auditorias de sistemas de gestion de calidad
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MSc. Percy Castro Rangel
Gestin de la Calidad Total
MSc. Percy Castro Rangel
Auditoras de Sistemas de Gestin de Calidad
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Auditora - Definiciones
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Proceso sistemtico, independiente y
documentado, para obtener y evaluarse y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar la extensin en que se cumplen los
criterios de auditora
ISO 19011:2002
Auditora
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ISO 19011:2002 (requisitos para la realizacin de las
auditoras de un SGC ISO 9001 y, para el SGA especificado
en ISO 14001) contiene:
Los principios de la auditora Gestin de los programas de auditora Actividades de Auditora La competencia de los auditores
ISO 19011:2002
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Conducta tica Presentacin confiable Debido cuidado profesional Independencia Evidencia
Principios de la Auditora
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De Primera Parte (interna) De Segunda Parte (externa) De Tercera Parte (externa)
Tipos de Auditora
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Planificacin de auditoria:
Gestin de un programa de auditoria, Establecimiento de los objetivos, Competencias del equipo auditor.
Planificacin de Auditora
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Ejemplos de programa de Auditora:
Serie de auditorias internas que cubren el sistema de gestin en toda la organizacin;
Ciclo de tres aos de auditorias de certificacin y seguimiento por una entidad certificadora;
Ciclo de evaluaciones de segunda parte a proveedores existentes.
Gestin del Programa de Auditora
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Gestin del Programa de Auditorias
Autoridad para el programa
Definir el programa - Objetivos / extensin - procedimientos - recursos - responsabilidades
Implementar programa - Lista de auditores - Desarrollo plan de auditoria - Evaluacin de auditores - Seleccin equipo de auditora - Direccin de actividades de auditora - Registros
Seguimiento y revisin del Programa - Identificar oportunidades de mejora
Competencia de auditores
Actividades de auditora
mejorar el programa Actuar
Planear
Hacer
Verificar
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Ejemplo de un Programa de Auditorias
CLAVE DE AUDITORIA PLAN DE AUDITORIA
Auditoria programada
Auditoria completa y satisfactoria
Auditoria completa e insatisfactoria
Seguimiento de accin correctiva de auditora de fecha Auditora de seguimiento de accin correctiva terminada y satisfactoria
Proceso/Procedimiento/ Departamento
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEPT OCT NOV DIC
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Funciones y responsabilidades de:
Lder del Equipo Miembros del Equipo
Funciones y Responsabilidades del Equipo Auditor
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Preparacin de la auditora in situ (debido a que se debe tener una aproximacin al lugar / procesos) (Fase 1). Entre Fase 1 y Fase 2, el tiempo no debe exceder los 6 meses.
Contacto inicial con el auditado. Revisin documental. El plan de auditora (itinerario). Auditora basada en procesos. Documentos de trabajo. Lista de verificacin de auditora.
Realizacin de la Auditora
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Cmo conducir una auditora eficaz basada en procesos? Revisin con el
responsable de la Direccin
Revisin de procesos Revisin de registros
de procesos clave
Acuerdo sobre el alcance
Entender la secuencia de actividades
Entender el funcionamiento de
Revisin documentos Plan de auditoras Elaborar check list
Seguimiento y cierre de la auditora
Reunin de cierre Presentar hallazgos
Informe de auditora y SACs
Realizacin de auditora Identificar mejoras
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Para:
Establecer los canales de comunicacin. Obtener informacin para seleccionar el equipo
auditor.
Solicitud de la documentacin y registros. Hacer acuerdos apropiados.
Contacto inicial con el auditado
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Para:
Confirmar los criterios de auditora. Aclarar el alcance de auditora. Acordar mtodos de auditora. Resolver cualquier malentendido.
Visita Pre-Auditora (Fase 1)
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Documentos y Registros:
La Poltica y objetivos documentados; Los procedimientos documentados del sistema de
gestin;
Otros documentos necesarios. Estos pueden incluir: o Evaluacin de riesgos,
o Instrucciones necesarias,
o Certificados de competencias y formacin.
Revisin documental
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Debe proporcionar la informacin necesaria al
equipo auditor, el auditado y al cliente de la
auditora. Debe permitir la calendarizacin y la
coordinacin de las actividades de auditora.
Plan de Auditora
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Nivel 1
Nivel 2
Nivel 3
Mapeo de Proceso In
cre
me
nto
en
el n
ive
l de
de
talle
Los procesos pueden ser mapeados partiendo cada proceso en sus partes constitutivas (subprocesos) para incrementar el nivel de detalles.
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Analizando el proceso / Cuestiones clave a considerar
Recursos
con qu?
Entradas?
Proceso
Salidas?
Controles cmo?
Anlisis
qu resultados?
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Preparando para la auditora construyendo un diagrama
Recursos - con qu? - Materiales - Equipo - tiles - Mantenimiento - Instrumentos de medida - Calibracin - Mejora de trabajo
Entradas? - Requisitos de Direccin - Requisitos de clientes - Requisitos legales - Materiales o servicios de los
proveedores - Salidas de otros procesos
Salidas? - Entregables al cliente - Producto especificado,
conocimiento del servicio - Materiales desechables - Entradas de otros procesos.
Controles - cmo? Procesos de ayuda y procedimientos
- Procedimiento, instrucciones de trabajo - Plan de control - Mtodos de prueba, mtodos de calibracin - Control de proceso estadstico - Planes de accin
Anlisis - qu resultados? Indicadores de funcionamiento - Objetivos conseguidos - Cliente satisfecho - Entregado a tiempo - Cumplimiento de presupuesto
Recursos - con quin? Competencia, habilidades, formacin - Dueo de proceso - Lderes de equipo, operadores - Roles & responsabilidades - Descripcin de puesto - Competencia y habilidades - Formacin in situ y registros - Cursos de formacin y registros - Valoraciones de funcionamiento - Comunicaciones
Proceso Objetivos de procesos
Pasos de las actividades Diagramas de flujo
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Considerar:
Los procesos que toman lugar, Procedimientos relevantes, Documentos en uso, Registros, Requisitos del sistema de gestin, Requisitos legales.
Check List de Auditora
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Actividades de auditoria
Inicio de la auditoria
Reporte de auditoria
Definir objetivos, alcance y criterio Determinar viabilidad de la auditora Nombrar lder del equipo Establecer equipo de auditora Establecer contacto inicial con el auditado
Revisar documentos y registros relevantes del sistema de gestin y determinar su adecuacin
Conducir reunin de apertura Comunicacin durante la auditora Recoleccin y verificacin de informacin Generar hallazgos de auditora Preparar conclusiones de auditora Conducir reuniones de cierre
Preparar plan de auditora Asignar trabajo al equipo auditor Preparar documento de trabajo
Preparar reporte de auditora Aprobar reporte de auditora
Conduccin de auditoras de seguimiento
Conduccin de revisin de los documentos
Preparar actividades de auditoria en sitio
Conduccin de actividades de auditoria en sitio
Termino de auditoria
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Proceso de Auditoria en Sitio
Fuentes de informacin
Recopilacin de informacin mediante muestreo apropiado
Informacin
Hallazgos de auditora
Conclusiones de auditora
Verificacin
Evaluacin contra criterios de auditora
Revisin
Evidencia de auditora
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Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra
informacin que son pertinentes para los criterios
de auditora y que son verificables.
ISO 19011:2002
Evidencia de Auditora
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Personas Procesos Equipos / herramientas / materiales
Documentos
La informacin relevante para la Auditora se obtiene de:
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Los hallazgos de auditora sern:
Identificados Documentados Registrados Evaluados contra los criterios de Auditora para
determinar los hallazgos de la auditora.
Hallazgos de la Auditora
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Examinar las evidencias de la auditora
Hacer preguntas abiertas Hacer referencias a las listas de
verificacin
Tomar notas: Preguntar Mirar - Escuchar
Realizacin de la Auditora
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Seis palabras importantes:
Cmo? Qu? Dnde? Cundo? Quin? Por qu?
Tcnicas para hacer preguntas
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No debe:
Dejar que le desven del tema. Dejarse influenciar o engaar. Ahogarse en un tema. Permitir que el auditado marque el ritmo de la
auditora.
Hacer suposiciones o presunciones.
Control de la Auditoria
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Debe:
Estar preparado Ser puntual Insistir que la persona entrevistada contesten por ellos mismos
Hablar lo menos posible Evitar malentendidos
Hacer preguntas claras y concisas Ser educado y tranquilo Felicitar.
Control de la Auditoria
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Auditados agresivos Auditados tmidos Personas ausentes Documentos extraviados Muestras preparadas con anticipacin (eljalas usted) Casos especiales Asuntos locales y costumbre culturales Chantajes emocionales
Estar preparado para:
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Hallazgos de Auditora Declaracin de Hallazgos Solicitud de Accin Correctiva (SAC)
Oportunidades de Mejora
Revisin de la Auditora
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Un hallazgo de Auditora puede ser una:
No Conformidad Oportunidad de Mejora
Hallazgos de la Auditora
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No Conformidad es el incumplimiento de un requisito.
Puede ser un fallo:
Por no cumplir con la Norma No implantar un proceso u otro documento
necesario
No implantar un requisito legal o contractual.
No requisito = no no conformidad
No Conformidad
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Incluye:
Visin global del hallazgo. Descripcin de la no conformidad Ejemplos de evidencias de auditora Un resumen del requisito
Declaracin de Hallazgos
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Mayor Menor
Clasificacin de SACs
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Auditor identifica NC
Ciclo tpico de Accin Correctiva
Auditor escribe declaracin de
hallazgo
NC clasificada y expedida
El Dpto. investiga y cuantifica
El Dpto. identifica causa raz
Se determina AC
Revisar / evaluar riesgos
NC cerrada
Verifica efectividad
El Dpto. aplica AC
Aprueba AC
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Puntos fuertes que pueden beneficiar a otras reas de la organizacin.
reas que preocupan. Deficiencias a las que el Auditor ha otorgado el
beneficio de la duda. Sugerencias de actuacin para mejorar la
efectividad del sistema de gestin y una reduccin
progresiva del riesgo medioambiental.
Oportunidades de Mejora
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Presentacin de hallazgos Informe de la auditora
Cierre de la auditora Accin Correctiva Estado de una SAC Revisin por la Direccin Seguimiento y cierre.
Informe de Auditora y Seguimiento
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Explicar todos los hallazgos y evidencias de forma cuidadosa y precisa;
Estar preparado para sustentar y justificar hallazgos; Evitar complicarse en argumentaciones; Disculparse ante un error y modificar o retirar la SAC
si es necesario;
Rechazar soluciones rpidas como nica solucin al hallazgo.
Reunin de Cierre
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Accin tomada para eliminar las causas de una conformidad detectada, situacin indeseable para
prevenir su recurrencia
Accin Correctiva
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Accin tomada para eliminar la causa de una No Conformidad potencial o de otra situacin potencial
indeseable
Accin Preventiva
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La revisin por la Direccin debe considerar:
Acciones correctivas respecto a las SACs; El anlisis de datos de las auditoras, accidentes e
incidentes;
La implantacin de acciones preventivas para eliminar ms problemas o problemas adicionales;
Oportunidades de mejora.
Mejora Continua
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Gestin de la Calidad Total
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Auditoras de Sistemas de Gestin de Calidad