parte del flujo de tesorería del departamento. Para la vigencia 2018 se pudo evidenciar que se realizó la apropiación de los recursos del Sistema General de Regalías destinados al cumplimiento del proyecto y de las metas del programa No 22 “Risaralda destino del paisaje cultural cafetero, competitivo y sostenible” y de los subprogramas, recursos que han sido apropiados y ejecutados oportunamente, en los cuales se reflejan los porcentajes de ejecución en los diferentes rubros presupuestales relacionados con las actividades para el cumplimiento de las metas en los planes de acción, por lo tanto las actividades de estos se encuentran acordes con lo establecido en el plan de desarrollo, a su vez se evidenció que la Secretaría de Desarrollo Económico y Competitividad desarrolló sus actividades acorde a lo establecido en la normatividad, los procedimientos y aplicaciones estipuladas para su normal cumplimiento en lo referente al componente presupuestal y financiero. TERCER OBJETIVO: GESTIÓN DEL PROYECTO 3.1. En la auditoria se verificó el cumplimiento del Procedimiento para la APROBACIÓN, EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO DEL PROYECTO Y CONTROLES: PROCEDIMIENTO APROBACIÓN, EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CIERRE DE
PROYECTOS FINANCIADOS CON RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE
REGALÍAS (Versión 1 Vigencia 09-2018)
PASOS RESPONSABLE DOCUMENTO O
REGISTRO
PUNTO DE
CONTROL
CUMPLIMIENTO
1. Apoyar y acompañar el
proceso de formulación y
trámite de viabilizarían,
priorización y aprobación de los
proyectos susceptibles de ser
financiados con recursos del
Sistema General de Regalías
Líder Banco de
Programas y
proyectos del
departamento
Asesor
MGA WEB
Lista de Verificación de
cumplimiento de requisitos
MGA WEB
Lista de Verificación de
cumplimiento de requisitos
Verificación de
adecuado
diligenciamiento de
la MGA WEB
CUMPLE
2. Remitir Acta y Acuerdo de
aprobación del proyectos,
expedido por el OCAD
Regional, Departamental o de
Ciencia, Tecnología e
Innovación
Asesor Acta y Acuerdo CUMPLE
3. Solicitar a la Secretaría de
Hacienda Departamental
Asesor SAIA Presupuesto CUMPLE
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(presupuesto) la incorporación
de los recursos del proyecto
aprobado por el OCAD
Departamental
4. Solicitar a la Secretaría de
Hacienda Departamental
(presupuesto) el certificado de
Disponibilidad Presupuestal de
los recursos del proyecto
aprobado por el OCAD
Secretario de Despacho SAIA Presupuesto
Departamental
CUMPLE
5. Designar un funcionario
responsable de la coordinación
del proyecto, quien será
encargado del reporte de la
información en el aplicativo
GESPROY y de garantizar que
el proyecto se ejecute en las
condiciones técnicas, legales y
financieras en las cuales fue
aprobado
Secretario de Despacho SAIA CUMPLE
6. Incorporar en el Presupuesto
del Departamento mediante
Acto Administrativo los recursos
aprobados por el OCAD, con
los cuales se financiará la
ejecución de los proyectos.
Dirección de
presupuesto
Decreto de incorporación Acuerdo No 39 del 14
de Agosto de 2017
CUMPLE
7. Elaborar el cronograma de
giro (PAC) del proyecto
financiado con recursos del
SGR y tramitar su registro en el
aplicativo SPGR administrado
por la Secretaría Técnica del
OCAD correspondiente.
Coordinador del
proyecto
Cronograma de giro Verificación del
registro en la
plataforma SPGR
CUMPLE
8. Solicitar a la Secretaría
Técnica del OCAD
correspondiente la aplicación
del cronograma de giro en la
plataforma SPGR
Coordinador del
proyecto
Cronograma de giro Verificación de
registro en la
plataforma SPGR
CUMPLE
9. Realizar el control de los
saldos disponibles para la
ejecución de proyectos
financiados con recursos del
SGR
Coordinador del
proyecto
Matriz Excel CUMPLE
10. Realizar la custodia
permanente del expediente del
proyecto financiado con
recursos del SGR, el cual debe
contener toda la información de
aprobación, ejecución y cierre.
Coordinador del
proyecto
Expediente 1. Contrato No. 1348, no se evidenció en el expediente físico del contrato, ni en el archivo virtual, la presentación del contratista del Programa de Personal; programa de trabajo e inversión. 2. Contrato No. 1382 no se evidencia las Actas de la Mesa Técnica de
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Comunicaciones de aprobación de Todas las piezas publicitarias, videos, cuñas y plan de pauta en medios masivos de comunicación. 3. Contrato No. 1308, en su CLAUSULA SEGUNDA-OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: no se evidencia en el expediente físico contractual, ni en el archivo virtual la elaboración de un plan operativo para ser aprobado por el Comité Técnico,
3.2. Establecer los contratos celebrados en el PROYECTO “IMPLEMENTACIÓN DE UNA RUTA TURÍSTICA EN LOS MUNICIPIOS DEL CENTRO OCCIDENTE DEL DEPARTAMENTO DE RISARALDA” durante el período objeto de auditoria, con el fin de verificar los tipos de modalidad ejecutados y los supervisores e interventores asignados.
La evaluación de los procesos contractuales se realizará sobre los expedientes físicos en la
Secretaría de Desarrollo Económico y Competitividad. La estrategia principal en la presente
actuación especial estará basada en los contratos seleccionados, haciéndose una revisión
legal a cada uno de ellos, corroborando que hayan cumplido con la satisfacción de
necesidades de la población.
Con el fin de desarrollar este objetivo, se solicitó a la Secretaría Desarrollo Económico y
Competitividad, los contratos celebrados en el presente año, el nombre de los interventores
y supervisores designados en los mismos, tendiente a definir los contratos a auditar.
Así se determinó, que para la ejecución del Proyecto la Gobernación de Risaralda hasta la
fecha de la auditoría, ha celebrado doce (12) contratos, los cuales se discriminan de
acuerdo a la modalidad como se observa en el cuadro:
Tabla 8. Descripción de contratos del proyecto “Implementación de una ruta turística del centro occidente de Risaralda”
Número de
contrato
Fecha Suscripción del contrato
Tipo de contrato
Objeto Valor Contratista
0966 25-01-2018 Prestación de
servicios
Prestación de servicios
profesionales para diseñar y
desarrollar campañas, estrategias y
acciones comunicativas requeridas
para la promoción y divulgación del
41.800.000.o Sandra Juliana
Grajales
Vásquez
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proyecto "Implementación de una
ruta turística del Centro-Occidente
en el Departamento de Risaralda" a
ejecutar por la Secretaría de
Desarrollo Económico y
Competitividad de la Gobernación
de Risaralda.
0968 25-01-2018 Prestación de
servicios
Prestación de servicios
profesionales especializados para
apoyar a la Secretaría de Desarrollo
Económico y Competitividad en la
coordinación del Proyecto
denominado "Implementación de
una ruta turística del Centro-
Occidente en el Departamento de
Risaralda" a ejecutar por la
Secretaría de Desarrollo Económico
y Competitividad
55.000.000.0 Gloria Milena
Arango
Jiménez
1104 26-01-2018 Prestación de
servicios
Prestación de servicios
profesionales para apoyar a la
Secretaría de Desarrollo Económico
y Competitividad en la gestión
técnica del proyecto denominado
"Implementación de una ruta
turística del Centro-Occidente en el
Departamento de Risaralda" a
ejecutar por la Secretaría de
Desarrollo Económico y
Competitividad
47.250.005.0 Cristian Felipe
Londoño Villada
1105 26-01-2018 Prestación de
servicios
Prestar servicios profesionales de
apoyo a la Secretaria de Desarrollo
Económico y Competitividad en el
trámite de los procesos
administrativos, contractuales y
actividades de seguimiento en la
ejecución del proyecto denominado
“Implementación de una ruta
turística en el Centro-Occidente del
Departamento de Risaralda”
25.250.005.0 Camilo
Arbeláez
Upegui
1111 26-01-2018 Prestación de
servicios
Prestación de servicios
profesionales como comunicadora
social-periodista, para realizar las
actividades de divulgación y
promoción, y gestión social del
proyecto denominado
"Implementación de una ruta
turística del Centro-Occidente en el
Departamento de Risaralda" a
ejecutar por la Secretaría de
Desarrollo Económico y
Competitividad de la Gobernación
de Risaralda
50.160.000.0 Laura Díaz
Montoya
1130 26-01-2018 Prestación de Prestación de servicios
profesionales para apoyar a la
44.000.000.0 Gladis Oliva Gil
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servicios Secretaría de Desarrollo Económico
y Competitividad en la gestión de la
información y documentación del
proyecto denominado
"Implementación de una ruta
turística del Centro-Occidente en el
Departamento de Risaralda"
Grajales
1140 26-01-2018 Prestación de
servicios
Prestación de servicios
profesionales en la Secretaría de
Desarrollo Económico y
Competitividad para apoyar la
ejecución de las actividades de
conceptualización, diseño,
estrategia de comunicación y
promoción en el proyecto
denominado: "Implementación de
una ruta turística del Centro-
Occidente en el Departamento de
Risaralda"
50.160.000.0 Carlos Alfonso
Rodríguez
Orozco
1276 19-07-2018 Compraventa "Adquisición de equipos
tecnológicos requeridos por la
secretaría de desarrollo económico
y competitividad en la ejecución del
proyecto denominado
implementación de un ruta turística
en el centro- occidente del
departamento de Risaralda"
26.315.117.0 TEK soluciones
tecnológicas
SAS
1308 01-08-2018 Interadministrativo Prestación de servicios para el
desarrollo del proyecto
denominado: Implementación de
una ruta turística en el Centro-
Occidente del departamento de
Risaralda
2.944.021.700.0 Universidad
Tecnológica de
Pereira
1382 30-08-2018 Prestación de
servicios
Prestación de servicios para
desarrollar la estrategia de
promoción y divulgación del
proyecto denominado
"Implementación de una ruta
turística en el Centro-Occidente del
departamento de Risaralda"
950.000.000.0 CPC Agencia
Sociedad por
acciones
simplificada
1348 16-08-2018 Interadministrativo Realizar la interventoría integral del
proyecto denominado
“Implementación de una ruta
turística en el Centro Occidente del
Departamento de Risaralda
400.000.000.0 Universidad
Nacional de
Colombia
0953 25-01-2018 Prestación de
servicios profesionales
Prestación de servicios
profesionales especializados para
apoyar la Secretaría de Desarrollo
Económico y competitividad en el
desarrollo del componente
administrativo y jurídico que se
requiere para la ejecución del
proyecto denominado
47.250.005 Claudia
Alexandra
Gonzales
López
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“Implementación de una ruta
turística en los municipios del centro
occidente del departamento de
Risaralda”.
VALOR TOTAL CONTRATOS DEL PROYECTO
$ 4.681.206.832
Fuente: Sistema de Monitoreo, Seguimiento Control y Evaluación DNP y SIGEP.
Tabla 9.Definición de la muestra proyecto “implementación de una ruta turística en
los municipios del centro occidente del departamento de Risaralda”:
CLASE DE CONTRATACIÓN NÚMERO DE CONTRATOS
Contratación Directa 8
Licitación Pública 1
Interadministrativo 2
Compraventa 1
Fuente: Procesos Contractuales Proyecto de implementación de una ruta turística en los
municipios del centro occidente del Departamento de Risaralda.
Para la definición de la muestra de un total de 12 contratos del PROYECTO
“IMPLEMENTACIÓN DE UNA RUTA TURÍSTICA EN LOS MUNICIPIOS DEL CENTRO
OCCIDENTE DEL DEPARTAMENTO DE RISARALDA”, en la contratación celebrada por
la entidad, se examinarán siete (7) contratos de un total de doce (12), que representan el
58% del total de los contratos celebrados para la ejecución del proyecto.
Al analizar y determinar el porcentaje por tipo de modalidad se observa:
MODALIDAD DE CONTRATO PORCENTAJE
Contratación directa 66.7%
Licitación Pública 8.3%
Contratos interadministrativos 16.7%
Compraventa 8.3%
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Tabla 10. Determinación del porcentaje del presupuesto oficial de la contratación objeto de la muestra
Valor contratación Modalidad de selección Total contratos por
modalidad
Porcentaje
Presupuesto
1.310.870.015 Contratación directa 9 28%
3.344.021.700 Interadministrativo 2 71.43%
26.315.117.0 Compraventa 1 0.6%
Fuente: Procesos Contractuales Proyecto de implementación de una ruta turística en los municipios del
centro occidente del Departamento de Risaralda.
TERCER OBJETIVO: Determinar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la
normatividad vigente y los lineamientos definidos en el manual de contratación, manual de
interventoría y supervisión, políticas de operación.
En cumplimiento a este objetivo y de conformidad a la muestra referente a los contratos de
prestación de servicios (ya legalizados) se verificó el siguiente soporte documental:
Las necesidades del área para elaborar el contrato
Preparación de estudios previos
Solicitud y expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
Registro presupuestal
Documentos del contratista (Hoja de vida SIGEP, documentos de antecedentes
disciplinarios, antecedentes fiscales, pasado judicial, tarjeta profesional vigente,
entre otros).
Certificado del banco de proyectos.
Convocatoria de Veedurías.
Certificado de Recursos Humanos.
Análisis del Sector y Estudios Previos debidamente diligenciados y firmados, según
formato establecido en el Sistema de Calidad y la norma vigente.
Documento de análisis de propuesta o selección del contratista.
Certificado de experiencia e idoneidad del contratista.
Elaboración de la minuta del contrato.
Legalización del contrato.
Expedición de póliza de seguros.
Elaboración de acta de inicio.
Designación del supervisor.
Constancia de pago de seguridad social.
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Pólizas aprobadas.
Debida notificación de Interventoría y/o Supervisión.
Acta de Inicio.
Certificado de examen médico ocupacional. conforme a la política de operación
denominada Seguridad Social.
Afiliación ARL. (Para persona natural y contratos de prestación de servicio
superiores a un mes).
Entre otras actividades que se deben tener en cuenta en la elaboración de la
contratación directa, manual de interventoría y políticas de operación.
A continuación, se relaciona las evidencias detectadas en la revisión de los siguientes
contratos:
Tabla 11. Relación de Contratos Revisados en el Proceso de Auditoria.
Número de contrato
Fecha Suscripción del contrato
Tipo de contrato
Contratista
0966 25-01-2018 Prestación de servicios Sandra Juliana Grajales
Vásquez
0968 25-01-2018 Prestación de servicios Gloria Milena Arango Jiménez
1105 26-01-2018 Prestación de servicios Camilo Arbeláez Upegui
1130 26-01-2018 Prestación de servicios Gladis Oliva Gil Grajales
Fuente: Procesos Contractuales Proyecto de implementación de una ruta turística en los municipios del
centro occidente del Departamento de Risaralda.
EVALUACION DE CONTROLES:
De conformidad con los resultados obtenidos, en el siguiente cuadro se presenta la
metodología de evaluación con sus respectivos comentarios para la adecuada comprensión
y correcta implementación del plan de mejoramiento, de acuerdo con la clasificación:
INADECUADO
En los procedimientos y pruebas de auditoría, se evidencia que existe un bajo grado de observancia
de las políticas, directrices y/o normas vigentes; los controles se están ejecutando pero son muy
vulnerables y deben ser objeto de intervención o ajustes que se deben establecer y detallar a través
del correspondiente plan de mejoramiento para su seguimiento.
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ADECUADO CON OPORTUNIDAD DE MEJORA
En los procedimientos y pruebas de auditoría, se evidencia que existe un grado de observancia de
las políticas, directrices y/o normas vigentes; los controles se están ejecutando pero presentan
oportunidades de mejora que se deben establecer y detallar a través del correspondiente plan de
mejoramiento para su seguimiento.
SATISFACTORIO
En los procedimientos y pruebas de auditoría, se evidencia que existe un alto grado de observancia
de las políticas, directrices y/o normas vigentes; los controles se están ejecutando.
Contratos que fueron incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones, se les profirieron los actos pertinentes para la modalidad de contratación como los estudios previos, certificación de disponibilidad presupuestal, certificado de experiencia e idoneidad, la suscripción del acta de inicio, procedimiento de aprobación de las garantías
Contrato 0966- Contrato 0968- Contrato 1105- Contrato 1130
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Obra el Certificado de Recursos
Humanos
Contrato 0966- Contrato 0968- Contrato 1105- Contrato
1130
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Registra la Convocatoria a veedurías
Contrato 0966- Contrato 0968- Contrato 1105- Contrato 1130
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Obra Análisis del Sector y Estudios
Previos debidamente diligenciados y
firmados, según formato establecido en
el Sistema de Calidad y la norma
vigente.
Contrato 0966- Contrato 0968- Contrato 1105- Contrato 1130
OBSERVACIONES
CUMPLE- 75
Contrato 0968: Análisis del sector- Estudio previo contratación
directa Prestación de servicios y/o único oferente: Formato Versión 2
vigencia 10-2014, sin la firma de quien elaboró y proyectó (folio 85).
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Obra Hoja de Vida de la función
pública registrada y validada en el
SIGEP, para persona natural.
Contrato 0966- Contrato 0968- Contrato 1105- Contrato 1130
OBERVACIONES
CUMPLE- 100%
Se registra la Propuesta con los
requisitos exigidos en el manual de
contratación
Contrato 0966- Contrato 0968- Contrato 1105- Contrato 1130
OBERVACIONES
CUMPLE- 100%
Obra el Rut actualizado
Contrato 0966- Contrato 0968- Contrato 1105- Contrato 1130
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Obra Fotocopia de la cédula. Fotocopia de la tarjeta profesional. (Cuando aplique). Certificado de vigencia de la tarjeta profesional. (Cuando aplique).
Contrato 0966- Contrato 0968- Contrato 1105- Contrato 1130
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Con la Constancia de pago de
seguridad social.
Contrato 0966- Contrato 0968- Contrato 1105- Contrato 1130
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
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Con el documento
Análisis de propuesta
selección del contratista
Contrato 0966- Contrato 0968- Contrato 1105- Contrato 1130
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Obran los Antecedentes fiscales,
antecedentes penales y antecedentes
disciplinarios, medidas correctivas,
cotejados al momento de realizar la
evaluación.
Contrato 0966- Contrato 0968- Contrato 1105- Contrato 1130
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Obra la Minuta. Suscripción de las partes – contratante y contratista.
.
Contrato 0966- Contrato 0968- Contrato 1105- Contrato 1130
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Con la Numeración de la minuta por parte de la auxiliar de contratos de la Secretaria Jurídica
Contrato 0966- Contrato 0968- Contrato 1105- Contrato 1130
OBSERVACIONES
Contrato 0968: Contrato 0968: Análisis de la propuesta en documento
separado (FORMATO Versión 2 Vigencia 01-2018-contratación
directa prestación de servicios o único oferente, sin la firma de quien
elaboró (folio 92). Análisis del sector- Estudio previo contratación
directa Prestación de servicios y/o único oferente: Formato Versión 2
vigencia 10-2014, sin la firma de quien elaboró y proyectó (folio 85).
CUMPLE 75%
Con Pólizas aprobadas
Contrato 0966- Contrato 0968- Contrato 1105- Contrato 1130
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
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Obra el registro
Presupuestal
Contrato 0966- Contrato 0968- Contrato 1105- Contrato 1130
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Con la Debida notificación de
Interventoría y/o Supervisión.
Contrato 0966- Contrato 0968- Contrato 1105- Contrato 1130
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Obra el Acta de Inicio
Contrato 0966- Contrato 0968- Contrato 1105- Contrato 1130
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Con el Certificado de
examen médico ocupacional
Contrato 0966- Contrato 0968- Contrato 1105- Contrato 1130
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Obra la Afiliación ARL
Contrato 0966- Contrato 0968- Contrato 1105- Contrato 1130
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
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Todos los documentos están firmados,
por los responsables y por quien los
proyectó
Contrato 0966- Contrato 0968- Contrato 1105- Contrato 1130
OBSERVACIONES
CUMPLE- 75%
Contrato 0968: Análisis de la propuesta en documento separado
(FORMATO Versión 2 Vigencia 01-2018-contratación directa
prestación de servicios o único oferente, sin la firma de quien elaboró
(folio 92). Análisis del sector- Estudio previo contratación directa
Prestación de servicios y/o único oferente: Formato Versión 2
vigencia 10-2014, sin la firma de quien elaboró y proyectó (folio 85).
Se observaron en las carpetas de los contratos diferentes soportes que hacen parte del pago como son: Informe de actividades, Actas parciales, CD con las evidencias, orden de pago de la ejecución del contrato y que cumplen con la supervisión de cada uno de los contratos.
Contrato 0966- Contrato 0968- Contrato 1105- Contrato 1130
OBSERVACIONES
CUMPLE 75%
Contrato 1130: En el informe de actividades N° 01 correspondiente al periodo Enero 29 al 28 de Febrero de 2018, del contrato de prestación de servicios N° 1130 de 2018, en la obligaciones pactadas/ Alcances del contrato N° 02, se identifica que se relaciona un instrumento diseñado para la caracterización de los comerciantes y este fue aprobado por el equipo de trabajo y por la secretaria, al revisar los soportes del acta no se evidencia registro de dicha aprobación, se debe tener en cuenta que mediante Resolución 019 de 2018 se crea el comité técnico del proyecto el cual es quien aprueba las metodologías de trabajo. En el informe de actividades N° 01 correspondiente al periodo Enero 29 al 28 de Febrero de 2018, del contrato de prestación de servicios N° 1130 de 2018, en la obligaciones pactadas/ Alcances del contrato N°05 el cual indica lo siguiente: Producir los informes periódicos gerenciales y ejecutivos a la Secretaria de Desarrollo Económico y competitividad, que permitan el direccionamiento estratégico del proyecto, se observó que en las actividades ejecutadas se manifiesta que se generó y socializó informe técnico de áreas de las viviendas beneficiadas en la intervención de las fachadas, sin embargo no se evidencia en los soportes del informe la evidencia de dicha socialización.
Obran las Carátulas con serie documental, subserie, código conforme a las tablas de retención documental, debidamente foliado, en orden cronológico.
Contrato 0966- Contrato 0968- - Contrato 1105-
Contrato 1130
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Obra la Lista de chequeo verificada
OBSERVACIONES
No requiere incluirse en cada contrato, como política de uso eficiente
del papel
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Seguimiento Proyecto “Implementación de una ruta turística del centro occidente de Risaralda” Página 27
Obra la Hoja de Control de Ingreso de
Documentos por Serie documental.
Contrato 0966- Contrato 0968- Contrato 1105-
Contrato 1130
OBSERVACIONES
CUMPLE 0%
Contrato 0966: no Obra la Hoja de Control de Ingreso de
Documentos por Serie documental.
Contrato 0968: no Obra la Hoja de Control de Ingreso de
Documentos por Serie documental.
Contrato 1105: no Obra la Hoja de Control de Ingreso de
Documentos por Serie documental.
Contrato 1130: no Obra la Hoja de Control de Ingreso de
Documentos por Serie documental.
Se registran las últimas versiones de formatos
adoptados por el Sistema de Calidad.
Contrato 0966- Contrato 0968- Contrato 1105-
Contrato 1130
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Tabla 12. Relación de Contratos Licitación Pública Revisados en el Proceso de
Auditoria.
Número de contrato
Tipo de contrato
Contratista
1382 Prestación de servicios para
desarrollar la estrategia de
promoción y divulgación del
proyecto denominado
“Implementación de una ruta
turística en el centro
occidente del departamento
de Risaralda
CPC Agencia Sociedad por
acciones simplificada
Fuente: Procesos Contractuales Proyecto de implementación de una ruta turística en los municipios del
centro occidente del Departamento de Risaralda.
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CUMPLIMIENTO Y CONTROL REQUISITOS Y DOCUMENTOS DEL PROCESO DE
LICITACIÓN PÚBLICA (Manual de Contratación)
REQUISITO DOCUMENTO CUMPLIMIENTO
3.1 a) Se realizará el análisis del Sector. Según el
Numeral 2.1.1. 2
En documento separado. En documento separado:
Departamento de Risaralda Secretaría de Desarrollo
Económico y Competitividad- Gestión Jurídica
Contratación- Análisis del sector- Estudio previo: Formato
Versión 1 vigencia 07-2014. Anexo. Análisis del sector
soporte proceso licitación pública para el Diseño y
ejecución de la estrategia de comunicación y divulgación
del proyecto denominado “Implementación de una ruta
turística en el Centro Occidente del Departamento de
Risaralda”:
Suscrito por la Secretaria de Desarrollo Económico y
Competitividad, de quien elaboró y proyectó, la revisión
técnica y revisión jurídica (Claudia Alexandra González
López). Folios 113 al 124).
CUMPLE
3.1.b) Elaboración de estudios previos, estos serán
conforme al numeral 2.1.1 del presente decreto.
ESTUDIO PREVIO PROCESO QUE SUPERAN LA
MÍNIMA CUANTÍA- VERSIÓN 1 VIGENCIA 07-2014. No.
SDEC-LP-14-2018. Se describe LA NECESIDAD,
CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD- OBJETO-
IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR-
OBLIGACIONES DE LAS PARTES-MODALIDAD DE
SELECCIÓN- JUSTIFICAICÓN DEL VALOR
ESTIMADODEL CONTRATO Y/O VARIABLES O FORMA
EN QUE CALCULO EL VALOR- FORMA DE PAGO-
PLAZO DE EJECUCIÓN- FACTORES DE SELECCIÓN-
PERFIL SOLICITADO- EXPERIENCIA ACREDITADA-
CRITERIOS DE ASIGNACIÓN DE PUNTAJE Y/O
CALIFICAICÓN – ANÁLISIS DEL SECTOR- ANÁLISIS
DEL RIESGO- GARANTÍAS- INDICAR SI EL PROCESO
ESTA COBIJADO POR ACUERDOP INTERNAICONAL O
UN TRATADO DE LIBRE COMERCIO (folios 40 al 64,
163 al 190). Suscrito por el Director Administrativo del
Despacho del Gobernador, por la Secretaria de Desarrollo
Económico y Competitividad, con la revisión legal con la
firma de quien elaboró y proyectó y por la responsable de
aspectos técnico.
CUMPLE
3.1.c) Análisis de Riesgos. Conforme al numeral 2.1.1.3.
Matriz del riesgo CUMPLE
3.1.d) Aviso públicos: Dentro de los diez (10) a veinte (20)
días calendario anteriores a la apertura de la licitación se
publicaran hasta tres avisos con intervalos entre dos (2) y
cinco días calendario, según lo exija la naturaleza, el
objeto y la cuantía del contrato. Avisos que deberán
publicados en la página WEB y SECOP.
PRIMER AVISO PROCESO SDEC-LP-14-2018 VERSIÓN
1 VIGENCIA 10 DEL 2014. PRIMER AVISO SDEC-LP-14-
2018 (APARECE PLAZO DE EJECUCIÓN 12 MESES Y
SON QUINCE, fecha de publicación 29 de junio del
2018(folio 127): contiene objeto, perfil solicitado,
direcciones y cronograma de la licitación pública, fecha de
apertura julio 16 del 2018. FECHA DE CIERRE: julio 25
del 2018 a las 3:00 p.m.- Presupuesto oficial, plazo de
ejecución (folios 125 al 127).SEGUNDO AVISO
PROCESO SDEC-LP-14-2018 VERSIÓN 1 VIGENCIA 10
DEL 2014. PRIMER AVISO SDEC-LP-14-2018
(APARECE PLAZO DE EJECUCIÓN 12 MESES Y SON
QUINCE, fecha de publicación 03 de julio del 2018(folio
130): contiene objeto, perfil solicitado, direcciones y
cronograma de la licitación pública, fecha de apertura
julio 16 del 2018. FECHA DE CIERRE: julio 25 del 2018
a las 3:00 p.m.- Presupuesto oficial, plazo de ejecución
(folios 128 al 130).
CUMPLE
3.1.e) Aviso de convocatoria Pública, según los requisitos
de la norma vigente
Despacho del Gobernador Secretaría de Desarrollo
Económico y Competitividad- Gestión Jurídica
Contratación- Convocatoria Pública: Versión 1 Vigencia
10-2014. Publicación de la convocatoria: Departamento
de Risaralda- 2. Dirección y correo electrónico (página
web, E-mail de la gobernación- Dirección Física-
CUMPLE
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3.1.f) Convocatoria a veedurías ciudadanas: El control
social se ejercerá en las etapas precontractual,
contractual o pos contractual.
Convocatoria veedurías: No. 981 Fecha fijación: 16-04-
2018. Fecha desfijación: 31-12-2019.
CUMPLE
3.1.G) Publicación del Proyecto de Pliego de condiciones:
La publicación del proyecto de pliegos se realizará.
Cuando menos con diez (10) días hábiles de anterioridad
a la fecha del acto de apertura. El proyecto de pliego de
condiciones con todos sus anexos deberá ser remitido a
la Secretaría Jurídica para su revisión previa, de tal
manera que solo pueda ser publicado aquellos pliegos
que cuentan con la revisión jurídica.
Secretaría Desarrollo Económico y competitividad Gestión
jurídica Contratación licitación pública Versión 8 Vigencia
05-2015. Proyecto de pliego y/o pliego de condiciones
definitivo
No se evidenció la remisión a la Secretaría Jurídica del
proyecto de pliego de condiciones con todos sus anexos
para su revisión previa, de tal manera que solo pueda ser
publicado aquellos pliegos que cuentan con la revisión
jurídica.
h) Contenido Mínimo del Pliego de condiciones, conforme
a la normatividad vigente el pliego de condiciones deberá
contener como mínimo lo siguiente:
1) La descripción técnica, detallada y completa del bien o
servicio objeto del contrato, identificado con el cuarto nivel
del Clasificador de Bienes y Servicios, de ser posible o de
lo contrario con el tercer nivel del mismo.
2) La modalidad del proceso de selección y su
justificación.
3) Los criterios de selección, incluyendo /os factores de
desempate y los incentivos cuando a ello haya lugar.
4) Las condiciones de costo y/o calidad que la Entidad
Estatal debe tener en cuenta para la selección objetiva, de
acuerdo con la modalidad de selección del contratista.
5) Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas,
su evaluación y a la adjudicación del contrato.
6) Las causas que dan lugar a rechazar una oferta.
7) El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos
y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de
anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener
en cuenta los rendimientos que este pueda generar.
8) Los Riesgos asociados al contrato, la forma de
mitigarlos y la asignación del Riesgo entre las partes
contratantes.
9) Las garantías exigidas en el proceso de contratación y
sus condiciones.
10. La mención de sí la entidad estatal y el contrato objeto de los pliegos de condiciones están cubiertos por un acuerdo comercial. 11. Los términos, condiciones y minuta del contrato. 12. Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato. 13. El plazo dentro del cual la entidad estatal pueda expedir adendas. 14. El cronograma. 15. Y demás requisitos que sean necesarios, para
garantizar los principios de la función administrativa.
Contiene los requisitos CUMPLE
3.1. i). Respuesta a las observaciones formuladas a los proyectos de pliego de condiciones. La aceptación o rechazo de las observaciones deberá hacerse de manera motivada. Las observaciones o recomendaciones deberán ser
tenidas en cuenta para la elaboración del pliego definitivo,
siempre y cuando éstas no sean violatorias de las normas
vigentes y sean coherentes con la necesidad y los
requisitos exigidos por la entidad.
Se dio respuesta a cada una de las observaciones
formuladas de manera motivada, suscrita por el Director
Administrativo despacho del gobernador, por la Secretaría
de Desarrollo Económico y Competitividad, de quien
elaboró, revisión jurídica y la parte técnica.
CUMPLE
3.1. j. Apertura del proceso. El gobernador o su delegado, mediante acto administrativo ordenará de manera motivada la apertura de la licitación pública, que contendrá como mínimo la siguiente información: 1. El objeto de la contratación a realizar. 2. La modalidad de la selección que corresponde a la
Resolución No. 007 del 18 de julio del 2018. DESPACHO
DEL GOBERNADOR-SECRETARÍA DE DESARROLLO
ECONÓMICO Y COMPETITIVIDAD: Versión 03 Vigencia
02-2014, por medio de la cual se autoriza la apertura del
proceso de licitación pública –no. SDEC-LP-14-2018 (folio
226 al 227). Objeto, modalidad, presupuesto, plazo. Se
CUMPLE
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contratación. 3. El cronograma. 4. El lugar físico o electrónico en que se pueda consultar y retirar los pliegos de condiciones y los estudios y documentos previos. 5. La convocatoria para las veedurías ciudadanas. 6. El certificado de disponibilidad presupuestal, en concordancia con las normas orgánicas correspondientes. 7. Los demás asuntos que se consideren pertinentes.
específica que el cronograma se establecerá en el pliego
definitivo y en la parte resolutiva del presente acto
administrativo (cronograma a folio 227). El lugar físico o
electrónico en que se puede consultar y retirar los pliegos
de condiciones y los estudios y documentos previos,
convocatoria para las veedurías ciudadanas. Propuesta
debidamente suscrita por el Director administrativo del
Despacho del Gobernador, la Secretaría de Desarrollo
Económico y Competitividad, de quien elaboró y proyectó
y la revisión legal.
3.1. k. Publicación del pliego de condiciones definitivo:
teniendo en cuenta que tanto el pliego de condiciones
definitivo como los estudios y documentos podrán ser
consultados desde el mismo día de la apertura del
proceso, se publicará el pliego de condiciones
simultáneamente con el acto que ordena la apertura del
mismo. El pliego de condiciones definitivo con todos sus
anexos debe ser remitido a la Secretaría Jurídica para su
revisión previa a la publicación del mismo.
Gestión Jurídica- Contratación Licitación Pública- Versión
8 Vigencia 05-2015, de julio de 2018
CUMPLE
3.1. m. Audiencia de aclaración de pliegos. Dentro de los
3 días hábiles siguientes al inicio del plazo para la
presentación de propuestas y a solicitud de cualquier
interesado se celebrará una audiencia para precisar el
contenido y alcance del pliego de condiciones.
ACTA DE AUDIENCIA ACLARACIÓN DE PLIEGOS:
Versión 6 Vigencia 07-2011, Hora 8:30 a.m., fecha: julio
19 de 2018, se da respuesta a las solicitudes formuladas
tanto por los asistentes como a las allegadas por escrito,
se presentaron: CPC AGENCIA SAS, CONSOLIDADO
SUEÑOS SAS, quienes presentaron observaciones de
manera verbal, obran las respuestas. Suscrita por la
Secretaria de Desarrollo Económico y Competitividad,
representante CPC AGENCIA SAS, CONSOLIDANDO
SUEÑOS SAS, Contratista oficina comunicaciones,
contratista Secretaría –desarrollo Económico y
Competitividad. Solicitud Aclaración OPTIMA TM del 23
de julio del 2018 a las 15:41.GESTIÓN JURÍDICA
CONTRATACIÓN- Versión 1 Vigencia 10-2014.
RESPUESTA A OBSERVACIONES EXTEMPORÁNEA:
OPTIMA TM , ya que el plazo era del 26 de junio al 10 de
julio del 2018 y la observación se presentó el 23 de julio
del 2018 a las 15:41, suscrito por el Director
Administrativo del Despacho del Gobernador y la
Secretaria de Desarrollo Económico y Competitividad, de
quien elaboró y proyectó y la revisión jurídica, FECHADA
24 DE JULIO DEL 2018.Observación OPTIMA TM del 24
de julio del 2018, 12:28 (folio 235). GESTIÓN JURÍDICA
CONTRATACIÓN- Versión 1 Vigencia 10-2014.
RESPUESTA A OBSERVACIONES EXTEMPORÁNEA:
OPTIMA TM suscrito por el Director Administrativo del
Despacho del Gobernador y el Secretario de Desarrollo
Económico y Competitividad encargado, de quien elaboró
y proyectó y la revisión jurídica, FECHADA 25 DE JULIO
DEL 2018.GESTIÓN JURÍDICA CONTRATACIÓN-
Versión 1 Vigencia 10-2014. RESPUESTA A
OBSERVACIONES EXTEMPORÁNEA: EXPRECARDS
SAS, suscrito por el Director Administrativo del Despacho
del Gobernador y la Secretaria de Desarrollo Económico y
Competitividad, de quien elaboró y proyectó y la revisión
jurídica, FECHADA 26 DE JULIO DEL 2018.
CUMPLE
3.1. .n. Audiencia de asignación de riesgos: en las licitaciones públicas, los pliegos de condiciones señalaran el momento en el que, con anterioridad a la presentación de las ofertas, los oferentes y la entidad revisarán la asignación de riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva, estas dos audiencias se celebrarán en la misma fecha.
Gestión Jurídica- Contratación-ACTA AUDIENCIA
ACLARACIÓN ASIGNACIÓN RIESGOS- VERSIÓN 0 –
VIGENCIA 06-2010 (folio 228). HORA: 10:30 a.m., fecha:
julio 19 de 2018, LUGAR: Secretaría de Desarrollo
Económico y Competitividad, se da inicio a la audiencia
de tipificación y asignación de riesgos, para lo cual se
procederá a dar lectura a los riesgos inicialmente
formulados y distribuidos por la entidad. Una vez instalada
se informa que NO se presentaron observaciones los
riesgos, por lo tanto quedan en firmes. Suscrita por la
Secretaria de Desarrollo Económico y Competitividad,
contratista de la Secretaría, profesional Asesoría de
Comunicaciones, Abogada contratista, Delegado CPC
AGENCIA SAS, Delegado- Consolidado SUEÑOS SAS.
CUMPLE
o. Cierre del proceso: en el pliego de condiciones se establecerá fecha y hora para el cierre del proceso, que será la fecha límite para entregar propuestas y poder participar en el mismo. De este momento se levantará un
Recibo de propuestas Versión 5 Vigencia 07-2011:
FECHA: julio 27 del 2018- HORA 7:50 a.m. proponente
OPTIMA TM SAS, nombre de quien entrega y firma. CPC
AGENCIA SAS, hora 8:12 a.m.- CONSORCIO RUTA
CUMPLE
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acta debidamente firmada. Durante la diligencia de cierre o entrega de propuestas se abrirán las propuestas y en el acta se dejarán todas las anotaciones de las circunstancias ocurridas y observadas durante la diligencia. Cierre del proceso: en el pliego de condiciones se establecerá fecha y hora para el cierre del proceso, que será la fecha límite para entregar propuestas y poder participar en el mismo. De este momento se levantará un acta debidamente firmada. Durante la diligencia de cierre o entrega de propuestas se
abrirán las propuestas y en el acta se dejarán todas las
anotaciones de las circunstancias ocurridas y observadas
durante la diligencia.
TURÍSTICA RISARALDA, hora 9:28 a.m.-
CORPORACIÓN SOCIAL DEL SUR CORSOSUR: 9:36
a.m. Pantallazo de la hora legal para Colombia del 27 de
julio del 2018 a las 10:00 a.m. ACTA DEL CIERRE
Versión 5 Vigencia 07-2011, hora 10 a.m. Fecha 27 de
julio del 2018, se deja constancia que se abrieron las
propuestas y los sobres relacionados, encontrando
CUATRO PRPOPUESTAS EN DOS SOBRES, ORIGINAL
Y COPIA DEBIDAMENTE CERRADOS Y SELLADOS,
REGISTRANDO LOS DATOS QUE SE TOMARON DE LA
CARTA DE PRESENTACIÓN. Se termina el acto a las
10:30 a-m y se firma por la Profesional Especializada de
la Dirección de competitividad CTEI, contratista de la
Secretaría de Desarrollo Económico y Competitividad y
abogada contratista de la Secretaria. Y Representante
legal del consorcio Ruta Turística Risaralda.
3.1.p) Comité Evaluador: para la evaluación de las
propuestas en proceso de selección por licitación, el jefe
de la entidad o su delgado designará un comité evaluador,
conformado por servidores públicos o por particulares
contratados para el efecto, que deberá realizar dicha labor
de manera objetiva atendiendo las reglas establecidas en
el presente manual en el numeral 5.2 y siguientes.
Resolución No. 008 del 25 de julio del 2018, por medio de
la cual se crea el COMITÉ EVALUADOR PARA LA
INVITACIÓN PÚBLICA No. SDEC-LP- 14-2018.
Conformado por el Director de Desarrollo Turístico, la
Directora de Desarrollo Empresarial y Sectores –
estratégicos, contratista de la Oficina de Comunicaciones
y dos contratistas de la Secretaría de Desarrollo
Económico y Competitividad. Suscrito el 25 de julio del
2018, suscrito por el Director Administrativo del Despacho
del Gobernador (folio 237), por el Secretario de Desarrollo
Económico y Competitividad encargado, por quien elaboró
y proyectó y la revisión legal. NOTIFICACIÓN
CONFORMACIÓN COMITÉ EVALUADOR: julio 25 del
2018, debidamente suscrito por los miembros del Comité
CUMPLE
3.1. s) ADJUDICACIÓN O DECLARATORIA DE
DESIERTA: De conformidad con lo previsto en la Ley 80
de 1993 y artículo 9º de la Ley 1150 de 2007 y demás
normas afines, la adjudicación obligatoriamente se hará
audiencia pública la cual se celebrará en la fecha y en el
lugar que se determine mediante resolución motivada,
que se entenderá notificada al proponente favorecido en
dicha audiencia.
De esta audiencia se levantará un acta en la cual se
dejará constancia de las discusiones, debates y
decisiones que en desarrollo de la misma se hubieren
producido.
En la misma audiencia el Representante legal o su
delegado darán respuesta a las observaciones que se
formularon al acta de evaluación, dichas observaciones
deberán ser resueltas por el comité evaluador en
documento suscrito por quienes integran dicho comité y
valoradas por el ordenador del gasto para la toma de la
decisión de adjudicación.
LA ADJUDICACIÓN SE HARÁ ASÍ: 1. El representante
legal o su delegado instalará la audiencia dando lectura al
orden del día que se agotara en dicha diligencia.
Seguidamente señala los datos más relevantes del
proceso (No. Del proceso y objeto). 2. El orden del día
debe contener los siguientes puntos: -Lectura de las
observaciones presentadas a los informes de evaluación
(técnico-económico y jurídico) y la respuesta a las
mismas.- Un informe sobre los documentos que se
requirieron subsanar.- El espacio para que los oferentes
que no hayan subsanado lo hagan.- La oportunidad para
que los proponentes o sus apoderados se pronuncien
frente a la respuesta de la entidad, lo anterior con el fin de
garantizar el derecho de contradicción. La decisión de
adjudicación o declaratoria de desierta del proceso,
quedará notificada en la misma audiencia.
ACTA AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN LICITACIÓN
PÚBLICA No. SDEC-LP-14-2018- Versión 1 Vigencia 10-
2014, a las 3 p.m. del 13 de agosto del 2018, se termina a
la 5:25 p.m., suscrita por la Secretaria de Desarrollo
Económico y Competitividad, el Director de Desarrollo
Turístico, la Directora de Desarrollo Empresarial y
Sectores estratégicos, dos contratista de la Secretaría de
Desarrollo Económico y Competitividad, representante
empresa CPC AGENCIA SAS, de la empresa CPC
AGENCIA SAS, consorcio ruta turística Risaralda 2018,
empresa ISM y empresa OPTIMA TM SAS.
RESOLUCIÓN No. 011 del 13 de agosto del 2018,
Versión 03 Vigencia 02 del 2014, por medio de la cual se
adjudica la Licitación Pública No. SDEC-LP-14-2018,
suscrita por el Director Administrativo del Despacho del
Gobernador, la Secretaria de Desarrollo Económico y
Competitividad, de quien elaboró y proyectó y revisión
legal.
CUMPLE
3.1.t). Elaboración del contrato por la Secretaría
responsable del proceso.
3.1. u). Revisión por parte de la Secretaría Jurídica.
Minuta del contrato con los requisitos del manual.
Contrato 1382 del 30 de agosto de 2018, contrato de
prestación de servicios, versión 7 vigencias 12-2017,
modalidad Licitación Pública No. SDE-014-2018
debidamente suscrito por el director Administrativo del
Despacho del Gobernador, Secretaria de Despacho como
CUMPLE
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ordenador del gasto, Contratista, con la revisión legal,
visto bueno Dirección de contratos, y con la firma de quien
elaboró y proyectó.
3.1. w). Expedición del registro presupuestal y expedición
de la copia del contrato firmado, al contratista para que
adquiera la póliza en aquellos contratos que se exijan.
No. 4586 del 31 de agosto de 2018, registro presupuestal
regalías de fecha 2018-08-31 a las 11 y 51 a.m.
CUMPLE
3.1. x). Recepción, revisión y aprobación de póliza.
Recepción pólizas con la vigencia y Acta de aprobación
de pólizas versión 1, vigencia 05-2013, fecha 04 de
SEPTIEMBRE de 2018, suscrita por la profesional de la
Dirección de contratos.
CUMPLE
3.1. y). Designación del interventor del contrato, conforme
al procedimiento legal.
Notificación interventoría y/o supervisión Versión 2
Vigencia 01-2014, de fecha 04-09-2018, suscrita por la
Secretaria de Desarrollo Económico y Competitividad, con
fecha y firma de recibido del interventor
CUMPLE
3.1. z). Acta de inicio, ejecución y vigilancia por parte del
interventor y/o supervisor.
NOTA: en el sistema integrado de gestión y control estará
fijado el modelo o formato de pliegos con todos los
requisitos, el procedimiento y la política de operación
exigidos en la norma vigente.
Acta de inicio versión 5, vigencia 07-2011, suscrita el 04
de septiembre de 2018, suscrita por el interventor y
contratista
CUMPLE
CAPÍTULO 4. PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS: 4.1. En la licitación pública, selección abreviada de menor cuantía, las propuestas deberán solicitarse de la siguiente manera: en dos sobres cerrados así: SOBRE 1: con el original de la propuesta técnica, financiera, económica y jurídica, según requisitos exigidos en el pliego de condiciones, debidamente rotulado con el número del proceso, objeto del proceso, nombre, dirección física, teléfono y correo electrónico del proponente así como con el rotulo original. SOBRE 2: con una copia de la propuesta técnica, financiera, económica y jurídica, debidamente rotulado con el número del proceso, objeto del proceso, nombre, dirección física, teléfono y correo electrónico del proponente así como con el rotulo copia. Cada sobre debe contener los documentos solicitados en el pliego definitivo de condiciones y adendas del proceso, dentro del contenido del pliego estará el formato de la carta de presentación de la oferta, el cual debe contener como mínimo la información allí solicitada.
Los documentos solicitados en el pliego definitivo de condiciones y adendas del proceso, dentro del contenido del pliego estaba el formato de la carta de presentación de la oferta, con la información allí solicitada.
CUMPLE
4.5. CARTA DE PRESENTACIÓN: para todas las
propuestas, cualquiera sea la modalidad de contratación
deberá tener una carta de presentación en la cual se
deberá dejar expresa constancia de la inexistencia de
inhabilidades e incompatibilidades
Se deja expresa constancia de la inexistencia de
inhabilidades e incompatibilidades
CUMPLE
CAPÍTULO QUINTO: Evaluación de las propuestas
CAPÍTULO 5. EVALUACIÓN DE PROPUESTAS: constará de 2 partes: Evaluación técnica económica y Evaluación jurídica. Para la evaluación de las propuestas que se presenten con ocasión de los procesos de selección por licitación, selección abreviada, concurso de méritos o mínima cuantía, se conformara el Comité Evaluador, según numeral siguiente por servidores públicos y en algunos casos con particulares contratados para el efecto, a quienes les corresponde decidir sobre /os resultados de los procesos de selección a que se refiere el presente manual, dentro del ámbito de su competencia, para lo cual, gozan de plena libertad para realizar las evaluaciones de manera objetiva, cifrándose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones; ejercicio del cual, se levantará el respectivo informe. El carácter de asesor del comité no lo exime de responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada.
Se evidenció la Evaluación técnica económica y Evaluación jurídica y la conformación del Comité Evaluador
CUMPLE
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5.1.1 Conformación: El comité de evaluación técnico-
económico estará conformado así:
1) Como mínimo un (1) funcionario de planta de la
Secretaria del Despacho responsable del desarrollo y
ejecución de los programas y proyectos de su
competencia.
1. El Director Administrativo y/u operativo y/o técnico de
/as Secretarias responsables del desarrollo y ejecución de
los programas y proyectos de su competencia, si fuere el
caso.
2. Un funcionario de planta (1) de la Secretarla donde se
adelante el proceso de selección, cuando esta sea
diferente a la Secretarla responsable del desarrollo y
ejecución de los programas y proyectos de su
competencia.
3. Igualmente el comité lo podrá integrar un funcionario de
planta y /o contratista de cualquier dependencia que por
razones de idoneidad y competencia, se requiera de su
concepto Técnico.
4. Los contratistas que la entidad contrate para tal efecto.
Conformado por dos funcionarios de planta Directores de
la Secretaría de Desarrollo Económico y Competitividad-
Contratista Oficina de Comunicaciones- Dos contratistas
de la Secretaría de Desarrollo Económico y
Competitividad
CUMPLE
5.1.4, EVALUACION JURÍDICA DE LAS PROPUESTAS
La Secretaria Jurídica en razón a la naturaleza y
funciones de asesoría, no hará parte del comité de
evaluación técnico -económico, pero realizara la revisión
jurídica de las propuestas.
El informe de la revisión jurídica de las propuestas se hará
por escrito y en documento separado del informe del
comité, de evaluación.
La secretaria responsable del proceso enviaría la
Secretaria Jurídica inmediatamente ocurrido el cierre la
copia de todas las propuestas que se hayan presentado
para la correspondiente evaluación jurídica.
El informe de evaluación jurídica será firmado por el
director de contratos y el o los profesionales (s) que hayan
realizado la evaluación.
La evaluación se hará en el formato que en el momento
de evaluar se encuentre vigente en el sistema integrado
de gestión y control.
ACTA DE EVALUACIÓN JURÍDICA: Versión 2- Vigencia
04-2015. Fecha: julio 2018.
El informe de la revisión jurídica de las propuestas se hizo
por escrito y en documento separado del informe del
comité, de evaluación.
El informe de evaluación jurídica fue firmado por la
directora de contratos y el profesional que realizo la
evaluación.
CUMPLE
Obra el Certificado de Recursos Humanos Certificado recursos humanos: Fecha: del 17 de abril de
2018, debidamente suscrito por el Director de Talento
Humano
CUMPLE
Estudios previos Departamento de Risaralda Despacho del Gobernador-
Secretaría Desarrollo Económico y Competitividad.
Gestión jurídica contratación. ESTUDIO PREVIO
PROCESO QUE SUPERAN LA MÍNIMA CUANTÍA-
VERSIÓN 1 VIGENCIA 07-2014. No. SDEC-LP-14-2018.
CUMPLE
El bien o servicio requerido se encuentre incluido en el
plan anual de adquisiciones de la entidad.
Plan de compras de la entidad con fecha de actualización
02 de enero de 2018 mediante Resolución No. 02 de
enero del 2018.Se encuentra en el Plan de Acción de la
Secretaría de Desarrollo Económico y Competitividad.
CUMPLE
Expedición certificado disponibilidad presupuestal Certificado No. 1373 fecha expedición 07-06-2018, fecha
vencimiento 31-12-2018. Identificación presupuestal
Presupuesto de gastos sector central 12-2-3 40 22 2 2-92,
por la suma de $972.885.415,00.
CUMPLE
Ordenanza de facultades y/o decreto de delegación Ordenanza 018 del 20 de diciembre del 2017 y Decreto de
Delegación No. 0086 del 16 de enero de 2018 (folio 51).
CUMPLE
Expediente contractual debidamente foliado, la caratula
de la carpeta, según las normas de archivo
No obra Hoja de control de ingreso de documentos por
serie documental Versión 4 Vigencia 05-2014.
CUMPLE debidamente foliado, la caratula de la carpeta,
según las normas de archivo.
No obra Hoja de control de ingreso de documentos por
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serie documental Versión 4 Vigencia 05-2014.
Certificado de antecedentes disciplinarios profesionales, o
certificado de vigencia de la tarjeta profesional, según el
caso.
CUMPLE
Certificado de pago de parafiscales, de los últimos seis
(6) meses, cuando es persona jurídica.
El Contratista anexó certificación especial firmado por
la revisora fiscal, haciendo constar que durante el mes
actual y anteriores está al día en el pago de seguridad
social integral y parafiscales, con fecha de expedición 05
de octubre del 2018.
CUMPLE
Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT),
actualizado de la persona natural o de la Persona
jurídica.
Rut actualizado: certificado DIAN: código 7310 actividad
principal, fecha inicio actividad 2010-03-30. Actividad
secundaria: código 7320 del 2013-10-07, de fecha 2018-
08-09.
CUMPLE
Constancia de verificación de antecedentes fiscales.
u). Constancia de verificación de antecedentes
disciplinarios.
v). Formato de hoja de vida del personal que ejecuta,
en el caso que se requiera.
w). Constancia de verificación de antecedentes penales.
x). Verificación sobre la definición de la situación
militar.
CUMPLE
Tabla 13. Relación de Contratos Interadministrativos revisados en el Proceso de
Auditoria.
Número de contrato
Tipo de contrato
Contratista
1308 Interadministrativo Universidad Tecnológica de
Pereira
1348 Interadministrativo Universidad Nacional de
Colombia
Aceptación de la designación como
entidad ejecutora, dirigido a la OCAD
Regional Eje Cafetero por el señor
Gobernador de Risaralda,
-.Certificado de cumplimiento de
requisitos previos al inicio de la
ejecución expedido por la Secretaría
Técnica OCAD Regional Eje Cafetero.
Contrato 1308- Contrato 1348
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
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Certificado del proyecto debidamente
inscrito y actualizado en el Banco de
proyectos
Contrato1308- Contrato 1348
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Contratos que fueron incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones, se les profirieron los actos pertinentes para la modalidad de contratación como los estudios previos, certificación de disponibilidad presupuestal, certificado de experiencia e idoneidad, la suscripción del acta de inicio, procedimiento de aprobación de las garantías
Contrato 1308- Contrato
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Resolución justificación de la
contratación directa
Contrato 1308- Contrato 1348
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Obra el Certificado de Recursos
Humanos
Contrato 1308- Contrato 1348
OBSERVACIONES
. CUMPLE- 100%
Registra la Convocatoria a veedurías
Contrato 1308- Contrato 1348
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Obra Análisis del Sector y Estudios
Previos debidamente diligenciados y
firmados, según formato establecido en
el Sistema de Calidad y la norma
vigente.
Contrato 1308- Contrato 1348
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
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Obra Hoja de Vida de la función
pública registrada y validada en el
SIGEP, para persona natural.
Contrato 1308- Contrato 1348
OBERVACIONES
CUMPLE- 100%
Se registra la Propuesta con los
requisitos exigidos en el manual de
contratación
Contrato1308- Contrato 1348
OBERVACIONES
CUMPLE- 100%
Obra el Rut actualizado
Contrato 1308- Contrato 1348
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Obra Fotocopia de la cédula. Fotocopia de la tarjeta profesional. (Cuando aplique). Certificado de vigencia de la tarjeta profesional. (Cuando aplique).
Contrato 1308- Contrato 1348
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Con la Constancia de pago de
seguridad social.
Contrato 1308- Contrato 1348
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
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Con el documento
Análisis de propuesta
selección del contratista
Contrato 1308- Contrato 1348
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Obran los Antecedentes fiscales,
antecedentes penales y antecedentes
disciplinarios, medidas correctivas,
cotejados al momento de realizar la
evaluación.
Contrato 1308- Contrato 1348
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Obra la Minuta. Suscripción de las partes – contratante y contratista.
.
Contrato 1308- Contrato 1348
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Con la Numeración de la minuta por parte de la auxiliar de contratos de la Secretaria Jurídica
Contrato 1308- Contrato 1348
OBSERVACIONES
CUMPLE 100%
Con Pólizas aprobadas
Contrato 1308- Contrato 1348
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
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Obra el registro
Presupuestal
Contrato 1308- Contrato 1348
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Con la Debida notificación de
Interventoría y/o Supervisión.
Contrato 1308- Contrato 1348
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Obra el Acta de Inicio
Contrato 1308- Contrato 1348
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Todos los documentos están
firmados, por los responsables y por
quien los proyectó
Contrato 1308- Contrato 1348
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Se observaron en las carpetas de los contratos diferentes soportes que hacen parte del pago como son: Informe de actividades, Actas parciales, CD con las evidencias, orden de pago de la ejecución del contrato y que cumplen con la supervisión de cada uno de los contratos.
Contrato 1308- Contrato 1348
OBSERVACIONES
CUMPLE 50%
Contrato 1308: No se evidencia la elaboración del Plan Operativo,
aprobado por el Comité Técnico (Obligaciones del Contratista).
Contrato 1348: no se evidencia el Programa de Personal; b)
programa de trabajo e inversión.
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Obran las Carátulas con serie documental,
subserie, código conforme a las tablas de
retención documental, debidamente foliado, en
orden cronológico.
Contrato 1308- Contrato 1348
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Obra la Lista de chequeo verificada
OBSERVACIONES
No requiere incluirse en cada contrato, como política de uso eficiente
del papel
Obra la Hoja de Control de Ingreso de
Documentos por Serie documental.
Contrato 1308- Contrato 1348
OBSERVACIONES
CUMPLE 0%
Contrato 1308: no Obra la Hoja de Control de Ingreso de
Documentos por Serie documental.
Contrato 1348: no Obra la Hoja de Control de Ingreso de
Documentos por Serie documental.
Se registran las últimas versiones de formatos
adoptados por el Sistema de Calidad.
Contrato 1308- Contrato 134
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
El Contratista anexó el certificado firmado por
el revisor fiscal, o suscrito por el representante
legal, donde haga constar que está al día en
el pago de seguridad social integral y
parafiscales, durante los Últimos seis (6)
meses.
Contrato 1308- Contrato 1348
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
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Seguimiento Proyecto “Implementación de una ruta turística del centro occidente de Risaralda” Página 40
Certificado de antecedentes disciplinarios
profesionales, o certificado de vigencia de la
tarjeta profesional, según el caso.
Contrato 1308- Contrato 1348
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Certificado de pago de parafiscales, de los
últimos seis (6) meses, cuando es persona
jurídica.
Contrato 1308- Contrato 1348
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT),
actualizado de la persona natural o de la
Persona jurídica.
Contrato 1308- Contrato 1348
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
Constancia de verificación de antecedentes
fiscales.
u). Constancia de verificación de antecedentes
disciplinarios.
v). Formato de hoja de vida del personal que
ejecuta, en el caso que se requiera.
w). Constancia de verificación de antecedentes
penales.
x). Verificación sobre la definición de la
situación militar.
Contrato 1308- Contrato 1348
OBSERVACIONES
CUMPLE- 100%
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Versión: 3 Vigencia: 08-2013
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CUMPLIMIENTO SISTEMA DE MONITOREO, SEGUIMIENTO CONTROL Y EVALUACION GESPROY SGR
Durante el desarrollo de la presente Auditoría se realizó un seguimiento a la obligación que tiene la Secretaría de Desarrollo Económico y Competitividad en cuanto al reporte de los recursos y avances del proyecto en el aplicativo GESPROY, que es el sistema que apoya las actividades de seguimiento, control y ejecución de proyectos financiados con recursos del Sistema General de Regalías (SGR); en éste, el ente ejecutor se ha encargado de reportar la información correspondiente a la programación, contratación y ejecución de los proyectos financiados con recursos del SGR, en el cual se puede observar que dicho aplicativo se encuentra actualmente activo, utilizado como herramienta y parte de la política de seguridad de la información, para el cual se realizaron consultas a la base de datos del aplicativo GESPROY-SGR para evidenciar aspectos relacionados con la auditoría del aplicativo en cuanto al reporte de información antes mencionada.
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Versión: 3 Vigencia: 08-2013
Seguimiento Proyecto “Implementación de una ruta turística del centro occidente de Risaralda” Página 42
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Versión: 3 Vigencia: 08-2013
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De igual manera mediante seguimiento realizado al cumplimiento de los cronogramas establecidos, mediante entrevistas y visitas realizadas a la Secretaría con los responsables del seguimiento al cronograma del proyecto, en el cual se pudo establecer que se tiene implementada la herramienta de seguimiento y el plan de acción, que es actualizado y monitoreado mediante el aplicativo GESPROY, el cual se evidenció que se encuentra actualizado frente a las fechas del proceso y finalización de las actividades con los requerimientos establecidos, incluyendo aquellas que en principio habían sido reprogramadas en el cronograma de actividades.
HALLAZGOS POSITIVOS
1. En la Secretaría de Desarrollo Económico y Competitividad, se cumple con las normas de conservación de los expedientes contractuales lo que facilitó su revisión. 2. La Auditoria se desarrolló bajo un ambiente de receptividad y de consenso, en los diferentes aspectos analizados. Se atendió y participó, en forma muy diligente por parte de los líderes del proceso, los colaboradores, observando, además, actitud proactiva y de concertación en todos los aspectos analizados en la Auditoría. 3. Los auditados interpretan la auditoría interna como una herramienta para mejorar el proceso.
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4. Se evidencia que existe un alto grado de observancia de las políticas, directrices y/o normas vigentes; los controles se están ejecutando en los Documentos y Requisitos que debe contener el expediente contractual y en el perfeccionamiento del contrato. 5. Se evidencia en el personal visitado durante el proceso Auditor que existe un alto grado de conocimiento y entendimiento en lo referente al manejo de la parte presupuestal, además del cumplimiento de la parte normativa y sus procedimientos, lo cual facilita que el proceso, el manejo de la información y sus registros se generen de manera clara y oportuna. 6. Se puede resaltar que el ambiente generado y todo lo transmitido por el personal requerido en la Auditoría para el componente presupuestal y financiero, que facilitaron de excelente manera todo lo pertinente a sus obligaciones, sin contratiempos que pudieran generar malestar, sobresaliendo el buen trato y toda la disposición de entrega de la información, la cual se presentó de una manera ordenada, clara y atendiendo a todos los interrogantes que fueron presentados durante el proceso auditor.
HALLAZGOS NEGATIVOS
SECRETARÍA DESARROLLO ECONÓMICO Y COMPETITIVIDAD HALLAZGO No. 1: En la minuta del contrato No. 1348, se establece que el contratista debe “Presentar dentro de los cinco (05) días calendario, siguientes a la iniciación de la interventoría la siguiente documentación: a) Programa de Personal; b) programa de trabajo e inversión…”. Sin que se evidencien en el expediente físico del contrato, ni en el archivo virtual. Incumpliendo el numeral 2 Obligaciones del contratista Punto A Vigilancia Administrativa de la cláusula tercera de la minuta del contrato No. 1348. HALLAZGO No. 2: El 19 de septiembre de 2018, la Secretaria de Desarrollo Económico y Competitividad de la Gobernación de Risaralda, suscribió la Resolución No.019 de 2018, “Por medio de la cual se crea la Mesa Técnica de Comunicaciones para el desarrollo del proyecto denominado “Implementación de una ruta turística del centro occidente de Risaralda”. En el numeral 3) del artículo tercero de la Resolución se establece que “…que en el ítem 2 del Pliego de Condiciones de la licitación pública No. SDEC-LP-2018, se estableció la siguiente obligación: “NOTA: Todas las piezas publicitarias, videos, cuñas y plan de pauta en medios masivos de comunicación, deberán ser aprobados por la mesa técnica de comunicaciones
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creada para el desarrollo del proyecto”; en el Contrato No. 1382 no se evidencia las Actas de la Mesa Técnica de Comunicaciones de aprobación de Todas las piezas publicitarias, videos, cuñas y plan de pauta en medios masivos de comunicación. HALLAZGO No. 3: En la auditoria se evidencio en el Contrato 0968 que en el Análisis del sector-estudio previo contratación directa prestación de servicios y/o único oferente sin la firma de quien elaboró y proyectó. Análisis de la Propuesta Contratación Directa- Prestación de servicios y/o único oferente sin la firma de quien elaboró. Incumpliendo las Políticas de operación trámite general de contratos y convenios: 3.1. Radicación de los contratos o convenios con particulares, c). Al momento de radicar la carpeta contractual en la Dirección de contratos, esta deberá contener todos los documentos previos firmados por el responsable y por quien los proyectó□…. HALLAZGO 4: En los contratos No. 0968- No. 1105- No. 0966- No. 1308- No. 1382- No. 1348- No. 1130, no se evidencia en el expediente contractual la Hoja de Control de Ingreso de Documentos por Serie documental Versión 4 Vigencia 05- 2014, incumpliendo el Manual de Contratación Decreto 0936 del 05 de septiembre de 2017: 14.1...9), el Decreto 0316 del 05 de marzo del 2018- “Por medio del cual se actualiza el Manual del Interventor y Supervisión para el Departamento de Risaralda- administración central”, 1.4 Lineamientos Generales - b). HALLAZGO No. 5: En el contrato No. 1308, en su CLAUSULA SEGUNDA-OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: 1. El contratista deberá realizar las actividades dando cumplimiento al proceso metodológico establecido en el numeral 2.1.1.1 de los Estudios Previos, para lo cual deberá elaborar un plan operativo para ser aprobado por el Comité Técnico, sin que se evidencie en el expediente físico contractual, ni en el archivo virtual el Acta del Comité Técnico donde se apruebe el Plan Operativo incumpliendo la cláusula anteriormente mencionada. HALLAZGO No. 6: En el informe de actividades N° 01 correspondiente al periodo Enero 29 al 28 de Febrero de 2018, del contrato de prestación de servicios N° 1130 de 2018, en la obligaciones pactadas/ Alcances del contrato N°05 el cual indica lo siguiente: Producir los informes periódicos gerenciales y ejecutivos a la Secretaria de Desarrollo Económico y competitividad, que permitan el direccionamiento estratégico del proyecto, se observó que en las actividades ejecutadas se manifiesta que se generó y socializó informe técnico de
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áreas de las viviendas beneficiadas en la intervención de las fachadas, sin embargo no se evidencia en los soportes del informe la evidencia de dicha socialización. SECRETARÍA JURÍDICA HALLAZGO 1: En el Contrato 0968 Análisis del sector-estudio previo contratación directa prestación de servicios y/o único oferente sin la firma de quien elaboró y proyectó. Análisis de la Propuesta Contratación Directa- Prestación de servicios y/o único oferente sin la firma de quien elaboró. …. Incumplimiento a las políticas de operación contratación prestación de servicios – contratación directa: 2. Para perfeccionar el contrato. Numeración de la minuta por parte de la auxiliar de contratos de la Secretaria Jurídica. Este solo procederá cuanto la totalidad de los documentos del expediente
estar firmados, por los responsables y por quien los proyectó. Este es un requisito indispensable para proceder a la numeración y fecha del contrato por parte de la auxiliar de la Dirección de contratos.
OBSERVACIONES
OBSERVACIÓN No. 1: En el contrato 1382, no se evidencia en el expediente contractual la Hoja de Observaciones o de conformidad de la revisión del Proyecto del Pliego. Incumpliendo lo dispuesto en el PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PÚBLICA en el Paso 16: “Revisión por parte de la Secretaría Jurídica del Proyecto de Pliego, Área Secretaría Jurídica-Profesional Asignado o Director- Documento o registro Hoja de Observaciones o de conformidad”.
CONCLUSIONES
1. En los procedimientos y pruebas de auditoría, se evidencia que existe un grado de observancia de las políticas, directrices y/o normas vigentes; los controles se están ejecutando, pero presentan oportunidades de mejora que se deben establecer y detallar a través del correspondiente plan de mejoramiento para su seguimiento.
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2. En lo posible subsanar las debilidades de control identificadas y enunciadas de manera general y en las carpetas evaluadas de acuerdo a la muestra; así mismo, crear o fortalecer los mecanismos de seguimiento para el acopio de los documentos, mejorando el control que tienen como “Hoja de Control de Ingreso de Documentos por Serie documental del expediente”; y así tener la trazabilidad de los documentos que componen la carpeta. 3. Igualmente se evidencia mejora en el archivo de los documentos que hacen parte del expediente contractual, los cuales están organizados, foliados, observando las disposiciones legales que regulan la materia en especial las expedidas por el Archivo General de la Nación. 4. La información fue suministrada de manera clara, oportuna y precisa. HÉCTOR FABIO ÁLZATE BERMÚDEZ ANA CRISTINA VINASCO VERGARA Jefe Oficina Asesora de Control Interno Auditora JAKELINE ANDREA MARÍN HURTADO JOSE DE JESÚS ARDILA PARRA Auditora Auditor