auditoria y cierre de proyecto
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TSU.Alvarado Cortez Pedro Elias
TSU.Rincon Bojórquez José Luis
TSU.Herrera Castillo Alfredo
AUDITORIA Y CIERRE DE PROYECTO
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Un proyecto esta completo cuando empieza a trabajar para ti, mas que tu trabajar para el.
SCOTT ALLEN
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1.- Evaluar si el proyecto entrego los beneficios esperado a todos los interesados ¿ Se manejo bien el proyecto? ¿ El cliente quedo satisfecho?
2.- Evaluar lo que se hizo mal y los que contribuyo a los éxitos.
3.- Identificar los cambios para mejorar la entrega de los proyectos futuros.
AUDITORIA
3 tareas importantes:
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• Desempeño del proyecto
• Una reevaluación
• Revisión dela cultura organizacional
• Evaluar al equipo del proyecto (funciona bien y tiene personal apropiado)
AUDITORIAS DE PROYECTOS
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• Permiten cambios correctivos al principio
• Se concentran en el progreso y desempeño del proyecto
• También revisan si las condiciones han cambiado
¿Han cambiado las prioridades? ¿La misión del proyectos es aun pertinente?
AUDITORIAS DE PROYECTOS EN PROCESO
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• Detalladas y profundas
• Enfatiza la mejora de la administración de los proyectos futuros
• Orientadas alargo plazo
¿Los beneficios estratégicos esperados realmente se entregaron?
AUDITORIAS POSTERIORES AL PROYECTO
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• Tamaño de la organización
• Importancia del proyecto
• Tipo del proyecto
• Riesgos del proyecto
• Problemas del proyecto
• Tamaño del proyecto
FACTORES QUE INFLUYEN EN LA PROFUNDIDAD Y EL DETALLE DE LA
AUDITORIA
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• La auditoria no es un a cacería de brujas• Comentarios acerca de los individuos o grupos que
participante en el proyecto no son recomendables. manténgase en los temas del proyecto y no en que sucedió o quien lo hizo,
PROCESOS DE AUDITORIA DE UN PROYECTO
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• Las actividades deben ser muy sensibles a las emociones y a las reacciones humanas. la amenaza a las personas que se evalúan debe reducir tanto como sea posible.
• La precisión de los datos debe ser verificable o ser señalada como subjetiva, de juicio o rumor.
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• La admiración superior debe anunciar respaldo para auditoria de proyecto y ver que el grupo de auditoria tenga acceso a toda la información, los participantes y en la mayoría de los casos los clientes del proyecto.
• La actitud depende del modus operandi del liderazgo del audito y del grupo. -meta no es perseguir. -El objetivo es aprender y conservar recursos valiosos de la organización donde se han cometidos errores. ser amistoso, objetivo y mostrar empatía alienta la cooperación como será razonable.
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• El líder de la auditoria debe terminar tan pronto como sea razonable.
• El líder de la auditoria debe recibir acceso a la administración superior por encima del administrador del proyecto.
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Del proceso de la auditoria de proyecto se divide de manera conveniente en 3 pasos:
PROCESO DE LA AUDITORIA DE PROYECTO
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La iniciación del proceso de auditoria depende. del tamaño de la organizacion y del proyecto
PASO 1: INICIO Y ASIGNACIÓN DE PERSONAL
Organizaciones medianas que tienen varios proyecto que se realizan en forma simultanea
la auditorias con frecuencia son vista negativamente por los interesados del proyecto
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PASO 2: RECOPILACIÓN Y ANÁLISIS DE DATOS.
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1¿La cultura organizacional proporciona apoyo y era correcta para este tipo de proyecto? porque?
2¿Era adecuado el respaldo de la administración superior?
PUNTO DE VISTA ORGANIZACIONAL
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3¿El proyecto cumplió el propósito que tenia?
A.- ¿Hay vinculo claro con la estrategia y los objetivos de la organización?
B.- ¿El sistema de prioridad refleja importancia para el futuro de la organización?
C. ¿El ambiente (interno o externo)ha cambiado la necesidad del cumplimiento del proyecto (si el proyecto esta aun en proceso)?
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4.- ¿Se identificaron y se evaluaron en forma apropiada los riesgos del proyecto? ¿Se utilizaron las necesidades de contingencia? ¿Eran realistas? ¿Han salido riesgos que tengan un efecto mayor del anticipado?
5.- se asignaron las personas y los talentos correctos a este proyecto?
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6.- Si se termino el proyecto ¿El personal se asigno en forma justa a nuevos proyectos?
7.- ¿Que sugiere la evaluación de los contratistas externos?
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8 ¿el inicio y la terminación tuvieron éxito? ¿Porque? ¿El cliente estuvo satisfecho?
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1 ¿La planeación del proyecto y los sistemas de control eran apropiados para este tipo de proyecto? ¿Todos los proyecto de
tamaño y tipo similar utilizan estos sistemas? ¿porque?
2 ¿El proyecto se adapto al plan? ¿el proyecto quedo abajo o arriba del presupuesto y del programa? ¿Porque?
PUNTO DE VISTA DEL PROYECTO.
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3.- ¿Las interfaces y las comunicaciones con los interesados del proyecto fueron adecuadas y eficaces?
4 ¿Si el proyecto se termina, el persona ha sido asignado a nuevos proyecto en forma justa?
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5 ¿El equipo tuvo un acceso adecuado a los recursos organizacionales : personas, presupuesto, grupos de respaldo, equipo? ¿Se presentaron conflictos de recursos con otros proyectos en proceso? ¿El equipo se manejo bien?
6 ¿Que sugiere la evaluación de los contratistas externos?
El grupo de auditoria no debe estar limitado a esta preguntas
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La meta principal de un informe de auditoria es mejorar la forma en que se manejan los proyectos futuros
Intenta capturar los cambios necesarios y las lecciones aprendidas de un proyecto actual o terminado.
PASO 3: ELABORACIÓN DE INFORMES
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Necesitan personalizarse para el proyecto en especifico y el ambiente organizacional.
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.Tipos de proyecto; ejemplo, desarrollo, marketing, sistemas, construccion
.Tamaño, monetario
.Numero de empleados
.Nivel de tecnología: bajo, medio, ato, nuevo,
.Estrategia o respaldo,
LAS CATEGORÍAS INCLUYEN:
ANÁLISIS:
.Misión y objetivo del proyecto
.Procedimientos y sistemas utilizados
.Recursos de la organización utilizados
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Recomendaciones
Lecciones aprendidas
apéndice.
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CIERRE DE PROYECTO
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condiciones para el cierre del proyecto.
• Normales
• Prematuras
• Perpetuas
• Proyectos fracasados
• cambio de prioridad
CIERRE DE PROYECTO
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CIERRE DE PROYECTO NORMAL.
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CIERRE PREMATURO
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PERPETUAS
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PROYECTO FRACASADO
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ESTO ES DE GRAN IMPACTO. PUESTO QUE PUEDE DEFINIR SI TU PROYECTO CONTINUA O ES OBSOLETO.
CAMBIO DE PRIORIRAD
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Con forme al cierre, las personas y el equipo se dirigen a otras actividades o proyectos.
comunicar el plan de terminación y el programa con anticipación permiten que:
1 aceptar el hecho psicológico de que el proyecto terminara
2 preparase para seguir adelante
SEÑALES PARA CONTINUA O CIERRE TEMPRANO DE UN PROYECTO
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Incluye 5 actividades importantes:
1. obtener la aceptación de entrega del cliente
2 cerrar los recursos y liberarlos para nuevos usos
3. resignar a los miembros del equipo de proyecto
4 cerrar la cuentas y ver que todas las notas se paguen
5 evaluar al equipo del proyecto a los miembros de esta y al administrador del proyecto.
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EQUIPO, MIEMBROS DEL EQUIPO Y EVALUACIONES DEL ADMINISTRADOR DE
PROYECTO
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EVALUACIÓN
Respaldar el desarrollo individualMejora
continua
Cambios
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EVALUACIÓN DEL EQUIPO
Desarrollo
Fortalezas
Debilidades
Proyectos futuros
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Evaluación de un integrante del equipo y el gerente de proyecto
Retroalimentación de 360 grados
•Medir el Desempeño del personal.
•Medir las Competencias.
•Diseñar Programas de Desarrollo.
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Revisión del desempeño
Habilidades técnicas
Habilidades sociales