AUDITORIAS DE SEGURIDADComponente de un Sistema de Gestión de Seguridad

TNS PREVENCIÓN DE RIESGOSGESTIÓN EN PREVENCIÓN DE RIESGOS Y CONTROL DE PERDIDASSANTIAGO RIVAS HORMAZÁBAL

AUDITORIAS DE SEGURIDADTécnica de Administración, aplicada en las etapas de Planificación y Dirección, desarrollada con el propósito de:

• Permitir un mejoramiento continuo en las aplicaciones de procedimientos, normas, reglamentación y aplicación de la normativa nacional que esté sujeta a la empresa.– Analiza desviaciones e incumplimientos respecto a lo establecido.– Propone alternativas de mejoras.– Evaluar la eficacia del sistema de Seguridad.– Detectar las desviaciones que se producen en las fases de

Planificación v/s Ejecución de los Procesos.– Reconocer el desempeño por sobre el estándar fijado.

AUDITORIASHerramienta que homologa las técnicas de Inspección y Observación se aplica en dos fases:

Administrativa, donde se estudia la planificación del los recursos que necesita el proceso de trabajo, tales como: Cantidad de Personal, Equipos, Estándares, Turnos de trabajo, Capacitación, Supervisión.

Comprobación Operativa, Se realiza en la línea de trabajo, con el propósito de verificar el cumplimiento de la Planificación Operacional y las desviaciones o deficiencias que se detecten en la ejecución de los procesos de trabajo.

PRINCIPALES TAREAS DE LA AUDITORIA DE SEGURIDAD

Cumplimiento y Validación: Establecer si las leyes, reglamentos, requisitos y estándares Gubernamentales y de la compañía se cumplen adecuadamente en el desarrollo de sus procesos. (Documentado)

Verificación: Determinar si los métodos y Procesos de Trabajo en aplicación están en conformidad con las políticas y procedimientos definidas por Ley y la Empresa. (Implementado)

Todas aquellas desviaciones de Planificación y Organización que se manifiestan negativamente en el proceso operativo, y que incide directamente en los resultados productivos o generan

riesgos de accidentes e incidentes y además permiten generar alternativas de Mejora a los procesos de trabajo

¿Que detectan las Auditorias?

SE APLICAN A LA PLANIFICACIÓN DEL PROCESO Y SE VERIFICAN DE MANERA PRACTICA EN EL AREA PRODUCTIVA

TIPOS DE AUDITORIAS Auditoría Integrada: Es realizada por un equipo multidisciplinario

de Auditores de distintas áreas, liderado por el Prevencionista, se aplica en procesos complejos y a la organización en general.

Auditoría Específica: Es realizada por uno o más Auditores del Depto. de Prevención, aplicada a objetivos específicos de seguridad.

PRINCIPIOS DE LAS AUDITORÍAS

Conducta ética • Un profesional que no tenga intereses de por medio, Neutralidad para emitir un buen juicio

Fiabilidad • Informe veraz y exacto.

Celo profesional • Que su opinión este basada en las evidencias encontradas en una buen juicio.

Independencia • Base para la imparcialidad y objetividad de las conclusionesde la Auditoría.

Evidencia • Base racional para alcanzar conclusiones confiables y reproducibles.

De los Auditores

Del Proceso de Auditoria

RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS DURANTE LA AUDITORÍA

Las evidencias deben ser recopiladas de acuerdo al programa de auditoria, y además confrontadas con los procedimientos, normas y/o políticas definidas en el Sistema de Seguridad, según corresponda para determinar su significado y relevancia. Todas las evidencias deberán ser documentadas y ninguna será dejada para discusión posterior.

TÉRMINOS UTILIZADOS EN EL REGISTRO DE AUDITORIAS

HALLAZGOSResultado de la evaluación de la evidencia recogida y comparada al estándar establecido en el criterio de la Auditoría.

EVIDENCIASRegistros, declaraciones, fotografías, información relevante.

CLASIFICACIÓN DE LOS HALLAZGOS

No-Conformidad Mayor: Falla en el cumplimiento de un requisito mandatorio regulatorio o legal.

No Conformidad Menor: Falla en el cumplimiento de un requisito especifico

Observación: Apreciación efectuada por el Auditor acerca del estado de eficiencia del proceso.

Destacable: El sistema o parte del sistema es evaluado consistentemente cumpliendo o excediendo todos los requisitos auditados.

ETAPAS DEL PROCESO DE AUDITORÍA

ETAPA 1 - PLANIFICACIÓNPROGRAMA ANUAL

ASIGNACIÓN DE AUDITORES

IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS

RESPONSABILIDAD

ASIGNACIÓN DE AUDITORESPara cada Auditoría definida en el programa anual, se debe designar un Auditor Jefe (Prevencionista de Riesgos) y

el equipo de auditores que ejecutarán la Auditoría de acuerdo a las habilidades y competencias requeridas.

IDENTIFICACIÓN DE REQUESITOS A AUDITAR

El responsable de la Auditoría debe identificar y definir los requisitos y procedimientos que serán auditados en cada área.

NORMAS PROCEDIMIENTOS

LISTA DE VERIFICACIÓN MANUALES DISPOSICIONES

LEGALES

RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR

El responsable de la Auditoría debe:

Fijar Objetivos de la Auditoría. Desarrollar Lista de Verificación. Determinar tiempo de duración. Oficializar Equipo Auditor.

PROGRAMA DE AUDITORIA

ETAPA 2 - COORDINACIÓNCOMUNICACIÓN CON EL AUDITADOEs necesario notificar al responsable del área a Auditar.

Fecha de ejecución de la Auditoría.Alcance de la Auditoría.Requisitos a Auditar.Objetivos.Áreas involucradas.Requerimientos de ingreso a las instalaciones, equipos, personal, documentación, entre otros.

ETAPA 2 - COORDINACIÓNREUNIÓN CON EQUIPO AUDITOREl Auditor Jefe reunirse con el Equipo Auditor para:

Anunciar objetivos de la Auditoría.Conocer a los miembros del equipo.Estandarizar criterios entre los auditores.Establecer canales de comunicación. Fijar reunión Post-Auditoría.

ETAPA 3 – EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

REUNIÓN INICIAL

ACCIÓN EN TERRENO

REUNIÓN INICIALEl proceso de Auditoría comienza con una reunión inicial entre el Equipo Auditor y el responsable del área auditada con el fin de presentarse ambas partes, especificar las condiciones de la auditoría y realizar las coordinaciones necesarias para cumplir los objetivos y tiempos definidos.

EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA EN TERRENO

• Se procede por departamentos y consiste en entrevistas de los Auditores con los miembros del departamento auditado con el fin de establecer su desempeño detectando las no conformidades o desviaciones respecto a los procedimientos, instrucciones y normas establecidas por la empresa.

TÉCNICAS PARA UNA MEJOR COMUNICACIÓN

• El éxito de una Auditoría puede depender de la forma en que el Auditor/es se comunica con el auditado y de cómo ellos reaccionan bajo las diferentes condiciones dadas durante el proceso de Auditoría.

Dejar Hablar, Haga sentir cómodo al auditado, demuestre su interés, utilice lenguaje corporal, elimine cualquier distracción, evite el uso de preguntas cerradas, incite al auditado al dialogo, escuche los puntos de vista, no discuta con el auditado.

OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN EN LAS AUDITORIAS

• Las evidencias o la información en la Auditoría es recolectada entre el personal observando y verificando los procesos, sistemas y prácticas.

• Las observaciones deben incluir tanto las instalaciones como el comportamiento de los empleados.

LOS EMPLEADOS AUDITADOS DEBERÁN

• Asegurarse que toda la documentación se encuentra en lugar previsto, ordenado y disponible.

• Comportarse durante la auditoría en forma que se proporcionen respuestas abiertas y sinceras a las preguntas del auditor.

• Acoger con buena disposición los puntos débiles detectados por los auditores ya que conducen a mejoras para el propio trabajo.

TAREAS DEL AUDITOR• El auditor debe ser capaz de aplicar e interpretar

correctamente las normas y procedimientos en las que se basa el sistema Auditado.

• Crear una atmósfera que permita el buen intercambio de información entre él y el auditado.

• Interpretar y documentar los hallazgos detectados de manera amplia y objetiva.

• Describir con claridad el aspecto que requiere mejora.• Registrar las pruebas de la desviación encontrada.• Las evidencias deben ser claras, sin dar lugar a ambigüedades.• Indicar la importancia de cada desviación.

REUNIÓN DEL EQUIPO AUDITOR

• Al finalizar las entrevistas, el Auditor jefe y los auditores se reúnen para estandarizar criterios respecto a los hallazgos encontrados, clasificarlos y preparar el borrador del informe.

REUNIÓN FINALEn la reunión

final, se discuten con los

representantes del área

auditada los hallazgos de la

auditoría, presentando el

borrador del informe.

ETAPA 4 - REPORTE

INFORME DISTRIBUCIÓN

REDACCIÓN DE INFORME DE AUDITORÍA

• El Auditor jefe de acuerdo a la información entregada por los Auditores redacta el informe final el cual contendrá todas las desviaciones detectadas.

• Se remite a las Jefaturas superiores y a todas las áreas involucradas en sus correcciones.

REDACCIÓN DE INFORME DE AUDITORÍA

• El Auditor jefe de acuerdo a la información entregada por los Auditores redacta el informe final el cual contendrá todas las desviaciones detectadas.

• Se remite a las Jefaturas superiores y a todas las áreas involucradas en sus correcciones.

REPORTE DE LA AUDITORÍAEl informe de Auditoría debe documentar:

• Lugar y fecha de la Auditoría.• Equipo Auditor.• Representante del Departamento auditado.• Alcance y objetivo de la Auditoría.• Programa de Auditoría.• Resumen de hallazgos.• Conclusiones. • Plan de acciones correctivas y seguimiento.

DETERMINACIÓN Y EVALUACIÓN DE RIESGOS

• En el caso de evaluar que el resultado de la Auditoría determine un alto o medio nivel de riesgo asociado, se debe iniciar de inmediato el análisis de las causas y la búsqueda de acciones correctivas que puedan ser aplicadas en el menor tiempo posible.

ETAPA 5 - SEGUIMIENTOPor cada Hallazgo u Observación detectado, el Auditado debe comprometerse con la acción de solución y una fecha para concretarla.

Estas acciones correctivas deben ser Monitoreadas con el objetivo de controlar su cumplimiento.

BENEFICIOSCorregir desviaciones de gestión de planificación v/s trabajo operacional.

Mejoramiento continúo.

Corregir las deficiencias que pueden generar

incidentes, accidentes o baja de producción.

Mantener un ambiente físico adecuado para un

trabajo seguro, productivo y de calidad.

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