aula 10 noções de arquivologia
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Conhecendo e organizando um arquivo
“A história não se escreverá senão com orecuar do tempo e com os fatos edocumentos”.
Santos Dumont
Olá pessoal,os objetivos da aula
de hoje são:
Capacitá-los para atuarem eficientemente
nos arquivos das agências.
Mostrar os aspectos fundamentais da classificação de
documentos, com destaque para a identificação dos
tipos documentais
Para iniciar nossa aula de hoje, convidamos você a
viajar conosco e conhecer as origens históricas dos
arquivos.
Observe a imagem ao lado.
Pilhas de documentos, milhares de informações importantes perdidas em
papéis por falta de organização.
A cena apesar de exagerada é um retrato da falta de
organização com os papéis de documentos por parte de
algumas pessoas.
Já parou para pensar nas consequências da desorganização?
A desorganização pode fazer você perder tempo, perder coisas importantes, perder clientes e se bobear você poderá perder até o seu
emprego
Veja a seguir alguns conceitos e definições
importantes para você ir se familiarizando com os
arquivos.
Informação - Todo e qualquer
elemento referencial contidonum documento. A informaçãoé tudo o que pode ser emitido erecebido. Compreende umamensagem, idéia, noção, notíciasobre alguém ou algo. É a noção,idéia ou mensagem contida emum documento.
Documento - é qualquer
elemento gráfico, iconográfico,plástico ou fônico pelo qual ohomem se expressa.
É o livro, o artigo de revista oujornal, o relatório, o processo, odossiê, a correspondência, alegislação, a estampa, a tela, aescultura, a fotografia, o filme, odisco, a fita magnética etc.
Arquivo - é o conjunto
de documentos que,independentemente danatureza do suporte,são reunidos poracumulação ao longodas atividades depessoas físicas oujurídicas, públicas ouprivadas.
Dossiê - é uma coleção
de documentos relativosa um processo, a umindivíduo e, porextensão, a qualquerassunto.
Gestão documental - conjunto de medidas e
rotinas que visam a racionalização e eficiênciana criação, tramitação, classificação, usoprimário e avaliação de arquivos.
Biblioteca - é o conhecimento
genérico e produzido porterceiros. Corresponde aoconjunto de material, em suamaioria impresso, dispostoordenadamente para estudo,pesquisa e consulta comobjetivos culturais.
O documento de bibliotecainstrui e ensina.
Museu - é o conjunto de objetos coletados nas
mais variadas fontes e que contam a história deum povo, sendo sua finalidade essencialmentecultural. Consiste em uma coleção de peças eobjetos de valor cultural, reunidos, conservados ecolocados à disposição do público.
A classificação dos documentos compreende o
suporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma enatureza. Conheça cada uma dessas classificaçõesclicando sobre elas.
Formato
Configuração física de um suporte, de acordocom a natureza e o modo como foiconfeccionado.
Ex.: caderno, mapa, rolo de filme, livro, cartaz,códice, diapositivo, ficha, fita perfurada, folha,microficha, planta, rolo, tira de filme, tira demicrofilme, ultraficha.
A classificação dos documentos compreende o
suporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma enatureza. Conheça cada uma dessas classificaçõesclicando sobre elas.
Gênero
Configuração que assume um documento de acordo com osistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo.É a linguagem usada, a forma como a informação estáregistrada no documento. Classifica-se em:
− textuais – manuscritos, datilografados e impressos(linguagem básica = escrita);
− audiovisuais – filmes, cinema, videoclipes e CDs de música(associação do som e da imagem);
− cartográficos – mapas, plantas e projetos;
− Iconográficos – desenhos, gravuras, painéis e fotografias(linguagem básica = imagem); documentos imagéticos;
− Multimídia – reúne em um mesmo documento: animação,som e hipertexto.
A classificação dos documentos compreende o
suporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma enatureza. Conheça cada uma dessas classificaçõesclicando sobre elas.
Espécie
É a linguagem formal como se apresenta o
documento. A configuração que assume umdocumento de acordo com a disposição e a naturezadas informações nele contidas, tais como: ata, aviso,cartas, certidões, circulares, editais, formulários,memorandos, ofícios, ordem de serviços e outros.
A classificação dos documentos compreende o
suporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma enatureza. Conheça cada uma dessas classificaçõesclicando sobre elas.
Suporte
Materiais sobre os quais as informações são
registradas:
− papel – livro, cartaz, mapa, revista, manuscrito,fotografia, jornal;
− mídia magnética e óptica – fita vídeo, fita K7, fitamagnética, disquete e CD;
− filme fotográfico – microfilme, fotograma, cromo,negativo e filme cinematográfico;
− metal, argila, madeira, tecido medalha,monumento, escultura, tela etc.
A classificação dos documentos compreende o
suporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma enatureza. Conheça cada uma dessas classificaçõesclicando sobre elas.
Natureza
Corresponde à classificação de segurança aoacesso dos documentos.
Quanto à natureza, portanto, os documentos sesubdividem em:
− Ostensivos ou Ordinários – a sua divulgaçãonão prejudica a organização, sem quaisquerrestrições ao acesso.
− Sigilosos – aqueles que devem ser deconhecimento restrito.
Ativo
Temporário
Inativo
Avance para
conhecer o tipo de
arquivo indicado
pela seta.
Conjunto de documentos estreitamentevinculados aos objetivos imediatos para asquais foram produzidos ou recebidos e que,mesmo cessada sua tramitação, se conservamjunto às unidades produtoras em razão de suavigência e da frequência com que sãoconsultados.
Ativo
Temporário
Inativo
Avance para
conhecer o tipo de
arquivo indicado
pela seta.
Constituído de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, permanecem neste estágio aguardando a destinação final que poderá ser a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente.
Ativo
Temporário
Inativo
Avance para
conhecer o tipo de
arquivo indicado
pela seta.
Constituído de documentos que perderam todovalor de natureza administrativa e que seconservam em razão de seu valor documentallegal ou histórico e que constituem os meios deconhecer o passado e sua evolução. A suafunção é conservar e disponibilizar paraconsulta documentos úteis para finsadministrativos e pesquisas históricas.
Descartar ou não eis a questão
Você já ficou indeciso em algum momento sobre
jogar ou não determinado documento? Acompanhe a seguir alguns critérios
que regulam a eliminação de documentos.
1.
•Documentos cujos textos estejam
reproduzidos em outros documentos de
uma maneira mais completa.
2.
•Cópias cujos originais estejam
preservados.
Critérios que regulam a eliminação de documentos:
3.
•Documentos de pura
formalidade.
4.
•Documentos que cumpram
datas específicas.
5.
•Documentos que se tornem
obsoletos.
Ah, fique atento a uma recomendação importante:
Inutilize os documentos antes de
descartá-los.
Agora vamos falar sobre os métodos de arquivamento:
Consiste em adotar metodologiapara a guarda dos documentos,por meio de um planopreestabelecido, visando arapidez no acesso àsinformações.
A escolha do método dearquivamento a ser utilizado édeterminada pela natureza dosdocumentos, frequência deconsulta, sistema de recuperaçãodas informações e estrutura daorganização, devendo ser simplese de fácil entendimento pelos
usuários.
E também existem os métodos de busca que podem ser:
•Busca o documento
diretamente do local
arquivado;Direto:
• É necessário recorrer a
um índice alfabético,
remissivo ou a um
determinado código.
Indireto
Conheça a seguir os principais métodos utilizados para organizar um arquivo:
Sistema de busca direto, que obedece a sequência das
Letras do alfabeto.
O sistema de busca é indireto, uma vez quenecessita de índice alfabético. Considera o númeroda pasta, é um método seguro, simples e de fácilmanuseio, sendo usado quando houvernecessidade de sigilo das informações. Tem amplaaplicação em arquivos especiais e especializados.
O sistema de busca é direto eas pastas são colocadas naordem alfabética. É ummétodo de fácil manuseio queconsidera a procedência oulocal. É aconselhado para serusado em organizações queatuem em várias regiões,cidades, estados etc.
O sistema de busca é direto,considera a data e o documentonão é numerado. Nesse método adisposição das pastas e dosdocumentos, dentro da pasta, ficana ordem cronológica. Pode serutilizado como método auxiliar.Usado para controle depagamentos, compromissos econtrole de pedidos.
Consiste na soma de doismétodos, alfabético e numérico,utilizando a simplicidade de ume a exatidão e rapidez noarquivamento do outro. Temlarga utilização em arquivos decatálogos de fornecedores.
Bom pessoal por hoje é só.Agora não esqueça de fazer
as atividades dessa aula, disponíveis no ambiente
virtual.Até a próxima.
Luiz Ricardo Siles
RASC – Recuperação e Assistência Cristã