auditorok fejlesztése, Értékteremtő auditok

ÉMI-TÜV SÜD Kft. XXIV. Magyar Minőség Hét Konferencia 2016-05-12-13

ÉMI-TÜV SÜD Kft. / Management Service

www.emi-tuv.hu

Gyöngy István

MS osztályvezető



.

Auditorok fejlesztése,

Értékteremtő auditok



…auditis (latin) - meghallgatás….

… auditentias (latin) -

meghallgat…….

….audite (latin) - hallgat…..

… audiens (latin) - auditor (nem

magyar)…..



Mi a probléma ? …. Beszél, miközben

nem ez a feladat

Helyes arányok – 15% beszél (?) , 85%

hallgat (?)

Az audit főszereplője az auditált.

Az auditor : kérdez, elemez, értékel,

minősít és mit még (?), vagy mit nem…



Az auditorokkal kapcsolatos

standard követelmények

(MSZ EN ISO 19011 szerint)



Az auditorokra vonatkozó alapelvek:

a) Tisztességes magatartás: ez a szakmai

elkötelezettség alapja (bizalom, tisztesség, bizalmas

ügykezelés és titoktartás - az audit lényeges

követelményei)

b) Tárgyilagos beszámolás: a valóságnak megfelelő és

pontos jelentés kötelezettsége (az audit megállapításai,

következtetései és az auditjelentések a valóságnak

megfelelően és pontosan tükrözzék az audit során

végzett tevékenységet –vélemény eltérés, megoldandó

kérdések)



c) Kellő szakmai gondosság: igyekezet és

ítélőképesség alkalmazása az auditban (auditori

gondosság, feladat fontossága, az ügyfél és az érdekelt

fél részéről bizalom megteremtése.

- Ebben fontos tényező az auditorok megfelelő

felkészültsége – általában és az auditra.

d) Függetlenség: ez az audit pártatlanságának és az

auditkövetkeztetések objektivitásának alapja (auditorok

függetlensége, részrehajlástól mentessége,

érdekütközések elkerülése, objektív hozzáállás

következtetések csak az audit bizonyítékai alapján).



e) Bizalmasság – a munka során megszerzett

információk megóvása, a szervezet „értékeinek”

megőrzése

f) Bizonyítékokon alapuló megközelítés: ésszerű

módja annak, hogy – módszeres auditfolyamat

eredményeként – megbízható és reprodukálható

auditkövetkeztetésekre jussunk.

Az audit bizonyítékai legyenek igazolhatóak

(mintavételes információgyűjtés, audit véges

időtartama, véges erőforrások.



A helyes mintavétel szorosan korrelál azzal, hogy

milyen mértékben lehet megbízni az audit

következtetéseiben.

Egyéb követelmények

• a vállalatirányítási gyakorlatok ismerete

• az audit alapelveinek, gyakorlatának és technikáinak

ismerete

• adott irányítási rendszerszabványok/rendelkező

dokumentumok ismerete

• a tanúsító testület folyamatainak ismerete



• az ügyfél üzleti szektorának ismerete

• az ügyfél termékeinek, folyamatainak és szervezetének

ismerete

• jegyzetelési, jelentésírói előadói és kérdezőkészség

• audit irányítási készség

• elkötelezettség, lojalitás

• ügyfélorientált hozzáállás, empátia, etika

• tanulási igény/aktivitás

• szakmai érdeklődés más területek felé



Az auditorokkal kapcsolatos egyéb

követelmények és a hozzáadott

érték összefüggései

(változások menedzselése,

folyamatos fejlesztés)



Az auditorral szembeni elvárások forrásai:

• tanúsító testület(ek) (kapcsolódó szabályozások,

változások)

• az auditor munkahelye (belső / külső)

• az ügyfél

Az auditor reakciói:• az elvárások teljesítése (optimum szint kialakítása)

• „hatékonyság” kezelése – minél alacsonyabb szintű

befektetéssel minél magasabb szintű kompetenciák

elnyerése (önmaga helyzetbe hozása)



• az „ügyfél” elvárások irányában tevékenység

torzulás (pozitív / negatív irányok)

Az ügyfél elvárásokban megjelenő elemek:

• túlesni egy auditon, mert az elérendő cél a

tanúsítvány (és az ezzel járó üzleti előnyök)

• befektettem egy összeget – (felkészülés, auditálás)

legalább vissza kellene nyernem (információk

begyűjtése, kapcsolatok keresése, piaci lehetőségek

bővítése, a tanúsítvány célzott reklám-felhasználása



• A szervezet hatékonyságának folyamatos javítása a

már kialakított peremfeltételek mellett

Az ügyfél elvárásokban megjelenő

motivációs okok:

Tippeljünk együtt:

az auditált fél belső elhatározása: %

a piac által kikényszerített változások: %

egyszerű megfelelési igény: %



Hozzáadott érték fogalom:

• Kulcsszavak: átfogó elemzés, jövedelmezőség,

hatékonyság, gazdasági hozzáadott érték

• Kulcsszavak: mérőszámok alkalmazása,

hatékonysági mutatók kialakítása a folyamatokban,

erőforrásokban, a szervezet / rendszerek

működésében, a szervezet belső / külső

kapcsolataiban, a vevői kapcsolatokban, a megelőző

tevékenységekben (belső audit, képzések,

kompetenciafejlesztések)



• Kulcsszavak (folytatás): minőségcélok-mutatók-

folyamatos fejlesztés összhangja, a vállalati célok és

a kialakított stratégia összhangja……….

Auditori kompetencia fejlesztés célja:• szakmai továbbképzés, ismeretbővítés

• rendszerbeli ismeretek fejlesztése

• a vállalati folyamatok, gazdasági folyamatok

magasabb szintű ismeretének fejlesztése

• a hatékonyságot befolyásoló technikák ismeretének

fejlesztése



Auditori kompetencia fejlesztés

eredményeinek felhasználhatóságának

lehetőségei az auditokon,

ügyfélkapcsolatokban:• pl.:szakmai továbbképzés, ismeretbővítés

területe: új módszerek, technológiák,

munkafogások, „best practice” irányában fejlesztési

potenciálok kitűzése (nem nevesített javaslatok),

figyelemfelhívás továbbképzésekre, szakmai

konferenciákra



• pl.: rendszerbeli ismeretek fejlesztés területe:

dokumentációval, formátumokkal, adathordozókkal,

kezeléssel kapcsolatos aktuális információk átadása,

név nélküli „best practice” alkalmazási

lehetőségekről információ adása, figyelem felhívása

alkalmazható minőség/menedzsment technikákra,

képzési lehetőségekre, szakmai/minőségügyi

konferenciákra, ahol kitekintést kaphatnak mások

gyakorlatából, esetleges értelmezési kérdések (új

szabvány-követelmények - kockázatok és

lehetőségek témakörei)



• pl.: a vállalati folyamatok, gazdasági folyamatok

magasabb szintű ismeretének fejlesztése: a cég

rávezetése arra, hogy minőségügyi rendszer és

vállalat működése egy egység, és nem két külön

rendszer, az IT támogatások súlyának növelése, a

VIR rendszerek előnyeinek hangsúlyozása, a

jogszabályi követelmények betartása tekintetében

esetleges útmutatás / figyelemfelhívás (különös

tekintettel az integrált rendszerekre)



• pl.: a hatékonyságot befolyásoló technikák

ismeretének fejlesztése: a MIR rendszerek

alkalmazásában egyre nagyobb teret kaptak

hatékonysági igények (a gazdasági / világgazdasági

környezet kihívásai), nem mindegy, hogy adott

környezetben mit alkalmaznak, mi a megfelelően

alkalmazható, testre szabható, (a PARETO-tól a

LEAN-ig sokaság) a minőségtechnikák, mint

jellemzően statisztikai eszközök, a megelőzés és a

döntés előkészítés eszközei



Az auditor, akkor tud többletértéket adni, ha:

• megfelelő alapképzettséggel, szakmai

tapasztalatokkal rendelkezik

• jól kiképzett (auditori alapképzés)

• folyamatosan részt vesz továbbképzéseken

• motivált a további önképzésekre,

tapasztalatgyűjtésekre

• kellően kreatív a tudás átadásában



• képes megértetni a követelményszabvány előírásait,

és azt „lefordítani” a szervezet számára

• képes tudását szintetizálni az auditok során, a

követelmények és a szervezet ismeretével, ezen

tudás birtokában alkalmazási ajánlásokat tud tenni

(nem erőszakos „előírás” hanem „rávezetés” - a

szervezet mindig azt érzi magáénak amit saját maga

talál ki – még ha ezzel a segítséggel is)



Visszatekintés a bevezetésre:

mi a probléma ? …. Beszél, miközben nem ez a feladat

- feladat

helyes arányok – 15% beszél (több kell) , 85% hallgat

(a visszacsatolásokra reagálni kell)

az audit főszereplője az auditált – de kialakul egy

szimbiózis.

az auditor: kérdez, elemez, értékel, minősít és mit még

(minden pozitívumot megerősít, erősíti a fejlődés

igényét), vagy mit nem (nem csak a hibát keresi…)



Fontos! - az audit is egy folyamat!

• egy auditálási ciklus 3 év, és tanúsító audittal

kezdődik, felügyeletekkel folytatódik

• a tanúsító audit egy megfelelőségről szóló

minősítéssel végződik

• a felügyeleti és további auditok már a fejlődés

értékelésével foglalkoznak (ha mindenki úgy

akarja…….)



Köszönöm megtisztelő

figyelmüket, és várom

kérdéseiket.

auditorok fejlesztése, Értékteremtő auditok

Technology